春和集团ERP项目调研报告及实施建议书.docx

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春和集团ERP项目调研报告及实施建议书

第一章春和集团信息化现状与分析

浙江春和集团（EVERGREENINDUSTRIESGROUP），由临海春和工艺有限公司、宁波春和机电工业有限公司、深圳春和家庭用品有限公司、宁波大祥贸易有限公司等组成。

春和集团集工、商、贸为一体，拥有员工3000余名，各类专业技术人员300余名，生产、经营场所建筑面积20万多平方米，资产总额3亿多元。

集团总部、子公司、生产（营销）单位三级按现代企业管理模式，组成投资中心----利润中心----成本中心。

集团生产、经营圣诞礼品、旅游用品和电动玩具三大系列产品，数千个品种。

产品全部外销，远销欧洲、拉美、东南亚等26个国家和地区。

春和集团发展到现在的规模，每天都有大量的信息在每个部门之间传递，每个部门都要对这些信息进行汇总分析。

而且，由于种种原因，各个部门之间的信息传递并不顺畅，每个部门都很难及时得到他们最需要的信息，这些情况反应到外部，就是企业的节奏比市场的节奏要慢。

另外，春和目前在数据处理这方面很大程度还是依靠个人的经验，这无形中加重了个人的负担，增加了企业的管理成本。

由于对个人的依赖过重，在管理中很容易滋生出许多新的问题，造成企业管理效率低下。

因此，天心公司主要的工作是帮助春和集团建立一条顺畅的信息流通道，充分发挥计算机在企业管理中的作用，减轻个人的负担，使管理层能够有更多的时间来做决策而不是去处理数据，提高整个集团的运行效率，增强市场竞争力，为建立一个现代化的集团企业打好坚实的基础。

其中战略概要分析如下：

一、优势

从外部环境来看，具有两方面的优势：

第一，春和集团公司是一家资产优良的外资企业，是“中国出口商品优秀企业”、“省出口创汇先进单位”、“省五个一批重点骨干企业”、“临海市实力企业”，名列中国工艺品行业最大经营规模乡镇企业100家中的第8位，因而也得到了政府的大力支持。

第二，随着中国“入世”，国际市场的进一步开放，给春和集团带来了新的机遇。

从内部环境来看，也具有四方面的优势：

第一，春和集团在浙江省工艺品行业属于龙头企业，公司实力雄厚，它所产生的规模效应和抓单能力是其它同行业企业无法与之抗衡的。

第二，春和集团公司内部领导班子团结稳定，各部门能各司其职、高效运作，使总经理能对各部门的工作进行统一管理，在多年的经营过程中积累了丰富的管理经验。

第三，管理人员素质较高，高层管理者坦诚正直，具有开拓创新精神，能赢得公司员工的尊敬，同时具有有效制定和实施战略规划所需的前瞻性眼光和技巧，中层管理者具有较强的业务能力，并尽职尽责，齐心协力使公司的各项准则及目标得以贯彻执行。

第四，集团实施“科技优先发展”战略，设立了临海市首家工业研究所及技术研究开发中心，以及设备先进的节日灯、电动工具、材料力学中心实验室。

同时，还设立了科技奖励基金，推动了技术创新成果的不断涌现。

⒉劣势

市场占有范围有待进一步扩大：

目前集团业务主要局限于欧洲、美国，有待开发和稳定市场占有率。

市场竞争日趋激烈：

竞争对手也在不断提高管理水平，改善营销策略，进行创新，这无疑给公司带来巨大压力。

集约（粗放）化经营与国际水平相比，生产、销售与服务还存在有差距。

消费者个性化要求给集团的生产、销售与服务提出了更高的要求。

⒊机会

从企业外部环境来看：

第一，市场远未饱和，具有广阔的开拓空间，贸易潜力很大。

第二，在迎接“入世”、与国际接轨的过程中，集团公司正面临新的机遇与挑战。

第三，竞争中地位优异。

在市场经济的环境下，不少企业在激烈的竞争中濒临破产，这正好给春和集团公司实施资本运营，低成本扩张提供了极好的机会。

第四，经济一体化趋势的加强、市场竞争的日趋激烈以及Internet技术的迅速发展，为企业带来变化与挑战。

从企业内部来看：

第一，以“家世界”为统一品牌的大型连锁超市组成，实施商品经营与资本运作相结合的扩张战略，可推进集团资产营运和跨入商业流通新领域。

第二，正在进行的“二次创业”为在新世纪快速发展奠定基础。

第三，正在进行的信息化建设将会促进管理水平的提高。

第四，各级领导班子团结稳定，有远见卓识，企业凝聚力强。

⒋问题

机构设置面向日常业务处理，战略管理与市场营销薄弱，已有机构各部门各级负责人管理决策的责权不够清晰，总经理的决策、协调负担过重。

管理流程有待进一步规范化、标准化，以减少延误和漏洞。

总公司与各子公司的经济关系比较清楚，但管理协调关系还不是很明确，特别是各子公司在管理上差距较大，业务上协同机制有待建立，以利于发挥集团优势。

第二章春和ERP项目启动与管理

ERP的实施是“一把手工程”。

首先，最需要ERP的是企业的各级一把手，各级一把手是ERP的首要受益者；其次，ERP是一种信息化管理系统，ERP的实施要得到各级一把手的重视。

企业的一把手不仅要站在企业高层和全局的角度提出对ERP系统的需求，主持ERP实施的领导小组的工作，还要关注和处理好以下一些工作。

春和集团对此十分重视，成立了常务副总经理毛和强先生为组长，各部门负责人参与的信息化小组，并积极配合天心调研人员完成了对春和集团的深度调研。

实施ERP系统必须“更新观念，深化改革”，而深化改革的关键是转变观念。

因此，实施ERP系统，实质上是做人的工作，是一个管理问题。

如何更新观念，调动大家的积极性，如何兼顾日常业务与ERP实施的人力调配，都要由企业一把手出面协调管理。

对此，春和集团董事长梁光夫亲自参加信息化动员会，并与天心项目组成员交流沟通，体现了“管理以人为本”。

实施ERP的过程中，会发现企业一些不符合市场经济要求的管理模式，会有一些不合理的业务流程，会有一些不适应的组织形式，对这类问题，只有企业一把手来组织研究，提出实施方案，而不是听任不利于市场竞争的模式继续存在。

在ERP项目实施的过程中，不可避免的会出现部门之间的矛盾和冲突，因此，企业的一把手要定期召开领导小组或各种工作会议，解决实施过程中发生的矛盾，协调各个部门之间的矛盾。

ERP系统实施质量的好坏，取决于是否能够用先进的科学的管理方法来实施ERP项目。

这里所说的科学的管理方法就是项目管理。

项目管理的主要精神是：

合理组织、调配和利用材料、人力、资金等各种资源，保质量、保进度、保成本的完成预期项目目标。

内　　容

意　　义

１、分析存在的问题，找出原因和实施方案

为什么要做？

２、确定项目的范围和目标

做到什么程度？

３、建立项目组织，调配人力资源，明确责任

谁来做？

４、分解工作，明确工作内容

做什么，如何做？

５、制定项目计划、控制进度

何时做，先后顺序？

６、跟踪工作进程、评价工作质量

做得如何？

７、控制项目预算

花多少钱做？

８、提交工作成果和文档

做了些什么？

９、审批通过工作成果

做的结果满意否？

１０、研究下一步工作

还要做什么？

第三章春和ERP项目调研报告与实施方案

在6月18日到7月5日期间，天心公司对春和集团的所有部门都进行了一次比较全面细致的工作流程调研。

在这次调研过程中得到春和集团领导层和各部门的积极配合，天心公司了解到了各个部门的基本业务流程和职能以及今后对信息系统的需求,同时也发现了一些部门的工作流程上的一些问题。

下面，我们将对每个部门的问题、需求、流程作一一的解释说明，并列出天心软件的实施方案。

3.1国贸部

国贸部作为春和集团产品与外界（客户）联系的市场与销售部门，在整个春和集团的组织结构中占据着重要的地位，同生产，储运、包装、计划、产品开发等部门有着紧密的数据交换和信息传递。

作为春和集团生产、经营等信息的入口，国贸部从获得国外销售人员提供的客户需求信息，根据春和集团各部门的工作职能对这些信息进行分解，如包装要求传递到包装部，样品要求传递到产品开发部，技术要求传递到技术开发中心等，这就要求春和集团各部门工作职能明确，信息、数据的传递要及时、准确，但在办公自动化与信息管理项目未应用的状态下还无法做到信息、数据、技术资料的完全共享，也产生大量的重复劳动，降低了工作效率，从而导致国贸部在同国外销售人员、企业内部甚至客户进行交流与确认时造成各环节工作的脱节，无法及时进行后续的生产、客户销售与服务的跟踪。

目前国贸部有一部分工作环节进行信息流与数据流的审核流程控制，如客户报价流程、定单修改变更流程，但是整个国贸部的运作流程中还缺乏完整的单据流、信息流的控制，因此在管理制度与审核流程制度未健全的环境下，信息与单据无法及时反馈到相关的负责人，无法作出及时的响应，从而导致无法建立一套完整、顺畅的工作流。

其它部门在定单产品生产、样品开发、出货、结算等信息的反馈时间与数据传递方面无法同国贸部建立良好的沟通管道，从而影响国贸部在定单执行情况、客户销售、服务跟踪等方面缺乏有效的信息、数据进行判断与处理。

另外，国贸部面对数量分散的海外客户，由于地域和文化的关系，对不同的客户必须有不同的界面风格（单据）。

这么一来，国贸部还要面对许多不同风格的表单的登打和输入的工作，这在无形之中也加重了国贸部的工作量。

在上面的国贸部主要工作内容的阐述中，已经提到了国贸部的许多工作难点，下面我们详细列示国贸部的具体需求以及天心软件的实施方案。

国贸部主要需求：

1.客户报价、订单（包括修改）历史记录的查询、统计与管理。

2.报价单必须提供全面的信息:

包装情况、货品详尽描述、币种等。

3.针对不同的客户有相应的提示（可通过某些功能设定与在业务流程中的流转单据和信息进行对比后实现）。

4.技术部产品资料的更新动态提示及查询。

5.报价单的动态汇总，输出、分析。

6.样品记录的管理。

7.各部门对国贸部传递的信息及时提供相关信息反馈。

8.订单执行情况的动态跟踪，如生产情况、结算信息等。

9.客户验厂记录的管理。

10.有售价政策的管理，同一个产品针对不同的客户会有不同的价格。

11.在单据输入过程中选定货品代号后系统会自动带出与该货品相关的全面信息（如货品规格、技术性资料）。

12.建立完善的客户资源，信息分析管理（可按区域、业务员）。

13.对产品的非结构性变化有一定的修改的权力。

14.信用证的审核管理及佣金的支付。

15.所有单据的输入、输出都要提供中英文两种格式。

16.各部门、操作人员要建立完善的权限的管理制度，进行规范化的操作。

17.在业务流程中的数据要在不同的地点进行实时、动态的查询。

18.对应客户的管理流程与要求，国贸部的业务流程中要有提示。

19.报价单格式能与不同客户所需的单据格式相对应。

国贸部信息化流程图：

国贸部天心软件实施方案：

我们的ERP软件FAS2000中的订单管理的模块可以很好的解决国贸部目前存在的问题，满足国贸部的需求。

在这个模块中，我们提供了从报价、受订到销售出货这样一个流程的管理，并且每个工作阶段记录的信息可以串联起来，最终达到对整个销售过程的跟踪，提供的单据主要有报价单、受订单、销货单、出库单等，在单据之间的信息传递是自动完成的。

也就是说，在报价单输入完成之后，受订单和销货单都可以依据报价单的信息自动生成。

这样一来，既提高了准确性，又避免了重复劳动。

当然，这样做的前提是单据的数据准确无误。

如何做到数据的准确无误，我们提供了一个功能强大的审核流程设计。

它可以确保对每张单据都进行严格周密的审核，做到万无一失。

做完了单据的录入工作，还可对单据的历史信息进行归集整理。

我们对每种单据都提供了对应的明细表和统计表，而且每种报表都有多种的查询条件，可以最大限度的满足春和集团对表单信息的查询、分析管理。

在表单的对外输出处理上，我们提供了表单的打印套版模式，它的作用是可以针对不同的对象输出不同的界面，它调用的是微软的EXECL应用程序，只要预先根据已有的单据编辑好模版，在以后的工作中就可以很轻松的打印出需要的表单。

我们对客户的管理有八个方面，包括基础资料、特色资料、账款管理、营业资料、徵信纪录、麦头资料、贸易资料、售价政策等，全面的涵盖了客户信息，而且它跟系统是紧密结合的，如账款管理就能实时的管控到客户的信用信息，一旦客户信用透支，就会弹出警示窗口。

在售价政策的管理上，我们有一套装专门的定价政策，它包括售价和采购政策，它可以从品种、客户、币种、包装、数量、时间等多个项目上对价格进行管理。

对于国贸部一些其它的需求，诸如信用证、样品的管理等，目前天心无法提供直接的功能进行记录与管理，我们会寻找一个变通的方式实现（或进行二次开发）。

Ø报价货品的当前库存、在制品、借入借出数量，成本及毛利预测

Ø自定义货品利润分析公式

Ø可直接生成订单，报价记忆功能

Ø提供报价明细及统计表

Ø由报价单直接转入或直接输入

Ø客户报价BOM转为订单BOM

Ø受订货品的当前库存、在制品、借入借出数量，成本及毛利预测

Ø预收款及预收款退回的处理

Ø订单记忆功能，客户信用额度控制

Ø提供订货已交及未交反映明细表

Ø订单到销货单的自动转入

Ø控制出库货品序列号，支持货品按批处理

Ø提供销货退回、销货折让及销货费用的处理

Ø控制销售价格、补开发票处理

Ø客户信用额度控制

Ø借出货品单据转入功能

Ø与财务、收付帐款无缝接连，确认应付帐款的成立，生成凭证

Ø提供销货明细表、统计表及销货货品序列号明细表

3.2财务部

财务部作为春和集团各种原始数据最终汇集的中心，它几乎和各个部门都有数据的接口，因此财务部必须进行大量、重复的数据的采集与汇总、统计、分析工作。

如采购部要提供采购的信息以便财务部门及时付款；制造部门要提供生产上的生产耗用信息以便财务部门准确核算产品成本；开发部门要提供新产品的基础数据以便财务部门给其他相关部门提供比较准确的报价依据等等。

财务部门则会根据各个部门提供的数据进行相应的财务上的处理，最后生成各种财务报表，给最高管理层提供一个决策上的支持。

然而，由于目前春和信息化条件的不成熟，导致各个部门提供的数据或者不准确，或者不及时，由此得出的各种财务报表也就不能真实的反应企业的生产经营状况，决策者也就没有办法根据这些报表及时发现企业生产经营过程中存在的问题，从而作出相应的调整动作。

在企业生产经营正常的情况下，这些问题很容易被掩盖，一旦企业的生产经营出现异常，这些问题就会成为企业改善经营的最大障碍。

财务部作为管理资金流的职能部门，对资金的使用管理也是非常重要的。

尤其是对往来账款的管理上，春和目前来说，如何有效的安排付款以及及时查询收款信息是非常必要的。

但是财务部现在只能根据各个采购科上报的请款单来安排付款，没办法主动有效的了解供货厂商的到货和结算信息。

在收款这一环节，由于中间环节比较多，要经过国贸部、储运科等部门的信息传递，财务部往往也不能及时了解到货款回收的相关信息,综合以上几个方面春和集团财务部在各个部门、各个环节只能做到事后的信息处理，还无法做到相对准确的预算与核算控制。

也就无法及时的反映出春和集团的经营状况。

财务部的主要需求：

1．提供全面的、多种组合条件的销售情况的统计分析报表

2．提供准确的产品成本核算（要包含在制品）

3．佣金的自动摊销及多种条件的汇总查询

4．进口原料的核算管理

5．托外加工的成本核算

6．信用证的管理

7．应付帐款的控制管理，需看到采购合同

8．内部发票与税务发票的对应

9．在成本核算中提供及时、准确的产品技术资料信息

10．采购部提供及时、准确的材料价格波动信息

11．不同的客户，同一个产品（技术要求不同）要有不同的产品成本

12．目前采用定额成本，系统今后可及时计算出实际成本

13．希望生产部提供及时的在制品，托外加工所在状态的信息

14．原料库、成品库提供及时、准确的出、入库明细信息

15．建立完善的预算、核算、控制、监督制度

财务部信息化流程图：

财务部天心软件的实施方案：

FAS2000作为一套完整的企业信息化管理软件，有着功能完善的财务管理模块。

它既有符合我国新会计制度和税收制度的特点，同时也吸取了国外财务管理的先进管理思想。

我们的财务模块中提供了帐务处理、报表制作、帐簿打印等项目。

在帐务处理中，包含了凭证的输入、审核、记帐等功能，报表制作内含九张预定义的财务报表，即企业常用的资产负债表、损益表、利润分配表、财务状况变动表、制造费用明细表、管理费用明细表、财务费用明细表、销售费用表、现金流量表，另外，我们还提供了特殊报表功能，可以方便地根据春和的需要制作特定的报表格式。

在帐簿打印中，我们也提供了自定义套版打印的功能，方便对不同的对象输出不同的格式。

在往来账款的管理上，我们为春和集团提供了收付款模块，这个模块中有收付款的各种明细表、汇总表和分析表，如账龄分析表，账款变动表等等。

我们的FAS2000是一套集成性非常高的软件，所有数据都可以在各个模块之间流转。

只要给财务部相关的人员足够的权限，他就可以很方便的查询其他部门的数据和表单，及时的获得春和集团决策层所关心的经营信息。

在整个财务管理的过程中对与预算与核算的控制在天心系统中也有相关的辅助功能，但对于春和集团在财务管理过程中已经明确的、量化的需求会在培训工作中进行设定，如有暂时无法实现的需求也会根据需求的重要程度通过变通或二次开发的方式实现。

Ø多货币、多会计制度、多税制处理、集团报表合并及报表需求处理

Ø与其它各个系统集成，实时控制成本与费用

Ø提供面向企业内部的自定义资产负债表、营业成本表、损益表及面向税务部门的外部报表

Ø多部门、多期间的财务比较、分析报表

Ø现金流量表的实时编制

Ø员工内部费用及其他费用与帐户管理相结合

Ø与财务科目预算结合监督企业费用状况

Ø提供帐户收支明细表、汇总表、帐户资金预估表

Ø未达帐项调节表

Ø客户收款业务：

现金、银行存款、票据、预收款、超收金额、坏帐处理

Ø订单中预收款处理

Ø支持多客户收款业务、批次冲销收款业务

Ø与财务系统无缝连接生成凭证，与客户信用连接

Ø提供应收账款明细表、汇总表、余额表及帐龄分析表

Ø票据的托收、兑现、作废、转付、质押

Ø提供票据的明细、汇总与帐龄分析

Ø企业付款业务：

现金、银行存款、票据、预付款、超付金额处理

Ø可按集团与子公司的形式进行冲销

Ø与应收账款进行互抵

Ø采购单中预付款处理

Ø支持多客户付款

Ø财务系统无缝连接生成凭证

Ø提供应付账款明细表、汇总表、余额表及帐龄分析表

3.3采购供应部

采购供应部（下简称采购部）是整个春和集团进行生产加工的源头，所有的生产设备和原材料都是经由采购部对外采购，然后才能源源不断的进入生产制造部门、产品开发部门。

因此，采购环节的顺畅与否，对整个企业能不能正常的运作起着非常重要的作用。

采购部主要要收集和提供信息的部门有制造部门、仓储部门和财务部门。

采购部根据制造部门和仓库提供的信息向供货厂商采购原材料等生产物资，并根据到货情况向财务部请款。

由于各个部门目前都属于一个个信息孤岛，信息的传递滞后于生产的需要，采购部门得不到及时准确的信息，容易造成库存的积压和因库存不足而影响生产进度。

前者会造成资金的积压，而后者则会直接影响春和集团的市场竞争能力。

财务部门付款信息反馈的不及时，也使得采购部在向供货厂商询价时处在比较被动的位置。

在市场经济下，竞争激烈，价格的变化也非常快，而春和集团的供应商管理体系还不是很健全，采购政策也无法实时调整，从供应商那里得到的价格波动反馈也不是很及时，由此带来的后果是企业的利润率降低或者是产品的竞争力下降，这些都是直接影响企业发展的重要因素。

采购部的主要需求：

1．加强对采购过程的控制

2．尽可能准确的核定库存安全存量

3．加强对仓库的管理，能够实时查询库存

4．建立完善的价格体系

5．加强各部门的沟通，确保信息传递快速准确，降低人为因素对采购的影响

6．加强对往来帐款的管理

7．全面详实的采购报表

8．对材料供应商的评定、管理

9．采购资料必须包括库存信息、当前的采购量、采购技术标准、质量检验标准、其它信息

采购部信息化流程图：

采购部天心软件实施方案：

天心ERP软件FAS2000中的采购管理模块大都可以解决采购部现存的问题，满足采购部的主要需求。

我们的采购模块中包含的单据有请购单、询价单、采购单、入库单、进货单，对应各种单据都会有相应的明细表和统计表。

利用这些报表，在信息输入与采集及时的情况下，采购部门可以很清楚的了解到货品的采购信息，及时根据实际发生的情况做出相应的处理，并且在内部网络畅通无阻的状况下，其它如财务，生产等部门也可透过网络数据共享的优势，及时、快速的在本地查询到相关的需求信息，也就避免了以往传统的数据查询方式的缺点。

天心软件中还有一个模块是对往来账款进行管理的，它可以迅速查询应收、应付账款的历史记录和现状，及时了解到财务部门的付款情况。

我们对供货厂商的管理类似于对客户的管理，也是分为七大块，逐项明细来管理。

FAS2000的一个特色功能是预警提示，它可以对库存、采购、受订、收付款和生产进度等方面对操作人员进行提示，加强相关操作人员的对信息的了解，快速做出反应。

Ø单张单据输入多家供应商相同材料的报价进行比较

Ø可根据性价比确定供应商，提供直接生成采购单功能

Ø询价记忆功能

Ø提供询价明细表

Ø由询价单转入或直接进行采购

Ø采购价格记忆功能

Ø支持采购预付款及预付款退回

Ø采购单到进货单的自动转入

Ø控制购进货品序列号，支持货品按批处理

Ø提供进货退回、进货折让及进货费用处理功能

Ø与财务、收付帐款无缝接连，确认应付帐款的成立，生成凭证

Ø借入货品单据自动转入进货单、补开发票功能

Ø提供进货明细表、统计表及序列号明细表

Ø采购单到进货单的自动转入

Ø控制购进货品序列号，支持货品按批处理

Ø提供进货退回、进货折让及进货费用处理功能

Ø与财务、收付帐款无缝接连，确认应付帐款的成立，生成凭证

Ø借入货品单据自动转入进货单、补开发票功能

Ø提供进货明细表、统计表及序列号明细表

3.4生产计划部

生产计划部下属有四个科室：

计划科、包装科、储运科和设备科，我们分别说明。

3.4.1计划科

计划科负责的是所有制造部门的生产任务安排以及协调，只有计划科的工作流程顺畅的话，才可能保证整个生产环节的畅通，通过实际的生产信息的反馈及时的调整生产计划，确保春和集团各生产部门得到最优化的生产能力。

计划科的主要的数据接口部门是国贸部和各个制造部门，国贸部把客户的订货信息传递给计划科，计划科根据不同的产品把信息进行分解，再传递给相应的制造部门。

制造部门每天把生产进度反馈给计划科，计划科根据这些信息再来作生产的调整。

由于目前计划科只是被动的接受制造部门的反馈信息，无法及时主动的了解生产中的情况，对于一些突发事件就不能很有效的进行处理，比如在销售旺季很容易出现的插单现象，由于计划科不能及时了解生产情况，也就不能及时做出决定，从而延误商机。

在计划科的工作中，还有一块是每月生产月报的统计，这也是手工操作下的重复劳动。

计划科的主要需求：

1．在制品的统计信息，电脑自动分析

2．生产进度的控制及生产部门信息的反馈

3．订单不确定的处理

4．订单更改的处理

5．定额（即物料清单）的管理

6．寄样的处理

计划科信息化流程图：

计划科天心软件实施方案：

计划科作为生产计划部下属的一个科室，同制造部门的联系是最为紧密的。

因此，我们把它放在我们的MRPII模块中的主生产计划这个环节，我们的主生产计划的主要功能就是根据订单来安排生产，自动生成工单、领料通知单等，这跟计划科的作用不谋而合，只是在我们的系统里面，很多数据的采集分析功能都由计算机自动完成了，极大的提高了效率和准确度，更大程度上优化了计划科的生产任务的排产