文件控制程序W02001005.docx
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文件控制程序W02001005
文件控制程序
制订:
宋锐锋
审核:
刘友成
批准:
全登平
文件修订记录
文件名称
文件控制程序
编号
W-02-001
版本
修订内容
修改页次/版次
修订日期
修订者
备注
A00
新版本发行
/
2006-1-10
张淑华
001
依OA要求修订版本
全部
2007-10-23
杨昆
002
将客户服务部/产品管理部等相关文件纳入
全部
2009/12/27
杨昆
003
1.修订3权责;2.修订5.2.2,增加技术要求代码;3.修订5.3.1,规定文件由DCC统一编号;4.增加5.5.1,规定由DCC登记受控文件清单(包括配布状态)。
第2,4-8页
2011-12-10
谭红霞
004
1.修订5.2.1部门代码
2.修订5.2.3技术要求代码
第4,5页
2012-3-30
谭红霞
005
换版修改,文件区分版本及版次,追加文件管控要求
全部修改/001
2012-6-16
宋锐锋
005
更新技术代码
第5页/002
2012.12.30
蒋慧颖
005
增加3.4认证文件保管权限要求
第3页/003
2013.1.18
蒋慧颖
005
更新技术代码,增加SOP16和SOP17
第5页/003
2013.05.13
彭霞
修订
1.目的
通过对文件的编号、审批、受控、发放、回收、作废、处置等全过程进行规范控制,确保各部门使用的文件均为有效适用的版本。
2.范围
适用于本公司各类体系文件的控制。
3.权责
3.1文件制订与修改/审查/核准/分发权限规定如下:
作业区分
单位
文件阶层
制订与修订
审核
批准
电子分发
书面分发
手册
体系部门
管理者代表
总经理
所有部门
--
程序文件
相关部门
部门负责人
管理者代表
所有部门
--
办法规范
相关部门
部门负责人
管理者代表
所有部门
--
表格
相关部门
部门主管
部门负责人
所有部门
--
技术文件
作业规范
相关部门
部门主管
部门负责人
所有部门
相关部门
SOP(作业指导书)
IE/工程
IE/工程主管
部门负责人
所有部门
生产部
ECN
相关部门
PMC
研发/工程主管
所有部门
--
原理图
研发部
研发主管
项目经理/研发总工
所有部门
--
物料清单(BOM)
研发部
研发主管
研发总工
品质/制造/研发/PMC
--
检验规范/QC工程图
品质部
品质主管
品质经理
工程/品质/制造
品质或外包商
承认书
研发
研发主管
材料/市场
--
相关部门
外来文件
客供产品规范或文件及设备相关说明书、操作介绍、客户图纸
客户提供给市场部
研发/工程
--
图面
客户提供给市场部
研发/工程
--
国家或国际标
准&客户技术资料
经转为公司正式文件后,由文控中心统一列管
相关部门
--
3.2DCC(文件控制中心)负责文件的编号、受控、发放、回收、作废等过程的控制。
3.3各部门负责按程序要求制定文件;保存好DCC发放的受控文件并配合DCC回收
作废文件。
3.4认证工程师负责对认证文件进行保管控制。
3.5IT部负责对OA系统进行维护,确保文件控制模块功能正常。
4.定义
4.1文件阶码:
4.2手册:
对管理体系过程之间的相互作用的表述。
4.3程序文件:
为进行某项活动或过程所规定的途径(管理评审、内部审核、文件
控制等,依手册所订的各项程序)。
4.4指导类文件:
是程序文件的支持文件,为本公司第三阶文件(如作业规范、作业
指导书、原理图、BOM表、设计图纸、承认书等)。
4.5记录:
阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据文件(校验记录、检验记录、
测试记录及执行第二、第三阶文件所衍生的记录资料)。
5.作业内容
5.1文件分类管理
A:
流程性文件(包括手册,程序文件,三阶流程规范性文件,四阶表单);
B:
技术类文件(包括QC工程图,SIP,SOP,研发项目输出指导书等)。
C:
外来文件(如:
劳动法、ISO9000/ISO1400/RoHS/WEEE标准、各大厂商对ROHS的要求、关于产品的行业标准、3C认证书、入网证书、客户技术要求、经外部机构的检测报告等)
5.2文件编号原则
5.2.1部门代码见下表:
部门
代码
部门
代码
部门
代码
部门
代码
人事行政部
A
研发中心
F
国际事业部
K
IE部
S
财务部
B
供应商管理中心
G
ME组
M
设备管理
T
营销业务管理
C
工程部
H
客服部
N
流程管理部
W
生产部
D
供应链管理中心
I
IP-COM产品管理部
P
电源事业部
Y
品质中心
E
Tenda产品管理中心
J
人力资源部
R
5.2.2流程性文件编号规则如下
--
流水号(从001开始续编)
文件阶层(01,02,03,04)
部门代码
注:
04阶表格编号需体现版次(如:
X-04-XXX/001(版次))
5.2.3技术类文件编号
--
流水号(从001开始编)
技术要求代码
部门代码
附技术要求代码规则:
序号
文件名称
技术要求代码
1
插件作业指导书(DIP)
SOP1
2
普通产品作业指导书
SOP2
3
大口交换机作业指导书
SOP3
4
网卡作业指导书
SOP4
5
天线作业指导书
SOP5
6
电源作业指导书
SOP6
7
无线产品排拉图
SOP11
8
有线产品排拉图
SOP12
9
电源排拉图
SOP13
10
天线排拉图
SOP14
11
OEM/ODM订单排拉图
SOP15
12
试产工艺指导书
SOP16
13
客户专用SOP
SOP17
14
SMT生产作业指导书,站位表
SMT
15
检验规范
SIP
16
品质工程图管制计划
PMP
17
承认书
ACK
18
研发部测试/产测指导书
FTE
19
研发部软件烧录指导书
FRI
20
研发部生产工艺指导书
FIE
21
研发部组装包装指导书
FPK
22
设备保养规范
TMN
23
设备操作指导书
TON
24
PCB板丝印图,结构图,坐标文件.承认书
EPL
25
PCB钢网制作流程
DSN
26
物料清单
BOM
5.2.4外来文件
--(
流水号,从001开始编
年月日(各取两位)
部门代码
5.2.5存档编号(OA电子档存档方式不在此列)
流水号,从01开始编
年月日(各取两位)
部门代码
注:
研发中心文件编码规则不作以上要求,可按照研发中心本部文件编码规则进行编码。
5.3文件制订、修订、废止的运作
5.3.1当需要新增体系文件时,由相关部门主管或指定人员拟定,文件编号由DCC依据本程序编号规则统一提供。
制定完成后上传OA系统,经授权人员审核及批准后在OA系统发布生效。
5.3.2当需要修订体系文件时,由相关部门人员或指定人员提文件修改流程,在文件修改流程的<文件/表格修改申请表>上填写文件/表格修改原因和修改前后内容,并在文件封面页修改记录上注明修改内容后,将修改的文件再次上传OA系统,经授权人员审核及批准后在OA系统发布生效。
5.3.3当文件需要废止时(不再修订新版本或永久性不再使用的文件),由制定部门发出通知给DCC,DCC对作废文件回收处理。
5.3.4文件版本升级规则:
新文件的版本号为001,文件修改的内容超过60%或其中某页修改版次超过009次时,应予以换版,否侧不进行换版,换版后文件各页修改版次重新变更为001。
换版时也要体现修改内容,当修改内容较多,可注明参见文件修改流程×××内容。
5.3.5文件换页修改时,应在被修改处注上“”标记,标识文件修改处。
首版发行版次为001,后续修改依次为:
002、003、004、005,……009。
5.4文件发放、回收
5.4.1对于需以纸档形式发放到现场的文件(如:
作业指导书等),由DCC在每一页文件的右上角空白位置加盖“受控文件”印章后分发相关部门,并由签收人员于<文件分发/回收登记表>上签名确认。
非受控的文件不得盖“受控文件”印章。
5.4.2新版本发出的同时回收旧版本,回收时则需在<文件分发/回收登记表>上签名确认。
收集到的旧版本须作废处理。
作废正本盖红色“作废文件”印章与其〈文件分发/回收记录表〉一起保存文件管理部门,换页修改的保存1年、换版修改的保存三年后视情况销毁。
5.4.3回收的作废副本文件或已过保存期而无保留价值的作废正本文件,由文件管理部门经管理部门负责人确认后,按其意见自行销毁(销毁方式:
绞碎、焚烧、用圆珠笔/水笔划“×”或盖“作废文件”印章后作再生纸使用等)处理。
产品收尾时文控管理部门需回收相关文件。
5.4.4对外提供给客户、供应商等文件,由所需部门在OA系统中填写<文件领用审批表>,呈管理者代表核准后到DCC领取相应份数的文件,并加盖“参考用章”以示仅供参考,不做回收及变更处理。
5.4.5公司电子文件发布及保存于OA系统上,各部门仅可阅读,不能编辑、复制、下载或删除。
5.5文件登记、归档
5.5.1DCC负责所有受控文件的登记,列出<文件控制清单>,以便全盘把握文件的受控状态。
受控文件正本由DCC归档保存,各部门负责保管DCC发放的受控文件副本。
5.5.2所有受控文件严禁私自复印、涂改,应保持文件版面清晰、完整、清洁。
5.5.3当文件遗失、破损严重影响使用时,可填写<文件领用审批表>经审批后,DCC将重新发放,并收回破损文件。
文件遗失,责任部门需检讨原因并采取改善措施,由DCC向全公司通报遗失文件无效。
5.6外来文件管理
5.6.1各部门收到需受控的外来文件,经本部门主管以上人员审核后,交DCC发布公司OA中ISO模板的支持文件中作受控管理。
5.6.2外来文件不可涂改或损毁,须保持其完整性,并加盖“外来文件”章。
如是感热纸传真件,则需拷贝管理。
5.7文件字体规定(一、二、三阶文件)
5.7.1抬头部分:
抬头的公司名称字体使用18号楷体-GB2312,右上角要有“Tenda”英文标示,
5.7.2标题部分:
标题部分使用13号字体,制定部门、编号、版本、页次、制定日期均使用12号宋体字,
5.7.3正文部分:
文件正文部分统一使用13号宋体字(附表内字体不做要求),行间距定置为1.5CM;上下页边距定置为1.5CM;左右页边距定置为1.8CM;(手册不作此要求).
6.文件维护与生效
本程序由品质中心维护,依文件管制系统OA会审生效。
7.相关文件
无
8.相关表单
<文件分发/回收登记表>W-04-002
<文件领用审批表>W-04-009
<文件/表格修改申请表>E-04-037
<文件控制清单>E-04-038
9.附件
附件1:
“文件受控”章附件2:
“外来文件”章
附件3:
“参考文件”章附件4:
“RoHS文件”章
附件6:
“作废”章
作业说明
主办单位
签核单位
文控中心
备注
ISO一阶至四阶文件新增修订作业。
1、查找要应新增/修订的文件路径
一阶(质量手册)
二阶(程序文件)
三阶(支持文件)
四阶(表格表单)
2、透过部门主管、管理者代表签核,并选择相应会审部门进行共同会审,如中途签核驳回,则中止签核,并自动以最初设定的邮件或待办事项通知,则申请者依签核意见修订后在驳回文档中重新上传。
3、总经理负责签核批准公司一阶文件与二阶文件,其余各级文件由管理者代表批准发行。
4、文件发布由文控发布,文控负责对其格式及编号作检查。
进入界面时注意文件编号及文件版本
透过OA电子签核系统增加部分会审部门会审
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- 文件 控制程序 W02001005