EHS管理体系程序文件.docx

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EHS管理体系程序文件

XXXXXX有限公司

XXXXXXXXXCO.,LTD.

环境/职业健康安全管理体系程序文件

（ＥＨＳ管理体系程序文件）

文件编号：

CX-2E-EHSPA/0

版本号：

A/0

编制:

审核：

批准：

发行日期：

年月日

0.1程序文件修订页

文件版本

制修日期

修订摘要

修订人

A0

新制定

0.2目录

文件审批:

编制:

审核:

批准:

日期:

日期:

日期:

文件发布/修订记录

文件版本

发布日期

发布/修订描述

1.0

2011.09.26

首次发布

1．目的

为公司职业健康安全与环境管理相关的文件与资料的控制活动提供支撑,以正确指导各项工作的开展。

2．围

公司所有职业健康安全与环境管理文件与资料、外来文件与资料的管控。

3．定义

职业健康安全与环境管理体系:

指职业健康和安全管理体系（OHS18001）和环境管理体系（ISO14001）的合称,文件及运行中使用的“EHS管理体系”即为本合称的简称。

4．职责

4.1质量部负责系统文件和资料及外来文件的发放、回收、控制、管理。

4.2各部门负责将本部门收集到的外来文件及时交人力资源部组织评估.

4.3人力资源部负责将评估对本公司发展有影响的外来文件及时交质量部.

4.4各权责人员负责文件的审核和批准

5．容

5.1公司文件控制由质量部组织实施,负责管理5.2中涉及的文件与资料。

5.2文件和资料的种类

5.2.1体系文件:

A、一阶文件：

EHS管理体系手册

B、二阶文件：

EHS管理体系程序

C、三阶文件：

支持性管理文件、操作规程、作业指导书、目标和管理方案、应急演习报告、审资料、管理评审资料等

D、四阶文件：

记录表单

5.2.2外来文件与资料:

A、法律法规

B、政府文件

C、行业标准

D、客户要求

E、相关方的信息

F、外部的监测报告

G、其他

5.3文件审核、批准的权限

文件类型

编制

审核

批准

一阶文件

管理者代表

管理者代表

最高管理者

二阶文件

各部门

部门经理

管理者代表

三阶文件

各部门

部门经理

最高管理者：

人事、行政

管理者代表：

管理体系

四阶文件

根据对应文件规定

5.4文件的编号原则：

文件的编号遵照科学、简单、方便查阅及唯一性的原则，具体由质量部统一编号。

EHSM：

一阶文件EHSP：

二阶文件

EHSI：

三阶文件

5.4.1EHS管理体系手册编号原则:

EHSM-01　　

5.4.2二阶文件编号原则：

EHSP+流水号

流水号从01到99依序编之

5.4.3三阶文件编号原则：

EHSI+流水号

流水号从001到999依序编之

5.4.4四阶文件编号原则：

文件类别（EHSP/EHSI）+对应文件流水号+表单流水号

表单流水号从001到999依序编之

5.4.5外来文件的编号原则:

以接收的日期+流水号（01~99）进行编号，如2013年6月20日接收的第2份外来文件，则编号为2013062002。

5.4.6本体系需要引用公司其他管理体系文件时，文件的管控要求按涉及体系的要求执行，

5.5文件的版本：

第一次制定为1.0版，在原有容基础上修改的版本修订面依次为1.1、1.2……，当达到9次修订后，整版修改为2.0版式，依次类推；

5.6文件的编制、审批与发放：

5.6.1文件的编制、审批：

5.6.1.1因体系运行需要编制新的文件时，由需求部门向质量部索取“二、三阶文件格式”（见附件1），依文件格式编制文件，经相关部门会审后按5.3要求审批；编制人员将文件的书面档、电子档、“EHS文件新增/更改申请表”提交质量部，质量部汇总形成“EHS文件清单”；

5.6.1.2所有文件正本（签核后）由质量部负责保存，并由质量部统一管控。

5.6.2文件的发放：

5.6.2.1质量部依5.6.1.1中要求复印对应的份数，并在复印件上加盖“分发编号”章（通常分发编号与“EHS文件发放回收登记表”中序号一致）、“受控章”同时填写“EHS文件发放回收登记表”交领取部门签名，领用人必须认真核对文件容、数量、确认是否正确，确保文件的完整性及有效性。

5.6.2.2文件使用者在使用过程中发现文件缺章少页、损坏或丢失时，应填写“EHS文件补发/外发申请单”，经管理者代表批准后交质量部办理补发手续。

5.6.2.3质量部将最新版本的PDF档（未签核档）放置到平台上，以便各部门及时核对月查阅；各部门严禁私自列印。

5.6.2.4受控文件因需要向外发放时，由需求部门以“EHS文件补发/外发申请单”提出申请，经部门经理审核，管理者代表批准（重要文件由最高管理者批准）后，质量部负责发放，发放时加盖“参考”章即可；文件正本一律不允许外发。

5.6.2.5原则上，一阶文件与二阶文件放到共享平台上各部门可以查看电子档，三阶文件按需求分发书面档。

5.6.2.6原则上，加盖管控章（样式见附件2）的文件一律不允许再复印。

5.7文件的更改:

5.7.1文件需要更改时，应由文件编制部门填写“EHS文件新增/更改申请表”,依5.6执行。

5.7.2更改后文件应做以下事项：

A、注意修改文件的版本次

B、注意修改文件的发布和生效时间

C、注意修改文件的发布/修订记录

D、在正本电子档上以红色字体标明修改处。

5.8文件的回收与作废：

5.8.1每次发放修改后的文件时，质量部必须回收所有旧版文件，并在“EHS文件发放回收登记表”中签名，同时注明回收数量、日期、并加盖“作废”章作废。

5.8.2旧版文件的正本加盖“作废”章另行保存，以便查阅。

5.8.3对外发放的文件更改后，旧版文件不须回收，由其自行作废。

5.8.4编制部门需要对文件进行作废处理的，则填写“文件作废销毁申请单”报5.3审批核准权限人核准后处理。

5.9文件的管理

5.9.1文件保存的方式有书面、电子档、磁盘，CD光盘、可移动存储器、硬盘数据、存等方式。

5.9.2各部门在每次管审前必须对本部门文件进行一次评估，在日常工作中发现需要调整的应及时修订。

5.9.3质量部通过审和管审等方式督促各部门按本程序规定对文件进行管控。

5.9.4机密文件一律不允许做二手纸使用，非重要文件鼓励使用二手纸。

5.9.5本体系涉及的记录的保存期限参照《记录控制程序》执行。

5.9.6永久保存之文件:

包括公司章程重要制度性规定、重要契约书、协议书、登记注册书；重要诉讼关系文件；政府之许可、决议书及其他重要文件。

5.10外来文件的日常管控

5.10.1外来文件由收集部门及时传递给人力资源部。

5.10.2人力资源部组织相关部门进行评估，对需要收集/转换的交责任部门处理并将该文件交质量部汇总到“EHS外来文件清单”中；对于未对EHS管理体系运行造成影响的直接返还给收集部门。

5.10.3在每次管理评审前，由管理者代表组织各部门对外来文件的有效性进行审查。

5.10.4外来文件的发放、回收、作废按本程序执行。

6．相关文件

6.1记录控制程序EHSP-02

7.记录表单

7.1EHS文件清单EHSP-01-001

7.2EHS文件补发/外发申请表EHSP-01-002

7.3EHS文件新增/更改申请表EHSP-01-003

7.4EHS文件发放回收登记表EHSP-01-004

7.5文件作废销毁申请单EHSP-01-005

7.6EHS外来文件清单EHSP-01-006

8.流程图

无

信息交流、沟通与协商控制程序

1.目的

建立公司部各层次之间、各职能部门之间、公司与顾客和相关方之间、公司与员工之间适当的沟通渠道，使有关质量、环境和职业健康安全管理体系的管理过程及有效性交流信息与沟通，增进理解、协调行动，推动和不断改进综合管理体系的有效性。

2.适用围

本程序适用于公司外部就质量、环境和职业健康安全管理体系的有关信息进行沟通、交流、协商和接受、处理。

3.术语和定义

3.1相关方：

指利益相关方和地方主管部门，利益相关方包括顾客、产品最终用户、投资者或所有者、供方和合作者、受组织影响的团体、部顾客、组织员工。

3.2其它定义引用《管理手册》中的术语和定义。

4.职责

4.1办公室为本程序归口管理部门，负责统筹本公司对、外相关信息的传递与分析、处理。

4.2销售部负责原材料采购和销售合同签定前与顾客交流与沟通，以及收集产品交付后使用信息；负责向生产部门传递客户订单信息。

4.3生产部负责组织收集各车间产品的生产信息，与顾客和环境相关方进行沟通与交流，获取顾客和相关方评价信息，并负责对产品信息、顾客和环境相关方信息进行部沟通和交流。

4.4质检部负责产品销售后质量反馈信息的收集、处理、交流和沟通，并负责进行部沟通与交流。

4.5安全办负责收集掌握职业健康安全情况和地方职业健康安全管理部门的评价情况；负责于外部环境相关方进行沟通与交流，获取相关方评价信息并进行部沟通和交流。

4.6工会定期收集员工对环境、职业健康安全的要求，代表员工与公司领导沟通、协商。

4.7各车间负责产品生产和质量、环境和职业健康安全管理情况信息的提供，并获取顾客、相关方对生产经营部的评价信息。

4.8各部门负责其主管的程序运行中产生的部和外部信息的收集、处理、沟通和交流。

5.程序

5.1信息的容

5.1.1部信息

a.产品生产情况；

b.质量、环境和职业健康安全方针、目标、管理方案的实施情况及体系运行情况；

c.重要环境因素、重大危害及风险的控制情况；

d.环境、职业安全健康绩效监测和测量的结果；

e.产品重大不合格、环境和职业安全健康事故、事件；

f.外部审核、管理评审结果；

g.员工的意见、要求、抱怨；

h.化学品安全数据表（MSDS）。

5.1.2外部信息

a.政策、行业标准、法律法规和其它要求的变化情况；

b.顾客、上级主管部门对质量管理的抱怨、投诉、期望和意见；

c.顾客、社区、居民、政府和上级主管部门等相关方对环境管理的期望、意见、抱怨和投诉；

d.顾客、政府和上级主管部门等相关方对职业安全健康管理的意见、要求、投诉；

e.市场及社会的要求和趋向。

5.2信息的获取、收集

外部信息按照管理职责分工和信息属性，由信息产生部门、第一接受单位或主管业务部门及时获取、收集。

5.3沟通和交流的方式

5.3.1部沟通和交流的方式：

a.各种会议，如（半）年度工作会、职工代表大会、工作例会、周例会等（由会议召集部门起草会议纪要）；

b.口头传达、汇报、协商；

c.文件、报表、通知等；

d.、宣传栏、部网络、简报等；

e.职代会提案、员工合理化建议等。

5.3.2外部沟通和交流的方式：

a.、传真、电子、信函等；

b.走访；

c.招投标文件、公司对外宣传资料等；

5.4沟通和交流的实施

5.4.1与顾客的沟通与交流

5.4.1.1销售部应向客户传递公司质量、环境和职业健康安全方针和管理体系认证的信息；将顾客反馈的要求及时向公司领导汇报，向有关部门通报，并予以研究、答复。

5.4.1.2销售部收集顾客对公司产品质量、履约合作情况及生产环境管理、职业健康安全管理等情况，将顾客反馈信息传达到相关部门。

5.4.1.3销售部及时将顾客反馈的产品质量问题信息传递到质检部及时处理，将处理后的结果反馈给顾客确认、协商。

5.4.1.4销售部及时将顾客反馈的环境要求传递到安全办及时处理，将处理后的结果反馈给顾客确认、协商。

5.4.1.5顾客对产品有质量异议的，销售部收集质量异议信息，及时反馈给质检部进行处理，并填写《质量异议处理单》，以便后续质量数据处理和分析，逐渐提高产品质量。

5.4.2与环境与职业健康安全管理相关方的沟通与交流

5.4.2.1供应部对备件、辅料供方提出采购产品环保、健康安全方面的要求，并在采购、租赁合同中予以约定。

5.4.2.2安全办与当地环境管理部门、职业健康安全管理部门建立并保持联系，将沟通信息记录在《信息交流沟通表》上并与各部门传达、沟通。

了解公司环境管理和职业健康安全管理情况，将管理情况做好记录。

5.4.2.3对来自顾客、政府和上级主管部门的要求，以及员工、社区、居民和其他相关方的建议、期望、抱怨和投诉的信息，信息产生单位或第一接受相关职能部门按信息属性和职责分工详细记录《信息交流沟通表》并进行答复处理。

5.4.2.4涉及重要环境因素的外部信息处理，如受主管部门处罚、重大投诉、环境事故、胶水中有害物质的含量、原料中对环境有害物质含量要求等，应向总经理报告，决定是否就重要环境因素与外界进行信息交流，形成文件，记录其处理决定；如决定进行交流，按规定方式实施。

5.4.2.5向一般相关方宣传环境方针可采用公示书面方式、或口头交流。

5.4.3部沟通与交流

5.4.3.1公司每年组织召开（半）年度工作会议，对生产经营整体情况、质量、环境和职业健康安全管理情况、职业健康安全绩效监测和测量、顾客满意度情况及重要环境因素、重大危害和风险的控制情况进行沟通与交流。

5.4.3.2通过产品情况汇报、工作例会、产品简报等方式传递产品生产情况信息，在公司部进行沟通和交流，相关信息的提供由各职能部门负责。

a.生产部负责每月对产品生产情况进行收集，主要反映产品进度情况，对进度不能满足计划要求时进行原因分析、制定措施，并将有关情况在公司领导、销售部和各车间之间进行上传下达。

b.工作例会由生产部组织有关部门，主要总结产品生产、质量安全工作情况，分析产品形势，安排产品生产计划并对产品管理中有关问题进行明确；会议情况形成纪要发至各部门，与会人员需在《会议签到表》上签到。

5.4.3.3质检部通过管理评审会组织对质量、环境、职业健康安全体系运行情况进行评审，具体执行《管理评审控制程序》。

5.4.3.4工会通过职代会提案、员工合理化建议收集员工对职业健康安全的合理化意见和要求，并与公司相关部门进行沟通协商，达成一致意见后，及时反馈给员工或员工代表，并督促、协助实施。

5.4.3.5公司领导、公司职能部门之间通过周例会进行沟通与交流，安排布置一周工作任务，进行部门之间的协商。

5.4.3.6公司各职能部门通过宣传窗宣传各部门主管工作的有关信息，刊载相关知识、工作动态等。

5.4.3.7各职能部门从政府和上级主管部门获取的信息，以及总经理、管理者代表的指示或要求，以通知或会议形式传达到相关部门。

5.4.3.8对发生产品重大不合格、环境和职业健康安全事故、事件发生或因其被政府主管部门处罚、被媒体曝光时，相关职能部门做好记录并立即向公司领导汇报，并制定相应纠正措施的实施，具体执行《纠正措施和预防措施控制程序》。

5.5信息的利用

5.5.1信息的交流和沟通应做到告知、理解并做到，必要时将有关信息传递到相关部门。

5.5.2各部门应充分利用信息，作为实施纠正措施和预防措施活动、改进环境、职业健康安全管理绩效的依据。

5.5.3质检处将重要信息作为公司审和管理评审的依据。

适当时，相关职能部门对收集到的信息应进行数据分析，以促进持续改进。

6.相关文件

6.1Q/DZRG2·08-2010《纠正措施和预防措施控制程序》

6.2Q/DZRG2·09-2010《管理评审控制程序》

7.记录

7.1Q/DZRG5·14-2010《信息交流沟通表》

7.2Q/DZRG5·15-2010《质量异议处理单》

环境运行控制程序

1目的

为对公司的重大环境因素有关的运行与活动进行有效控制，确保其符合ISO14001方针、目标与指标的要求，以实现环境保护的不断改进，特制定本程序；

2适用围

本程序适用于公司ISO14001管理体系运行过程的控制；

3定义

无.

4职责

4.1人事行政部负责生产设备监测监控设备的维护保养；负责危险废弃物的分类处置；

4.2ISO专员负责设置环境控制点，制定公司环境管理制度和环保技术操作规程，检查各部门环境管理的执行情况；

4.3制造生产部门、仓库等负责危险化学物品、污染物品的管理；

5程序

5.1公司在日常的环境管理中，对污染因素相关的运行与活动进行重点控制，对其中可能造成重大事故的作业点，由人事行政部安全人员将其设置环境控制点，列入《环境控制点清单》，明确控制的要求。

5.1.1制造生产部门严格按照相应工艺规程和作业指导书的要求进行生产，人事行政部参照《监视与测量设备控制程序》的要求对环境监测、监控设备进行维护保养。

5.1.2公司对可能造成重大事故的设备、设施、场所采取相应措施进行管理，如对噪声采取隔音、吸音等措施防止噪声超标；对于漏、滴油现象采用导油槽予以收集等。

5.1.3制造生产部门、仓库等负责化学物品的贮存和使用，要防止直接倾倒、泄漏等异常现象的发生，具体详见《化学物品管理规定》。

5.1.4部门按规定地点分类放置废弃物，由人事行政部统一进行处理，具体详见《废弃物管理程序》。

5.1.5各部门严格依据以上程序和标准的要求，开展环境管理工作，并做好相应记录，当出现不符合情况时，参照《不符合及纠正与预防措施控制程序》处理，ISO专员负责随时检查各部门的执行情况。

5.2对于所提供的产品或服务中涉及环境因素的供应商，公司对其施加影响，使他们的行为符合程序和有关要求。

5.3对紧急情况的处理详见《应急准备和响应控制程序》。

6支持及引用文件

6.1《监视与测量设备控制程序》

6.2《废弃物管理程序》

6.3《不符合及纠正与预防措施控制程序》

6.4《应急准备和响应控制程序》

7记录

无

应急准备和响应控制程序

1.目的

确定环境和职业健康安全潜在的事故或紧急情况，做出应急响应和准备，预防和减少可能伴随的环境影响、疾病和伤害。

2.适用围

适用于本公司有可能发生的火灾、爆炸、自然灾害、人身伤害和交通事故等环境和职业健康安全紧急状态的应急准备和响应。

3.定义

本程序引用公司《管理手册》中的术语和定义。

4.职责

4.1安全办为本程序的归口管理部门，组织各部门编制环境和职业健康安全应急预案；负责公司应急准备和响应工作的检查、落实。

4.2办公室负责与政府相关部门联系处置及善后处理。

4.3生产部负责潜在的环境事故和应急情况的预防和处理。

4.4供应部负责提供应急物资。

4.5管理者代表负责审批环境和职业健康安全应急预案。

4.6各部门根据需要编写本部门责任围的环境和职业健康安全应急预案。

5.程序

5.1应急预案应针对以下潜在的事故和紧急情况制定：

a.火灾和爆炸；

b.自然灾害；

c.人身伤害和交通事故

d.化学品污染。

5.2安全办组织制定环境和职业健康安全紧急状态的应急响应和准备措施。

5.2.1制定环境和职业健康安全紧急状态应急准备和响应措施时，应遵照以下原则：

a.安全办负责组织可能发生环境和职业健康安全紧急状态的责任部门，编写应急准备和响应措施；

b.当环境和职业健康安全紧急状态涉及两个以上部门时，由安全办指定其中一个部门编写应急准备和响应措施；

c.当紧急状态同时涉及环境和职业健康安全管理体系时，由安全办组织编写应急准备和响应措施。

5.2.2环境和职业健康安全紧急状态的应急准备和响应措施，应由编写应急预案责任部门主管审核，报送安全办备案。

如紧急状态同时涉及环境和职业健康安全管理体系时，由安全办组织审核后，报送总经理批准。

5.3本公司成立应急响应组织机构，领导并组织事故和紧急情况发生时的抢险救治工作。

5.4应急响应和准备措施

应急响应和准备措施应包括以下容：

a.事故或紧急情况的性质及产生后果；

b.事故或紧急情况发生时与本公司相关单位及外部机构的联系法式与联络步骤；

c.现场指挥机构的组成与职责；

d.应急措施；

e.应急响应所需的资源；

f.应急预案的培训容和要求。

5.4.1应急准备预防措施

5.4.1.1办公室将安全、环保及应急准备和响应教育培训容纳入职工培训和新员工上岗培训和考核的容之一。

5.4.1.2生产部做好消防器材及消防设施的管理，并监督车间做好器材、设施的保管、使用登记、完好性等情况检查。

5.4.1.3电工不定期对车间电气（器）设备设施、电路干线、动力线路进行检查或维护；

5.4.1.4仓库应注意易燃、易爆、有毒害物资、化学品的仓储管理，备有充足的应急准备物资，具体实施《危险化学品控制程序》。

5.4.1.5潜在事故和应急情况的重要岗位应准备个人防护用品和应急物资，如手套、口罩、靴子、防护眼镜、防毒面罩等，并训练员工能熟练使用。

5.4.1.6建立紧急状态联络办法以及和外部机构的联系渠道，门卫室及有关地点应有事故报告及负责人姓名。

5.4.1.7各部门对易燃、易爆物品、安全通道进行检查。

5.4.2应急响应

5.4.2.1发生紧急状态后，相关人员应按规定的渠道立即报告上级管理人员，并采取预先制定的应急措施防止扩散，减少由此造成的影响。

一旦局面失控，必须首先保障人身安全，及时撤离。

5.4.2.2发现人员受伤或中毒等情况，应立即送往医院或现场采取急救措施。

5.4.2.3在化学品仓储区配备消防器材和消防沙子，出现化学品泄漏时，应根据《化学危险物品安全参数表》容采取应急措施。

5.2.4.4出现环境事故时，应尽快查明原因并采取相应的措施，并按规定的渠道立即报告上级部门。

5.2.4.5对于在厂外运输过程中发生的环境事故，包括化学品、危险废物运输等，采取就近救援和自救，必要时求援事故所在地的消防和环保等部门。

5.5应急准备应满足应急预案规定的要求。

5.6各部门和人员应按照环境和职业健康安全紧急状态应急准备和响应措施实施，贯彻“预防为主，以人为本”的原则，使紧急状态尽可能不发生。

5.7发生事故或紧急情况时，现场指挥应按照应急预案规定的措施和步骤组织实施，减少对环境的负面影响，减少人员伤害和财产的损失。

5.7.1紧急状态发现者应立即报警，并组织在场人员自救。

5.7.2如发生突发性人员伤害时，应拨打急救120或者999，同时上报总经理。

5.8事故或紧急情况处理完毕后，应进行环境和职业健康安全事故分析，调查其产生原因，按照“四不放过”的原则制定和采取防措施。

事故分析、调查按《事故事件调查处理程序》执行。

5.