文件管理体系文件.docx
- 文档编号:7959495
- 上传时间:2023-01-27
- 格式:DOCX
- 页数:11
- 大小:20.09KB
文件管理体系文件.docx
《文件管理体系文件.docx》由会员分享,可在线阅读,更多相关《文件管理体系文件.docx(11页珍藏版)》请在冰豆网上搜索。
文件管理体系文件
人和商业控股有限公司经营管理事业部
文件管理体系执行程序
一、建立文件管理体系的目的……………………………………………………………………………2
二、文件管理体系定义………………………………………………………………………………………2
三、文件发布类型………………………………………………………………………………………………2
四、文件发布形式………………………………………………………………………………………………2
五、文件管理原则…………………………………………………………………………………………………2
六、文件类别………………………………………………………………………………………………………3
七、文件收发流程………………………………………………………………………………………………4
八、文件保管、借阅管理………………………………………………………………………………………4
九、文件管理体系表单模板和行文标准格式……………………………………………………4
一、建立文件管理体系的目的
1.加强事业部文件管理,规范事业部行文程序;
2.强化文件体系为决策服务的作用;
3.凡事做到有据可查,成为内控管理中复查、稽核的重要而有效的手段。
二、文件管理体系定义
1.本体系范围仅指所有经事业部行政办和相关职能部门负责的收发文;
2.所有文件的收发、分类、归档、借阅均归由事业部行政办统一管理。
三、文件发布类型
1.上行文:
经营管理事业部向公司或政府相关职能部门的一种行文
2.平行文:
经营管理事业部与其他事业部之间的一种行文
3.下行文:
经营管理事业部对所属各职能部门及各团队的一种行文
四、文件发布形式
1.对内发布:
纸质、OA办公系统
2.对外发布:
纸质、公司网站、信箱
五、文件管理原则
1.保密原则:
凡是牵涉公司重大商业机密的文件须有严格的保密措施予以保障,相关责任人须签署保密协议;
2.归口管理,专人负责原则:
文件的收发、分类、归档及借阅必须由归口
部门指定专人负责;
3.实效性原则:
文件的处理与执行要讲求效率,以追求文件的实际效用为
目标;
4.标准化、规范化原则:
所有文件的格式、流程及档案管理均须遵循所制
定的规范标准,以使文件管理系统的运转高效、有序。
六、文件类别
经营管理事业部文件体系分为外部来文和内部文件。
1.外部来文
外部来文为政府相关职能部门、行业协会、社会团体和企事业单位的外来文件。
按来源可分为:
1政府相关职能部门
2行业协会、社会团体、民间组织
3公司或其他事业部
4其他企事业单位等
2.内部文件
内部文件为经营管理事业部内部的各种通知、决定、报告、请示、计划、总结和相关资料等文件。
内部文件按类别可分为:
①行政管理类文件
a.经营管理事业部领导机构构成及变更,职能部门构成及变更
b.经营管理事业部重大活动
c.行政事务
d.企业文化
e.法律事务
f.劳动合同管理,社会保险、薪酬福利、职务任免,绩效等
g.员工教育和培训
h.消防保卫
i.外事工作
②经营管理类文件
a.事业部经营战略、计划总结、各种统计报表
b.资产管理、产权变动
c.公司宣传
d.商务合同
e.物资采购、保管和使用
f.招投标管理
③设备物品类文件材料
a.购置设备物品的审批,购置合同等
b.设备的验收和安装调试
c.设备物品的使用、维护和更新
七、文件收发流程
1.收文管理流程
行政办签收来文、登记→行政办主任审阅处理→主管副总/总经理批示→
行政办下发批示处理文件→相关部门经理接收处理→行政办归档管理
2.发文管理流程
发文部门起草公文→发文部门经理审阅→主管副总审核→总经理审批→
行政办校稿、打印、盖章、发出→行政办接收反馈并存档
八、文件保管、借阅管理
1.文件由归口部门负责收集并及时移交到行政办,行政办指定专人统一管理。
2.因工作需要借阅文件时,须填写《文件借阅审批单》(见【附件二】),并经相应审批人批准后借阅,归还时文件管理员应及时归档。
3.借阅人必须保持资料的完整性,不得破损。
4.如文件已过保存期限,须填写《文件销毁申请单》(见【附件四】)并经相应审批人批准后销毁。
九、文件管理体系表单和行文标准格式
【附件一】文件归档登记表模板
文件归档登记表
序号
归档日期
文件名称
文件编号
归档人
经办人
备注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
备注:
标有密级的文件应在备注中写明。
【附件二】文件借阅审批单模板
文件借阅审批单
编号:
借阅申请部门
申请人
文件名称
借阅日期
归还日期
借阅目的:
部门经理审批
主管副总经理审批
总经理审批
【附件三】文件借阅登记表模板
文件借阅登记表
文件名称
编号
借阅类型
借阅时间
返还时间
借阅人签字
保管人签字
□借阅□复制
□借阅□复制
□借阅□复制
□借阅□复制
□借阅□复制
□借阅□复制
□借阅□复制
□借阅□复制
□借阅□复制
□借阅□复制
□借阅□复制
□借阅□复制
□借阅□复制
□借阅□复制
□借阅□复制
□借阅□复制
□借阅□复制
□借阅□复制
□借阅□复制
□借阅□复制
□借阅□复制
【附件四】文件销毁申请表模板
文件销毁申请表
文件名称
文件类别
归属部门
正/副份数
保存期限
销毁原因
经手人
部门负责人审核
行政办经手人
行政办负责人复核
总经理审批
备注
【附件五】发文申请表模板
发文申请表
文件名称
文件类别
文件份数
紧急程度
密级
起草部门
负责人
发文说明:
审批意见:
终审意见:
□批准发布、实施,发布日期年月日
□请修改、补充、核实
□暂缓发布
□不予批准
签字:
年月日
填报说明:
1.文件类别包括:
规定、决定、决议、通知、通报、请示、报告、批复、函和会议纪要等。
2.文件密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”。
3.紧急程度分为“特急”、“急”、“平”。
4.各级别文件相应由总经理、主管副总经理或部门经理进行审批,并签署终审意见(文件级别遵循事业部文件管理制度中的规定)。
5.发文申请表后需附拟发文件的正文。
【附件六】文件发放登记表模板
文件发放登记表
序号
发文日期
文件名称
文件类别
文件编号
发文部门
收文部门
备注
部门
经办人
部门
经办人
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
填报说明:
属于密级的文件和紧急程度为特急或急的文件应在备注中标明。
【附件七】收文登记表模板
收文登记表
序号
收文日期
文件名称
文件类别
文件编号
收文部门
转呈部门
发文部门
备注
部门
经办人
部门
经办人
部门
经办人
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
填报说明:
属于密级的文件和紧急程度为特急或急的文件应在备注中标明。
【附件八】上行文格式模板
部文件
编号:
签发人:
关于的请示/报告
年月日
(印章)
主题词:
主送:
抄送:
【附件九】平行文格式模板
关于的函
特此函询/复函/函告
发文单位
年月日
【附件十】下行文格式模板
经营管理事业部文件
编号:
关于的通知/批复/决定/指示
:
年月日
(印章)
主题词:
主送:
抄送:
经营管理事业部印发
盛年不重来,一日难再晨。
及时宜自勉,岁月不待人。
盛年不重来,一日难再晨。
及时宜自勉,岁月不待人。
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 文件 管理体系
![提示](https://static.bdocx.com/images/bang_tan.gif)