新中大a3 4001现金中心用户手册.docx
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新中大a34001现金中心用户手册
目录
第1章概述1
1.1各子功能点功能简介1
第2章基础设置3
2.1票据类型设置3
2.1.1功能3
2.1.2操作说明3
2.2科目对应设置3
2.2.1功能3
2.2.2操作说明3
2.3资金传票选项设置4
2.3.1功能4
2.3.2操作说明4
2.4套打格式设置5
2.5科目设置5
2.5.1“科目信息”选项卡6
2.5.2“账户信息”选项卡7
2.5.3“银行信息”选项卡7
第3章资金申请9
3.1审批流设置9
3.2审批流程设置10
3.3审批步骤设置10
3.4启用审批流11
3.5资金申请单的管理12
3.6送审12
3.7审批13
3.8费用支付、供应商结算时使用资金申请单14
第4章费用支付15
4.1费用支付15
4.1.1交易录入15
4.1.2单据修改17
4.1.3凭证查看17
4.1.4单据查看18
4.1.5冲红18
4.1.6查询单据19
4.1.7打印费用支付单据20
4.1.8打印费用支付列表20
4.1.9科目切换21
4.2资金传票处理21
第5章一般收款23
第6章供应商结算25
6.1供应商结算25
6.1.1增加25
6.1.2票据29
6.1.3凭证29
6.1.4查询29
6.1.5打印30
6.1.6退出30
6.2资金传票处理30
第7章客户结算31
7.1具体操作31
7.2客户结算31
7.2.1增加31
7.2.2票据34
7.2.3凭证35
7.2.4查询35
7.3资金传票处理35
7.4坏账收回35
7.4.1坏账收回处理35
第8章资金拆借单38
8.1资金拆出单38
8.1.1资金传票处理38
8.1.2资金传票处理38
第9章银行转账39
9.1转账单39
9.2货币交易40
9.2.1货币交易录入:
40
9.2.2货币交易冲红:
43
第10章银行对账44
10.1初始化44
10.1.1对账初始设置45
10.1.2企业未达账46
10.1.3银行未达账48
10.1.4初始余额调节表49
10.2银行对账50
10.2.1对账单余额输入51
10.2.2企业未达账51
10.2.3银行未达账51
10.2.4对账51
10.2.5银行余额调节表53
第11章票据管理54
11.1初始票据管理54
11.2票据管理55
11.2.1应收票据55
11.2.2应收票据收到56
11.2.3到期票据承兑57
11.2.4换票58
11.2.5应收票据贴现58
11.2.6转让应收票据59
1.1.1冲红和其它冲红:
60
11.2.7票据查询60
11.2.8凭证查询61
11.3应付票据61
11.3.1发生应付票据61
11.3.2偿付应付票据63
11.3.3拒付63
11.3.4换票64
11.3.5冲红,偿付冲红64
11.3.6票据查询64
11.3.7凭证查询65
第12章贷款管理66
12.1贷款设置66
12.1.1科目设置66
12.1.2贷款报警天数67
12.1.3贷款初始68
12.2贷款录入68
12.2.1贷款69
12.2.2还款71
12.2.3还款冲红71
12.2.4贷款冲红72
12.2.5凭证72
第13章报表查询73
13.1报表查询73
13.1.1现金银行日记账73
13.2业务报表查询75
13.2.1费用支付日记账76
13.2.2费用支付日报表77
13.2.3银行对账报表78
13.2.4冲红报表查询78
13.2.5贷款报表79
13.2.6应收、应付票据报表80
13.3应收、应付票据预警报表80
第1章概述
现金中心子系统是新中大A3系统的核心系统之一,凡是与现金、银行类科目相关的交易都必须在现金中心子系统中完成,如供应商的付款、收回客户的应收款、银行间的转账等业务,其发生的每笔交易系统都可以自动生成凭证并传送至总账子系统。
该功能点在整个A3系统中衔接了总账、客户中心、供应商中心等功能点,同时现金中心也是企业与外部银行间的桥梁。
现金中心支持多币种核算,在所有业务单据和报表中都支持多币种的处理,对每种外币都提供相应的汇率,外币金额和折算的本位币金额。
在总账的期末处理中进行汇兑损益处理,以适时反映外币的汇兑情况。
现金中心的子功能点包括:
基础数据、银行卡片、费用支付、一般收款、供应商结算、客户结算、银行转账、银行对账、票据管理、贷款管理、报表。
下面分别介绍。
1.1各子功能点功能简介:
1、基础数据,包括票据类型定义、科目对应关系定义和各业务单据的套打格式设置。
2、费用支付,用于处理供应商结算以外,用现金、银行存款和信用卡支付的一般费用的经济业务。
3、一般收款,用于处理除客户结算外的一些现金银行收入的经济业务。
供应商结算,完成企业应付款业务(如采购功能点生成的采购发票、采购预付款、采购折扣)的实际付款和核销操作。
1、客户结算,向客户收取应收款项,并核销应收账单。
同时包括了坏账处理。
2、资金拆入拆出单,集团用户用于在各单位之间调拨资金。
3、银行转账,可实现同种币种和不同币种间的转账业务,并含存现和取现功能。
在本系统中,原则上不区分现金账户与银行账户,因此允许现金科目与银行科目间的转账功能。
4、银行对账,该子功能点对企业有重要的意义,一方面通过它可以核对录入的银行交易是否正确,另一方面也可与银行交易进行核对,通过交易核对可修正一些录入的错误并可得到企业未达账与银行未达账,有力地保障企业的资金安全。
5、票据管理,可以处理以下业务:
应收票据收取、应收票据到期承兑、应收票据贴现、应收票据背书、应收票据拒付、应收票据坏票损失、应收票据换票;应付票据签发、应付票据偿付、应付票据换票。
6、贷款管理,处理企业向银行贷款的业务。
7、报表,提供了丰富、实用的报表,如各种业务的日记账、日报表、预警表,科目余额表,三栏明细账。
第2章基础设置
“基础设置”功能点提供以下功能点:
票据类型设置、科目对应设置、资金传票选项设置、套打格式设置、科目设置和功能切换。
2.1票据类型设置
[功能]
票据类型设置用于应收、应付结算票据的类型设置。
[操作说明]
票据类型设置窗口如下方图2.11所示:
图2.11票据类型列表
系统默认的两种票据类型为“商业承兑汇票”和“银行承兑汇票”。
这两种票据类型系统不允许删除,但可以对其进行修改,如增加应收票据科目、应付票据科目,此处的设置为后面介绍的票据管理子功能点操作做准备。
为了能正确生成凭证,每种票据必须对应相应的票据科目。
2.2科目对应设置
[功能]
为了在交易中便于生成总账凭证,对某些特定业务在确定了其现金银行类科目后,其对方科目也可确定,本系统提供科目对应关系设置用于完成这些科目的对应设置。
[操作说明]
1、“科目对应设置窗口”如下方图2.21所示:
窗口中的默认科目由系统初始化完成,它包括:
结算折扣、坏账准备、应收票据、应付票据、票据费用、汇兑收益、汇兑损失、这些科目系统不允许修改和删除。
图2.21科目对应设置窗口
注释:
关于默认科目的说明:
1)结算折扣,用于客户、供应商结算中折扣科目;
2)坏账准备,用于坏账收回的对方科目;
3)应收票据,用于应收票据的凭证处理;
4)应付票据,用于应付票据的凭证处理;
5)票据费用,用于票据贴现,承兑操作时利息、费用的对应科目;
6)汇兑收益、汇兑损失,用于外币处理时汇兑损益的账务处理。
2、科目对应设置操作方法:
逐一输入窗口中7个默认科目的对应科目。
用户可直接手工输入,也可单击后面的帮助按钮,通过随即弹出的科目选择窗口参照录入。
3、单击“存入”按钮进行保存。
2.3资金传票选项设置
[功能]
在此处可以设置资金传票的运作方式。
[操作说明]
传票选项设置窗口如图2.31所示:
图2.31传票选项设置窗口
可以在第一个选项框打勾表示启用资金传票。
在下面的选项中可以选择运行模式。
运行模式有两种。
第一内部结算中心模式,在此模式中有两种类型的账套:
一种是结算中心,这种情况下结算中心账套可以启用资金拆入拆出功能,向各实体单位调拨资金。
另一种账套类型是实体单位。
这种类型的账套在费用支付、一般收款、供应商结算、客户结算中可以启用资金传票接收功能,用以接受结算中心传来的传票。
第二对等实体模式,在此模式中,所有账套都是一样,都可以使用资金拆入拆出单,也都只能使用拆入拆出单子功能点下的资金传票功能。
2.4套打格式设置
本功能点中可设置费用支付、一般收款、供应商支付、客户收款、银行转账、货币交易、坏账收回、应收票据、应付票据、票据背书和贷款管理共11种单据的套打格式。
由于A3各个功能点中设置单据套打格式的操作窗口的结构和操作方法完全相同,所以将该部分内容统一编写在《A3公共功能》中,在此不再赘述,用户如果在设置过程中有什么不明之处,请参看《A3公共功能》中的相应章节。
2.5科目设置
系统提供银行卡片用于设置和查询现金银行科目的综合信息。
在此设置现金银行科目后,同时总账的科目表中自动增加相应科目(总账中不能设置现金银行类科目)。
由于银行卡片显示信息较多,所以银行卡片编辑在三个table页面中进行:
科目信息、账户信息、银行信息,要进行相关属性设置只要激活银行卡片编辑对话框中相应的选项卡即可。
2.5.1科目信息”选项卡
它可用于维护以下信息:
科目代码、科目名称、外方科目代码、外方科目名称、本币最低存款、外币最低存款、外币名称、账户类型、当前余额、可透支金额和一组核算及其它科目信息选项组,具体见图2.51。
图2.51银行卡片编辑之“科目信息”选项卡窗口
在图2.51所示窗口中进行信息录入时,应注意以下几点:
1、科目代码必须符合总账功能点中的分级和各级宽度设置。
2、“科目代码”及“账户类型”在存盘后不再允许修改。
3、窗口中的“当前余额”数值取自总账功能点中的动态数据,不允许修改。
4、账户类型包括:
现金、银行、信用卡。
5、{是否可透支}选项框中打上‘√’后(即选中),{可透支金额}框内才允许输入数值。
6、用户在“核算及其他科目信息”选项组中的设置结果将直接影响后续的操作流程和处理,希望设置时要慎重。
2.5.2“账户信息”选项卡
它用于维护以下信息:
账户账号、账户名称、开户日期、终止日期和备注。
设置窗口如图2.52所示。
图2.52银行卡片编辑之“账户信息”选项卡窗口
2.5.3“银行信息”选项卡
它用于维护以下信息:
银行名称、银行地址、邮编、联系人、电话和传真。
设置窗口如图2.53所示。
图2.53银行卡片编辑之“银行信息”选项卡窗口
现金中心主窗口中显示当前账套所设置的所有现金银行科目,它们一直显示在现金中心主界面中,为现金中心的业务操作(如费用支付、客户收款等)提供借方或贷方科目.
注释:
1.现金中心主界面中有的科目当前余额显示色为红色,则表明该科目当前余额小于最低存款余额。
2.选中某一科目,点击右键,可以对现金中心主界面中的现金银行科目进行增加、修改、删除、冻结、查询等操作。
第3章资金申请
A3现金中心可支持对费用支付的资金申请单和供应商结算的请款单执行审批流程,即由用户根据不同的单据条件设定不同的审批流程,业务操作必须引用相应的经过审批的单据才能进行。
执行审批流程的具体步骤如下:
3.1审批流设置
若要启用审批工作流,必须进行审批流的设置,在基础数据模块的“基础数据/审批流设置”功能点中,选中其中的“审批流设置”功能点,弹出窗口如图3.11所示。
图3.11审批流设置窗口
该图表显示了软件用于业务控制的所有商业对象(商业对象由系统定义),用户可以根据控制需要在所选定的商业对象的“启动审批流”中打勾。
本例中在资金审请单和资金请款单中打勾,表示将对这两种单据进行审批。
A3系统目前也仅支持对这两种单据执行审批流程。
3.2审批流程设置
本步骤是对已选定的单据进行审批流程设置。
在基础数据模块中,单击功能点“基础数据/审批流设置/审批流程设置”,弹出窗口如图3.21所示。
图3.21审批流程设置窗口
对每一商业对象都可设置多个审批流程,在单据送审时用户可以选择所需的审批流程。
3.3审批步骤设置
本步骤是对每一审批单据设定审批步骤和审批条件,审批步骤可有先后顺序,也可并列。
若顺序号相同,系统将同时将满足条件的单据发送给所有审批人;若顺序不同,系统将单据发送给满足条件的第一顺序号审批人,审批后系统自动将单据发送给下一满足条件的顺序审批人,直至审批完毕。
该步骤在基础数据模块的“基础数据/审批流设置/审批流步骤设置”功能点中执行,操作窗口如图3.31所示。
图3.31审批步骤编辑窗口
上图增加步骤可以增加某单据(商业对象)的审批步骤,如某单据需要二人依次审批,或某单据需要三人同时审批等。
增加条件可以增加某审批步骤的审批条件,审批条件可由多种条件组合而成。
3.4启用审批流
在现金中心中可对资金申请单和请款单执行审批流程。
若要执行该项功能,用户首先得至现金中心的“资金申请/基本设置/启用设置”功能点中进行启用,设置窗口如图3.41所示。
图3.41启用设置窗口
如果启用,只要选中
单选项即可。
3.5资金申请单的管理
在现金中心模块,点击“资金申请/申请单/申请单管理”,在资金申请单中填列相关内容,如下图3.51:
图3.51申请单编辑窗口
保存后,可以在申请单列表中看到该申请单,其状态为“申请”。
3.6送审
在资金申请列表中选中某单据,点击“送审”,弹出图3.61所示窗口,用户可以选择审批流程,送审时点击附件可以查看资金申请单。
图3.61单据送审窗口
存入后,系统将单据发送给审批人员,该单据的状态显示为”送审”。
3.7审批
某审批人员进入现金中心单据管理中的审批界面,系统显示需要他审批的单据列表,点击单据进入:
图3.71单据审批窗口
审批人员可以通过附件查看申请单,同意点击“审批”按钮即可,不同意则点击“弃审”。
完毕后,在资金申请单列表窗口将根据审批结果显示“申请”或“审批”状态。
3.8费用支付、供应商结算时使用资金申请单
特别注意:
要启用费用控制必须在现金中心的“资金申请/基础设置”中启用资金申请单,即执行3.4介绍的步骤。
在填写费用支付单据时,填入相关内容后,选择费用申请单,只要费用低于申请金额,系统将顺利生成凭证,否则将出现图3.81提示:
图3.81提示对话框
一张经过审批的申请单可以被多次引用,但合计支付金额不得超过审批金额,一旦审批金额用完,该申请单将自动关闭。
第4章费用支付
费用支付是指用现金、银行存款或信用卡支付非供应商付款类型费用的经济业务,如在企业经营中支付办公费用、报销出差费用、财务费用等都属于费用支付的范畴。
在费用支付交易完成的同时生成总账凭证。
同时,由于在总账的凭证录入中可以完成现金中心的费用支付业务,并完成票据信息的存入。
所以费用支付单据的输入口径有两个:
一是在本系统的费用支付功能点中输入,另一种是在总账中实现。
在现金中心主窗口中选择现金银行科目作为贷方科目,然后单击其中的“费用支付”图标,首先进入费用支付列表中,如图4-1所示。
在此窗口中,用户可进行费用支付单据的录入、修改操作,并且提供强大的模糊凭证查询功能,用户可快速查询到自己想要的凭证,另外从查询得的凭证中可追踪至相关单据、账簿,从而大大提高审计效率。
图4-1费用支付列表
4.1费用支付
4.1.1交易录入
[功能]
对用现金、银行存款或信用卡支付的非供应商付款类型费用的经济业务进行登记。
[操作说明]
在费用支付列表窗口中单击“增加”按钮,弹出“费用支付”窗口,如图4.11所示。
图4.11费用支付窗口
在录入单据过程中,需注意以下几点:
1)交易号系统自动生成。
2)手工输入“单位名称”,“单位地址”,也可不输。
3)对于现金银行科目的账户类型为“银行”的费用录入窗口中,可输入“票据号”。
4)若所选现金银行科目进行外币核算,则“费用支付窗口”中自动回填币种,并且系统要求必须录入“汇率”。
5)“结算方式”为必选项,通过下拉框选择。
6)在窗口的明细栏内录入摘要、对方科目和金额,若该科目需进行部门和项目核算,则还需输入部门和项目。
系统根据本币金额或(外币金额和汇率)自动计算出“支付金额”,该金额以本币体现。
7)若您在{现金银行科目根据对方科目分解}选项框前打上‘√’,则费用支付的凭证分录格式如下所示。
借:
对方科目1金额1
对方科目2金额2
对方科目n金额n
贷:
现金银行科目金额1
现金银行科目金额2
…
现金银行科目金额n
在默认的情况下,{现金银行科目根据对方科目分解}选项框处于非选中状态,默认生成的凭证分录格式如下所示。
借:
对方科目1金额1
对方科目2金额2
对方科目n金额n
贷:
现金银行科目合计金额
8)交易所涉及的科目必须是末级科目,并且不能是“现金银行科目”和“控制科目”。
这里的“控制科目”是指客户和供应商特征的科目。
9)当支付费用超出存款余额时,系统是否允许存盘分两种情况考虑:
a)若所选现金银行科目允许透支(即在图3-1的{是否可透支}选项框内打上‘√’),并且未超出允许透支金额,则系统允许存盘。
b)若所选现金银行科目不允许透支,则系统提示您“支付费用超出存款余额”,存盘失败。
录入完毕后,单击“存入”,系统提示生成的交易号及凭证号,如图4.12所示,单击图4.12中的“确定”按钮,窗口刷新,可继续录入下一张单据,至此一笔交易成功完成。
图4.12单据生成提示对话框
4.1.2单据修改
此处的修改功能只能用于修改在本系统中生成的费用支付单据,从总账中转入的费用支付单据不允许在此进行直接的修改,而只能通过冲红总账中的相关业务单据而同步修改此处的数据。
修改操作同交易录入。
4.1.3凭证查看
在“费用支付列表”中选中某一单据,然后单击“凭证”按钮,会弹出该张单据的凭证查看窗口,如图4.13所示。
图4.13费用支付凭证查看窗口
在此窗口中,用户单击“明细账簿”按钮,可进入当前科目的三栏明细账窗口,这样您可联查到发生在该科目上的所有凭证记录。
4.1.4单据查看
查看单据有两种方法
1、鼠标双击主列表中的记录,即可查看单据;
2、先选中要查看的记录,再单击工具条中的“单据”按钮。
费用支付查询窗口与录入窗口相比,去除了“存入”、“增加”、“删除”、“科目”、“辅助核算”按钮,但增加了用于连续查询多种单据的“首”、“前”、“后”、“尾”按钮。
在费用支付查看窗口中不能对单据的主体内容作任何维护性操作。
4.1.5冲红
[功能]
当单据所对应的凭证已审核,但却发现录入发生错误,这时就不能对原单据进行修改了,但您可执行冲红操作,即新增一张和原单据内容一样,金额相反的单据,冲销原有的错误记录。
此处的冲红操作只针对在本系统中生成的费用支付单据,由总账中转入的单据只能到总账的“凭证查询”中进行冲红处理。
[操作方法]
1)单击窗口上方的“冲红”按钮,弹出“费用支付冲红”窗口,如图4.14所示。
图4.14费用支付单据冲红窗口
2)此时用户只能修改窗口中的录入日期,并且保证此时输入的“录入日期”必须大于被冲红单据日期。
3)最后单击“冲红”按钮表示确认对该单据进行冲红处理,单击“退出”按钮则表示对该单据取消冲红处理。
单据完成冲红的同时,系统自动生成相应的总账凭证。
4.1.6查询单据
在“费用支付列表”中,单击“查询”按钮,首先弹出“费用支付查询窗口”,如图4.15所示。
图4.15费用支付查询窗口
查询窗口中有多个条件项,根据需要选择相关的结算方式、交易号、票据号、日期等,
确认后费用支付列表窗口中出现符合条件的票据列表。
4.1.7打印费用支付单据
在费用支付单据的录入或查询窗口中,系统都提供了打印功能,即可打印当前单据。
在打印前,您还可进行打印设置。
打印设置窗口如图4.16所示:
图4.16打印设置窗口1
在此窗口中,您可进行如下设置操作:
1、选择打印格式。
如果您还未设置过费用支付单据的套打格式,请首先到基础数据子功能点的“套打格式设置/费用支付”菜单中执行该步操作。
2、确定从第几页开始打印,只要在
框内直接输入或通过上下滚动按钮选择即可。
3、预览打印内容。
如果要预览打印内容,请选中{预览}复选框,然后单击窗口中的“确认”按钮即可。
4、每打印完一页提示换页,如果要该项功能,请选中{每打印完一页提示换页}复选框。
5、设置当前打印预连接的打印机,通过“打印设置”按钮进行设置。
4.1.8打印费用支付列表
在费用支付列表窗口的工具栏上也有“打印”按钮,它用于打印费用支付列表窗口中的各记录,打印页面设置窗口如图4.17所示,具体操作参见《A3公共功能》中的相关章节。
图4.17打印设置窗口2
4.1.9科目切换
单击该按钮,系统弹出窗口(见图4.18)供用户选择其它现金银行科目,这样用户在完成对一个现金银行科目的操作后,如果要进行其它现金银行科目的操作,就无需切换至现金中心主界面重新选择科目,而直接可在费用支付列表窗口中进行切换。
图4.19科目选择窗口
4.2资金传票处理
打开此界面,列表中会显示出所有的费用支付的传票。
选择一张传票,点击生成按钮,可以生成凭证和业务单据。
第5章一般收款
在本系统的一般收款子功能点中可以完成非客户收款引起的资金收入,如资产变售收入、职工违纪罚款等收入。
在一般收款交易完成的同时也生成总账凭证。
与费用支付子功能点中一样,首先在现金中心主窗口中选择现金银行科目作为借方科目,然后单击主窗口中的“一般收款”图标,进入了一般收款主窗口,单击其中的“一般收款/单据录入”菜单,首先进入一般收款列表窗口,在此窗口中,用户可进行一般收款单据的录入、修改、冲红操作,并且提供强大的模糊凭证查询功能,用户可快速查询到自己想要的凭证,另外从查询的凭证中可追踪至相关单据、账簿,从而大大提高审计效率。
该窗口与费用支付列表窗口一样,包括功能键“增加”、“修改”、“票据”、“凭证”、“查询”,“冲红”、“科目切换”、“打印”和“退出”。
单击其中的“增加”按钮,便进入一般收款录入窗口,如图5-1所示。
图5-1一般收款录入窗口
对于每笔收款的具体操作以及在操作过程中应注意的问题,
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