货款回收管理控制程序.docx

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货款回收管理控制程序

货款回收管理控制程序

1适用范围

本程序规定了货款回收的管理内容及要求。

本程序适用于中国某某股份有限公司西南销售分公司销货款的回笼管理,包括预收账款、现收货款、定期结算等。

2风险

2.1预收账款

2.1.1会计记录不正确。

2.1.2预收账款被错误的确认为销售收入，或将预收款项长期挂账不及时确认销售收入。

2.2现收货款

2.2.1收到假钞、空头支票、虚假票据。

2.2.2现金收款没有及时、安全入行。

现金收款情况未及时进行审核，未发现现金收款错误。

2.3定期结算

2.3.1客户信用度、信用期限确定不准确。

2.3.2客户定期结算没有经过有效审批。

2.3.3定期结算没有签订协议。

2.3.4定期结算责任不清，没有明确收款责任人。

2.3.5欠款未及时确认。

2.3.6定期结算协议签订未经有效授权。

3职责

3.1营销处是货款回收的归口管理部门。

3.2销售部门负责货款回笼工作。

3.3财务部门负责对销售货款回笼情况进行审核和监督。

4控制内容及要求（控制）

4.1预收账款管理

4.1.1保证预收账款会计记录的准确性，及时性。

4.1.1.1销售部门收到客户预收账款的银行进账单后，到财务部门换取收款收据，销售部门负责人根据收款收据登记客户往来账，在账页摘要中写明收款收据号码，再将收款收据交给客户。

4.1.1.2财务部门销售核算岗根据银行进账单和收款收据编制记账凭证。

稽核岗审核预收账款会计凭证。

关注：

预收账款单位、金额是否准确。

4.1.1.3销售部门收款员在《客户预付货款通知单》中填写购油金额和结余金额，将其中的一联交部门负责人登记《预收账款客户发油明细台帐》，将《客户预付货款通知单》的另一联作为销售日报表附件报送财务部。

4.1.1.4销售部门负责人每季末与客户核对预收账款余额，填写《预收账款核对函》给客户。

客户确认后，将《预收账款往来账目确认书》交财务部门。

4.1.2准确核算预收款项。

4.1.2.1财务部门销售核算岗月末对预收账款的余额进行分析性复核：

重点对预收账款余额存在异常变动或长期不变的进行分析记录，并报告财务负责人。

4.2现收货款管理

4.2.1收到的现金、票据真实、准确。

4.2.1.1销售部门收款岗配置验钞工具，收到假钞由收款员赔偿；收取银行进账单；收取的银行承兑汇票真假识别按照票据管理流程执行。

4.2.2现金收款及时、安全入行。

对现金收款情况及时进行审核，发现现金收款错误。

4.2.2.1销售部门收款员审查销售发票金额是否正确，按照发票金额收取现金，在发票提货联、记账联加盖货款收讫章，保留发票记账联，将发票其余联交开票员。

收款员在银行上门收款前将实收现金与加盖有现金收讫的发票金额进行核对，填写银行进账单，将收款银行盖章后的银行进账单交财务部门。

加油站营业员手持现金超过5000元后填写交款单，办妥交接手续。

值班站长在银行上门收款前将保险柜中的现金取出，与对当天收款员的交接表核对，填写银行进账单。

4.2.2.2销售部门负责人每天与上门收款银行交接货款时，按照《收款服务协议》的约定验证收款员身份，即核对银行上门收款员与收款银行预留的收款员照片是否一致，验证无误后移交货款。

没有银行上门收款加油站销货款存行：

由值班站长或指定人员每日将销货款送存所属单位指定的银行，将银行进账单报送所属单位财务部门。

销售代表收取客户现金后，开具《销售代表现金货款专用收据》，将现金在当天存入所属单位指定银行，将银行进账单传真给销售部门营业室，将银行进账单原件交零售片区报账员。

零售片区报账员将银行进账报财务部门。

4.2.2.3所属单位财务部门货款回笼稽核岗每天对收取的现金性货款（包括现金、支票等）的入行情况进行审核，即将银行存款日记账记录的当天现金性货款应收数（当天销售收入、存款己入账）与开户银行（通过网上查询）实际入行货款进行核对，对异常情况填写《销货款回笼异常情况登记表》，向财务负责人报告，并及时与销售部门联系。

4.3定期结算管理：

4.3.1准确确认客户信用度、信用期限。

4.3.1.1销售部门按照偿付能力、欠款污点对客户的信用进行调查，根据客户信用度对客户按A、B、C进行分类，并按类确定客户的信用额度和信用期限。

4.3.2客户定期结算经过有效审批。

4.3.2.1销售部门通过对客户信用的评估后，写出书面请示，经所属单位销售主管领导审批后报送营销处或加油站管理处。

营销处或加油站管理处审核所属单位报送的客户定期结算请示，送营销处、加油站管理处、财务处负责人审查，报总会计师和销售主管经理审批。

审批内容包括：

信用期限、信用额度。

营销处或加油站管理处按照审批意见下达定期结算批复。

4.3.3签订定期结算协议。

4.3.3.1所属单位销售（配送）中心、零售（片区）管理部按照合同三项审查程序，将定期结算销售合同报送相关部门审查。

4.3.3.2所属单位销售（配送）中心、零售（片区）管理部根据西南公司的批复，与客户签订定期结算销售合同。

4.3.4明确定期结算收款责任，按时收回货款。

4.3.4.1所属单位销售（配送）中心、零售（片区）管理部与客户约定提货凭证票样，将客户预留提油通知单票样移交定期结算执行部门。

定期结算执行部门负责客户定期结算的实施。

客户提油时，定期结算执行部门负责人审核客户提油凭证与约定提油凭证是否相符，相符后开具销售发票。

定期结算购油客户使用发票提货联提油。

销售部门将定期结算发出数量作为销售数量反映在当日销售日报表中。

销售（配送）中心、零售（片区管理部和财务部门负责监督定期结算货款回笼和西南公司批复限额使用情况。

4.3.5与客户确认欠款金额。

4.3.5.1所属单位销售中心销售岗位每季度要同客户确认应收账款余额，并取得《应收账款确认函》，将签认单交财务部门销售核算岗。

4.3.6定期结算协议签订经有效授权。

4.3.6.1所属单位经理在公司的授权范围内审批签订定期结算协议，在授权范围以外的需经公司领导审批签字后方可签订定期结算协议。

4.3.6.2营销处、加油站管理处对定期结算协议的签订进行定期审查。

5控制证据或记录

5.1销售日报表（营销处设置、营销处、各单位使用、保存，保存期3年）

5.2银行进账单（财务处设置，财务处、各单位使用，保存期长期）

5.3会计凭证（财务处设置，财务处、各单位使用，保存期长期）

5.4客户余额签认单（营销处设置、营销处、各单位使用、保存，保存期3年）

5.5预收账款余额分析记录（财务处设置，财务处、各单位使用，保存期长期）

5.6定期结算销售协议或合同（营销处设置、营销处、各单位使用、保存，保存期3年）

5.7应收账款确认函（财务处设置、营销处、各单位使用、保存，保存期3年）

5.8客户预付货款通知单（营销处设置、营销处、各单位使用、保存，保存期3年）

5.9预收账款客户发油明细台帐（营销处设置、营销处、各单位使用、保存，保存期3年）

5.10预收账款核对表（营销处设置、营销处、各单位使用、保存，保存期3年）

5.11预收账款核对函（财务处设置、营销处、各单位使用、保存，保存期3年）

5.12预收账款余额分析性复核记录表（财务处设置，财务处、各单位使用，保存期长期）

5.13银行承兑汇票（银行设置，财务处、各单位使用，保存期长期）

5.14货款封包交接登记簿（财务处设置，营销处、加油站管理处、各单位使用、保存，保存期3年）

5.15销售代表现金货款专用收据（财务处设置，营销处、各单位使用、保存，保存期3年）

5.16客户信用调查表（营销处设置、营销处、各单位使用、保存，保存期3年）

5.17客户分类表（营销处设置、营销处、各单位使用、保存，保存期3年）

5.18定期结算客户授信额度表（营销处设置、营销处、各单位使用、保存，保存期3年）

5.19客户定期结算请示（营销处设置、营销处、各单位使用、保存，保存期3年）

5.20客户定期结算批复（营销处设置、营销处、各单位使用、保存，保存期3年）

5.21客户提油凭证（营销处设置，各单位使用、保存，保存期3年）

5.22定期结算销售通知单（营销处设置、营销处、各单位使用、保存，保存期3年）

5.23销售发票（国家税务部门设置，财务处、各单位使用，保存期长期）

5.24销货款回笼异常情况登记表（财务处设置，财务处、各单位使用，保存期长期）

6控制证据示范（见附录）

6.1预收账款核对函

6.2预收账款余额分析性复核记录表

6.3销售代表现金货款专用收据

6.4定期结算客户授信额度表

6.5销售日报表

6.6客户余额签认单

6.7应收账款确认函

6.8客户预付货款通知单

编写部门：

中国某某销售分公司营销处

编写人

审核人：

审批人：

附录A

中国某某销售分公司

预收货款核对函

编号：

致：

为了证明中国某某销售分公司（以下简称“我公司）与贵公司往来账目账账相符，以便及时发现纠正财务数据不符之处，现将我方截止至年月日的往来账结余数通知如下：

贵公司预付我公司人民币元（大写）。

请贵公司认真核对贵方账目，并在下列《往来账目确认书》上签章后尽快回复我公司。

联系人：

联系电话：

中国某某销售分公司

年月日

预收帐款往来账目确认书

编号：

致中国某某销售分公司：

贵公司《预收款核对函》收悉，经查核我方账目，截止至年月日，我公司预付贵公司往来款合计人民币元（大写）。

有关说明事项如下：

法定代表人或负责人（签字）：

单位（公章）：

联系人：

联系电话：

年月日

附录B

中国某某销售分公司预收帐款余额分析性复核记录表

编制单位:

年月

单位：

元

客户单位名称

月末预收帐款余额

已预收时间（月）

未结清原因

余额有无异常

处理意见

处理结果

财务负责人:

销售部门负责人:

制表人:

附录C

中国某某销售西南分公司销售代表现金货款专用收据

年月日

编号：

收到：

金额

亿

千

百

十

万

千

百

十

元

角

分

摘

要

合计金额人民币（大写）

备注：

1、无收款人签字并盖章，本收据无效。

2、本收据只作现金收款凭证，不作报销依据。

收款单位：

（印章）

收款人：

（签字并盖章）

交款人：

（签字）

附录D

中国某某销售分公司定期结算客户授信额度表

编制单位：

年月日编号：

客户信息

单位全称

单位性质

客户类别

信用等级

详细地址

联系电话

联系人

定期结算协议情况

协议签定时间

协议有效期限

　　　　年　月　日至　　　年　月　日

授信情况

授信额度

　　　万元（大写）

信用期限

　　　　年　月　日至　　　年　月　日

审批意见

销售部门负责人

　　　　　　　　　　　　　年　月　日

分管业务领导意见

年　月　日

公司领导意见

年　月　日

附录E

中国某某销售分公司销售日报表

编制单位：

年月日

单位：

吨,元,元/吨

项目

品名及规格

销售对象

数量

单价

金额

税金

收款方式

一、普通发票

一、开票收款情况

小计

现金收款

二、内部调拨单

银行支票

小计

承兑汇票

三、增值税发票

冲减预付款

小计

冲票

四、外销情况

欠款

小计

财务结算

内部调拨单

小计

二、未开票收款情况

现金收款

银行支票

承兑汇票

其它

小计

三、收款合计

四、发票号情况

普通发票

共

张

其中：

作废

张

内部调拨单

张

增值税发票

张

合计

张

销售机构主管：

审核人：

制表人：

签收人：

附录F

中国某某销售分公司

客户余额确认函

　　编号：

致：

为了证明中国某某销售分公司（以下简称“我公司）与贵公司往来账目账账相符，以便及时发现纠正财务数据不符之处，现将我方截止至年月日的往来账结余数通知如下：

我公司欠贵公司往来款合计人民币元（大写）；贵公司欠我公司往来款合计人民币元（大写）。

请贵公司认真核对贵方账目，并在下列《往来账目确认书》上签章后尽快回复我公司。

联系人：

联系电话：

　　　　　　　　　　　　中国某某销售分公司

　　　年月日

往来账目确认书

　　　　　　　　编号：

致中国某某销售分公司：

贵公司《欠款确认函》收悉，经查核我方账目，截止至年月日，我公司欠贵公司往来款合计人民币元（大写）；贵公司欠我公司往来款合计人民币元（大写）。

有关说明事项如下：

法定代表人或负责人（签字）：

单位（公章）：

联系人：

联系电话：

年月日

附录G

中国某某销售分公司

欠款确认函

　　编号：

致：

为了证明中国某某销售分公司（以下简称“我公司）与贵公司往来账目账账相符，以便及时发现纠正财务数据不符之处，现将我方截止至年月日的往来账结余数通知如下：

我公司欠贵公司往来款合计人民币元（大写）；贵公司欠我公司往来款合计人民币元（大写）。

请贵公司认真核对贵方账目，并在下列《往来账目确认书》上签章后尽快回复我公司。

联系人：

联系电话：

　　　　　　　　　　　　中国某某销售分公司

　　　年月日

往来账目确认书

　　　　　　　　编号：

致中国某某销售分公司：

贵公司《欠款确认函》收悉，经查核我方账目，截止至年月日，我公司欠贵公司往来款合计人民币元（大写）；贵公司欠我公司往来款合计人民币元（大写）。

有关说明事项如下：

法定代表人或负责人（签字）：

单位（公章）：

联系人：

联系电话：

年月日

附录H

客户预付货款通知单

日期：

单位：

元、吨

客户名称

购油品名

单价

预付货款金额

备注

审核：

制表人：

附录I预收货款流程图

现收货款流程图

定期结算流程图

附录J预收货款风险控制文档

现收货款风险控制文档

定期结算风险控制文档