裕丰集团费用报销制度及流程.docx
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裕丰集团费用报销制度及流程
一、主题内容及适用范围:
1-1、为了加强集团各成员公司内部管理,规范集团各成员公司财务结算流程,合理控制费用支出,提高财务基础管理水平,特制定本办法。
1-2、本办法属于集团强制执行文件。
二、管理职能:
2-1、【集团财务部】是制定财务结算管理办法、控制流程和业务经办机构。
2-2、【集团财务部部门】是开展具体业务的部门,必须严格按照财务费用报销支付流程开展相关业务。
三、报销制度(试运行):
3-1、借支流程:
3-1-1、借款人按规定填写《借款单》(附件1),注明借款人姓名、部门、借款事由、借款人银行卡卡号、借款金额(大小写须完全一致,不得涂改),原则上各项借款均采取网上银行支付。
3-1-2、出差人员凭审批后的《出差任务申请单》(附件2)按批准额度办理借款,出差返回5个工作日内办理报销还款手续。
3-1-3、其他临时借款,如业务费、备用金等,借款人员应及时销帐,除备用金外其他借款原则上不允许跨月借支。
备用金在年度终了必须结清。
3-1-4、费用性借款实行前清后借原则,如前次借款未能结清,不予办理新借款,如遇到特殊情况需要借款时,经办人必须说明前次借款未清理由和清理期限,经部门及分管领导审批后方可执行。
3-1-5、借款销帐时应填写《差旅费报销单》(附件3)或《费用报销单》(附件4)据实报销,逾期未还借支者转为个人借款从工资中扣除。
3-1-6、普通员工由总经理签字,总经理及特殊情况借款由董事长签字。
3-2、日常费用报销流程:
3-2-1、费用报销的一般流程
3-2-1-1、日常费用主要包括差旅费、电话费、交通费、办公费、低值易耗品及备品备件、业务招待费(填写招待费申请单)、车辆费、辅料等。
在一个预算期间内,各项费用的累计支出原则上不得超出预算。
超预算由部分由董事长签字。
备品备件、辅料由集团指定供应商采购,采购前需写采购申请单,由部门领导签字后方可采购,采购支付款在2000元以上由董事长签字后方可支付。
3-2-1-2、报销人必须取得相应的合法票据,合法票据需要粘贴在原始凭证《粘贴单》(附件5)上,注明数量和金额。
如果是实物资产采购,如移动硬盘等低值易耗品,则需要办理验收手续,在资产管理员处登记台账。
3-2-1-3、填写报销单应注意:
根据费用性质填写对应单据;严格按单据要求项目认真写,注明附件张数;金额大小写须完全一致(不得涂改);简述费用内容或事由,由总经理签字审批后方可支付。
3-2-2、差旅费报销流程
3-2-2-1、费用标准:
职务
住宿费
膳食费
交通费
非特区
特区
非特区
飞机
火车
汽车
总经理级
200元/天
300元/天
40元/天
经济舱
软卧(D车一等座/高铁二等座)
计程车
经理级
150元/天
200元/天
40元/天
视情况
硬卧(D车二等座)
计程车
一般职员
110元/天
150元/天
40元/天
硬卧(D车二等座)
视情况
特区指深圳、上海、北京、广州等地。
自驾车出差油费、过路费按实凭发票报销。
3-2-2-2、出差途中不得因私事或借故延长出差时间,否则除不予报销差旅费外,超出时间视同旷工处理。
3-2-2-3、出差补助按照途中实际天数结算,算头不算尾。
出差路线一般应选择最短且最方便的线路,合理统筹安排出差事项,应尽量减少出差所用时间,节省一切不必要的开支。
3-2-2-4、交通费、住宿费严格执行集团财务部规定的费用标准,超标自付,低于标准按实际金额报销。
3-2-2-5、日常接待客户和出差期间发生的业务招待费,应先向上级领导请示,征得同意后本着节俭的原则执行。
未经上级领导同意的业务招待费用一律不予报销。
3-2-2-6、凡参加各类商务会议,根据会议通知已交纳会务费的,在会议期间不享受膳食补助;仅享受往返途中膳食补助。
3-2-2-7、凡参加厂方组织的各类培训活动,根据会议通知需交纳培训费及资料费的,经集团各成员公司总经理核准后凭票据实报销,培训期间未享受膳食补助的方可享受膳食补助。
3-2-2-8、员工差旅费应据实提交正规发票办理报销,如发现有虚报不实之事,本次不予报销,并视情节轻重酌予惩处。
3-2-3、办公用品、低值易耗品等报销流程:
3-2-3-1、此类费用由综合管理部统一网上采购(礼品类由综合管理部统一管理),集中购置,开具增值税专票,并指定专人负责。
3-2-3-2、财务部按月根据综合管理部提供的各部门领用金额统计表,归集核算各部门相关费用。
库存用品作为公共费用,待实际领用时分摊。
3-2-3-3、报销程序:
报销人先填写《费用报销单》(附件4)或《付款申请单》(附件6),将入库单据附后,经部门领导及总经理签字后办理付款或冲抵借支。
3-3、专项支出财务报销流程:
3-3-1、专项支出主要包括工薪福利及相关费用支出、软件及固定资产购置、咨询费用、会务费、培训费、广告宣传活动费及其他专项费用等。
3-3-2、工薪福利及相关费用支出流程
3-3-2-1、工薪福利等支出包括工资、临时工资、社会保险及各项福利等,此类费用按照工资核算相关规定执行。
3-3-2-2、工资支付流程:
每月5日前由各部门编制工资核算明细清单,并经相关部门审批后送交财务部审核,审核无误后交由总经理签字审批,由财务部每月15日-20日发放。
3-3-2-3、临时工资支付流程同工资支付流程。
3-3-2-4、社会保险支付流程:
(1)由综合管理部将审批后的支付标准交财务部进行备案;
(2)社会保险金由财务部协助综合管理部办理银行托收手续,财务部收到银行托收单据应交综合管理部专人签字确认,若有差异应查明原因按实际情况进行调整。
3-3-3、软件及固定资产购置报销流程:
3-3-3-1、软件及固定资产范围
【固定资产】为生产商品、提供劳务、出租或经营管理的需要而持有的、使用期限超过一年、单位价值在2000元以上的资产。
【软件】购买软件产品后需要进行安装调试后才能使用的软件项目。
3-3-3-2、购置申请:
按集团各成员公司资产管理制度相关规定报批。
3-3-3-3、报销标准:
相关的合同协议及批准生效的购置申请。
3-3-3-4、结账报销:
(1)资产验收(软件应安装调试)无误后,经办人凭发票等资料填写《付款申请单》(附件6),将《固定资产验收单》(附件7)附后,办理付款或冲抵往来。
3-3-4、其他专项支出报销流程:
3-3-4-1、其他专项支出包括其他所有专门立项的费用(含咨询顾问、会务费、培训费、广告及宣传活动费、集团各成员公司员工活动费用、及其他专项费用)支出和基建工程支出付款。
3-3-4-2、此类费用一般金额较大,由主管部门经理根据实际需要向上级主管提交项目立项(含项目立项表、费用预算等),并经立项审批后,将项目立项预算审批表报财务备案后才能使用。
支付前需签订采购合同,进行合同审批。
3-3-4-3、上述专项项目支付报销时须填写已立项项目号,并附项目付款合同报财务备案,实际发生额需在项目预算内,如超出预算金额则还必须报董事长批准才能办理支付或报销。
3-3-4-4、签订合同:
由直接负责部门与合作方签订正式合作合同。
3-3-4-5、付款流程:
(1)由经办人整理发票等资料并填写《付款申请单》(已签订合同的需附合同复印件)或《费用报销单》(填写规范参照日常费用报销一般规定),立项项目需注明项目号及项目名称,若项目费用已完结需在付款单上注明“项目费用已完结”字样。
3-3-4-6、若需提前借款,应按借款规定办理借支手续,并在项目结束后5个工作日内办理报销手续。
3-3-4-7、工程项目需及时取得发票交财务核销预付款,并于工程项目结束后及时办理项目结算手续,项目结算清单经上级主管审批后及时交财务部进行账务处理。
3-4、资金调度支付流程:
3-4-1、资金调度支付范围:
包括集团下属各成员公司间的资金拆借款项支付。
3-4-2、会计主管根据资金拆借计划填写《付款申请单》(附件6),上报财务总监审核、董事长审批后,交由财务人员结算支付款项。
四、费用报销付款审批流程:
五、报销时间的具体规定:
5-1、集团各成员公司财务部每周周二、周四为财务费用报销日,其余时间不办理费用报销手续。
5-2、为了便于财务部集中时间月末结账,每月25日后停止财务报销。
5-3、借支及其他业务的不受以上的时间限制,可随时办理。
六、本规定自8月1日起正式实施,本文件最终解释权归集团管理部。
七、附件:
7-1、附件1:
《借款单》
附件2:
《出差任务申请单》
附件3:
《差旅费报销单》
附件:
4:
《费用报销单》
附件5:
《粘贴单》
附件6:
《付款申请单》
附件7:
《固定资产验收单》
附件8:
《业务招待费申请表》
附件1:
附件2:
附件3:
附件4:
附件5:
附件6:
附件7:
固定资产验收单
资产编号
资产名称
规格型号
分类名称
计量单位
单价
金额
预计使用年限
残值
购置日期
使用部门
管理人
备注:
验收人:
责任人:
主管部门:
购买人:
一式两份,一份财务,一份资产管理部门
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