知识产权贯标管理程序文件珍藏样本版.docx
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知识产权贯标管理程序文件珍藏样本版
附录2知识产权管理程序文件目录
管理程序文件目录
序号
程序名称
程序编号
密级
保管
部门
保存
期限
受控
状态
1
管理文件控制程序
ZY—IPGL-18
机密
知识产权办公室
永久
受控
2
内部审核控制程序
ZY—IPGL-19
机密
知识产权办公室
永久
受控
3
知识产权管理评审程序
ZY—IPGL-20
机密
知识产权办公室
永久
受控
4
培训控制程序
ZY—IPGL-21
机密
知识产权办公室
永久
受控
5
文件发放及归档管理程序
ZY—IPGL-22
机密
知识产权办公室
永久
受控
6
合同评审控制程序
ZY—IPGL-23
机密
销售部
知识产权办公室
永久
受控
7
研发活动中知识产权管理程序
ZY—IPGL-24
机密
技术部
知识产权办公室
永久
受控
8
生产活动中知识产权管理程序
ZY—IPGL-25
机密
生产部
知识产权办公室
永久
受控
9
采购活动中知识产权管理程序
ZY—IPGL-26
机密
采购部
知识产权办公室
永久
受控
10
销售活动中知识产权管理程序
ZY—IPGL-27
机密
销售部
知识产权办公室
永久
受控
11
知识产权申请控制程序
ZY—IPGL-28
机密
技术部
知识产权办公室
永久
受控
12
知识产权检索控制程序
ZY—IPGL-29
机密
技术部
知识产权办公室
永久
受控
13
知识产权变更、放弃控制程序
ZY—IPGL-30
机密
知识产权办公室
永久
受控
14
知识产权信息发布控制程序
ZY—IPGL-31
机密
技术部
知识产权办公室
永久
受控
15
知识产权风险管理程序
ZY—IPGL-32
机密
技术部、销售部
知识产权办公室
永久
受控
16
知识产权评估程序
ZY—IPGL-33
机密
技术部
知识产权办公室
永久
受控
系统名称:
SYSTEM
主题:
SUBJECT
文件编号:
DOCUMENTNO
知识产权管理系统
管理文件控制程序
ZY—IPGL-18
管理文件控制程序
1.目的和范围
1.1本程序规定了文件的编制、修改、审批、发放等程序及要求,以保证各项文件的规范性、适用性和一致性,以确保对管理体系有效运行、产品一致性起重要作用的各个场所得到并使用有的文件为有效版本。
1.2本标准适用于知识产权管理体系,包括与企业知识产权管理规范要求有关的外来文件的管理和控制。
2.引用(相关)标准和文件
2.1标准化工作导则
2.2企业标准化工作导则
2.3企业知识产权管理体系基础和术语
2.4记录控制程序
3.术语
3.1文件----指企业在产品设计、开发、制造、检验、销售及售后服务等过程中需要协调统一的知识产权管理事项所制定的知识产权标准或文件及公司经营层面的工作要求和规定。
3.2管理事项----指在人事、财务、采购、技术、工艺、生产、检验、设备、法规信息部、销售、行政及本公司管理中的事物和概念。
4.职责
4.1总经理负责企业知识产权的方针、知识产权目标、知识产权手册的批准。
4.2管理者代表负责组织知识产权手册、程序文件的编制,负责程序文件批准,组织对现行体系文件定期评审。
4.3各部门负责三级文件的编制/修订、审核,部门负责人负责所属部门三级文件的批准。
4.4知识产权办公室负责组织知识产权文件的编制/修订、审核、报批、更改、发放和归档。
4.5知识产权办公室负责公司知识产权体系文件、管理文件和日常文件的归口管理。
5.文件分类和管理
5.1知识产权管理文件包括与知识产权管理体系文件有关的知识产权管理手册、程序文件、管理规程、管理标准、岗位职责、支持性文件及公司经营层面文件。
公司文件划分为三个级别:
一级文件:
知识产权管理手册
二级文件:
知识产权控制程序文件
三级文件:
管理制度、岗位职责、各部门内部管理文件和支持性文件,知识产权记录文件等.
5.1.1知识产权管理手册、知识产权控制程序文件纳入公司知识产权管理体系标准。
5.1.2部门工作标准由管理者代表组织各部门制定。
5.1.3其他与知识产权管理体系有关的支持性管理文件,如知识产权计划、年度知识产权创造与取得计划、及部门制定的管理文件等,应按以下要求进行控制:
5.1.4文件编制方法1
5.1.4.1知识产权手册:
ZY—IPGL—A/1
①②③
1ZY:
“ZY”代表**律师事务所的的拼音缩写;
②IPGL:
“IPGL”代表知识产权管理手册的英文缩写;
③A/0:
“A”代表第一版的版本号,换版后的各次分别用大写字母“B”、“C”、“D”……顺序表示,但应去掉“I”、“O”,“/0”代表本次版本的修订次数;
如“ZY—IPGL—A/0”表示公司未经修改的第一版知识产权管理手册
5.1.4.2程序文件:
ZY—IPGL—XX
1②③
1ZY“ZY”代表**律师事务所的拼音缩写;
②IPGL:
“IPGL”代表程序文件的英文缩写;
2XX:
“XX”代表程序文件编号;
如“ZY—IPGL-09”表示公司编号为09的程序文件。
5.1.4.3记录文件:
ZY—IPGL—OO—XX
①②③④
1ZY:
“ZY”代表**律师事务所的拼音缩写;
2IPGL:
“IPGL”代表企业知识产权管理记录的简称;
3OO:
“OO”代表部门代码;
4XX:
“XX”代表部门文件编制号;
如“ZY—IPGL—GGY—01”表示生产部的第1个记录文件;
管理标准应包括的内容可根据标准制定的目的和标准范围特征而定,一项管理标准多于15页时,应有目次,目次通常只列出章和附录。
管理标准全文(含附录)结束时,应在末页中间标明终结线(长度约1/3页宽的粗实线“”)。
5.3.2文件的编写、审核、批准和发放
5.3.2.1管理者代表组织各部门参照国家和行业的有关标准和规定,结合公司生产经营的实际需要,建立公司知识产权管理标准体系并组织各部门制定各项知识产权管理文件。
5.3.2.2公司人事行政部确定需制定的管理文件名称、编号、主题、起草部门,编发相关知识产权管理标准制定计划或通知,组织编制部门起草相关标准;
5.3.2.3公司知识产权办公室负责组织知识产权管理手册、程序文件的发放。
5.3.2.4公司各部门负责本部门三级文件的编制/修订、审核、批准和受控、发放。
5.3.3文件的受控状态
公司文件分为“受控”和“非受控”,受控文件加盖红色“受控”标识及分发号,以控制更改换版,非受控文件不加盖“非受控”标识,不进行更改换版控制。
三级以上文件为受控文件,三级文件,为非受控文件。
5.3.4文件的发放管理
a)知识产权办公室根据起草部门提交的文件和填写的《文件发放(回收)登记表》文件和会签单,按照会签单登记表规定的范围份数统一发放,受控文件由法规信息部文控中心加盖红色“受控”标识并留一份备案。
b)非受控文件发放必须经本部门领导审核,公司或事业部主管领导批准后由知识产权办公室登记发放并定期交文控中心归档。
c)各部门应建立相应的文件发放(回收)登记台帐.
d)法规信息部文控中心负责公司所有认证资料及证书档案的管理。
负责知识产权创造与取得、知识产权培训证书电子及纸质档案管理。
5.3.5检查、监督考核
管理者代表负责知识产权管理文件的检查、监督、考核,各部门具体负责本部门范围内文件执行情况的检查、监督、考核,起草部门负责所制定管理标准的检查、监督、考核.
5.3.6文件的更改
5.3.6.1更改程序
a.文件需修改、补充时,由起草部门填写《文件更改通知单》,说明更改内容:
应描述相应条款内容的变更,可不描述页号变更信息,如“目次”中的页号变化,排版时引起的页号调整等。
b.更改应按原审核、批准程序进行,更改内容涉及的相关部门应参加更改的会签。
c.批准后由文控中心按原发放范围换发更改页并进行受控归档,填写《文件更改通知单》。
d.文件管理人员应妥善保管管理标准和相关记录,保管场所应为带锁橱柜等适宜器具,周围环境应适宜于管理标准的保存。
5.3.7电子媒体管理文件的控制要求
5.3.7.1总则:
电子媒体文件应结合文件载体特征参照5.1.3条款进行控制。
5.3.7.2电子媒体文件应按规定程序审批,并保存审批记录。
当文件电子网络处理系统已按规定设置相应权限签署时,可保存媒体形式记录,其他均应保存文本形式记录。
5.3.7.3文件接受部门应根据本部门使用情况,下载需由本部门执行的电子媒体文件,建立收文转发记录,并控制文件的有效性(文件的转发、使用、更改、作废、回收、销毁、删除等。
)下载,下载人员应以适宜的方式签署姓名及下载日期。
以文本形式下载时,文本加盖受控标识。
5.3.7.4电子媒体文件控制过程应按文本相关规定形成相应知识产权记录。
若采用电子媒体形式的知识产权记录,则记录表示内容应符合文本记录文件规定的表4或内容要求,记录环境应具有录入确认后为只读特性的特征。
5.3.7.5电子媒体文件归档可采用文本或电子媒体形式。
以电子媒体形式归档时,应进行备份、登记和标签标识。
标签内容应包括文件编号或名称,备份人员签名及备份日期。
5.3.7.6法规信息部文控中心专兼职文件资料管理人员需经本标准培训。
6失效文件的管理
6.1失效的文件,由使用部门将失效的文件交知识产权办公室,填写《文件销毁清单》。
6.2失效的重要文件由发放部门保留一份,其他部门因法律或知识积累的目的,需要保留的,需经知识产权办公室申请,经批准后方可以进行相关的使用。
7.记录
6.1ZY-IPGL-IPB-01文件(会签)审批单
6.2ZY-IPGL-IPB-02文件发放(回收)登记表
6.3ZY-IPGL-IPB-03文件更改通知单
6.4ZY-IPGL-IPB-04受控管理文件清单
6.5ZY-IPGL-IPB-05失效文件清单
6.5ZY-IPGL-IPB-06文件销毁清单
6.6ZY-IPGL-IPB-07知识产权管理体系宣贯记录表
核准(APPROVED)
审核
(CHECKED)
承办
(PREPARED)
发行单位(ISSUEDBY)
知识产权办公室
BY
系统名称:
SYSTEM
主题:
SUBJECT
文件编号:
DOCUMENTNO
知识产权管理系统
内部审核控制程序
ZY—IPGL-19
内部审核控制程序
1.目的和适用范围
1.1验证知识产权管理体系是否符合知识产权策划活动的安排,是否符合企业知识产权管理规范标准和公司所确定的知识产权管理体系的要求,是否得到有效的实施、保持和改进。
1.2适用于公司知识产权管理体系所覆盖的所有区域和所有要求的内部审核。
2.职责
2.1管理者代表
a)批准年度公司内审计划和审核实施计划;
b)批准公司内部知识产权管理体系审核报告,确定公司内审组长及审核员。
c)全面负责公司内部知识产权管理体系的体系审核工作;
2.2内审组长
a)编制、实施本次内审计划;
b)编写内审报告;
3.工作程序
3.1审核计划
3.1.1公司对各个部门所开展的知识产权活动每年至少要进行一次内部体系审核,时间间隔不超过12个月。
知识产权办公室负责制定《内部知识产权体系年度实施计划》,报管理者代表批准。
3.1.2涉及公司知识产权创造、维护、保护、应用各环节的知识产权记录,应作保存,并作为内部知识产权审核的信息输入。
3.1.3根据需要,可审核知识产权管理体系覆盖的全部标准条款和部门,也可以专门对某几项过程和部门进行重点审核,但全年的内部审核必须覆盖知识产权管理体系全部标准条款。
3.1.4内部知识产权管理体系审核计划的内容:
a)审核目的、范围、依据和方法;
b)受审核部门及审核时间;
C)审核组成员构成;
3.1.5内部知识产权管理体系审核时机
1、按年计划要求
2、出现下述情况,必要时应进行计划外审核
a)组织机构、管理体系发生重大变化;
b)出现重大知识产权事故,或出现知识产权侵权纠纷;
c)法律、法规及其他行业标准发生变化;
d)相关方的要求;
e)受审部门出现严重不合格;
3.2审核准备
3.2.1管理者代表任命内审组长和内审员,内审员应与受审部门无直接关系。
3.2.2内审组长根据拟审核的过程和区域状况和重要性,以及以往审核的结果,策划审核方案,并编制本次《内部审核实施计划》,交管理者代表审核,公司总经理批准,审核实施计划的编制要具有严肃性和灵活性,其内容主要包括:
a)审核目的、准则、范围和方法;
b)内部审核的工作活动安排;
c)审核组成员;
d)具体审核的时间地点;
3.2.3在了解受审部门的具体情况后,内审组长组织编写《内审检查表》,详细列出审核项目、依据、方法,确保无遗漏,审核能顺利进行。
3.2.4内审组长于内审前十天将内审时间通知内审部门,受审部门对内审时间如有异议,应在内审前三天通知内审组长。
3.2.5内部知识产权管理体系审核员应经知识产权管理认证机构培训,考核合格后方能担任。
3.3内审的实施
3.3.1首次会议
a)参加会议的公司领导、内审组成员及公司各部门负责人签到。
b)审核组长主持会议。
c)由组长介绍此次内审的目的、范围、依据、方式、组员和内审日程安排及其他有关事项,安排专人作会议记录。
d)会议时间控制在半小时以内。
3.3.2现场审核
a)内审组根据内审检查表对受审部门的知识产权管理体系文件执行情况及不符合项纠正措施执行情况进行现场审核,将体系运行结果及不符合项详细记录在检查表中。
b)内审组长需每日召开内审组会议,全面了解当天内审情况,对不合格项进行核对。
c)由内审组长填写《不符合项报告》,不符合项要进行跟踪审核。
d)内审员不得审核本部门工作,对其他部门进行审核要公正客观的对待问题。
3.3.3末次会议
a)与会领导、内审组成员及公司各部门领导签到。
b)内审组长主持会议。
c)内审组长重申审核目的,肯定受审方的成绩,宣读不符合报告,提出完成纠正措施的要求及日期,介绍做出的受审方知识产权管理体系有效性的结论,请受审方领导讲话,专人记录。
d)会议时间控制在一小时内。
3.3.4审核报告
现场审核一周后,审核组长完成《内部质量管理体系审核报告》交管理者代表审核,总经理批准。
审核报告内容应包括:
a)审核目的、范围、方法和依据。
b)审核组成员,受审核方。
c)审核计划实施情况。
d)不合格项分布情况分析、不合格数量及严重程度。
e)存在的主要问题分析。
f)知识产权管理体系符合性有效结论。
4记录
4.1ZY-IPGL-IPB-08内审检查表
4.2ZY-IPGL-IPB-09内审不符合报告
4.3ZY-IPGL-IPB-10内部知识产权体系年度实施计划
4.4ZY-IPGL-IPB-11内审首(末)次会议签到表
4.5ZY-IPGL-IPB-12内审改进措施表
4.6ZY-IPGL-IPB-11纠正和预防措施处理清单
核准(APPROVED)
审核
(CHECKED)
承办
(PREPARED)
发行单位(ISSUEDBY)
知识产权办公室
BY
系统名称:
SYSTEM
主题:
SUBJECT
文件编号:
DOCUMENTNO
知识产权管理系统
知识产权管理评审程序
ZY—IPGL-20
1.目的
规定知识产权管理评审过程中的职责、实施要求和控制方法,确保知识产权管理体系持续保持其有效性、适宜性和充分性。
2.适用范围
适用于公司知识产权管理体系的管理评审工作。
3.术语和定义(无)
4.职责
4.1总经理负责主持知识产权管理评审工作。
4.2管理者代表负责组织知识产权管理评审录入资料,审核评审报告,汇报体系运行情况,并负责督促各责任部门落实管理评审的决定。
4.3知识产权办公室负责管理评审的筹备工作,对各责任部门落实知识产权管理评审决定的情况进行检查和验证。
4.4各部门配合提供评审所需有关材料,落实评审决定。
5.管理内容
5.1评审频次及方式
5.1.1公司每年至少进行一次知识产权管理评审,采用会议形式进行,需增加评审次数时,评审时间间隔不超过12个月;
最高管理者还可以根据知识产权管理体系建立、运行的情况,结合实际需要考虑增加知识产权管理评审的频次。
确保知识产权管理体系的适宜性、充分性和有效性。
5.1.2当公司的知识产权管理体系发生重大变化、公司发生知识产权方面的重大事故、遭遇知识产权纠纷、社会要求或环境条件发生变化时,由总经理提出进行知识产权管理评审。
所有涉及机构变动、基础设施增加、人员变动、知识产权创造与取得、科研项目新增、知识产权培训、合理化建议采纳所召开的各种工作专题会、年度工作会均可视为知识产权管理评审的一部分,公司可将其会议的纪要、安排以及落实情况作为知识产权管理评审的资料收集整理,交总经办归档、保存。
管理者代表和体系的主管部门按照体系要求对这些资料进行分析,结果报告总经理。
5.2参加评审人员
5.2.1知识产权管理评审由总经理主持,管理者代表负责组织知识产权办公室及各职能部门做好与知识产权管理评审有关的各项准备工作。
5.2.2参加管理评审的人员有:
公司高层、各部门负责人等,必要时由总经理决定其他需要参加评审的人员。
5.3知识产权管理评审计划
5.3.1管理者代表组织知识产权办公室或会议的组织部门,编制知识产权管理评审计划/或会议通知,知识产权管理评审计划/或会议通知经管理者代表/或主管领导审核后,报总经理批准后实施。
5.3.2在知识产权管理评审会议进行前,由知识产权办公室/会议组织部门将知识产权管理评审计划/会议主题下发或通知给参加知识产权管理评审的各职能部门。
5.4知识产权管理评审的输入
5.4.1知识产权管理评审的输入可以是下述内容的全部或部分:
(1)知识产权方针和目标;
(2)内部审核结果;
(3)企业经营目标、策略及新产品、新业务的规划情况;
(4)企业知识产权基本情况及风险评估信息;
(5)技术、标准发展趋势;
(6)财务经费实施绩效;
(7)预防和纠正措施的实施情况,如对知识产权有重大影响的措施;
(8)以往管理评估的跟踪措施实施情况及有效性;
(9)可能影响管理体系正常运行各方面出现的变化,如体制、法律法规、政策的变化等。
5.5管理评审的实施
5.5.1参加知识产权管理评审的部门人员在收到知识产权管理评审计划/会议通知后,各部门组织向管理者代表提供部门运行报告或问题现状阐述。
5.5.2管理者代表组织知识产权办公室对各部门提交的报告进行分析,在此基础上编制形成知识产权管理评审草案。
主题会议形式的管理评审可不形成管评草案。
5.5.3知识产权管理评审由总经理主持,参加会议的人员对管理评审草案的内容进行讨论分析,并做会议纪要。
专题会议形式的管评可由会议主管部门对会议进行记录,形成会议纪要,并将纪要及落实的全部资料传递给总经办一份。
5.6管理评审的输出
5.6.1管理评审的输出可以是下述内容的部分或全部:
(1)提出知识产权方针和目标的改进措施;
(2)提出知识产权管理制度及管理程序的改进措施;
(3)确定人力资源、基础设施、财务资源及信息资源投入措施;
(4)保持评审的输入和输出记录;
(5)实施评审的决定和措施,在管理者代表的的主持下,制定责任部门,制订实施计划,明确完成时间。
计划报最高管理者批准后,下发实施,各相关职能部门对实施情况进行协调、监督和检查。
5.6.2知识产权管理评审会议结束后,由管理者代表根据知识产权管理评审输出的要求进行总结,组织知识产权办公室编制“管理评审报告”,报告要阐明总经理在会上做出的结论和提出的要求,尽可能对应管理评审草案提出的条款,经总经理审批后,由知识产权办公室分发给各相关部门。
5.7知识产权管理评审报告的落实
5.7.1各责任部门根据知识产权管理评审报告的要求,制订落实措施并执行,执行的记录交知识产权办公室。
知识产权办公室或会议主管部门负责对各部门落实知识产权管理评审/专题会议决定的情况进行检查和验证,管理者代表督促各部门落实评审决定。
5.7.2执行知识产权管理评审决定如涉及纠正和预防措施时,按《纠正和预防措施控制程序》要求办理。
5.7.3知识产权办公室/会议主管部门将各部门执行管理评审决定的情况向管理者代表汇报。
5.7.4会议主管部门将资料交人事行政部一份,人事行政部整理有关记录归档。
6.相关文件
6.1ZY-IPGL-IPB-14管理评审首(末)次会议签到表
6.2ZY-IPGL-IPB-15纠正和预防措施表
6.3ZY-IPGL-IPB-16管理评估计划
6.4ZY-IPGL-IPB-17管理评审报告
核准(APPROVED)
审核
(CHECKED)
承办
(PREPARED)
发行单位(ISSUEDBY)
知识产权办公室
BY
系统名称:
SYSTEM
主题:
SUBJECT
文件编号:
DOCUMENTNO
知识产权管理系统
培训控制程序
ZY—IPGL-21
培训控制程序
1.目的和范围
1.1提高人员素质、工作能力,促进知识产权管理体系的正常运作。
1.2本程序适用于本公司范围内所有员工的培训。
2.引用(相关)标准和文件
2.1《企业知识产权管理规范》
3.定义
3.1新进员工的培训:
新入职员工由人事行政部组织对其进行企业文化及安全知识、质量管理、知识产权等基础知识的培训。
3.2在职培训:
凡试用期满且正式聘用的员工,为提升其技能、理念等进行的培训。
4.职责
4.1总经理负责公司年度培训计划的批准。
4.2人事行政部负责编制公司年度员工培训计划并呈报,管理公司员工培训的组织实施和岗位资格鉴定、考核工作,
4.3各部门负责提出本部门员工培训计划呈报,对批准的培训计划负责实施,组织岗位技能培训、考核。
5.管理内容
5.1知识产权办公室组织确定各部门从事与知识产权工作有直接责任和可能产生影响的岗位人员的要求,编制岗位职责及适任条件。
5.1.1岗位职责及适任条件经总经理批准后,作为知识产权办公室及各部门选择、配置人员的主要依据。
5.1.2人事行政部依据岗位职责及适任条件中规定,组织各部门根据员工的教育、培训、意识和能力资格进行鉴定,评价该岗位员工是否具备相应的能力及意识要求。
对不具备岗位能力和意识的人进行可采用培训的方式,使其满足岗位要求。
5.2年度培训计划
5.2.1每年1月底前各部门根据本部门员工的实际情况制定培训需求计划,填写“员工培训计划审批表”,经本部门领导批准后交行政部。
5.2.2行政部根据各部门编报的“员工培训计划审批表”编制公司年度员工培训工作计划,于2月底前上报总经理,经批准后执行。
5.2.3每年在执行培训计划过程中如需调整,由提出部门填“员工培训计划审批表”,注明补充或调整,经本部门领导批准报行政部,由行政
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