办公人员Word基础操作技能.docx
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办公人员Word基础操作技能
中文文字处理软件Word2003
本章学习目标3
案例1创建Word2003文档3
任务1:
启动中文Word20033
任务2:
了解中文Word2003工作界面3
任务3在文档中输入文本4
任务4保存文档6
任务5 退出中文Word20036
案例2企业红头文件制作6
任务1设置红头文件标题7
任务2制作公文标识符9
任务3 打印文件11
案例3课程表制作13
任务1 输入标题13
任务2 创建表格13
任务3 绘制斜线表头15
任务4 合并单元格15
任务5 调整表格行高列宽16
任务6 表格中输入内容17
任务7 设置表格格式18
案例4学生成绩表20
任务1 创建学生成绩表20
任务2 表格的计算20
任务3 表格的排序21
任务4 表格转化为图表22
案例5 制作贺卡23
任务1 页面设置23
任务2 添加背景图片24
任务3添加艺术字26
任务4添加文本内容29
任务5对象的组合29
案例6制作校园小报31
任务1 版面设置33
任务2 制作刊头33
任务3 设置字体格式35
任务4 设置段落格式35
任务5 插入表格36
任务6 制作艺术字标题37
任务7 设置首字下沉38
任务8 设置分栏效果39
任务9 设置“网络心理病”标题40
任务10 设置竖排文字40
案例7编写数学试题41
任务1 制作试卷41
任务2 保护文档44
任务3 文档的恢复45
案例8 毕业论文编排46
任务1 制作封面46
任务2 创建论文页眉/页脚46
任务3 定制毕业论文样式48
任务4 使用样式设置毕业论文格式49
任务5 使用文档结构图管理毕业论文50
任务6 制作毕业论文目录50
任务7 拆分窗口52
任务8 创建模板53
案例9批量制作请柬54
任务1 利用实用文体向导制作符合主文档要求的文档54
任务2 制作数据源文件56
任务3 利用邮件合并功能制作请柬56
本章小结60
习 题60
第三章
本章学习目标
●掌握Word2003基本操作
●学会文档字符格式、段落格式的设置、页眉页脚和页面设置及文档打印
●熟悉表格的创建、调整、修饰、计算与排序
●掌握插入与编辑图片、文本框、艺术字与公式的方法
●了解样式和模板的使用方法
●掌握邮件合并的方法
中文Word2003是中文Office2003中使用频率最高、功能最强的成员,其工作界面友好,文字处理能力强,能够进行图文混排处理,大大方便了文稿的编辑,可以高效率、高水平地处理各种办公文件、商业资料及信函。
案例1创建Word2003文档
案例描述:
初次使用Word2003,需要学会程序的启动、关闭,初步认识工作界面的组成,重要的是能够正确操作和管理文档,以打好Word2003的基本功,提高文字处理效率。
任务1:
启动中文Word2003
1.操作步骤
单击任务栏上的“开始”按钮,选择“所有程序→MicrosoftOffice→MicrosoftOfficeWord2003”命令项,启动中文Word2003,同时系统会自动建立一个名为“文档1.DOC”的空白Word文档,如图3-1所示。
2.归纳与总结
新建Word文档还有如下3种,创建的方法如下:
方法1:
选择“文件→新建”菜单命令,屏幕的右侧会自动打开“新建文档”任务窗格。
在该任务窗格的“新建”选项区域中列举了5种新建Word文档的选项,如图3-2所示,单击第1项“空白文档”,可新建空白Word文档。
方法2:
双击桌面上的MicrosoftWord快捷方式图标。
方法3:
通过“资源管理器”、“我的电脑”或“我的文档”等,找到要打开的已存在的中文Word2003文档,然后双击该文档图标,可启动中文Word2003,同时打开该文档。
方法4:
单击常用工具栏上的“新建”按钮
。
任务2:
了解中文Word2003工作界面
中文Word2003的工作界面包括标题栏、菜单栏、工具栏、文档窗口、任务窗格和状态栏等6部分,如图3-1所示。
图3-1Word窗口
任务3在文档中输入文本
文本包括汉字、英文、数字、标点符号和特殊符号等,其输入原则是:
录入中文时,选择全角、中文标点状态;录入英文、数字时,选择半角、英文标点状态。
输入如图3-3所示内容。
图3-3 文本录入练习内容
图3-2“新建文档”任务窗格
1.操作步骤
●文本的输入
(1)设置插入点。
把鼠标指针指向插入内容的开始位置,单击左键。
(2)选择输入法。
Word启动后处于英文输入法状态,输入中文时,需要切换到中文输入法状态。
单击任务栏右侧的输入法指示器图标
,在弹出的快捷菜单中选择一种中文输入法,在此以智能ABC输入法为例,此时屏幕上出现输入法工具栏。
如图3-4所示。
也可按【ctrl】+【Shift】组合键,将依次循环显示已安装的各种输入法,从中选择一种输入法;按【ctrl】+【Space】组合键,实现中/英文输入法的切换。
●符号的插入
图3-5“符号”对话框
图3-6“日期和时间”对话框
选择“插入→符号”菜单命令,打开“符号”对话框,如图3-5所示。
单击选中需要的符号,再单击“插入”按钮,选中的符号出现在光标所在位置。
●日期和时间的输入
当需要输入当前日期或时间时,可以使用以下方法:
(1)将插入点移至需要插入日期或时间的位置。
(2)选择“插入→日期和时间”菜单命令,打开“日期和时间”对话框,如图3-6所示。
(3)在“语言”下拉列表框中选择“中文”。
(4)在“可用格式”列表框中,选定“2007-1-29”。
(5)单击“确定”按钮。
2.归纳与总结
文本的输入是Word操作的基本功,用户应加强这方面的训练。
通常情况下,文本输入过程中是以纯文本方式进行的,如果在输入的同时进行格式设置,不仅影响输入速度和正确率,也给今后的编辑带来不少麻烦。
常用符号的插入还可通过输入法工具栏的“软键盘”来快速实现。
方法如下:
右击输入法工具栏上的“软键盘”按钮,在弹出的“软键盘”菜单中选择符号类别,如图3-7所示,然后单击键盘上相应的按键,就可以输入相应的特殊符号,如图3-8所示。
再次单击“软键盘”按钮,关闭软键盘。
图3-8“特殊符号”对话框
任务4保存文档
1.操作步骤
单击“常用”工具栏上的“保存”按钮,或选择“文件→保存”菜单命令,打开“另存为”对话框,指定“保存位置”为“D:
\计算机文化基础\Word”,“文件名”为“Word基本操作”,保存类型为Word文档(*.doc),单击“保存”按钮即可。
2.归纳与总结
文档的保存还可通过下述方法来进行。
(1)单击窗口右上角的“关闭”按钮,在弹出的对话框中,单击“是”按钮,,也可保存文档。
(2)对于已保存过的文档,也可采用上述方法进行保存,在保存过程中不再弹出“另存为”对话框。
(3)选择“文件→另保存”菜单命令,可实现文档的备份保存。
任务5 退出中文Word2003
1.操作步骤
选择“文件→退出”菜单命令,关闭当前文档。
2.归纳与总结
单击中文Word2003标题栏右侧的“关闭”按钮,也可关闭当前文档。
案例2企业红头文件制作
案例描述:
这是一个企业部门经理任命通知的红头文件。
它由文件头、文件标题、正文和发文时间等组成。
红头文件有严格的格式,用户创建时应注意这些细节。
图3-9所示的是关于某企业部门经理任命通知的红头文件效果图。
图3-9 红头文件效果图
任务1设置红头文件标题
1.操作步骤
(1)在文档中分两行分别输入“雏志电脑资讯有限责任公司”和“关于网络事业部部门经理任命通告”文字。
选中字符“雏志电脑资讯有限责任公司”,选择“格式→字体”菜单命令,打开“字体”对话框,选择“字体”选项卡,在“字号”列表框中选择“一号”、“中文字体”下拉列表框中选择“黑体”,“字形”列表中选择“加粗”,“字体颜色”选择为“红色”,如图3-10所示,单击“确定”按钮。
(2)选中字符“关于网络事业部部门经理任命通告”,采用同样方法,将“字号”设置为“小二号”,字体设置为“黑体”,“字形”设置为“加粗”,“字体颜色”设置为“红色”。
图3-10“字体”对话框
(3)选中字符“雏志电脑资讯有限责任公司”,选择“格式→段落”菜单命令,打开“段落”对话框。
选择“缩进与间距”选项卡,在“间距”栏下将“段前”和“段后”值分别设置为“0.5行”,在“对齐方式”下拉列表框中选择“居中”选项,如图3-11所示。
图3-11“段落”对话框
图3-12 文件标题效果图
(3)采用相同方法对“关于网络事业部部门经理任命通告”的段落间距进行设置,将段前间距设置为“1行”,段后间距设置为“0.5行”,设置对齐方式为“居中”。
完成后效果如图3-12所示。
2.归纳与总结
(1)设置字符和段落格式时,必须先选中操作对象,再进行相关操作。
(2)设置字符和段落格式,也可以先选择内容或定位光标后,单击鼠标右键,在弹出的快捷菜单中选择“字体”或“段落”选项,打开相应的对话框,进行设置。
(3)字号列表中给出了常见规格的字号,当用户需要输入列表中没有的特殊字号的字符时,可先将字符选中,在字号文本框中直接输入字号大小,如200,单击“确定”按钮。
(4)两段标题的间距保持在1.5行,是为了能在中间插入特定的公文标识符。
任务2制作公文标识符
1.操作步骤
(1)单击“绘图”工具栏中“直线”按钮
,在标题中间划出一条直线,如图3-13所示。
图3-13绘制直线
(2)双击该直线,打开“设置自选图形格式”对话框。
在“颜色与线条”选项卡中,线条颜色设置为“红色”,线型、粗细设置为“3磅”“细实线”,如图3-14所示。
图3-14 “自选图形”格式对话框
(3)在“大小”选项卡中,将直线的宽度设置为“5.7厘米”,高度不变;在“版式”选项卡中,选择“浮于文字下方”,单击“确定”按钮。
(4)将制作好的直线复制出一条,将它们并排放置于主标题下方。
两条直线中间留出一定的空缺,用来放置“★”。
(5)单击“绘图”工具栏中的“自选图形→星与旗帜→五角星”图标,如图3-15所示。
图3-15 绘制五角形1
(6)鼠标指针变成“十”字形,在文档中任意位置拖动鼠标,绘制出一个“五角形”图形。
双击该图形,打开“设置自选图形格式”对话框。
在“颜色与线条”选项卡中,将“五角形”图形的填充颜色设置为“红色”。
(7)在“大小”选项卡中,将“五角形”的高度与宽度分别设置为“0.8厘米”。
(8)在“版式”选项卡中,选择“浮于文字下方”。
设置完成后,将“五角形”移至两条直线中间,效果如图3-16所示。
图3-16 绘制五角形2
(9)依次单击这两条直线和五角形,将其全部选中,单击鼠标右键,在弹出的菜单中选择“组合→组合”命令,将上述图形对象组合在一起。
(10)输入如图3-9所示的具体通告内容和最后的签章、日期。
2.归纳与总结
(1)如果是行政机关的红头文件,对于文中字体及每页行数与每行字数都有具体的规定(正文用3号宋体字,一般每页排22行,每行28个字)。
关于每页行数与每行字数的设置,可以在“页面设置”对话框中的“文档网格”选项卡中来完成。
(2)制作企业联合公文文件头,可采用插入表格的方法来完成。
操作方法:
●
图3-17 插入表格布局标题
插入一个3行3列的表格,将第一列单元格合并,第三列单元格合并,如图3-17所示。
输入标题内容。
●选中表格,在“边框和底纹”对话框的“边框”选项卡中,设置边框线选项为“无”。
●选中表格中的文字,进行字体、字号、对齐方式等设置。
调整表格行高和列宽。
效果如图3-18所示。
山西省
学习这部分内容须用到表格操作的相关知识,可在学过表格操作后再来学习这部分内容。
任务3 打印文件
1.操作步骤
(1)单击“常用”工具栏上的“打印预览”按钮
,进入“打印预览”窗口。
文档内容按一定比例缩小到整页显示,以便用户查看整体打印效果,同时鼠标指针变成放大镜形,如图3-19所示。
(2)再次单击鼠标,文档内容恢复初始显示比例。
图3-19“打印预览”视图
(3)单击“打印预览”工具栏上“全屏显示”按钮
,可以全屏显示文档内容。
(4)单击“打印预览”工具栏上“关闭”按钮,退出打印预览视图。
图3-20“打印”对话框
反复66
(5)选择“文件→打印”菜单命令,打开“打印”对话框,如图3-20所示。
(6)设置打印的范围。
在“页面范围”栏中设定打印的范围,默认情况下,打印当前文档的全部页面。
(7)设置打印内容。
默认情况下是选择指定范围内的所有页面。
(8)单击“打印”按钮。
2.归纳与总结
(1)单击“常用”工具栏上的“打印”按钮
,可直接打印当前文档全部内容。
(2)第
(1)--(4)步为打印预览操作,如果能够确认当前文档没有问题,可跳过这几步直接进入打印操作。
(3)有时为了节省纸张,把文档编排在纸的两面进行打印。
方法如下:
●在图3-20所示“打印”对话框的“打印”下拉列表框中选择“奇数页”,单击“确定”按钮,开始打印文档。
●打印完成后,整理好前面打印完的纸张,将其背面朝上,重新叠放到打印机上。
●再次打开“打印”对话框,在“打印”下拉列表框中选择“偶数页”,单击“确定”按钮,即可打印出一份双面文档。
案例3课程表制作
案例描述:
课程表是学校教学管理的重要文件之一。
某班的课程表如图3-21所示,由表头、时间和课程名称组成。
其中标题为楷体三号,第一行为黑体四号,其余各行为宋体小四号,全部居中,第一列中除最上边和最下边的单元格外都添加灰度-25%的底纹,第五行中除第一单元格外所有的都合并成一个单元格,左上角的第一个单元格中绘制斜线表头,五号宋体。
图 3-21课程表
任务1 输入标题
1.操作步骤
(1)启动Word,将“文档1.doc”以“课程表.doc”为文件名保存在“d:
\计算机文化基础\word”中。
(2)第一行位置输入字符“课程表”,设置其格式为小三号、楷体、字符缩放为150%、居中对齐。
任务2 创建表格
1.操作步骤
(1)将光标定位第二行。
(2)选择“表格→插入→插入表格”菜单命令,打开“插入表格”对话框,如图3-22所示。
在“列数”和“行数”对话框内分别输入6、5,单击“确定”按钮,即可在插入点创建表格,如图3-23所示。
图3-22“插入表格”对话框
表格移
动控点
2.归纳与总结
(1)在word中还有以下两种常用的创建表格方法
方法1:
使用“插入表格”按钮创建表格
将插入点定位到需要插入表格的位置,单击“常用”工具栏上的“插入表格”按钮
,出现如图3-24所示的制作表格选择框。
拖动鼠标,选取5×6表格,然后松开鼠标。
图3-24“插入表格”按钮
方法2:
使用“铅笔”工具创建表格
图3-25“表格和边框”工具栏
单击“常用”工具栏中的“表格和边框”按钮
,加载“表格和边框”工具栏,如图3-25所示。
单击“表格和边框”工具栏上的“绘制表格”按钮
,鼠标指针变成铅笔状
。
将“铅笔”移至需要插入表格的位置,按下鼠标左键,在窗口内画出一个表格框,调整到合适大小后,松开鼠标左键,窗口中出现了一个空表框。
再用“铅笔”在空表格内画横线可添加行,画竖线可添加列。
再次单击“绘制表格”按钮,退出表格绘制状态。
若想删除某一线条,可单击“表格和边框”工具栏上的“橡皮擦”按钮
,鼠标变成橡皮擦状
,将鼠标放在该线条上单击左键,即可清除此线条。
(2)表格和文本可以相互转换。
选中表格或文本,选择“表格→转换→表格转换成文本”或“文本转换成表格”命令,单击“确定”按钮,可实现二者的转换。
(3)三种插入表格方法的区别
使用菜单,适合于创建行列数较多的规则表格;使用“插入表格”按钮,适合于创建行列数较少的规则表格;使用“铅笔”工具,适合于创建不规则表格。
任务3 绘制斜线表头
1.操作步骤
图3-26“插入斜线表头”对话框
(1)将光标定位在表格的任意单元格内,选择“表格→绘制斜线表头”菜单命令,进入“插入斜线表头”对话框,如图3-26所示。
(2)在表头样式下拉列表框中选择“样式一”,预览框中显示所选样式。
(3)在字体大小下拉列表框中选择表头中文字的大小为五号,一般比正常文字小2-3号。
(4)输入标题名称:
行标题框中输入“星期”,列标题框中输入“节数”。
(5)单击“确定”按钮。
2.归纳与总结
利用“表格和边框”工具栏中的“绘制表格”工具(铅笔)也可以手工绘制斜线表头。
添加斜线表头后的表格不能生成图表,用户可根据实际情况选择是否需要添加斜线表头。
任务4 合并单元格
1.操作步骤
(1)将鼠标指针移到单元格B5(第5行与第2列交叉的单元格)中,按下左键拖动鼠标到单元格F5,经过的单元格反相显示,即被选中。
(2)单击“表格和边框”工具栏中的“合并单元格”按钮
,将选中的单元格合并成一个单元格。
2.归纳与总结
(1)表格操作前,要先将待操作单元格选中。
单元格的选中是表格最基本的操作,方法较多,用户可根据自己习惯来选用。
将鼠标指针移到单元格的左边框线上,指针变成右斜上黑色实心箭头
,单击鼠标选中当前单元格;双击鼠标选中当前行。
鼠标指针移至列的顶部,指针变成向下的黑色实心箭头
,单击鼠标选中该列。
将鼠标指针移到单元格按住鼠标左键拖动,经过的单元格即被选中。
当鼠标指针移过表格时,表格左上角出现“表格移动控点”
,单击此控点,可选中整个表格。
另外,将插入点定位于表格内任一单元格中,选择“表格→选择”菜单命令,在出现的子菜单中分别选择“行、列、单元格、表格”命令,可选中相应的行、列、单元格和整个表格。
(2)为了准确描述单元格的位置,Word给每个单元格都设置唯一编码。
编号的规则是:
表格最上方一行的行号为1,向下依次为2、3、4、…;表格最左一列的列号为A,向右依次为B、C、D、…;单元格的编号由列号和行号组成,列号在前,行号在后。
例如:
如图3-21所示表格中“星期一”所在单元格的编号为B1。
连续区域的单元格采用首尾单元格之间加冒号分隔来表示,例如:
选中第一行的第2、3、4单元格可描述为B1:
D1。
(3)不规则的表格,可以由规则表格通过“合并单元格”和“拆分单元格”方法生成。
(4)选择“表格→合并单元格”命令,可将选中的单元格合并成一个单元格。
任务5 调整表格行高列宽
1.操作步骤
当鼠标指针移过单元格的上下边框线时,指针变成带有上下箭头的双横线
,按下鼠标并上下拖动,会减少或增加行高。
将鼠标指针移到要调整的单元格的左右边框线时,指针变成带有水平箭头的双竖线
,按下鼠标并左右拖动,可减少或增加列宽。
2.归纳与总结
调整表格行高列宽还有另外两种方法。
图3-27“表格自动调整”菜单
方法一:
使用表格自动调整功能改变单元格的行高、列宽。
选中要调整的行或列,选择“表格→自动调整”菜单命令,弹出的子菜单中有“根据内容调整列宽”、“根据窗口调整列宽”、“固定列宽”、“平均分布各行”、“平均分布各列”等选项,如图3-27所示,可根据需要进行选择。
此方法适用于录入数据后的表格调整。
方法二:
使用“表格属性”对话框精确调整行高、列宽。
图3-28“表格属性”对话框
将插入点定位在表格的任一单元格中,选择“表格→表格属性”命令项,打开“表格属性”对话框,选择“列”选项卡,如图3-28所示,在“指定宽度”框中输入指定列的宽度值,单击“确定”按钮即可。
同样的方法可调整指定行的高度。
任务6 表格中输入内容
1.操作步骤
(1)将光标定位在A2单元格中,输入字符“星期一”。
(2)重复上述操作,输入表格中的所有内容。
2.归纳与总结
(1)每个单元格的内容都可以看作是一个独立的文本,具有段落属性,可以进行相关的字体和段落格式设置。
(2)当表格内容较多,需要跨页时,可通过“标题行重复”方式,给下一页自动添加标题行。
方法:
选中表格第一行,选择“表格”→“标题行重复”命令,其它页中的表格首行就会重复第一页表格首行的内容。
图3-30“边框和底纹”对话框
任务7 设置表格格式
表格格式设置原则:
先选中对象,再进行设置。
1.操作步骤
(1)表格中文字对齐的设置
选中整个表格。
单击“表格和边框”工具栏上的“对齐方式”按钮
,打开图3-29所示对齐方式列表框,单击第二行第二列的“中部居中”按钮即可。
(2)边框和底纹的设置
●选中整个表格。
●选择“格式→边框和底纹”菜单命令,打开“边框和底纹”对话框,选择“边框”选项卡,如图3-30所示。
线型选择“双实线”,宽度选择“1磅”,单击外边框;线型选择“单实线”,宽度选择“0.5磅”,单击内框横线和竖线,单击“确定”按钮,效果如图3-21所示。
●选中单元格区域A2:
A4,选择“格式→边框和底纹”菜单命令,打开“边框和底纹”对话框,选择“底纹”选项卡,“选择颜色”中选择“灰度-25%”,单击“确定”按钮。
2.归纳与总结
(1)表格建立好后,可以利用系统自带的“表格自动套用格式”对表格进行修饰。
“表格自动套用格式”样式中预定义了许多表格的格式、字体、边框、底纹和颜色供用户选择。
方法:
将插入点定位到表格内。
选择“表格→表格自动套用格式”菜单命令,打开“表格自动套用格式”对话框,如图3-31所示。
在“表格样式”列表框中选择一种格式,在“预览”框中可以看到排版效果。
单击“应用”按钮,本样式应用于当前表格。
图3-31“表格自动套用格式”对话框
(2)边框和底纹的设置,还可利用“表格和边框”工具栏上的相关按钮来进行,操作起来更加方便。
案例4学生成绩表
案例描述:
制作如图3-32所示的学生成绩表。
学生成绩表由课程名称、学生姓名和成绩组成,最后计算每个学生的总分,并按总分由高到低排序。
学生成绩表
制作本表的步骤是:
建立表格;录入数据;计算总分;按总分排序。
表格的建立和数据的录入方法前边已介绍过,这里重点介绍表格运算和排序。
任务1 创建学生成绩表
1.操作步骤
(1)输入标题名“学生成绩表”,将其格式设置为宋体、二号、居中对齐。
(2)将光标定位在下一行起始处,绘制一个8×6表格。
将其外边框设置为2磅双实线,内边框设置为1磅单实线。
(3)输入除总分列之外的全部数据。
第一行字符为黑体四号,其余字符为宋体小四。
结果如图3-34所示。
任务2 表格的计算
1.操作步骤
(1)将插入点定位于F4单元格中。
(2)选择“表格→公式”菜单命令,进入“公式”对话框,如图3-33所示;在“公式”栏中清除原有内容,填入新的公式“=B4+C4+D4+E4”。
单击“确定”按钮,完成于健的总分计算。
(3)使用同样方法可以将每位同学的总分计算出来。
图3-33“公式”对话框
2.归纳与总结
(1)表格的计算还可通过使用函数来进行。
方法是,将插入点定位于F4单元格中。
选择“表格→公式”菜单命令,进入“公式”对话框;在打开的“公式”对话框中,从“粘贴函数”下拉列表框中,选中“SUM”项后,“公式”文本框中会自动显示“=SUM(ABOVE)”,表示计算插入点所在单元格上方所有
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