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公文处理办法

第一章总则

第一条为使我校公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据《中国共产党机关公文处理条例》《国家行政机关公文处理办法》（国发〔2000〕23号）及《国家行政机关公文处理格式》（GBT9704-1999）国家标准，结合我校实际，制定本办法。

第二条本办法适用于我校党政管理工作中的公文处理工作。

第三条我校公文（包括校内发文和外来公文）是我校党政管理过程中形成和使用的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，施行管理措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。

第四条我校公文处理主要指所有校内发文的拟制和校内发文、外来公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第五条我校公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全；必须严格执行国家保密法律、法规和其它有关规定，确保国家和学校秘密安全。

第六条我校各级负责人应当高度重视公文处理工作，模范遵守国家和学校公文处理办法，并加强对本单位公文处理工作的领导和检查。

第七条我校党委办公室和校办公室（以下简称党办、校办）是学校公文处理的管理机构，负责学校的公文处理工作，并负责指导各二级单位的公文处理工作。

第八条我校党办、校办配备专职秘书，各二级单位党政系统配备兼职文秘人员，负责本单位日常党、政公文处理工作。

文秘人员应由具有较高政治和业务素质，工作积极，作风严谨，遵守纪律，恪尽职守的人员出任。

第九条我校公文处理专、兼职人员应加强公文处理知识的学习，严格按照国家规定及我校公文处理办法做好公文处理工作，在行文规则、文种使用、公文语言、公文格式、收发文办理、公文管理和归档方面，力求达到规范化要求。

第二章公文种类

第十条适用于我校公文的种类主要有：

（一）决定适用于对学校重要事项或重大行动做出安排；奖惩有关单位和人员；变更或者撤销下级机关不适当的决定。

（二）通告适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。

（三）通知适用于发布党内法规和行政规章制度，传达上级机关的指示，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，干部任免。

（四）通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

（五）报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

（六）请示适用于向上级机关请求指示、批准。

（七）批复适用于答复各二级单位的请示事项。

（八）意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。

上报、下发、平级发送的公文均可使用该文种。

（九）函适用于与不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项，与其它文种同样具有学校权限决定的法定效力。

（十）会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。

（十一）规定适用于我校党委部门对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。

（十二）决议适用于我校党委经会议讨论通过的重要决策事项。

以上除个别注明党委工作文件的文种，其余为党政部门均可使用的文种。

第三章公文格式

第十一条按公文的作用和行文关系公文可分为上行文、下行文、平行文三种格式。

报上级领导机关的公文为上行文，下发校内各单位的公文为下行文，与不相隶属机关公务往来中发出的公文称为平行文。

三种公文格式可从公文首页加以区别。

第十二条公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和发文日期等部分组成。

我校公文格式各要素的具体要求为：

（一）涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。

（二）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。

（三）我校行政公文发文机关标识由学校名称“重庆邮电大学”加“文件”组成；学校党委和纪委的发文机关标识分别由“中共重庆邮电大学委员会”“中共重庆邮电大学纪律检查委员会”加“文件”组成；平行文或其它特定公文发文机关标识为“重庆邮电大学”；党政联合行文时，使用学校党委的发文机关标识。

（四）学校发文字号由学校党委、行政、纪委的发文代字和年份、序号组成。

我校发文机关代字为：

“重邮”（行政发文）“重邮委”（党委发文和党政联合发文）；“重邮纪”（纪委发文）；“重邮函”（以我校行政名义向无隶属关系的机关发文）；“校简”（以学校行政名义向无隶属关系的单位发出的非正式公文）；会议纪要不需使用代字。

年份和序号应规范标识，且不能重复，错编、漏编。

（五）上行文应当注明签发人、会签人姓名。

我校公文的签发人应为学校校级领导。

（六）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。

公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

（七）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

（八）公文如有附件（指对正式公文具有补充、说明性的附加文字资料），应当在正文之后，成文时间之前，且注明附件顺序和名称。

（九）成文日期以学校领导人签发的日期为准，党政联合行文以最后签发的学校领导人的签发日期为准。

（十）我校向外发出的公文均应加盖学校公章，印章要盖在成文时间正中央，要求印章上弧不压正文，下弧压在成文时间上。

学校党政联合行文，加盖党委和行政的印章；与外单位联合行文，由主办机关加盖印章。

向校内下发的公文一般不加盖公章。

（十一）公文如有附注（需要注明的其它事项），应当加括号标注于成文时间之下。

（十二）公文应当按《国务院公文主题词表》和《高等学校档案通用主题词表》及上级机关的要求标注主题词。

一份文件标注的主题词最多不超过7个。

（十三）抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓的其它单位。

抄送单位应使用全称或规范化简称、统称。

多个抄送单位一般按照先外后内、先大后小顺序排列。

（十四）公文文字从左至右横写、横排，每页排印22行，每行28个字。

第十三条公文中各组成部分的标识规则，字体、字号、字距、行距、页边与版心尺寸及装订印刷要求，参照《国家行政机关公文格式》（GBT9704-1999）国家标准执行。

第十四条公文用纸一般采用国际标准A4型（210MM×297MM），左侧装订。

张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

第四章行文规则

第十五条行文应当确有必要，注重实效。

可发可不发的公文尽量不发。

第十六条行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般

不得越级请示和报告。

第十七条校内的重要发文应当同时抄送重庆市教委或重庆市级相关单位。

第十八条“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。

“报告”不得夹带请示事项。

第十九条学校内设机构不得对外正式行文，也不可相互行文。

第二十条除特殊情况外，不得以学校名义向上级机关或其它单位负责人个人报送公文。

第二十一条按行文目的和行文关系正确使用“意见”文种。

作为上行文，应按请示性公文的程序和要求办理；作为下行文，向各二级单位布置工作、传达需要执行的事项，在文中应提出贯彻执行的明确要求，文中无明确要求的，则表示各二级单位可参照执行；作为平行文，提出的意见供对方参考。

第二十二条涉及多个部门的工作，应在相关部门意见一致，学校相关会议通过或校领导同意的情况下方可行文。

第二十三条学校党委、行政对学校的一些重大问题或重要工作可联合行文，特殊情况下学校行政可与校外其它单位联合行文。

第二十四条各二级单位对职权范围能够处理以及相互之间能够当面协商解决的问题，一般不要以学校名义行文。

对于超出职权范围的问题，由主办单位报学校处理，根据实际情况确定是否需要行文。

第二十五条涉及外事方面的事宜需要行文，必须有学校外事部门提出意见，方可行文。

第五章发文办理

第二十六条发文办理指各二级单位以学校名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、校对、复核、缮印、用印、登记、发文等程序。

第二十七条以学校党委或行政上报和下发的综合性文件由党办、校办负责拟稿；以学校名义报出或下发的内容属各职能部门业务范围内的文件由分管职能部门负责拟搞；个别学生管理方面的文件可由相关学院拟稿；内容涉及几个部门时，由主办部门会同相关部门协商拟稿、会签。

第二十八条草拟公文应当做到：

（一）符合国家的法律、法规有关规定，符合我校的职责权限，并做到与其它有关公文无重复或脱节、矛盾，如提出新的政策规定，应当切实可行并加以说明。

（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，书写工整，篇幅力求简短，禁用口语、方言。

（三）根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系正确选用规定的公文文种，不得随意生造和滥用文种。

（四）拟制计划类和规章制度方面的公文，不得直接使用普通应用文的文种，应以正式公文“通知”文种“印发”或“转发”公文的具体内容，“通知”和公文内容合为一份正式公文。

把上级机关、平行机关和不相隶属机关的公文发给各二级单位执行和参考的用“转发”；以学校名义拟制的计划类和规章制度等方面的公文发给各二级单位遵照执行的用“印发”、“下发”或“发布”；把以职能部门名义拟制的非正式公文加批语发给各单位执行或参照执行的用“批转”。

（五）公文正文内容都应使用文字表述，不能以表格或其它格式反映公文的主要内容，文字不方便表述的内容再以附件（可用表格或其它格式）的形式对正文进行补充。

（六）附件由拟稿单位制作，文字材料的标题、字体、字号、字距、行距按正文要求处理。

附表要求制作规范、大方、美观。

所有附件必须与正文一同送交党办、校办审核。

（七）人名、地名、数字、引文准确。

引用公文应当先引标题，后引发文字号。

引用外文应当注明中文含义。

日期应当写明具体的年、月、日。

（八）结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“

（一）”，第三层为“1”，第四层为“

（1）”。

（九）应当使用国家法定计量单位。

（十）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。

使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

（十一）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

第二十九条拟制公文，对涉及其他部门职权范围的事项，主办单位应主动与相关部门协商，取得一致意见并经相关部门会签后方可行文。

经协商确实不能达成一致意见，主办单位要认真研究、协商，不得将意见不一致的文稿报校领导签发。

主办单位负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以请党办、校办协调或裁定。

第三十条公文审核、会签、签发程序为：

经拟稿单位负责人审核后，先送相关部门会签，然后返回拟稿单位，由拟稿单位送学校党办、校办核稿，后报校领导审核签发。

第三十一条公文审核：

公文送校领导签发前，应当进行审核，先由拟稿单位负责人按《重庆邮电大学公文处理办法》进行审核，然后送党办、校办审核。

党办、校办文秘人员审核重点是对公文内容进行把关，审核内容是否符合国家法律、法规和方针，与现行政策是否衔接，是否与学校有关规定相抵触，是否具有可操作性，是否与有关部门协商、会签，文字表述是否准确等；同时负责审核行文方式是否妥当，是否符合行文规则和公文拟制要求，公文格式是否符合有关规定。

经审核不符合要求的文稿，党办、校办有权进行修改或退回拟稿单位修改重报。

第三十二条公文签发：

以我校党委、行政名义发出的公文需经主持工作的校领导审核签发，一般本着“谁主管谁负责”的原则，特殊情况下其他校领导可以代签。

第三十三条草拟、修改和签批公文，字迹应当清晰、工整，文稿首页填写《重庆邮电大学发文稿纸》，正文不得在文稿装订线外书写。

公文拟稿纸一律使用A4纸张，文稿内容用笔书写或用计算机打印。

为符合存档要求，修改、签批公文需使用钢笔或签字笔（蓝黑、碳素钢笔墨水），禁用圆珠笔和铅笔等。

第三十四条公文校对：

经校领导审核签发后的公文返回党办、校办登记编号，进行编排打印，形成样稿，先交拟稿单位校对，后由党办、校办复核。

（一）拟稿单位校对的重点是：

经审核修改后公文的文字、标点符号是否有错误，公文内容是否符合行文原意等。

同时对公文其它要素（如发文字号、主题词、成文日期等）进行认真校对。

公文校对中需要修改的地方，须按国家标准（CB/T14706—1393）正确使用校对符号并遵守使用规则，校对时使用钢笔或圆珠笔，不得使用铅笔。

拟稿者校对后，在发文单上签上姓名，送回党办、校办。

（二）党办、校办文秘人员对校对后的公文进行全面复核。

仔细审核公文是否符合行文规则，密级、印发范围、主题词、公文文字、标点符号是否有错误，审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，公文格式是否统一、规范等，复核后签上姓名，形成定稿，通过办公自动化系统进行处理，准备发文。

（三）经打印、校对、复核后的公文，要求文字准确率高、排版规范方可发文；上报和存档的纸质公文要求外观形式美观，印刷字迹清晰，页面干净，装订整齐。

（四）公文发出后，拟稿单位应将公文草稿和一份纸质公文（正式文件）加盖公章收存归档。

第六章收文办理

第三十五条收文办理指学校党办、校办及各二级单位收到公文（包括校内外电子公文）的办理过程。

主要有外来公文及校内公文的签收、登记、拟办、分送、批办、承办、催办以及电子公文的接收、传递、批办、承办、催办等程序。

第三十六条各种形式传递来的外来公文一律由党办、校办机要秘书签收、启封。

各二级单位应设置专人负责收文办理工作，认真按照办理程序操作（可参照党办、校办办理外来公文程序）。

第三十七条党办、校办机要秘书办理外来公文时，要认真检查密封、编号、正文和附件的份数、页数、分发单位、缓急程度、秘密等级、主送单位、抄送单位等，并逐项登记清楚。

通过网络传送的外来电子公文也应下载按以上要求进行处理。

第三十八条对于上级来文，党办、校办主任应及时提出拟办意见，需要两个以上部门办理的公文应明确主批人或明确主办部门和协办部门。

紧急公文应当明确办理时限。

第三十九条审批公文，主批人应当明确签署意见，并写上姓名和审批时间，其它审批人签字表示“同意”。

第四十条承办部门收到需承办的公文后，应当及时处理。

对于不属本部门职权范围或不宜由本单位办理的应当迅速退回校党办、校办，并说明理由。

对于确因客观原因不能在规定时限内办理完毕的，应及时向党办、校办讲明原因以告知来文单位并取得同意。

对于两个以上部门同时办理的公文，主办部门应当与协办部门主动协商，及时处理。

第四十一条未经文件制发机关同意或授权，党内文件阅读范围不得自行扩大。

第四十二条送负责人批示或者交有关部门办理的公文，党办、校办和承办单位文秘人员要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

第四十三条各二级单位收文人员要密切注意接收校内电子公文，每半小时应查看网上信息，保证公文及时办理。

第七章公文归档

第四十四条公文办理完毕后，根据《中华人民共和国档案法》和我校有关规定，及时将公文定稿、正本和有关材料整理（立卷）归档。

个人不得保存应当归档的公文。

第四十五条所有外来公文由党办、校办按国家和上级有关规定负责归档。

我校党政公文由拟稿单位和我校综合档案室按国家规定及我校公文处理办法负责归档。

拟稿单位要妥善保存校内电子公文的纸质定稿，及时移交综合档案室归档。

第四十六条公文归档，应当根据其特征、相互联系和保存价值分类整理立卷，要保证档案的齐全、完整，能正确反映我校的主要工作情况，便于保管和利用。

第四十七条联合办理的公文，原件由主办机关整理（立卷）、归档，其他机关保存复制件或者其他形式的公文副本。

第四十八条归档范围的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向学校档案部门移交。

第四十九条拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张，必须符合存档要求。

第八章公文管理

第五十条公文由我校党办、校办统一收发、审核、用印、归档和销毁。

第五十一条个人出差、开会带回的公文，应当视内容及时交党办、校办处理。

第五十二条工作需要翻印公文时，除绝密和注明不准翻印的之外，需经党办、校办主任批准，可以翻印。

翻印时，应当注明翻印的部门、时间、份数和印发范围。

第五十三条翻印及复印的公文，视同正式公文管理。

公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印单位证明章。

第五十四条不具备归档和存查价值及存档后多余的公文，经过鉴别并经党办、校办主任批准，可以统一由党办、校办销毁。

第五十五条销毁涉密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。

其中，销毁涉密公文（含密码电报）应当进行登记。

第五十六条我校工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文及时移交、清退。

第五十七条密码电报的使用和管理，按照有关规定执行。

第九章校内电子公文处理

第五十八条校内电子公文处理目前主要指通过办公自动化系统处理校内发文，上报公文和其它对外发文暂不通过办公自动化系统处理。

第五十九条根据公文处理的流程和权限，各单位可以利用办公自动化系统的公文处理模块实现公文的拟稿、审核、批阅、签发、登记、传文和归档。

涉及学校重大机密事项的公文，不通过办公自动化系统处理。

第六十条拟稿单位新建公文，需填妥公文信息，一般包括秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送单位、主题词、抄送单位等部分。

第六十一条公文办结后，必须及时按照归档要求，分别做好电子公文和纸质公文的存档归档工作。

电子公文由党办、校办负责，纸质公文由拟稿单位负责。

第六十二条办公自动化系统出现故障，短时间不能恢复服务，发送公文可暂时使用纸质公文。

第六十三条对办公自动化系统中公文处理流程设置、公文类型、公文格式及管理方面的问题由党办、校办负责协调。

属于网络技术方面的问题由我校网络及信息管理中心提供服务。

第十章附则

第六十四条以学校名义拟制的各类合同、协议、工作总结、简报、大事记、调查报告等重要的非正式公文（包括二级单位拟稿的）由党办、校办收存归档；各二级单位在公务活动中形成的所有非正式公文的办理、管理、归档，参照本办法执行。

第六十五条学校党政部门正式建制以外的各类机构的行文事项，可参照本办法办理。

第六十六条本办法在执行过程中的具体问题，由学校党办、校办负责解释。

二○○六年五月十七日

主题词：

公文处理办法

重庆邮电大学办公室

2006年5月17日印发