能源体系程序文件模板.docx

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能源体系程序文件模板

能源管理体系程序文件

2013-8-31发布2013-9-1实施

山东XXXX有限公司发布

说明

山东XXXX有限公司程序文件，作为能源管理手册的支持性文件，详细描述了公司能源管理体系所涉及的过程，规定了相关部门的职责、过程（活动）范围及控制要求。

本程序文件由管理者代表组织有关人员根据GB/T23331-2012标准要求，结合公司实际情况编写，经管理者代表批准后实施。

1、文件控制程序……………………………………………………………………………1

2、记录控制程序……………………………………………………………………………5

3、能源评审控制程序………………………………………………………………………7

4、法律、法规及其他要求控制程序………………………………………………………10

5、能源绩效参数、基准控制程序…………………………………………………………18

6、能源目标、指标、管理实施方案控制程序……………………………………………22

7、能力、培训和意识控制程序……………………………………………………………26

8、信息沟通程序……………………………………………………………………………28

9、运行过程控制程序………………………………………………………………………32

10、能源服务、产品和能源采购控制程序…………………………………………………34

11、监视、测量与分析控制程序……………………………………………………………36

12、监测和计量装置控制…………………………………………………………………39

13、不符合、纠正和预防措施控制程序……………………………………………………42

14、内部审核控制程序………………………………………………………………………46

15、管理评审控制程序………………………………………………………………………50

16、用能设备的购买、使用、维护和处置程序……………………………………………54

17、应急准备和响应程序……………………………………………………………………58

18、设计控制程序……………………………………………………………………………60

控制编号：

XX-NYGL-CX-01-2013

版本：

A

标题：

文件控制程序

编制

审核

批准

1目的

对文件进行控制，确保与能源管理体系运行有关场所及时获得和使用文件的有效版本，防止作废文件的非预期使用。

2范围

适用于公司能源管理体系有关的所有文件的控制。

3职责

3.1最高管理者负责批准、发布能源管理体系的方针、目标及能源管理手册。

3.2管理者代表组织编制、审核能源管理手册、程序文件，并负责程序文件的批准、发布。

3.3综合管理部是公司文件的归口管理部门，负责管理手册、程序文件的编号、发放、存档；建立公司“受控文件清单”；各相关部门建立本部门的“受控文件清单”。

3.4综合管理部负责能源管理手册、程序文件的更改、定期评审、作废回收管理。

3.5各部门负责本部门能源管理体系文件的编制、使用、收集、整理、归档管理。

3.6生产技术部负责组织编写能源管理手册和能源管理方案。

4控制要求

4.1文件分类

a）能源管理体系手册，简称能源管理手册

阐述公司能源管理方针、目标、组织机构、职责权限及能源管理体系的要求。

b）能源管理体系程序文件，简称程序文件

GB/T23331-2012标准要求的程序文件（共18份）及记录。

c）其他与能源管理体系有关的文件

是除手册和程序文件以外，具体指导管理体系工作的详细文件，是程序文件的支持性文件。

主要包括作业指导书、管理性规章、技术性规程、能源基准、能源目标和指标、能源管理实施方案、标准及适用的外来文件（包括法律法规、规程、规范、标准、合理用能评估报告、设备说明书以及相关方文件等）。

4.2文件编号

4.2.1文件编号按下述规则要求执行：

a）能源管理手册的编号：

XX-NYSC-版次；

b）程序文件编号：

XX-NYGL-CX-XX-版次；

c）作业指导书等其他文件编号：

XX-ZY-部门代号-XX；

d）记录编号：

XX-BG-部门代号-N条款号-XX

说明：

XX—山东XXXX集团有限公司缩写；SC—管理手册的缩写；

NY及NYGL—分别代表能源管理体系；CX—程序文件的缩写；

版次—用A、B、C……表示；XX—文件、记录的顺序号。

4.2.2各部门代号规定如下：

综合管理部ZH资产管理部ZC生产技术部JS安全环保部AH营销中心YX工程保障部BZ人力资源部RL动力部DL品管部PG油品车间YP财务部CW

4.3文件的编制、审批

4.3.1能源管理手册和程序文件由管理者代表组织有关部门的人员编写。

能源管理手册由管理者代表审核，最高管理者批准；程序文件由各相关部门负责人审核，管理者代表批准、发布。

4.3.2其他与管理体系有关的作业指导书、管理规章等文件由各职能部门负责编制，部门负责人审核，分管经理批准。

4.3.3审核和批准要在原文件上留有审核人和批准人的签字，以便存档备查。

4.4文件的发放及控制

4.4.1能源管理手册和程序文件要按拟定批准的发放范围由综合管理部统一发放，文件使用者在“文件发放、回收审批记录”上签名领取文件，文件加盖“受控”印章，每份文件都有唯一的分发号，以便于追溯和管理。

4.4.2各部门编制的与能源管理体系有关的作业指导书等其他文件由各部门负责编号、标识，拟定发放范围，经分管领导批准，加盖“受控”印章和分发号后发放。

各部门建立本部门的“受控文件清单”，并到综合管理部备案。

“受控文件清单”每年修订一次。

4.4.3为确保用于办公场所和生产现场的文件为有效版本，各级文件管理人员在接收或发放文件时要做好登记，借阅文件要做好借阅登记。

4.4.4文件不准随意复印，若需要时，须经本部门负责人或文件管理部门负责人批准后，由发放部门进行复印并登记。

4.4.5文件损坏或丢失，按规定程序办理领用手续，文件管理员在补发文件时给予新的分发号，并注明丢失文件的分发号作废。

4.4.6文件分为“受控”与“非受控”文件。

凡是与能源管理体系有关的文件均为受控文件，由各部门按有关规定执行。

综合管理部负责编制公司“受控文件清单”（包括外来文件），便于管理各类文件。

受控文件应在文件首页的右上角加盖“受控”专用章，公司级行政性管理文件以公章为受控标识。

4.5文件的更改

4.5.1文件更改时，由申请更改单位填写“文件更改申请”说明理由，对重要的更改内容（如技术参数）还应附有理论依据。

更改后的文件由原审批人审批，原审批人有变化时，由接替其岗位或其授权人审批。

4.5.2文件更改批准后，能源管理手册和程序文件由综合管理部实施更改，其他文件（作业指导书、管理规章等）的更改由文件发放部门实施。

4.5.3文件的更改方式：

划改或换页。

4.6文件的换版与作废

4.6.1文件经多次或大幅度修改时应换版，原文件作废，立即停止使用，由原发放部门收回后加盖“作废”印章；需作资料保留的作废文件，在文件首页上加盖“作废保留资料”印章。

4.6.2对有使用期限的受控文件，自超期之日起自行作废，各单位可作资料保留，不需收回，由各使用单位自行处置。

4.6.3确定无保留价值的作废文件，经分管领导批准后销毁处理，做好文件销毁记录。

4.7外来文件的管理

4.7.1收到外来文件的部门，需识别其适用性，并控制分发以确保其有效。

4.7.2对外来文件，属受控文件要加盖“受控”章，记入“受控文件清单”，编号仍采用原有编号，若需要下发时编制分发号。

4.7.3法律法规和其他要求的文件按《法律、法规及其他要求控制程序》执行。

4.8文件的评审

管理者代表组织综合管理部、生产技术部、安环部、动力部、XX车间等有关部门对体系文件定期评审，每年至少一次，各部门结合平时的使用情况可进行适时评审，评价体系文件的充分性和适宜性，根据评审情况提出改进意见。

4.9文件的使用管理

4.9.1各部门的文件由本部门妥善保管，应存放在干燥、通风、安全的地方。

4.9.2任何人不得在受控文件上乱涂乱划改，不准私自外借，确保文件清晰，易于识别和检索。

5记录

受控文件清单

文件发放、回收审批记录

文件更改申请

文件评审记录

文件借阅、复印记录

文件销毁记录

控制编号：

XX-NYGL-CX-02-2013

版本：

A

标题：

记录控制程序

编制

审核

批准

1目的

对能源管理体系运行记录进行有效控制和管理，以证实符合能源管理体系标准的要求以及所取得的能源绩效成果。

2范围

本程序适用于我公司与能源管理体系有关的各项活动所建立的记录的控制和管理。

3职责

3.1综合管理部是记录的归口管理部门，负责编制“公司记录清单”。

3.2各职能部门负责职责范围内记录的填写、整理、归档保管工作。

3.3管理者代表负责记录样本的批准及变更的签准。

4控制要求

4.1各部门负责收集整理、保存本部门与管理体系有关的记录。

4.2记录的标识、编号

记录的编号按《文件控制程序》执行；记录以编号、名称、填写日期或填写人员、班次等为标识。

4.3记录的填写

4.3.1记录填写要准确、及时、内容完整、字迹清晰，不得随意涂改；负责人签字的栏目不允许空白。

4.3.2如因笔误或计算错误要更改原内容，采用杠改方式，在其上方或附近写上更改后的内容，签上更改人的姓名及日期。

4.4记录的收集、编目、归档、保护与保存

4.4.1各部门把记录依日期顺序整理好，存放于通风、干燥的地方，记录应保持清洁，字迹清晰。

4.4.2各部门根据管理体系的运行、生产周期及本部门的实际情况规定记录的保存期限，归档管理。

4.4.3各部门编制部门“记录清单”，每年修订一次。

4.5记录的借阅与复印

各部门保管的记录应便于检索，需借阅或复印时要经保存部门负责人批准。

4.6记录表格编制、审批、更改的控制

4.6.1各部门编制的记录格式，由本部门负责人批准后使用。

4.6.2各部门可根据实际需要对记录格式进行更改，更改时执行《文件控制程序》中的有关规定。

4.6.3特殊媒体形式记录的控制

记录的形式除通常下的表格、图表、卡片等形式外，在特定的条件或场合下，也可以其他形式呈现，如电子版记录等，对该类记录的控制原则同上，对电子版记录要及时备份，防止丢失。

4.7记录的处置

对超过保存期的记录，各部门负责处理并作处置记录。

5相关文件

《文件控制程序》

6.记录

记录清单

文件借阅、复印记录

记录处置单

控制编号：

XX-NYGL-CX-03-2013

版本：

A

标题：

能源评审控制程序

编制

审核

批准

1目的

本程序旨在识别公司能源利用状况、主要能源使用，并确定改进能源绩效的机会的控制次序，为制定控制方案提供依据。

2范围

本程序适用于公司能源利用全过程的能源评审与控制活动。

3职责

3.1总经理负责能源评审报告、主要能源使用的批准。

3.2管理者代表负责能源评审报告、主要能源使用的审核。

3.3生产技术部组织进行公司能源评审活动。

3.4各单位负责本部门能源使用和能源消耗的能源评审活动。

4工作程序

4.1能源评审的时机

在建立能源管理体系前期，生产技术部首先组织全公司进行能源评审。

在能源管理体系正常运行过程中，每年进行一次能源评审。

当设施、设备、系统、过程发生显著变化时，应及时进行的能源评审。

4.2能源评审的内容和步骤：

4.2.1数据收集

生产技术部应结合本公司的能源种类和能源管理特点，采用下列方法进行能源数据的收集：

1）利用能源审计的结果；2）综合能耗计算结果；3）现场能耗监测；4）查阅原有的能源资料；或者其他方法。

在能源管理体系建立的初期阶段，能源初始评审内容详见《能源初始评审报告编制说明》。

4.2.2分析能源使用和能源消耗

运用能流图、设备清单、统计模型分析等工具结合收集到的数据，对能源使用和能源消耗进行分析，得出用能状况，主要包括：

1）能源的供给状况，包括当前的能源种类、来源、价格和质量等；2）评价过去和现在的能源使用和能源消耗。

各部门通过以上能源使用状况分析，列出《能源使用状况识别表》、《能源消耗结构统计表》。

4.2.3确定主要能源使用和能源消耗的区域

1）基于用能状况分析，识别出主要能源使用的区域：

识别对能源使用和能源消耗有重要影响的设施、设备、系统、过程和人员，并确定其现状。

人员包括为公司工作的人和代表公司工作的人员。

代表公司工作的人员包括服务承包商、兼职人员以及临时人员。

2）识别影响主要能源使用的其他变化因素，如市场供需状况、能源品种的变化、产品品种和产量、天气等。

3）确定对主要能源使用相关的设施、设备、系统、过程的能源绩效水平。

4）评估未来的能源使用和能源消耗，如扩产后能源需求的变化等。

基于以上识别、分析，各部门列出《主要耗能设备设施调查表》、《主要耗能过程明细表》、《对能源使用、能源消耗有重要影响的人员清单》、《影响主要能源使用的变化因素清单》、《公司未来的能源使用和能源消耗调查表》。

4.2.4识别改进能源绩效的机会

公司应开展系统的诊断分析，运用能量系统优化、能量平衡、能源网络图、能效对标、专家诊断、最佳节能实践、员工参与等工具和方法识别能源绩效改进机会，并对这些改进机会进行分析，根据其重要性和可实现程度进行排序。

评价和排序时应当考虑下列因素：

1）影响能源绩效的程度；2）与法律法规、政策、标准及其他要求的符合性；3）施工周期、安全级环境影响、技术成熟度、系统匹配等技术可行性；4）投资回收期、内部收益率、除节能外的其他收益等经济合理性；5）相关方的要求等。

对能源绩效改进机会的识别和排序具体执行《评价能源绩效改进机会及其优先排序的评价方法》。

生产技术部根据各部门评价的结果，列出公司《优先进行能源绩效改进机会清单》。

4.2.5能源评审的输出

生产技术部将能源评审的过程及结果形成能源评审报告，作为公司能源管理体系策划、实施、保持和持续改进的依据，确定出公司的能源绩效参数和基准以及能源目标、指标，并制定可行的能源管理实施方案。

5支持性文件

5.1《能源绩效参数、能源基准控制程序》5.2《能源管理实施方案控制程序》

5.3《能源初始评审报告编制说明》

5.4《评价能源绩效改进机会及其优先排序的评价方法》

6记录

6.1《能源评审报告》

6.2《能源使用情况识别表》

6.3《优先进行能源绩效改进机会清单》

6.4《主要耗能设备设施调查表》

6.5《主要耗能过程明细表》

6.6《对能源使用、能源消耗有重要影响的人员清单》

6.7《影响主要能源使用的变化因素清单》

6.8《公司未来的能源使用和能源消耗调查表》

6.9《能源消耗结构统计表》

附件1：

评价能源绩效改进机会及其优先排序的评价方法

一、直接判断法

各部门负责人组织五人以上（评价人数应为奇数），运用能量系统优化、能量平衡、能源网络图、能效对标、专家诊断、最佳节能实践、员工参与等工具和方法识别能源绩效改进机会，并对这些改进机会进行分析，根据其重要性和可实现程度进行排序。

评价和排序时应当考虑下列因素：

1、是否符合国家法律法规及标准，不符合即为是。

2、影响能源绩效的程度，超过50%，即为是。

3、技术可行性（施工周期短、安全及环境影响较小、技术很成熟、与系统很匹配），即为是。

4、经济合理性（投资回收期短、内部收益率高、还除节能外的其他收益），即为是。

5、相关方特别提出的要求，即为是。

以上五方面如有一点判断为“是”，即可判断为该项是首先进行能源绩效改进的机会。

二、积分排序法

对于使用直接判断法确定的优先能源绩效改进机会，生产技术部组织相关部门按照积分排序法对各部门评价出的能源绩效改进机会进行排序。

如下表：

权重因素

权重值

（W）

得分

能源绩效改进机会1

能源绩效改进机会2

能源绩效改进机会…

分值（R）

得分R×W

分值（R）

得分R×W

分值（R）

得分R×W

影响能源绩效的程度

3

2

6

5

15

3

9

施工周期

0.5

3

1.5

9

3.5

1

0.5

安全和环境影响

0.5

2

1

7

3.5

3

1.5

技术成熟度

2

2

4

8

16

2

4

系统匹配

1

2

2

5

5

3

3

内部收益率

0.5

4

2

7

3.5

2

1

投资回收期

1

3

3

5

5

8

8

除节能外的其他收益

0.5

3

1.5

4

2

4

2

相关方的要求

1

2

2

7

7

3

3

总分（∑R×W）

23

60.5

32

排序

3

1

2

注：

1、R为分值，其范围为1～10，打分人可根据实际情况选取。

2、W为权重值，在打分排序前确定，打分过程中不得改换。

附件2

能源初始评审报告编制说明

为规范能源初始评审报告的格式，制订编制说明。

该编制说明是一个通用性规定，适用于任何行业，但使用部门可根据行业特点选择使用。

报告包含以下内容：

1初始能源评审的目的、范围

1.1能源初始评审的目的在于了解当前企业的能源管理和能源利用现状，识别适宜的法律法规和其他要求，总结企业现有的能源管理经验和存在的问题，评价企业能源管理改进的领域及机会，为公司建立切实可行的能源管理体系提供背景条件并奠定基础。

能源绩效改进的机会1.2能源初始评审的范围：

与能源管理体系运行相关的部门和区域。

2.初始能源评审的参加人员

考虑到能源初始评审的复杂性，建议由能源管理、动力、技术、设备、采购、生产控制等专业人员组成能源初始评审组，并明确评审组在能源初始评审中的职责及工作进度。

需要时，可聘请专业咨询公司协助进行。

3.初始能源评审的方法

可结合本企业能源种类和能源管理特点，自行确定能源初始评审的方式。

以下方法供参考使用：

a.对各用能部门进行巡视和调查

b.利用能源审计的结果

c.综合能耗计算结果

d.现场能耗监测

e.查阅原有的能源资料

f.其他方法

4.企业概况

简要介绍企业的概况，包括：

企业性质、法律地位、注册资金、资产状况、主要的产品、生产能力、人员结构、管理机构、能源管理机构、公司业绩等。

5.企业能源管理及能源使用背景及现状

5.1能源种类（包括一次能源和二次能源）所占比例、主要用途等统计数据；

5.2企业工艺流程简介以及能流图；

5.3主要生产场所及生产线情况、主要耗能设备；

5.4本企业用能过程说明。

可按照工艺流程说明、也可按照能源流转过程说明；

5.5主要能耗设备能耗和综合能耗情况，能耗水平，单位产品能耗和年综合能耗，能源利用效率；工业总产值，能源成本占总成本比重；能源利用在行业中水平；

5.6适用时，用能平衡分析结果；

5.7主要能源计量设备及其配备情况；

5.8目前所进行的能源管理活动；目前的能源管理制度，包括能源方针、目标的建立、能源管理机构及职责分配、能源消耗定额的制订等；

5.9企业余能种类及其使用状况；

5.10本企业的落后产能；

5.11前期企业能源审计报告，前期能源方案及能源管理工作绩效相关文件；

5.12现行能源管理制度、规程、规范和记录等文件清单。

6.与适用的能源法律法规合规性的评价

6.1依据本企业的能源及能源管理需要，确定适用于本企业能源管理的法律、法规和其他要求。

包括国家的法律、地方法规、相关的能源标准以及其他要求。

6.2其他要求可能包括：

●行业规范；

●上级部门的要求与有关机构的协议；

●地方主管部门下达的有关要求；

●和顾客的协议；

●自愿性原则或业务规范；

●和社区团体或非政府组织的协议;

●企业或其上级公司（母公司）对公众的承诺;

●本单位的要求。

6.3要注意识别法律法规的适用条款；

6.4识别适用的法律法规的目的是评价当前能源管理的结果与法规的差异。

7.存在的能源问题及优先控制项

通过上述工作，分析目前能源管理过程中存在的问题和不足，初步识别主要能源使用区域以及主要能源使用的影响因素，提出能源管理漏洞和薄弱环节改进的重点过程、环节及技术、方法。

这是初始能源评审的主要目的。

8.整改建议

对能源管理体系建立、能源方针、能源绩效参数、能源基准、能源目标的制订、能源管理方案的确定以及对存在问题提出解决的建议。

8.1结合上述评审的结果，评审组应给出能源管理体系建立的建议，包括体系组织架构、体系文件构成、程序文件的内容和数量等。

8.2依据初始能源评审的结果，提出能源方针、能源目标的建议。

应结合优先控制项来制定。

8.3根据初始能源评审的结果，特别是目前能源管理中存在的问题，提出对组织机构、部门职责、工作程序、工艺流程调整的建议。

初步确定能源管理方案。

8.4采用新能源、新技术、新材料的建议。

8.5初步预测能源管理体系建立、实施的效果。

控制编号：

XX-NYGL-CX-04-2013

版本：

A

标题：

法律、法规及其他要求控制程序

编制

审核

批准

1目的

识别、获取和确定适用于公司能源管理方面的法律法规和其他要求，建立评价渠道（方法），对不符合的行为进行纠正，保持对法律法规及其他要求的符合性。

2范围

本程序适用于与公司能源管理活动相关的国际、国家、地方、行业的法律、法规及其他要求的识别、获取、评价和更新。

3职责

3.1生产技术部负责识别、获取和确定能源方面的法律法规和其他要求，并归口管理。

3.2生产技术部负责将适用于公司的能源管理方面的法律法规和其他要求传达到各部门及其他相关方。

3.3各部门应严格遵守已确定的能源管理方面的法律法规和其他要求。

3.4管理者代表负责对适用的法律法规执行情况评价报告的审批，出现重大不符合时，召集有关部门研究解决问题。

3.5生产技术部是对公司生产、经营活动是否符合适用的法律法规和其他要求作出评价的主要责任部门，负责合规性评价的组织、记录和评价报告的发放。

对不符合的纠正措施与预防措施实施情况进行验证。

3.6其他部门应配合生产技术部进行合规性评价，针对所在部门的不符合，制定和实施纠正措施与预防措施。

4控制要求

4.1工作流程

收集获取→识别评价→贯彻实施→定期评审

4.2获取范围

4.2.1国家和地方的有关法律、法规和条例

4.2.2其他有关的标准、要求

4.3获取的渠道

4.3.1生产技术部及时到上级主管部门或当地政府主管部门获取能源管理方面的法律法规和其他要求。

4.3.2生产技术部根据公司实际情况及时到专业刊物、互联网上获取国家、地方制定的能源管理方面的法律法规和其他要求。

4.4确认和更新

4.4.1适用于公司的法律法规和其他要求由生产技术部获取并进行确认后，提出发放申请，分管领导审批后发放到有关使用部门。

4.4.2能源法律法规和其他要求颁布以及变化时，生产技术部要重新对法律法规及其他要求的适用性进行确认，及时更新。

4.