物业租赁管理工作规程.docx

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物业租赁管理工作规程

物业租赁管理工作规程

一、租赁管理工作规程

1经营部架构和岗位设置

（1）经营部架构：

（2）职责

①经理

A主持经营部工作，对总公司委托租赁的物业进行依法租赁经营管理。

B制定本部门的工作规程并负责实施及监督。

C有关经营合同的洽谈、制定及实施。

D有关租金的催缴和租赁管理费的交付。

E对业务员的业务培训及指导。

F负责本部门内纠正、预防措施的制定及实施。

G负责与租赁管理部门和房屋管理部门及客户以及房屋租赁中介机构的沟通。

H处理有关客户的投诉。

②业务员

按工作程序及作业规程具体负责以下工作：

A参与房屋、电话等租赁合同的洽谈、起草及实施。

B参与房屋、电话等租赁金的催缴和房屋租赁管理费的缴付。

C参与房屋租赁的广告推介工作。

D负责用户回访、意见征询的工作。

E负责市场信息的调研工作。

F负责工作日志、租金收缴日报表等各种工作记录的填写或编制。

G本部门质量记录的保管。

2房屋租赁工作规程

（1）目的

规范房屋租赁工作，保障公司经营的良好信誉，便于房屋租赁业务的开展。

（2）适用范围

经营部经管的房屋租赁物业

（3）职责

①经营部负责房屋租赁业务的实施和跟踪。

②财务部负责有关费用的核收。

③公司领导负责租赁工作的监督。

（4）引用文件

①《南京市房屋租赁管理办法》

②《南京市房屋租赁管理办法实施细则》

（5）工作程序

①根据房屋租赁市场行情及公司闲置的租赁房屋情况刊登招租广告。

②合同洽谈

A就房屋的位置、面积、价格、租赁期限等与来访单位进行报价、洽谈。

B对留下联系方式的来访者及来访电话进行记录（记录于《租赁来电来访记录表》），并跟踪直至租赁成功或对方取消租赁意向。

C对要求到现场看房者，积极安排陪同看房。

D未出租的房屋的钥匙由专人负责并做好标识。

③合同的拟定及签订

A根据双方洽谈达成的条件，拟定《房屋租赁合同》，并按合同评审程序进行合同审批。

B审批后的合同交承租方按《南京市房屋租赁条件》规定签章。

承租方须出示有效身份证明（承租方为个人的提交身份证，承租方为单位的提交政府批文或工商营业执照），并提供复印件存档。

C承租方向公司财务部交纳租赁保证金。

D公司法人代表或其委托人审准合同并签章。

E合同签订后送房屋租赁管理部门鉴证。

F将鉴证好的合同正本分送公司办公室、财务、承租方，并由收方签收。

G合同正本及相关资料存档。

H通知出租房屋所在的房屋管理部门。

④出租房屋的交付

A承租方交纳租赁保证金后，即与承租方办理出租方的验交手续。

B向承租方交付租赁房屋的钥匙。

C填写《出租房屋验收交接单》，并存档保留。

⑤租金的催缴

A每月月底前后向承租方送发租金《交款通知书》，如无法在此期间送达，应每日电话催询或登门拜访送交，直至收到为止。

《交款通知书回执》存档。

B每月收缴房屋租金期间应主动催缴。

对租金以现金交纳的承租方的租金应与财务部人员一同前往收取。

C登门拜访时，应向客户出示工作证件，说明身份。

与客户交谈应保持友好的态度，说话有分寸，谈吐要文明。

D对于逾期未交款的承租方，应每日以电话催询或登门拜访的方式催询，并做好记录，直至其交款或采取进一步的催款措施。

E在采取如锁门、断水电等进一步措施前，应采取各种方式知会承租方，做到合情、合理、合法。

还要取得房屋租凭管理部门及房屋管理部门的支持与协同，并做好通知的签收记录。

F将承租方交纳租金的凭证（支票或银行进账单或现金缴款回单、发票等复印件）归档留存。

⑥合同的变更

在合同实施期间发生的有关合同价格、租用面积、租用期限、交款日期等的变更，如属我方提出的，应经公司领导批准后立即通知承租方并做好记录；如属承租方提出，应提供书面的文件，按合同的评审程序重新审批。

⑦合同的终止

凡合同的终止皆应按合同中的具体条文进行。

在承租方搬离时应与所在的物业管理部门联系，并尽可能有人员在场提供适当的帮助及监督其搬离，防止因搬离而造成公司利益的损失，并及时向所在房屋租赁管理部门提交《停租申请书》。

⑧房屋的接收

A新用于租赁的房屋的接收，应准备好平面图及水电等设施的图纸，于现场进行观察，并测试房屋内的各种设施，做好验收记录。

若发现大的问题应及时向上级领导汇报并通知交验方。

B对于承租方退房的接收应按房屋交付时的《出租房屋验收交接单》的项目进行验收。

若房屋经过两次装修，对房屋的主要设施（墙面、地板、窗口、水电设施、空调设施等）进行验收，正确填写《出租房屋验收交接单》上的归还验收记录，报公司领导根据合同的有关条款及实际情况决定是否恢复原样。

C验收结束，取回钥匙，做好标识和交专人保管，并锁好门窗。

⑨承租方退租房屋要将所有应交租金及有关费用结清后，方可将租房押金退还。

经营部人员负责协助原承租方办理退租保证金手续。

根据上月出租房屋租金收缴情况，于下月10日前正确填报《出租房屋租金收取统计月报表》。

按承租的变化情况及时更改及编制《租赁情况一览表》。

回访制度

A经营部人员在每月催缴租金的同时，征询承租方对租赁工作的意向及租赁过程中碰到的问题，做好记录并尽力协助解决。

B每年应至少组织两次承租方意见征询活动，并由承租方填写《房屋租赁服务工作意见书》。

对于空置的房屋，每月应至少检查一次房屋的安全情况。

（6）相关记录

①《租赁来电来访记录表》

②《房屋租赁合同》

③《出租房屋验收交接单》

④《交款通知书》

⑤《停租申请书》

⑥《出租房屋租金收取统计月报表》.

⑦《租赁情况一览表》

⑧《房屋租赁服务工作意见书》

3电话租用、过户工作规程

（1）目的

便于对出租电话的管理，保证市话费及管理费的收缴。

（2）适用范围

总公司委托公司提供给出租房屋使用的电话。

（3）职责

①业务员负责电话租赁合同的洽谈、拟订及实施。

②经营部经理负责合同的拟定及租赁过程的监督。

③分管领导负责合同的审核。

④法人代表或其委托人负责合同的签署。

⑤财务部负责有关费用的核收。

（4）支持文件

①电话公司《用户需求登记表》

②电话公司《委托银行电脑代收款协议书》

（5）工作程序

①凡办理电话租用、退租、过户、迁移、暂停使用、恢复使用等手续均先应到深大电话公司索备《用户需求登记表》、《委托银行电脑代收款协议书》等表格。

②办理完各项相关手续，均应将全部资料复印存档。

③租用电话

A承租户提交《租用/过户电话申请表》，部门经理及主管领导审核，公司领导审批。

B落实可供使用的电话号码。

a）查阅总公司最近的市内电话费结算清单上未发生通话费的电话号码。

b）到电话公司落实该电话号码线路可否使用。

C陪同承租方向公司财务部交纳租用电话市话费押金。

D款项到账后到电话公司办理电话开通；若为承租方账户托收市话费，则要协办托收手续。

E填送《租用电话接通申请》，通知（电话公司）物业管理部门调试接通线路。

F通知承租户可以使用电话，并签订《电话租用管理合同》，开通之日开始收取市话费及电话管理费用。

G通知总公司及公司的财务部有关租用电话的使用情况。

H每月月底左右从总公司财务部取回电话公司的市内电话费结算清单，正确填写公司《市内话费结算清单》，经公司财务部核对后派发给承租方，并催收有关费用。

I将承租方交纳电话费用的凭证（支票或银行进账单或现金交款回单、发票、收据等复印件）归档留存。

④租用电话的退租

A承租方提交《租用电话退租申请表》给部门经理及分管领导审核，公司领导审批。

B若为承租方账户托收市话费，则须到电话公司办理委托银行账户托收的更改手续。

C必要时应去电话公司同时办理本电话号码的“暂停使用”。

（见⑥）

D确认电话费及有关费用交清后，方可由财务部退还电话租用押金。

⑤电话线路过户

A承租方只要求使用市内电话一般不予以过户。

在承租方要求开通长途电话时，若空置电话线路数量不紧张，并经领导批准可以将电话过户，已过户的电话一般不返还。

B承租户提交《租用电话过户申请表》给部门经理及分管领导审查，公司领导审批，并报总公司批准。

C承租方交纳转让过户费（工会大厦的电话线路过户费交给总公司）。

D款项到账后到电话公司办理过户、迁移、（恢复使用）及银行托收的账号更改手续。

E填送《租用电话接通申请》，通知（电话公司）物业管理部门调试接通线路。

F通知总公司财务部过户电话的有关情况。

⑥电话公司的电话“暂停使用”办理手续

A填写电话公司的《用户需求登记表》，并在“暂停使用”一栏上打“√”，由总公司盖章。

B两星期之内可暂停使用。

按电话公司规定这期间电话月租费照收。

⑦电话公司的电话“恢复使用”办理手续

A填写电话公司的《用户需求登记表》，并在“恢复使用”一栏上打

“”，由总公司盖章。

B两星期之内可恢复使用。

⑧电话公司的电话“迁移”办理手续。

A填写电话公司的《用户需求登记表》，并在“迁移”一栏上打“”，注明是外移还是内移，由总公司盖章。

B到电话公司有关服务窗口盖“市话费结清”章。

C到电话公司有关服务窗口办理迁移手续。

D到电话公司有关服务窗口交款，取发票。

⑨电话公司的电话“过户”办理手续

A填写电话公司《用户需求登记表》，在“过户”一栏上打“”，并需由过户双方单位盖章及送交双方单位的营业执照复印件和对方单位的银行对公托收账号（中行、工行、建行）。

B到电话公司有关服务窗口盖“市话费结清”章。

C到电话公司有关服务窗口盖“无长途电话”章。

D到电话公司有关服务窗口办理过户手续及改银行托收账号手续。

E到电话公司有关服务窗口交款，取发票。

电话公司市话费银行托收账号更改手续。

A将更改后的《委托银行电脑代收款协议书》交到电话公司的有关窗口办理，电话公司将按新账号扣款。

B根据上月租用电话费用的收缴情况，业务员负责编制《外租电话费收取统计月报表》，部门经理负责审核。

（6）相关记录

①《租用/过户电话申请表》

②《租用电话接通申请表》

③《电话租用管理合同》

④《市内电话费结算清单》

⑤《租用电话退租申请表》

⑥《外租电话费收取统计月报表》

4房屋租赁合同鉴证规程

（1）目的

对公司签订的《房屋租赁合同》做好鉴证，进行依法管理。

（2）适用范围

公司出租房所签订的所有房屋租赁合同。

（3）职责

业务员负责房屋租赁合同鉴证的有关手续的办理。

（4）工作程序

将签订好的合同原件及承租方应提供的有效证明（承租方为个人的提供身份证，承租方为单位的提供政府批文或工商营业执照复印件等）呈交租赁管理所，由租赁管理所鉴证员审阅合同后盖鉴证章，并由租赁管理所留合同正本1份，即完成鉴证手续。

①鉴证后的合同发生变更，须在变更后的下一个租赁管理费交纳日前到租赁管理所重新办理鉴证手续。

②出租房租赁期满或各种原因停租，应及时到房屋所在租赁管理所办理停租申请。

（5）相关记录

《停租申请书》

5《房屋租赁许可证》的办理、年审工作规程

（1）目的

规范《房屋租赁许可证》的办理及年审工作。

（2）适用范围

总公司委托租赁管理的物业。

（3）职责

业务员负责《房屋租赁许可证》的办理及年审工作。

（4）工作程序

①《房屋租赁许可证》的处理

A到出租房屋所在房屋租赁所领取《××房屋出租申请书》。

B填写《××房屋出租申请书》后到总公司办理审批盖章手续。

C准备各项需向租赁管理所呈交的资料：

a）租赁物业的《建筑许可证》复印件；

b）租赁物业的《建设许可证》复印件；

c）租赁物业的《红线图》复印件；

d）公司法人证明及法人授权委托书；

e）公司营业执照复印件；

f）经办人的身份证明。

D向租赁管理所呈交经批准的《××房屋出租申请书》和上述资料，并交纳手续费。

E持租赁管理所在收取资料后即时开具的《收件回执》，于15个工作日（其间应去电话或前往催徇）后到租赁管理所领取《房屋租赁许可证》。

F将《房屋租赁许可证》原件交由办公室存档，并由办公室做好收文记录。

G申办资料复印归档

②《房屋租赁许可证》的年审

A到出租房屋所在的房屋租赁所领取《房屋租赁许可证年审申请表》

B填写《房屋租赁许可证年审申请表》，并由公司盖章。

C向公司办公室借出《房屋租赁许可证》原件。

D向租赁管理所呈交填写好的《房屋租赁许可证年审申请表》及《房屋租赁许可证》原件，交纳手续费。

E按租赁管理所的通知（其间应去电话或前往催询）领回经年审后的《房屋租赁许可证》。

F将年审后的《房屋租赁许可证》交由办公室存档，并由办公室做好收文记录。

G年审资料复印归档。

（5）相关记录

①《××房屋出租申请书》

②《房屋租赁许可证年审申请表》

6交纳租赁管理费规程

（1）目的

按期交纳租赁管理费，保证租赁业务依法经营、管理。

（2）适用范围

总公司委托租赁管理的物业。

（3）职责

业务员负责租赁管理费的缴交工作。

（4）引用文件

①《深圳经济特区租赁条例》

②《南京市房屋租赁条例实施细则》

（5）工作程序

①接到各租赁管理部门所发《房屋租赁管理收费通知书》后，业务员填写《交纳租赁管理费明细表》，并与各租赁管理部门核对，确保无误。

②部门经理和分管领导对明细表进行审核后交公司总经理审批。

③业务员按规定领取相应数额的支票后，到各租赁管理部门交费。

④有关资料复印归档。

（6）相关记录

《交纳租赁管理费明细表》

7租赁广告刊登规程

（1）目的

迅速及时发布广告信息，促进物业的租赁业务。

（2）适用范围

在各大报纸上的租赁广告刊登。

（3）职责

经营部负责广告刊登的全部工作。

（4）工作程序

①根据实际的物业租赁推介需要，拟定广告文案，确定刊登的版面篇幅，选择刊登的报纸，报公司分管领导及总经理审批。

②持需要推介的物业的《管理租赁许可证》、广告文案、公司营业执照复印件及限额支票，前往报纸广告部办理广告刊登手续。

③广告刊登后将广告原件或复印件剪出存档。

④半年一次或根据实际情况跟踪填写《报纸广告商情一览表》。

（5）相关记录

《报纸广告商情一览表》

二、租赁管理工作抽检与考核规程

（一）目的

建立公司对经营部房屋租赁管理工作抽检与考核规程，验证服务质量是否符合规定的要求。

（二）适用范围

适用于公司组织的对经营部不定期进行的抽检与考核。

（三）职责

（1）公司主管领导担任抽检小组组长，负责抽检小组的建立和抽检工作的组织。

（2）抽检小组成员负责抽检工作的实施。

（四）工作规程

（1）抽检小组

①公司主管领导的每次抽检前组建抽检小组，小组人数2～3人，成员可为公司有关部门负责人。

②公司主管领导在抽检前主持召开抽检小组会议，对有关事项进行说明。

（2）检查与考核时间

不定期进行，每年不少于4次。

（每次检查，均不事先通知。

）

（3）检查与考核依据

①公司现行有效的管理制度和文件；

②质量体系文件；

③法律、法规要求；

④合同。

（4）检查与考核办法

①抽检小组根据抽查资料、记录和现场询问的方法按《经营部工作抽检与考核表》要求对每个项目公正、客观地进行评分。

A对无记录、有漏项、有错项等较多问题的每个样本扣2分；

B对有问题记载、无落实结论的每个样本扣1分；

C对有问题未按要求完成的每个问题扣2分；

D对记录不清、字迹潦草的扣1分；

E对一般签名、描述、时间等记录不全的扣2分；

F一个检查项目发生以上不同的扣分项，扣分累加；

G其他严重不合格的每项扣5分；

H发生数量不足规定样本数量的，按实际发生数量检查，对没发生的检查项目不扣分。

②评分表示及等级评定方法

A每个检查项目满分为5分，减去扣分为得分，用“”表示即可，得分为零分或负分的记录在“备注”栏。

B合计得分除以满分的商≥0.9，考核等级为“优秀”；商≥0.8，考核等级为“良好”；商≥0.7，考核等级为“及格”商≤0.7，考核等级为“差”。

（5）抽检结束，抽检小组组长汇集各成员的评分表，计算出成绩，通知经营部经理并将评分结果交管理者代表、总经理审阅。

（6）对检查中发现的不合格项由公司主管领导签发《不合格/纠正、预防措施报告》。

（五）相关文件

（1）《服务质量的评价控制程序》

（2）《经营部工作抽检与考核表》

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