财务部管理制度.docx
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财务部管理制度
岷山金圣大酒店
财务部管理制度目录
日期:
发布2006年4月18日实施日期:
2006年4月18日
名称
页数
1·1财务部收银安全管理条例
1—2
1·2财务部管理规章制度
2—24
1·3财务管理制度
24—33
财务部管理制度
制度名称:
财务部收银安全管理条例
制度编号:
AC-01-1·1
制度描述:
一、前台工作条例
1、收银员的备用金不能超过规定的限额,不得把现款留存,应按要求及规定将当日收取的现金投入指定的保险柜。
2、对开启保险箱柜的密码及钥匙要严格规定开启手续,防止现金和票据被盗。
3、客人使用信用卡,要检查其有效期,持卡人的签名,如发现有疑点要立即通知保卫部,以防止造成财务损失。
4、客人结账离店时,注意收回房间钥匙,如遗失则收取赔款,按规定程序办理。
5、对无现金、又拒付酒店费用的客人,要立即通知大堂副理,以便及时处理。
二、对超额消费的管理
1、财务部前台要按催收工作的原则和规程,对超额消费的客人进行催收。
2、酒店的催收工作由财务部前台、大堂副理共同负责,财务部要及时提供信息。
客务部协助做好催收工作。
3、在客人未付清欠款时,由财务部提供催收过程及客人详细资料给大堂副理,由大堂副理制定处理方案,呈报总经理批示。
4、在催收工作中,大堂副理可以根据实际情况采取以下措施:
(1)、指示保卫部派人注意客人动向,不要让客人随意离开酒店。
(2)、指定客房部注意掌握客情,有变化马上通知大堂副理。
(3)、扣押客人证件或其他有价值物品,限期付款直到缴清欠款为止。
三、对逃帐客人的管理
1、前台财务发现客人不愿交押金,一方面要礼貌地请客人缴纳预付款项,并做好解释,另一方面要将情况报告给大堂副理。
2、在客户账单里如发现一次签单金额较大的,应报告当班主管,并查清客人的情况,密切注意客人以后的消费,若有可疑之处,立即报告大堂副理。
3、对逃帐的客人,财务部将该客人的详细资料妥善保管,建立逃帐客人“黑名单”。
财务部管理制度
制度名称:
财务部管理规章制度
制度编号:
AC-01-1·2
制度描述:
一、个人形象
财务部员工在值当班期间,均应按照酒店规定穿着工作制服,佩带工作铭牌,确保工作制服整洁大方,记住员工的仪容仪表代表着酒店的形象,每一位员工都必须自觉维护。
二、礼貌服务
1、财务部前台收银员应以站立的姿势位为客人提供服务。
正确的站姿是:
男性双脚自然分开与肩同宽,双手自然地放在身后腰部;女性双脚并拢,脚尖分开成45度角,双手放在前面。
2、微笑是员工应有的表情,在对客服务中应热情、周到和礼貌,不能流露出烦恼、冷淡、紧张的表情。
3、在对任何客人提供服务和回答咨询时,不能对客人说“喂”、“不知道”。
4、在客人入住时,应主动向客人问好,并致问候“欢迎你的光临”;在客人离店时,应向客人道别“谢谢你的光临”、“欢迎你下次光临”、“祝你旅途愉快”。
5、注意称呼客人的姓名,未知客人的姓氏,应称呼“女士”、“先生”等。
6、无论从客人手上接过任何物件都要说“谢谢”;若客人谢谢我们的服务时,则必须回答“不用谢”,不能毫无反应。
7、前台收银员为客人办理入店付款、离店结账的时间不能超过3分钟。
8、工作期间不得饮酒、吸烟,出现差错不得为自己辩护,推卸责任,应尽力弥补差错。
三、个人事宜
在工作期间,严禁办理个人事宜,包括接待朋友、家人来访,均要得到当班主管的允许,方能办理。
在工作期间,不得接听私人电话,打进打出均不可以。
四、考勤
1、上班应提前10分钟到达酒店,按照酒店的要求履行签到签退制度。
2、迟到、早退是以到达或离开工作岗位为准。
员工中途离开工作岗位超过20分钟,均视为早退或旷工。
3、病假应按照相关程序,在手续办妥后,方才生效。
事假最迟应提前2天提出申请,并需征得当班领班、主管同意,并报财务部经理批准,方才生效。
事假3天以上必须报总办·人事部审批,手续办妥后,方才生效。
不允许电话请假或替他人请假。
五、其他工作要求
1、未经批准,不能私自带人或陪同他人进入客房区域。
2、部门主管以下人员一律不得搭乘客用电梯。
3、在岗位上电话铃响3声之前,必须接听,首先问“你好”,再报出当前岗位的名称。
4、财务部的每一位员工应服从工作需要,随时履行加班义务。
六、管理制度
1、财务制度
1.1总则:
西藏经贸大厦各项经营活动必须符合国家政策、法令和法规,特根据财政部颁布的《旅游企业财务制度》、《旅游企业会计制度》、股份制企业及其他现行财务、税收制度,结合酒店具体情况制定本制度。
1.2酒店定额管理:
定额管理不仅是编制财务预算和其他指标的基础,而且是减少消耗、降低成本的重要手段。
因此,凡能确定消耗定额的都要核定定额指标,实行定额管理。
具体内容如下:
总办·人事部制定人员劳动工资等定额。
总办·人事部制定由每百公里油料消耗定额及车辆保养维修制度。
1.3财务预算管理
各部门预算编制内容
总办·人事部编制:
费用预算,行政车班车辆维修、油料消耗预算,员工食堂食品收支预算。
总办·人事部编制:
工资、待业、养老保险。
1.4会计核算制度
1.4.9.财务部必须按有关制度要求,完整地保留各种会计档案。
1.5酒店资金审批权限
总办·人事部负责办理。
总办·人事部控制.
总办·人事部制定标准,负责审核报批。
总办·人事部负责外出印制。
1.6.酒店信用政策及应收账款的管理:
酒店信用政策是酒店对应账款所采用的控制措施及所能允许的最大风险程度。
宽松的信用政策会增加营业收入,同时会增加应收账款和呆帐损失的风险;紧缩的信用政策会减少应收帐款和呆帐的损失,但也相应影响营业收入,因此制定适度的信用政策是保证收入的及时入账和提高效益的重要措施。
为了达到既能方便客人,又能保证收入的及时到位,根据酒店的具体情况特制定以下信用政策。
1.6.1.散客的信用政策
.即每季度末25日前预交下个季度的房费。
1.7差旅费报销的有关规定
总办·人事部签字),财务方能办理报销手续。
凡不符合规定报销的一切费用,一经查出,由经办人负责。
1.8现金管理制度
“白条子”抵库,现金支出要有正式收据,不准以“白条子”报账,(特殊情况须经财务批准),不准因私借支公款,不准假造用途套取现金,不准公款私存,不准坐支现金,不准挪用公款。
总办·人事部应保证财务部存取款用车。
1.9酒店银行结算账户及支票管理
“支票申请单”,经批准后方可领用,签发支票须按银行规定填写,并注明用途、金额(或最高限额),不能签发空头支票、远期支票。
签发支票人员应负责发票或收据金额,使用内容完整。
财务部在年底(二十五日起)严格控制支票的签发,如确需用的,当事人必须在当日(最迟不能超过次日上午)及时到财务部报帐。
1.10.凡酒店实现的营业收入中应收未收的款项均属应收账款。
财务部通过“应收账款”科目核算。
1.11.酒店有关走结规定(“走时结账”的有关程序和要求)
“走时结账”,是指客人在酒店先消费(房费,餐费等),离店时在前厅收款台一次性付款。
属延迟性付款,并非免费。
“走时结账”的客人只限于与酒店有业务关系、比较熟悉、有付款信誉的人员。
“走时结账”的客人必须由部门经理以上人员在客人登记表上注明:
“走时结账”,并用中文签名。
若押有支票应在客人登记表上签名,否则前厅接待员、收款员不予受理。
谁受理,谁负责。
“走时结账”的客人在离开酒店未在前厅收款处付款,发生逃帐时,签署“走时结账”的人员负有追款的责任。
如在客人离店后两个月仍收不回,由签名人负责按欠款总额的70%赔偿。
1.12.酒店关于收取支票的规定
1.13酒店物资管理
凡需改变原有物质的规格、质量等,使用部门应提交书面报告,经总经理批准后方可执行。
为了避免损失,在原有物质用完后方可启用新物质。
付款方式应采用验货付款的方式。
如需预交货款,预付比例不得突破合同金额的30%,财务人员有权拒付无合同的货款。
“采购合同”,“采购申请单”,“商品发运清单”等。
资料档案,应由综合保障部统一管理保留,以备设备维修,保养时使用。
“出库单”经部门经理签字财务部经理确认后在规定时间在库房领取。
—20%的管理费,如处理积压物资低于帐面价格的差额部分作财产损失处理。
“库存物资盘存表”。
“物资报损单”。
1.13.10.营业成本管理
1.14、营业费用管理
“旅游服务业务会计制度”的有关要求进行项目划分,管理、核算。
1.15酒店营业收益管理
“现金支出传票”
2、酒店库房管理制度:
为保证库存物资安全以便库房管理工作的有效运行,特制定以下规定,望内外部人员严格遵守。
2.1每日发货时间为:
周一至周五早9:
30时——下午6:
30时。
2.2库房重地,谢绝参观。
2.3进入库房者必须遵守有关规定,自学维护库房内清洁和安全,不得携带易燃易爆物入库。
2.4工程维修人员进入库房,必须持工程维修单,在库房管理员陪同下方能进行检修。
2.5凡外来人员入库房工作完毕后,出库时应主动接受库管员的检查。
2.6库房内不得代保管私人物品,库房范围及办公地点,不得会客,其他部门员工不得聚集闲聊,不得带亲友在库房参观。
3、库房消防安全管理规定:
3.1库管员必须懂得消防知识,熟悉所管物品物理、化学性质,熟悉防火、灭火方法,熟悉酒店消防设备及库房灭火器械方法。
平时以预防为主,努力做到遇火能救,确保库存物品安全。
3.2库房及库房办公室内严禁吸烟,和使用明火,确因工作需要动火,在防范措施实情况下,在指定的区域内动火。
3.3电器安装要符合规定,不得超负荷用电。
3.4根据物品类别(因体、液体)堆放整齐,防止过高过宽,加强防火、防盗、防潮管理,保证库存物质完好无损。
3.5酒店购入物品时,要会同使用部门负责人共同验收,对所购物品进行目测检查,当数量、质量、有效期和价格均符合要求时,方可办理入库手续。
3.6货物发出时,严格遵守签批程序,手续不全,一律不得发出物品。
3.7经常与各使用部门保持联系,了解物品使用情况,掌握各类物品,有效期,根据计划存量向有关部门通报,及时补充库存,保证整个酒店正常运转。
每月末,积极配合材料核算员进行盘点,切实做到帐实相符。
搞好库房内外、清洁卫生、保持区域内整洁。
财务部管理制度
制度名称:
财务部管理制度
制度编号:
AC-01-1·3
制度描述:
一、低值易耗品管理制度
1.各部门每月制定低值易耗品采购计划,经财务部核价后转交采购部门根据该部的费用定额掌握采购,财务部根据该部门费用定额审核报销。
2.由使用部门指定专人负责管理低值易耗品,建立卡片和帐册,卡片一式两份,由采购部专人保管一份,使用部门专人保管一份,财务部登记明细分类账。
领料单必须由部门负责人签字才能生效。
3.对损坏和丢失的低值易耗品,应分清责任,属工作差错的要由责任人填写报废单,部门负责人签字方能核销。
属于个人过失的要赔偿,属有意破坏或丢失的要罚款处理。
4.年终对库存的低值易耗品进行一次盘点,并写出盈亏报告及原因,由有关部门负责人审核,凭此报销或入账。
二、固定资产管理制度
1.为加强对酒店所属固定资产的管理,使固定资产管理工作规范化,特制定本制度;
2.本制度中的固定资产包括酒店所属的土地、构筑物、建筑物、机械装置、车辆、船舶、工具、器具、山林和树木等。
但不满规定使用年限,或价值不足贰千元的,不在此列;
3.固定资产的取得、让渡、移交、报废、借贷及担保,必须向总经理请示,并经其裁决后才可进行;
4.固定资产的新建、改建以及其他属资本支出的维修工程,必须经总经理裁决后才可进行。
裁决后的工程,如工程费用明显超过预算额,须追加申请。
如有难以预测的偶发事件,须及时向酒店总经理报告;
5.工程完工后,应及时提出预决算报告;
6.与固定资产取得相关的支出,均通过临时会计科目处理,待工程完工,经总经理裁决后,编入正式的固定资产科目。
固定资产的取得价格,按以下基准确定:
(1)工程类。
按材料费、劳务费、工程发包费合计额确定;
(2)购入类。
按购入价格和购入直接费合计额确定;
(3)交换类。
按不低于交换时的账面价格确定;
(4)赠与类。
参考市场价格来确定。
7.固定资产管理责任者应设立固定资产管理台帐,以准确记录固定资产的现状及增减情况;
8.管理者应注意固定资产的状况,当需要改造或修理时,须及时向上级主管报告;
9.在固定资产的改造与修理费中,能够增加其能力,或延长其使用年限的部分,应计入固定资产的价格中。
但仅维持固定资产使用效果的费用应视做维护费;
10.管理者应在第一财政年度末,与财会人员共同进行固定资产的核资查帐;
11.固定资产的让渡处理必须履行请示裁决程序,且应通过竞价方式处理固定资产;
12.固定资产在酒店内部移交,必须得到酒店总经理的裁决,移交价格为原值扣除累计折旧额;
13.固定资产的取得和移交时,应办理不动产登记手续;
14.财会人员依据固定资产台帐,进行会计处理,在每一财政年度,至少要进行一次固定资产台帐与管理台帐的对帐,但帐外资产不在此列;
15.经总经理裁定价格后,可进行与固定资产增加、移交、临时折旧、处理、报废、让渡相关的固定资产台帐修订;
16.固定资产自使用之日起进行折旧,折旧基金按照有关规定间接提取。
但对预计可能中间报废而须临时折旧的固定资产,不提取折旧;
17.在固定资产发生重大损伤且其价值明显减少的情况下,经总经理裁决,必须进行临时折旧处理;
18.固定资产的残值,原则上定为其原值的1%;
19.固定资产的使用年限和折旧率,按照法人税法的规定办理;
20.固定资产应投保火灾保险,保险金额由总办·人事部确定,并经总经理批准。
三、营业收入、利润及分配管理制度
1.确认营业收入,必须以酒店各项服务已经提供,同时已经收回相应的足额价款或取得收取价款的合法证据为标志;
2.营业收入按实际价款计算,发生的各种折扣、回扣冲减当期营业收入。
各级领导应严格按规定的折扣权限签单。
需对外付出佣金的,应由经办部门以书面报告的形式向主管领导请示,经同意再报经总经理批准后,方可支付。
如需代领,代领人应由主管领导认定;
3.酒店的一切营业性收入均需经财务部收入账核算,各收银员当日收到的现金、支票、信用卡消费单等票据经夜间审核员(收银员)核准后,于次日上午如数上交财务部;各营业部门预收的包餐、包房订金也应及时上交财务部;
4.营业收入应按照配比的原则记账,与同期发生的营业成本、营业费用、营业税金及管理费用、财务费用一起反映,预收的房租等应按预付期分期计入当期营业收入中;
5.严格按照国家法令计提各项税金、基金,并按时纳税;
6.酒店的利润计算公式为:
利润=营业收入+投资净收益+营业外收入-营业税金-营业成本-―营业费用-管理费用-营业外支出-汇总损失-财务费用
(1)营业外收入包括:
固定资产盘盈和出售净收益、罚款净收入、礼品折价收入、因债权人原因确实无法支付的应付款项及其他收入;
(2)营业外支出包括:
固定资产盘亏和毁损、报废、出售净损失、赔偿金、违约金、罚款、捐赠以及其他支出;
7.按照公司规定,全年应上交的利润按年计划数分为四个季度预交,到年终结算时经年审后,再多抵少补,保证全年计划数;
8.酒店每年交纳所得税后的利润,按照旅游财务制度的规定,依下列顺序分配:
(1)支付各项税金的滞纳金、罚金和被没收的财务损失;
(2)弥补上一年的亏损;
(3)按公司和酒店总经理室规定的比例,提取法定盈余公积金和公益金;
(4)按公司规定的金额,上交未分配利润。
9.酒店的公益金只能用于职工住房的购建、集体福利设施支出等项开支,且预先应通过总经理室的批准。
四、物料用品财务处理制度
1.采购物料用品的原则是勤进少储,防止积压和浪费;
2.对于物料用品的购进、领用和处理,要严格按照规定和审批手续办理;
3.物料用品购进的运杂费,计入物料用品的成本内,如同时购进多种物料用品所发生的共同费用,则按同时购进的各种物料用品单项价值分担费用,并计入成本;
4.购进物料用品后,应全部交付使用部门领用,应在填置进仓验收单的同时填置发货票与领料单,办理有关报账手续;
5.业务部门领用后作为营业之用者,应计算在营业成本科目;
6.建立“原材料物料用品分类账”,按品名、数量、金额进行明细分类核算;
7.物料用品除基建材料外,统一由仓管部按各部门编报的计划,综合平衡后报总经理审批。
五、办公用品财务处理制度
1.酒店各部门用于办公所需的笔、纸张、笔墨、计算器具、账册、凭证以及其他办公用品,交仓库保管,各部门按月领用;
2.酒店的办公用品除个别零星急需外,各部门不得自行采购和复印;
3.各部门领用办公用品,必须填写领用单一式二联,并经领导批准;
4.领用人领取物品后,由仓管员签名,领用部门取回一联作为部门文员记录之用,另一联由仓库按月装订,作为备查簿,以备检查;
5.仓库保管员在收到办公用品并经验收无误后,在进仓办公用品的发票上签收,并立即登记商品货卡和备查簿,不必填写进仓验收单;
6.财务部对办公用品的帐务结算,可凭采购员进货交仓库验收后的原始发货票,经审查票面品名、规格、数量、金额,以及仓管员验收和经手人签名,即准予办理报账;
7.办公用品财务核算处理,直接摊入费用列支,即应以“管理费用—办公用品”科目列支,不必通过库存物料科目的重复核算;
8.在各部门逐步确立为独立核算后,办公用品由财务部在管理费科目列支,但应分部门设立明细账户,以便按部门实际领用分摊费用。
六、成本损耗、控制管理制度
1.原材料、商品及备用品,属供货方因包装不符合规定而造成破损或数量不足而产生的损耗,应由运输部门做出鉴定意见,财务部协同业务部门填制“商品、原材料损耗查询报告书”,发往供货方追索损失,在供货方未尝付损失金额前,所损耗数量、金额,列入“待处理损失”科目,收到供货方赔偿款项时,冲销该科目的余额;
2.原材料、商品等在运输中所发生的损耗,由有关部门报财务部加具意见呈总经理审批,经批准报损的金额在“坏账损失”科目列支;
3.原材料、商品等在运输过程中,由于装卸人员不负责任造成破损或丢失所产生的损耗,应查明原因,根据当时的实际情况,由经办人员担负经济责任或担负部分经济责任,再由有关部门经理审查,会同财务部审批,报总经理审阅批示;
4.营业部门结合国家对旅游部门规定的毛利率控制标准及当前实际情况,制定各部门、各营业项目的毛利率指标,并按旬、按月逐期予以追踪反映和分析考核;
5.对各职能部门可控的变动费用,按年计划分解,建立费用责任中心,采用控制费用或其他有效形式,进行有效的控制。
七、财务报销制度
1.费用报销:
(1)一切费用要在核定批准的费用定额范围内开支,超支部门须经酒店主管领导批准方可向财务部报销;
(2)已经取得原始发票的只要填制报销凭证,由经办人验收或证明人签章、领导签字即可报销,已批准的费用定额内的由部门领导人签字,定额外的由酒店主管领导签字;
(3)未取得原始发票而要先付款时,可以先到财务部办理借款,经领导批准后(已经批准的费用定额内的由部门领导签字,定额外的由总经理签字)一周之内办理报销手续,同时撤回借款单第三联。
2.固定资产报销:
(1)必须先有批准的购置计划才能购置固定资产,需购置商品必须经总经理室向有关部门办理专项控制证明单才能购买;
(2)如果在当日内购置,经领导批准可借用空白支票在计划范围内购置,如能事先知道价格、单位名称及账号者,可办理借款手续,经领导批准后由财务部开支票;
(3)固定资产报销时须建立固定资产卡片,并有资产编号,财务部才准予报销;
(4)固定资产经财务部报销后,列入“内部往来成本费用”科目;
3.流动资产报销
(1)采购部门应提出次月原材料及备用品、备件购置的购料计划,经领导批准后报财务部做出次月定额用款计划;
(2)凡购入材料物品,必须填写入库验收单一式三联,采购、仓库、财务部各一联,填好验收单后,才予以报销;
(3)材料物品领用时,必须填写领料单一式三联,领用人、仓库、财务部各一联;
(4)仓库保管员兼材料会计,每月应与财务部核对账目,发现问题及时找出原因,并予以更正;
(5)采购部门可借支备用金,作为零星购料周转和急需采购维修物品用,年终备用金全部交财务部;
(6)采购人员经领导批准可借支空白支票(限制一定数额内开支),但必须在三天内到财务部报销,如果取得正式发票,可办理报销手续,不再借支空白支票;
(7)各项预付款先填借款单,按合同要求经酒店主管领导批准后再付款;
(8)低值易耗品报销手续必须建立低值易耗品卡片;
(9)年终物资部应盘点一次,列出材料清单与财务部核对,并做出盈亏表。
八、费用审批制度
1、酒店各项费用的审批报销应严格按照规定的权限执行:
(1)各部门的费用由主管领导批准、部门经理审查;
(2)酒店支付的大厦管理费,水电、空调费、制服洗涤费、邮电通讯费和劳动保险费等应付出的款项,由财务部经理审批并掌握分期付款数额;
(3)酒店各项福利费开支,如活动费、制服费等,由酒店总经理批准;
(4)医疗费按酒店规定每月定额发给;
(5)工会经费由酒店工会主席在规定范围内签批;
(6)其余未明确的费用由总经理审批。
2.不得列入费用支出的项目有:
(1)对外投资的支出;
(2)被没收财物造成的损失,支付违约金、滞纳金、赔偿金、被罚款以及赞助、捐赠的支出;
(3)为购置、建造或转让无形资产、固定资产和其他资产发生的支出;
(4)不可抗力(如水灾、火灾、地震等)造成的固定资产、流动资产的损失;
(5)国家规定不得列入成本费用的其他开支。
九、信用卡管理制度
1.接受信用卡时,核对清楚信用卡是否是本酒店可以使用的信用卡;
2.核查接受使用的信用卡日期是否在有效期内。
如果信用卡过期或已到期,应委婉告诉客人此卡不能接受使用;
3.检查接受的信用卡编号、发卡银行通告的“止付名单”号码,如查出此卡号码在“止付名单”上,就要扣留此卡。
并交回发卡银行;
4.注意金额的限制。
每种信用卡都有最高使用限额。
如果使用金额超过此信用卡的最高金额时必须联系发卡中心,取回授权号码;
5.核查完毕,按照各种信用卡的签购单上的各个项目要求填写信用卡票据。
填写时一定要仔细看清各项目的要求,认真填写,字迹清楚,做到准确无误;
6.票据填写完后,请持卡人签名,认真核对持卡人签名是否和信用卡上签名一致,如果笔迹不一致,可以请客人出示证件核实。
如果是冒名使用信用卡,应扣留该卡;
7.客人签字核对完毕,将“持卡人留存”联撕下交回客人;
8.未按信用卡使用原则操作,造成的经济损失由经办人负责。
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