广西壮族自治区合作制公证处管理办法试行.docx
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广西壮族自治区合作制公证处管理办法试行
广西壮族自治区合作制公证处管理办法(试行)
《广西壮族自治区合作制公证处管理办法(试行)》已经自治区司法厅党委审议通过,印发给你们,请结合实际抓好贯彻执行。
广西壮族自治区司法厅
2019年12月10日
广西壮族自治区合作制公证处管理办法
【试行】
为深入推进公证体制改革,规范合作制公证处的运行和管理,根据《中华人民共和国公证法》《公证机构执业管理办法》《公证员执业管理办法》《司法部关于推进合作制公证机构试点工作的意见》,结合我区实际,制定本管理办法(试行)。
第一章总则
第一条合作制公证处是公证机构的组织形式之一。
合作制公证处是依法设立,不以营利为目的,依法独立履行公证职能,承担民事责任的证明机构。
第二条合作制公证处由符合条件的公证员自愿组合,共同参与,共同出资,不要国家编制和经费,依法设立开展公证业务。
合作制公证处实行民主管理,按市场规律和自律机制运行。
第三条合作制公证处的财产由合作人共有,以其全部资产对外承担有限责任。
第四条合作制公证处实行用人回避制度。
有夫妻关系、直系血亲关系、三代以内旁系血亲关系以及姻亲关系的人员不得同时在本公证处工作。
第五条合作制公证处根据《中国共产党章程》的规定,建立党支部。
第六条党支部是公证处的政治核心。
党支部领导党员在公证处的日常工作中贯彻和践行党的路线方针政策,在公证处工作人员中发展党员,引导公证处全体人员爱党爱国,遵纪守法,甘于奉献。
第二章设立与审批
第七条设立合作制公证处的条件
(一)依照统筹规划、合理布局的原则,在符合以下条件之一的地方设立合作制公证机构:
1.具备统一执业区域和同一监督管理层级条件的设区市的城区。
2.人口众多、公证需求量大的县、不设区的市。
3.自贸区、高新区、国家级经济技术开发区需要新设立公证机构的地方。
(二)有5名以上公证员作为发起人,有不低于50万元人民币的开办资金。
(三)发起人政治素质高、社会责任感强,具有改革创新的共同理念和甘于奉献的协作精神;近3年内未受过行政处罚、行业惩戒或行政、党纪处分;年龄在60周岁以下,其中至少有3人执业满5年以上。
牵头人应具有较强的领导能力和组织协调能力,以及业界公认的道德品质和业务素质。
(四)发起人中至少有3人为中共党员。
(五)符合《公证机构执业管理办法》规定的设立公证机构的其他条件。
现有公证机构改制为合作制的,应当有符合上述发起设立条件的人员。
第八条设立申报的材料
申请设立合作制公证处,发起人应向主管司法行政机关报送以下材料:
(一)发起人申请书;
(二)公证机构设立申请表;
(三)发起人身份证复印件、公证员执业证复印件、人事部门出具的个人简历;
(四)设立公证机构的组建报告;
(五)拟推选的公证机构负责人情况说明;
(六)发起人名单目录;
(七)章程草案;
(八)规章制度草案;
(九)开办资金证明;
(十)出资协议书;
(十一)办公场所产权证明或使用权证明。
第九条章程的内容
(一)公证处的名称、执业场所;
(二)公证处的宗旨;
(三)公证处的组织形式、机构设置和最大规模人数;
(四)合作人会议的组成和职责;
(五)公证处主任的条件、职责及产生和变更程序;
(六)合作人的权利和义务;
(七)合作人新增、退出、除名的条件和程序;
(八)合作人争议的解决;
(九)开办资金的数额及来源;
(十)财务管理制度、分配制度及债务承担方式;
(十一)人员聘用的程序;
(十二)公证处变更、终止的条件和程序;
(十三)章程的修改程序;
(十四)其他需要明确的事项。
章程自公证处批准成立之日起生效。
设立后修改章程的,应报自治区司法厅批准。
第十条合作制公证处主任依据《公证法》和章程规定,由合作人会议选举产生,并经主管司法行政机关核准逐级上报至自治区司法厅备案。
主任每届任期3-5年,可连选连任,具体任期由章程规定。
合作制公证处副主任由主任推荐,经合作人会议表决通过。
第十一条设立合作制公证处的审批程序
(一)设立合作制公证处,由自治区司法厅根据司法部统一部署,结合本区实际制定实施方案;
(二)方案确定试点的地方,由主管司法行政机关负责组织实施;
(三)设立合作制公证处,由发起人向主管司法行政机关提出申请,逐级上报至自治区司法厅审核批准。
批准设立后,报司法部备案。
第十二条合作制公证处变更名称、办公场所、执业区域或者分立、合并的,由主管司法行政机关审核后,逐级上报至自治区司法厅核准,同时报司法部备案。
第十三条合作制公证处由主管司法行政机关进行年度考核,考核结果连同财务审计报告报自治区司法厅备案。
第十四条合作制公证处的人员规模应当适度。
自治区司法厅根据当地人口数量、经济发展状况和公证机构的设置情况、公证业务的需要核定公证员配备方案,报司法部备案。
第三章决策与监督
第十五条合作制公证处的权利机构
合作制公证处实行民主管理和议事的机构为合作人会议。
合作人会议的职权包括:
(一)决定公证处的发展规划;
(二)批准公证处负责人提出的年度预决算方案,决定公证处的分配方案;
(三)提出推选公证处负责人人选的条件,推选、罢免公证处负责人,接受负责人辞职申请,决定新增、退出或者除名合作人;
(四)决定重大财务支出和大型固定资产购置和处理;
(五)修改章程,决定规章制度;
(六)决定公证处分立、合并、解散及财产的清算;
(七)其他重大事项。
第十六条合作制公证处还应建立健全公证员大会、管理委员会会议、监督委员会会议制度。
第四章合作人
第十七条合作人是指符合本办法和章程规定的条件,经合作人会议通过的本处公证员。
第十八条合作人的权利和义务
(一)权利
1.参加合作人会议,行使表决权;
2.担任公证处负责人的选举权和被选举权;
3.监督本处财务和收支情况以及合作人会议决议的执行情况;
4.获得养老、医疗、住房公积金和其他社会保障的权利;
5.按章程规定享受劳务绩效;
6.章程规定的其他权利。
(二)义务
1.忠实履行公证员职责,遵守章程和本处规章制度,遵守职业道德和执业纪律;
2.按章程规定出资、退资、承担本处债务;
3.执行合作人会议决议;
4.章程规定的其他义务。
第十九条吸纳本处新增公证员为合作人的,需经合作人会议讨论决定。
新合作人的具体投资比例由合作人会议讨论决定。
第二十条新增合作人应具备如下条件:
(一)主动申请,承认本处章程,并按规定出资;
(二)取得公证员任职资格,年龄在60周岁以下,执业5年,(三)在本处执业至少1年以上;
(四)三分之二以上合作人书面推荐,并经合作人会议通过;
(五)近3年内未受过行政处罚、行业惩戒或行政、党纪处分;
第二十一条新增合作人的,应当签订书面协议。
协议应载明新合作人的出资额、出资比例、出资方式。
第二十二条新增合作人的,应将新增合作人的姓名、简历、身份证、公证员执业证号码、出资额、出资比例、出资方式等资料载入合作人名册并逐级上报至自治区司法厅备案。
第二十三条合作人的退出与除名
合作人有下列情况之一,经合作人会议决定,不再担任合作人:
(一)本人申请退出合作人的;
(二)年满65周岁的;
(三)因身体或精神原因不能正常履行职务,连续达6个月以上的;
(四)丧失民事行为能力的;
(五)本人出具的公证书出现严重错误,造成重大负面影响,或者给公证处造成重大损失的;
(六)经核实被认定为与当事人共谋或故意出具虚假公证文书的;
(七)被判处刑罚的;
(八)被吊销公证员执业证的;
(九)无正当理由,未在公证处履行职责2个月以上的;
(十)无正当理由,连续2次或者2年内2次不出席合作人会议的;
(十一)不履行合作人义务或者不执行合作人会议决议,经批评教育拒不改正的。
第二十四条合作人退出与除名及其原始出资的退还,由主任会议提出方案,经合作人会议表决通过。
第二十五条合作人出资及合作人资格不得转让。
合作人在职期间死亡的,其出资由其余合作人均分收购,或作减资处理。
其所得的财产和收益可以依法发生继承,但合作人的身份不发生继承。
第二十六条合作人之间发生纠纷,可通过以下方式解决:
(一)合作人协商解决;
(二)仲裁解决;
(三)法院诉讼解决。
第二十七条合作人争议期间,仍需履行相应工作职责,执行合作人会议的各项决议、遵守公证处的各项规章制度,如因争议导致公证处或其他合作人利益受损,应当承担赔偿责任。
第五章内部管理
第二十八条合作制公证处主任的职责
公证处主任为公证处法定代表人,负责对本处的业务活动和内部事务进行管理,对外代表公证处,依法承担管理责任。
(一)制定公证处发展规划和年度工作计划,组织完成各项目标任务;
(二)根据章程规定,负责本处副主任及其他人员的工作安排,明确岗位责任,做好本处人员的业绩考核等工作,决定本处人员的奖惩和按有关人事规定辞退不称职的人员;
(三)负责公证质量管理。
建立健全本处公证质量管理制度,落实公证质量管理规定,依据法律法规和本处规章制度处罚违反质量管理规定的行为;
(四)管理公证处财务。
制定分配方案报合作人会议通过,在章程规定的权限内决定公证处经费开支;按照规定设立事业发展基金、风险赔偿基金、社保基金、培训基金;按时足额交纳协会会费;
(五)负责公证处业务发展。
负责重大公证事项受理,组织对疑难案件的讨论;负责及授权公证事项审批;决定公证人员回避,以及公证费减免和错误公证书的撤销;
(六)召集合作人会议,主持召开主任会议,组织实施合作人会议决议,向主管司法行政机关汇报工作,听取意见,接受监督;
(七)行使章程规定的其他权力,完成监管部门和行业协会交办的工作任务。
第二十九条公证员的权利义务
(一)权利
1.劳动权。
在公证处办理与自己能力水平相当的公证业务,接受群众来电来访,承担或开展公证专题研讨,研究并解决公证业务疑难问题,撰写公证理论与实务研讨文章参与业务交流;
2.获取报酬权。
按照章程规定和合作人会议决议,获取与工作岗位和绩效相当的劳动报酬;
3.成为合作人。
符合本规定第二十条所规定条件的公证员,可以成为本处的合作人;
4.监督本处财务收支情况、合作人会议决议执行情况;
5.依法获得养老、医疗、住房公积金及其他社会保障;
6.章程规定的其他权利。
(二)义务
1.依法履行公证员职责,遵守公证处的规章制度;
2.有公务员或事业人员身份的要辞去公职;
3.对出具的公证书依法承担执业责任;
4.执行合作人会议决议,服从工作安排,履行章程规定的其他义务。
第三十条合作制公证处执业纪律
(一)坚持客观、公正的原则办理公证,确保所出具的公证书真实、合法;
(二)防止错证,杜绝假证;不办人情证、关系证;不参与降价收费等不正当竞争,不跨越执业区域招揽公证业务;不向客户支付回扣,不指使公证员助理独立办证;
(三)严格遵守职业道德和执业纪律,主动接受主管司法行政机关、行业协会管理与指导,自觉接受社会监督;
(四)公证处工作人员应当佩挂胸牌,持证上岗;
(五)履行公证法律援助义务,承担社会责任,完成主管司法行政机关、行业协会安排的任务。
第三十一条人员管理
(一)合作制公证处实行全员合同制,公证处应与全体员工签订劳动合同,按规定为全体员工购买"五险一金"。
(二)合作制公证处聘用公证员助理及其他工作人员应遵守《劳动法》《劳动合同法》和有关规定。
(三)合作制公证处应当建立健全公证人员任用、培训、考核、奖惩、晋升、退休等管理制度,规范人员管理。
(四)合作制公证处应当建立公证员助理管理制度,严禁公证员助理履行公证员职责、独立办理公证业务。
第三十二条质量管理
(一)公证处要健全完善公证执业日常监督管理体系,建立多层次的风险防控机制和责任追究制度。
严格公证审批制度,对重大公证事项要经过部门责任人、副主任或主任二级审批,对重大、复杂的公证事项,应提交公证机构集体讨论,真正做到材料不实不出证,调查不全不出证,审批不严不出证。
(二)严格公证质量责任,建立公证质量责任制、错证追究制和公证质量检查保障制度,真正使证前、证中、证后的质量监管都落到实处,严防单纯追求经济效益、忽视公证质量的现象。
(三)建立公证员执业责任保证金,主要用于偿付应由公证员承担的赔偿费用等。
(四)建立重大事项报告制度。
事关当地政府实事工程、重点项目及社会稳定的重大公证事项,应当事先报告主管司法行政机关;合作人、其他工作人员违法违纪情况,错、假证及对公证文书的复查、投诉情况,涉及诉讼的公证事项,公证文书未被仲裁、审判等部门采信等重大事项,应当事后报告主管司法行政机关。
(五)建立公证复查、投诉、涉诉处理机制,建立规范化处置流程,妥善处置涉公证的各类矛盾纠纷。
(六)强化公证信息化建设,按照有关规定实现公证信息互通共享。
(七)加强公证员职业道德和执业纪律教育,公证员每年须接受40学时以上的在职培训。
第三十三条财务管理和分配制度
(一)合作制公证处实行独立核算、自负盈亏、依法纳税、核定总额下的自主分配;
(二)合作制公证处应当严格按照自治区公证服务收费项目和收费标准统一收取公证费,减免公证服务收费,必须按规定办理;
(三)合作制公证处用于分配的总额不得超过业务总收入(税前)的40%。
年利润超过15%的,可以适当提高分配总额比例,但最高不得超过48%;
(四)合作制公证处应当建立绩效工资制,可参照事业单位实行文员等级+绩效工资的方式核定绩效;不得实行提成工资制,基础工资不得低于当地最低工资标准。
(五)合作制公证处可以在当年盈余中提取20%作为合作人的奖励金,但奖励金的实际发放额不能超过合作人初始投资额的50%;
(六)合作制公证处在依法缴纳税费和扣除各项成本性开支后,应当提取不少于当年盈余总额的15%作为事业发展基金、0.5%作为档案管理资金;提取不少于本年度人员工资总额的2%作为培训基金;按规定参加公证执业责任保险;按规定提留工会会费、教育基金、福利基金;按章程设立和提取主任基金;公证处可以参照企业年金的有关规定建立企业年金制度;
(七)合作制公证处应按规定交纳公证协会会费和风险赔偿基金。
风险赔偿基金应设立专户,单独管理,随时接受司法行政机关和公证协会的监督检查;
(八)合作制公证处应设立财务部,明确财务负责人,设置会计和出纳岗位,实行统一收费,统一入账,统一出票。
认真贯彻执行《会计法》和国家财务管理规定,强化财务基础管理,认真编制各类报表,按照会计电算化的要求,做好会计资料的录入、维护、备份、归档工作;
(九)合作制公证处应建立并落实资产管理制度,做好固定资产的登记、管理、建档工作。
公证处存续期间,禁止挪用、转移和分割资产,禁止进行投资,禁止引入社会资本开办、入股和运营公证机构。
第六章终止与清算
第三十四条合作制公证处有下列情形之一的,应当终止:
(一)公证员不足5人,且6个月内不能补齐的;
(二)资产不足50万元,且3个月内不能补足的;
(三)两年内两次被停业整顿的;
(四)合作人会议决定终止的;
(五)法律、法规规定应当终止的其他情形。
合作制公证处终止由主管司法行政机关逐级上报至自治区司法厅批准。
第三十五条合作制公证处终止时应对财产进行清算。
清算应由合作人、主管司法行政机关指定的工作人员共同成立清算小组实施,并负责处理一切善后事务。
第三十六条合作制公证处终止后的债务清偿,应参照《公司法》等相关法律规定进行。
清偿时应当先行支付公证处员工工资、劳动保险费、税费,然后再清偿普通债务。
清算后的剩余资产,按非营利法人有关规定处理。
第三十七条清算期间,合作制公证处的公证员不得执业。
第三十八条合作制公证处终止后,清算小组应将文件、财务账簿和公证文书登记簿、公证档案全部移交档案馆或者主管司法行政机关保管;留存的公证责任保险金、档案管理资金应移交公证协会用于档案后续保管和风险赔偿。
公证处印章应由清算小组送交自治区司法厅并向其申请注销,自治区司法厅应于接到申请注销之日起1个月内公告注销。
第七章附则
第三十九条违反本管理办法的,按照相关法律法规和公证行业规定追究责任。
第四十条上级部门有新规定的,按新规定执行。
第四十一条本管理办法自2019年12月10日实施。
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