QC小组成果163.docx
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QC小组成果163.docx
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QC小组成果163
减少项目部文印支出
浙江舟山广宇建设有限公司
小组名称:
盐仓新天地广场项目HappyQC小组
一工程概况
本项目位于定海区盐仓街道,盐纬三路南侧,舟山市汽车客运中心正对面。
由3个
单体(包括1幢高层,1-1#楼A区,层数为11层,建筑高度41.50m,;2幢多层1-1#楼裙楼、1-2楼,层数均为4层,建筑高度16.31m)和地下车库组成。
本工程造价约为1.75亿元,工程大,按照要求要做的资料繁杂,文印开支厉害。
二、QC小组简介
小组名称
盐仓新天地广场项目HappyQC小组
课题名称
减少项目部文印支出
小组类型
管理型
组长
陆佩君
小组成立时间
2017-5-5
小组注册时间
2017-5-5
活动日期
2017年5月5日~2017年12月25日
小组注册号
QC-17-02
小组成
员
7人
课题注册号
QCkt-1703
活动次数
15次
QC教育时间
52小时以上
制表:
陆佩君日期:
2017年5月5日
QC小组成员简介
序号
姓名
年龄
职称
职务
小组职务
1
陆佩君
34
工程师
QC指导
组长
2
胡斌
45
工程师
技术负责
副组长
3
钟净军
36
工程师
施工员
组员
4
刘正文
38
助理工程师
材料员
组员
5
柴飞杰
35
技工
质检员
组员
6
张波
36
助理工程师
资料员
组员
7
孙华
31
技工
资料员
组员
制表:
陆佩君日期:
2017年5月5日
三、选题理由
四、现状调查与目标依据分析
小组对项目部所有文印的主要耗材----
纸张、硒鼓、粉仓、碳粉等,进行了一次费用现况调查。
归纳并得出了项目部2016
年4月到2017年4月一年间,文印耗材的费用支出,如下表所示:
请看:
现状调查情况统计表
序号
调查项目
费用支出
频率
累计频率
1
70g/80gA4复
印纸
3648
58%
58%
2
硒鼓
1618
26%
84%
3
碳粉
651
10%
94%
4
粉仓
274
4%
98%
5
其它
95
2%
100%
合计
6286
100%
制表:
孙华制表日期:
2017年5月7日
依据“现状调查情况统计表”,小组采用饼分图分析。
从图中可以看出,降低文印耗材费用支出的关键是:
如何降低纸张费用。
硒鼓
1618
26%
碳粉
651
10%
粉仓
274
4%
其他
95
2%70g/80gA4
复印纸
3648
58%
制图:
陆佩君制表日期:
2017年5月7日
文印耗材费用支出现状调查饼分图从饼分图中可以看出:
“70g/80gA4复印纸”
频率已达58%,是项目部文印支出主要问题。
目标依据分析
小组以70gA4复印纸为例,进行了一次市场调查。
根据调查结果,文印店里70gA4
复印纸打印单价为为0.3-0.5元/张,复印单价为0.09-
0.2元/张。
除去利润和其他,纸张市场成本平均为0.11元/张。
根据现况调查的结果,小组得出项目部上一年使用的70g/80gA4复印纸约46900
张,因此上一年项目部70g/80gA4复印纸平均成本为:
6286/46900=0.134元/张。
一个工程项目的毛利率一般在5%-
10%之间,而我们如果把现况纸张平均成本降低到0.11元/张以下,则光纸张费用就可以节省18%。
五、目标确定
将项目部70g/80gA4复印纸平均成本控制在0.11元/张以下。
0.16
0.14
0.12
0.1
0.08
0.06
0.04
0.02
0
目标值柱状图
六、原因分析及要因确认研究
QC小组于2017年5月10日在项目部二楼会议室针对“纸张费用高”,运用“头脑风
暴法”进行原因分析,确定了11条末端因素,详见下“纸张费用高系统图”。
资料打印前没有认真校核
要因确认:
依据“纸张费用高系统图”得出的11条末端因素,2017年5月17日-
5月20日期间,小组讨论规定了确认内容、验证方法、标准、负责人和验证时间,并制定了“要因确认计划表”,如下表所示:
序号
末端因素
确认内容
验证
方法
标准
负责人
验证时间
1
员工节省意识较弱
项目部员工对节省纸张使用的认识程度
问卷调查
员工100%都认识到节约用纸的重要性
陆佩君
2017.5.17
2
资料打印前没有认真校核
员工是否存在因没有认真校核电子资料而导致二次打印的情况
问卷调查
员工在打印资料前认真校核一次,确保不出现二次打印
钟净军
2017.5.18
3
员工对纸张保存不重视
纸张存放环境是否脏乱,纸张堆放是否整齐有序
现场检验
纸张存放环境保持干净整洁
,纸张堆放要整齐有序,便于存取使用
刘正文
2017.5.17
4
显影辊感光电压偏低
打印机显影电压是否与碳粉感光灵敏度匹配
现场调查
保证打印机显影电压与碳粉感光灵敏度匹配,打印字迹清晰
柴飞杰
2017.5.19
5
没有专人
检查碳粉
是否安排专人定期检查打印机碳粉存量
现场调查
安排专人每月检查检查打印机碳粉存量一次,保证打印机正常运行
孙华
2017.5.20
序号
末端因素
确认内容
验证
方法
标准
负责人
验证时间
6
没有采取防潮措施
是否采取了有效的措施来防止纸张受潮
现场调查
保持纸张保存
环境的干燥
胡斌
2017.5.18
7
纸张在纸盒中摆放不平整
纸盒中的纸张是否摆放平整
现场检验
保证纸盒中的
纸张摆放平整
,不会因此出
现卡纸
钟净军
2017.5.19
8
纸张不符合规格
纸张厚度是否均匀,表面是否平整,是否有纸粉
,打印机出纸是否顺畅等
现场检验
购买的纸张质量符合要求,打印出来内容清晰,没有卡纸现象出现
刘正文
2017.5.19
9
纸张购买
价格较高
同规格纸张在市场的售价是否差距较大
市场调查
买到性价比比较高的纸张,保证纸张质量的同时降低成本
张波
2017.5.18
10
搓纸轮故障
打印机搓纸轮是否运行正常,之前出现故障时是否及时报修
现场调查
保证搓纸轮正常出纸,出现问题及时报修
;不会因此导致频繁卡纸而影响打印机正常运行
孙华
2017.5.19
11
无相关打印机使用管理规定
项目部是否制定了打印机使用规定
查阅
文件
项目部要制定严格合理的打印机使用规定
柴飞杰
2017.5.18
制表人:
陆佩君制表日期:
2010年5月20日
七、制定对策
针对以上4个主要原因,5月23日,QC小组召开会议。
小组成员集思广益,提出各种对策。
经评议,最后确定了对策,制订了以下对策表:
对策措施表
序号
要因
对策
目标
措施
地点
时间
负责人
1.小组召开会议
制定纸张使用管
1
员工节省意识较弱
制定纸张使用管理办法,培养员工节约意识
管理办法执行率100%,员工参与率
100%
理办法,要求员工100%参与活动
,并且做好日常
执行检查
2.为员工每人发
现场
2017-5-23
~
2017-5-26
刘正文
一份环保宣传电
子材料
1.小组召开会议
2
无相关打印机使用管理规定
编制打印机使用管理办法
项目部执行率100
%
制定打印机使用管理规定
2.将制定好的管理办法推广到整
个项目部,每月
现场
2017-5-23
~
2017-5-26
钟净军
胡斌
检查一次日常执
行情况
1.已开封纸包外
3
没有采取防潮措施
保持纸张干燥
每包纸受潮率保持在2%以下
包报纸
2.下班后将打印机纸盒中的纸取
出,放回纸包中
现场
2017-5-23
~
2017-5-29
柴飞杰
陆佩君
3.将已受潮的纸放在机柜下面,利用机柜中的加热灯泡温度烘干
1.打印前,在连
让员工养成
接打印机的电脑
4
资料打印前没有认真校核
打印前校核的习惯和掌握如何校核
的方法
员工打印前校核率100%
上必须再校核一次
2.每人发一份排
版技巧电子资料
现场
2017-5-23
~
2017-5-29
张永波孙华
以及教学视频
制表人:
陆佩君
日期:
2017年5月29日
八、对策实施
实施一:
提高员工节省意识
QC小组在项目部会议室召开小组会议,讨论制定了《办公室纸张管理办法》,一切以降低纸张浪费为宗旨,尽可能减少办公室纸张费用支出,要点列举如下表所示:
《办公室纸张管理办法》要点
序号
管理事
项
具体内容
1
利用电子文档
执行“无纸化”办公。
资料文件如只需传阅,不需打印等类似情形,一律利用电子邮件、QQ或者项目部内部局域网络等途径进行发送
对于需要打印的文件,在没有格式要求的前提下,尽量使用
2
双面打印
双面打印。
双面打印方法如下:
方法一:
需要手动翻面的。
依次选择Word菜单“文件→打印→属性”,打开打印机属性窗口。
单击“完成”选项卡,勾选“双面打印”复选框,然后就可以打印了,正面打印完成后需手动将纸翻
转过来,进行双面打印
方法二:
打印机可自动双面打印的。
选择“常规”选项卡,选择
“双面(短边翻转)”即可
3
页
面设置
在没有格式要求的前提下,重新设置页面:
方法一:
如果打印文字段落比较短且分段较多,选择菜单“格式→分栏”后,在弹出的“分栏”窗口中选择需要分栏的栏数即可,通常选择两栏即可
方法二:
“页面设置”中将上、下边距设置为1厘米,左边距设置为1.5厘米,右边距设置为1厘米
4
字体大小
在没有格式要求的前提下,字体可以适当缩小。
文字大小以看清为宜,能用五号的不用小四号,能用小四号的不用四号
5
纸张二次使用
管
理
由办公室负责,于每周五下午,将各部门的仅打印一面的无用纸张统一收集,将可再次使用的纸张和不可用纸张分类管理。
将可使用纸张放置打印室供内部使用,将不可用纸张做废纸处理
。
制表人:
陆佩君日期:
2017年6月3日
实施效果验证:
2017年6月5日到6月24日期间,小组对各个项目对《办公室纸张管理办法》的执行情况进行了突击检查。
经检查,管理办法均已张贴在各个打印机旁边;对最近打印的资料进行抽查后发现,除了有格式要求或格式无法更改的,98%使用了双面打印,页边距有94%按照规定设置;各项目办公室都安排了专人收集管理纸张,管理办法执行率达到了100%。
实施二:
制定打印机使用管理规定
1.2017年6月7日到10日期间,小组成员多次举行小组会议,讨论制定了《办公室打印机使用管理办法》。
该办法要点如表所示。
2.小组将制定好的《办公室打印机使用管理办法》下发到项目,要求项目办公室
负责执行,并且落实到每一个员工。
小组每月检查一次。
《办公室打印机使用管理办法》要点
序号
管理事项
具体内容
1
使用人员规定
打印机一律禁止外人使用,只有本公司员工才可使用。
如有客户需要使用,则需要部门负责人签字同意,并做好相关记录。
2
打印登记
使用打印机人员必须事先进行登记,包括打印人姓名、所属部门、打印内容、打印张数、使用纸张类型、打印时间、是否出现打印错误、出现错误原因等。
3
部门评比
每月底由办公室公布各部门当月纸张使用情况,并进行部门评比,对使用最少的部门进行奖励。
。
制表人:
陆佩君日期:
2017年6月13日
实施效果验证:
该措施实施后,小组对各个项目进行了管理办法执行情况检查。
经检查,各个部门在打印机旁边都已经张贴了《办公室打印机使用管理办法》,“打印机使用登记表”也都装订成册,而且使用记录都填写很完整,执行情况优秀,达到了要求的100%执行率。
实施三:
保持纸张干燥
2017年6月12日到13日,小组成员通过从网上搜索资料以及召开会议讨论,以便于执行和实用为标准,最后总结出三条保持纸张存放环境干燥的实用方法。
1.将已开封的纸包外部用报纸包裹,并且三天更换一次
2.下班后将打印机纸盒中的纸取出,放回纸包中
3.将已受潮的纸张放在打印机机柜下面,利用机柜中的加热灯泡烘干,没有较大
变形就继续使用。
实施效果验证:
2017年6月14日到28日,小组成员每天对采取措施后的纸张进行跟踪检查,得出;
1.报纸良好的吸湿性,很好地保护了已开封的纸包。
在检查期间,已开封纸包中的纸张没有出现受潮现象。
2.办公室都安排了专人,负责下班后把纸盒中的纸放回纸包中。
3.在检查期间,部分在打印机纸盒中的纸张出现了受潮,受潮数量为13张,经烘干后都可继续使用。
检查期间,项目部共用了三包半纸。
由此可知,纸张受潮率低于2%。
实施四:
认真校核并且掌握技巧
1、2017年6月11日,小组全体成员讨论决定,为确保员工养成打印前校核的习惯
,每台打印机都安排专人负责,资料打印前,强制性对内容、排版、字体、拼写等再校核一次。
为加强负责人的责任心,小组规定将每个月节省下来的费用,取出一定比例补助给他们。
2、由小组成员整理了一份word排版技巧以及相关教学视频,分发给项目部集体
员工,由员工自主学习。
实施效果验证:
2017年7月11日,小组对各个校核监督负责人和其他员工进行询问,得知该措施执行情况优秀;并且小组通过检查“打印机使用登记表”,得出上一个月没有出现因没有事先校核而导致的打印错误。
由此可知,各项目打印前校核率达到了100
%。
九、效果检查
根据调查结果,我们计算出了7月~11月的纸张平均成本为0.106元/张。
从现况值和目标值对比图可以看出,活动达到了目标值。
再通过调查7月~11月期间,空调、电脑、传真机和打印机得耗材费用,得出:
打印机耗材所占费用从原来的79%下降到现况的73%。
由此可知:
QC小组活动达到了预期的效果。
我们的目标实现!
检查结果如下:
办公打印机耗材费用支出调查表
调查项目
硒鼓
70g/80gA4复印纸
碳粉
粉仓
其他
费用支出(元)
1332
910
242
162
57
调查人:
刘正文、孙华
地点:
项目部各个办公室
时间:
2017年12月15日
依据“办公打印机耗材费用支出调查表”,小组再次采用饼分图分析。
从图中可以看出“70g/80gA4复印纸”已不再是关键因素。
硒鼓
1332
49%
碳粉
242
9%
粉仓其他
16257
6%2%
70g/80gA4复印纸910
34%
制图人:
陆佩君日期:
2017.12.20
根据调查结果,我们计算出了7月~11月的纸张平均成本为0.106元/张。
从现况值和目标值对比图可以看出,活动达到了目标值。
再通过调查7月~11月期间,空调、电脑、传真机和打印机得耗材费用,得出:
打印机耗材所占费用从原来的79%下降到现况的73%。
现况目标
值…
值…
由此可知:
QC小组活动达到了预期的效果。
0.1
0.05
0
电脑耗材
372
10%
传真机耗材
141
4%
空调耗材
477
13%
打印机耗材
2703
73%
制图:
孙华制表日期:
2017年12月20日
十、巩固措施
为了巩固这次QC活动取得的良好成果,项目部将这次QC活动中编制的《办公室纸张管理办法》和《办公室打印机使用管理办法》归纳整理,纳入了项目部管理制度中,将这两样管理办法继续沿用下去。
纸张成本高导致办公费用增多是社会普遍存在的问题,我们这次的成果在一定程度上缓解了这个问题。
因此,我们计划向其他分公司推广交流这个成果,为公司的发展贡献一份力量。
自我评价表
活动前(分)
活动后(分)
质量意识
85
100
个人能力
83
93
QC知识
79
97
解决问题能力
73
95
团队精神
72
98
制表人:
陆佩君
日期:
2017年12月25日
十一、活动总结
在本次QC小组活动过程中,小组各成员都能积极参加小组组织的活动,出勤率达90%。
通过本次活动我们提高了应用PDCA循环分析问题和解决问题的能力,汲取了新知识。
今后我们会更加努力,解决更多的实际问题,创造更大的经济效益和社会效益。
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