APP China行政服务手册.docx

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APPChina行政服务手册

绪言

以服务为宗旨，以降低经营成本、提高营运绩效为目标是行政工作之基本所在。

行政部门是企业实施管理的重要的职能部门。

其职能是否得到充分发挥，将影响到企业的经营绩效。

企业领导通过行政部门积极有效的工作，使企业内部各部门的工作得以有序、有效地进行，同时，使企业与外界社会，包括有关政府部门、相关业务单位的联络渠道得以畅通，使企业有一个良好的经营环境与发展空间。

为把总部行政工作做得更细、更好，特制订本手册，旨在以更为完善周到的服务与合理化、人性化、标准化的管理，不断推进企业的发展。

一、总台服务

总台是公司对外的窗口。

在一定程度上代表着公司的形象。

因此，须本着服务的观念，在具体工作中做到认真、细心、热情、周到。

其具体服务项目如下：

（一）访客接待

1、一般来访客人须在总台登记《访客单》（Adm表01），写明受访人姓名、部门及到访时间。

由总台发给“APP访客”挂牌，并电话通知受访人到总台引见或将访客接至接待区或办公室。

2、如受访人不在或一时无法联系上，可请来访者填写《留言条》（Adm表02）由总台负责转交受访人。

3、无“APP访客”挂牌人员，不得进入所有办公区域。

各部门不得接待未经总台登记之访客。

4、结束访问后，由受访人收回“APP访客”挂牌，将客人送至电梯，然后受访人在《访客单》上写明访客离开时间后将《访客单》及挂牌还至总台。

5、重要访客来访，总台应先将客人引至接待室，递上茶水后，即刻通知

受访主管。

（二）邮件收发

1、普通邮件收到后，随时通知收件人到总台领取；特快专递及挂号邮件收到后，先登记编号，然后通知收件人到总台签收。

2、需用平信、挂号信及普通包裹寄发公务邮件者，在将邮件交予总台时，须在《外发邮件登记表》上做好登记。

3、需用特快专递寄发公务邮件者，在将邮件交予总台时，须附经主管核准之《特快邮递申请单》（Adm表03），由总台经办人员签收、编号，并通知快递公司收取；如委托总台邮发私人邮件，须在信封上贴足邮票后，交总台统一寄发。

4、部门订阅之报刊及杂志，由部门经理助理自行到总台领取。

（三）物品传递

1、各部门如有小件物品（如样品等）需送至它处的，可将物品适当包装后，与送达地址一起送至总台，如需特快邮递的，须附经核准之《特快邮递申请单》，由总台联系快递公司承送。

2、各部门如有小件物品需要提取，可将所需提取物品之名称、数量，提取物品之详细地址、联系人及其电话等必要信息告知总台，如需特快邮递的，须附经核准之《特快邮递申请单》，由总台联系快递公司承办。

总台收到提取物品后，即刻通知部门经办人员到总台签收、领取。

（四）会议室预定

1、下列公共会议室之使用由总台统一安排。

各部门需用会议室，需事先通过lotusnotes中“会议室预订信息”申请预订会议室。

总台根据会议性质，按“先到先订，就近安排”之原则安排会议室。

楼层

室号

室名

楼层

室号

室名

23

2301

金光会议室

24

2401

新世纪培训室

2306

APP接待室

2、会议室之预订及使用情况可在电脑LOTUSNOTES上查看。

各部门在安排会议时，可事先查看，以免与其他部门之安排发生冲突。

3、会议室钥匙由总台统一管理。

部门使用会议室前，由当班保洁员负责打开。

会议结束后由当班保洁员负责清理后上锁。

以备下次会议使用。

（五）用餐安排

1、部门/主管需要安排业务用餐或宴请，可填写《公务用餐安排申请单》（Adm表04）交总台联系、安排。

2、总台安排完毕后，即将安排情况反馈有关经办人。

二、会议服务

会议服务是总务部门的重要职责之一。

总务人员在做会务服务时必须做到“细心、耐心、热心及关心”，以保证会议之正常进行。

总务部门根据会议之形式、规模、级别可分别提供以下服务：

（一）会议室布置

1、由总裁或集团总部有关部门召集之正式大会或活动，以及当地政府机关重要官员来访或重要的业务活动，可根据要求，会同文宣组制作各种形式之会议活动标识、标志或指示牌等，置于电梯厅、过道及会议室。

2、重要会议场所可用鲜花及其它绿色植物作适当点缀，以美化环境，烘托气氛。

3、按会议形式，调整会议桌位之排列。

根据座位安排，配置名牌。

4、扩音设备、投影仪及白板等之配置及调试。

（二）礼仪服务

1、大型或重要会议可要求安排礼仪服务。

2、礼仪服务之主要工作内容包括：

礼仪接待、资料分发、文件及资料影印、餐饮、点心及茶水供应等。

（三）会议签到

大型会议在会场入口处可设置签到台，准备《签到簿》，由礼仪小姐负责接待与会人员之签到。

（四）会议文件印发

1、主要会议文件可在会前集中影印，放置于专用文件夹内。

高阶主管会议，可在会前将影印好之文件放于其座位名牌前；与会人员较多之大型会议，可由礼仪小姐在与会人员签到时发给，或在会议正式开始前分发。

2、临时需要影印之少量文件，可由会议服务人员帮助影印。

（五）会议用餐、点心及茶水供应

1、根据会议规格，可安排会议用餐，会间点心等，费用标准由会议组织单位/部门主管决定，行政部门会务人员负责预订、供应。

2、公司及部门内部之一般会议以供应茶叶冲泡之茶水为主，大型会议以供应小瓶矿泉水为主，由高阶主管参加之高层会议可供应咖啡等饮料。

（六）会议用车

1、大型会议可申请专门会议用车。

2、会议用车由行政部门指令车队统一派发

需要提供上述服务之重要会议，主办单位或部门需在会议前一到二天以书面形式通知行政部门。

一般会议如需提供上述部分服务项目的，可在会前填写《会务服务申请单》（Adm表05）交行政部门，由总务具体安排。

三、名片申印及使用规定

名片是员工对外业务联系及在各类公务活动中表明身份的重要工具，也是企业对外形象的体现。

因此，名片印制必须严格按照公司规定之作业程序进行申请，任何擅自印

制名片，或不按规定印制名片，均被视作严重违纪行为。

（一）名片申印

凡与公司已签订《劳动合同》具有本公司正式员工身份之人员，因对外业务联系需要，均可申请印制公司统一样式之公务名片。

员工需要印制名片，可先填写《公务名片申印表》（Adm表06），经本部门主管核签后，交人事行政部门主管审核。

经核准后，由行政部门统一印制，课长级（含）以上主管及直接业务人员每次申印名片以二盒为限，其他人员每次申印名片以一盒为限。

公司公务名片之样式由文宣组按企业CI形象设计要求明文规定，本公司下属各单位及部门均应严格按照规定样式印制名片，不得随意改变。

如有特殊需要，应会签文宣组后，呈请总部总经理核准。

（二）职务名称规定

名片上的职务名称应与公司人事部门发布并赋予之标准职务名称相一致。

如为便于对外业务联系需要，个别部门之部分业务人员需要使用“对外职务名称”时，必须事先填写《使用对外职务名称申请表》（Adm表07），经总部（副）总经理核准后，方可使用“对外职务名称”。

（三）名片使用规定

公务名片仅限于员工在本公司本职务任职时，因公务需要与外界交往时使用。

任职期间，如有职务变动，应及时重新印制与新任职务名称相符之名片，并即刻停止使用原名片。

员工离职时，应将剩余名片交还人事部门。

离职后，在任何场合、任何情

况下均不得再使用本公司之公务名片。

四、用车申请

合理使用公司公务车辆是保证企业正常运作，控制企业经营成本的基本保障。

公司车辆的使用须遵循“必须、必要、节约、合理”及“公务优先、业务优先”的原则，车

辆调度则应根据用车任务之“轻、重、缓、急”，合理调派车辆，在无法满足部分业务用车需求时，应及时予以说明，作好解释，以取得申请用车部门之理解与谅解。

（一）公务用车

1、除高级主管之专用车辆外，其他人员之各类用车均需事先填写《用车申请单》（Adm表08），经部门主管及行政主管签准后，由车辆调度管理员统一调度派车。

2、非主管级人员本地区内之一般业务外出，应以使用公共交通工具为主。

3、因一般业务赴临近地区公出/出差者，应以铁路/公路客运为主。

可申请公司派车将公出/出差人员送至车站。

4、用车结束后，用车人须在由驾驶员记录“实际用车记录”及“费用记录”的《用车申请单》上签字认可。

5、在公司车辆不够调度，或有特别需求时，经行政主管签准后，可向特约的车辆租赁公司租用所需车辆。

（二）外籍主管公休假日私人用车

1、车队在保证公务用车的前提下，按申请人职级高低及申请用车之先后顺序安排用车。

2、持有国内驾驶执照之外籍主管可以自行驾驶，亦可要求车队安排驾驶员。

3、不持有国内驾驶执照之外籍主管，不得自行驾驶车辆，否则一切后果自负。

4、外籍主管之公休假日用车，亦需按规定填清《车辆行驶记录》（Adm表9）。

5、公休假日用车所发生之费用按以下办法办理：

1）路桥及停车费由用车人自行承付。

2）燃油费按每公里0.3元收取。

3）驾驶员加班费按每日150元计收；12:

00以后出车者按半天计收75元；19:

00以后返回者，每小时加收20元。

4）燃油费及驾驶员加班费由车队统计汇总后统一收取。

五、文具领用

文具指员工日常工作中所需之办公消耗用品，文具领用按每月限额，以部门为单位集中申请、采购及领用。

（一）新进人员之文具配置

1、新进人员办完报到手续后，到行政服务组领取基本文具配置。

基本文具之标准配置如下：

品名

直尺

美工刀

两性笔

活动笔

铅笔芯

修正液

橡皮

胶水

透明胶

数量

1把

1把

红蓝黑各1支

1支

1盒

1套

1块

1瓶

1卷

2、新进人员因专业需要，需领用上述标准配置以外之文具，按临时申购程序申请购买。

（二）在职人员之文具领用

1、在职人员通过“零星采购系统”进行文具申购作业，按每人每月10元标准，于每月25日前由部门助理集中汇总后提出申请，报行政部门统一采购。

2、行政服务组于次月初完成采购后即通知部门助理集中领取。

3、员工因工作需要，需领用“零星采购系统”项目明细以外之文具，或因专案活动需要，需领用专用文具，按一般物品申购程序提出申请，报行政服务组审核、统购。

（三）离职及调任人员之文具归还

1、员工因各种原因离职时，除易耗品外，需如数归还所领用之所有文具。

2、因岗位调任，原领用之专用文具，亦需归还行政部门。

3、如发生文具损坏或遗失，须按该文具之实际价格赔偿。

4、离职人员在完成文具归还后，由经办人在其《离职手续表》（〈人〉表四十三）上签字。

六、公务出差

因公务需要，按规定经有关主管核准，赴异地工作，且无法当日返回，在异地住宿过夜者为出差。

当天往返的，为一般公出。

（一）国内出差申请

1、出差人员填写四联单之《出差申请》（Adm表10），经部门主管核准后，课长级（含）以上人员需由人力资源部会签，并需呈请总部总经理核准。

副课长级（含）以下人员需由行政服务主管会签。

2、出差申请经核准后，如因出差费用较高，需暂借部分款项的，可在《出差申请》上填清需借款项及金额，同时填写《暂借款申请单》（Adm表11）经核准后，与《出差申请》之第一及第二联一起至会计部门暂支出差费用。

3、出差人员将《出差申请》之第三联交人力资源部考勤管理人员，作为考勤依据。

4、出差返回后需填写《出差工作报告》（Adm表12）提请直接主管审阅。

5、一般情况下，出差需事先提出申请，办妥手续。

因特殊情况或处理特急事件需要，未及事先办妥手续的，应在出差返回后三天内补完有关手续。

（二）出差交通工具之规定

1、工作地至出差地之间有高速公路连接，且公路距离在500公里以内的，以乘坐陆路公共客运班车为主。

如因工作急需，确需乘坐飞机者，须经总部副总/总监或片区首席核准。

2、课员级（含）以下人员为一般业务出差者，以乘坐陆路公共交通工具为主。

（三）出差期间之考勤

1、业务人员出差期间为弹性工作制，不计考勤。

2、行政、财务人员出差期间，不作考勤。

在出差地工作日超时工作不计加班；周末及节假日因工作需要在出差地的，可申请当日标准工时（8小时）之补休。

（四）费用标准及报支

1、出差费用根据出差人员之职级及出差地之分类，按《国内差旅费报支标准》

（附件一）报销。

2、出差之出发及到达时间以所乘用之交通工具之到离港/站时间为准。

中午12:

00以前出发及中午12:

00（含）以后到达者，当日之杂费按一天计算；中午12:

00（含）以后出发及中午12:

00以前到达者，按当日杂费标准之二分之一计算。

3、膳费补贴按实际用餐数报支。

早上7:

00以后出发者，不计早餐补贴；中午12:

00以前到达者，不计午餐补贴；下午19:

00以前到达者，不计晚餐补贴。

出差期间如有公司安排用餐、客户招待或招待客户用餐，则不再报支该餐之餐费补贴。

4、住宿费须凭据报销，并列出明细。

超过标准者，按标准报支；低于标准者，按实际费用报支。

住宿费中仅报支基本房费及治安、城市建设附加费。

洗衣费、娱乐费、酒吧消费等均不得报销。

5、低职级人员随同高职级人员出差时，视实际需要其乘坐之交通工具及住宿费标准可比照高职级人员之标准执行，报销时须附高职级人员之《出差申请单》复印件。

出差地提供免费住宿者，不再报支住宿费用。

6、除膳杂费外，所有费用均需凭单报销，出租车费用之报销需列清用车明细。

无凭证者一律不予报销。

7、出差期间在同一地区驻留十天（含）以上者，超过天数之杂费按标准之七折付给；因培训性质出差，出差期间之膳杂费均按五折付给。

如有膳食安排的，则不再给予膳费补贴。

七、机票订购

公务出差所需机票由行政服务组向公司指定的机票代理机构统一订购。

一般情况下，不得自行购买出差机票，否则财会部门不予报销。

（一）机票申请

1、出差人员凭经签准的《出差申请》考勤联、机票暂借款单到总台预订往返机票。

如只需购买单程机票，回程要求自行购买或有其他特殊要求的，需在《出差申请》上注明，并经主管签准后，总台据此办理。

2、总台收到机票后，即通知订票人领票。

领票时总台会将机票暂借款单报销

联和机票同时交于领票人，并请领票人于订票登记本上签领。

3、为节省公司行政费用，一般业务出差以订购“优惠折扣票”为原则。

唯因出差时间或行程均难以

确定时，且经部门最高主管签准后，可购买全价票。

4、机票经办人将机票发出后，即将出差人之《出差申请》考勤联送至人事考勤员处。

5、外籍离职人员，凭核准订购返程机票的单据及暂借款单，到总台订购返程机票。

（二）改签及退票

1、填写《机票改签/退票申请单》（Adm表13），并附一设三联红字暂借款单，写明改签事由及事项，经部门直接主管签准后交总台办理改签。

2、一般情况下不办理退票。

如确需退票，需填写《机票改签/退票申请单》，写明退票理由，经部门最高主管核准后，附一设三联红字暂借款单，由行政部门经办人员办理退票手续。

如因个人原因退票，退票费用由订票人个人承担。

（三）机票冲销

1、出差人员出差回来后，凭机票存根联及机票暂借款单报销联至财会部门报销冲帐。

2、外籍离职人员经核准之返程机票，由经办人凭航空公司出具的收据填写费用报销单，并附机票暂借款单报销联至财会部门报销冲帐。

八、住宿申请

出差住宿以方便、节约为原则。

APP中国总部及各地之代表处、联络处均有特约旅馆，工厂有自办招待所，一般人员之出差以住宿当地特约旅馆或工厂招待所为主、出差人员擅自入住非特约旅馆，且费用超标者，财会部门将不予报销。

（一）各地至总部出差

1、本地各单位/部门如有需要安排住宿之客人，可至总台填写《住宿申请单》（Adm表14），经单位/部门主管及行政主管核签后，由总台安排住宿。

2、异地来访/出差人员需要安排住宿的，可将经当地最高行政主管核签同意后的《住宿申请单》传真至经办人。

由经办人提请总部行政部门主管核签后预约安排，并及时将《住宿申请单》回执传回申请人，告知其住宿安排情况。

3、所有住宿登记人如有改变或取消，应在入住当日下午6:

00前通知总台以便及时调整。

（二）总部以外地区之出差

1、出差至APP在各地之代表处、联络处或工厂者，应事先通知该地行政部门。

2、一般情况下，由当地行政部门根据出差人员之职级标准，安排下榻当地相应标准之特约旅馆，或工厂自办之招待所。

九、宿舍管理

宿舍指由企业投资建造、购置或租赁后，供异地员工在本企业工作期间临时居住之房产，由行政部门统一建档管理。

（一）住宿申请

1、入住人员需事先填写《宿舍入住申请单》（Adm表15），经行政部门主管核准后，由总务部门统一安排。

2、单身外籍人员以安排单身宿舍为主，携眷外籍人员根据其家眷人数，安排相应之居家式房型。

3、因工作需要，本籍异地调任人员可申请短期住宿，一般情况下，以一周为限。

4、如确有特殊情况，需要特别安排者，须呈请总部总经理核准。

（二）宿舍管理

1、住宿人员入住时，由宿舍管理人员按《宿舍基本配置表》（Adm表16）上所列物品，逐项清点。

在确认无误后，在该表“住户签收”栏内签字。

2、宿舍内之基本设备，如空调、热水器、炊具等，不得随意搬动。

如确需变动位置的，应通过宿舍管理人员报请物业管理部门同意后，由专业人员实施操作。

3、住户如需在宿舍内增加使用大功率电器设备，应事先告知宿舍及物业管理人员。

在确认供电系统之负荷许可并确保安全的前提下，方可使用。

4、携眷外籍人员之宿舍室内保洁及衣物洗涤等，由住宿人员自行安排。

单

身外籍人员宿舍之室内保洁及衣物洗涤，由公司安排保洁人员提供服务。

5、外籍人员宿舍内之水、电、煤气费用由公司统一支付。

上述三项费用每户（以两人为准）每月限额基数为人民币700元，每增加一人（仅限本人与配偶之父母、子女），增加150元，超额自理。

6、外籍人员至公司所提供的餐厅用餐者，按RMB450元/月收取，子女为半价。

（含早、晚两餐）。

（三）换房及退房

1、因各种原因需要变换宿舍，或离职退房时，均应由住户与宿舍管理人员一起，按由住户入住时签收之《宿舍基本配置表》上所列物品逐项清点检查，并由宿舍管理人员在该表“退房验收记录”栏内签字。

2、如发现物品遗失或损坏，应由住户根据该物品之折旧情况，按表内所列该物品之价格折价赔偿，或按该物品之损坏情况，赔偿相应之维修费用。

十、物品申购

物品申购主要指办公家具、办公用品、日常保洁用品等之采购申请。

办公家具之采购作业由后勤部采购中心实施。

办公用品之采购由行政部门实施。

（一）申购

1、部门如需申购办公家具或办公用品，填写《请购申购单》（Adm表17）交行政部门审核、会签。

2、经行政部门会签同意后，由申购部门呈请有关主管审核。

3、经有关主管核准后，如系申购办公家具，将《请购申购单》交后勤部采购中心实施采购；如系申购办公用品，则将《请购申购单》交行政部门

采购。

（二）验收及领用

1、申购物品购入后，由行政部门根据《请购申购单》所列项目，逐项验收登帐。

2、验收、登帐完成后，即由行政部门通知申购部门办理领用手续。

十一、办公用品管理

办公用品包括员工固定使用的办公桌椅、文件橱柜等办公家具及电脑设备、电话机等办公设备。

所有办公用品均纳入公司固定资产管理办法统一管理。

（一）员工入职领用

1、新进员工或其他部门/单位调入人员入职时，办公家具由行政部门统一调拨使用，新进/调入人员对安排其使用的办公家具中橱柜及抽屉之钥匙，需办理签收手续；

2、电脑、电话机等办公设备由信息科技部统一配置，新进/调入人员亦需按要求办理签收手续；

（二）办公用品之日常管理

1、所有员工均应爱护公司物品，正确使用办公家具及办公设备。

如因使用不当造成办公用品损坏的，责任人应负责赔偿；

2、未经行政部门或信息科技部同意，不得随意搬动办公家具或移动办公设备。

如有需要变动办公用品位置的，应事先报请行政部门或信息科技部同意；

3、如有损坏或遇有其它问题，应及时填写《报修单》（Adm表18）通知行政部门，或与信息科技部联系，请专业人员检查解决。

（三）员工离职检交

1、员工离职前应将办公家具之钥匙交还行政部门；

2、信息科技部应对离职人员使用的电脑设备进行检查，以保证电脑之软硬件均处于正常使用状态。

十二、通讯费用申请

通讯费用指员工用于公务通讯所发生之移动电话通话费及寻呼机月租费。

通讯费用之核准、报支。

（一）申请资格

1、副课助理级（含）以上主管

2、业务部门直接销售人员

3、后勤部门仓储、运输、采购人员

4、行政部门驾驶员

（二）申请条件

1、为公司所正式聘用之员工，试用期员工除外。

2、符合申请资格且确有内外联络及公务需要

3、仓储人员因仓库场地偏远，且无联络电话

（三）申请程序及核决

1、申请人填写《员工通讯工具及费用申请单》（Adm表19），提请直接主管核签。

2、申请“自备寻呼机，公司报支台费”者，申请人填表并经直接主管核签后，总部人员提请人力资源部行政部门核准即可；代表处人员由代表处首席核准，随后向总部人力资源部报备。

3、申请“自备手机及SIM卡，报支公务通话费用”者，申请人填表，经总部人力资源部行政服务组审核并呈请主管副总经理核准。

4、课长级（含）以上主管申请“自备手机，公司提供SIM卡，报支公务通话费用”及其他人员之其他请求，除经以上核签程序外，需呈请总部总

经理核准。

（四）费用标准

1、员工通讯费用报支标准如下表：

职级

费用标准

营销系统

财务系统

行政系统

副总级（含）以上

实报

协理、经副理级

5,000

（副）处长级

4,000

3,000

2,500

课长级

1,500

1,200

1,000

副课长级

1,000

800

600

课助理级

600

500

400

副课助理级（含）以下

400

300

200

2、已核准报支移动电话公务话费之人员，当月话费因公务而超出报支标准，可详列公务费用清单，扣除私话费后提交部门最高主管核签，经会计审核后，得以实报实销。

（五）费用报销

1、报销申请人填写《报销呈核单》（Adm表20），附上当月之费用单据，提请行政部门审核后，向会计部门报销。

2、费用单据中含有IDD费用者，需提供由邮电部门打印的当月通话明细，扣除私人通话部分后，再行审报。

3、第一次报销时，需附上经核准的《员工通讯工具及费用申请单》复印件。

（六）移动电话借用

1、未申请或核准报支通讯费用者，因临时性工作需要，可以填写《公用手机借用申请单》（Adm表21），向行政部门借用公用手机及SIM卡。

2、公用手机借用时间最长以一星期为限，若需延长借用，须重新提出申请。

3、公用手机借用期间，不得用于私人通讯。

如因特殊情况，用于私人通讯

的，费用自理。

十三、外籍人员办证

外籍人员指不持有中国大陆身份证之外国公民及中国香港、澳门、台湾地区居民。

所有外籍人员在中国总部及其所属之各地代表处任职期间，均需按规定办理《健康证》、

《就业证》及《居留证》。

（一）《健康证》

1、所有在境内常驻、就业之外籍人员均需在国家指定的卫生防疫部门接受健康检查，并取得《健康证》后，方可办理《居留证》、《就业证》等。

2、携眷人员家属中16周岁以下未成年人及70周岁以上老年人免办《健康证》。

3、《健康证》之办理由行政部门主办人员安排时间，统一办理。

4、申办人需提供本人护照、台胞证、回乡证等有效身份证件及二寸彩色证

件照两张。

5、健康检查当天上午之饮食应保持清淡，切忌食用油腻食