招标办组织架构管理流程及岗位职责.docx
- 文档编号:7821808
- 上传时间:2023-01-26
- 格式:DOCX
- 页数:9
- 大小:21.15KB
招标办组织架构管理流程及岗位职责.docx
《招标办组织架构管理流程及岗位职责.docx》由会员分享,可在线阅读,更多相关《招标办组织架构管理流程及岗位职责.docx(9页珍藏版)》请在冰豆网上搜索。
招标办组织架构管理流程及岗位职责
招标办组织架构、管理流程及岗位职责
大连福佳企业集团有限公司《管理制度汇编》
核准通过,归档
资料。
未经允许,请勿
外传~
招标办组织架构、管理流程及岗位职责
招投标办公室组织架构
招投标办公室主任(1人)
招投标办公室副主任2名招投标办公室副主任1名招投标办公室副主任1名
(工程类、办公用品)(化工设备)(商业)
1、新天地未完工程(含物业工程)1、大化新建项目1、新天地广场营2、新项目工程(大化渣厂,中银大厦,设备购置运、策划类物品
大染厂搬迁、新建)2、原有设备改造2、新天地广场裤子13、办公用物品采购(含各类展会)购置(大染)城等经营类物品档案业务员业务员业务员业务员业务员业务员业务员业务员业务员2名
大连福佳企业集团有限公司《管理制度汇编》
2
大连福佳企业集团有限公司《管理制度汇编》
招标办负责集团公司工程开发所需设计、施工单位、各类设备、材料投标方、数据库的建议,并进行招标、评
标、合同起草工作。
负责集团公司办公用品、物业公司日常用品的询价、采购工作。
【岗位编制】
经理1人,招标经理4人,采购业务员1人,档案员1人,业务兼文案员4人。
【职责范围】
1、编制各类招标文件(含询价书),起草各类合同(包括工程承发包合同和设备买卖合同);2、参与重大项目的投标方洽谈,做好招投标、评标的组织、协调工作;3、了解施工队伍及供货商情况;
4、做好设计、施工、生产厂商、代理商的信息收集、整理、统计、筛选、存档、检索和查询工作;5、负责设备、材料的招标询价、比价和谈判工作,发现问题及时解决,重大问题及时上报反馈;、商务标底的比较、分析;6
7、协调总工室、项目组提供招标文件的技术部分;
8、负责消防和空调工程器材的采购以及集团办公用品采购工作;
9、负责工厂生产材料、物资的采购工作;
10、负责集团公司办公设备的采购工作;
11、负责集团公司办公用品的采购工作。
12、负责集团公司福利物资的采购工作。
13、负责集团公司劳保用品的采购工作。
14、负责集团公司所有采购的价格信息库管理及采购档案管理。
15、负责所购物资的退、换工作。
16、负责新天地广场商业物品的采购工作。
3
大连福佳企业集团有限公司《管理制度汇编》
招投标办公室主任岗位责、权、利岗位要求:
35-45岁,工科本科以上学历,品行端正、素质高,熟悉招标工作及物资市场信息,三年以上行业管理经验,具有较强的团队精神和组织协调能力
岗位描述:
1、全面负责招标经理、业务人员日常管理工作
2、全面负责发标、回标、评标、汇标、洽谈、直至定标整个招标过程的调控及组织协调等工作
3、负责合同的起草、编纂、谈判、审核工作
4、负责组织协调、整合公司内部相关部门工作
5、负责组织审核集团内部办公设备,正常用品采购
6、负责指导、监督、检查各招标经理、业务人员工作业绩及考核工作
7、完成领导交办的其它工作
考评、监督人:
集团副总
岗位职责工作流程完成标准完成时限相关部门
1、负责审核、编制、根据工程进度拟定招标计划?
按期进起草、汇总各类招标行询价并联系厂家收集资料(样品、样1、及时完成标书制作招标涉及各部门(工程、商业文件(含询价书),本、标准报价单)?
发标、评标、汇标2、评标准确、真实、及时评标、汇总工作一日内完成部门)提供招标所需商务、技参与投标洽谈、审核、?
分析、汇总并上报领导?
参与洽谈、3、汇标工作于开标当日完成并上报领导术、方案等要求汇标、评标,组织、定标协调工作
2、负责合同的起草、针对领导敲定厂家进行合同编制?
形1、总工室、项目组确认技术编制及审核(包括工1、合同编纂缜密,无漏洞,无错别字,成交流稿并上报领导?
与乙方谈判?
定标后3日内编制、交流意见并成稿要求程承包合同和设备买主动请律师审核2、签订时间及时审核意见并成稿2、预算提供清单卖合同)
3、负责落实合同执行严格按照合同约定监督乙方货物到场情况,包括:
货物到1、货物数量、型号、质量准确无误项目组提供到货、进场、施工、情况(验货)?
参与检查施工进度?
参随时货、进场、施工、付2、检查施工进度严格按合同执行付款、验收情况与验收工程款、验收等
4
大连福佳企业集团有限公司《管理制度汇编》
各部门、单位申请采购?
采购员询价、1、确保询价厂家不少于三家4、负责组织审核集团比价、议价?
审核性价比及单位资质?
2、确保价格合理或为同类最低按公司流程规定办公室提供清单办公用品采购签字确认呈报领导?
采购入库3、采购物品及时
招投标办公室副主任岗位责、权、利岗位要求:
35-45岁,本科以上学历,品行端正、素质高,熟悉招投标工作及物资市场信息,二年以上该行业管理经验,有相应职称证明,有较强的组织协调能力
岗位描述:
1、编制各类招标文件(含询价书),起草各类合同(包括工程承发包合同和设备买卖合同)
2、参与重大项目的投标方洽谈,做好招投标、评标的组织、协调工作
3、了解施工队伍及供货商情况
4、检查监督其他工作人员做好设计、施工、生产厂商、代理商的信息收集、整理、统计、筛选、存档、检索和查询工作
5、负责大宗设备、材料的招标询价、比价和谈判工作,发现问题及时解决,重大问题及时上报反馈
6、协调总工室、项目组提供招标文件的技术部分
7、合理分配招投标办公室内部工作量,按时完成每周工作计划并落实
8、负责指导、监督、检查消防和空调工程器材的采购以及集团办公用品采购工作
9、负责指导、考核部门工作人员按各自岗位责任分工完成各自工作,遵守公司规章制度和要求
10、完成领导交办的其它工作
考评、监督人:
集团主管副总
岗位职责工作流程完成标准完成时限相关部门
1、负责合同的起草、针对领导敲定厂家进行合同编制?
形1、合同编纂缜密,无漏洞,无错别字,1、总工室、项目组确认技术编制及审核(包括工成交流稿并与乙方谈判?
审核意见并主动请律师审核定标后3日内编制、交流意见并定稿要求程承包合同和设备买成稿2、签订时间及时2、预算提供清单卖合同)
5
大连福佳企业集团有限公司《管理制度汇编》
2、协调总工室、项目根据工程进度确定开标时间?
向总工及时与总工室、项目组沟通、进行技术总工室、项目组提供招标技术组,提供招标技术支室、项目组发工作联系函(提供具体要交流(以书面联系函接收时间为准)并确定发标时间后一日内支持持求)?
回函后融合到招标文件中提供全面详细的参考资料3、负责落实合同执行严格按照合同约定监督乙方货物到场1、查验货物数量、型号、质量准确无误情况,包括:
货物到项目组提供到货、进场、施工、情况(验货)?
参与检查施工进度?
参2、检查施工进度严格按合同执行一日内货、进场、施工、付付款、验收情况与验收工程3、对方请款手续所需文件及资料无误款、验收等
现场开标?
商务确认并审核报价合理1、发现报价失误或错误并与厂家及时调4、商务标底的比较、性?
制作比价表(含供货日期、付款方整开标当天完成比价表的制作并上报分析式)并按优惠承诺下调价格?
部门经理2、比价表制作精确、全面、便于审阅领导审阅
签字并上报主管副总3、随时根据优惠承诺更新比价表5、收集厂家信息,分搜集厂家信息?
审核资质及样板工程1、信息收集不少于三家析、整理、汇总,形?
与厂家进行沟通了解意向?
形成分发标前5日2、分析报告内容精准、全面成分析报告析报告上报领导
编写并完善招标文件技术部分?
参与6、协助相关人员做好1、技术支持及时、有效1、总工室、项目组提供采购技术标评标并出评标意见?
定标后负消防、空调工程设备2、审核各阶段技术问题并向领导及厂家采购任务下达后4日技术要求责技术洽谈?
参与编写合同的技术部的采购和询价工作提出合理化建议2、预算出清单分?
检验货物进场情况
7、负责机电设备及相编写并完善招标文件技术部分?
参与关工程的设计、施工、1、技术支持及时、有效1、总工室、项目组提供技术技术标评标并出评标意见?
定标后负招标文件的技术标部2、审核各阶段技术问题并向领导及厂家采购任务下达后2日要求,配合洽谈责技术洽谈?
参与编写合同的技术部分整合、相关合同技提出合理化建议2、预算出清单分?
检验货物进场情况术条件整合工作
8、负责建筑材料及装
饰装修材料的设计、编写并完善招标文件技术部分?
参与1、技术支持及时、有效1、总工室、项目组提供技术施工、招标文件的技技术标评标并出评标意见?
定标后负2、审核各阶段技术问题并向领导及厂家采购任务下达后3日要求,配合洽谈术标部分整合、相关责技术洽谈?
参与编写合同的技术部提出合理化建议2、预算出清单合同技术条件整合工分?
检验货物进场情况
作
6
大连福佳企业集团有限公司《管理制度汇编》
9、负责监督业务员请业务员请款?
上报请款单?
监督业务1、注意时效1、财务解答请款情况请款单上报7日内款,必要时协助催款员请款?
协助催款2、对请款情况完全掌握2、财务通知取款
招投标办公室业务员岗位责、权、利岗位要求:
20-30岁,大专以上学历,品行端正,素质高,熟悉市场情况,掌握市场信息,从事机电、建筑、采购行业一年以上,有良好的沟通和商业洽谈技巧岗位描述:
1、各专业样本分类、存档
2、各投标单位投标结果比价汇总,制作比价表
3、招标文件发放、接收
4、收集各专业资料,联系厂家,询价并整理厂商资料,建立供应商数据库
5、参与招标合同的制作工作
6、标书制作,技术资料、图纸管理,发放
7、负责集团办公用品的询价、比价、采购工作
8、其它相关的文案工作
考评、监督人:
经理
岗位职责工作流程完成标准完成时限相关部门
1、各专业样本分类、做好样本的分类、整理工作?
按时间顺1、分类明确便于查找依要求立刻查询存档序对文件分类?
做好存档样本的编号2、存档完整
7
大连福佳企业集团有限公司《管理制度汇编》
2、各投标单位投标结汇总投标结果?
制作比价表?
报主管1、掌握各种统计报表的制作比价表要求在评标后一日内完成并果比价汇总,制作比领导审核2、报表准确、有参考价值上报价表
1、发标根据招标文件中规定时间,准备招标文件?
发放招标文件(需要签3、招标文件发放、接1、发放正确,收款无误当日完成收)?
收取工本费?
回标收标书、投标收2、签收明确2、回标根据招标文件中规定时间,保证金当日完成
4、收集各专业资料,1、平时厂家送样本当日完成数据库
联系厂家,询价并整做好厂家资料的整理工作?
根据资料1、资料分类明确便于查找录入理厂商资料,建立供询价?
建立供应商数据库2、供应厂商数据库完整2、接到招标要求后五日内完成厂家
应商数据库搜集、筛选
1、总工室、项目组确认技术5、参与招标合同的制协助起草招标合同草稿?
协助修改合1、了解招标合同的术语、形式及版面要求合同的文字处理要在当日做完作同?
协助制作合同2、合同制作及时、准确2、预算提供清单
3、法务审核
1、总工室、项目组提供技术制作招标文件?
发放招标文件、技术资1、了解招标常用的专业术语6、标书制作,技术资招标文件的文字处理要在招标前一资料料、图纸等发标所需的文件?
回标后图2、了解各种招标的文件格式及版面料、图纸管理,发放日内准备完毕2、预算提供清单纸管理3、图纸管理准确3、总工室提供图纸
1、询价要在接到采购单后1日内完1、询价三家成7、负责集团办公用品办公用品询价(三家)?
比价?
上报?
2、比价表上报经主管副总、财务、总经1、办公室提供清单2、采购单附比价表上报经主管副总的询价、比价、采购采购理批准方可采购2、财务审核批准后1日内转财务3、采购及时、准确3、财务批准后当天采购
1、请款单填写无误财务核实请款单,解签请款情8、负责请款、付款请款?
上报?
取款?
付款2、请款及时、准确按合同执行况,付款3、付款准确
8
大连福佳企业集团有限公司《管理制度汇编》
招投标办公室档案员岗位责、权、利
岗位要求:
20-30岁,大专以上学历,品行端正,素质高,熟悉档案管理、文秘工作,相关工作经验一年以上
岗位描述:
1、各种与招标相关资料的管理、整理、存档、检索和查询工作
2、各种文件、招标文件、答疑文件的文字处理
3、部门内部相关费用报销
4、办公用品申领、管理、调配工作等行政性工作
5、做好招标、投标会议的会务工作
6、公司及部门相关文件的上传与下达
7、协助相关人员做好各种统计报表工作
8、做好合同存档、收发工作
9、做好本部门会议纪要及纪要整理上报
10、负责请款及催款工作
考评、监督人:
经理
9
大连福佳企业集团有限公司《管理制度汇编》
岗位职责工作流程完成标准完成时限相关部门1、各种与招标相关资做好标书、样本、及各种文件的分类、1、分类明确便于查找1、接到存档文件半日内完成存档料的管理、整理、存整理?
按时间顺序对文件分类?
做好2、存档完整2、接到查询要求后立即查询档、检索和查询存档文件的目录、编号3、存档及时
1、招标文件的文字处理要在招标前
一日内准备完毕1、总工室、项目组、预算解2、各种文件、招标文了解招标常用的专业词语?
协助起草1、了解招标常用的专业术语2、答疑文件要在疑问提出后一日内答答疑文件技术部分件、答疑文件的文字或修改招标文件、答疑文件等文件?
发2、了解各种招标的文件格式及版面完成2、招标涉及部门(工程、商处理送各种由本部门主持的会议通知3、会议通知及时发放3、会议通知要提前会议举行一日完业部门)
成
1、评标餐费、专家费应在发生两日1、评标餐费、专家费财务审3、部门内部相关费用准备评标餐费、专家费、话费等相关费1、请款金额应准确内上报核报销用的发票、请款单、费用报销单?
上报2、上报要及时2、话费单应于每月10日前交人力资2、话费人力资源部审核源部
统计部门及个人当月所需办公用品?
1、指定下月计划时要参考上月办公用品1、办公用品月计划每月25日前上报4、办公用品申领、管制定月计划上报?
定期领取办公用品使用情况及下月工作计划2、领取办公用品的时间为每周四下理、调配等行政性工?
按计划分配给个人,并负责保管部门2、定期领取办公用品午完成办公室发放作公共办公用品(办公月票路线统计及上3、办公用品合理分配3、办公月票路线每月18日前上报,
报)4、办公月票按时上报照片23日前上报
5、做好招标、投标会答疑会、评标会、方案会审等招、投标1、准备工作会议前一日完成总工室、项目组、预算参与答准备充分、接待及时、周到议的会务工作会议准备工作、接待工作2、会议同时进行接待工作疑、评标、方案评审6、公司及部门相关文公司内部任免、通知、考核等常规性文及时将收到的文件内容传达下去文件下发后立即传达件的上传与下达件接收?
传达文件的内容
7、协助相关人员做好协助相关人员制作各种报表?
协助上1、掌握各种统计报表的制作比价表要求在评标后一日内完成并各种统计报表工作报表格2、配合相关人员上报各种表格上报,其它表格根据情况尽快完成
10
大连福佳企业集团有限公司《管理制度汇编》
1、合同签订后半日内发放给中标单从财务取合同发给中标单位,要求签1、给中标单位发放合同,合同印章等手8、做好合同存档、收位合同签订后复印转发总工室、收,同时复印存档?
复印合同发给相关续齐全发工作2、同时应在一日内给相关部门复印项目组、预算部门(同时收发其它部门转来的合同)2、及时给相关部门发放合同合同并发放
1、记录准确9、做好本部门会议纪做好本部门会议记录?
会议纪要?
上本部门每周会议纪要应在周一下午2、纪要精确要及纪要整理上报报会议纪要3:
00前上报3、上报及时
1、请款单填写无误10、负责请款及催款请款(预付款、投标保证金、履约保函2、请款及时、准确财务核实请款单解答请款情工作(投标保证金或等)?
催款(同时负责整个部门的催款)按合同执行3、催款合理、及时况,付款履约保函的退还)?
付款(保函)4、付款准确
11
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 招标 组织 架构 管理 流程 岗位职责