收发文处理程序和管理规定.docx
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收发文处理程序和管理规定
收发文处理程序和管理规定
公文处理程序
发文程序:
收文程序:
11.1.1.1
11.1.1.2
11.1.1.3 办部门。
经批示的文件,由文书呈送主管领导和部门,领导之间、部门之间不应横传文件。
11.1.1.4 承办部门收文后,应及时由部门领导阅批,不得拖延积压。
对规定办文时限的,应在规定时限内办理完毕;未规定时限的,应在1个工作日内办理完毕;如需延长办理时间或采取其他途径办理时,应及时告知总经理工作部说明情况,总经理工作部及时向主管领导汇报。
11.1.1.5 送领导批示及承办部门办理的公文,文书要负责催办、查办,做到紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办,一般公文定期催办,及时将办理情况向总经理工作部领导汇报。
11.1.1.6 公文办理完毕,注明处理结果后及时交还总经理工作部,由文书存档。
11.1.1.7 对涉及几个部门共同承办的文件,主办部门应主动同其他部门共同办理,其他部门应积极配合。
出现意见不一致时,主办部门应积极协调并及时向主管领导汇报,不能因此积压延误。
11.1.1.8 公文收文处理流程图见上图。
11.1.2 发文管理程序
11.1.2.1 拟稿、签发
11.1.2.1.1 公司向上级领导机关请示、报告和商洽工作,向相关单位联系、协商重要工作,以及印发公司规章制度等规范性文件和转发上级领导机关的有关文件,以华能陕西秦岭发电有限公司的名义发文。
11.1.2.1.2 职能部门代公司起草文件时,文稿起草完毕,部门负责人需进行核稿。
核稿的重点是:
是否确需行文,行文方式是否妥当。
核稿后,部门负责人签字(需会签的文件,应有会签部门负责人的签字),统一用A4纸打印呈送总经理工作部审核,然后再呈送公司主管领导签发,重要文件需经总经理签发。
未经总经理工作部核稿,不得直接将文件呈送公司领导签发。
11.1.2.1.3 文稿经核稿后,如删改较多,拟稿部门必须重新打印。
呈送公司领导签发的文件,必须有拟稿部门、拟稿人、部门负责人签字及日期,以便明确责任。
11.1.2.1.4 拟稿、修改、签发文件,必须用蓝黑墨水的钢笔或黑色水性笔,不得用铅笔和圆珠笔。
文稿第一页须用公司印制的发文稿纸,第二页以后用A4纸打印件。
11.1.2.1.5 公文行文日期以签发人签发日期为准,联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。
11.1.2.1.6 已经核稿、签发了的文稿,如需改动文意时,须重新请示原签发领导审定。
11.1.2.1.7 签发后的文件,应由总经理工作部主任或秘书负责填写主题词及打印份数;由文书统一登记、编号,并根据文件的轻重缓急安排印制。
11.1.2.2 公文印制、发送
11.1.2.2.1 公文印制工作,由总经理工作部根据公文安排打印。
11.1.2.2.2 行文具体规定由总经理工作部按照《国家行政机关公文格式》要求进行印制。
非公文文件材料按照陕秦电司字[2004]113号《公司外送材料格式》印制。
见附录B。
11.1.2.2.3 需印制的文稿,拟稿部门应以电子版形式送至总经理工作部打字室进行排版,以提高工作效率。
11.1.2.2.4 正式印制前样稿的校对由拟稿部门负责,校对过程中不得随意改动文意。
如发现行文有问题,确需改动,必须征得总经理工作部负责人同意。
11.1.2.2.5 校对后的样稿由总经理工作部秘书复核,复核的重点是:
审批、签发手续及附件材料是否齐全,行文格式是否规范,语句是否通顺等。
经复核需要修改的,应通知拟稿部门负责人并说明情况。
11.1.2.2.6 公司正式文件,须用统一印制的发文纸进行印制。
11.1.2.2.7 公文印制完毕后,在上报和下发前,拟稿部门应将文件原稿、附件及印制好的一份正式文件及时交总经理工作部文书加盖公章并归档。
11.1.2.2.8 印制文件的格式、用字、排版及装订等,应符合有关规定。
11.1.2.2.9 印制的正式文件,装订及下发由主办部门负责;对外发出的公文须加盖公章,交总经理工作部通讯员登记后发出。
11.1.2.3 公文立卷、归档和销毁
11.1.2.3.1 公文办理完毕,文书人员应及时将公文文稿、正本等有关资料归档。
11.1.2.3.2 文书应定期整理立卷,保证归档材料的齐全、完整,能够准确反映公司的主要工作情况。
11.1.2.3.3 归档保存应分类清晰,便于查找调阅,存放需安全,防止遗失、损坏。
11.1.2.3.4 整理好的文档,应当按照规定于每年3月底以前完成上年度立卷文书的移交归档工作。
11.1.2.3.5 对没有存档价值和存查必要的文件,经部门领导鉴定批准后,应定期销毁,不得混于废旧报纸中出售。
销毁重要文件必须逐件登记,并有两人及以上进行销毁。
11.1.2.4 打印管理
11.1.2.4.1 文件资料的打印,需经总经理工作部主任或秘书同意,并根据缓急安排打印。
直接送打字室的材料,不予受理。
11.1.2.4.2 严格控制材料消耗,厉行节约,努力做到费用不超支。
11.1.2.5 公文发文处理流程图见上图
三、技术要求:
1、收文程序中,文件不得人为改动。
2、发文程序中用印环节,应该实现电子印章功能。
3、整个收发文处理环节,由文书进行实时监控,保证整个收发文环节的畅通。
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- 关 键 词:
- 收发 处理 程序 管理 规定
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