建设项目档案管理办法.docx
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建设项目档案管理办法.docx
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建设项目档案管理办法
中铁建重庆投资集团有限公司
建设项目档案管理办法
第一章总则
第一条为加强重庆投资集团建设项目档案的收集、整理、立卷、归档工作,保证各种资料收集齐全完整,整理标准规范,便于保管利用,更好地为企业经营管理和各项工作服务,根据股份公司有关档案工作规章制度、管理办法,结合重庆高速公路集团有限公司建设项目档案管理办法和重庆投资集团档案工作实际情况,特制订本办法。
第二条建设项目档案是指记述和反映重庆投资集团投资经营、基本建设等活动中形成的具有保存价值、按照归档制度归档、集中统一管理的竣工文件材料。
第三条本办法所称的竣工文件材料是交工验收的基础资料,指项目立项审批(核准)至竣工验收备案全过程中直接产生的,反映项目质量、进度、费用和安全管理基本情况,对建成后工程管理、维护、改建和扩建具有保存、查考利用价值的各种形式和载体的历史记录。
第四条本办法适用于重庆投资集团管辖内工程建设项目的建设、设计、施工、监理及咨询等所有参建单位的竣工文件材料的立卷归档管理工作。
第二章组织与职责
第五条重庆投资集团根据统一领导、分级负责的原则,对工程建设项目文件材料立卷归档工作进行指导管理,同时接受上级业务部门的检查和指导。
第六条建设项目档案工作涉及重庆投资集团生产经营活动的全过程,渗透到经营管理的各个环节,必须建立由集团公司档案工作分管领导、相关部门(含项目公司、总包)负责人、专兼职档案人员组成的,纵向到底、横向到边的健全的档案工作管理网络体系,对建设项目档案工作实施全过程管理。
第七条从事项目建设的建设、勘察、设计、施工、监理单位应明确项目档案工作的分管领导,明确与建设项目相适应的档案管理机构,配备满足项目档案工作需要的档案人员,并保持其稳定性。
建设单位应督促各参建单位建立健全项目档案工作制度体系,落实项目档案工作职责,加强对项目档案工作的监督检查。
第八条项目文件材料立卷归档工作按照“谁形成、谁负责”的原则,有文件材料形成单位或部门负责。
监理单位负责对施工单位竣工文件材料形成、收集和整理归档工作进行监督、检查,在交工验收前向项目法人单位提交项目档案质量审核意见。
项目交工验收前,由建设单位组织相关单位对各参建单位竣工文件材料立卷归档工作进行指导,并提出预验收意见,同时按规定及时做好项目文件材料的移交工作。
第九条建设单位应将项目文件是否齐全、完整、准确等要求纳入合同考核约束条款,作为对参建单位末次验工计价或拨付款项的条件之一。
第三章竣工文件的收集与排列
第十条收集范围及组卷要求
(一)建设单位应结合项目建设的内容、行业特点、管理模式等特征制定符合项目实际的归档范围和保管期限表;按照本办法《建设项目档案归档范围和保管期限表》(附件1)整理立卷后归档。
(二)归档的纸质文件应为原件。
因故无原件的可将具有凭证作用的复制件归档。
即,使用复制件归档时,应加盖复制件提供单位公章或档案证明章,确保与原件一致无误。
(三)组卷要遵循公路工程文件材料的自然形成规律和项目档案的成套性、连续性、系统性的原则,保持案卷内文件材料的系统联系,科学分类,便于查找和利用。
(四)案卷内文件材料所反映的工程项目情况和有关管理活动内容,必须真实、准确、齐全、完整,且做到手续完备。
项目文件应字迹清楚,图样清晰,图表整洁,签字盖章手续应完备。
文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面(297毫米×210毫米),图纸宜采用A3图幅。
(五)案卷内文件材料的制作和书写,原则上除原始记录资料可书写外,其余所有文字说明、表格均应打印。
卷内文件材料必须书写工整,字迹、线条清晰耐久,纸张应采用长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。
(六)归档项目电子文件应采用开放式文件格式或通用格式进行存储。
专用软件产生的非通用格式的电子文件应转换成通用格式。
归档电子文件应包括元数据,保证文件的完整性和有效性。
归档电子文件内容应与其纸质档案一致;离线归档的电子档案载体,应采用一次性写入光盘,光盘不应有磨损、划伤。
(七)各参建单位主要对本单位形成的与本项目有关的文件进行整理、归档、组卷。
监理单位和施工单位若有相同档案资料,应由施工单位为主负责整理归档,以减少档案资料重复归档。
(八)立项审批阶段文件材料根据审批事项的内在联系结合问题分别整理组卷,并将审批意见的支持性文件、专家审查意见同时归档整理。
(九)勘察设计阶段文件材料按照设计的不同阶段和专业分别整理组卷,并将审批阶段专家审查意见、勘测等基础文件、电子文件(可转为PDF格式)同时归档整理。
(十)工程管理文件组卷
1.项目准备阶段文件按审批事项结合问题分别进行整理组卷。
2.项目公司及建设指挥部在工程管理过程中产生、需归档的质量控制、安全管理、计划进度管理及费用控制方面的文件材料,能区分合同段的,以合同段为单位,结合问题,分别进行整理;不能区分合同段的,按问题分别进行整理。
(十一)监理文件组卷
1.监理文件包括监理大纲、监理规划、监理通知、开(停、复)工令、备忘录、有关会议纪要等依据性文件、合同管理文件、计划进度控制文件、工程质量控制文件、安全管理文件、费用控制文件、工程技术管理文件以及与各参建单位的来往函等由监理单位按问题分类整理组卷。
2.监理质量评定资料应以合同段为单位,按单位、分部、分项工程分别进行组卷整理,其质量评定得分加权后相应归入合同段交工验收及质量专项验收得分。
3.监理独立抽检资料以合同段为单位,按单位、分部、分项工程分别进行整理。
同时原材料抽检资料复印件相应归入施工合同段单位、分部、分项工程原材料自检资料之前进行归档整理。
4.旁站监理记录按合同段整理组卷,监理日志(记)按监理机构和形成时间整理组卷。
(十二)施工文件组卷
施工文件以合同段为单位,分别收集、整理和组卷。
1.合同段总体开工报告、总体施工组织设计、施工进度计划、总体技术交底、总体图纸会审、施工定位、复测、施工日志、设计变更、标准检测或工艺试验分别按合同段结合问题集中整理组卷。
2.各种原材料、成品及半成品合格证书、施工记录、检验、配合比设计、试验报告等质量保证文件属分项工程专用的必须按分项工程组卷。
不能具体到分项工程的,如单位工程共用的,按单位工程,以产品种类结合批次分别进行整理;如分部工程共用,则按分部工程分别组卷。
除此之外,可以合同段为单位分别集中整理组卷。
3.合同段各单位、分部、分项工程质量评定表及汇总文件按合同段集中整理组卷。
4.合同段各单位、分部、分项工程开工审批文件、质量保证资料,抽样检测资料,中间交工资料,以及就本单位、分部、分项工程质量控制问题的有关往来文件、工作指令、整改报告,应相应归入其单位、分部、分项工程整理组卷。
5.变更文件以合同段为单位,按照变更文件编号依次汇总整理组卷,若工程变更资料较多,可以单项变更组卷。
(十三)招、投标和合同管理文件按照招投标工作程序及合同内容分别整理组卷,并将招标信息发布资料(刊登报纸、网上信息)、专家抽取和专家打分签字资料等同时归档整理。
(十四)避免重复归档
1.分项工程开工申请批复文件由施工单位归于相应分项工程,监理单位施工期间存查,完工后不再整理组卷。
2.普发性管理文件(如质量、进度、安全、环保、廉政)按照谁制发谁归档的原则进行。
3.针对某一合同段,某一分项工程或某一事件(如原材料的确认)的管理性发文,相关合同段和制发单位都应归档,便于相关责任的界定。
4.工程合同文件(施工合同、检测合同、监理合同、安全、廉政合同,招标文件、技术规范等)由项目公司统一归档,其他单位只做留存。
5.计量支付和最终计量支付文件由项目公司及总包结合会计财务档案要求,按合同段分别进行整理归档,按时间进行排列。
(十五)工程试运行期间文件材料按照检测观测记录及报告、缺陷整改情况、各专项验收和竣工验收备案工作内容分别整理组卷。
第十一条卷内文件材料排列
卷内文件材料一般文字材料在前,图表在后,按照形成时间顺序排列。
具体要求如下:
(一)立项审批文件按照批复、请示、相关审查及专家评审文件材料的顺序依次排列。
(二)设计审批文件按照批复、请示、相关审查及专家评审文件材料的顺序依次排列。
(三)工程准备阶段文件材料按照审批及相关手续办理程序依次进行排列。
(四)项目公司、总包及监理就质量控制、计划进度控制、费用控制及安全管理等问题普发的文件材料,按照文件材料所反映问题的有机联系,结合重要程度依次进行排列。
(五)施工文件
1.原材料质量保证文件按照材料类别依次进行排列。
2.变更文件按照变更文件的文号顺序依次进行排列。
3.单位、分部、分项工程质量评定表及汇总文件按照汇总及各单位、分部、分项工程评定工作程序依次进行排列。
4.工程资料按工程路线统一的里程桩号,由小到大依次排列(施工阶段形成的案卷依路线前进方向,按照路基、路面、桥梁、涵洞、交叉工程、沿线设施及监理工作的顺序分别进行排列)。
各单位、分部工程按分项工程依照自下而上、先左后右的顺序排列。
分项工程按施工工序的先后顺序进行排列。
(开工申请及批复,施工测量放样,质量、安全技术交底,该分项工程的往来文件、监理指令,配合比试验及批复,原材料质量保证资料,施工质量检测记录,质量评定资料,中间交工,以及施工工艺总结等)。
5.合同段交工验收文件按照交工验收证书、交工验收报告、质量监督机构出具的交工验收质量检测意见、各项工程总结一次进行排列。
6.竣工图按照专业,结合图号依次进行排列。
7.设备安装及调试文件按依据性、设备开箱验收、设备安装及调试、设备运行维护、随机文件等依次进行排列。
(六)监理文件
1.监理管理文件按照文件材料所反映问题的有机联系,结合重要程度依次进行排列。
2.旁站监理记录、平行试验及独立抽检文件材料按照单位、分部、分项工程依次进行排列。
3.监理日志按照监理机构和日志形成的时间依次进行排列。
(七)计量支付文件及计划进度报表以合同段为单位,按时间依次进行排列。
(八)试运行及竣工验收工作文件材料按照检测观测记录、车辆通行情况、缺陷整改落实情况及各专项验收和竣工验收备案工作程序依次进行排列。
(九)科研课题文件材料按照准备立项、研究试验、总结鉴定、成果申报奖励和推广应用等阶段排列。
(十)房建项目按依据性材料、地质勘察报告、工程设计、各专业施工文件与图纸(含土建、机电安装、消防等)依次排列。
(十一)声像(照片)按照形成时间顺序排列。
声像资料按建设工程各阶段组卷,重大事件及重要活动的声像资料按专题组卷,声像档案与纸质档案应建立相应的标识关系,纸质照片的整理应符合《照片档案管理规范》(GB/T11821)的规定;数码照片按照《中国铁建股份有限公司声像档案管理办法》进行整理。
第四章案卷构成及要求
第十二条案卷的编制
案卷是由案卷卷盒、案卷软封面、卷内目录、卷内文件材料及备考表组成。
(一)档号及案卷各项目填写
1.档号由种类、分类、属类三级项目代号组成。
每个案卷的档案号包括种类代号、分类代号、属类代号和案卷流水号。
各类代号之间用“•”联结或隔开。
项目档案种类代号表
序号
种类名称
简称
代号
备注
1
项目建设档案
基
J
2
科学研究档案
科
K
3
设备仪器档案
设
S
4
矿产资源档案
矿产
KC
建设
项目档案按工程项目分类,按阶段、专业分属类。
其中,分类代号用工程项目名称简称的拼音字头代表;属类代号由阶段代码及专业代码组成。
专业名称代号表
序号
专业名称
取字
代号
序号
专业名称
取字
代号
1
综合
综合
ZH
13
给水(排)
水
SH
2
路基
路基
LJ
14
房屋
房
F
3
桥梁
桥
Q
15
电化
电化
DH
4
涵洞
涵洞
HD
16
绿化
绿化
LH
5
隧道
隧
S
17
交安
交安
JA
6
电力
电
D
18
地亩
地亩
DM
7
机电
机电
JD
19
履历薄
履薄
LB
8
互通
互通
HT
20
环保
环保
HB
9
信号
信号
XH
21
路面
路面
LM
10
监理
监理
JL
11
照明
照明
ZM
12
供电
供电
GD
建设项目阶段代码
代码
阶段名称
1
预可行性研究阶段
2
可行性研究阶段
3
初步设计阶段
4
施工设计阶段
5
施工竣工阶段
6
养护维修阶段
2.案卷号:
是在一个独立的单位工程内,按照先排综合后排专业,先排文字材料、后排图纸的专业顺序,用阿拉伯数字从“1”开始,依次逐卷连续编排的流水号码。
例:
重庆至遂宁高速公路竣工验收报告
J•YSGL•5ZH—1
为案卷流水号
属类代号,5代表施工、竣工阶段,属于“综合”类,“ZH”为专业代码
分类代号,渝遂公路汉语拼音字头简称
种类代号,代表项目工程
3.案卷题名:
案卷题名应能准确反映本案卷文件材料内容,包括建设项目名称、起讫桩号、单位工程(含分部、分项)名称及文件材料名称。
如每一案卷题名都要写“段工程”简称字样。
(1)案卷题名中不允许出现关于文种的描述,比如“函、通知”等,统一概述为“文件材料”或“记录”。
(2)禁止出现同类案卷题名,不便于日后文件检索,如××工程变更文件
(一),××工程变更文件
(二)。
(3)项目公司竣工资料的案卷题名由“项目名称、专题文件名”构成。
(4)施工、监理管理性文件资料的案卷题名由“项目名称、路段桩号(起止桩号)、专题文件名”构成。
示例:
重庆潼南至荣昌高速公路工程段工程K60+700-K70+300段关于加强安全生产管理工作的施工(或监理)文件材料。
(5)施工、监理技术文件(质检资料)的案卷题名由“项目名称、路段桩号(桥涵工程为中心桩号)或单位工程、分部工程、分项工程施工检测(或监理抽检)记录”构成,若无名称的桥梁工程应注明中心桩号。
示例:
重庆潼南至荣昌高速公路工程段工程K0+000-K22+260段路基工程土石方填筑施工检测记录。
重庆潼南至荣昌高速公路工程段工程K58+256大桥0#-3#墩台下部结构监理抽检记录。
(6)房建工程、收费雨棚工程、收费亭工程、照明工程、机电工程档案资料案卷题名由“收费站、服务区、停车区、单位工程、分部工程、分项工程”构成。
示例:
管理性文件案卷题名的表示形式
重庆潼南至荣昌高速公路工程段工程××收费站××工程(主体或安装工程)××问题××名称(文件材料)
项目技术文件材料案卷题名的表示形式
重庆潼南至荣昌高速公路工程段工程××收费站××工程(主体或安装工程)××结构××部位××名称
4.立卷单位:
是指案卷的组卷单位(填写法人单位全称,如:
中铁十六局集团有限公司)。
5.起止日期:
是指本案卷内文件形成的最早和最晚的时间(用阿拉伯数字填写,年、月、日不能省略,如2015年6月30日至2015年10月20日)。
6.保管期限:
填写其规定的保管期限。
参见附件1“建设项目档案归档范围及保管期限表”。
7.密级:
根据文件实际情况(文件红头上方)填写,没有密级不需填写。
(二)案卷卷盒要求及填写
1.卷盒要求用标准的科技档案盒,卷盒的外表尺寸310×220mm,厚度尺寸分别为40mm、50mm。
应严格按照每一卷资料的厚度选择档案盒,不得出现盒空的现象,原则上一盒一卷,资料类/竣工图纸采用40mm/50mm厚规格的档案盒。
不同类别的案卷不得装入同一盒内。
2.案卷软封面:
案卷内软封面宜采用120克以上白色书写纸制作,案卷目录、卷内目录、卷内备考表宜采用70克以上白色书写纸制作,幅面应统一采用A4幅面。
软封面宽度等于封面+封底+厚度,高度以卷内文件尺寸为准。
软封面文字均为黑色。
左右边框距为A4纸边15毫米,上边框距纸边20毫米,下边框距边25毫米。
3.案卷封面/脊背的编制及打印
(1)案卷内外封面中有“档号、案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、密级”内容。
案卷盒封面的打印:
将封面内容统一打印到档案盒上对应位置。
案卷软封面内容由档案管理系统统一打印致A3纸上。
(2)案卷脊背的“案卷题名”内容根据脊背的厚度,案卷题名的内容可以设置二行排列,将脊背内容统一刷印到档案盒上,长度在脊背上下红色线内。
(三)卷内目录的编制
卷内目录排列在卷内文件材料的首页之前,行高、列宽、行数、列数不得随意调动(样式见附件2),其编制要求如下:
1.序号:
按照文件排列的顺序号,用阿拉伯数字从“1”起依次标注,同一问题文件只占一个序号,文件附件不占序号。
2.文件编号:
填写文件材料的发文字号或图样的图号、设备代号。
若文件材料没有文件编号,则不需填写。
3.责任者:
填写文件材料的直接形成单位或主要形成单位,如责任者名称字数太多,也可填写主要责任者的通用标准简称,原则上不超过12个汉字。
如文函类责任者简称为潼南高速总监办、潼荣高速总包一合同段;属原材料报验和工序报验文件,责任者应填写施工单位和监理单位(即法人单位),如字数太多,可填写主要责任者的通用标准简称,如重庆市XX工程监理公司。
4.文件题名:
(1)原文上有标题的,填写文件材料标题的全称。
(2)原文上的标题过于简单,不能说明文件材料内容的(如会议纪要、通知等)或者缺少标题时,应重新拟写一个符合文件材料内容的标题,外加“[]”号,例如:
会议纪要[关于××××××的会议纪要]。
(3)每件文件材料的标题,开头空格两个字,以段落式填写,横格内不能超过三行字;当出现超过三行的情形时,可以跨格填写,不允许私自拉伸电子表格宽度和高度。
(4)技术性文件卷内目录题名中要列明施工具体桩号、施工部位、施工内容,如“某批次原材料试验检测记录”或“某分项工程施工检测记录”。
5.日期:
填写文件材料形成最终日期,若文件材料中有多个日期,以使本文件材料生效的日期为准。
填写时间时可省略“年、月、日”字样,单月单日可用“0”补充。
如:
2017年8月8日填写为“20170808”。
6.页号:
填写每份文件材料首页上标注的页号,最后一份文件标注起止页号。
如有附件的文件,填写每份文件(包括附件文件)首页所在的页码,最后一份文件填写起止页数。
7.备注:
留待对卷内文件变化时作说明用(如果有与卷内文件材料内容相关的特殊载体的档案,要求在此标注“*”,具体载体档案的档号在卷内备考表中具体写明)。
(四)卷内备考表
卷内备考表(样式见附件3),排列在卷内文件材料的尾页之后,与文件材料一并装订。
其内容应标明案卷内文件材料的件数、总页数,以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题,包括与本卷材料有关的其他案卷的联接。
总页数填写卷内文件件数的页数总和。
其编制要求如下:
1.立卷人:
由责任立卷者签名,即谁立卷谁签名。
2.检查人:
由部门或项目技术负责人亲笔签名,不能使用签名章。
3.立卷时间:
填写完成立卷的日期。
4.检查时间:
填写检查完成的日期。
5.互见号:
应填写反映同一内容不同载体档案的档案号,并注明其载体类型。
6.档案号:
填写方法同案卷软封面一致。
(五)加盖档号章。
加盖档号章用红色印泥加盖,对一盒装订成册或原已成册的文件资料,应把该卷资料软封皮、卷内目录、备考表装入卷内,并在软封面的右上方空白处使用红色印泥加盖档号章并用碳素墨水笔填写。
成套图纸在首页右上方空白处加盖档号章。
单张图纸按图号顺序排列,应在图标
上方空白处加盖档号章。
档号章由单位代号、种类代号、档案号组成。
建设项目档案档号章式样(单位:
毫米)
(六)编写案卷页码
1.案卷内文件材料均以有书写内容的页面编写页码,每卷单独编号,页号从“1”开始。
2.页码编写位置:
单面书写的文件材料,在右下角编写页码;双面书写的文件材料,正面在右下角,背面在左下角编写页码(此处所说的文件左、右下角均为装订成册后的左、右下角)。
监理实施细则、施工组织设计等原本装订的材料,如自成一卷的,不需重新编写页码;如与其他已装订的文件材料组成一卷的,需重新编写页码;图纸在图标右上方空白处编码。
3.案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页码。
第十三条案卷装订要求
1.除已装订成册项目文件外,文字材料应整卷装订,装订前应去除金属物、空白页。
装订时加装案卷软封面,顺序为软封面、卷内目录、文字材料或竣工图、备考表。
2.每卷文件材料装订的厚度依据具体各件材料的厚度和装具(卷盒)的厚度而定,但相关联的文件材料不能拆开,文件材料厚度以比卷盒厚度小5mm为宜,具体根据实际情况而定,以方便保管和查阅。
3.装订材料应满足项目档案长期保存牢固、安全、简便的
要求,宜采用三孔一线线装法装订。
第十四条竣工图编制要求
(一)竣工图编制说明及各专业说明,应能充分体现已完工项目的建设过程和完工时的实际情况,包括主要建设内容、完成工程量、执行的规范标准、主要施工方案、采用的新技术新工艺新材料、特殊问题的处理、施工图的版本、变更情况以及修改完善情况、完工时间等。
竣工图内容应与施工图设计、设计变更、洽商、材料变更、施工及质检记录相符合。
一张更改通知单涉及多图的,如果图纸不在同一卷册的应将复印件附在有关卷册中,或在备考表中说明。
(2)竣工图纸均按A3号纸(420mm×297mm)大小装订,并装订成册入盒。
(三)施工图没有变动的,由竣工图编制单位在施工图上逐张(包括封皮)加盖竣工图章作为竣工图。
(四)凡有一般性图纸变更及符合更改或划改要求变更的,可在原图上修改,并加盖竣工图章作为竣工图。
具体竣工图的更改方法:
文字、数字更改一般是杠改;线条、符号更改一般是划改;局部图形更改可以圈出更改部位,在原图空白处重新绘制;利用施工图更改,应在更改处注明更改依据文件的名称、日期、编号和条款号;无法在图纸上表达清楚的,应在标题栏上方或左边用文字说明。
(五)面积超过20%的,应重新绘制竣工图并加盖竣工图章,重新绘制的竣工图在原施工图号前加“竣”字。
(六)竣工图应逐张加盖竣工图章,竣工图章内容包括:
编制单位名称、编制人、技术负责人、编制日期、监理单位名称和监理负责人,图章规格尺寸为80mm×60mm。
(注:
编制单位名称和监理单位名称为法人单位全称,可以刻制在竣工图章上,其余必须为本人亲笔签名。
)
(七)竣工图编制完成后,监理单位应督促和协助竣工图编制单位检查其竣工图编制情况,发现不准确或短缺时要及时修改和补齐。
竣工图采用统一制订的封面,用三孔一线(双线)法装订。
(八)竣工图编制单位在向项目公司提供纸制竣工图的同时,必须提供一套与纸制竣工图一致的电子版。
(九)竣工图章的加盖
竣工图章用红色印泥盖在竣工图右下方、竣工图标之上空白处;当该处有图表或文字时,竣工图章可盖在图纸的其他空白处;整个版面均无空白盖章处时,竣工图章可盖在图纸背面左下方。
竣工图章式样
单位:
毫米比例:
1∶1
第十五条照片、录像档案及电子版
(一)照片档案
照片资料采集范围:
反映建设前原始地形、地貌状况、重大活动、重大事故处理及隐蔽工程关键工序、桥梁等结构物重点施工情况等的照片。
按《照片档案管理规范》(GB/T11821-2002)的要求组卷。
一般以一组照片为单位填写文字说明(分组说明),表示一组照片的内容基本上反映同一组题材。
1.照片档案分为照片和光盘。
2.要求所有照片规格为5英寸纸质,对于数码相机拍摄的照片,可以采用电子照片排版后直接用A4铜版纸进行打印组卷装订成册,数码照片应刻录在不可擦写的光盘上保存。
3.总说明:
一组(若干张)联系密切的照片说明。
应详细填写本单位在工程建设中承担的主要工作
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