简易常用Word文档使用技巧方法大全超全.docx

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简易常用Word文档使用技巧方法大全超全

Word文档使用技巧方法大全

Word2000、2003、2007、2010快捷键使用大全总结

常用快捷键

快捷键　　　　　　　　　作用

一、字体类

Ctrl+B　　　　　　　　　使字符变为粗体

Ctrl+I　　　　　　　　　使字符变为斜体

Ctrl+U　　　　　　　　　为字符添加下划线

Ctrl+Shift+D　　　　　　双下划线

Ctrl+Shift+<　　　　　　　缩小字号

Ctrl+Shift+>　　　　　　增大字号

Ctrl+]　　　　　　　　　逐磅增大字号

Ctrl+[　　　　　　　　　逐磅减小字号

Ctrl+Shift+F　　　　　　改变字体

Ctrl+Shift+P　　　　　　改变字号

Ctrl+D　　　　　　　　　改变字符格式（"格式"菜单中的"字体"命令）

Shift+F3　　　　　　　　切换字母大小写（一次首字母变成大写，两次单词变成大写）

ctrl+shift+a　　　　　　将所选字母设为大写

二、格式类

Ctrl+Shift+C　　　　　　复制格式

Ctrl+Shift+V　　　　　　粘贴格式

Ctrl+1　　　　　　　　　单倍行距（1为主键盘的数字键）

Ctrl+2　　　　　　　　　双倍行距

Ctrl+5　　　　　　　　　1.5倍行距

Ctrl+0　　　　　　　　　在段前添加一行间距

Shift+F1（单击）　　　　需查看文字格式了解其格式的文字

Ctrl+E　　　　　　　　　段落居中

Ctrl+J　　　　　　　　　两端对齐

Ctrl+L　　　　　　　　　左对齐

Ctrl+R　　　　　　　　　右对齐

Ctrl+Shift+J　　　　　　分散对齐

Ctrl+M　　　　　　　　　左侧段落缩进

Ctrl+Shift+M　　　　　　取消左侧段落缩进

Ctrl+T　　　　　　　　　创建悬挂缩进

Ctrl+Shift+T　　　　　　减小悬挂缩进量

Ctrl+Shift+S　　　　　　应用样式

Ctrl+Shift+N　　　　　　应用"正文"样式

Alt+Ctrl+1　　　　　　　应用"标题1"样式

Alt+Ctrl+2　　　　　　　应用"标题2"样式

Alt+Ctrl+3　　　　　　　应用"标题3"样式

三、编辑和文字移动

Backspace　　　　　　　删除左侧的一个字符

Ctrl+Backspace　　　　　删除左侧的一个单词

Delete　　　　　　　　　删除右侧的一个字符

Ctrl+Delete　　　　　　删除右侧的一个单词

F2（然后移动插入　　　　移动选取的文字或图形点并按Enter键）

Alt+F3　　　　　　　　　创建"自动图文集"词条

Alt+Shift+R　　　　　　复制文档中上一节所使用的页眉或页脚

Shift+F5　　　　　　　移至前一处修订；对于刚打开的文档，移至上一次关闭文档时

　　　　　　　　　　　　插入点所在位置

四、文字选定

Shift+↓　　　　　　　　　下一行

Shift+↑　　　　　　　　　上一行

Shift+End　　　　　　　　行尾

Shift+Home　　　　　　　　行首

Ctrl+Shift+↓　　　　　　段尾

Ctrl+Shift+↑　　　　　　段首

Shift+PageDown　　　　　下一屏

Shift+PageUp　　　　　　上一屏

Ctrl+Shift+Home　　　　　文档开始处

Ctrl+Shift+End　　　　　　文档结尾处

Ctrl+Shift+F8纵向文本块（按Esc键取消选定模式）

F8+箭头键　　　　　　　　　文档中的某个具体位置（按Esc键取消选定模式）

五、F1—F10键

六、特殊字符

Ctrl+F9　　　　　　　　域

Shift+Enter　　　　　　换行符

Ctrl+Enter　　　　　　　分页符

Ctrl+Shift+Enter　　　　列分隔符

Alt+Ctrl+.（句点）　　　省略号

七、文档审阅修改

◆查找、替换和浏览文本

Ctrl+F　　　　　　　　查找文字、格式和特殊项

Ctrl+H　　　　　　　　替换文字、特殊格式和特殊项

◆撤消和恢复操作

Ctrl+Z　　　　　　　撤消操作

Ctrl+Y　　　　　　　恢复或重复操作

◆用于审阅文档的快捷键

Home　　　　　　　　　　定位至批注开始

End　　　　　　　　　　定位至批注结尾

Ctrl+P　　　　　　　　　打印文档

以下分别介绍word2003、2000、2007、2010.

一、在Word中快速“粘贴”或快速重复输入

1、在Word2000/2002中要进行粘贴操作时，最常用的是按“粘贴”或按快捷键Ctrl+V。

其实还有另一种方法更方便。

执行菜单命令“工具→选项”，在打开的对话框中单击“编辑”选项，单击“用INS键粘贴”前的复选框，之后再单击“确定”按钮来关闭该对话框即可。

以后再需要执行粘贴操作时，只要按一下键盘上的INS键（即Insert键）就能快捷实现粘贴了。

2、备注：

快速重复输入相同内容的目的（类似F4）

在Word中当输完一些内容后，按下“Alt+Enter”键则刚才输入的内容会被自动拷贝一遍，并且适用于拷贝粘贴后的重复粘贴。

其实这个快捷键对应的就是编辑菜单中的“重复”命令，与此技巧相同的还有“Ctrl+Y”快捷键

3、对于重复性的工作，请使用键盘上的F4键。

当你按下该键时，最后一次操作将重复一次。

例如，你可以重复添加边框的操作，重复向所选文字添加加粗格式的操作，重复插入文件或图片的操作。

注意:

格式刷适合于添加复杂的格式，但如果你只需重复简单的操作，还是使用F4键吧。

该技巧同样适用于以下程序:

Excel、PowerPoint。

4、有些时候，某段文字或图形需要在不同地方重复出现，反复输入会浪费大量时间，这时使用Word的区域复制功能就会显得轻松快捷。

方法是:

用鼠标在选定段落连击3次，然后同时按住Shift和Alt健，再同时按上下方向键，选定的段落就会随你的操作移动到所需位置。

5、有时候在Word文档中想多次插入一种小图标其实可以用“替换”的方法来快速实现。

单击“编辑→替换”命令，打开“查找与替换”对话框，并点击“高级”按钮，在“查找内容”框中填入“tu”，点击“替换为”框，再单击“特殊字符”按钮，并选“剪贴板内容”选项。

按“全部替换”按钮，即可将全文的字母“tu”一次性替换为剪贴板上的图片了。

二、如果你发现自己经常需要输入长单词，就应该考虑设置输入快捷键，

1、这样你只需要输入单词的一部分，剩下的由Word来完成。

例如，我想输入“电脑报”，我只需输入“DNB”，然后按空格键，Word会自动拼写所有的单词。

1）单击“工具→自动更正选项”命令（2010为文件-校对-自动更正），在“自动更正”选项卡中选中“键入时自动替换”复选框

2）在“替换为”一栏中，键入单词的完整的拼写，例如“电脑报”，单击“添加”按钮

现在你可以利用这个技巧快速地键入人名、科技术语，以及所有你要输入的词。

而且，一旦你在自动更正列表中加入新的条目，在PowerPoint和Outlook也将起作用，当然了，前提是你已经将Word设置为你的默认的E-mail编辑器。

三、使用F1～F12键让Word操作更快捷

F1：

打开帮助。

Shift+F1：

打开帮助工具（小问号）。

F2：

剪切选中的文本，将光标移到需要的地方后，按下回车键即可粘贴剪切的文本。

Shift+F2：

复制选中文本，将光标移到需要的地方后，按下回车键即可粘贴复制的文本。

Alt+Ctrl+F2：

打开文件。

Ctrl+F2：

打印预览。

Alt+Shift+F2：

保存文件。

F3：

输入某条“自动图文集”词条的名称后，按下此键，即可将名称转换成该词条。

Shift+F3：

切换选中的西文字符的大小写。

Alt+F3:

创建自动图文集。

F4：

重复上一步操作。

Alt+F4：

关闭所有文档，若没有保存，将提示保存，并退出Word。

F5：

打开“查找与替换”对话框，并选定“定位”标签。

Alt+F5或Ctrl+F5：

将所有打开的Word文档最大化窗口还原到原来大小。

Ctrl+Shift+F5：

写书签。

F6：

在任务窗格与文档窗口之间切换。

Ctrl+F6：

在多个打开的文档窗口之间来回切换（至少打开两个文档才能看到此操作的结果）。

Alt+F6：

在两个打开文档窗口之间反复切换（至少打开两个文档才能看到此操作的结果）。

F7：

实施拼写检查。

Ctrl+F7：

当文档窗口不是最大化时，激活键盘上的方向键，用以移动窗口。

F8：

激活扩展，可用鼠标点击选定相应文本。

Alt+F8：

打开“宏”对话框，用以运行宏命令。

Ctrl+F8：

当文档窗口不是最大化时，激活键盘上的方向键，用以调整窗口的大小。

F9：

Ctrl+F9：

插入一个域记号“{}”。

F10：

激活菜单栏。

F11：

Ctrl+F11：

锁定选中的域，防止被更新，只对可能更新的域如“时间域”等有效。

Ctrl+Shift+F11：

解除对域的锁定（需要选中）。

F12：

另存文档。

Ctrl+F12：

打开文档。

四、如果你想在文档中插入一个特殊的符号，除了用插入图片的方法外，还有一些更为简便的方法，

1、选择智能ABC输入法，要输入“十、百、千、万”等单位，可以在输入i后输入s、b、q、w，然后打回车即可。

2、其实，在Word2002中可以很容易地实现大小写之间的转换，只要点击菜单“插入→数字”（2010为插入-编号），在“数字”文本框中输入需要的数字，再在“数字类型”下拉列表框中选择需要的方式就可以了。

3、另外一种方法是:

直接输入阿拉伯数字（如

），选中它们后，使用“插入→数字”命令（2010为插入-编号），在弹出的“数字”对话框中，选中“数字类型”下面的“壹、贰……”项后确定，则阿拉伯数字转换成大写数字。

反之亦然，可以把大写数字变成小写数字。

4、、利用“Alt+Ctrl+-（数字小键盘上的连接号）”组合键可以用来输入破折号，而且在英文状态下输入的破折号中间没有间断，就像一条直线;在中文输入法状态下，可以输入间断的破折号。

五、时间和日期

1、按下“Shift+Alt+D”键，即可快速输入随系统时间改变而改变的即时日期（时间）。

2、简单的单击“插入→日期和时间”命令，从中选择“二○○二年十一月九日”就可以了，至于日期和时间你可以自行调整。

六、格式修改

1、如果你编辑了一篇长文档，共有40章，而且对所有的文章标题你都使用了“标题1”样式。

现在你想选中文档中所有的40章标题，如果我们想对文档中采用相同格式的文本（例如“标题”）统一进行格式修改，可以采用下面的方法

1）.单击“格式→样式和格式”命令，打开“样式和格式”任务窗格

2）.在文档中，单击想要修改的任一个标题。

此时，“样式和格式”任务窗格中的”所选文字的格式”下将显示该格式的描述

3）.在“样式和格式”任务窗格中，单击“全选”按钮，则可选中文档中所有与选定内容或插入点所在文本的格式相同的文本。

选中所有标题后，你就可以一次重新定义所有标题的格式，或者使用“复制”、“粘贴”命令提取文章的标题了。

在Word2010中则为选择文本，右键单击显示右键菜单，选择“样式-选择格式相似文本”

2、我们在编辑文档时，如果你在输入“一、使用方法”后，按下回车键，系统会自动将其变为项目编号的形式，并在下一行添加了“二、”字样，如果你不想使用项目编号，这个自动添加的编号就给你带来了很大的不便。

其实你只要在按过回车键后，再顺手按一下“Ctrl+Z”，即换了一行，同时又将自动添加的项目编号给去掉了。

3、如果你在文档中插入了多个文本框，想把这几个文本框链接起来，可以将鼠标移到第一个文本框边缘变成十字双箭头状时，右键单击选择“创建文本框链接”命令，此时鼠标变成茶杯状，将其移到第二个文框内单击左键，就可以在这两个文本框间建立起链接。

重复该操作就可以将多个文本框链接起来。

多个文本框建立了链接以后，当我们向第一个文本框中输入文字时，如果该文本框容纳不下，则文字会自动移至第二个文本框、第三个文本框

4、Word给我们提供了一种批量复制格式的方法:

双击格式刷，你可以将选定格式复制到多个位置，再次单击格式刷或按下Esc键即可关闭格式刷。

5、由于网页排版中的“低2格”都是通过插入空格来实现的，我们从网上拷贝下来的文章段落在Word中进行段落重排时，因为已经设置了自动“首行缩进”两个汉字，再加上这2个全角空格，就成了段首4个汉字空格，手工进行删除实在是太麻烦，这时我们可以选中要去掉行首行尾空格的段落，然后按下工具栏中的“居中”按钮，使段落的对齐方式为居中，这时行首行尾的空格就都被去掉了，最后再按“左对齐”按钮，使段落恢复原来的对齐方式。

七、文本选择

1、将鼠标移到文档的左边，鼠标变成空心箭头状，此时单击鼠标可以选定一行文字;双击则选定整个段落;按住Ctrl单击鼠标，选定全文。

2、将鼠标放在一句话（句号与句号之间）文本中任一位置，按住Ctrl键后单击鼠标左键，则选中这一句话文本。

3、用鼠标将光标移至文本中任意位置，按住Shift键后，再用鼠标将光标移至下一个位置单击，则会选中两处光标之间的所有文本。

4、按下F8功能键（或者双击状态栏中的“扩展”文字），激活“扩展”状态（状态栏中的“扩展”按钮成激活状），此时可以实现以下操作

A、按PageDown或PageUp键，即可向下或向上选定文本

B、第二次按F8键选定光标所在词，第三次按F8键选定光标所在句子（两个句号之间），第四次按F8键，选定光标所在段，第五次按F8键，选定整个文档。

5、先单击要选择文本的一角，再按下“Ctrl+Shift+F8”组合键，然后按方向键→、←、↑或↓进行选择，也可以单击或拖动鼠标进行选择，此时，Word也是按列反白显示文本。

按Esc键或者在被选中的文本上单击鼠标左键，则取消选择

八、光标能够自动定位到上次编辑的位置，

1、打开文档，按“Shift+F5”快捷键，输入光标就会迅速跳到上次结束编辑工作的位置，你很快就可以开始继续你的修改工作，实在是方便极了。

提示:

Word可以记录键入或编辑文字的最后3个位置，在保存了文档之后，仍可用此功能回到以前进行编辑的位置。

要进到前两次编辑的位置，继续按下“Shift+F5”快捷键，直到所需的位置。

2、当你在Word中对长文档进行操作时，要想记住某个特定信息出现在什么地方是很困难的。

但当你使用，就可以快速导航到该信息。

隐藏书签容易添加和使用，你可以把它们放在你想要的任何地方，方法如下

将鼠标移到文档中要插入书签的位置，单击“插入→书签”命令，打开书签对话框，在其中为你的书签命名，点击“添加”按钮即可。

单击“编辑→定位”命令打开定位对话框，在“输入页号”域中键入书签名，然后单击“定位”按钮，就可以到达你用书签标记过的文档位置。

3、在用Word编辑一篇长文档时，若想快建定位到某页，只要按下F5键，在弹出的对话框中输人页码即可。

4、如果你想快速找到某位审阅者的批注，可以用以下方法:

单击“编辑→定位”命令，在弹出的“定位”对话框中单击左侧“定位目标”下拉列表框中的“批注”项，在“请输入审阅者姓名”框中单击审阅者的姓名，然后单击“下一处”按钮，就可以快速找到某位审阅者的审阅批注。

九、插入特殊字符

1、按住Alt键，并使用小键盘输入字符编码（例如大括号的编码为123），就可以插入相应的符号。

+是%，-是‰，左向（，右向）。

注意:

这种方法要求你要记住一些常用的符号编码，要想知道具体的字符编码，请单击“插入”菜单的“符号”命令，并在出现的对话框中查找编码。

2、首先，输入一个需转换的字符。

接着，将光标移至它的右边。

最后，按下组合键“Alt+X”，此时，Unicode字符便展现在你眼前;反之，若需将Unicode代码转换为字符时，和上述操作一样。

先输一组Unicode字符，还是将光标移至它的右边，按下组合键“Alt+X”。

十、“记忆式输入”

1、Word2002也具有智能化功能，可以自动进行，当你在输入常用词组和常用句子时，用它可以帮上大忙。

方法如下

1）单击“插入→自动图文集→自动图文集”命令，这时会弹出一个自动更正对话框

2）选择“自动图文集”选项卡下的“显示'记忆式输入’建议”选项，单击“确定”按钮

3）这样当你在进行文字处理，碰到常用的词组或常用的句子时，你只要选定它们，按下“Alt+F3”组合键，在弹出的窗口中按下“确定”，即可完成准备工作

4）今后，当你输入这些常用词组或常用句子时，只要输入前几个字符，Word就会自动给出建议使用的完整词条项，你只要按回车或F3即可接受该建议，若不想采用则继续输入其它字符即可。

十一、字体字号

1、按下Ctrl+Shift+P可访问字号框，注意:

这一技巧适用于Excel、FrontPage、PowerPoint。

2、Word文档字号的默认设置最大只能为72磅，最小只有5磅，那么如何输入比72磅还大或者比5磅更小的字呢？

操作的步骤是:

先选中要修饰的文本，然后点击“格式→字体”命令，直接在“字号”栏输入所需的磅值即可，字体大小的磅值范围为1～1638之间。

3、要想快速增大或减小Word中文字。

如果要加大文字，按下“Ctrl+Shift+>”;如果要减小文字，按下“Ctrl+Shift+<”。

注意:

该技巧在PowerPoint、FrontPage中同样适用。

十二、图片替换文字

它的操作方法是，首先把图片复制到剪贴板中，然后打开替换对话框，在“查找内容”框中输入将被替换的文字，接着在“替换为”框中输入“^c”（注意:

输入的一定要是半角字符，c要小写），单击“替换”即可。

十三、如果你想为Word的某个文本（如一个新名词、一个英文缩写等）加注释，而又不想让注释出现在文档中，下面方法中的任意一种可以帮你实现

1.先选中需要注释的文本，单击“插入→批注”命令，打开“批注”窗口，在其中输入注释文字后关闭该窗口，则该文本被加上黄色底纹（不会打印出来），当鼠标移至该文本时，注释文字则显示在该文本的上方

2.将光标移至需要加注释的文本后面，单击“插入→脚注或尾注”命令，打开“脚注或尾注”对话框，适当设置后确定，则光标移至该页文本的左下方，输入注释文本，则在上述文本后面出现一个数字序号，光标移至该序号处，注释文本即显示出来（不过该注释文本会显示在文档下方，并能打印出来）

十四、快速删除换行符和通配符

1、用手工删除整篇文章中无用的换行符十分麻烦。

利用Word的“替换”功能，可以快速删除换行符。

方法是:

单击“编辑→替换”命令，在弹出的替换窗口中单击“高级”按钮，在“查找内容”和“替换为”中使用“特殊字符”在查找内容中输入两次“段落标记”，在替换为中输入一个“段落标记”，然后

2、通配符可以进行模糊匹配，提高效率，在查找文字中得到大量应用，例如要将全文引号中的内容设置为统一的格式，而引号中的内容又不一致，这就需要我们使用通配符。

通配符有两个:

“*”号和“?

”号，“*”表示多个字符，“?

”表示一个字符。

操作方法如下:

单击“编辑→替换”命令，打开替换对话框，单击“高级”按钮，在“使用通配符”前打钩，在“查找内容”中输入通配符，在“替换为”中用鼠标点一下，什么也不输入，直接打开“高级”选项，设置好格式后全部替换。

3、快速删除文章中的空行。

方法是:

单击“编辑→替换”命令，打开“替换”对话框，把光标定位在“查找内容”输入框中，按下“高级”按钮，选择“特殊字符”中的“段落标记”两次，在输入框中会显示为“＾p＾p”，在“替换为”输入框中用上面的方法插入一个“段落标记”，即“＾p”，然后按下“全部替换”按键，可删除单行的空行，对于多行空行，可进行重复替换，直到删除全部空行为止。

十五、页眉页脚设置

1、如果你想把页号设置成“第X页”这种形式，可以直接在页号前后加上“第”和“页”即可，以后再增加页面时，系统就会自动把你添加的文字显示出来。

利用这种方法你可以把页号设计成你想要的任何形式。

另外，你还可以用鼠标选中页号，然后为页号设置文本格式，比如不同的字体大小和字体类型。

2、“第X页共Y页”这种形式。

要实现这一点，请单击“视图→页眉和页脚”命令，然后切换到页脚区域。

接下来不要点击“插入→页码”命令，而是单击“插入→自动图文集→第X页共Y页”，“第X页共Y页”的域代码就会出现在页脚之中。

Word2010的“第X页共Y页”设置办法：

1）双击页脚，在页脚中输入“第页共页”。

2）将光标放到“第页”中间，点击插入-》文档部件-》域，在域名中选择Page

3）将光标放到“共页”中间，点击插入-》文档部件-》域，在域名中选择NumPages

3、对于任何文档，我们还可以把文档的文件名字插入到页脚。

具体方法是:

单击“视图→页眉和页脚”命令，切换到页脚，单击“插入→自动图文集”，然后从菜单选择“文件名”。

如果你希望文件路径也一同出现，请用“文件名字和路径”代替“文件”。

4、对于大型文档，我们常常希望取消第一页的页眉和页脚。

你可以用以下方法来实现:

在“页眉和页脚”工具条上点击“页面设置”按钮，选择“版式”选项卡，选中“首页不同”，然后单击“确定”按钮即可。

5、取消首页的页眉和页脚之后，我们往往还要给文档重新排页码，以便后面的页号从第一页开始。

要实现这一点，请选择页脚，然后用鼠标选中页号，再点击“设置页码格式”按钮，把起始页号设置成0，然后点击“确定”，这样，文档第2页的页号就变成了1。

6、在字体设置对话框中只要把字体设成“@字体”，如“@宋体”就可以令文字逆时针旋转90度了，这种方法对于设置与正文同方向的页眉页脚是非常有用的。

7、在页眉插入信息的时候经常会在下面出现一条横线，如果不想在页眉留下任何信息也无法自动去除此横线。

这时可以采用下述的方法去掉它:

确认插入点位于页眉，单击“格式→边框和底纹”命令，在弹出的对话框中选择“边框”，在边框设置选项选择“无”，“应用于”选择“段落”，单击“确定”即可。

8、印刷制品的页眉经常是章节标题加页数，十分漂亮，其实Word也可以达到这个功能。

分别在奇数页页眉和偶数页页眉插入域代码:

STYLEREF“标题1”（其中“标题1”为你想使用的样式名称）。

注意这里引号的使用。

当指定对象包含空格时，要使用引号。

指定对象的名称一定要和文档中实际有的样式严格一致，包括空格的数目，不然域将返回错误信息。

另外使用的引号应该是西文字符

9、我们想让每章都重新编排页码，也就是根据章节自动连续改变页码，如第一章有3页，页码分别表示为“1-1，1-2，1-3”;第二章有4页，页码分别表示为“2-1，2-2，2-3，2-4”，这该如何办呢？

单击“插入→页码”命令，打开“页码”对话框，设置好显示“位置”和“对齐方式”后单击“格式”按钮，在打开的“页码格式”对话框中选中“包含章节号”选项，选择好“章节起始样式”和“使用分隔符”;在“页码编排”中选中“起始页码”，并设为1，单击“确定”按钮即可。

十六、快捷键

1、按“Ctrl+Shift+K”组合键，这是一个开关键，小键盘。

2、上、下标的方法是通过点击“格式→字体”命令，在字体对话框中进行设置，比较麻烦，其实它们都可用快捷键。

下标:

“Ctrl+=（等号）”;上标:

“Ctrl+Shift++（加号）”。

3、在文档中插入一个分页符（或者直接按键盘上的“Ctrl+Enter”组合键或“Alt+Enter”

4、通过一个不间断空格使该词组保持在一行文字里。

方法是:

将光标移到要连在一起的两个字之间，按下“Ctrl+Shift+Space”组合键，这两个字就被连在一起了

5、“Ctrl＋F9”组合键，插入一对标明域代码的花括号（{}）

6、