小狐仙销售管理操作明细.docx
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小狐仙销售管理操作明细.docx
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小狐仙销售管理操作明细
第六章、销售管理
第一节、报价单
报价单通常是针对客户所需要的产品进行报价。
通过菜单“报价→制作报价单”进入报价单。
报价单不会修改库存,也不会改变应收帐款。
系统提供两种报价方式:
多单价式(模板一,图6.1-1)和数量、单价、金额式(模板二,图6.1-1-1)。
当客户没有指定了购买数量时,应采用模板一报价,系统允许报出三个价格,且可以为每一种价格指定数量要求;如果客户指定了数量后,应采用模板二进行报价。
一、选择模板
根据需要选择模板一或模板二。
二、产品相关信息
在报价单表格的底部,系统将对当前产品显示相关信息。
包括产品的售价、上次售价、进价,这些价格可以通过缺省设置(参见第13.2节)来显示或隐藏,也可通过鼠标点击来显示或隐藏。
对没有查看相应价格的操作员,系统会自动关闭。
上次售价只有填写客户编号后才会显示。
三、制作报价单
1.填写客户:
在客户处填写客户编号,系统自动填写客户名称,可使用帮助录入。
2.填写日期:
系统默认为电脑日期,可修改。
3.选择币别:
在填写客户后,系统自动填写该客户在客户资料中所填写的币别,可点击旁边的下拉按钮重新选择。
4.选择单价方案:
在报价时,如果要求系统将产品资料中所设定的价格调入到报价
单中,可以预先指定价格方案。
点击单价方案,系统将弹出方案设定窗口(图6.1-2)。
用户可以为单价1、单价2、单价3设定对应的价格,如单价1对应2号方案(优惠价)、单价2对应1号方案(批发价)、单价3对应3号方案(零售价)。
在填写了产品后,系统自动将产品资料中对应的价格填写在单价1、单价2、单价3的栏目中,用户可以进一步修改单价。
点击下拉按钮可以选择价格方案。
填写完价格方案后点确定即可。
如果你不需要由系统填写单价,你可以不设定单价方案。
光标在单价方案位置时,按↓键光标跳到表格中。
5.填写产品编号:
在表格中的产品编号栏,你可以填写产品编号,系统自动填写品名、规格、单位等项目,如果选择了单价方案,系统还会自动填写单价。
产品的填写可以采用帮助录入方式。
你可以进入产品选择窗中,使用批量选择产品方式,快速制作报价单。
6.填写数量:
如果使用模板二,你可以填写数量。
7.填写金额:
如果使用模板二,系统自动按数量*单价计算金额。
8.填写备注:
有必要的话,可以在备注栏,可以为每一行的产品作一个附加说明。
9.结算价:
在结算价栏,你可以另外指定实际售价,本栏可作为售价的一个参考,不一定要打印出来。
10.填写说明:
在左上角,用户可以填写有关报价单的说明。
该说明可以打印在报价单的表头或表尾中。
四、取消报价单
按取消按钮,系统将清除表格中的内容。
取消功能并不会删除已经保存了的报价单。
五、保存报价单
按“确认”按钮,系统要求用户为报价单设置一个单号。
报价单的单号可以随意填写,但长度不能超过10位。
如果填写的单号与原有报价的单号重复,系统将询问是否替换原有报价单,如果选择是,将替换原有报价单,否则要求重新填写单号。
报价单保存时,可以按录入顺序或按产品编号排序存盘,由缺省设置中的“按产品编号排序存盘”项来决定。
保存后可供日后查看和修改。
保存报价单时,系统会自动删除空白编号或单价为零的产品。
如果在缺省设置中的即时打印项中填写了“Y”,系统在存盘前将打印报价单,如果填写为“N”,系统将不打印报价单,如果没有填写,系统将询问是否打印。
六、查看修改删除报价单
◆调入报价单:
点击“历史报价”按钮,系统进入报价单选择窗中(图6.1-3)。
在报价单选择窗中,可按/号键选择排序方式,按回车键选中报价单并退出。
系统自动将选中的报价单调入到报价单窗口中,原报价单的编号显示在报价单窗口中的右上角,用户可以对原有报价单进行查看、修改。
◆增加一份新报价:
调入报价单后,可以对原有报价单进行修改。
存盘时,如果填写的报价单号与原报价单号不同,系统将保留原有报价单,且增加一份新的报价单,如果与原报价单号相同,将替换原有报价单。
◆删除报价单:
在报价单选择窗中,点击删除按钮,可删除当前一行的报价单。
七、打印报价单
点击打印按钮,系统将询问是否打印成EXCEL文件(图6.1-4),如果选择“是”,系统将报价单转成EXCEL文件,并存放在C盘下,所保存的EXCEL文件,用户可以通过EXCEL进行修改,并通过电子邮件发送给客户。
如果选择“否”,系统将继续询问是否输出到打印机,选择“是”,即可通过打印机打印报价单。
八、灵活应用
◆打折报价:
有的客户报价时要求在报价单中列出参考价、折扣、折扣后的单价。
对这种情况,用户可以使用模板二,在数量中填写折扣,则金额即折扣后的金额。
在设计报价单的打印格式时,在折扣栏的内容选择数量,而在折扣后单价栏的内容选择金额。
这样即可打印出带折扣的报价单。
◆按以往售价报价:
如果在报价时,要求按以往售价报价,用户可以在填写完客户后,点击“调销售历史”按钮,系统自动调入该客户的所有产品,在此基础上,可以增加、删除或修改价格。
Ø在模板一中,将调入每一个品种最后三次的售价
Ø在模板二中,将调入每一个品种最后一次的售价
◆设定客户售价:
在产品资料中,可以制定销售价格,如批发价、优惠价等,但在许多情况下,客户要求按合同规定的价格进行销售,而且有可能每一个客户的售价均不相同。
在此情况下,用户可以在报价单中,预先建立起合同售价,然后将报价单的内容转为销售历史或保存这份报价单供销售时用。
Ø如果将报价单转成销售历史,在销售时,用户可以选择5号方案,系统自动调入历史售价填写在单价栏。
Ø如果保存了报价单,在销售时,可以调入报价单,然后填写数量即可。
◆修改销售历史:
在开销售单时,系统将自动记录最后五次的销售情况,供以后开单时参考之用。
如果想修改销售历史,可在报价单中调入销售历史,修改后再转为销售历史。
◆定做产品的报价:
有些产品有可能需要定做(如模具类产品),而且这些产品在产品资料中没有建立。
在报价时,用户可以临时给这些产品编写一个编号,品名规格采用手工录入的方法:
Ø取消“在产品资料表中选择”项中的勾。
Ø在表格中的编号栏临时填写一个编号,此时系统将不会提供产品选择窗口。
Ø在品名规格项中手工录入品名规格等内容。
Ø在单位项中手工录入单位。
Ø在单价项中手工录入单价。
九、常用键
INSERT:
在表格当前行前增加一空行。
DELETE:
删除表格中的当前行。
CTRL+HOME:
光标从表格中跳至表头的报价说明项。
CTRL+END:
光标从表格中跳到表尾打印格式选择项。
HOME:
光标从表格中的任何一栏回到第一栏。
END:
光标从表格中的任何一栏跳到表格的最后一栏。
ALT+O:
存盘。
ALT+Q:
取消表格中的内容。
F7:
当光标在客户编号项中,按F7可以恢复因意外退出系统(如突然停电时)而未保存的单据。
ESC:
退出单据。
第二节、客户订单
当客户有采购订单传真过来时,如果不需要即时发货,用户可以预先将订单录入到客户订单中,供以后开销售单时调用。
另外对采用由业务员带货外出的销售方式,用户也可以以业务员的名义先在客户订单中登记,待业务回来后,再补开销售单,最后核实业务员剩货情况。
客户订单不影响库存及应收情况。
通过菜单“订单→客户订单”可以进入客户订单窗口(图6.2-1)
一、选择单据类别
如果用户在单据设置(参见第13.1节)中,为客户订单进行了分类,可以通过鼠标点击单据标题来选择单据类别。
二、产品相关信息
在客户订单表格底部,会显示当前产品的相关信息。
包括产品的库存、售价、上次售价、进货价,这些价格可以通过缺省设置(参见第13.2节)来显示或隐藏,也可通过鼠标点击来显示或隐藏。
对没有查看相应价格的操作员,系统会自动关闭。
上次售价只有填写客户编号后才会显示。
三、录入
1、填写订单说明:
你可以为订单填写有关说明,这些说明可以打印在订单表头或表尾 中。
2、订单号:
系统为每一张订单设有一个单据编号,用户还可以另外指定一个订单编号(最长10位)。
如果没有订单编号,系统将单据编号默认为订单编号。
3、客户编号:
填写客户编号后,系统自动填写客户名称、币别。
如果客户中指定了业务员、价格方案号,系统还会自动填写业务员、价格方案号等。
客户编号的填写可采用帮助录入方式。
4、日期:
默认为用户登入系统时的日期,可修改。
5、业务员:
如果在客户资料中为客户指定了业务员,在填写客户编号后,系统自动填写业务员,用户也可以在业务员项中按空格选择业务员。
6、税率:
自动填写缺省设置中设置的常用税率,用户可以修改。
如果缺省设置中没有设定的常用税率,税率项自动关闭。
7、应收:
在填写客户编号后,在此项中反映客户的应收帐款余额,不能修改。
该项目可以用鼠标点击来关闭和显示。
8、价格方案:
设定价格方案号后,在录入产品时,系统会自动填写单价。
如果在客户资料中为客户设定了价格方案号,在填写客户后,系统自动填写价格方案号;如果客户资料中没有填写价格方案号,系统自动填写缺省设置中的常用价格方案号。
9、币别:
由系统根据客户资料中的币别填写,可重新选择。
10、汇率:
在币别中如果选择了外币,要求填写外币与本位币的对换率,即汇率。
11、产品编号:
可采用帮助录入。
填写产品编号后,系统自动填写品名、规格、单位等内容,并根据价格方案号自动填写单价。
12、数量:
如果启用了双数量,系统提供整数、零数两栏供用户填写,如果没有启用双数量时,系统仅提供数量栏。
如果有整数、零数两栏,用户可以在缺省设置中设置数量的录入方式。
◆在有整数和零数两栏时,如果产品只有一个单位时,只能录入零数,不能录入整数。
13、单价:
由系统根据价格方案自动填写,用户可以手工填写。
◆
如果在缺省设置中选择了“自动转换件价零价”时,系统将根椐数量自动将单价调为件价或零价。
◆+:
如果要根据金额来填写单价,用户可以在单价栏按+号,光标自动跳到金额栏,在填写金额后,系统将按金额计算单价。
◆/:
在单价栏按/号,手工将单价在件价与零价间转换。
◆\:
在单价栏按\号,将显示售价窗口(图6.2-2)
◆-:
在单价栏按-号,用户可以修改价格方案号,系统自动根据所填写的价格方案号重新填写单价。
◆*:
在单价栏按*号,系统将表格下部的进货价改为上次进价。
再按一次*号回到最后一次进价。
14、金额:
由系统自动填写。
15、备注:
用户可以为每一个产品填写一个备注。
四、保存
在录入完订单后,按确定按钮,系统将自动将单据存盘。
存盘时,系统将删除没有编号、数量的产品。
五、取消
按取消按钮,系统将取消表格中的内容,并不会取消已保存的内容。
六、查看
使用以下四种方法之一,均可以将订单调回到表格中查看。
Ø点击翻看按钮,可以逐张查看订单。
Ø按F8进入功能菜单,选择修改单据,光标自动跳到单据编号位置,用户可以按PAGEDOWN(前翻)或PAGEUP(后翻)键逐张查看订单。
Ø按F8进入功能菜单,选择修改单据,光标自动跳到单据编号位置,用户可以在单据编号中填写要查看的单据编号,系统自动调入指定的订单。
Ø在单据编号位置,按HOME键,系统将提供订单选择窗口(图6.2-3),供用户选择订单。
七、修改
使用查看方法将要修改的订单调回表格中,用户可以对订单进行修改。
修改完成后按确定将保存修改结果,按取消将不保留修改结果。
对没有修改权限的操作员,确定按钮将变为灰色,无法保存修改结果。
八、删除
使用查看方法将要删除的订单调回表格中,用户可以逐行删除,删除完后按确定即可,按取消将不会删除订单。
删除订单时,系统仅允许删除订单中的内容,单据的编号仍将保存在系统中。
九、打印
Ø
如果在缺省设置中的“即时打印”中填写了“Y”,在保存时,将直接打印。
Ø如果在缺省设置中的“即时打印”中填写了“N”,在保存时,将不会打印。
Ø如果在缺省设置中的“即时打印”中没有填写内容,在保存时,将询问是否打印,用户可选择“是”或“否”。
Ø在修改单据存盘时,与缺省设置无关,系统将询问是否打印,用户可以选择“是”或“否”。
Ø通过预览打印,可以一次打印多张订单,方法是:
点击预览按钮,系统将询问要打印的单号范围(只需填写单号的尾部数字部份),如果不填写单号,系统将正在查看或修改的订单(图6.2-4)。
一十、灵活应用
◆快速录入订单:
Ø如果在录入订单之前已经制作了报价单,可以通过按F8进入功能菜单,选择“调入报价单”,系统将提供报价单选择窗口(图6.1-3)供你选择报价单,调入报价单后,你只需填写数量。
Ø在进入产品选择窗口后,你可以按.(小数点)调入销售历史,从销售历史中可以更快地选择产品。
通常客户所要购买的品种不会变化太大。
◆对业务员带货销售的处理:
Ø在业务员提货时,开一张客户订单,在客户中可直接填写业务员的编号(在客户资料中增加业务员资料,把业务员当成客户处理)。
Ø在业务员回来交单时,在销售单中调入相应的客户订单,并填写实际的销售客户和销售数量。
Ø业务员要退回剩货时,在订单号中填写原开出的订单号,并填写退回数量,退回数量用负数表示。
Ø在订单交货控制表中,可以查看每一个业务员未交数量。
一十一、常用键
INSERT:
在表格当前行前增加一空行。
DELETE:
删除表格中的当前行。
CTRL+HOME:
光标从表格中跳至表头的订单说明项。
CTRL+END:
光标从表格中跳到表尾打印格式选择项。
HOME:
光标从表格中的任何一栏回到第一栏。
END:
光标从表格中的任何一栏跳到表格的最后一栏。
ALT+O:
存盘。
ALT+Q:
取消表格中的内容。
F7:
当光标在客户编号项中,按F7可以恢复因意外退出系统(如突然停电时)而未保存的单据。
F8:
功能选择
F9:
插单
ESC:
退出单据。
第三节、销售单
对销售单的称呼,有多种方式,如送货单、现金销售单等。
用户可以在单据设置中为销售单进行分类(参见第13.1节)。
系统提供了两种销售单模式:
标准开单模式(图6.3-1)和快速开单模式(图6.3-2)。
标准开单模式功能比快速开单模式強,快速开单模式在直观性比标准开单模式好。
因此,两种方式各有优缺点。
对用户而言,主要看哪一种方式更适合自已。
不管使用哪一种开单模式,习惯后都一样的方便。
用户可以通过缺省设置来选择使用哪一种模式。
销售单开出后,系统自动减少库存,增加应收帐款。
开单时,是否需要现场收款、现场打印单据、默认的发货库位、价格的使用和隐藏等内容,均可以通过缺省设置中进行设置。
(一)标准开单模式。
在缺省设置中没有选择“快速开单模式”时,通过菜单“出库单→出库单录入”可以进入销售单窗口(图6.3-1)。
标准开单模式通常适用于对开单要求较高的用户(如:
医药行业或开单时需要查看成本价或计划价或应收帐款的用户,需要折扣或折让的用户)。
一、择单据类别
如果用户在单据设置(参见第13.1节)中,为销售单进行了分类,可以通过鼠标点击单据标题来选择单据类别或按F8选择更换单据来选择类别(图6.3-2)。
二、录入
1、填写销售单说明:
你可以为销售单填写有关说明,这些说明可以打印在销售单表头或表尾中。
2、订单号:
如果用户在客户订单中预先录入了客户所订购的产品,可以在订单号中填写对应的订单号,系统将自动调入订单中的内容,用户只需修改实际发货数量即可,节省发货等待时间。
Ø调入订单后,在数量栏反映该订单未完成数,销售单存盘时,会修改订单的实际交货数量。
未完数=订单数量-已交货数量
Ø订单号的录入提供了帮助录入方式,即录入订单号不正确时,系统将弹出订单选择窗口,供用户选择订单。
3、
客户编号:
填写客户编号后,系统自动填写客户名称、币别。
如果客户中指定了业务员、价格方案号,系统还会自动填写业务员、价格方案号等。
客户编号的填写可采用帮助录入方式。
4、日期:
默认为用户登入系统时的日期,可修改。
5、业务员:
如果在客户资料中为客户指定了业务员,在填写客户编号后,系统自动填写业务员,也可以手工填写或按空格选择业务员(图6.3-3)。
Ø如果要求计算搬运工、司机等人员计件工资,还可以在此项中填写搬运工、司机等人员。
Ø如果在派车单中填写了搬运工、司机等人员,系统会自动转入到相应的销售单中。
Ø业务等人员的修改,可以在销售单修改时修改,也可以在出库单查询窗口中进行修改。
Ø为了区分业务员、搬运工、司机等人员,要求在填写时,必须按以下方式填写:
部门号/姓名+部门号/姓名+……
6、税率:
自动填写缺省设置中设置的常用税率,用户可以修改。
如果缺省设置中没有设定的常用税率,税率项自动关闭。
7、应收:
在填写客户编号后,在此项中反映客户的应收帐款余额,不能修改。
该项目可以用鼠标点击来关闭和显示。
8、价格方案:
设定价格方案号后,在录入产品时,系统会自动填写单价。
如果在客户资料中为客户设定了价格方案号,在填写客户后,系统自动填写价格方案号;如果客户资料中没有填写价格方案号,系统自动填写缺省设置中的常用价格方案号。
9、币别:
由系统根据客户资料中的币别填写,可重新选择。
10、汇率:
在币别中如果选择了外币,要求填写外币与本位币的对换率,即汇率。
11、产品编号:
可采用帮助录入。
填写产品编号后,系统自动填写品名、规格、单位等内容,并根据价格方案号自动填写单价。
12、库位:
如果在缺省设置中为销售单设置了常用库位,系统自动填定缺省设置中的常用库位;如果在缺省设置中没有设置常用库位,系统自动填写产品资料中指定的库位。
库位可以手工修改。
13、数量:
如果缺省设置中启用了双数量,系统提供整数、零数两栏供用户填写,如果没有启用双数量时,系统仅提供数量栏。
Ø如果有整数、零数两栏,用户可以在缺省设置中设置数量的录入方式。
Ø在有整数和零数两栏时,如果产品只有一个单位时,只能录入零数,不能录入整数。
Ø对启用了批号的产品(医药行业),系统将自动提供批号选择窗供用户选择和填写数量(图6.3-4)。
14、
扣率:
如果在缺省设置中启用了扣率,系统将提供扣率栏,否则将自动隐藏扣率栏。
Ø如果选择了5号价格方案(即上次售价)时,扣率项不启作用。
Ø在填写扣率后,系统将对单价打折后重新填写。
Ø扣率的填写应用小数表示,如9折应表示为0.9。
Ø如果在客户资料中填写了扣率,系统自动按客户资料中的扣率填写,如果没有填写扣率,系统将按缺省设置中填写的常用扣率填写。
Ø用户可以在单据中手工填写扣率。
15、单价:
由系统根据价格方案自动填写,用户可以手工填写。
◆如果在缺省设置中选择了“自动转换件价零价”时,系统将根椐数量自动将单价调为件价或零价。
◆+:
如果要根据金额来填写单价,用户可以在单价栏按+号,光标自动跳到金额栏,在填写金额后,系统将按金额计算单价。
◆
/:
在单价栏按/号,手工将单价在件价与零价间转换。
◆\:
在单价栏按\号,将显示售价窗口(图6.3-5)
◆-:
在单价栏按-号,用户可以修改价格方案号,系统自动根据所填写的价格方案号重新填写单价。
◆*:
在单价栏按*号,系统将表格下部的进货价改为上次进价。
再按一次*号回到最后一次进价。
16、金额:
由系统自动填写。
在单价栏按+号时,可修改金额,系统自动按金额计算单价。
17、备注:
用户可以为每一个产品填写一个备注。
Ø如果是启用了批号的产品,系统自动将选择的批号填写在备注项中。
18、结算价:
在使用折让销售方式时,实际售价与销售价可以不同,销售价填写在单价栏,实际售价填写在结算价栏。
Ø在缺省设置中选择了启用结算价后,系统将提供结算价栏,否则自动关闭该栏。
Ø在使用5号价格方案时,系统会自动填写上次的实际售价。
三、折扣与折让
1、折扣销售:
指在规定售价基础上进行打折销售。
因此折扣销售不能用于5号方案。
通常有以下两种方式:
Ø在双方洽谈时,即已规定以某一种价格为基准和扣率。
如按批发价的9折销售。
对于此种情况,用户可以在客户资料中或缺省设置中填写扣率。
Ø在销售额满一定额度时,由商家提供不同的扣率。
如购满500元,可享受85折。
对于此种情况,用户可以在开单时临时打折,方法是:
按F8选择折扣→选择更换扣率→填写扣率,系统将自动修改扣率及单价。
2、折让销售:
指销售金额与实际收款金额不同。
通常有以下三种情况,无论哪一种情况操作方法均一样:
按F8选择折扣→选择销售折让→填写扣率或折让金额或实际金额,系统自动填写结算价,单价保持不变,扣率为零或为1。
Ø尾数折让:
如销售额为305元,其中5元尾数不收。
Ø因产品质量或其它原因,客户要求折让。
因销售单已经开出,通常将销售折让改为收款折让,在收款单中做折让。
Ø采购回扣
四、插单
当你正在开销售单时,有可能另一个客户要求先开销售单,此时,可以将正在开的销售单临时保存,在给另一个客户开完单后再调出临时保存的单据继续开单。
系统允许保留数千张临时单。
方法如下:
Ø保存为临时单:
按F9,系统提供临时单选择窗口(图6.3-6),你可以选择一张空单并回车,系统将正在开的销售单保存并提供一份空单供用户开另一张销售单。
Ø调出原临时单:
按F9,系统提供临时单选择窗口,选择原来保存的临时单并回车,系统将临时单调回到销售单中,用户可以继续开单。
Ø临时单的取消:
在将临时单调回销售单窗口后,在保存销售单时或按取消按钮时,系统自动将原保存的临时单取消。
✧在执行盘点日期、数据清理、自动维护中的数据重整等功能时,系统将自动清除所有临时单。
✧因销售单采用即时修改库存方法,因此临时单虽然是临时保存,但已经减库存,应及时处理。
五、保存
在录入完销售单后,按确定按钮,系统将自动将单据存盘。
存盘时,系统将删除没有编号、数量的产品。
六、取消
按取消按钮,系统将取消表格中的内容,并不会取消已保存的内容。
七、查看
使用以下四种方法之一,均可以将销售单调回到表格中查看。
Ø点击翻看按钮,可以逐张查看销售单。
Ø按F8进入功能菜单,选择修改单据,光标自动跳到单据编号位置,用户可以按PAGEDOWN(前翻)或PAGEUP(后翻)键逐张查看销售单。
Ø按F8进入功能菜单,选择修改单据,光标自动跳到单据编号位置,用户可以在单据编号中填写要查看的销售单号,系统自动调入指定的销售单。
Ø在单据编号位置,按HOME键,系统将提供销售单选择窗口(图6.3-7),供用户选择销售单。
✧在选择窗口中,按空格键可弹出查询窗口,在按单号排序时,可按单号查询;在按日期排序时,可按日期查询;在按客户排序时,可按客户编号查询;在按订单排序时,可按订单号查询。
✧在按单号查询时,用户不必输入完整的单号,只须输入单号的字母部份及数字尾数即可,中间的零可以不输。
例:
查找单号为XS00008012的销售单,在输入单号时只需输入:
XS8012即可。
八、修改
使用查看方法将要修改的销售单调回表格中,用户可以对销售单进行修改。
修改完成后按确定将保存修改结果,按取消将不保留修改结果。
对没有修改权限的操作员,确定按钮将变为灰色,无法保存修改结果。
在以下情况下,系统将不允许修改销售单:
Ø启用系统前的单据不能修改。
Ø最后一次数据清理日期前的单据不能修改。
Ø已收款的销售单不能修改,如要修改必须先取消结算。
Ø已结帐的销售单不能修改,如要
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