百货集团总务处办公室工作要求.docx
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百货集团总务处办公室工作要求
百货集团总务处办公室工作要求
(一)、总务处处长
1、对总务处的全面工作负责。
2、负责与政府职能部门相沟通,保证给排水、供电、采暖、通风等安全正常运行。
3、负责企业的安全生产管理工作。
4、负责制定总务处年度和阶段性的工作计划并组织实施。
5、建立健全总务处组织机构,使之合理、精简、高效。
6、对总务处的各项工作有检查、落实的责任。
(二)、总务处副处长
1、在总务处处长的领导下,做好分管工作,受处长委托,在处长不在期间代行处长职责,负责处理各项工作。
2、协助处长搞好全面指挥和部门之间的协调工作。
3、组织制定分管岗位的工作细则、程序、标准及工程制度。
4、协助处长管理商场内设备、设施、运行维修保养工作。
5、负责组织各项专业培训,提高员工专业技术素质。
6、合理调配人员,协调各岗位的分工与协作,责任到人,同时关心员工生活,确定总务处员工有良好精神面貌和积极的工作态度。
(三)、总务处处长助理
1、对处长负责,做好分管工作。
2、协助总务处长做好全面指挥和部门之间的协调工作。
3、协助处长管理商场内设备、设施、运行维修保养工作,使之保持良好的工作性能。
4、负责安全工作的监督和指导。
5、协助处长处理日常事务,规范各部门的工作,制定相应的管理措施。
及时传达公司的各项指令、文件、精神,并带领总务处员工学习。
6、组织相关技术人员对设备进行不定期的检查。
7、合理调配人员,协调各岗位的分工与协作。
(四)、办公室主任
1、对处长负责,负责办公室工作,严格执行处长的各项指令,有权检查、督促和各部门工作执行情况。
2、负责检查督促岗位责任制在各科的执行情况,及时发现问题,提出整改意见,落实奖惩制度。
3、负责对部门人员的思想教育工作,对劳动纪律等方面进行考核、评比,并定期公布结果。
4、负责安排总务处各部门工作计划、总结材料的最后撰写。
5、加强业务学习,提高管理能力,促使各部门工作实现标准化、科学化、规范化,协助处长处理日常工作,管理、督促,办公室人员工作。
6、加强与各部门的联系和沟通,对工作中具体问题不扯皮、推诿,协调各部门工作。
7、恪守保密原则,督促办公室工作人员,加强文件管理,严格会议制度,增强保密观念。
8、配合处长组织总务处各项大型活动。
9、完成处长交办的其它工作。
(五)、人事劳资员
1、负责各工种工作技术培训、岗前教育。
2、负责办理员工上岗、离岗、离职手续。
3、负责办理员工各种假事、加班、外出等事宜。
4、负责办理员工考勤及各项补贴等的发放事宜。
5、按有关规定保管、使用行政印鉴。
6、协助办公室主任做好各部门员工平时考查和考核工作。
7、负责人事文件、资料档案的整理。
(六)、办公室文员
1、办公室日常事务的接待、处理。
(1)通知处长各种会议、学习时间。
(2)对领导下达的各项任务及时完成并及时汇报。
2、接待好每一位来访者。
3、接听电话。
(1)电话铃响立即接听,传达电话内容;
(2)使用文明用语;
(3)电话找人如不在,立即用其它方式联系,内容传达到位;
4、事务处理单的处理
(1)事务处理单递交相关领导签阅;
(2)传达各科及时维修;
5、文件、资料管理
(1)接收、保管好各类文件、资料;
(2)保存文件、资料的完整性;
(3)组织学习文件内容,写出学习结果;
(4)文件、资料的打印,报上级审批;
(5)下发的文件做好登记手续;
(6)废止文件及时收回;
6、通知和会议精神的传达
(1)对有关部门下发的文件,通知及时传达;
(2)大、小会议的组织、安排;
7、组织总务处各项活动
(1)配合办公室主任开展各项活动;
(2)与各部门及时沟通,配合各部门工作;
(3)写出活动总结;
8、安排办公室值班人员
9、对总务处员工提出的意见及时反馈给领导
10、负责处计划、总结、规章制度,以及内部公文(资料)的拟稿。
11、协助办公室主任安排发总务处各类会议工作,做好会议记录。
12、恪守保密原则,严格按工作程序办事。
(七)、资产管理员
1、努力钻研本职工作,提高工作效率。
从节俭入手,降低费用,提高经济效益。
2、负责公司资产数据的收集、整理工作。
3、负责公司资产管理的微机录入工作。
4、指导与协助各部门资产管理员的日常工作。
5、负责各类资产管理信息的收集与反馈工作。
6、监督、检查公司资产的使用和保管情况。
7、严格执行资产管理规章制度。
8、检查各楼层资产使用情况
(1)做好检查记录;
(2)对使用和存放不合理的限期整改,下整改通知单;
(3)对不按期整改者报商管处处罚。
9、做好各部门的资产调拨
(1)各部门根据需要申请调用资产,审批后做好记录。
(2)调出申请部门所用资产,并做好记录;
(3)为移交部门及接收部门办理移交手续;
(4)把移交票据录入微机备查;
(5)对调动资产进行核对,填好资产变动单。
10、协调处理各部门闲置不用资产
11、资产编号工作
(1)对各楼层资产进行核实、分类;
(2)按部门类别给资产编号;
(3)编者按号给资产建立档案;
(4)为新增资产编制号码;
(5)把资产档案录入微机备查。
12、对新购入资产办理入库手续
(1)低值易耗品和固定资产的购入:
使用部门提出购入申请,由部门拟出购置报告;
(2)低值易耗品和固定资产的购入,须填写资产入库单;
(3)根据购入的资产(以发货票为准)进行对实物核实,经核实后,方可办理资产入库手续;
(4)把新购入资产落实到个人,填写个人登记表;
(5)把新购入的资产录入微机管理系统;
(6)资产由实物负责人保管,丢失或损坏,及时上报解决。
13、负责与各企业间的资产调拨,合理使用集团资产。
14、负责资产调动时的监督和检查工作。
15、负责公司资产维修费用摊销。
16、完成领导交办的其它工作。
(八)、采购员
1、负责公司所需物品、工具、设备(包括办公用品、维修、装修材料、工具设备、卫生清洁物品等)的询价、采购、运输入库、报销工作。
2、根据材料采购申报表,填写材料采购审批表报处长批准购买,每次购回的材料必须经保管员全部验收合格后方可入库,并填写入库单。
3、采购标准以采购申报质量材料为准,以质优价低为宗旨,采购要及时,保证材料的供应。
4、负责对材料使用者调查了解所采购物品的使用情况,以避免劣质物品流入,以保证材料的质量。
5、根据材料采购审批表的材料品种、规格、数量和实际购买价(品牌、购买地点、日期)以及每次的采购清单,以报表的形式向处长汇报。
6、每月将所有采购发票及清单与采购审批表按工程分类归档。
7、严禁在采购中以任何借口谋取私利,虚报价格、货不对样、弄虚作假、贪污舞弊,一经发现,除包赔公司损失外,并予以开除。
情节严重者,送交司法部门处理。
8、借款
(1)购买材料需有申请及领导审批;
(2)办事程序找领导签字;
(3)到财务处制单入账、取款。
9、采购
(1)保证二人进货;
(2)购买前多走多看,比质比价了解市场行情,确保材料质优价廉;
(3)材料发票需有两名经手人签字。
10、入账
(1)对购买的材料和资产办理入库和出库手续;
(2)录入本部门费用备查账。
11、还款
(1)按办事程序找领导签字;
(2)到财务处制单、销账。
12、费用
(1)月底把费用明细与财务核对、打印、以便备查;
(2)每月为财务处提供变项费用。
13、印刷品
(1)印刷各类票据、方便袋需有申请及领导审批;
(2)联系印刷厂家,对质量、价格把关;
(3)印刷品结款对价格进行审核、签字。
14、完成领导交办的其它工作。
百货集团总务处管理规定
(一)、办公室档案、资料管理规定
1、办公室档案按人事档案、文件档案、资料档案分类,由人事劳资员(或办公室文员)负责管理。
2、档案文件必须设专柜存放保管,存放必须分类编号,清楚编写文件目录,以便查阅。
3、凡经领导批示传阅的重要文件,必须随文将领导批示和传阅人员签字表格一并归档。
4、借阅档案须认真办理借阅登记手续,保证按时归档。
5、凡借阅重要密件,必须经处长批准后,方可借阅;所借阅的档案资料未经批准不得抄摘或复印。
6、档案管理人员要定时检查专柜,核对件数,做好防虫、防潮、防遗失,发现异常或被盗、丢失等情况,及时向领导反映,妥善处理。
如系人为造成、要追究有关人员的责任。
(二)、印章使用管理规定
1、凡使用印章,须先到人事劳资员(或办公室文员)处填写用印申请,一般事务由办公室主任批准,重大事务呈报处长批准,经批准后方能用印。
2、凡经处长签署的文件、制度、合同、标书等,由人事劳资员(或办公室文员)登记后直接用印。
3、总务处各类印章一般不携带外出,如因特殊公务需携带外出使用,须经处长批准,须有两人同行,互相监督、担保、并办理借用手续,如期归还。
4、因业务需要持空白介绍信或公文纸加盖总务处印章时,须经处长批准,人事劳资员(或办公室文员)登记后发出,如未使用或未用完的应如数交回办公室,适时核销。
5、总务处印章不能为公司以外人员出具证明、介绍信等,违者应追究用印人、审批人的责任。
6、总务处印章由人事劳资员(或办公室文员)负责妥善保管。
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