文件管理程序含表格.docx
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文件管理程序含表格.docx
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文件管理程序含表格
文件管理程序
(ISO9001-2015/IATF16949-2016)
1.0目的与范围
确保质量管理文件和资料得到有效控制,保证管理体系有效运行的各个使用场所使用的文件均为有效文件,防止失效文件的误用。
2.0职责
2.1最高管理者负责管理手册的批准和发布。
2.2管理者代表负责程序文件的批准。
2.3各主管部门负责本部门相关文件的编制、评审、更改和控制。
2.4综合管理部负责管理文件和资料的统一归口管理。
2.5技质部负责技术类文件的统一归口管理。
3.0程序
3.1管理类和技术类文件和资料的范围:
3.1.1质量手册、程序文件、管理性三层次文件。
3.1.2外来管理文件、法律法规以及相关资料。
3.1.3技术文件和资料包括:
图纸、PFMEA、控制计划、作业指导书、工艺规程、工艺流程图、材料定额、实验记录、技术文件更改通知单。
3.1.4外来技术文件和资料包括:
a、外来标准(采用的质量、行业、国家、国际标准等);
b、顾客或供应商提供的资料(图纸、技术要求、顾客工程规范、材质单等)。
c.相关的法律法规.
3.1.5检验标准、技术标准和技术规范.
3.1.6电子文件包括:
软盘、光盘、移动硬盘等
3.2文件的编制、审批
3.2.1质量手册由综合管理部负责组织编制,管理者代表审核,总经理批准。
3.2.2程序文件由综合管理部组织编制,经管理理者代表审核,并组织相关部门讨论后,由管理者代表批准。
3.2.3管理性三层次文件,由各职能部门负责编制,部门负责人审核后(如文件涉及到多个部门,应组织会审),主管领导批准。
3.2.4综合管理部负责编制“管理体系四层次目录”,报管理者代表批准。
3.2.5技术类文件由技质部编制、技质部经理审核,总工批准。
3.3文件的发放和接收
3.3.1质量手册、程序文件及各部门编制的管理性三层次文件的发放由综合管理部统一编号填写“文件发放清单”,经管理者代表批准后,加盖“受控”章后,按批准范围发放。
文件接收部门应在“文件发放清单”中签字接收。
技术文件有技质部门负责发放和回收。
3.3.2文件的接收部门应建立文件接收台帐,并指定专人妥善保管。
3.4文件和资料的控制和管理
3.4.1文件实行统一编号管理,其编码规则如下:
.DXC--XX—XX—XXX
序列号(001-999)
文件类别(QM/QP/WI/QR等)
责任部门代码(部门的第一个拼音字母)
公司代码(DXC代表XX股份有限公司)
1)文件类别:
QM-质量手册;QP-程序/规程;WI-作业指导书/规范/指引;QR-质量记录…
2)部门代码:
YX-营销部;JZ-技术质量部;SC-生产部;GL-综合管理部;CW-财务投资部;WK-物控部。
举例:
文件管理程序,责任归属综合管理部,序列排号001,即表示为.DXC-GL-QP-001。
3.4.2文件和资料分“受控”和“非受控”两种状态。
3.4.3受控文件的管理和控制
a、各文件管理部门应建立本部门的“受控文件清单”。
b、受控文件的发放必须由发放部门加盖红色“受控”章,按照文件的发放范围进行发放,并建立受控文件发放台帐。
c、文件不得玷污、撕毁和遗失,不得未经批准出借给公司以外的人员,且不得复印。
d、当文件使用部门/人员因文件遗失、损坏需补发或因工作需要需增加文件份数时,应填写“文件补发申请单”,经使用部门负责人审核、综合管理部或技质部领导批准后按照本文件3.3的规定予以发放。
e、各部门负责本部门文件的接收、建立并填写本部门的“受控文件清单”。
f、XX,任何人不得在文件和资料上进行划改、涂改、书写。
g、综合管理部或技质部每年对各部门文件的使用和管理情况进行检查,各部门协助实施。
h、公司内审、管理评审时,应对管理文件的有效性进行评审,对于需修订的文件,由综合管理部(受控文件)或原文件编制部门执行本程序3.5条的规定。
3.4.4非受控文件的管理和控制
a、非受控版本文件的更改和发放由发放部门自行管理。
b、非受控版本文件状态不随受控文件的更改而更改。
3.4.5外来文件和资料的管理和控制
a、外来文件和资料的范围:
外来管理标准、法律法规等。
b、外来文件接收部门应建立外来文件和资料清单或台帐,并做好标识,如需发放,填写文件发放记录。
c、外来文件接收部门应通过网络查询、行业信息、相关部门的业务联络等途径跟踪外来文件最新版本信息,确保外来文件的有效性。
3.4.5电子媒体的管理和控制
a、综合管理部或技质部对受控管理文件编制人提交的电子文件,应与文件原稿核对无误后拷贝到管理文件专用软盘(软拷贝)和硬盘(硬拷贝)内各一份,并设置密码,防止误修改。
b、综合管理部或技质部应对所有受控管理文件的专用软盘进行编号,并在软盘标签上标出所拷贝文件的编号。
c、当文件发生更改时,综合管理部或技质部应对文件的软拷贝和硬拷贝同时实施更改,并标明文件的更改状态。
d、综合管理部或技质部应每月对电子版文件备份一次,且应对文件的软盘妥善保管,防止碰撞、摔跌。
3.5文件的更改
3.5.1文件的更改方式:
杠改、划改、换页、换版。
3.5.2由文件更改提出人或提出部门填写“文件更改通知单”,说明更改的原因和更改的内容后,经部门负责人审批后提交综合管理部或技质部,由综合管理部或技质部组织文件涉及部门人员进行会审,交原批准人批准后,由综合管理部或技质部(受控文件)或原文件编制部门实施更改,并做好更改记录。
3.5.3如属笔误造成的文件更改采用杠改的方式进行。
3.5.4如文件的更改内容较多或更改的处数较多时,采用换页的方式进行。
3.5.5如发生以下情况时,则采用换版的方式进行,版本号依次为:
A、B、C…Z。
a、管理体系发生重大变化时;
b、公司机构发生重大变化时;
c、质量方针和目标发生重大变化时。
3.5.6同一个文件的更改次数不得超过9次,否则实行换版。
3.6文件的归档
3.6.1质量手册、程序文件和受控的管理性三层次文件由综合管理部归档管理。
3.6.2各部门编制的非受控管理性三层次文件由各部门归档管理。
3.7文件的回收、作废和销毁
3.7.1作废文件由文件发放部门按照文件发放清单从各保存单位回收,填写作废文件回收/销毁记录”,并加盖“作废”印章后,隔离存放,统一销毁。
3.7.2作废保留文件由回收单位加盖“作废保留”印章,交由保存单位隔离存放。
3.7.3作废文件的销毁应由部门负责人审批后,填写文件销毁记录。
回收、作废、销毁的文件应在本部门的“受控文件清单”上予以注明。
3.7.4作废文件的销毁采用切碎或焚烧的方式进行。
3.7.5外来失效文件的处理由各接收部门负责,回收并标识其状态后,隔离存放。
3.7.6顾客提供的图纸的控制。
顾客提供的图纸由技质部使用顾客财产登记表进行登记,并对其进行确认。
当图纸在使用的过程中出现问题,由技质部与顾客进行协商处理。
4.0记录
文件发放清单
受控文件清单
文件更改通知单
作废文件回收/销毁记录
顾客财产登记表
附录一:
文件控制过程分析
附录二:
文件和资料控制流程图
责任
部门
输入
工作流程
输出
接收
部门
综合管理部、技质部
综合管理部、技质部
总经理、管理者代表、各部门
综合管理部、技质部
各部门
综合管理部、技质部
综合管理部、技质部
相关部门
管理者代表
总经理/管理者代表
综合管理部、技质部
文件资料/体系文件/外来文件和资料/外来标准/法律法规
各类文件编写需求
各类文件
各类管理文件
管理体系变更需求、持续改进需求
原文件及变更要点
失效文件
文件分类
管理性和技术性文件和资料
管理手册/程序文件
外来文件和资料
文件编制/审批
文件接收
文件标识
编制受控文件清单
文件发放执行
提出文件更改
文件归档保存
实施文件更改
失效文件处理
作废/销毁
作废保留
审批后及评审过的内、外部文件
标识后的文件
管理体系四层次目录
管理体系文件发放清单
文件变更申请表
更改后的管理文件
换版作废文件回收记录
综合管理部、技质部/各部门
各部门
综合管理部、技质部
管理者代表
各部门
文件编制
各部门
各部门
综合管理部、技质部
文件发放清单
日期
用途说明
文件、资料名称/号
份数
接收单位
接收人
管理员
备注
受控文件清单
序号
文件编号
文件名称
版/次
发布日期
备注
外来文件清单
序号
外来文件名称
原编码/代号
文件来源
发布年代或有效状态
备注
备注:
1、每年管理评审时,对其外来文件的有效性进行识别并更新;
2、以最新有效版本文件为准。
制表/日期:
审核/日期:
文件更改通知单
产品名称
()名称
文件名称/编号
更改标记及处理
更改实施日期
共张
第页
更改原因
制品处理
更改前:
更改后:
发往部门
同时更改资料
会签
编制
审核
批准
文件发放/回收/销毁记录表
序号
文件名称
文件编号
部门
版/次
发放份数
签收
签收日期
控制状态
回收日期
发放/回收人/日期:
外部财产登记表
客户:
序号
财产类型
数量
进厂日期
验收
使用部门
保管部门/人
意外事项
客户回收
备注
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- 关 键 词:
- 文件 管理程序 表格