天津市《企业档案管理规定》实施细则.docx

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天津市《企业档案管理规定》实施细则

关于印发《天津市<企业档案管理规定>实施细则》的通知

津档〔2004〕17号

各区县档案局，各有关单位：

　　为更好地落实《企业档案管理规定》，进一步规范企业档案管理，开发利用企业档案信息资源，更好地为我市“三步走”战略实施提供优质服务，现将《天津市〈企业档案管理规定〉实施细则》印发给你们，请认真贯彻执行。

　　　　　　　天津市《企业档案管理规定》实施细则

第一章总则

　　第一条为充分有效地保护和利用企业档案资源，更好地为提高企业经济效益服务，根据《天津市档案管理条例》、《企业档案管理规定》和《国有企业文件材料归档办法》等有关规定，结合我市实际，制定本细则。

　　第二条本细则所称企业档案是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业具有保存价值的文字、图表、声像、电子信息等各种门类和载体形式的历史记录。

　　第三条本细则适用于本行政区域内各类企业的档案管理。

　　第四条企业档案是企业的无形资产，应当依法受到保护。

企业对本单位档案有依法管理、保管、利用的义务和权利。

任何个人不得将企业档案据为己有或拒绝归档。

　　第五条企业档案工作要接受档案行政管理部门的监督和指导。

企业集团公司要加强对集团内各类企业的档案管理和指导。

　　第六条企业档案实行档案信息的集中统一管理。

第二章档案管理体制

　　第七条企业要按照《档案法》的要求，根据市场经济的发展需要和企业的规模，建立与企业发展相适应的档案管理工作。

可以采取相应的管理模式：

　　1、建立与企业发展相适应的档案管理部门（档案馆、科、室或档案资料信息中心），集中统一管理本企业档案，并对企业所属机构（包括境外机构）的档案工作进行监督指导；根据现代企业管理的需要，企业档案部门可集中保管其分公司和子公司的档案。

大、中型企业要采用上述档案管理模式对档案进行管理。

　　2、建立相对集中的档案管理模式。

即在统一执行企业档案保管、利用制度的前提下，因地域等因素，某些专业性较强且利用率较高的档案材料可由专业业务部门保管，但须向企业档案管理部门报送档案案卷级或文件级目录。

　　3、建立企业档案委托管理的模式。

企业可以采取委托具有资质的档案中介服务组织承担具体的档案整理、编目、档案信息的数字化加工、档案代保管等工作。

　　第八条企业档案管理部门是企业档案信息、资料的存贮基地和利用中心，负责贯彻执行《档案法》等有关法律、法规，制定本企业各种载体文件材料归档和各门类档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等规章制度；统筹规划并负责本企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作；指导、监督本企业各部门和所属机构的文件材料的形成、积累、整理和归档工作。

　　第九条企业应根据档案工作的实际需要，配备专（兼）职档案工作人员。

档案人员应参加档案行政管理部门组织的业务培训，持证上岗。

大、中型企业档案部门的主要负责人应具有中级以上专业技术职称。

第三章文件材料的收集与归档

　　第十条企业文件材料的形成、积累和归档要列入企业各项工作程序和计划，列入企业有关部门和人员的职责范围。

企业各职能部门（包括临时机构）要指定专人负责收集整理本部门应归档的文件材料，并按规定做好归档工作。

　　第十一条企业要根据国家、本市的档案法律、法规和有关行业规定，制定本企业档案归档范围，确定档案保管期限，划定档案密级。

市属大型企业制定的档案管理制度和办法须报市档案行政管理部门备案。

　　第十二条归档范围

　　1、党群工作形成的文件材料。

　　2、行政管理工作形成的文件材料。

　　3、经营管理工作形成的文件材料。

　　4、生产技术管理工作形成的文件材料。

　　5、产品生产或业务开发工作形成的文件材料。

　　6、科学技术研究工作形成的文件材料。

　　7、基本建设和技术改造工作形成的文件材料。

　　8、设备仪器管理等方面形成的文件材料。

　　9、会计工作形成的文件材料。

　　10、职工个人管理形成的文件材料。

　　11、其他对国家、社会和企业有保存价值的文件材料。

　　第十三条归档时间

　　1、管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年上半年归档。

　　2、工业企业产品、非工业企业业务项目、科研课题、基本建设项目文件材料在其项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内整理归档，周期长的可分阶段、单项归档。

　　3、外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。

　　4、企业职工外出参加各种公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档。

　　5、会计文件材料在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管一年后向档案部门移交。

　　6、电子文件的逻辑归档实时进行，物理归档要与纸质文件归档时间一致。

　　7、磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档。

　　8、需要随时归档的文件有：

变更、修改、补充的文件材料；企业内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料；企业产权变动过程中形成的文件材料；其他临时活动中形成的文件材料。

　第十四条归档要求

　　1、整理归档的文件材料应遵循文件材料形成规律，保持其有机联系，并符合有关标准、规范要求。

　　2、归档的文件材料应为原件。

因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料。

文件材料归档后不得更改。

　　3、非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。

外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。

　　4、具有永久、长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档。

　　5、归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求。

　　6、归档文件材料一般一式一份。

重要的利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。

　　7、两个以上单位合作完成的项目，主办单位保存全套文件材料，协办单位保存与其承担任务相关的文件材料，有合同、协议规定的，按其要求执行。

　　8、各部门的有关人员应检查本部门归档文件材料的齐全、完整与准确情况，整理规范后经部门或项目负责人签字核准后向档案部门移交。

第四章档案管理

　　第十五条企业在各项活动中形成的全部档案要实行档案信息的集中统一管理，大、中型企业的实体档案也要实行集中统一管理。

归档的各门类和载体的文件材料应做到内容准确、完整系统。

　　第十六条档案案卷质量要求：

　　企业党群管理、行政管理、经营管理、生产技术管理等档案整理要符合天津市地方标准《归档文件整理标准》（DB12/T127-2001）；企业产品生产或业务开发、科学技术研究、基本建设和技术改造、设备仪器等档案整理要符合《科学技术档案案卷构成一般要求》（GB/T11822-2000）；会计档案的整理要符合《会计档案管理办法》（财会字[1998]32号）；其它门类档案整理要符合相关整理标准要求。

　　第十七条企业要按国家有关规定，制定本企业档案保管期限表和分类、编号方案，档案类目设置要科学简明，便于科学管理与利用。

　　第十八条档案保管应符合下列要求：

　1、有专用的档案库房并配备必要的档案装具，档案柜架摆放合理，便于查找利用。

　　2、企业要按照档案防火、防盗、防光、防有害气体、防潮湿、防虫、防高温、防尘等要求，配备必要的防磁、消毒等设备，纸质档案要采用无酸卷盒存放。

　　3、对照片、录音（像）带、电子文件等特殊载体的档案，要有符合保管要求的档案装具单独存放，以延长其使用年限。

　4、库藏档案应定期进行清查，建立统计登记台帐，做到帐物相符。

　第十九条企业档案管理现代化应纳入企业现代化、信息化管理的统筹规划，一并实施。

　　企业档案管理部门应配备或提供与接收的电子文件、多媒体等电子信息档案相适应的设备和运行环境，以保证已接收的电子文件、多媒体等电子信息档案的可读、可视性。

　　企业档案管理部门要不断采用现代化档案管理方法，实现企业案卷级、文件级档案条目和原文的计算机存储、检索，并逐步向网络化管理发展。

　　第二十条企业应定期对保管期满的档案进行鉴定。

对确无保存价值的档案，经鉴定后可予以销毁，并履行必要的程序。

销毁档案要严格执行保密规定，事前应由鉴定销毁组织提出销毁报告、编制清册，按有关规定经企业法定代表人批准后进行监销。

　　第二十一条企业应根据有关规定做好在建或承建重点建设项目等对国家和社会有保存价值档案的登记工作。

　　第二十二条企业应根据自身发展需要,不断提高档案管理服务水平,并可自愿参加档案行业中介服务组织开展的档案评估活动。

第五章资产与产权变动档案的处置

　　第二十三条档案行政管理部门要加强对改制企业档案工作的监督和指导，企业集团公司应加强对改制企业档案工作的领导，指定专人负责所属企业资产与产权变动档案处置工作的组织管理，并配合档案行政管理部门做好该项工作。

　　第二十四条改制企业要按有关法规做好资产与产权变动后档案的处置工作。

改制企业应在企业改制领导小组或资产清算组织的领导下，提出档案处置方案，报档案行政管理部门或企业主管部门，经审核后，将档案处置方案纳入企业改制方案，企业档案处置与企业改制一并实施。

在改制过程中，改制企业应在改制的批准制度、清产核资、财务审计、资产评估、交易管理、底价确定、依法保护债权人利益和维护职工合法权益等项工作中，做好文件材料的收集、整理、归档以及档案的移交工作。

改制企业档案整理、归档和移交工作未完成前，档案人员不得调离岗位。

　　第二十五条在企业改制中，档案的归属和流向。

　　1、企业实施破产的，破产企业应确定专人将档案整理规范，除干部职工档案、设备档案、基建档案按有关要求移交外，其余档案材料、实物等，按隶属关系交企业集团公司保管。

企业集团公司无力接收或无主管部门的，由市或区县综合档案馆代保管或寄存。

　　2、国有企业间兼并合并的，其兼并合并前的档案属新成立企业所有，由新成立企业集中保存，也可按隶属关系向企业集团公司移交或寄存市或区县综合档案馆。

企业兼并合并后形成的档案另立全宗。

　　3、国有企业被非国有企业兼并的，其党群管理、行政管理、生产技术管理、经营管理档案移交企业集团公司或由市、区县综合档案馆代保管。

　　4、企业中外合资合作由中方控股、中方管理的，其合资、合作前的档案属国家所有，可作为独立全宗，保管在新的企业，供其所用。

　　5、企业产权整体转让、出售给国有企业的，其原有档案归属于买方企业，作为单独全宗保管。

转让、出售给非国有企业的，其党群管理、行政管理、生产技术管理、经营管理类档案和会计档案移交原企业集团公司或由市、区县综合档案馆代保管，其余档案归属于买方企业。

　　6、企业以其全部资产改组为股份制企业的，其原有档案由控股企业管理，改组后的档案另立全宗；也可以在改组改制时由主管部门指定一个新的企业进行档案管理；已部分资产改组为股份制企业的，进入股份制企业的部分档案分立全宗，由股份制企业管理；未进入股份制企业的部分档案，由原企业自行管理。

　　7、国有企业实行承包、租赁的，其档案处置列入双方合同契约。

企业承包、租赁前的全部档案由发包、出租方保管，承包、承租方可以按有关规定查阅利用；企业承包、租赁期间形成的档案，承包、承租方按国家有关规定负责收集、整理、保管，承包、租赁期满，向发包、出租方进行移交。

　　8、因各种原因，不再隶属于我市的企业，其隶属关系变动前形成的档案应全部移交原企业集团公司保管。

企业集团公司无保管条件的，应由市档案馆代保管。

　　第二十六条企业改制中，凡发生档案归属不明问题，企业应及时向档案行政管理和主管部门报告，以便共同协商，使档案得到妥善处置。

第六章档案信息开发利用

　　第二十七条企业档案部门要健全档案检索体系，建立档案信息集中管理的开发模式。

档案管理部门应通过局域网络技术等将档案信息集中统一管理，提供利用。

企业在开发档案信息的过程中，要对企业核心技术档案、知识产权档案和涉及商业秘密档案的开发利用进行审查。

要处理好利用和保密的关系。

　　第二十八条档案信息开发利用主要采取下列形式：

　　1、紧紧围绕企业发展，从企业文化、企业产品宣传等方面开展档案、情报、信息编辑、汇编专题资料等工作。

　　2、利用档案制作多媒体宣传品。

　　3、建立企业精品档案展室。

　　4、依托网络技术，开展档案信息的网上服务。

　　第二十九条企业档案信息资源的开发与提供利用，必须严格执行保密制度，在遵守保密制度和不损害国家、企业和个人利益的前提下，积极提供和开发档案信息，为企业各项工作服务。

第七章附则

　　第三十条本细则由天津市档案局负责解释。

　　第三十一条本细则自发布之日起施行。

　　附：

企业在改制中形成文件材料的归档范围

　　　　二00四年五月十七日

　　　　主题词：

档案企业细则通知

　　　　天津市档案局办公室\

2004年5月17日印

　　　　（共180份）

　　　　附件：

　　　　企业在改制中形成文件材料的归档范围

　　l、实行股份合作制的企业形成的文件材料主要包括：

　　企业改制方案、审请报告及有关主管部门的各种审批材料；职工代表大会同意改制的决议；股份公司发起人协议书、合同书；公司及持股会章程、持股名册；公司及持股会法人登记材料；董事会、监事会股东会议记录、决议及有关司法公证等方面的文件材料。

　　2、实行转让出售的企业形成的文件材料主要包括：

　　转让出售的方案、请示、报告及上级有关部门的各种审批材料；转让出售协议、合同书；职工安置方案、申请报告及有关主管部门的各种审批材料；职工安置申请书、协议书、公证书、花名册等文件材料。

　　3、实行兼并、合并的企业形成的文件材料主要包括：

　　企业兼合并方案、申请报告及有关主管部门的各种审批材料；兼合并协议书、公证书；在册职工和退休职工安置方面的明细表、花名册等文件材料。

　　4、实行合资合作的企业形成的文件材料主要包括：

　　可行性报告、合资合作各方意向书、建议书、协议书、会议纪要、章程、营业执照、上级有关主管部门的审批材料及有关司法公证材料等。

　　5、实行先租后售的企业形成的文件材料主要包括：

　　请示与批复、协议、合同、公证书等文件材料。

　　6、实行破产的企业形成的文件材料主要包括：

　　企业破产申请报告、会议记录、主管部门审批意见；法院下达的民事和破产终结裁定书、公告及法院确认的有关文件材料等；债权人会议决议、抵押财产协议书、合同、公证书；企业破产处理工作总结、报告、遗留问题的善后处理：

职工安置及其它有关材料。

　　7、实行撤消、解散的企业形成的文件材料主要包括：

　　企业撤消、解散的实施方案、主管部门意见、上级审批文件、撤销解散的有关法律依据文件及工商注销、职工安置等有关文件材料。

　　国资部门关于企业资产评估结论确认、产权界定文件材料，企业资产评估报告书，企业验资报告书以及反映企业信用方面的材料。

　　房屋买卖、出租意向书、合同书、房产所有权证和过户有关证明材料以及有关房屋图纸材料。

　　征用土地申请报告、主管部门审批文件、用地红线图、土地使用许可证及土地使用权转让申请表、协议、合同及使用权过户手续的证明材料等。