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内控中国科学院大气物理研究所
中国科学院大气物理研究所
财务借款与报销管理实施细则
(试行)
所属各部门:
为了切实加强我所财务管理和内部控制,有效预防控制各类风险发生,根据国家相关财经法规及我院各项财务管理制度,并结合我所的实际情况,对我所财务借款、报销等有关规定制定以下实施细则,请认真执行。
第一条各部门应重视财务报销工作,安排熟悉财务报销流程的人员办理借款报销业务,按照“谁借款,谁报销”的原则,代理借款人应负责完成报销的全过程。
各类借款、报销单据在报请相关职能部门及所领导审批前(如需要),至少应分别由“经费负责人”、经济事项的“经办人”及能够证明该笔业务真实性的“验收证明人”三人签字,上述三人相互监督,对该笔业务的真实性、合规性和及时报销负责。
各部门应保证内控制度有效,不使内部控制流于形式。
第二条财务借款、报销业务应在所ARP网上报销系统中进行,报销人按报销内容不同在网上报销系统中填写不同类别的借款单/报销单,认真详细填写借款/报销事由、金额、课题号、结算方式等,打印好并由各级责任人审批签字后,将纸制单据和网上单据一并提交给财务人员进行审核(二者缺一不可)。
(详见:
《网上报销注意事项及简要操作规程》)。
根据《中国科学院会计档案建档规范》中对会计档案整理立卷的有关要求,ARP网上报销系统报销单及借款单的打印应统一使用专用打印纸(尺寸大小为:
265mmX132mm),如使用其他打印纸打印,打印后必须裁切成与专用打印纸相同尺寸。
此外,根据档案规范要求,会计凭证所附原始单据折叠粘贴时应去除金属物,故请报销人员不要使用订书钉等金属物固定原始单据。
第三条报销人提交报销的发票须为合法、有效票据,一般包括税务机关统一印制的发票和财政部门统一印制的行政事业性收据。
从单位外部取得的各种发票,必须要有两章,即税务部门(或财政部门)监制章和发票出据单位的财务专用章(或发票专用章),各单位使用的内部收据不能作为报销凭据。
“发票台头”(客户名称或付款单位等)处须填写我单位全称“中国科学院大气物理研究所”,不得使用“中科院大气所”、“大气所”等简称。
票据品名、数量、单价、总价等各项内容应填写齐全,品名摘要应清晰具体,不得以大类代替(一次购买物品种类较多的,也可另附商家开具的明细清单(或购物小票))。
票据金额及日期不得涂改,且金额大小写应一致。
经办人取得发票时,应按发票上提示的方法通过网上查询等方式验证发票的真伪,在确认发票真实、合法后方可提交报销。
第四条各类大额开支的借款及报销需附有合同、协议等双方认可的文字材料原件(分期付款的首次付款时应附合同原件),其中:
合同签署单位、开具发票单位及收款单位三者应严格一致。
所内审批手续应完备,并及时报销。
第五条办公实验用房、建筑物(或场地)的建筑安装维修改造等工程款项在借款及报销时需附有合同及工程预算书,并经行政资产处审核批准,按国家规定属于限额内工程项目的,应按有关规定实行定点采购。
第六条科研用仪器设备的购置、租用、研制、改造,以及材料、配件、低值器具等的购置按照《大气物理研究所采购管理暂行规定》(气发〔2008〕115号)文件执行,金额在1万元以上的,须经科技处审批,金额在10万元以上的(含)需附课题预算书。
照相机、摄像机等特殊商品的采购,应根据课题任务需要提交申请,经科技处审批后,方可借款/报销。
凡列入政府采购范围内的商品和服务,应依照政府采购有关规定进行采购,未按政府采购规定采购或政府采购手续不全的不予借款、报销。
购置仪器设备、家具、材料等单据的报销,单价在1500元以上的专用仪器设备需经科技处按固定资产登记入库、并验收证明;1000元以上的家具类物品,需经行政资产处按固定资产登记入库,并验收证明;未达到固定资产标准的低值器具,也需经科技处(或行政资产处)验收证明。
第七条各部门采购办公用品(消耗材料)、电脑配件、劳保用品、图书资料等在报销时,凡所提供发票不能详细列明所购物品名称、单价、数量等信息的,需附商家开具的所购物品明细清单(或购物小票),明细清单应包括所购物品的名称、单价、数量、总价等项内容,其汇总金额应与发票金额相符。
严禁使用公款以购买办公用品(耗材)、劳保用品、图书资料等名义购买商业预付卡,或用于个人消费、请客送礼等。
根据财政部、科技部关于专项经费中“材料费原则上不可用于购买普通办公材料,确有必要购买与课题研究相关的办公材料时,数量不宜过大,并详细说明”的相关规定,各专项经费课题应严格控制采购普通办公用品的数量。
根据《中国科学院事业单位资产管理暂行办法》(科发计字〔2005〕160号)的规定,完善我所办公用品(耗材)的采购、验收及审核报销等管理制度。
各部门在采购办公用品(耗材)时,应尽量采取集中批量采购方式,以最大限度获取规模效益。
其中:
采购打印、复印耗材(含打印纸、硒鼓、墨盒(粉)等)需通过政府采购,由中央政府采购协议供应商出具政府采购验收单,作为履行政府采购程序的凭证。
采购其他办公用品的,建议选择政府采购定点供应商,因特殊情况需自行分散采购的,应参照政府采购价格。
为加强各类资产实物管理,减少“以购代耗”现象的发生,材料消耗量大的部门应设兼职资产协管员,对本部门大宗、贵重的办公用品(耗材)等建立领用备查帐,进行实物登记管理。
第八条使用科研经费购买的各种图书资料,属课题组共用,单册(套)价格在人民币800元(含)以上的,报销时还需经图书馆验收登记。
第九条各类计算测试、分析化验、加工制作等费用,金额在1万元以上的,需经科技处审批,金额在5万元以上的(含)需附课题预算书。
支付给外单位的测试化验加工费属于服务费范畴,应凭双方签订的合同和对方单位开具的税务发票报销。
第十条差旅费报销按照财政部《中央国家机关和事业单位差旅费管理办法》(财行[2006]313号)和《中国科学院野外科学考察期间差旅费开支暂行办法》的有关规定执行。
因公出差报销时,应按要求填写“出差报告单”(见附表1),详细列明出差人员名单、出差目的地、出差时间、前往单位、出差任务及取得的结果等事项,并由部门负责人审核签字。
出差报销单据在时间上、行程上不连续的,应在“出差报告单”备注栏内注明原因。
出差机票(含国际、国内)应附机场盖章的登机牌方可报销。
报销非本单位人员差旅费的需注明理由,其中:
客座人员住宿费需注明客座单位姓名、住宿时间、工作情况并附宾馆结算清单,与工作无关费用不得报销。
野外出差报销时需附野外观测试验考察情况简要报告,并经科技处审核签字。
参加会议的差旅费在报销时应附有会议通知等证明材料,各项费用开支应与会议通知内容相符。
出差人员的外埠城市内交通费实行定额包干;实际工作中携带仪器、资料、样品或进行调研考察等确需乘坐出租车的,也可凭发票据实报销,但不再享受出差交通补助。
鉴于淡季机票优惠幅度较大、动车组开通后列车座席变化等原因,出差人员在城市间乘坐飞机、火车软座(卧)及轮船二等舱等交通工具的,由部门(课题)负责人根据工作需要及经济合理性原则确定。
具备刷卡条件的一般性出差,财务部门一般不预借现金。
不具备刷卡条件的野外出差需预借现金的,应详细填写“出差借款申请单”(见附表2),制定野外科学考察、观测实验计划和经费预算,详细列明出差人员名单、出差目的地、出差时间、出差任务及差旅费借款的测算依据、测算过程等,并附课题任务书,经科技处审核签字后到财务部门办理。
第十一条举办各种会议、活动应按照《中央国家机关会议费管理办法》(国管财〔2006〕426号)和财政部《关于调整中央国家机关会议费开支标准的通知》(国管财[2008]331号)执行,尽量在所内召开,所内无法承接的,应在中央政府采购定点会议场所举办会议,并按我所有关规定于会前认真填写“会议活动审批表”(见附表3),严格执行国家关于会议费开支标准的有关规定,严格控制会议数量、会期和规模,并履行审批手续。
会议费中不得发生旅游、宴请及发放礼品等项费用,严禁虚列会议支出,套取资金留存宾馆,挪作他用。
报销时除应附有政府采购定点会议场所的会议结算验收清单以外,还应附有:
会议通知、会议日程安排、会议签到表和会议纪要等相关证明材料,金额在5万元以上的会议还应附与会议场所签订的协议等。
第十二条出国访问、接待外宾来访、国外审稿和发表论文等支出,按国家及我院外事管理相关规定执行,由科技处主管外事负责人审批。
其中:
科研人员出国访问的费用报销应符合课题预算,报销时需附院国际合作局出国批件。
因公出国用汇和境外期刊版面费用汇一般不再批准人民币现金借款。
因公出国换汇需提交出国批件、用汇预算等材料,经科技处审核后向财务处申请借款,领取转账支票并填写换汇申请表后直接到开户银行换汇;境外期刊版面费用汇一般采用换汇后直接电汇的方式支付,经办人需提交版面费通知等材料提交科技处审核后向财务处借款,领取转账支票并填写换汇申请表后直接去开户银行办理换汇和汇款手续。
第十三条各种劳务费、专家咨询费开支应真实发放并严格发放手续,按要求需填写“发放明细表”(见附表4),由本人签收,不得由他人代签,更不允许代领后不按清单发放、进行再次分配。
相关负责人应对发放的真实性负责,并在发放表上声明签字。
专家咨询费应严格执行国家有关发放标准。
发放手续应规范,不得以会议签到表代替专家咨询费发放表。
专项经费中不得支出本项目(课题)成员及相关管理人员专家咨询费。
劳务费的发放由人事部门审核批准,有关野外科学观测、实验的劳务费还需经科技处审批。
研究生的开题、中期、毕业答辩等有关研究生培养方面的评审(阅)费,按照研究所制定的相关标准执行,由研究生部审核批准。
劳务费、专家咨询费的发放方式如下,其中:
发放给所内人员(含所内职工、离退休、研究生、临时聘用人员等)需计入其工资报酬总额的各类补贴、奖金、加班费、劳务费等款项原则上应随工资统一发放,不得在工资外发放现金;发放给所内人员的可不计入其工资总额的稿费、专家咨询费等款项以及发放给所外人员的劳务费、专家咨询费等,除特殊情况(偏远地区、外籍人员等不具备打卡条件的)可发放现金外,原则上应由发放人按规定格式(见附表4)提供领款人本人的银行存折帐号(不支持16位信用卡号),由财务部门汇总后按月通过银行转帐方式直接打入各领款人银行存折。
第十四条为科研、管理等工作需要而发生的各种必要的公务接待支出,应认真执行我院《企业、事业单位实行业务招待费使用情况报告制度的暂行规定》中关于“业务招待费支出不得超过当年收入5‰”的规定。
各部门应本着有利工作、务实节俭、杜绝浪费的原则,严格控制各种业务招待开支,压缩接待规模和次数,不得使用公款相互宴请大吃大喝、不得使用公款组织旅游、不得组织到娱乐场所活动、不得使用财政资金购买赠送商业预付卡及贵重礼品等。
报销时在ARP网报系统中填写招待费报销单(注明客人单位名称),按我所有关规定进行审批,其中:
金额一次超过200元的需由财务负责人审批签字,超过400元的还需由主管财务所领导审批签字。
属于会议及国际合作交流范畴的应办理相应的审批手续,其中:
外宾接待支出应严格按国家及我院外事管理相关规定执行,报销时须由科技处负责外事工作负责人审批。
第十五条对课题合作单位的外拨款,应严格按照课题预算拨付,在借款/报销时应附有课题预算书(任务书)、子课题(专题)任务书、经费分配方案及合作协议等双方单位认可的书面协议,并经科技处审批签字。
其中:
973、863、科技支撑、公益行业专项、先导专项等课题预算中分配给其他参加单位经费的,除需在预算书“课题参加人员基本情况表”中列明参加单位及人员外,还需在预算书“承担单位研究经费支出预算明细表”中列明具体的项目承担单位及分配经费金额。
严禁将科研经费以各种名义违规转移、转拨至所外,或换取现金、挪作他用。
第十六条列入研究所公共事业费预算的经费,各部门应本着“精打细算、勤俭节约”的原则严格按照预算合理安排支出,不得超支、挪用。
在预算执行过程中,由于突发事件,或客观情况发生较大变化等原因,确需
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