电子档案管理系统解决方案.docx

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电子档案管理系统解决方案

电子文档信息管理系统

解决方案

山东东昀电子科技有限公司

1.系统功能模块的划分和各模块的设计1

1.1总体功能设计1

1.2信息管理3

1.2.1数据录入4

1.2.2文件上传、下载5

1.3日常管理6

1.3.1检索查询6

1.3.3统计报表8

1.4视频资料管理10

1.4.3媒体文件资料管理10

1.5系统设置11

1.5.1建立符合用户要求的文档管理结构11

1.5.2对现有文档管理系统的其他设置13

1.6系统安全13

1.6.1用户管理14

1.6.2角色管理14

1.6.3权限管理15

1.7日志管理17

1.8数据存储和备份18

1.8.1数据存储18

1.8.2数据备份20

1.系统功能模块的划分和各模块的设计

1.1总体功能设计

如图所示：

电子文档信息自动化管理系统总体设计如上面的系统逻辑架构，根据文档管理工作的分工不同分为：

信息采集、日常管理、信息服务、系统安全、系统设置、软件接口六个部分。

其中信息采集、日常管理和信息服务三部分包括了用户文档信息管理的主要业务内容，实现了文档信息的收集整理、日常管理和利用服务的网络化和电子化。

信息采集主要负责文档信息的整理、编目与电子文件的自动挂接，完成文档信息的收集、录入和数字化工作。

日常管理部分主要完成电子文档的鉴定、销毁、移交、编研、征集等工作，同时可以辅助实体管理、形成文档的目录、进行借阅、利用、统计等管理工作。

信息服务主要通过简单方便的方式，为用户提供快捷的文档信息服务。

系统安全则充分保证了文档系统和数据的安全性，使对电子文档信息的安全管理能够控制到每一具体功能操作和每一具体文件。

系统设置部分为用户搭建符合自身文档信息管理需要的文档管理结构提供了定制工具，可以让用户自己量身定制本单位的文档管理结构，无论是从眼前，还是从长远考虑，都将比其他任何系统更加能够适应用户自身不断变化和不断增长的功能需求。

电子文档管理系统是一个平台化的文档管理软件，完全满足上述系统基本设计原则中的各项要求。

同时具有如下优势特点：

1.电子文档管理平台技术

●文档类型可以自由定制

●文档管理的层次可以自由定制

●文档录入的信息（数据库结构）可以自由定制

●用户的录入及检索界面可以自由定制

●录入方式可以自由定制

●文档的分类表可以自由定制

●文档的统计报表可以自由定制

●用户对文档的操作和使用权限可以自由定制

●内置大量函数，提供用户功能强大的定制手段

●通过上述定制功能平台可以建立任何企业和行业的电子文档管理系统

2.多文件浏览技术：

支持多达200多种图形图像文件格式的管理和浏览

3.标准化程度高

●符合国家《CAD文件归档规范》和《文档管理软件功能要求》

4.功能丰富

●六大部分十一个子系统，包含了基本文档管理工作业务

●WEB方式的检索查询、文档管理网站

5.网络功能强大

●B/S架构

●不受用户站点限制

●模块化结构，适合网上应用

6.可与OA等系统接口形成文档的一体化管理

●OA系统接口

●其它业务系统接口

7.安全性高

●多级安全管理机制，权限可针对某一个人或一个文件

●文件安全利用技术，可防止网上对文档的非法使用

8.电子文档管理系统为用户提供了未归档库，专门用于文档的收集、整理工作。

未归档库提供文件调整功能，用户可对文件进行方便的整理和组织，同时又不会影响到已归档库中的正式文档。

可以随时将未归档库中整理好的文档编目进入已归档库，形成正式文档。

同时未归档也可以进行检索查询和利用。

可以完成文件的收集、整理、与OA系统的接口等工作。

9.我们在文档的数据录入和收集整理功能中增加了批量挂接的功能，可以将整理好的文档目录和原文（电子文件）自动对应，电子文件可以在网络的任何地方，但自动对应后可自动上传到服务器统一管理。

10.在检索查询和再利用手段上我们可以内嵌全文检索系统，大大提高文档的查询速度和检索能力。

同时可内嵌OCR系统，时图象文件随时可以识别，提供再利用。

11.统计报表功能可以对文档数据库中的所有内容进行自定义格式的打印和统计。

12.光盘制作可以随时将需要的文档信息制作成标准格式（国标）的光盘文档，用于数据交换等工作，而该文档无须依赖任何环境。

1.2信息管理

信息采集部分功能示意图

1.2.1数据录入

数据录入功能示意图

数据录入的功能和流程如上图所示，用户在进行项目、案卷和文件的录入工作时，系统提供了添加、编辑、删除、检索、排序和插入操作，录入时能够按照用户需要自动生成文档管理所需的流水号、文档号等各种序号，支持自动校验、修改和重新排序功能，并可任意指定某一记录进行复制。

数据录入提供双人同时录入相同条目，系统自动判断录入的正确性（二人录入的信息是否一致），给出错误提示，由第三人校对修正的校对功能。

修改后重归档功能可以使被修改后的电子文档替换掉旧文档，使用户能够在检索查询时直接浏览到修改后的新电子文件。

同时，记录了修改信息和旧文档，以备用户对文档修改情况的跟踪。

电子文件的批量挂接功能可以将用户已录入的文档记录和电子文档原件根据某种规则自动对应，以使查询用户能够在检索到文档条目的同时浏览电子原件，并减轻了文档人员的录入工作量。

分类表管理则可以让文档管理人员随时可以建立、编辑和修改文档的分类表，为数据录入创造条件。

系统支持分散整理的需要，可以满足不同部门分布式立卷要求。

兼容新老立卷方式。

文件传输设置可以控制电子文件的各种挂接方式，满足用户电子文件来源复杂的需求。

另外,系统还提供批量修改等简单方便的数据操作功能

1.2.2文件上传、下载

对不同用户身分对文档的可操作权限不同。

对管理员而言，对上传文档（上传的文档可以分为共享文档和不共享文档）、下载共享文档、删除共享文档和管理员自己上传的文档、浏览共享文档、修改用户上传的共享文档的相关信息。

对普通用户而言，浏览共享文档、上传文档（上传的文档可以分为共享和非共享）、下载共享文档和删除自己上传的文档。

用户流程图

1.3日常管理

1.3.1检索查询

查询浏览界面

在用户权限允许的条件下，直接浏览到所需信息的原文，甚至于下载到本地机供用户利用。

系统可以浏览200多种文件格式（象常见的文本、表格、各类图形图象和数据库文件），并可外挂浏览器以适应不断出现的新文件格式，同时支持多媒体文档的在线播放。

文档检索功能图

如上图所示，文档检索子系统由条件检索和文件浏览器设置等功能模块组成。

条件组合检索使用户能够根据项目、案卷和文件信息中的所有字段进行各种条件的组合，形成条件表达式进行检索。

上述网上的检索查询均受到权限设置子系统中用户和文档权限的限制。

1.3.3统计报表

统计报表功能示意图

统计报表子系统可以对电子文档库所有文档类型下的工程项目库、案卷库和文件库中的所有字段进行自定义的统计和报表输出。

可以打印所有文档管理所需的信息，例如：

卷内目录、案卷目录、背考表等。

该子系统由新建统计项、修改统计项、删除统计项、复制统计项、修改属性、报表设计和报表模板管理等功能模块组成。

●提供给用户充分的自定义空间，能够根据用户的需要进行各种形式的自定义统计并生成相应的统计报表打印输出。

●新建统计项

可以建立电子文档库中所有字段的统计项目，即从库中选出那些字段需要统计和打印。

由以下步骤来实现：

统计项建立示意图

选统计表：

使得用户可以从库中选择要统计和打印的子库。

例如：

党群关系案卷库、文件库。

定义关联关系：

由于可以选多个库，所以要定义库与库之间的关联关系。

例如：

案卷库中的档号字段应对应文件库中的所属卷号。

选统计字段：

在所选库中确定要统计和打印的字段。

排列顺序：

可确定统计报表中记录的排序。

●修改统计项、删除统计项、复制统计项、修改属性：

可以方便用户生成新的统计项，只要对已有统计项做较小的改动，无须从头开始。

●报表设计

使用户可以根据统计项建立和设计各种形式的报表，以满足用户的各种需求。

该功能模块结合了WORD的排版功能和EXECL的统计功能，可以输出图文并貌的统计报表。

统计报表实例

总之，通过报表设计功能可以实现任何复杂报表的打印和统计，满足各种用户对报表的不同要求。

1.4视频资料管理

采用B/S的软件架构对视频资料管理进行管理。

1.4.3视频资料管理

是业务管理员对已有权限媒体文件资料库媒体文件编目属性着录的工作模块。

媒体文件资料管理模块，可以管理已知的所有格式的电子数据文件，包括多媒体：

MPEG1、MPEG2、MPEG4、AVI、DAT、VOB、MOV、RM、RMVB、FLV、MXF、MP3、WMV、ASF、SWF、RT、SMI（字幕）、ASX（元文件）等，管理员权限执行添加文件、删除文件、替换文件的操作。

提供媒体文件资料的发布、下载和密级管理的工作流程。

媒体文件资料工作模块也采用树形目录方式，类似Windows的资源管理器，简单明了的显示上载到媒体库的媒体文件（我的文件夹）。

用户选择编目的媒体文件后，做简单的正题名、分类、选择资料库的着录操作，就可完成媒体资料文件的编目属性着录。

发布完成后，不用切换工作模块，就可以实现媒体资料的检索。

在这个功能模块中，业务管理员只能对自己上载的媒体文件和由他自己创建的组的用户上载的媒体文件，做编目属性着录和发布。

发布操作受系统后台参数控制，默认是编目完成后直接发布。

1.5系统设置

该部分为文档用户提供了一个功能丰富的自我设计平台，用户可以根据本单位文档管理的规范和需求，对文档系统进行自由的定义（其中包括各种文档类型，数据库的结构，用户录入的界面，分类方法等），使文档系统在用户手中变成一套为用户所在单位量身定制的数字文档管理系统。

如下图所示：

1.5.1建立符合用户要求的文档管理结构

用户一般需建立以下文档管理的结构：

文档类型

项目分类表

案卷

文件

电子原件

上述工作可以通过系统设置子系统中：

自定义文档类型、选择文档类型、自定义数据库结构、查看库结构和分类表管理五个功能模块实现。

●自定义文档类型

用户可根据本单位文档管理的要求，建立所需的文档类型，例如：

党群关系、行政管理、基本建设等，并可以随着工作的发展任意添加新的文档类型，例如：

图书资料、声像文档等。

提供用户自定义文档类型的主要功能如下：

添加：

添加文档类型并定义其属性。

包括：

文档名称以及该当案类型是否包含项目、案卷和分类表等属性。

删除：

删除已建立的文档类型

复制：

可以复制已有文档类型的属性、库结构及数据，形成新的文档类型。

恢复：

恢复已删除的文档类型。

属性：

可以更改任一文档类型的现有属性，即：

是否包含项目、案卷和分类表。

●选择文档类型

选择文档类型就是指定以后要操作的文档类型。

如果您的系统中有两种或两种以上的文档类型，在进行各种功能操作之前，必须指定文档类型，以确定后续的操作是针对哪一个文档类型进行的。

●自定义数据库结构

根据用户选定的文档类型及其属性建立相应的项目库、案卷库和文件库。

提供用户的主要功能如下：

插入、添加和删除：

用户可对系统默认的项目库、案卷库和文件库字段进行任意的编辑，以满足用户文档管理的需求。

建库：

对已定义好的上述数据库结构进行确认和正式建立。

定义录入界面：

用户可分别对已建立好的项目库、案卷库和文件库结构定义其录入和查询界面。

系统提供给用户的自定义功能十分的丰富：

用户不仅可以自定义字段的排列位置和显示大小，而且可以定义字段的输入方式、下拉选择框、初始值、字段组合、字体等等一系列功能，使得用户可以充分发挥自己的天赋，设计出任意美观和实用方便的用户界面来。

●查看库结构

用来察看建立好的项目库、案卷库和文件库的数据库结构

●分类表管理

用户可根据本行业的文档分类规范建立相应的树型分类结构（分类表）。

任意添加、添加子项、删除、删除子项分类字及其内容（含义），并可任意选择分类字的连接符，还可以从参数表中挂接分类项，使用起来十分的灵活。

1.5.2对现有文档管理系统的其他设置

●代码表设置

代码表就是系统中公用的表，如密级、专业、部门等，这些表的内容在系统中多次使用，而内容的范围有限，特别是在进行数据录入时，需要多次重复性输入。

为此把它们设置为代码表，使其内容变为可选项而不必手工录入。

系统提供用户对代码表设置的主要功能有：

新建、修改、录入、删除和属性设置。

用户根据使用情况可建立越来越多的代码表供用户选用，可以为用户使用文档管理系统提供极大的方便。

1.6系统安全

文档系统的安全主要包括三部分：

与文档系统访问安全设计、系统数据安全设计和日志管理。

其中：

与文档系统访问安全设计包括文档管理软件中的权限管理；数据库访问密钥；防扩散措施（IP和MAC地址绑定）。

系统数据安全设计包括文档数据的安全存储和备份；电子文件的安全利用。

日志管理包括系统日志、借阅日志和鉴定销毁日志三部分，提供了完整的日志管理。

如下图所示，在电子文档数据存储、安全方面我们由权限管理和存储及数据安全两部分共五个功能模块组成。

其中权限管理主要完成电子文档管理系统对用户和文档权限的控制功能，包括了权限管理和临时赋权两个功能模块；存储及数据安全部分主要保证电子文档数据的长期、安全的存储以及灾难的预防和恢复，包括：

数据维护、数据压缩和数据加（解）密三个功能模块。

下面就分别介绍上述内容的各部分设计。

权限和数据安全部分的设计特色如下：

●软件中对文档的权限可以控制到每一份文件是否可以浏览、下载和借阅。

●针对越权查询的情况，提供方便的临时赋权功能。

●与中办机要局的加密系统完美集成，充分保证了数据的存储、权限、传输过程中的安全问题，并已经有成功案例。

●可采用流技术对电子文件原文进行浏览和下载，不会形成临时文件、最大限度地保障了数据传输的安全性。

权限和数据安全示意图

1.6.1用户管理

对不同用户身份登录，对用户管理功能的操作权限不同。

若为管理员身份，能对用户的进行添加、删除、修改管理员个人的密码、修改管理员自身及其它用户的相关信息的操作。

若为普通用户登录，就只能对用户自已的密码及个人信息进行修改。

1.6.2角色管理

对角色进行添加，修改，删除等操作，并且同用户管理相关联。

在对角色进行操作时，用户管理中用户的角色信息将进行相应的操作。

1.6.3权限管理

电子文档管理的主要目的之一，就是能够使计算机网络上的用户可以根据需要随时在本机上就可以检索、查询、浏览和下载所需的文档资料。

但是众所周知，文档是带有保密性质的。

权限设置子系统使文档管理人员在网上既可保证有权用户对文档的有效利用，又可限制用户对文档的使用权限，更可以保障文档的安全与可靠。

文档管理人员可通过该模块对网上的每一个用户及其权限、以及本单位各部门或专业对文档的权限等进行一系列灵活的设置，并可细化到某一案卷和文件的权限（如：

该文件是否可浏览、下载和借阅等），也可以为某一用户临时赋权。

权限设置好后，除临时赋权外，不需要再进行日常繁琐的检索、借阅、归还等工作，而只需要定时的对文档利用情况进行统计即可，对文档的查询和浏览可由用户自己在网络上通过我们提供的信息服务方式完成。

权限管理流程示意图

上图为用户进行文档利用时的权限管理流程。

如果一个部门的用户要查询文档，需先经主管领导进行常规审批，通过后再根据自身的权限，在允许的范围内享受文档的信息服务。

如果因工作需要而需越权查询文档，则需进行临时赋权，确定审批流程，由相关领导网上赋权后进行利用。

赋权流程设计为用户直接提交主管领导，主管领导根据所要查询文档的性质，确定由哪个领导审批，就这样完成审批流程。

权限管理示意图

如上图所示，权限管理子系统主要由用户管理和权限管理二个模块组成。

通过对部门和具体用户的控制、对具体文档可那些部门浏览、下载和借阅的控制，充分保障电子文档管理系统的数据安全。

●用户管理

本系统的用户共分为四类，分别是：

文档管理员、兼职文档管理员、普通用户和赋权人。

只有在用户管理中登记过用户才能进入本文档管理系统中。

文档管理员、兼职文档管理员、赋权人和普通用户根据自身权限，可以进入不同的子系统。

用户管理包括用户维护、系统使用许可设置、文档使用许可设置。

用户设置包括用户列表、添加、修改、删除某个用户。

用户列表中反映出用户的信息和使用权限。

系统管理员可以随时添加和删除某个用户，也可以修改用户的权限。

组设置可以让用户根据实际需要来定义，可以是单位的部门，也可以是设计院的专业。

同时也可以定义部门之间的从属关系或专业之间的借阅关系。

包括添加、修改、删除某个组和定义子组/父组关系。

系统使用许可可以设置不同用户对TH-AMS98软件中十个子系统的使用权限。

这样，即使用户在任何机器上，也可以限制他的使用权限。

文档使用许可可以设置不同用户对不同文档类型的操作权限。

这样，有些安全要求较高的文档类型（如会计文档）可以对用户的操作进行有效的限制。

用户管理界面

●权限管理

用于文档管理人员设置文档的利用权限。

可以针对某一案卷和文件，也可以针对一批文件。

可控制文件能否被某一用户

1.7日志管理

文档提供了全面的日志管理，包括：

系统日志、借阅日志和鉴定日志三部分。

如图：

●系统日志

系统日志提供了完备的系统操作记录，如：

登陆系统、录入数据、浏览电子文件等。

系统日志还可以记录操作人的详细信息。

日志库记录了文档系统的全部操作，并提供日志打印、备份等功能，为事故诊断和责任判别提供了依据

1.8数据存储和备份

1.8.1数据存储

●数据存储方式

企业文档管理系统在充分考虑了大数据量的存储和文档检索速度的基础上，采用了目录和原文分别存储、文档和待归档文件分库存储的方式。

数据存储方式示意图

如上图所示，电子文档目录存放在数据库中，而电子原文则存放在文件服务器上，这样，使得数据库占用空间小、数据备份方便、检索查询速度很快。

与电子文档库结构相同的待归档库用于存放整理前的文件，例如：

OA归档的、其它部门移交的文件目录，可以由文档人员进行随意整理，而不会影响正式文档库，整理完毕后编目归入正式文档库。

待归档库和电子文档库通过系统提供的挂接功能与电子原文相连接，当用户检索到目录需要浏览原文时，可马上找到对应原文进行显示。

●数据压缩存储格式

数据库中的目录不存在压缩问题，因为所占空间及小，一般只需几百兆就行。

而电子文档原文的存储量巨大，一般采用压缩格式存储。

随着硬件设备的发展，大容量高速存储设备的层出不穷，存储空间的矛盾已经得到彻底解决。

目前一块硬盘的容量已经达到70G、140G，可以存储约14万张、28万张A0幅面的工程图纸，如果是A4的文件，将会是A0的16倍，而一台服务器就可支持6到12块硬盘甚至更多。

数据存储总量可以达到TB级以上。

而文档是需要长期保存的，随着计算机技术的迅猛发展，电子文件的存储格式也在产生着快速的变化，可能5到10年后，我们所存储的电子文件格式已经无法打开，更谈不上再利用的问题了。

因此将各种电子文件数据进行压缩存储应该和电子文件的长期有效保管结合起来综合考虑，应尽量采用国际通用的数据交换格式和压缩算法，在充分保证文件的通用性和有效性的基础上尽量压缩数据存储量。

在这一领域有着雄厚的技术基础和大量的实践经验，而且配合国家技术监督局和国家文档局制定的电子文件存储的相关规范。

在充分考虑国际标准格式、国家规范、数据通用性和可交换性、文件的长期保管、数据的压缩等各种因素的前提下，采用了以下压缩存储电子文件方式：

工程图纸采用TIFFGP4的压缩存储方式，可压缩到原存储量的5%左右，同时是国际通用的标准格式；彩色文件、照片采用国际流行的JPG格式；而OFFICE和CAD文件则无须压缩存储。

1.8.2数据备份

●数据库备份

文档软件基于SQLsever或者Oracle等关系型数据库，数据库软件本身提供了良好的备份功能。

用户可以根据自己的需要选择备份的时间和方式。

●数据维护功能

用户可以在自己的客户机上进行文档数据的备份和恢复工作，而不用去操作服务器上的数据库系统，方便地实现了数据的导入与导出，同时对文档数据的安全性提供了良好保障。

该功能可以将系统中的任意文档信息（包括文档类型、数据表结构、定义的信息着录界面、文档案卷和文件等条目信息、统计报表等）备份成扩展名为.AMS的文件。

备份方式灵活，可以全部备份也可以部分备份，可以由用户手动备份也可以由系统自动定期进行备份。

有效地实现了文档信息的保存和转移。

以后，用户在需要的时候可以通过备份文件来恢复文档信息。

同时提供了备份/恢复日志，详细地记录了每一条备份和恢复操作，以供查询。

数据维护功能如下图所示，包含数据备份和数据恢复两部分功能。

不受存储和备份设备的限制。

数据维护功能图

●光盘备份

文档提供的光盘制作功能能够把文档系统里的数据和电子文件刻录在标准光盘里，实现脱机备份，如果文档系统数据出现问题，还可以提供光盘恢复。

1.9系统建设清单

硬件部分：

产品名称

详细描述

数量

单价

金额

备注

服务器

戴尔PowerEdgeR720XeonE5-2603*2/4GB*4/2TB*4

1

读卡器

2

存储

NAS网络存储：

网络阵列柜（单控）

1

管理计算机

4

高速扫描仪

　柯达扫描仪I3300

1

硬盘

戴尔2T3.5英寸/SAS/7200转

12

其他配件

1

系统软件部分

产品型号

详细描述

数量

单价

金额

备注

文档管理系统

文档管理系统

1

包括文件上传下载，权限管理，角色分配，数据信息录入，数据统计及查询，视频资料管理