万景苑顾问项目工作总结.docx
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万景苑顾问项目工作总结
2014年万景苑项目物业顾问工作总结
在公司各级领导的大力支持和万景苑顾问团队同仁共同努力下,经过八个月现场顾问指导工作,万景苑小区的物业管理日渐成熟,已步入规范化、专业化运作的正常轨道。
我们始终坚持“共谋发展,诚信合作”的工作宗旨,在双方共同努力下,为广大业主提供了物有所值的管理与服务,打造了一个太原市“管理较规范、服务品质较好、客户满意率较高”的物业管理服务小区,为开发建设的持续发展奠定了基础。
现将八个月以来的工作及一些体会从“工作回顾、整体情况、工作措施、形势和问题分析、物业工作建议”五部分简要总结并汇报如下:
一、2014年主要工作回顾
1、前期物业管理策划:
结合项目实际情况,为奠定物业管理有序运作的基础,草拟了《万景苑小区物业管理服务方案》,《员工手册》以及《经营测算范本》《承接查验方案》等5大类两百余项制度,协助愉园物业管理有限公司完成了万景苑项目部的组建及人员的招募和培训工作,顺利完成了6-8月份万景苑小区的交房保障工作。
2、驻场顾问指导工作:
根据“切实帮助委托方有效地建立优质物业管理服务体系,完善物业管理制度,准确把握物业管理的各个环节,培养员工具备高标准管理素质并能独立实施各项管理服务”的顾问指导思想,从四月份进驻现场以来,主要完成以下工作:
A、为充分做好交房工作,对前期工程方面进行了有效的督促管理,提交《关于加快施工进度的建议》,并建立了初验—整改,再检验—再整改的检查和整改工作机制。
B、交房准备:
一期交房工作的相关文件资料,主要有:
《入伙通知书》、《交房方案》包括《装修手册》,《业主手册》等重要文件资料;
C、装修搬迁管理:
交房以来共计办理装修583户,装修初验48户此间的工作难点有二:
一是面对大量不同的装修单位和素质较低的装修工人,如何利用有效的管理手段和一定的管理力度去控制他们,保护公共设施设备,不侵害业主公共利益,同时又监督装修质量,避免遗留安全隐患等。
二是业主入住有先后,怎样兼顾先入住业主的正常生活和后入住业主的顺利装修,如何将两者有效的隔离开来,从而避免被有效投诉,也是一个棘手的问题。
为此,提供了一整套根据我司长期实践经验总结出来的行之有效的管理办法,有效帮助解决以上问题,主要内容包括:
指导建立严格的装修审批程序,包括对装修单位资质、装修图纸等的审批。
指导建立装修单位进场管理工作流程。
指导建立各业主/用户的装修档案。
指导建立装修日常监督管理制度,包括巡查管理制度、装修时限管理制度等。
指导建立装修现场验收制度。
指导建立装修单位退场管理工作流程。
指导建立各业主/用户的入住管理办法。
指导建立各业主/用户装修注意事项。
另提供了《办理装修手续登记表》、《房屋装修监管难的现状及对策》、《卫生间管道改动的承诺书》、《闭水试验记录单》、《装修现场监控记录表》、《装修违章整改通知单》、《装修控制规程》、《装修监管规范》、《装修监管注意事项》、《装修特别提示》、《装修竣工验收表》等一系列管理文件。
D、客户服务体系建立:
为客户前台建立快速运作的管理模式。
该管理模式的主要特征是:
形成一个独立的接受投诉、具体调度、分工作业、跟踪检查、快速应答、及时反馈、统计分析等多功能于一体的快速反应系统。
对客户服务中心的工作职责、工作流程、对外关系等方面以及相继制度了内部运作的相关管理制度和标准。
主要有《工作流程》、《客户服务标准》、《客户回访制度》等,至12月底累计接待业主来电来访2315人次。
E、日常管理服务:
主要是指导工程部对维修事务的及时处理,截止12月底完成维修1747项,同时,根据硬件设施的完善情况,指导保洁服务标准的修订以及对秩序维护方面做出符合现场情况的维护方案,设备运行及保养管理,现场指导对设备的运行和维保管理方法。
F、员工队伍建设:
根据物业项目建设情况和物业公司经营管理能力,把2014年定为“基础管理”年,倡导“想到、讲到、做到、查到”和“准时、准确、高效、优质”的工作态度,主要抓了这几方面的管理工作:
一是规范例会制度。
把开好例会作为一项全员提高业务素质的组织形式,在例会中对一些存在的问题提出解决办法,养成了大家想到了就要做到,做到的就要记录好的习惯。
二是培训形式多样。
对具体的工作,事先做好文字方面的操作方案,更多的是在许多具体事务上先示范,再讲解,再实践的方式,规范了员工的工作行为,初步实现了管理工作的规范化和制度化。
三是强化了员工服务礼仪。
采取边看边学的办法。
使得员工在服务过程中比以往在礼仪礼貌方面得到较大提升,受到客户认可,使全体员工业务素质得到明显提高。
G、现场服务品质:
现场服务品质是物业管理服务品质体系中的一个部分,也可以说是功能品质的一种表现形式,而这种表现形式又主要体现在物业管理的服务场景,此场景就是我们需要维护好的一个重要内容,这可以从两个方面来讲,一方面就是物业管理服务小区的整个环境,也就是大场景;另一方面,是物业管理企业的办公场所,这是住户主动上门接受服务的地方,简洁、明快、亲切、有序的场所给住户以及服务人员较强的亲和感和归属感。
为此,我们做了“办公区域上墙制度、信息宣传栏的安装”以及对现场服务情况的检查等工作。
二、2014年物业管理整体情况
1、物业服务质量处于提升水平阶段
对比太原市其他高端小区的物业管理情况来看,万景苑项目的多项管理服务工作还存在一定差距,项目部为新组建,员工90%以上为新招募人员,以前从未有过物业工作从业经验,由于前期交房时间限制人员到岗时间较晚,岗前培训准备不足,只能是一边工作一边培训,秩序员及保洁员由于条件限制,大多为周边农村招募,平均年龄较大文化程度较低,培训见效慢,短时间内想提高服务水平难度较大,培训工作只有长抓不懈,才能达到较高的管理要求。
2、团队建设工作稳步提高
以较高的管理标准帮助组建物业管理团队。
从无到有,从起步初期的名不见经传,到万景苑项目的管理水平能在太原市物业管理行业内名列前茅,我们还有很长的一段路要走。
结合现场的实际情况,狠抓基层建设工作,才能取得较好的成绩,在项目部的管理层岗位中,张小芳、李欢、等同事,虽然加入公司时间不长,以前也从未做过物业工作,但能很快适应前台的工作。
在经过不断的培训和实践工作煅练,项目下辖各部门的工作得到很大改善和提高,基本实现了天天有进步的效果。
同时,以“开展使用文明礼貌用语活动”之后,员工在职业形象中得到明显的改变,在语言表达方面也有所提高,越来越明显地表现出文明服务的大众形象。
3、服务意识得到进一步提升
交房以来项目物业管理处的服务意识、法制意识在不断增强。
从“管理者”到“服务者”,从专项服务到综合服务,从行为规范到服务标准,从服务理念到提高和发展等方面进行转变。
为不断提高业主的满意度,首先在员工的服务意识上加强学习,通过每周的例会,反复强调,时时强调,因此,在“两度”问题,即速度和态度上,得到业主的认可。
这为物业管理公司塑造品牌和提高业主满意度赢得了第一步胜利。
将“服务意识”贯穿到了物业管理服务各项工作中,统一了思想,稳定了队伍,实现了“物业服务质量不断提高”的目标。
4、物业管理品质稳中有升
为了响应晋能集团“给广大职工提供较低物业收费,较高物业管理服务品质”的要求。
为此,进行了一系列的调整:
强化了组织分工,优化人力资源配置,制定了项目周工作例会制度,提前进行工作检查,缩短发现问题和解决问题的周期。
重点抓好以下几方面工作:
第一,抓好制度建设。
特别是在客户服务方面,制定了多项服务制度,如《物业维修制度》、《客户回访制度》、为客户服务工作迈上新台阶打下了坚实的基础。
第二,加强秩序维护工作,强调秩序维护员的敬业精神和纪律性,以及对值班时各类事件的处理规范,特别是外来人员车辆管理及各种异常情况的处理办法。
第三、严肃纪律和检查。
推进保洁和秩序维护两个部门制定检查制度,秩序维护队,实行了巡逻检查,和夜间查岗制度,保洁部也实行了岗位检查,如此一来,对整体服务品质起到了保证作用。
5、环境卫生工作成绩显著
为了使环境卫生得到有效的维护,保洁部在加大日常清扫、保洁力度的同时,一方面在小区内的生活垃圾定时定点集中投放,有效地提高了小区的环境卫生质量。
6、成本控制意识得到新的认识
对张贴的通知,及时收回二次利用;对垃圾袋更换,明确了具体的更换要求,特别是对能耗较大的地库、水系和公共照明,指导制度节能降耗管理措施,通过有效运作,各管理层员工逐步认识如何有效进行节能降耗的管理办法,使各部门负责人的成本意识有了进一步增强。
7、物业管理体系基本建立
从前期介入管理,业主入住管理、装修管理、维修管理、客户服务、秩序维护、保洁服务等管理体系,虽然还需要进一步完善和加强贯彻力度,但基本形成了一个规范合理的企业运转模式,公司的业务运作和内部管理已日渐步入正轨。
8、培养了具有一定业务能力的员工队伍。
培训员工方式多样,比如,为了让员工更快熟悉和掌握各项操作技能,我经常深入到各班组、第一线现场手把手的指导各岗位工作,或亲自示范,使各岗位员工对物业管理由陌生到熟悉。
9、其它方面:
A、提出了一批有针对性的工作建议和改进措施。
针对物业管理工作方面的各类建议和改进措施多条,其中有相当一部分都已落实,起到了一定的促进作用。
B、为充分发挥顾问作用,避免出现“顾而不问”的情况,本人除全面指导并参与物业公司的业务运作外,在前面几个月中,对物业公司的内部管理也作了一个较深的介入,对企业内部管理和一些重要事项直接参与,对一些管理措施不是提完建议就完事,而是深入下去,跟踪督促,保证它落实到位;但长期这样做其实并不利于物业公司磨练独立运作的能力,不利于物业公司的长期发展,因此,在本人顾问的近两个月中,尽量减少了对具体事务的直接参与,侧重于及时提出改进建议和加强培训工作。
三、2014年的主要工作措施
回顾驻场八个月的工作,主要采取了以下几个方面的措施:
(一)促进内部管理,不断提高管理服务水平
将工作的重点放在了加强队伍的内部管理上,制定了各项管理制度和服务标准,明确了做什么?
怎么做?
达到什么标准,使各项管理服务形成了一个有效地闭环,实现了高效有序的运行。
确保了各项制度的真实有效性。
每周对小区的治安、环卫绿化以及维修等工作进行全面检查,发现问题及时处理。
灌输“成绩出在平时,出在严格的管理“的执行文化中。
(二)狠抓基层建设,进一步提高服务水平
基层员工队伍是一个企业实现快速发展的主要资源。
几个月来,为加快提高管理服务水平的步伐,持续满足客户的需求,积极开展了各项管理实践活动,打牢了基层建设的根基,逐步形成了自己的特色,进一步提高了服务水平。
A、在客户服务方面,引进“管家式服务”模式,形成了“首问负责制”,快速提高服务效率,提高客户满意度。
B、在秩序维护工作方面,采取了“点线连接法”、“固定岗与流动岗相结合法”的多种治安巡逻法,设立了24小时报警值班,扩大了小区治安的覆盖面,增强了快速处警能力,有效地降低了小区的发案率。
C、在维修服务方面,开展了以预防为核心的“主动式”维修服务,即为对重大设备狠抓维修保养工作,并根据目前的情况采取了“首席维修工制”,就是以一个综合维修工为主,凡是有维修任务,第一时间到现场进行处理。
四、形势和问题分析
(一)2015年物业工作形势分析判断:
万景苑二期将于2015年竣工,二期面临业主收楼和整体大量装修,因而将有繁重的管理任务,如何维护业主在交房和装修过程中正常的秩序,从而不断提高业主满意度等一些问题?
还有一个重要的问题是随着开发建设的逐步完善,开发公司退出后如何进行科学的经营管理?
为此,应当对其有着理性的认识。
(二)存在的主要问题和不足:
1、对于综合性物业,特别是重大设备的管理仍然缺乏相关管理经验,对需求多样的业主,其当前和潜在需求缺乏分析判断能力,因而难以满足业主需求,进而容易导致“吃了苦不讨好”的尴尬局面。
2、员工的整体素质、思想观念、经营管理意识和服务意识相对于物业管理要求存在较大差距,难以持续发展。
3、人员结构、知识结构不合理,专业技术人员不足,管理人员缺乏相关专业知识,对物业管理法规政策不熟,员工业务素质提升速度与业主需求的持续增长不协调,难以满足日后管理服务的需要。
4、入住率偏低、空置房多,物业服务费比较难收齐,物业承担较大的经营风险。
5、物业现场品质管理能力需要提高。
6、社区文化开展几乎是空白,难以实现业主与物业的互动交流、理解沟通。
五、对2015年物业工作的建议
(一)2015年工作思路:
2015年前景光明,任重道远。
在2014“基础管理”年的基础上,确立一个主题,加强两个建设,坚持三化原则,推进各项工作进一步向标准化、规范化、科学化方向迈进,努力开创物业管理服务工作的新局面。
一个主题:
把2015年定为“质量提升”年,主要抓好“质量、效益、执行力”七字方针。
以实现物业管理规范化为目标,以提高物业服务水平为重点,以规范各项基础管理为手段。
两个建设:
一是加强人才素质建设。
物业管理说到底是为业主提供各项满意的服务,而这一切都要取决于服务者素质的高低和能力的发挥,也取决于人力资源是否科学、有效运用。
因此搞好人力资源管理、加强人才素质建设是做好其他各项工作的基础,也是确保企业长盛不衰的关键。
二是加强企业品牌建设。
品牌是企业的灵魂,大力加强物业管理品牌化建设,走品牌化发展道路,不仅是物业管理企业发展的需要,也是物业管理行业必然的选择和最终的结果。
三化原则:
一是坚持程序标准化的原则。
建立完善、规范的质量管理体系,制定工作目标,做到工作有计划、实施有内容、检查有时效、处理有结果,对各项工作的事前、事中、事后实行严格的管理和控制。
二是坚持服务规范化的原则。
服务规范化就是努力将每一项工作程序都按照规范化的要求来做,将服务过程中的每一个动作,每一个微笑,每一句话都规范化,让业主在享受服务中体验到规范,从而逐渐培养业主对我们的信任度和忠诚度,产生出“未见其人,先闻其声”的品牌效应。
三是坚持机制运行科学化的原则。
一套科学有效的机制是企业的“筋骨”,是企业实现快速发展的基础保障。
进一步完善考核监督机制、用人机制,营造积极的竞争氛围,增强员工队伍的责任意识;通过对人员的优化组合,充分挖掘人力资源的潜能,进一步提高劳动效率和管理效率,增强员工队伍的风险意识;在利益分配机制上,对为公司发展作出贡献的人要进行适度的资金倾斜,做到“干和不干的不一样,多干和少干的不一样,会干和不会干的不一样”,通过落实考核监督机制和建立健全激励机制,不断提高队伍的整体效能,逐步实现基层负责人的管理系统化、服务专业化。
(二)2015年重点工作:
1、继续加强团队建设。
团队是完成质量工作的保证。
制定服务质量标准和完善管理体系,高标准,严要求,心要到,腿要勤,用心做好每一件事情。
建议在2015年,团队建设方面要着重抓“办实事,抓制度,抓规范”九个字。
以增强服务意识,提高服务技能为目的。
办实事就是认认真真为业主提供物有超值的服务。
抓制度就是一切管理行为都要有法可依,不可违背物业管理条例和相关法规。
抓规范就是讲究细节管理的程序,细中有细环环紧扣。
对不可塑的人进行调整或辞退。
2、不断完善制度。
在2014年基础上制定并不断完善服务标准,规范服务流程,努力实现服务的标准化、规范化。
明细部门和岗位职责,建立健全维修服务制度,以服务的及时性、质量、态度等问题为重点,根据新的工作要求,拟定工作标准,根据工作标准,拟定操作程序,根据实际效果对标准和程序进行调整。
建立住户满意度调查制度,及时听取住户意见反馈。
3、扎实有序地开展二期的前期介入管理工作。
为后续管理服务奠定基础,从心理上、技术上和制度上的做好一切准备工作。
4、高频率地进行员工培训。
有计划、有步骤地开展员工的学习培训工作,进一步完善业绩考评体系和激励机制,消除员工的惰性,充分调动积极性、主动性、创造性以尽快适应并担当对较大型物业的管理、服务职责。
5、帮助愉园物业公司具体业务管理工作:
建立设备管理体系,完善相关制度;做好业主档案、技术资料以及运作资料的收集和管理;加强秩序维护管理,在充分利用监控设备的基础上,做好人防工作;建立三级检查制度以及有效的激励措施。
6、加强社区文化建设,帮助愉园物业公司不断提升品牌形象。
7、做好顾问工作总结,与项目接管运行后评估报告:
总结好整体顾问工作的得失,为公司顾问工作积累经验,给客户交一份满意放心的答卷,把我美嘉乐物业顾问品牌和口碑做上去。
以上是我驻场以来的顾问工作汇报以及对以后工作的一些看法,有许多浅薄和不当的地方,敬请各位领导谅解!
我来公司时间不长,但自从我加入美嘉乐这个团队以来,就觉得和别的公司不一样,是一个真正的健康向上的团队,是一个能干大事的团队,在这个团队里无论是各位领导,还是一起工作的同事们,大家都真诚团结、合作默契,使我感到团队强大的可依靠力量,在这里我衷心感谢大家与我携手合作的这八个月,有着家一般的温暖。
2014年即将过去,我们一起展望未来,愿公司在2015年取得更大的成就,我们一起为这个目标努力吧!
美嘉乐物业管理有限公司
万景苑顾问项目:
王永红
二○一四年十二月三十一日
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