某办公商业综合楼监理合同管理重点.docx
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某办公商业综合楼监理合同管理重点
******项目合同管理控制要点
一、本工程合同管理的原则
1、合同管理在工程实施的全过程中,无论是业主、总承包商、设计还是监理单位都必须遵守全面履行和实际履行的原则,切实维护合同严肃性、权威性、各方都应做到“重合同、守信誉”,使得工程实施始终处于良好的在合同约束下的管理状态之中。
2、监理工程师还应采取预控在先,深入调查的方法,经常根据合同执行情况及施工中违反合同的问题,及时通过不同方式(如会议、通知、函件)督促和纠正总承包商、业主违反合同约定的行为和提前向业主和总承包商发出预示,防止各方行为有偏离合同事件的发生。
二、本工程合同管理的目标
1、合同管理以法律为依据,在合法的前提下最大限度地通过合同手段维护业主的合法利益。
2、合同管理以该项目的实际情况为出发点和突破点,保证项目在实现质量、进度、成本三大目标的前提下顺利竣工并投入使用。
3、合同管理以预防为主,减少甚至避免纠纷和索赔的发生,在发生纠纷、索赔时最大限度地保护业主利益。
4、最大限度地将监理工作中的各种问题纳入到合同管理的范围中,使参与项目建设的任何一方都能以合同为依据,享有权利,履行义务,共同保证奥宇京南软件制作中心工程项目的顺利竣工和投入使用。
三、本工程合同管理的工作内容
监理工程师应采取预先分析、调查的方法,经常跟踪合约执行情况和施工中的问题,及时通过《监理通知》督促和纠正承包单位不符合合同约定的行为并提前向承包单位发出预示,防止偏离合同约定事件的发生。
主要内容有:
1、协助建设单位进行工程招投标
根据建设单位的需要,参加工程施工及设备、材料的招投标工作,对招标文件内容和标底提出意见和建议,协助建设单位选定承包单位及供应商。
2、协助建设单位确定本项目的合同结构
本工程的合同包括勘察合同、设计合同、工程承包合同、加工合同、材料与设备供货合同、运输合同、建设单位指定分包合同等。
合同管理的一项重要内容就是对合同的框架、类型、主要部分和条款进行分类、汇总,形成本工程的合同结构,确定合同内容符合工程总体进度计划和投资概算。
3、合同执行过程管理和检查
在工程建设实施阶段,对监理工作范围内的合同履行进行全过程的监控、检查和管理。
4、处理合同纠纷和索赔
协助建设单位公正处理建设工程各个阶段中产生的索赔,参与协商、调解、仲裁,甚至诉讼解决合同的纠纷。
5、对合同的执行过程进行鉴证、处理合同中涉及的第三方关系以及合同条款中涉及的其他事项。
6、工程分包的管理
(1)协助业主审查工程分包。
A、工程施工分包活动必须依法进行,主体、关键性工作不准分包,工程分包承包人不得再次分包;专业工程分包必须经建设单位认可,劳务作业分包由劳务分包人与劳务承包人通过劳务合同自行约定。
合同当事人应当依法履行合同约定的义务。
B、工程分包承包人必须具有相应的专业承包或者劳务分包资质,并在其资质等级许可的范围内承揽业务。
分包承包人对其承包的工程应当设立项目管理机构,对该工程的施工活动进行组织管理。
项目管理机构应当具有与承包工程的规模、技术复杂程度相适应的技术、经济管理人员,其中项目经理、技术负责人、项目核算负责人、质量管理人员、安全管理人员等必须是本单位的人员,不得临时外借或者外聘。
C、分包人和承包人就分包工程对建设单位承担连带责任。
在不妨碍承包人正常作业的情况下,分包人应随时对分包工程的进度、质量等进行检查。
D、对于分包工程发生质量、安全事故的,分包人和承包人根据有关规定及事故调查结果承担相应的责任。
7、工程变更设计管理
A、项目监理机构应依据下列文件处理变更设计:
a.北京市发布的基本建设变更设计管理办法;
b.施工承包合同和委托监理合同、设计文件。
B、项目监理机构应按下列程序处理变更设计:
变更设计由提议单位提出变更理由和有关资料,经建设单位审定,原设计单位负责变更设计。
总监理工程师及专业监理工程师应参加建设单位组织的有关会议,由总监理工程师在工程变更单上会签。
C、工程变更应符合国家现行规范、规程和技术标准,且要求内容表示准确、图示规范。
D、总监理工程师只对总承包单位签发工程变更通知,涉及分包单位的工程变更由总承包单位转发。
E、工程变更的内容及时反映在合同工程施工图纸上。
F、工程变更涉及的费用增减按照合同文件有关规定办理。
G、在总监理工程师签发工程变更单之前,承包单位不得实施变更设计。
H、未经总监理工程师审查同意而实施的变更设计,项目监理机构不得予以计量。
8、工程暂停及复工的管理
A、在发生下列情况时,总监理工程师可签发工程暂停令:
a.建设单位要求暂停施工,且工程需要暂停施工时;
b.为了保证工程质量而需要停工进行处理时;
c.当出现安全隐患,总监理工程师认为有必要停工以消除隐患时;
d.发生必须暂时停止施工的紧急事件时;
e.承包单位未经许可擅自开(复)工,或拒绝项目监理机构的监督检查时。
B、当发生需要签发工程暂停令的情况时,总监理工程师应按照合同约定,确定工程项目停工范围,判定暂停工程的影响范围和程度,在征求建设单位意见后签发工程暂停令,并报建设单位备案。
C、由于非承包单位原因导致暂停施工时,总监理工程师在签发工程暂停令之前应就有关工期和费用等事宜与承包单位进行协商。
D、由于建设单位或其他非承包单位原因导致暂停施工时,项目监理机构应如实记录所发生的实际情况。
总监理工程师应在施工暂停原因消失、具备复工条件时,及时签署工程复工令,指令承包单位继续施工。
E、由于承包单位原因导致暂停施工,在具备恢复施工条件时,项目监理机构应审查承包单位报送的复工申请及有关资料,同意后由总监理工程师签署工程复工令,指令承包单位继续施工。
F、总监理工程师在签发工程暂停令后,应会同有关各方按照施工承包合同的约定,处理因工程暂停引起的与工期、费用有关的问题。
9、工程延期及工程延误的处理
(1)由于承包单位自身原因所造成或合同文件约定不允许提出延期的项目,总监理工程师不予受理;
(2)在延期事件发生后,承包单位须按照监理工程师要求的内容和方式,将可能发生的损失控制在最小范围内,否则,总监理工程师有权根据合理情况评估延期;
(3)承包单位向监理工程师提交的所有证据和资料必须真实,否则监理工程师有权根据自己掌握的证据进行评估;
(4)在监理工程师进行现场取证时,承包单位应予以配合;
(5)延期事件发生后,承包单位在合同规定的期限内向监理工程师提交书面工程延期意向,否则,总监理工程师有权不予受理。
(6)要确认延期,必须延期事件属实,合同条款运用准确,延期事件发生在被监理和业主批准的网络计划关键路线上。
10、费用索赔的处理
(1)费用索赔处理的依据:
A、国家有关法律、法规和北京市有关规定;
B、北京发布的现行标准、规范和定额;
C、本工程的施工承包合同;
D、承包合同履行过程中与索赔事件有关的原始凭证。
(2)由于承包单位自身原因所造成或合同件约定不允许索赔的项目,总监理工程师不予受理。
(3)在索赔事件发生后,承包单位须按照监理工程师要求的内容和方式,将可能发生的损失控制在最小范围内,否则,总监理工程师有权根据合理情况评估索赔;
(4)承包单位向监理工程师提交的所有证据和资料必须真实,否则监理工程师有权根据自己掌握的证据进行评估;
(5)在监理工程师进行现场取证时,承包单位应予以配合;
(6)索赔事件发生后,承包单位应在合同规定的期限内向监理工程师提交索赔意向,否则,总监理工程师有权不予受理。
(7)费用索赔涉及的费用在中期支付中办理。
11、合同争议的调解
(1)项目监理机构接到合同争议调解要求后应进行以下工作:
(2)及时了解合同争议的全部情况,包括进行调查和取证;
(3)及时与合同争议双方进行磋商;
(4)在项目监理机构提出调解方案后,由总监理工程师进行争议调解;
(5)当调解未能达成一致意见时,总监理工程师应在合同约定的期限内提出处理合同争议的意见;
(6)在争议调解过程中,除已达到施工承包合同约定的暂停履行合同的条件外,项目监理机构应要求施工承包合同的双方继续履行合同。
(7)在总监理工程师签发合同争议处理意见后,建设单位或承包单位在施工承包合同规定的期限内未对合同争议处理决定提出异议,在符合施工承包合同的前提下,此意见应成为最后的决定,双方必须执行。
(8)若进入仲裁或诉讼程序,在合同争议的仲裁或诉讼过程中,项目监理机构接到仲裁机关或法院要求提供有关证据的通知后,应公正地向仲裁机关或法院提供与争议有关的证据。
12、违约处理
(1)处理违约的原则:
A、在监理过程中发现违约事件可能发生时,应及时提醒有关各方,防止或减少违约事件的发生。
B、对已发生的违约事件,要以事实为根据,以合同约定为准绳,公平处理。
C、处理违约事件应在认真听取各方意见,与双方充分协商的基础上确定解决方案。
(2)按合同规定,业主和建设管理方有下列事宜时,项目监理部可确认其违约:
A、不能按合同约定及时给出必要指令、确认或批准。
B、不按合同约定履行自己的义务。
C、在合同规定的期限内,根据项目监理部签发的支付证书,未向承包单位进行支付。
D、发生其他使合同无法履行的行为。
(3)按合同规定,当承包单位有下列事实时,项目监理部可确认其违约:
A、不能按合同竣工。
B、施工质量达不到设计、规范和合同要求。
C、发生其它使合同无法履行的行为。
(4)违约事件的处理过程:
A、受损失方可向项目项目监理部提出违约事件的申诉。
B、监理工程师对违约事件进行调查、分析,提出处理方案。
C、在与双方协商一致的基础上,评估工期及费用损失的数量,由项目监理部总监理工程师签发必要的凭证(如《监理通知》)。
(5)由违约一方提出要全部或部分终止合同要求时,监理工程师应慎重处理。
13、合同的解除
(1)施工承包合同的解除必须符合法律程序。
(2)当建设单位违约导致施工承包合同最终解除时,项目监理机构应与建设单位和承包单位进行协商,在下列款项中确定承包单位应得款项,书面通知建设单位和承包单位:
A、承包单位已完成的工程量中所应计的款项;
B、按批准采购计划订购工程材料、设备、构配件的款项;
C、承包单位撤离施工设备至原基地或其他目的地的合理费用;
D、承包单位有关人员的合理遣返费用;
E、合理的利润补偿;
F、施工承包合同规定的建设单位应支付的违约金。
(3)由于承包单位违约导致施工承包合同终止时,项目监理机构应按下列程序清理承包单位的应得款项,或偿还建设单位的相关款项,并书面通知建设单位和承包单位;
A、当施工承包合同终止时,清理承包单位按施工承包合同实际完成的工作所应得款项和已得款项;
B、清理施工现场预留的材料、设备及临时工程的价值;
C、对已完工程进行检查和验收,移交工程资料,该部分工程的清理、质量缺陷修复等所需的费用;
D、施工承包合同规定的承包单位应支付的违约金;
E、总监理工程师应按照施工承包合同的规定,在与建设单位和承包单位协商后,书面提交承包单位应得款项或偿还建设单位款项的证明。
(4)由于不可抗力或非建设单位、承包单位原因导致施工承包合同依法终止时,项目监理机构应按施工承包合同规定处理施工承包合同解除后的有关事宜。
四、本工程合同管理的方法和措施
1、合同分析
(1)对合同类型和相关条款进行分析、归纳,建立本工程的合同结构。
对工程承包、材料设备采购等与工程建设相关的合同条款、法律条款分别进行详细的分析,对合同条款的更换、延期说明、投资变化等及时分析、备案。
(2)对建设单位有关的活动分别存档,以防漏项。
合同分析是合同管理的基础,与过程控制紧密相连,过程中的变化应及时总结、归纳,实现合同管理的动态控制。
(3)分析合同中易产生风险和变更的条款,并分析这些条款与设计、总包、分包、监理等单位以及与工程质量、进度、造价、安全的关系,为制定预防措施提供依据。
2、制定预防措施
在合同分析的基础上,对本工程合同实施过程中可能出现的合同违约、变更情况等作出预测,制定相应的预防措施,并及时提交给建设单位。
在此基础上,要求承包单位、材料设备供应商根据各自的合同内容制定相应的预防措施,并提交监理工程师审核。
预防措施的制定,可有效地减少合同纠纷、变更及索赔等现象。
3、建立合同管理信息系统
采用计算机建立合同管理系统,形成本工程合同管理的功能。
4、避免或减少承包单位索赔措施
(1)协助建设单位按照施工合同规定的时间、范围等交付施工场地。
(2)按照施工合同规定将施工所需水、电、电讯线路从施工场地外部接至约定地点。
(3)按照施工合同规定开通施工场地与城乡公共道路的通道,满足施工运输的需要。
(4)按照施工合同规定及时向承包单位提供施工场地的工程地质和水文地质及地下管网线路资料。
(5)及时办理施工所需各种证件、批件和临时用地。
(6)及时将水准点与座标点以书面形式交给承包单位。
(7)及时组织图纸会审和设计交底。
(8)按照施工合同规定及时提供应由建设单位提供的建筑材料、设备。
(9)及时履行施工合同规定的责任,如对承包单位所提问题及时答复。
(10)按照施工合同规定及时支付工程款。
(11)避免不必要的加速施工指令。
(12)按照施工合同规定及时将委派具体管理人员通知承包单位。
(13)正确及时的发出指令。
(14)及时提交图纸和施工所必须的设计文件。
(15)有权对施工组织设计进行检查监督,但避免越职权进行不当干预。
(16)谨慎提出、处理设计变更,尤其是注意并不是所有的变更必然导致索赔。
五、本工程合同管理的难点分析与对策
本工程投资较大、合同种类多、合同量大,这是本工程合同管理的特点,也是合同管理监理工作的重点和难点所在,我们将认真严格执行招标文件对监理工作的要求,落实做好本工程合同管理的监理工作,采取如下对策和措施做好合同管理,为保证工程质量、进度、造价、安全控制工作奠定基础。
1、本工程合同管理的重点与难点分析
(1)在施工过程中,质量、进度、投资发生矛盾是经常出现的问题,如果在保证质量的情况下,将进度作为优先级,则工程合同管理有可能让位于质量和进度,即通过措施增加措施费、夜班费、加班费等,即常说的“花钱买进度”,这是合同管理的难点。
(2)当工程因需要,不采用合理工期时,则承包单位必须实行全面开花、平行作业、水平交叉作业等特殊施工组织方式。
这是施工措施费大大突破定额,造价将不得不提高。
多个工程证明将使工程造价增加2—5个百分点,这也是合同管理的难点。
(3)调整价差增加造价一直是困扰监理工程师的难题之一。
设备和各类建筑材料都是随行就市,近几年来是稳中有升,这必然有一个材料价差问题,合理的界定和公平地解决价差方面的经济纠纷也是监理工程师合同管理的一个难点。
(4)本工程专业分包施工项目多,这也给工程合同管理造成了难度。
(5)工程合同管理的重点之一,在工程招投标时要对工程量清单进行认真细致的分析计算,尽量减少工程承包单位在实施过程中出现索赔的几率。
(6)工程合同管理的重点之二,在工程施工合同的签订过程中,对合同条款要严谨、周密,尽量将风险进行转移,避免在工程实施过程中承包单位一有风险就发生索赔,尤其要避免可能导巨额索赔的风险。
(7)工程合同管理的重点之三,在工程实施过程中尽量少出现工程变更,如果施工图设计深度不能满足施工要求,就会造成大量的工程变更。
2、本工程合同管理重点、难点的对策与措施
认真严格执行招标文件对监理工作的要求,落实做好本工程合同管理监理工作,并采取如下对策与措施。
(1)根据工程的总体控制性计划,制订出图纸供应计划,提前交给设计单位,提早安排,有节奏地控制图纸分期、按时提供,以免图纸滞后,造成索赔。
(2)严格执行北京市基本建设变更设计管理办法,控制工程变更设计。
按照北京市发布的现行标准、规范和定额控制设计变更费用。
采用全同每件来控制工程洽商。
(3)对室内精装修、弱电系统、电梯安装等工程要提前确定方案,尽快确定专业分包施工队伍,安排深化设计,进行方案优化,以降低工程造价。
严格执行招投标制度,对专业分包及设备采购要通过招投标方式,确定分包队伍和加工、采购定货厂家,以降低工程造价。
(4)以加强合同管理,促进合同管理管理。
建立合同网络体系,通过合同条款明确约定各项合同的工作范围和工期目标,尤其要重点明确总承包与分包之间、各分包之间的工作界面与接口,也就是必须要划分好各个合同之间的界面与接口,加强合同管理管理,降低工程造价。
(5)本工程招标阶段的合同管理措施
A、组织限额招标采购工作在施工(包括分包施工)招标及设备和材料采购招标过程中,在审定投票方的资格条件满足要求的前提下,价格评议作为一个重要内容,选择那些既有资质能力,又能满足标书技术条件,且报价有优势的单位作为中标单位的首选,以便达到控制投资目的。
B、在组织施工招标中,明确要求投标人认真审图和核实工程量清单,否则,设计图纸中存在的“错、漏、碰、缺”等问题在施工中只能提出技术变更、洽商,而不能提出增加费用的要求。
C、对于重要设备材料,如通风空调、制冷机组、锅炉及附属设备、弱电系统设备、电梯等设备,通过招标选择质量合格、价格合理的材料和设备,在选择标准上,应注重所购材料和设备能否满足使用方的使用功能要求、质量稳定和经济适用等方面的要求。
(6)本工程施工阶段合同管理措施
施工阶段作为本项目的重点过程,也是难度最大、工作量最大的阶段,因此从组织、经济、技术、合同等多方面采取措施,控制造价。
A、签订施工合同以建筑工程总承包合同为主,转移部分工程变更风险;
B、依据工程承包合同、工程施工图纸、施工单位的投标文件,审核施工单位编制的工程项目各阶段及各年、季、月资金使用计划;
C、严格工程计量,控制工程付款,根据工程计量和工程款支付的情况,定期对实际发生值与计划控制值进行分析、比较,避免工程款超付情况;
D、严格设计变更洽商的审批程序,重点加强设计变更的预防工作,对工程投资增加额度增加到一定数额以上的变更洽商,根据合同要求和现场情况,组织各专业工程师协助建设单位从成本、功能要求、质量和工期等方面进行综合审查,进行经济分析、比较后,再进行签认,变更价格的确定应遵循合同文件的约定;
E、施工过程中因技术、水文、地质等原因必须进行设计变更的,须报建设单位批准;
F、尽量避免索赔事件的发生,通过投资风险分析,找出工程成本最易突破的部分和易发生费用索赔的因素,制定具体防范对策,考虑风险转移。
严格索赔审批程序,要求专业监理工程师在日常工程管理中,认真做好工程监理记录、以及各种工程资料的整理,为正确处理可能发生的索赔提供依据,并加强反索赔的管理;
G、严把材料价格质量关。
对合同约定的可以调价的设备材料价格进行限额采购;
H、加强竣工结算的审核,把好合同管理的最后一关。
认真审核工程结算,按照合同中的有关条款,如合同价款的调整条件、调整方式、结算方法等,严格审核承包方申报的工程结算。
I、对于采用新技术、新材料、新产品、新工艺的分部、分项工程,应编制补充定额,合理确定工程造价,降低造价。
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