备用金管理办法.docx
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备用金管理办法
备用金管理方法
为进一步规范我院备用金管理,增强备用金使用看管,保证备用金资本使用效益和安全,依据国家《现金管理暂行条例》规定,联合我院实质,拟订本方法。
第一章总则
第一条本方法所称备用金为因工作需要,经院领导赞同借给院工作单位(部门)经办人的款项。
备用金按使用用途分为一般备用金、业务备用金;按管理形式分为定额备用金、非定额备用金。
一般备用金是指备作差旅费、野外工作常常开销及零星采买、复印、装订等零星开销用途的款项;业务备用金是指经办业务已经或正在发生并已确认付款金额,还没有获得发票,依据工作需要以及院有关花费管理规定,需由财务科银行付(汇)款的业务款项,如订购款、保证金、大额租车资、大额劳务费以及达到应由银行付款结算金额的汽修费、图文制作费等。
定额备用金是指院对常常使用备用金的部门或工作人员依据其零星开销、零星采买等实质需要鉴定一个现金额度,并保有其鉴定额度用于周转的备用金。
除定额备用金外的为非定额备用金。
第二条本方法合用于院属各单位及肩负我院项目在我院借支备用金的其余单位经办人员。
第二章备用金申请及审批
第三条备用金借钱推行先申请后借钱制度,依据备用金类型、
金额不一样推行不一样的申请规定:
(一)一般备用金借钱申请
一般备用金借钱金额小于30,000元的,由经办人向单位(部门)
负责人口头申请;一般备用金借钱金额30,000元以上的,编制《备用金用款计划单》(见附件一)向单位(部门)负责人申请。
一般备用金中需申请为定额备用金的还需填写《定额备用金鉴定申请单》(见附件二)申请。
定额备用金原则上只鉴定给院管理部门和室内工作部门。
(二)业务备用金借钱申请
业务备用金借钱依据业务合同、订单、结算单、付款通知单等依照向单位(部门)负责人申请。
第四条备用金借钱推行四级审批制度。
备用金借钱须经单位(部门)负责人、财务部门、分管领导、院长挨次审批后才能借钱。
经办人依据申请赞同金额写借条,报单位(部门)负责人署名,
报财务科审查,借钱金额30,000元以上的还须报分管领导署名赞同,最后报院长署名审批。
备用金借钱审批过程中,出现赞同金额与申请金额不一致时,审查、审批人在借条上写出建议借钱详细金额,建议金额原则上应小于申请金额,最后审批金额原则上应以最小建议金额数为准。
第三章备用金经办人管理
第五条备用金经办人为备用金借钱人,包含一般经办人员和经
管员。
一般经办人员为因工作需要经赞同以个人名义借备用金的经办
人员。
经管员为院生产单位安排特意借支、管理本单位备用金,并
负责一致直院财务部门报账的人员。
第六条生产单位经管员按以下规定进行管理:
(一)院生产单位经管员确立应同时具备以下条件:
1、由本部门员工介绍,本部门大多数员工认同;
2、表现优秀、责任心较强;
3、为本院任职员工。
(二)项目经管员指定后除工作调换及其余特别状况外,一经
指定不得任意改动,经管员指定或改动前应报财务科存案。
(三)出现以下情况时生产单位一定改换经管员:
1、接到有关对经管员备用金使用、管理问题检举并经核实确有
问题的;
2、接到反应经管员有赌博及其余不良喜好行为的;
3、经管员经手账目常常出现差错的;
4、生产单位负责人未经本单位员工介绍认同私自指定的。
(四)生产单位经管员改动时,原经管员应将其借支备用金冲
账并交回余款结清备用金。
改动交接有未了事项的,应有交接清单,
交接清单应有移交人、接收人、监交人署名。
(五)生产单位经管员一般为兼职,在政策赞同状况下,院可
予发放必定兼职补助。
第七条备用金经办人的责任、权益。
(一)备用金经办人肩负以下责任:
1、对备用金资本保存安全负责;
2、对自己经手的备用金支出真切性、合法性负责;
3、对别人经手的明知不真切、不合法的花费还予以支付甚至包
庇的行为负责。
(二)备用金经办人有以下权益:
1、对不真切、不合法、不合规花费支出有权拒绝,并向院财务
部门或督查审计部门报告;
2、有权拒绝单位(部门)安排提取、携带、支付大批现金等违
规操作,必需时可向院财务部门报告。
第四章备用金资本管理
第八条备用金借钱金额较大的(一般超出10,000元),付款时
由财务科将款项打到借钱人指定银行卡上。
第九条生产单位备用金推行“专款专存、专卡专用”管理。
生产单位要以经管员名字特意创办一张银行卡,该单位所借备
用金一定一致打入该银行卡。
第十条生产单位备用金银行卡一定妥当管理,保证备用金卡上
资本安全,防止信息泄漏,造成资本损失。
生产单位应推行银行卡与密码分人保存、银行卡短信通知等内
部管制看管举措。
第十一条备用金资本使用一定按《现金管理暂行条例》规定进
行管理,在《现金管理暂行条例》规定范围内使用,不得违规提取、
携带大额现金。
第十二条禁止将备用金银行卡借给别人使用,禁止将备用金银行卡转交别人保存。
第五章备用金借钱额度
第十三条备用金借钱额度分定额备用金、非定额备用金进行管
理。
(一)定额备用金额度管理
定额备用金依据单位(部门)一个月资本周转量鉴定。
经申请鉴定为定额备用金的,年内依据工作需要保证鉴定额度备用金用于平常周转,平常报账直接付款补足其所需周转资本。
年关须将备用金余额所有交回财务。
(二)非定额备用金按以下原则鉴定:
1、业务备用金借钱额度依据业务付款依照据实鉴定。
2、属差旅费、零星采买、零星支出的备用金依据实质需要据实
鉴定。
3、生产单位备用金借钱额度原则上按肩负项目一个月平常生产
支出所需资本量鉴定。
一个单位同时肩负两个以上项目的分项目核
定。
生产单位项目备用金推行单次借钱额度控制,不一样工作地域项
目控制额度为:
(1)省内项目原则上每次不超出80,000元。
(2)省外内陆项目原则上每次不超出120,000元。
(3)省外青藏高原项目每次不超出150,000元。
第六章备用金使用管理
第十四条备用金使用除业务备用金按指定用途使用外,一般备用金一定严格按以下使用范围使用:
(一)发放野外津贴及外聘人员薪资;
(二)支付专家咨询费、零星劳务酬劳;
(三)支付个人零星土地占用费、青苗赔偿费;
(四)差旅费支出;
(五)结算小于起点金额零星支出;
起点金额:
贵阳市里:
个人付款3,000元/人、单位付款3000
元/笔;贵阳市之外处域及野外工作区:
个人付款10,000元/人、单
位付款5000元/笔。
(六)其余的确需要支付现金的支出。
因采买地址分别不固定、野外荒僻等特别状况,达到结算起点
金额以上需支付现金的,单位(部门)应填写《大额现金付款申请
单》(见附件三)申请,《申请单》经分管领导、财务科署名赞同后,
报院长审批可予支付现金,报账时须附《大额现金付款申请单》。
第十五条以下支出禁止使用备用金:
(一)购买设施仪器等固定财产;
(二)大宗物质采买;
(三)大额租车资、劳务费、施工费等支出;
(四)大额结算款项支出(如工程款、汽车维修费、制图打印
装订费、化验测试费、拜托业务费等);
(五)单位(部门)间内部借钱及内部结算花费;
(六)其余达到结算起点金额以上的支出。
第七章备用金报账管理及再借钱
第十六条备用金借钱支出后,除定额备用金外,非定额备用金
应在规准时间内实时冲账。
(一)业务备用金付款后经办人应实时敦促收款单位开具单据,
在
60日内冲账。
(二)出差备用金借钱人应在出差返院后30日内冲账。
(三)生产单位备用金借钱后应在下次借钱前实时将已支出备用金冲账。
(四)经营项目备用金支出后平常应实时冲账、实时列支成本花费,每个季度季末已使用备用金一定冲账,保证按季上报的税务报表经营收益客观合理,防止因报账不实时造成税务报表收益虚增致使多报多交公司所得税状况。
因报账不实时致使经营项目多报多交税的,多报损失由项目单位自行肩负,同时财务部门将责成项目单位对有关责任人进行相应经济处罚。
第十七条财务科依靠条支付备用金,借条作为财务部门备用金借钱记账依照不再退还借钱人,借钱人(或经手人)凭支出单据报
账冲备用金时,财务科经办会计应向借钱人(或经手人)出具单据冲账收条。
借钱人(或经手人)冲账后交回余款或借钱未用退回备
用金时,财务科经办会计应向借钱人(或经手人)出具现金(或现金存款)冲账收条。
备用金借钱人(或经手人)冲账后,应实时向经办会计索要冲账收条,冲账收条为备用金已冲账或已结清依照,经办人需查问或查对备用金时应持冲账收条到财务科进行查问、查对。
第十八条为增强生产单位备用金自己管理,保证生产备用金实时报账,生产单位应兼顾安排好生产工作和备用金管理工作,保证经管员整理单据、填制报销凭据及报账等时间,保证实时报账。
第十九条备用金再借钱推行“前账不冲、后款不借”管理原则。
(一)业务备用金不实时冲账的原则上暂停该单位(部门)业
务备用金借钱。
(二)出差备用金不实时冲账的原则上暂停该借钱人下次差旅费备用金借钱。
(三)生产单位备用金再借钱按以下规定进行管理:
1、省内项目备用金再借钱推履行用额度管理。
使用额度为依据
项目规模鉴定给项目累计借支或结余备用金的最高限额。
超出使用额度的,应将已支出备用金冲账后在使用额度内借钱。
省内项目备用金使用额度按以下规定鉴定:
(1)项目年度经费超出100万元(不含拜托业务费)的160,000
元。
(2)项目年度经费50-100万元(不含拜托业务费)的60,000
元。
(3)项目年度经费50万元以内(不含拜托业务费)的30,000
元。
2、省外项目备用金再借钱按以下规定管理:
(1)项目野外工作时期返院的省外项目,项目野外工作连续时期备用金再借钱依据用款计划联合实质需要鉴定再借钱。
时期返院
后应实时将已支出备用金进行冲账,冲账后再借钱按补足该项目一个月平常生产支出所需资本量鉴定,冲账后备用金实质结存额超出月所需资本量的暂时不予借钱。
(2)项目野外工作时期不返院的省外项目(如肩负青藏高原项目单位),其野外工作时期备用金再借钱依据用款计划联合实质需要
鉴定,野外工作结束收队返院后,须在30日以内冲账并交回结余备用金,未在规准时间内冲账的原则上暂停该单位备用金再借钱。
结
余备用金交回后确因工作需要可从头申请借钱。
3、因生产单位暂时突击任务等特别状况难以实时冲账或短期内确因工作需要急需借钱的,经分管领导署名赞同、院长审批后可予借钱。
第八章备用金余额管理
第二十条备用金余额不足以支付经办支出时,金额较小(不超
过3000元)的,经办单位(人)能够垫支办理,垫支办理后应实时冲账,多冲部分的垫支款财务科直接支付经办人。
金额较大(超出
3000元)的,经办单位(人)应实时补借备用金后再办理支出。
禁止私自傲额垫支报账,使备用金冲账出现大额赤字,备用金
冲账出现大额赤字的,财务对赤字金额不予认同。
第二十一条年内备用金借钱拟办工作结束后应在规准时间内
实时冲账并将备用金余额交回财务结清。
第二十二条年关单位(部门)及个人备用金余额应于当年12
月31日前所有交回财务部门,生产单位备用金余额所有交回财务部门后备用金卡余额应为零。
备用金交回后,确因工作需要需使用备用金的,依据实质需要从头申请备用金借钱。
第二十三条不准时将备用金余款交财务部门的,院有关部门将责令限时交回;对成心拖欠限时不交的院将依占有关规定按挪用公
款办理;波及犯法的,移送司法机关办理。
第九章督查检查
第二十四条备用金看管部门主要有财务部门、审计部门、备用
金使用单位,执行相应职责以下:
(一)财务部门
财务科为备用金核算管理职能部门,对备用金借钱、使用及报
销的合规性、合理性及手续齐备性负责。
(二)审计部门
审计部门为备用金使用的看管部门,负责对院备用金管理及使
用状况进行检查,对大额业务备用金付款状况进行核实性抽查。
(三)使用单位
备用金使用单位为备用金使用责任单位,对本单位(部门)备
用金使用支出的真切性、合法性负责。
第二十五条备用金使用看管采纳平常检查与要点抽查相联合。
财务科有权对院属单位备用金的管理和使用状况进行检查;院
审计部门不按期对院备用金借钱申请、审批、报销、结存等状况进
行检查,对金额较大业务备用金借钱支付状况采纳电话核实、实地
核实等方式进行抽查,对院属单位备用金余额账实符合状况进行抽
查。
第二十六条出现超范围使用备用金行为,金额较小的院财务部
门责令责任单位(人)立刻更正;金额较大的院将组织财务、审计
等有关部门进行检核查实,依据检查状况作出相应办理;波及违纪、
违纪的按有关规定对责任人进行严肃办理。
第二十七条单位(部门)或个人有以下行为之一的,由院审计
部门责令限时更正,追回损失;院将对单位(部门)负责人及其余
直接责任人依法依归进行严肃办理;组成犯法的,移送司法机关处
理:
(一)坐支单位项目现金收入的。
(二)私设小金库的。
(三)贪污或许挪用备用金的。
(四)因私事借用备用金的。
第九章附则
第二十八条本方法由财务科负责解说。
第二十九条本方法自印发之日起执行,原有关备用金管理规定
同时取消。
附件:
1、《备用金用款计划单》
2、《定额备用金鉴定申请单》
3、《大额现金付款申请单》
二〇一六年五月一日
附件一
备用金用款计划单
编制日期:
年
月日
单位:
万元
管理部
项目用款计划
序
项目1:
项目2:
项目3:
付款
门用款
用款明细
项目用
鉴定数
号
计划
款共计
方式
□现金
□银行
□现金
□银行
□现金
□银行
□现金
□银行
□现金
□银行
□现金
□银行
□现金
□银行
共计
分管领导(署名):
财务负责(署名):
项目负责(署名):
编制人:
注:
用款计划明细按备用金实质用途,即拟安排支用明细编制,不得抽象以“工作花费”编制。
附件二
定额备用金鉴定申请单
申请
单位负责
申请金
单位
人(署名)
借钱人
额(元)
今年主要工作任务
备用金平常支出范围
室内
项目
申请
申请原因
主要工作安排
备用金平常支出范围
管理
部门
申请
申请原因
分管领导建议财务部门建议院领导建议
年月日年月日年月日
附件三
大额现金付款申请单
申请
单位负责
经办人
单位
人(署名)
付款内容/项目
单
数
备注
位
金额(元)
量
共计
申请
付款
原因
分管领导建议财务部门建议院领导建议
年月日年月日年月日
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