大学全宗档案整理分类编号方案简表模板.docx

大学全宗档案整理分类编号方案简表模板.docx

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大学全宗档案整理分类编号方案简表模板

XX大学全宗档案整理分类编号方案简表

（一）

序号

一级类目名称及代码

二级类目名称及代码

三级类目名称及代码

归档部门

备注

1

党群

DQ

党务综合

DQ11

党委办公室、保密办、各学院、中层党组织

上级、本校有关党务工作的综合性文件材料及其他无法归属的文件材料

纪检监察

DQ12

纪委、监察处

组织

DQ13

组织部

宣传

DQ14

宣传部（新闻中心）

新媒体

DQ14.11

新媒体

统战

DQ15

统战部

工会

DQ16

工会

团委

DQ17

团委

含研究生会材料

2

行政

XZ

行政综合

XZ11

校长办公室、各学院

人事

XZ12

综合

XZ12.11

人事处办公室

上级、本校有关人事工作的综合性文件及其他无法归属的材料

人事

XZ12.12

人事处人事科

劳资

XZ12.13

人事处劳资科

职管

XZ12.14

人事处职管科

师资

XZ12.15

人事处师资科

社保

XZ12.16

人事处社保中心

审计

XZ13

审计处

保卫

XZ14

保卫处

后勤

XZ15

XZ15.11

后勤管理处

XZ15.12

后勤集团

XX大学全宗档案整理分类编号方案简表

（二）

序号

一级类目名称及代码

二级类目名称及代码

三级类目名称及代码

归档部门

备注

3

行政

XZ

档案、图书

XZ16

档案馆、图书馆

校史、博物

XZ17

校史馆、博物馆

网络信息

XZ18

通讯网络中心

离退休

XZ19

离退休处

发展规划

XZ20

发展规划处

2007.11.20两处成立；2013.8.26两处合并，成立发展规划处（XZ20）

重点建设

XZ21

重点建设处

4

财会

CK

综合

CK11

财务处

上级、本校有关财会工作的综合性文件及其他无法归属的文件材料

报表

CK12

账簿

CK13

凭证

CK14

工资册

CK15

5

外事

WS

综合

WS11

国际合作与交流处、国际文化交流学院

上级、本校有关外事工作的综合性文件材料及其他无法归属的文件材料

出国出境

WS12

来校

WS13

国际合作与会议

WS14

外国留学生事务

WS15

XX大学全宗档案整理分类编号方案简表

（三）

序号

一级类目名称及代码

二级类目名称及代码

三级类目名称及代码

归档部门

备注

*6

基建

JJ

综合

JJ11

基建处

上级、本校有关基建工作的综合性文件材料及其他无法归属的文件材料

基建工程

7

资产

ZC

综合

ZC11

上级、本校有关资产、设备等管理文件材料（2004年后无此项，2013.11国资与设备合并，2014年始此项内容产生）

设备

ZC12

资产与实验室管理处

实验室、采购管理

国资

ZC13

土地公房、资产管理

8

出版

CB

综合

CB11

上级、本校有关出版的综合性文件材料及其他无法归属的文件材料

报纸

CB12

宣传部（新闻中心）

刊物

CB13

学报编辑部等

商业出版

CB14

出版社

XX大学全宗档案整理分类编号方案简表

（四）

序号

一级类目名称及代码

二级类目名称及代码

三级类目名称及代码

归档部门

备注

9

教学

JX

研究生教育

JX11

综合

JX11.11

研究生办公室

上级、本校有关研究生工作的综合性文件材料及其他无法归属的文件材料

教学评估、学科与实验室建设

JX11.12

研究生学科点办公室

贷款、评估、学位授权点、导师及博士后管理材料等入此

招生

JX11.13

研究生招生办公室

招生计划、录取名册等入此

成绩

JX11.14

研究生教学管理办公室

硕博士成绩、研究生进修班成绩等入此

教学安排与考试

JX11.15

研究生教学管理办公室

学位评定材料

JX11.16

各学院

毕业生

JX11.17

研究生就业办、

有关研究生毕业的文件、毕业证发放名册、就业等材料入此

学位文件

JX11.18

研究生院学位办公室

有关研究生学位工作的文件、学位证发放名册等入此

学籍

JX11.20

研究生教育管理办公室

学籍、奖惩材料入此

XX大学全宗档案整理分类编号方案简表

（五）

序号

一级类目名称及代码

二级类目名称及代码

三级类目名称及代码

归档部门

备注

10

教学

JX

全日制本专科教育

JX12

综合

JX12.11

教务处、学生处、各学院

上级、本校有关本科教育的综合性文件材料及其他无法归属的文件材料

教学评估、学科与实验室建设

JX12.12

招生

JX12.13

成绩

JX12.14

教学安排与考试

JX12.15

学位

JX12.16

毕业生

JX12.17

学位文件

JX12.18

教材

JX12.19

学籍

JX12.20

网络与继续教育

JX13

参照JX12

网络与继续教育学院

2013年网络教育学院（JX14）与继续教育学院（JX13）合并

职业技术教育

JX15

参照JX12

高职院

2008年后停办

XX大学全宗档案整理分类编号方案简表

（六）

序号

一级类目名称及代码

二级类目名称及代码

三级类目名称及代码

归档部门

备注

11

科研

KY

自然科学

KY11

综合

KY11.11

科技处

各学院

项目

KY11.12

社会科学

KY12

综合

KY12.11

社科处

各学院

项目

KY12.12

12

产业

CY

产业综合

CY11

资产经营有限公司

产业实体

CY12

XX大学科技开发有限公司、XX大学国家大学科技园等产业实体、劳动服务公司

*13

实物

SW

按照档案对应工作性质赋予相应类目代码

校内各单位

证书入此

印章、奖牌、奖杯等入此

14

声像

SX

校内综合

SX11

校内各单位

包括照（胶）片、录像（音）带等

毕业生合影

SX12

录像带

SX13

*15

专题

专题类

ZT

学校老教授、老领导、知名校友，及社会各级知名人士。

包括文字材料、照片录像（录音）等

*16

电子

EA

电子档案

校内各单位

编制说明：

本表所指类目是指同一年度内不同问题所形成的档案材料，除特别用“*”标注项外，其他档案均采取全宗号－年度－类目代码－件号的档号编制方案;

XX大学全宗号为4；

鉴于基建档案的特殊性，编号方案与其他类目档案不同。

基建综合文件编号方案为：

全宗号－年度－JJ11－件号（1~n）,基建工程档案编号以项目为单位,一个项目占一个号,编号方案为：

全宗号－JJ项目号－竣工（维修）年度－件号（1~n）；

鉴于专题档案的特殊性，编号方案与其他类目档案不同。

其编号方案按人物（事件）编号，方案为：

全宗号－人物（事件）名称首字母－件号（1~n）。

鉴于其载体的特殊性，电子档案特别用“EA”加以标识，编号方案为：

全宗号－EA－年度－类目代码－件号（1~n）；

鉴于其载体的特殊性，实物档案特别用“SW”加以标识，编号方案为全宗号－SW11（SW12）－年度－类目代码－件号（1~n）；

本表在借鉴《高等学校档案整理实体分类方案》的基础上有所调整和创新,具有良好的扩容性,在分类方案不作总体变更的前提下,可根据学校档案发展变化的情况进行扩充和调整。

XX大学部门档案类目设置、归档范围及保管期限表

类目：

DQ11（党务综合）

归档部门：

党委办公室

序号

归档范围

保管期限

1

上级党组织针对本校党建思政等工作的文件材料

永久

2

上级党组织要求贯彻执行的文件材料

30

3

本校党代会文件材料：

（1）请示、批复、通知、名单、议程、报告、领导讲话稿、选举结果、讨论通过的文件、决议、纪要、公报、主席团会议记录等文件、大会代表提案及办理情况、会议简报。

 永久

（2）重要的贺信、贺电，筹备工作、选举过程中形成的文件，小组会议记录、会议服务机构的计划、总结等文件材料。

30

（3）讨论未通过的文件；工作人员名单；工作证；代表证、列席证及选票式样

10

4

本校党委会、常委、党委扩大会、书记校长联席会、总支书记会、党委中心组会议记录、纪要、决议及及会议讨论通过的文件。

永久

5

党委年度工作计划、报告（包括调查报告）、总结（包括经验总结）

永久

6

党委发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知

永久

7

以党委名义召开的工作会议材料

30

8

上级党委调研、检查、视察学校工作形成的重要文件材料

永久

9

校领导在校内重大活动的讲话稿和参加上级召开会议发言稿

永久

10

本校编写的信息、简报

永久

11

党群系统启用印章的文件和印模

永久

12

党群系统重要统计材料

永久

13

党委关于保密、秘书工作的有关文件

30

14

有领导重要批示和处理结果的来信来访材料

永久

15

党委与校外有关机关联系、协商工作的来往文件

10

16

各学院党委、党总支、直属支部工作计划、总结、重要报告、经验介绍、调查材料、会议记录和统计表、党建材料

30

17

党委书记、副书记离任移交的有关学校工作文件材料

30

18

党委年度文件简报汇编（光盘）

永久

19

党委重要会议录音（磁带或光盘）

永久

20

受省部级（含）以上表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证、印章等实物档案

永久

21

受省部级以下表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证、印章等实物档案

30

类目：

DQ12（纪检、监察）

归档部门：

纪委、监察处

序号

归档范围

保管期限

1

上级纪委、监察部门下发的要求贯彻的执行的文件

30

2

上级纪委、监察部门针对本校纪检、监察的文件

永久

3

负责起草的学校性纪委、监察工作规章制度

永久

4

校党风廉政建设责任制考核等情况的统计表

永久

5

纪委、监察处工作计划、总结、报告、调查材料及重要统计会议记录

永久

校党风廉政建设、党纪、政纪教育方面的文件材料

30

6

立案查处案件有结果并受到警告（不含）以上处分的材料

永久

7

立案查处案件有结果并受到警告处分的材料

30

8

受省部级（含）以上表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证以及印章等实物档案

永久

9

受省部级以下表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证、印章等实物档案

30

类目：

DQ13（组织）

归档部门：

组织部

序号

归档范围

保管期限

1

上级下发的要求贯彻执行的文件

30

2

上级下发的针对本校组织工作的文件

永久

3

本校组织工作年度计划、总结、报告

永久

4

本校组织机构设置、变动的报告及决定、批复、通知

永久

5

落实政策的有关材料

30

6

副处级以上干部任免（包括试任、考核、公示、调动）的决定、通知

永久

7

党委系统副处级以上干部名册

永久

8

各学院党委、党总支、支部改选报告、审批材料、委员名册

永久

9

关于吸收新党员、预备党员转正、退党的文件材料及党员名册

永久

10

党员组织关系介绍信与介绍信存根

永久

11

受省部级（含）以上表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证以及印章等实物档案

永久

12

受省部级以下表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证、印章等实物档案

30

类目：

DQ14（宣传）

归档部门：

党委宣传部

序号

归档范围

保管期限

1

上级下发的要求贯彻执行的宣传工作文件材料

30

2

上级下发的针对本校宣传工作的文件

永久

3

本校宣传工作年度计划、总结、决定、报告

永久

4

教职工思想政治建设，党员学习、教育、管理和监督工作动态及调查材料

30

5

宣传部主办刊物合订本

永久

6

学校重大活动照片（图片）、文字说明、摄像资料

永久

7

省部级（含）以上领导来校监察、视察照片

永久

8

国内外著名专家来校访问活动照片

永久

9

著名校友返校活动照片

永久

10

受省部级（含）以上表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证以及印章等实物档案

永久

11

受省部级以下表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证、印章等实物档案

30

类目：

DQ15（统战）

归档部门：

统战部

序号

归档范围

保管期限

1

上级下发的要求贯彻执行的统战工作文件材料

30

2

本校统战工作年度工作计划、总结、报告

永久

3

各民主党派名单、登记表、活动材料

永久

4

知名人士有关情况

永久

5

参加本级人代会、政协会议人员名单、材料

永久

6

有关少数民族、侨务工作、对台工作的材料

10

7

民主党派、民主人士思想情况材料及来信来访处理

10

8

受省部级（含）以上表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证以及印章等实物档案

永久

9

受省部级以下表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证、印章等实物档案

30

类目：

DQ16（工会）

归档部门：

工会

序号

归档范围

保管期限

1

上级针对本校工会工作的文件

永久

2

校工会常委会会议记录

永久

3

校工会工作年度计划、总结、规章制度、换届选举结果等文件材料

永久

4

教代会等重要专项活动的文件材料（通知、名单、议程、报告、决议、提案、选举结果、纪要、领导讲话、大会发言等文件材料）

永久

5

重大活动照片、录像及其文字说明材料

永久

6

工会会员名册，批准加入工会组织的文件材料

永久

7

受省部级（含）以上表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证以及印章等实物档案

永久

8

受省部级以下表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证、印章等实物档案

30

类目：

DQ17（团委）

归档部门：

团委

序号

归档范围

保管期限

1

上级、本校关于共青团的工作规定、报告、通知

30

2

团代会等重要专项活动的文件材料（通知、名单、议程、报告、决议、提案、选举结果、纪要、领导讲话、大会发言等文件材料）

永久

3

团委工作年度总结、报告及换届选举、增补委员的文件材料

永久

4

团员花名册、入团、离团、处分等文件材料

30

6

团委常委会、团总支书记会议记录

永久

7

研究生会机构设立、职务任命、人员奖惩、规章制度

永久

8

研究生会工作材料

30

9

受省部级（含）以上表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证以及印章等实物档案

永久

10

受省部级以下表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证、印章等实物档案

30

类目：

XZ11（行政综合）

归档部门：

校长办公室

序号

归档范围

保管期限

1

上级来文要求贯彻执行的文件材料

30

2

上级机关针对本校的批复、批示、决定、通知

永久

3

全校性的规章制度

永久

4

学校年度工作计划、报告、总结

永久

5

印信启用和作废的文件材料

永久

6

校长办公会纪要、记录

永久

7

校领导接待日记录

10

8

报送的重要的政务事务性文件

10

9

本校编写的大事记、组织沿革、年鉴

永久

10

与有关单位签订的合同、协议、议定书等文件材料

永久

11

本校年度统计报表

永久

12

年度上网文件汇集光盘

永久

13

各学院发文、工作计划、总结、会议记录等管理性文件材料，学院重大活动、重大事件、重要会议所形成的文字、图表、声像（录像、照片等）等材料

永久

14

受省部级（含）以上表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证以及印章等实物档案

永久

15

受省部级以下表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证、印章等实物档案

30

类目：

XZ12（人事）

归档部门：

人事处

序号

归档范围

保管期限

1

上级机关针对本校人事工作的文件

永久

2

本校人事工作年度计划、总结、规章制度

永久

3

本校机构、编制、干部任免、各类人事年报等文件材料

永久

4

毕业生选留、教师队伍建设、人才引进计划及实施办法

永久

5

教职工的录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、因私出国、离退休、死亡、抚恤、福利、保险等文件材料

永久

6

教职工调动行政、工资关系介绍信及存根

永久

7

教职工考核、职称评审工作文件材料

永久

8

教职工校内调动材料

30

9

教职工援外和支援边远地区材料

30

10

受省部级（含）以上表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证以及印章等实物档案

永久

11

受省部级以下表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证、印章等实物档案

30

12

教职工受到警告（不含）以上处分的材料

永久

13

教职工受到警告处分的材料

30

14

教职工花名册

永久

15

师资培养、管理工作年度计划、总结等文件材料

永久

16

教师进修计划、总结

30

17

国家公派出国留学人员选拔、申报、批复、管理等文件材料

30

18

本校教授基本情况汇总材料及其数据库（含姓名、简介、主要学术成果等）

永久

19

使用临时工有关材料

10

20

有领导重要批示和处理结果的来信来访材料

永久

类目：

XZ13（审计）

归档部门：

审计处

序号

归档范围

保管期限

1

上级针对本校审计工作的文件

永久

2

本校审计工作年度计划、总结、规章制度

永久

3

本校审计工作统计年报及重要报表

永久

4

审计项目文件材料（包括立项性文件材料、证明性文件材料、结论性文件材料和其他备查文件材料）

30

5

具有重大影响案件的审计材料

永久

6

有关审计工作的请示、报告及批复

永久

7

受省部级（含）以上表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证以及印章等实物档案

永久

8

受省部级以下表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证、印章等实物档案

30

类目：

XZ14（保卫）

归档部门：

保卫处

序号

归档范围

保管期限

1

上级有关本校公安保卫工作的文件

永久

2

本校公安保卫工作方面的规章制度

永久

3

本校公安保卫工作、消防工作计划、总结、统计报表

永久

4

本校公安保卫工作文件（含案件调查、处理、结论等文件材料）

30

5

新生户口迁入审批名册、毕业生户口迁出名册

永久

6

受省部级（含）以上表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证以及印章等实物档案

永久

7

受省部级以下表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证、印章等实物档案

30

类目：

XZ15（后勤、后勤集团）

归档部门1：

后勤管理处

序号

归档范围

保管期限

1

上级有关本校后勤管理工作的规定、指示、通知、办法等文件材料

30

2

本校关于后勤管理工作的总结、计划、规章制度、会议纪要、记录等文件材料

30

3

本校后勤管理处与后勤集团之间形成的各类管理服务协议、合同

30

4

本校教职工承租、购置本单位住房的合同、协议和有关手续

永久

5

本校教职工住房分配、出售、产权界定的规定、方案，教职工住房补贴、情况统计、住房申请等文件材料

永久

6

全校范围内水、电、暖系统改造，及水电暖价格调整的文件材料

永久

7

受省部级（含）以上表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证以及印章等实物档案

永久

8

受省部级以下表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证、印章等实物档案

30

归档部门2：

后勤集团

序号

归档范围

保管期限

1

后勤集团管理工作年度计划、总结、各项规章制度、会议纪要、记录等材料

永久

2

后勤集团岗位设置、管理人员聘任、及人员名单等材料

永久

3

后勤集团各类经济、房屋租赁合同、及用工劳动合同、社保资料等材料

永久

5

后勤集团下设各部门（中心）管理工作材料。

10

6

反映本校重大后勤服务活动的各级报刊文章、照片、录音、录像、简报。

30

7

 有本校领导人批示和处理结果的信访材料。

30

8

受省部级（含）以上表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证以及印章等实物档案

永久

9

受省部级以下表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证、印章等实物档案

30

类目：

XZ16（档案、图书）

归档部门1：

档案馆

序号

归档范围

保管期限

1

上级有关本校档案工作的文件

永久

2

档案馆年度工作计划、总结

永久

3

档案馆规章制度、管理办法、岗位职责

30

4

档案馆指南、全宗介绍、统计年报

永久

5

档案馆重大活动照片、录像档案及文字说明材料

永久

6

受省部级（含）以上表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证以及印章等实物档案

永久

7

受省部级以下表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证、印章等实物档案

30

归档部门2：

图书馆

序号

归档范围

保管期限

1

上级有关本校图书工作的文件

永久

2

图书馆年度工作计划、总结、会议记录、大事记

永久

3

与其他单位签订的合同、协议书

永久

4

图书馆规章制度、管理办法、岗位职责、人员聘任

30

5

图书馆指南、发展规划、藏品目录、统计及统计年报

永久

6

重大活动照片、录像档案及文字说明材料

永久

7

受省部级（含）以上表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证以及印章等实物档案

永久

8

受省部级以下表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证、印章等实物档案

30

类目：

XZ17（校史、博物）

归档部门：

校史博物馆馆

序号

归档范围

保管期限

1

上级针对本校校史博物馆的文件材料

永久

2

校史博物馆规划、年度工作计划、总结

永久

3

校史博物馆管理工作规章制度

30

4

校史