办公软件常用技巧.pptx
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办公软件常用技巧.pptx
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,办公软件的使用技巧,CONTENTS,录,目,Excel表格的应用,01,最初的数据最好为一维表,同列为同类信息,不要混合,字段名称唯一,且不为空,一维表的特点就是第一行为字段,每一列都是此字段下的同类信息。
例如:
日期列都是日期,不要夹杂销量,筛选、计算、计数等等都比较方便。
字段是指第一行的名称,唯一同一个性质的数据放在同列,例如所有的日期都放在日期列里,字段名称也为日期,如果再有一个日期列,可能你自己知道他们的区别,但是别人不知道,机器也不知道,机器运算时就会出错。
当然,日期也可分订单日期、发货日期、回款日期等多列。
制作excel表格的规则,信息格式正确,每个单元格最好为单一的数据信息,数据源中不要含有小计,日期就用日期格式,数据就用数值格式,这个是非常好的习惯,也是规则。
比如销量列,就是单纯的销售数据,而不要带有单位,为后期的统计增加不必要的麻烦。
如果需要单位,可以另外备注,也可单独列单位字段,或者直接在第一行标注单位。
数据源中最好不要任何的合计数据,如果需要,再次加工就好,这样数据源可以做为基础数据,多次使用,按需加工成不同类型的汇总表。
Addyourtext,制作excel表格的规则,Excel表格的使用技巧,为了更加的直观,有的时候我们需要在excel中符号来表示,比如输入1的时候,让他显示“”,输入2显示“”。
要达到这个目的,我们可以这样操作,选中表格要操作的区域,右击选择设置单元格格式选择自定义代码,在类型下填写=1;=2后,可以实现输入1显示,输入2显示,选中表格要操作的区域,右击选择设置单元格格式选择自定义代码,在类型下填写三个;,右击设置单元格格式,数字栏自定义格式中双括号内可以表示颜色,也可以表示条件.大于100的数字显示字体显示成红色的自定义代码为:
红色1000,只需按住快捷键组合【Alt+=】即可实现快速求和,Excel表格的使用技巧,在Excel中获取网络数据,数据导入外部数据新建web查询输入表格所在的网址选择(点绿图标边的小框)点击导入即可,例如合并单元格为D3到D5,我们在合并区域输入=sum(D3:
D5)按下enter即可,拖动鼠标选中多行,然后按住Shift键不放,在序号列鼠标变成十字标随意调整其中一行高度完成即可,只要选中要调整的数据区域,然后按住Shift键不放,光标放到选择列位置后,按下鼠标左键不放拖动即可,快捷键使用移动操作,Home快速移至一行的开始Ctrl+Home快速移到工作表的开始单元格Ctrl+End快速移至工作表区域的结尾PageUp翻至前一页PageDown翻至下一页上、下、左、右方向键分别向上、向下、向左、向右移动选择单元格Tab键向右移动ShiftTab键向左移动Ctrl+左方向箭头移至左边区域Ctrl+右方向箭头移至右边区域Ctrl+上方向箭头移至上方区域Ctrl+下方向箭头移至下方区域Ctrl+Backspace键移至活动单元格Alt+PageUp左移一屏Alt+PageDown右移一屏,选择操作,Ctrl+A全选单元格区域,若无单元格区域或在单元格区域外部按此快捷键,将选择整个工作表中所有的单元格。
再次按下该组合键将选择工作表全部单元格。
Ctrl+Shift+空格全选单元格区域,若无单元格区域或在单元格区域外部按此快捷键,将选择整个工作表中所有的单元格。
再次按下该组合键将选择工作表全部单元格。
F8扩展所选区域。
即若选取一个单元格后,按方向箭会进行连续单元格选择或者点击某单元格后按F8键再点击另一单元格可选择两单元格之间的区域。
Shift+F8可连续选择不相邻的区域。
Shift+Ctrl+O选择工作表中有评论的单元格Shift+左方向键向左选择区域Shift+右方向键向右选择区域Shift+上方向键向上选择区域Shift+下方向键向下选择区域Shift+空格选择单元格所在行,a、编辑操作,F2在单元格中按F2键即可对该单元格进行编辑Shift+F2在单元格中按Shift+F2键即可对该单元格进行批注编辑F4重复上一操作,即若上一操作为给某单元格字体加粗则下步在另一单元格中按F4会直接将该单元格字体加粗Ctrl+Y重复上一操作,即若上一操作为给某单元格字体加粗则下步在另一单元格中按F4会直接将该单元格字体加粗Ctrl+Z撤销操作Shift+F4在单元格区域中查找空单元格并在空单元格间移动。
若工作表为空,则会弹出“Excel找不到正在搜索的数据”消息框,b、编辑操作,F7快速调出“拼写检查”对话框并对所选单元格进行拼写检查Ctrl+B加粗单元格字体Ctrl+C复制单元格区域内容Ctrl+Insert复制单元格区域内容Ctrl+X剪切单元格区域内容Ctrl+V粘贴单元格内容Ctrl+D实现下拉填充功能。
即在单元格中输入数字后选择包含此单元格的列区域后按Ctrl+D键,则该列区域均填充与第一个单元格相同的数值,d、编辑操作,Ctrl+R实现向右填充功能。
即在单元格中选定一行区域后按Ctrl+R键,则该行区域均填充与第一个单元格相同的数值Ctrl+I使单元格字体为斜体Ctrl+U给单元格文本加下划线Ctrl+()切换是否在单元格中显示公式Ctrl+2()切换单元格区域是否加粗Ctrl+3(#)切换单元格区域是否为斜体Ctrl+4($)切换单元格区域是否加下划线,e、编辑操作,Ctrl+5(%)切换单元格区域是否加删除线Ctrl+9()隐藏单元格区域所在行Ctrl+Shift+9()取消隐藏行Ctrl+0()隐藏单元格区域所在列Ctrl+Shift+0()取消隐藏列Ctrl+-删除单元格所在部分,即弹出“删除”对话框,若选择了整行或整列,则直接删除而不会弹出“删除”对话框。
若选择了一整行后按此组合键,则删除该行,f、编辑操作,Ctrl+Shift+()设置为通用格式Ctrl+Shift+1(!
)设置为数值格式Ctrl+Shift+2()设置为时间格式Ctrl+Shift+3(#)设置为日期格式Ctrl+Shift+4($)设置为货币格式Ctrl+Shift+5(%)设置为百分数格式Ctrl+Shift+6()设置为科学计数格式Ctrl+Shift+7(插入当前时间Ctrl+Shift+复制上面单元格的值到本单元格中Insert插入模式Delete删除,t使用技巧,02,a、格式刷快速复制选中复制元素双击工具栏【格式刷】双击被复制元素,就可以啦,b、图片文字图标快速对齐选中需要对齐的图文点击【格式】【对齐】这样就可以快速对齐图文啦,C、快速更换图片外观布局美观-【图片工具】【格式】【裁剪】【裁剪为形状】就可以更换多种样式的图片形状啦,d、增加撤销次数最高次数20次,点击【文件】【选项】【高级】更改MAX值,e、批量添加Logo使用幻灯片母版直接点击【视图】【幻灯片母版】【插入】【图片】选择需要的Logo插入PPT放置合适的位子【关闭母版视图】,再看PPT就会发现每一页都添加了Logo,e、批量添加Logof、定时保存,f、定时保存担心PPT做一半突然停电,或电脑卡机没保存导致功亏一篑,其实不用担心你可以,你可以点击【文件】【选项】【保存】设置保时间,这样PPT就能自动保存啦,格式刷快速复制选中复制元素双击工具栏【格式刷】双击被复制元素,就可以啦,格式刷快速复制选中复制元素双击工具栏【格式刷】双击被复制元素,就可以啦,04,跨页表格的标题,02,表格计算,05,选择格式相同的文字,03,减少一页,01,微软雅黑字体行距,Word文档简单技巧,l,loremispumdolorsitadipiscingelit,sedfisdiamloremispumdolorsitadipiscingelitloremispumdolorsitadipiscingelit,sedfisdiamloremispumdolorsitadipiscingelitloremispumdolorsitadipiscingelit,sedfisdiamloremispumdolorsitadipiscingelit,1、微软雅黑字体行距,技巧:
选择需要调整的段落并右键鼠标,打开“段落”面板,在“缩进与间距”栏目,找到“如果定义了文档网格,则对齐到网格”,把前面的勾取消掉,然后确定即可解决。
微软雅黑字体,行间距过大怎么办呢?
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“表格工具”-“布局”-“数据”-“公式”,然后就可以看到一些基础的常用运算公式,虽然比不上Excel表格,但是应付日常工作是没问题的。
Word表格计算怎么办呢,loremispumdolorsitadipiscingelit,sedfisdiamloremispumdolorsitadipiscingelitloremispumdolorsitadipiscingelit,sedfisdiamloremispumdolorsitadipiscingelitloremispumdolorsitadipiscingelit,sedfisdiamloremispumdolorsitadipiscingelit,3、减少一页,技巧:
右键功能区,选择“自定义功能区”,将“从下列位置选择命令”改为“所有命令”,然后选“减少一页”,然后随便在选项卡下点击新建组,把“减少一页”功能添加进去,完成后,点击减少一页即可。
一页只有两三行几个字浪费纸张怎么办呢?
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选择你的表格,然后在“表格工具”中找到“重复标题行”,使用该功能后,如果表格出现跨行的或者删减的情况,标题行会自动添加或删除,不会出现错位的问题。
表格过长跨页加标题怎么办呢?
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先选中一处你要修改的地方,然后在“开始”-“编辑”-“选择”中找到“选择格式相似的文本”,使用该功能,就能一次全部选中格式相似的文字。
怎样将文章同样格式的文字进行同步修改呢?
THANKS,
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