网上预约报账及不等候报账服务指南.docx

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网上预约报账及不等候报账服务指南

网上预约报账及不等候报账服务指南

一、为什么要开通“网上预约报销系统”与不等候报账方式？

随着学校各项事业的快速发展，财务报账业务量持续增长，报账大厅经常出现排长队现象，一方面师生浪费了宝贵的时间和精力，同时财务服务工作也面临着极大的压力和困难。

为了充分利用现代化服务手段，向广大师生提供更加高效、优质、方便、快捷的服务，有效分流、合理安排报账工作，缓解排队等候现象，计财处在充分调研的基础上，努力创新服务载体，拓展财务服务功能，在学校整体信息化系统规划下，确定了今年以网上预约报账系统建设为财务信息化建设重点。

计财处本着“规范有序、简便易行、预约优先、逐步推进”的原则，依托目前运行的“高级财务管理平台”，开通“网上预约报销系统”，同时推出不等候报账方式。

二、什么是网上预约报账？

网上预约报账是指师生利用“高级财务管理平台”的“网上预约报销系统”，本着诚信自愿的原则，根据业务类型在网上填写财务报账单，预约报账时间，在约定的时间到报账大厅的指定预约窗口办理报销业务。

三、什么是不等候报账？

不等候报账是指在网上预约的基础上不需要在财务报账大厅现场等候报账的方式。

办理汇款、转卡支付、内部转账以及只核销借款业务可采取此种报账方式，支取现金或领取支票仍需到报账大厅预约窗口办理。

师生先通过计财处网上预约报销系统进行预约，然后将网上预约报账确认单和报销的票据封装在自备的信封内，将打印的不等候报账封面信息贴在信封上，交所在单位委派会计或报账大厅指定接单位置，办理交接后即可离开，由财务审核人员在后台进行处理，报账业务在一个工作日内完成，审核过程中发现问题，审核人员会在两个工作日内与预约人联系，并退回报销资料。

不等候报账是网上预约报账的延伸服务，更加方便、快捷。

四、使用“网上预约报销系统”与不等候报账有什么好处？

（一）便于使用者准确了解报账排队情况，自愿选择报账时间，自主安排时间，节省在报账大厅排队报销的时间和精力，为自主、合理的安排工作和学习提供了方便。

（二）使用网上预约报销系统能够清楚、直观地了解报销的各项规定，便于业务归类、发票整理，金额自动累加计算，避免因手续不全、填写不准确而带来的麻烦。

（三）网上预约报账业务已按照业务性质分类，更加规范，有利于提高工作效率。

五、“网上预约报销系统”与不等候报账的使用条件

（一）凡是有山东大学工资号的老师或山东大学学号的全日制学生都可进行网上预约。

（二）只要有与互联网相连的微机，就可以登录学校网站主页“财务查询”或计财处网站（）“财务查询”进入高级财务管理平台—“网上预约报销系统”进行预约。

（三）计财处在各校区报账大厅均辟有专门的网上预约报账窗口，采取预约与传统报账并行的方式，今后将根据业务量逐步调整预约报帐窗口数量。

六、网上预约报账与不等候报账有何联系与区别？

预约人必须先使用“网上预约报销系统”，才能办理不等候报账业务。

“网上预约报销系统”基本涵盖全部报销业务；

不等候报账范围限于付款方式为无现金转卡支付，异地汇款，内部转账、只销借款业务。

不等候报账是网上预约报账的延伸服务方式。

选择现金、支票支付方式的，仍需到报账大厅预约窗口办理。

七、实行网上预约与现行报账手续的关系？

实行网上预约及不等候报账方式，一般报销业务和差旅费业务可以直接用预约后打印的报账确认单，经签字盖章后即可办理报账业务不需再手工填写纸制报销结算单、差旅费结算单；借款业务还需提供原纸制的《山东大学借款单》（三联单）。

八、使用“网上预约报销系统”的报账有何变化？

（一）原使用纸质报销结算单，业务描述不够明晰，现报账人员可以根据系统提示，清晰、方便地归集各项费用，自动累加计算，生成报销确认单，摆脱手工填写、计算易出错的麻烦；

（二）实行网上预约后，报销业务可以通过委派会计审核，也可以不通过委派会计审核，直接进行网上预约到报账大厅办理报账。

单位公用经费一般由委派会计办理，具体情况可根据学院要求。

（三）若不愿到报账大厅等候报账，无现金、支票支付的业务可采取不等候报账方式。

（四）选择转卡支付方式的，预约人不需要填写纸质的转卡支付确认单。

九、使用不等候报账方式流程是什么？

（一）必须经过网上预约，操作流程和签字盖章手续与“网上预约报销系统”相同。

（二）预约完成后，需填写并打印不等候报销信封封面信息，也可以手工填写。

（封面信息可在计财处网页最新下载或“网上预约报账系统”滚动通知中下载打印。

）

（三）将分类粘贴好的单据和报销确认单封装入自备信封内，并将不等候报销信封封面信息贴在信封上。

（四）封装好的不等候报销信袋可以直接交报账大厅指定窗口，有委派会计的单位可由委派会计接收、转交。

（五）由财务审核人员后台处理。

十、使用不等候报账方式应注意哪些事项？

（一）为避免传递报销资料过程中出现不必要的麻烦，需办理登记交接手续。

委派会计接收时与预约人交接登记。

报账大厅设立指定接单位置，办理交接登记，一般仅受理两日内预约报销资料。

（二）若报销发票不符合财务报销条件，财务处操作人员会在信封上注明退件原因，并在两个工作日内与经办人员联系，及时退回报销发票。

（三）若预约报销确认单上金额与财务操作人员最终审核金额不一致，最终以财务审核金额为准。

（四）无现金转卡支付业务请自己到银行开通短信业务，注意手机短信提示，财务操作人员审核报销资料后若无问题，直接将报销金额转入银行借记卡，财务处不再另行通知。

（五）不等候报账信封信息单可领取纸质的，也可以在网上直接打印，填写完整后粘贴在信封的封面上即可。

十一、如何登录“网上预约报销系统”？

（一）通过点击山东大学主页“财务查询—网上预约报销系统”，进入“高级财务管理平台”；或从计财处网站点击“财务查询”，进入“高级财务管理平台”。

（二）在“用户号”后，教工输入本人12位工资号，学生输入本人学号；初始密码为本人身份证号码，用户名及密码与网上查询系统的用户密码相同。

注意：

如出现用户号或密码不正确等问题，请致电88362985咨询。

（三）登录“网上预约报销系统”。

十二、“网上预约报销系统”能够办理什么业务？

（一）一般报销业务。

包括办公费、印刷费、邮电费、交通费、专用材料费、维修维护费、其他商品和服务支出、劳务费、测试化验加工费、知识产权事务费、实习费、咨询费、手续费、水电暖费、租赁费、举办会议费、培训费、物业管理费、固定资产购置等费用支出。

（二）差旅费报销业务。

（三）借款业务。

十三、如何进行网上预约报销申请？

（一）点击主界面中“报销申请”红色按钮，进入报销申请过；

（二）填写联系电话（必填项）、电子邮件；

（三）选择要申请的业务类型；

（四）填写项目号；

（五）根据提示填写报销清单；

（六）选择支付方式；

（七）选择预约时间，打印报销确认单。

十四、如何预约办理“一般报销业务”？

选择“一般报销业务”后，请点击“下一步”，进入一般业务报销流程。

在每种类型中，都有明确的业务描述，说明该项费用涵盖范围。

请根据说明归集各项费用，将需要报销的发票按支出内容整理、归类、分类粘贴，在报销内容对应的栏目中填写报销金额和附件张数，可以同时填写多个支出内容。

填写完毕后，点击“下一步”，进入支付方式选择过程。

十五、如何预约办理“差旅费报销业务”？

请在选择报销类型时选择“差旅费报销业务”，点击“下一步”，进入差旅费报销业务流程。

在报销栏内填写相应内容，填写完毕后，点击“下一步”，进入支付方式选择过程。

请注意以下事项：

（一）差旅费报销标准请参考《山东大学差旅费管理办法》，上述计算结果仅供参考，实际报销金额、伙食补助费、公杂费等以计财处最终核准金额为准。

（二）自带车汽油费、过路费等填入“其他交通费”；订票费、退票费（附说明）、往返机场专项客车费用等项费用支出请归入“其他”。

（三）参加会议需提供会议通知或会议证明。

十六、如何预约办理“暂借款业务”？

请先选择“暂借款业务”，点击“下一步”，进入暂借款报销流程。

报销栏内填写相应内容，填写完毕后，点击“下一步”，进入支付方式选择过程。

借款业务包括各种借款类型，系统中明确提示了借款的注意事项，明确提示了何种借款可以借现金，办理借款需附相关资料。

如举办会议借款提示需附办会报告及预算。

请注意：

通过“网上预约报销系统”预约借款后，仍需要填写现在使用的一式三联的《山东大学借款单》，借款手续不变。

十七、如何选择支付方式？

支付方式包含“现金”、“转卡”、“支票”、“异地汇款”、“冲账”五种方式可供选择。

（一）“现金”报销时，直接领取现金。

（二）“转卡”需要填写卡号及每张卡号转入的金额。

报销金额将转入填写的银行卡中。

（三）“开支票”需要填写接受支票的单位名称，一定要准确完整。

（四）“异地汇款”需要按要求填写详细的银行异地汇款信息。

请注意：

何种支付以财务人员最终审核为准；一张报销确认单只能选择一种付款方式。

“现金”、“转卡”、“开支票”、“异地汇款”不能同时选择。

十八、如何办理转卡支付？

选择办理转卡支付的老师,应在选择支付方式时点击“转卡”选项。

根据弹出页面提示，正确填写银行卡号、姓名（卡主）及每张卡转入的金额。

报销金额将转入填写的银行卡中。

请注意：

所选择的银行卡必须是工行、建行、中行的本地借记卡。

信用卡及其他银行的银行卡均不适用。

十九、如何办理银行卡的“银行余额变动手机短信通知”？

办理短信通知有三种方式：

（一）通过银行柜台直接开通。

（二）网上银行开通。

（三）通过银行客服电话专线开通。

请注意：

中国银行借记卡没有开通此项业务。

费用提示：

工行每月2元，建行每月3元或30元包一年。

二十、如何选择预约时间及地点？

请点击“选择日期”选择您方便办理报销业务的预约日期，再点击“选择地点”选择您最近的报销地点，系统将筛选出所有的可以预约的时间段，请根据具体的需要确定预约时间，点击“预约”，打印报销确认单，网上预约的工作即已完成。

请注意：

报销确认单签字盖章后生效。

二十一、如何选择合适的时间办理预约报销业务？

支付方式选择完成后，如果你没有合适的时间去办理预约业务，可以点击“暂时保存”，系统会将报销清单保存到系统中，等待下一次确定具体的报销时间。

请注意：

预约期限为当日起至二个星期内。

二十二、如何修改已生成的预约单？

已生成尚未报销的预约单会在“当前报销申请”栏目列示，若进一步修改某预约单，可先选定需修改的预约单号，再点击“察看/修改”，然后再点击“修改申请单”，回到初始页面，点击“下一步”即可进行修改。

二十三、如何修改预约日期、时间及地点？

进入系统后，可先选定需修改的预约单号，再点击“预约安排”，重新选择日期、时间及地点。

二十四、如何进行历史申请记录管理？

已实际报销或已撤销的申请记录将会被系统记录到“历史申请记录”列表中，该列表中的数据供备查使用，如果累积的记录太多，您可以根据实际情况删除历史的申请记录。

删除时，只要点击记录最前面的“×”即可。

二十五、能使用“网上预约报销系统”报销国际旅费吗？

可以使用“网上预约报销系统”办理预约报销国际旅费，但报销地点只能选择中心校区的预约窗口。

二十六、使用“网上预约报销系统”，发票该如何归类及填报？

发票报销请认真执行《学校发票报销若干规定》，发票均应按业务类型粘贴、按业务类型填写，具体内容归类如下：

（一）办公费：

教学、行政日常办公用品、饮用水等支出（科研日常办公费请归入“专用材料类”）。

（二）印刷费：

印刷、复印、装订、打印、出版费、版面费、冲扩费、审稿费。

（三）邮电费：

邮寄费、电话费、传真费、网络通讯费、快递费等。

（四）交通费：

分为交通费和燃油费两个二级科目。

其中交通费科目归集交通工具的租用费、维修费、过桥过路费、保险费、停车费，教学、行政单位的燃油费。

燃油费科目仅限科研经费开支的项目研发过程中发生的汽柴油、燃气等。

（五）专用材料费：

分为专用材料和资料费两个二级科目。

其中专用材料归集专用材料、专用工具、实验室用品、专用服装，化学试剂等；资料费科目指图书资料、书报杂志等购置费用。

（六）维修维护费：

分为仪器设备维修、房屋维修、网络运行维护、其他公用设施维修等四个明细科目。

（七）其他商品和服务支出：

包括转拨支出、联合办学费用、会费、广告费、特支费、审计费、招待费等。

（八）劳务费：

反映支付给外单位和个人的劳务费用。

如临时聘用人员、钟点工工资，稿费、评审费、阅卷费、监考费、专家讲课费，科研中的专家咨询费、助研津贴等。

（九）测试化验加工费：

包括检验、测试、化验、加工等费用。

（十）知识产权事务费：

包括软件购置费、专利申请费、其他知识产权事务等费用。

（十一）实习费：

学生实习发生的相关费用（须附实习费用汇总报告）。

（十二）咨询费：

付给单位的各类咨询、查新、检索费用（对方开具发票）。

（十三）手续费：

单位支付的各类手续费支出。

包括异地汇款手续费，出国手续费（和该次出国其他费用一起报销）等。

（十四）水、电、采暖费：

反映单位的水费、电费、取暖费支出。

（十五）租赁费：

租赁办公用房、学生宿舍、专用通讯网以及其他设备等方面的费用（附租赁合同）。

租用车辆请归入“交通费”。

（十六）举办会议费：

举办会议的所有支出。

如场地租用费、餐费、礼品费、住宿费、办公费、劳务费、印刷费等，需提供会议决算资料。

（十七）培训费：

各类培训费。

（十八）物业管理费：

单位开支的办公用房、职工及退休人员宿舍的物业管理费，包括综合治理、绿化、卫生等方面的支出。

（十九）固定资产购置：

按规定纳入固定资产管理的设备、家具购置费用。

二十七、已经预约但未到计财处报销怎么办？

一方面网上预约报销系统队与预约人带有信用评价，对有预约未报销者会有不良信用记录；另一方面，如果已预约，会占用预约量，耽误别人预约。

所以，如果您有事耽搁不能按预约时间前来报销，请务必取消预约。

二十八、支取大额现金还需电话预约吗？

仍需要与结算中心出纳电话预约，中心校区2万元、趵突泉校区和千佛山校区1万元以上需要提前1天预约。

电话：

64677、82099、92594。

二十九、预约人如何方便、快捷地办理报销业务？

预约人请事先将需要报销的发票按支出内容分类整理、归类，在报销内容对应的栏目中填写报销金额、发票张数。

在预约的时间段，携带报销确认单和发票（请按支出内容整理好）到报账大厅指定窗口办理报销业务。

三十、预约成功后，在报账大厅是否需要使用排队叫号机？

计划财务处会随着业务量的增减调整窗口数量，一般情况下不需要使用。

若出现预约人前来报账较为集中的情况，还会出现短暂排队现象，可使用排队叫号机。

为减少预约人排队等候时间，计财处在排队机上增设了“预约报销”窗口并设置为最优先级，基本能够实现预约人随来随报，确保预约人节省报销时间。