外委项目管理制度.docx

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外委项目管理制度

外委项目管理制度

Q/GHSZ·GL（SJ）-069-2007

2007年01月01日

标准控制表

版本

编号

签发日期

下次复核日期

编写人

初审人

复审人

批准人

有否

修订

试行

2007.01.01

2008.03.01

白兆宇

邹海峰

魏星

杨晓东

无

本标准监督实施及完善负责人

本标准监督实施及完善执行人

职务：

生产技术部经理

职务：

生产技术部工程计划主管

签字：

邹海峰

签字：

白兆宇

1目的

1.1建立统一的、规范的外委项目立项、审批、实施管理、验收、结算程序，明确项目干系人的责任与义务。

1.2确保外委项目实施的各环节符合国家、地方和上级部门要求；确保项目实施达到预期目标、费用管控有效和便于审查。

2适用范围

2.1本制度规定了我公司各种建筑设施、机电设备、仪器仪表、电动工具等外委项目的立项、审批、实施、验收、结算程序。

2.2本制度适用于我公司生产系统和办公系统各种建筑设施、机电设备、仪器仪表、电动工具等外委项目的管理工作。

2.3本制度所指的外委项目必须满足如下条件之一：

●申请单位不具备实施所申请项目的技术能力。

●申请单位不具备所申请项目的施工或修理资质。

●申请单位不具备所申请项目的人力，通过借人亦不能圆满解决（否则外借临时工、技工或专家解决）。

●项目本身具有明显的安全风险，通过作安全措施亦不能有效预防，只能专业人员进行的。

●申请单位不具备实施项目的工具、设备、设施。

并同时满足如下所有条件：

●项目实施目的为达到法律法规的要求

或提高经济效益

或避免经济损失（修旧利废）

或解决生产中的实际问题

或提高安健环水平

或设备治理的实际需要（提高可靠性、延长使用寿命）。

●具备实施项目所需的专项费用并取得费用主管部门批准。

●项目本身不构成一般技改、重大技改、重大修理，估算费用在80万以下——否则纳入相应制度管理。

3引用标准及关联子系统

3.1引用标准

《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国公司法》《国华电力公司采购管理制度体系》

3.2关联子系统

《国华电力管控体系》第五卷（上）外界服务管理子系统GHFD-11、

《国华电力管控体系》第五卷（下）外界服务管理子系统GHFD-11-TB、项目负责人及现场负责人管理规定GHFD-11-TB-04、承包商职责及整改管理规定GHFD-11-TB-05

《内部控制系统——合同管理标准》、《内部控制系统——管理授权标准》

4专用术语定义

4.1项目干系人：

指项目立项、审批、实施管理、验收、结算过程中相关的一切人员。

4.2立项批准人：

指立项审批过程中相关批准人员（包括申报部门经理、二级单位经理、设备部经理、生产技术部经理、公司主管领导（专门负责计划外项目的批准））。

4.3技术文件：

技术要求、技术协议、技术要求及质量验收标准等技术材料，即合同专用条款。

4.4技术负责人：

指技术文件审批过程中相关的批准人员（包括提出人、项目责任部门专工、设备部点检长或专工、生产技术部专工），其中生产技术部专工是技术文件批准人。

4.5安全负责人：

指项目实施管理过程中的相关安全管理人员（包括安健环部经理、安健环部安全专工、各部门安全员、现场负责人）。

4.6招标委员会

4.6.1招标领导小组：

招标领导小组是招标工作的领导机关，全面负责研究确定招标的方式、招标范围、标段的划分、工期、招标计划安排、标书编制与邀标、标底编制与审核，确定招标入围投标人，组织评标和确定中标人等重大事项。

招标领导小组组长由公司总经理担任。

4.6.2招标工作组：

招标工作组是招标领导小组的办事机构，负责确定评标专家名单、招标活动的组织和联络、参与评标以及招投标的日常管理工作。

主管副总经理担任组长。

4.6.3评标委员会：

评标委员会由公司有关人员和外聘有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为五人及以上单数，其中技术、商务等方面的专家不得少于成员总数的三分之二；

招标领导小组、招标工作组、评标委员会共同组成招标委员会。

4.7询价比选工作小组：

具体负责询价比选工作。

询价比选工作小组由外委主管和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。

4.8采购主管领导：

估价5万元（不含）以下的项目由主管生产副总经理批准，估价5万元以上的项目由总经理批准；

4.9三类招标额度：

工程类50万元以下、物资类30万元以下、服务类20万元以下。

4.10项目负责人：

由发包方任命的项目管理负责人。

4.11现场负责人：

由项目负责人指定的施工现场安健环及技术管理的负责人。

4.12合同负责人：

代表发包方要求承包商按合同提供服务，其职责是负责合同管理并保证合同条款完全执行。

4.13验收人：

指项目竣工验收中负责审查项目完成情况（按批准的技术文件验收）的相关人员（包括项目负责人/责任单位负责人、项目责任部门专工、设备部点检长或专工、生产技术部专工）。

4.14直接发包条件：

采用直接发包方式，必须同时具备以下条件：

项目资金已落实；根据国家法律、法规、规章或者公司招标采购规定，可不采用招标方式；因特定原因不宜采用询价比选方式；

具体应具备以下一种或几种情形：

（一）属于紧急的临时性发包，采用询价比选方式不能满足时间要求的；

（二）只有唯一供应商可供选择的；

（三）由于经济、安全、性能等原因只能向原供应商采购的。

发包金额不超过2万元的可以直接发包；2万元以上需经采购主管领导批准（以阅批件形式）进行直接发包。

4.15询价比选条件：

采用询价比选方式采购时，必须具备以下条件：

（一）采购项目根据国家法律、法规、规章或者绥电公司招标采购规定，无需采用招标方式；

（二）采购所需的资金已落实；

（三）有不少于两家的供应商可供选择；

（四）发包金额在三类招标额度以上并取得了采购管理委员会或上级单位批准；

（五）发包金额在2万元以上。

5执行程序

5.1立项

5.1.1项目费用由各部门检修费或专项费用列支，项目立项必须具备费用来源并通过费用主管部门批准。

5.1.2对各部门的业务计划内项目，项目负责人和现场负责人填写申请表，经立项批准人审核批准后方可立项。

对未被列入业务计划项目，需取得费用主管部门批准并经立项批准人审核批准后方可立项。

项目费用达到三类招标以上额度的需通过技术人员论证并征得总经理同意方可立项。

·申请单修理类必须填报原价清单并在“推荐理由或服务质量反馈”一栏反馈上次修理情况。

·申请单工程类必须经过认真现场勘查后说明项目数量、地点、发包范围信息。

·借人类说明借人要求（姓名、工种、数量、工日、性别、年龄等）。

5.1.3对于下列外委项目：

·有可能影响到我公司日常运作的安健环或政府监察规定事宜的一切承包商的服务

·承包商在提供服务过程中有可能对我公司的运作及声誉产生影响时

·单项合同金额50万元及以上的汽轮机、发电机、锅炉、主变压器A/B/C级检修项目

·单项合同金额20万元及以上的设计、监理、技术服务项目

应于每年7月15日前将外委项目报生产技术部审查（经讨论核实后于8月15日前上报国华公司发电营运部审查、审批后列入下年度预算报告）。

报表格式如下：

_____年度外包项目计划

序号

项目名称

外包范围及外包工作量预计

项目金额

外委原因

计划开-竣工时间

其他需说明事项

外委项目计划发生变更时，视其性质应提前一至三个月报生产技术部审核，最终经国华公司发电营运部审核后方可调整。

新增重大外包项目（即外包金额达到重大项目额度）变更应经生产技术部审核，最终经国华公司领导审批后才能实施。

5.2技术文件审批

项目立项后针对项目的质量、数量（工程量、工作量）、工期情况，由项目负责人或提出人负责起草或组织起草技术文件并通过技术批准人审批。

技术文件必须有明确的数量、质量、范围、工期目标，否则不予生效。

外委项目必须提出技术文件，否则不予外委。

5.3承包商选择及费用确定

5.3.1承包商选择（具体见《承包商管理制度》）

5.3.1.1承包商的经营范围及施工资质必须满足所承包外委项目的要求，具备相关业绩，无不良服务记录，无近三年重大质量、安全事故记录，产品或服务符合安健环要求、公司要求、和国家法律法规要求。

5.3.1.2承包商的资质必须通过审核或已列入国华发电公司合格承包商库，为核准承包商。

5.3.1.3承包商在现场使用的危险品被批准使用并进行了相应的处理及公示。

5.3.1.4使用限期整改的承包商应取得招标委员会、安健环部及技术批准人同意。

5.3.1.5严禁使用违反国家法律法规、违反安全规程、不服从指挥的承包商。

5.3.1.6招标或询价比选的入围承包商必须办理《入围短名单》（附件1）。

5.3.2费用确定

5.3.2.1对已招标、已询价比选的项目可以直接按中标单价或询价比选价款确定项目费用（招标、询价比选有效期为确定之日起1年）。

5.3.2.2所有项目都应尽量通过招标的方式确定项目费用。

5.3.2.2.1对项目费用在2万元以下的项目：

外委主管、工程计划主管、生产技术部经理、主管领导共同根据：

工程概预算（通过生产技术部合同预算主管、绥电公司审计审定）

或承包商报价并谈判

或招标结果

或比价结果

确定项目费用。

5.3.2.2.2项目费用在2万元（含2万元）以上三类招标额度以下时，必须采用询价比选（详见询价比选管理制度）或招标的方式确定承包商及费用。

5.3.2.2.3项目费用在三类招标额度以上时，必须采用招标方式（详见施工招标、服务招标管理制度）确定费用。

5.4承包商及费用确定手续

承包商及费用确定后，5万元以下的项目通过《外包工程及外委修理项目承包商确定审批单》（附件12）审批后即可开展下一步工作；5万元（含5万元）以上的项目通过《外包工程及外委修理项目承包商确定审批单》（附件13）审批后即可开展下一步工作；

5.5合同签订及开工手续

5.5.1合同管理

5.5.1.1技术负责人制订合同专用条款（即技术文件）。

5.5.1.2外委主管制定合同通用条款并填写合同会签单。

5.5.1.35万元以上（含5万元）的项目必须签订合同。

5.5.1.3.15万元以上的合同会签单经生产技术部合同预算主管、生产技术部、经营部、安健环部、财务部、监查室、审计部门、法律顾问、公司主管领导、最终需经过总经理批准后方可签订合同。

5.5.1.3.25万元以下的项目可不签订合同（有安全、质保期、质量、扣罚、价款计算等特殊要求需要在合同中明确的除外）。

5万元以下的合同会签单经生产技术部合同预算主管、设备部、生产技术部、经营部、安健环部、财务部、监查室、审计部门、法律顾问、公司主管领导批准后方可签订合同。

5.5.1.4外委主管负责将合同下发给项目负责人作为项目执行的依据，并共同监督承包商按合同技术条款和商务条款执行合同。

项目实施完毕后，外委主管按生产技术部合同预算主管的要求进行合同保管。

对未签订合同的项目，外委主管要将所有过程资料存档备查。

5.5.1.5竣工项目合同及项目管理文件由合同预算主管统一保管并最终归档。

5.5.2安全管理

5.5.2.1根据项目实施中安健环部的要求（危险、噪音、污染等）签订《承包项目安健环协议》。

5.5.2.2签订《承包项目安健环协议》的项目，承包商必须通过安健环部的培训和检查方可开工。

5.5.2.3对未签订《承包项目安健环协议》的项目，现场负责人必须征得安健环部的同意并向承包商介绍公司安健环规定并要求承包商必须遵守、检查承包商的工具、设备、人员状况。

5.5.2.4安全负责人负责项目实施中的全过程安全管理。

5.5.3开工报告和施工组织设计方案及三措。

现场施工超过7天的项目或施工人数超过10人的项目必须办理开工报告和施工组织设计方案及三措。

开工报告应说明项目的安全（10人以上设安全主管，20人以上必须设专职安全员）、材料准备、技术交底、人员配备、施工组织等准备情况。

施工组织设计方案及三措应说明项目的详细施工方案、施工组织、安全措施、技术措施、运行措施。

5.6过程控制及配合

5.6.1现场负责人配合办理人员车辆出入厂、用水用电等协调工作，安全、技术交底工作。

5.6.2项目负责人按合同要求及本制度、相关制度规定办理工程手续（开工报告、施工组织设计方案及三措、物资到货验收报告、工作票、隔离单、报废单、变更单、分部/步验收单等）。

5.6.3安全负责人进行全过程跟踪和安全管理。

5.7验收和结算

5.7.1验收过程以技术文件、合同约定、国家或行业相关标准为标尺严格进行。

5.7.2分部/步验收在承包商完成指定的工作后通知项目负责人组织验收人验收，分部/步验收项目不合格的项目必须返工，严禁进行下一步施工。

5.7.3竣工验收及评价

5.7.3.1项目竣工后，承包商必须按技术文件或合同要求出据项目相关的试验报告及合格证明。

5.7.3.2项目具备验收条件后，由项目负责人组织验收人对项目按技术文件进行验收，并在验收单上签署意见。

对验收不合格的项目坚决要求返工。

对技术要求中明确的量化指标必须在验收中测算并在验收单中标明，否则视为验收不合格。

5.7.3.3外委验收单中，项目负责人、设备部点检长或专工、生产技术部专工负责对项目按格式进行评价。

外委主管负责整理评价意见并作为该承包商继续承揽本项目的依据。

应避免采用连续评价较差的承包商承揽同一项目，年末应将评价平均分较低的承包商列入黑名单。

评价平均分较高的承包商列入优秀承包商库并在比价或招标中优先考虑。

年终应对所有承包商进行一次全年评价。

评价格式见附件14。

5.7.3.4验收不合格不予办理结算。

5.7.3.5项目验收合格后，根据合同规定或经批准的双方达成的书面协议，外委主管负责凭验收单、发票及相关审批手续办理结算：

其中部门主管由生产技术部费用主管签字，归口部门主管由生产技术部经理签字；5万元以下的费用主管经理同意即可结算；5万元以上（含5万元）的费用必须经过总经理同意方可结算。

5.6.3.6外委主管负责完成费用类别标定、费用分解、经办人签字、并送交生产技术部费用主管审核。

生产技术部费用主管审查手续合格后方可送交生产技术部经理签字、公司领导签字并最终到财务部办理报销。

费用类别标定及费用分解标注于费用报销单的右上角，标定格式如下图：

（部门或专业）（费用类别）

6职责

6.1生产技术部是本制度管理单位，监查各单位执行本制度的有效性,并按时修订本制度。

6.2制度负责人

由绥中发电有限责任公司生技部经理担任，制度负责人的职责包括：

6.2.1制定和完善公司《外委项目管理制度》并监督执行。

6.2.2审查本制度在执行过程中的各环节的必要性及可行性。

6.2.3负责本制度问题的反馈汇总、定期修编的管理工作。

6.3制度执行人

由绥中发电有限责任公司生产系统各部门及各分公司（处、室）负责人担任，制度执行人的职责包括：

6.3.1贯彻本制度管理的思路和要求,必须执行本制度。

6.3.2负责制度执行过程中存在问题的反馈，并汇总上报生技部。

6.3.3向生技部提出本制度的改进建议。

6.4安全负责人

负责承包商《承包项目安健环协议》的签署，安全培训、安全交底、安全措施检查、施工单位和施工人员安全资质审查，现场全过程安全管理和监督，杜绝不安全施工活动。

6.5立项批准人

6.5.1申报部门经理

负责指定项目负责人；

负责监督部门年度/月度费用指标；

负责组织审核项目费用预算；

对项目满足本制度2.3条负责。

负责协调外委项目实施。

6.5.2二级单位经理

负责协调控制本单位整体外委费用指标；

对项目满足本制度2.3条负责；

负责掌握申报部门费用进度；

负责协调外委项目实施。

6.5.3设备部经理

负责组织编制审核外委项目业务计划；

对项目满足本制度2.3条负责；

负责监督项目是否按月度业务计划进行；

对业务计划所填报数据的正确性负责；

负责组织审查项目范围和内容是否明确及是否与实际一致；

对本部门项目管理人员的工作结果负责（技术负责人、验收人）。

6.5.4生产技术部经理

负责监督控制全公司外委项目费用进度；

负责组织本部门专工对设备部审核的外委项目业务计划进行批准并在公司网站公布；

负责对设备部出口的申请表和技术文件进行审查并批准；

对本部门专工的工作结果负责。

6.5.5主管领导

负责指导、监督生技部的费用管理和技术文件管理工作、负责指导、监督安健环部的安全管理工作。

6.6技术批准人

6.6.1提出人

负责外委项目申请表的会签；

负责完成项目的技术文件并按部门专工、设备部专工、生产技术部专工的要求修改，最终将技术资料上交。

6.6.2项目责任部门专工

对提出人提出的技术文件提出完善意见，对项目满足本制度2.3条负责；

负责使项目的范围、质量、数量、时间、对象明确，数据正确。

6.6.3设备部点检长或专工

审核提出人提交的技术文件；

确认项目的范围、质量、数量、时间、对象明确，项目的技术资料满足验收要求并具有可操作性；

负责对技术资料进行收集整理并上交生产技术部批准。

对技术文件的可用性负责，对验收单数据的正确性负责。

6.6.4生产技术部专工

审核并批准设备部点检长或专工审核的技术文件；

监督点检长或专工的外委项目技术文件质量，确认满足项目实施要求；

对技术文件的正确性负责，对验收结论的正确性负责。

6.7项目负责人（详见项目负责人及现场负责人管理规定GHFD-11-TB-04）

6.7.1项目负责人为发包方的对外代表，负责保证双方能够按照合同中的条款执行。

6.7.2项目负责人应了解承包商的施工方案和程序，能保证这些方案和程序是按照合同执行的，并且不影响发电和其他承包商的工作。

6.7.3有可能对安健环及质量有影响的现场外制造及交货工作，项目负责人应指派现场负责人对其生产过程或过程中的重要环节进行检查和监测，避免现场外制造和交货工作可能对安健环和质量的影响，并在合同中明确规定。

6.7.4组织编制招标文件中的技术规范以及其他有关安全、环保、工业卫生及法律要求，以及质量、工期的信息。

6.7.5按照《承包商管理制度》规定的程序和要求提出投标人名单。

6.7.6根据合格承包商库结合承包商提交的施工方案、承包商的安健环表现、技术能力及财务状况等资料组织技术部门和安健环部门的专业人员对承包商进行综合评估。

6.7.7保证合同规定的工程范围变更能按照规定的程序进行审批，审批后的文件作为该工程有效资料的一部分。

6.7.8项目负责人应在合同中明确现场负责人及其职责。

6.7.9与现场负责人一起按照《承包商评价管理制度》规定的程序执行承包商履约评估。

6.8现场负责人（详见项目负责人及现场负责人管理规定GHFD-11-TB-04）

6.8.1对于存在重要安健环影响的现场外制造及交货工作，现场负责人应征求项目负责人意见，对其生产过程或过程中的重要环节进行检查和监测，并在合同中明确。

6.8.2在开工前，现场负责人应组织承包商进行安健环、应急警告系统、事故疏散程序及涉及承包商员工具体任务相关要求等在内的培训课程。

现场负责人应保证承包商带到现场的设备和材料均符合本单位的安健环标准。

6.8.3项目开工后，现场负责人应填写承包商在施工现场执行的每项工程的“承包商现场施工日报表”（详见项目负责人及现场负责人管理规定GHFD-11-TB-04附录1），如现场负责人不能填写施工日报表，可委派有能力的人代替，并定期向项目负责人汇报。

6.8.4现场负责人应确保承包商所有投入施工的员工受过良好的培训，并能胜任所分配的工作，必须在许可承包商开工前，对承包商提交的全部法定许可证、保险范围及安全文件进行审核。

6.8.5现场负责人应确保承包商按照《项目负责人及现场负责人管理规定》办理了承包项目安健环协议、开工报告、施工组织设计方案及三措。

6.8.6现场负责人应按合同规定严密监测承包商的质量和进度。

6.8.7组织承包商的主管人员一起按照工程控制和检查管理方案要求进行定期的现场检验并定期召开协调会议，审查承包商所提供的过程服务是否符合安健环、品质、工期标准，审查承包商的安健环履行情况，并确保所有问题都采取了有效的纠正措施。

6.8.8承包商应在事故发生后按照《事故调查与分析制度》中的规定在24小时内将事故情况报告给安健环部门，应立即采取纠正措施，对于须提供给政府部门的任何与事故相关的文件，承包商均应将文件副本提交给现场负责人留存。

6.8.9当承包商在履约过程中出现不当或不安全举动时，现场负责人应向承包商签发书面警告，“承包商现场施工通知”（详见项目负责人及现场负责人管理规定GHFD-11-TB-04附录4）并随后记录在承包商履约报告中。

6.8.10现场负责人应编制合同验收单，记录下承包商施工的详细情况。

验收单应由现场负责人签署，然后通过技术批准人验证并签字。

6.8.11如果现场负责人发现承包商未能满足合同中规定的条款，应立即采取措施保证并监督校正措施的顺利实施。

6.8.12现场负责人应在合同结束后按照程序规定对承包商履约情况进行监测、记录和评估，然后反映给发包方项目负责人。

6.9合同负责人

6.9.1外委主管：

6.9.1.1确认对承包商服务或货品的需要。

6.9.1.2确保取得所需的财务批准。

6.9.1.3代表发包方组织撰写招标文件，组织召开承包商入围会议，进行招标申请，组织评标、询价比选会议，发出招标/评标通知单。

6.9.1.4与合同相关部门及项目负责人一起确定合同工程范围，制订合同通用条款，通过法律顾问的批准。

6.9.1.5负责合同用印申请表的填报。

6.9.1.6确保项目负责人掌握合同内容，并按合同约定正确的履行合同。

6.9.1.7监督合同的付款及执行时间，确保不超出合同造价及时限。

6.9.1.8汇总项目负责人的评价意见并根据评价结果确定是否延续发包及再次邀请入围；根据评价结果建立承包商黑名单库、评选优秀承包商。

6.9.2生产技术部合同预算主管：

6.9.2.1审查设备部外委主管所起草合同的格式、条款并提出修改意见，确保满足项目实施的需要。

6.9.2.2合同归档工作。

6.10生产技术部费用主管

负责审查费用报销单费用类别及费用分解的合理性审查。

6.11生产技术部工程计划主管

6.11.1审查设备部外委主管招标文件的合理性；参加承包商入围短名单确定会议、询价比选会议、招标会议。

商务评标报告审查。

6.11.2审查外委主管撰写的询价文件、拟询价供应商，参与询价比选工作小组召开的各次比价会议。

6.11.3监督外委主管将采购结果文件于合同签订后15日内向国华报备。

6.12验收人

6.12.1设备维护、使用单位主管和项目负责人

6.12.1.1负责测量、收集验收数据及资料并填写验收单；

6.12.1.2负责按承包商履约表现对承包商进行打分；

6.12.1.3负责组织验收人参加现场验收；

6.12.1.4负责将会签完毕的验收单于2日内送交设备部外委主管。

6.12.2设备部点检长或专工

6.12.2.1负责验收项目的数据测量、计算并对真实性负责；

6.12.2.2负责根据验收标准对完工项目