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为加强财务
山东省呈祥电工电气有限公司
关于财务管理制度的规定
为加强财务管理,规范财务日常行为,促进公司经营管理水平的提高和业务的发展,增加公司经济效益,结合公司财务管理的实际情况,公司对于现行各部门财务工作提出以下规范意见:
1、结算中心
1-1、严禁白条抵库和任意挪用现金,加强现金和银行账户管理,出纳人员每日结出现金日记账和银行日记账的账面余额,汇总每笔业务支付情况,报结算中心主任和总经理。
1-2、加强银行账户及其它账户的保密工作,非因业务需要不准外泄,银行账户印鉴及账户网银支付U盾实行分管并用制,不得一人统一保管。
严禁在空白纸或空白合同加盖银行印鉴。
1-3、加强应收账款和其它应收款的账户管理,及时核对余额,保证负债的真实性和准确性,凡一年以上的应付而未付的款项查明原因,报公司总经理处理。
1-4、应收账款的管理:
对应收账款,每季末做一次账龄和清收工作分析,报有关领导和经营部,督促经营部积极催收。
1-5、其它应收款的管理:
借款实行逐级审批制度,借款的审批程式是:
借款人→部门负责人→(个人生活费借款有工资员审核工资签字)→分管副总→李董事长/马总/王来柱常务副总经理→财务部陈衍亮副总经理/结算中心陈亚主任。
借用现金,必须用于现金结算范围内的专项支付。
该业务完成后有借款人拿发票报账冲抵借款;如果借款日期一个月以上查明原因。
如有违规现象及时报催欠办,有催欠办会同法务科处理。
借款人在原借款未还清或完成报账前,不准再借。
1-6、出纳人员除一般零星日常支出外,其余货款、对外投资、工程支出、运费结算等(限额1000元以上)都必须通过银行办理转账对公结算,不得直接兑付现金。
1-7、发票核销的管理:
发票及费用核销流程:
借款人汇总发票→财务部初审发票与业务的真实性、有效性,发票的印章合法性(杜绝假发票、张冠李戴发票入账)→部门负责人→分管副总→李董事长/马总/王来柱常务副总经理→财务部陈衍亮副总经理/结算中心→出纳人员核销借款或兑付。
1-8、杜绝职工因公因私长期占用公司资金,借款出差人员回公司后,三天内到结算中心报账,做到一次一清,不允许跨月和几个地方混合结算,逾期不办理报销手续的人员欠款,或前账未清跨月拖欠占用公款的,可按月息10%计收利息结算中心有权通知工资员在当月工资中扣回。
二、供应部门
2-1、办公用品、用具实行集中采购制,各部门有分管领导根据实际需要向供应部申报,供应部汇总清单报公司总经理审批后,向财务科借款集中采购入库,根据采购清单及正式发票和入库清单每月月末前报账冲抵借款。
各部门根据申报填写出库单领取。
各部门个人领用的办公用品、用具要妥善保管,不得随意丢弃和外借,工作调动时,必须办理移交手续,如有遗失,照价赔偿。
2-2、原材料及其它材料物资采购的管理:
按分厂申报计划建立台账,与供货方签订合同,交法务部审查通过,报总经理审批后填写计划用款单,有结算中心对公账户结算。
供应部对该项业务密切跟踪及时索要发票,所购材料送达企业后,须持总经理签批的采购单、购货发票,购销合同(协议)合格证等到质检部门(化验)进行质量检验,检验合格后签发一式两联检验报告单随发票到仓库部门办理入库手续。
2-3、月末供应部列出本月采购物资清单汇总表(包括日期、名称、规格型号、数量、单价、金额、供方单位名称、联系人、电话)报总经理和财务部备案。
各单位做好保密工作。
三、仓库部门
3-1、保管员严格执行公司仓库管理制度及流程,做好公司物资的验收、保管和调拨发货工作,做到账物相符、账账相符
3-2、原材料和材料物资验收工作:
3-2-1、仓库部门在将材料验收入库前,应详细核对发票所载名称、规格型号、数量、质量与实际是否相符,同时对照检验(化验)部门出具检验报告,经检验合格后方可验收入库,填制材料验收入库单,并对未贴标的配件用口取纸载明名称、规格、型号。
对不合格产品及时通知采购部门办理退换货手续。
3-2-2、对于货已到而发票未到的材料,仓库可以根据检验单据办理临时入库,做好入库材料台账登记工作,填制一式三联估价入库单,仓库留存一联据以入账,一联送交财务处理账务,月初用红字入库单冲回估价入库,待发票到达时填制正式入库单。
3-2-3、材料验收入库单一式五联,一联留存做为仓库部门记账凭证,二联随发票及采购单等经总经理审批后到财务部门进行结算,三联统计,四联为供货方证明,五联经营。
3-2-4、成品仓库对产成品、辅助生产车间制造的自制产品和零部件,必须凭质检合格文件(或单证)办理入库手续。
3-3、辅助车间制造的自制设备归集材料、人工、水电费,凭验收合格结论及单据报财务部转入固定资产。
3-4、物资调拨的管理:
生产部门用原材料、五金、包装物凭车间统计员开具的材料领用单,填制内容要全面、真实、准确,作为归集成本费用的依据,材料领用单一式三联,车间统计、财务部、仓库各一联经授权人、领用人签字后方可发出。
发出的生产用料必须是合格物资。
月末车间统计归集材料领用单编制消耗汇总表,仓库编制材料出库汇总表,车间、仓库、财务都要对账并核对相符。
3-5、产成品入库,车间产成品生产完毕,会同仓库、质检部门填制检验合格单,仓库据以填制产成品入库单,产成品入库单一式三联,一联仓库记账、一联送财务部、一联送车间统计据以核算工资等各项考核指标。
3-6、产成品出库销售、废料变现、各公司相互领用的加工设备、自制产品和零部件有经营部开具一式五联的商品调拨单(一联:
存根<经营部>、二联:
财务、三联:
仓库、四联:
随货同行<购方>、五联:
出门证)加盖销售专用章,公司发货的产成品持商品调拨单到质检部办理产品合格证、物流部签署运输协议,第二联、第五联必须加盖财务部门专用章;废料变现有购买方到结算中心交清货款后加盖财务部门专用章,仓库方可发货,大门警卫才能放行。
3-7、月末仓库列出本月入库物资清单汇总表(包括日期、名称、规格型号、数量、单价、金额、供方单位名称、联系人、电话)、出库物资汇总表(包括日期、名称、规格型号、数量、单价、金额、领用单位名称、联系人、)分清车间、分公司报总经理和财务部,财务部核对分类计入产品成本,以及产成品出库汇总表(包括日期、名称、规格型号、数量、单价、金额、客户单位名称、联系人、电话)报总经理和财务部备案。
3-8、仓库做好物资入库价格比对工作,发现变化幅度大及时报总经理查明原因,做好保密工作。
4、经营部
4-1、根据仓库产成品报表,联系驻外业务员展开销售和业务拓展工作,签署销售合同送法务部审核后报总经理批示,积极联系物流部及时发货,开具商品调拨单(五联单)加盖销售专用章,建立和完善销售台账。
4-2、积极联系业务人员催收货款,建立账龄表格,报财务部进行账龄分析,如有异常报总经理会同催欠办和法务部处理,尽量杜绝坏账损失。
4-3、月末分别填制产成品销售汇总表(包括日期、名称、规格型号、数量、单价、金额、客户单位名称、联系人、电话、业务员姓名),废料变现汇总表和各公司物资调拨汇总表报总经理和财务部。
五、物流部
5-1、加强车辆管理,凭经营部开具的产成品调拨单积极联系车辆,签署运输合同(协议)一式三联,一联经营、二联财务、三联承运人,填写内容全面清晰(包括日期、名称、规格型号、数量、客户单位名称、收货地址、联系人、电话、业务员姓名和电话;承运车辆车牌、司机信息<姓名、身份证号码、家庭地址、电话>;运费支付情况),加盖物流部专用章,留存车辆行车证、驾驶证复印件。
5-2、洽谈运费事宜,承运人持加盖物流部专用章的运输合同(协议)二联到结算中心领取预付运费;承运人送达货物经收货人验收在运输合同(协议)三联签字后,持此联开具运输发票经物流部签字到结算中心结清余款。
5-3、月末填制产成品发货物流汇总表(包括日期、名称、规格型号、数量、客户单位名称、收货地址、承运车辆车牌、司机、运费支付情况)报总经理和财务部。
六、大门警卫
6-1、严格检查车辆所载货物与手续是否相符,确认有仓库人员签字和财务部盖章的出门证才能放行。
6-2、月末将出门证汇总到仓库、财务部核对相符后据以存档。
七、基建工程
7-1、基建工程合同的订立需财务部门参加,工程合同的结算执行情况由结算中心根据工程进度或合同(协议)要求,经基建部申请报总经理批准签字齐全后支付款项。
7-2、每项工程都应单独列支,避免多项混列。
7-3、工程结算必须凭发票及验收报告方可结算付款。
8、财务部
8-1、做好会计审核工作,认真审核每项业务的合法性、真实性、手续完整性和资料的准确性、编制会计凭证、报表应经专人审核,重大事项应有财务负责人审核。
8-2、财务部根据不同的账务内容采用定期对会计账簿记录的有关数据与库存实物、货币资金、往来单位或个人等进行相互核对,保证账证相符、账实相符、账表相符。
8-3、加强对应收、应付账款的管理,及时核对余额,每季度做好账龄分析,其他应收未收款项提出回款计划报总经理批准会同清欠办、法务部监督执行,有权对销售各单位、人员销售款项进行跟踪监督。
8-4、财务部门参与生产、供应、销售、工程、日常支出等全过程监控管理,各种合同的制定应有财务部门的参与或财务部门备案,合同的执行情况受财务部门监督,销售提成等一切合同的结算须有财务部门的签字方可支付。
8-5、月末与供应、经营、物流、仓库等部门做好产成品、废料变现、材料物资调拨对账和审核工作、加强发票催收和开具工作。
8-6、会同其它部门对固定资产和其它资产进行定期盘点,盘点中发现短缺或盈余,及时查明原因,编制盘盈盘亏表,经总经理批准后进行账务处理。
8-7、加强对成本费用的检查、核算和分析,对公司经营状况和经营成果进行总结、评价和考核,促进增收节支、发挥资金效能,通过对财务活动不同方案和经济效益的比较,为领导和有关部门的决策提供依据。
九、本文有效至新的文件出台后废除。
山东省呈祥电工电气有限公司
2015年3月5日
兰亭序
永和九年,岁在癸丑,暮春之初,会于会稽山阴之兰亭,修禊事也。
群贤毕至,少长咸集。
此地有崇山峻岭,茂林修竹;又有清流激湍,映带左右,引以为流觞曲水,列坐其次。
虽无丝竹管弦之盛,一觞一咏,亦足以畅叙幽情。
是日也,天朗气清,惠风和畅,仰观宇宙之大,俯察品类之盛,所以游目骋怀,足以极视听之娱,信可乐也。
夫人之相与,俯仰一世,或取诸怀抱,晤言一室之内;或因寄所托,放浪形骸之外。
虽取舍万殊,静躁不同,当其欣于所遇,暂得于己,快然自足,不知老之将至。
及其所之既倦,情随事迁,感慨系之矣。
向之所欣,俯仰之间,已为陈迹,犹不能不以之兴怀。
况修短随化,终期于尽。
古人云:
“死生亦大矣。
”岂不痛哉!
每览昔人兴感之由,若合一契,未尝不临文嗟悼,不能喻之于怀。
固知一死生为虚诞,齐彭殇为妄作。
后之视今,亦犹今之视昔。
悲夫!
故列叙时人,录其所述,虽世殊事异,所以兴怀,其致一也。
后之览者,亦将有感于斯文。
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