Excel使用手册.docx
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Excel使用手册
Excel2007使用手册
目录
第一章Excel2007概述8
1.1Excel2007的新界面8
1.2WindowsXPSP2新功能概览8
1.2.1.“文件”菜单9
1.2.1快速访问工具栏9
1.2.2.标题栏10
1.2.3.功能区10
1.2.4.状态栏与显示模式10
1.2.5.其他组件10
1.3Excel2007基本操作10
1.3.1.运行Excel200711
1.3.2.创建Excel工作簿11
1.3.3.保存Excel工作簿11
1.3.4.打开Excel工作簿12
1.3.5.关闭工作簿与退出Excel200712
第二章管理工作表与工作簿12
2.1插入工作表12
2.2删除工作表13
2.3重命名工作表13
2.4移动或复制工作表13
2.4.1.在工作簿内移动或复制工作表13
2.4.2.在工作簿间移动或复制工作表13
2.5查看工作簿窗口14
2.5.1.工作簿视图14
2.5.2.并排比较工作表14
2.5.3.同时显示多个工作簿14
2.5.4.拆分与冻结窗口14
2.6隐藏或显示工作簿的元素15
2.6.1.拆分与冻结窗口15
2.6.2.隐藏或显示工作表15
2.6.3.隐藏或显示窗口元素15
2.6.4.设置工作表显示的比例16
2.7添加批注16
2.7.1.添加批注16
2.7.2.设置批注格式16
2.8保护工作簿数据16
2.8.1.设置保护工作簿与工作表17
2.8.2.设置允许用户编辑区域17
第三章格式化工作表17
3.1设置单元格格式17
3.1.1.设置单元格格式的方法18
3.1.2.设置数字格式18
3.1.3.4设置字体18
3.1.4.设置对齐方式18
3.1.5.设置边框和底纹19
3.2设置单元格格式19
3.2.1.插入行、列和单元格19
3.2.2.删除行、列和单元格20
3.3调整行高和列宽20
3.4使用条件格式20
3.5套用单元格样式21
3.5.1.套用内置单元格样式21
3.5.2.自定义单元格样式21
3.5.3.删除单元格样式21
3.6套用工作表样式22
3.7创建页眉和页脚22
3.7.1.添加页眉和页脚22
3.7.2.在页眉或页脚中插入各种项目23
第四章数据计算23
4.1公式的运算符23
4.1.1.运算符的类型23
4.1.2.运算符优先级23
4.2应用公式24
4.2.1.公式的基本操作24
4.2.2.引用公式24
4.3应用函数24
4.3.1.函数的基本操作24
4.3.2.常用函数应用举例24
第五章管理表格中的数据25
5.1数据清单25
5.2数据排序25
5.1.1.对数据清单排序25
5.1.2.数据的高级排序25
5.3数据筛选26
5.3.1.自动筛选26
5.3.2.自定义筛选26
5.3.3.数据的高级筛选26
5.4分类汇总27
5.4.1.创建分类汇总27
5.4.2.隐藏或显示分类汇总27
5.5分级显示27
5.6数据合并28
第六章统计图表28
6.1图表的应用28
6.2图表的基本组成28
6.3创建图表29
6.4修改图表29
6.4.1.更改图表类型29
6.4.2.移动图表位置29
6.4.3.调整图表大小30
6.4.4.修改图表中文字的格式30
6.4.5.修改图表中文字的格式30
6.5设置图表布局31
6.5.1.设置图表标签31
6.5.2.设置坐标轴31
6.5.3.设置图表背景31
6.5.4.添加趋势线32
第七章使用数据透视表32
7.1数据透视表的基本术语32
7.2创建数据透视表32
7.3使用数据透视表分析数据33
7.4设置数据透视表选项33
7.4.1.设置字段33
7.4.2.移动数据透视表34
7.4.3.创建数据透视图34
7.4.4.更改数据源34
7.4.5.调整数据透视表显示选项35
7.5设计数据透视表35
7.4.6.调整数据透视表布局35
7.4.7.设置数据透视表样式35
第八章插入与编辑图形36
8.1绘制图形36
8.1.1.绘制基本图形36
8.1.2.缩放图形36
8.2插入对象37
8.2.1.插入剪贴画37
8.2.2.插入图片37
8.2.3.插入SmartArt38
8.2.4.插入文本38
8.2.5.插入艺术字38
8.3设置对象格式38
8.3.1.设置文本框与艺术字格式39
8.3.2.设置图片格式39
第九章提高办公效率39
9.1使用模板39
9.1.1.创建模板39
9.1.2.应用模板40
9.1.3.下载模板40
9.1.4.修改模板41
9.2使用宏41
9.2.1.录制宏前的准备工作41
9.2.2.录制宏41
9.2.3.执行宏42
9.2.4.编辑宏42
9.2.5.调试宏42
第十章与外部对象的协作43
10.1外部对象43
10.1.1.链接对象与嵌入对象43
10.1.2.插入外部对象43
10.1.3.直接插入外部对象文件44
10.1.4.将文件中的一部分插入到工作簿中44
10.2编辑外部对象44
10.2.1.编辑链接对象45
10.2.2.编辑嵌入对象45
10.3与其他Office程序的协作45
10.3.1.与Word的协作45
10.3.2.与PowerPoint的协作46
10.3.3.与Access的协作46
第十一章第Excel2007的网络功能46
11.1共享工作簿46
11.1.1.在局域网中共享工作簿46
11.1.2.在Internet中共享工作簿47
11.2创建超链接47
11.2.1.创建不同类型的超链接47
11.2.2.修改超链接47
11.2.3.复制、移动或取消超链接48
11.3在网络上发布Excel数据48
11.3.1.发布Excel数据48
11.3.2.修改数据48
11.4使用Web查询48
第十二章财务计算函数49
12.1投资计算49
12.1.1.FV49
12.1.2.PV49
12.1.3.NPV49
12.2本金和利息50
12.2.1.PMT50
12.2.2.IPMT50
12.2.3.PPMT50
12.2.4.CUMIPMT50
12.2.5.CUMPRINC51
12.3折旧计算51
12.3.1.DB51
12.3.2.DDB51
12.3.3.VDB52
12.3.4.SLN52
12.3.5.SYD52
12.3.6.AMORDEGRC52
12.4计算偿还率53
12.4.1.RATE53
12.4.2.IRR53
12.4.3.MIRR53
12.4.4.XIRR54
12.5证券计算54
12.5.1.ACCRINT54
12.5.2.ACCRINTM54
12.5.3.INTRATE55
12.5.4.PRICE55
12.5.5.YIELD55
12.5.6.DISC56
12.6统计函数56
12.6.1.AVERAGE56
12.6.2.TRIMMEAN56
12.6.3.COUNT56
12.6.4.COUNTA57
12.6.5.FREQUENCY57
12.6.6.MIN57
12.6.7.MAX57
12.6.8.MEDIAN58
12.6.9.MODE58
12.6.10.RANK58
12.6.11.PERCENTRANK58
12.7统计分析59
12.7.1.NORMDIST59
12.7.2.KURT59
12.7.3.SKEW59
12.7.4.BINOMDIST59
12.7.5.HYPGEOMDST60
12.7.6.POISSON60
12.7.7.GAMMADIST60
12.7.8.EXPONDIST60
12.7.9.CHIINV61
12.7.10.FDIST61
12.7.11.FINV61
12.7.12.VAR61
12.7.13.VARP61
12.7.14.TDIST62
12.8数据库管理函数62
12.8.1.DAVERAGE62
12.8.2.DCOUNT62
12.8.3.DGET63
12.8.4.DMAX63
12.8.5.DMIN63
12.8.6.DPRODUCT63
12.8.7.DSTDEV63
12.8.8.DSTDEVP64
12.8.9.DSUM64
12.8.10.DVARP64
12.9查询和引用函数64
12.9.1.ADDRESS64
12.9.2.AREAS65
12.9.3.CHOOSE65
12.9.4.COLUMN65
12.9.5.ROW65
12.9.6.COLUMNS66
12.9.7.ROWS66
12.9.8.HLOOKUP66
12.9.9.HYPERLINK66
Excel2007使用手册
第一章Excel2007概述
1.1Excel2007的新界面
和以前的版本相比,Excel2007的工作界面颜色更加柔和,更贴近于WindowsVista操作系统。
1.2WindowsXPSP2新功能概览
Excel2007的工作界面主要由“文件”菜单、标题栏、快速访问工具栏、功能区、编辑栏、工作表格区、滚动条和状态栏等元素组成。
v“文件”菜单
v快速访问工具栏
v标题栏
v功能区
v状态栏与显示模式
v其他组件
1.2.1.“文件”菜单
单击Excel工作界面左上角的Office按钮,可以打开“文件”菜单。
在该菜单中,用户可以利用其中的命令新建、打开、保存、打印、共享以及发布工作簿。
1.2.1快速访问工具栏
Excel2007的快速访问工具栏中包含最常用操作的快捷按钮,方便用户使用。
单击快速访问工具栏最右边的下三角按钮,在弹出的快捷菜单中会显示最近执行的操作。
1.2.2.标题栏
标题栏位于窗口的最上方,用于显示当前正在运行的程序名及文件名等信息。
如果是刚打开的新工作簿文件,用户所看到的文件名是Book1,这是Excel2007默认建立的文件名。
单击标题栏右端的按钮,可以最小化、最大化或关闭窗口。
1.2.3.功能区
功能区是在Excel2007工作界面中添加的新元素,它将旧版本Excel中的菜单栏与工具栏结和在一起,以选项卡的形式列出Excel2007中的操作命令。
1.2.4.状态栏与显示模式
状态栏位于窗口底部,用来显示当前工作区的状态。
在大多数情况下,状态栏的左端显示“就绪”字样,表明工作表正在准备接收新的信息。
而在单元格中输入数据时,状态栏的左端将显示“编辑”字样。
Excel2007支持3种显示模式,分别为“普通”模式、“页面布局”模式与“分页预览”模式,单击Excel2007窗口左下角的按钮可以切换显示模式。
1.2.5.其他组件
除了标题栏、快速访问工具栏、功能区、状态栏和显示模式之外,Excel2007中还有许多其他组件,包括编辑栏、工作表格区、工作表标签、滚动条与显示比例等,这些都是Excel2007的重要组成部分。
1.3Excel2007基本操作
在对Excel2007的基本功能与界面有所了解后,本节将详细介绍Excel2007中的基本操作,包括运行与关闭Excel2007以及创建、保存与打开工作簿。
v运行Excel2007
v创建Excel工作簿
v保存Excel工作簿
v打开Excel工作簿
v关闭工作簿与退出Excel2007
1.3.1.运行Excel2007
在安装完Excel2007后,即可通过“开始”菜单运行该程序。
在“开始”菜单中选择“所有程序”|MicrosoftOffice|MicrosoftOfficeExcel2007命令即可运行Excel2007。
1.3.2.创建Excel工作簿
通过“开始”菜单运行Excel2007后,会自动打开一个空白的工作簿。
若想再创建新的Excel工作簿,则可以在“文件”菜单中选择“新建”命令,打开“新建工作簿”对话框。
在“空白文档和最近使用的文档”选项区域中选择“空工作簿”选项,然后单击“创建”按钮即可。
1.3.3.保存Excel工作簿
在对工作表进行操作时,应记住经常保存Excel工作簿,以免由于一些突发状况而丢失数据。
在Excel2007中常用的保存工作簿方法有以下3种:
v在“文件”菜单中选择“保存”命令
v在快速访问工具栏中单击“保存”按钮
v使用Ctrl+S快捷键
1.3.4.打开Excel工作簿
当工作簿被保存后,即可在Excel2007中再次打开该工作簿。
打开工作簿的常用方法如下所示:
v在“文件”菜单中选择“打开”命令
v使用Ctrl+O快捷键
1.3.5.关闭工作簿与退出Excel2007
在“文件”菜单中选择“关闭”命令,可以关闭当前工作簿,但并不退出Excel2007。
若要完全退出Excel2007,则可以单击标题栏右部的“关闭”按钮。
第二章管理工作表与工作簿
工作表由多个单元格基本元素构成,而这样的若干个工作表构成了一个工作簿。
在利用Excel进行数据处理的过程中,经常需要对工作簿和工作表进行适当的处理,例如插入和删除工作表,设置保护重要的工作表或工作簿等。
本章将对管理工作簿和工作表的方法进行介绍。
2.1插入工作表
在首次创建一个新工作簿时,默认情况下,该工作簿包括了3个工作表。
但是在实际应用中,所需的工作表的数目可能各不相同,有时需要向工作簿添加一个或多个工作表。
2.2删除工作表
要删除一个工作表,首先单击工作表标签来选定该工作表,然后在“开始”选项卡的“单元格”组中单击“删除”按钮后的倒三角按钮,在弹出的快捷菜单中选择“删除工作表”命令,即可删除该工作表。
2.3重命名工作表
Excel2007在创建一个新的工作表时,它的名称是以Sheet1、Sheet2等来命名的,这在实际工作中很不方便记忆和进行有效的管理。
这时,用户可以通过改变这些工作表的名称来进行有效的管理。
要改变工作表的名称,只需双击选中的工作表标签,这时工作表标签以反白显示,在其中输入新的名称并按下Enter键即可。
2.4移动或复制工作表
在使用Excel2007进行数据处理时,经常把描述同一事物相关特征的数据放在一个工作表中,而把相互之间具有某种联系的不同事物安排在不同的工作表或不同的工作簿中,这时就需要在工作簿内或工作簿间移动或复制工作表。
2.4.1.在工作簿内移动或复制工作表
在同一工作簿内移动或复制工作表的操作方法非常简单,只需选择要移动的工作表,然后沿工作表标签行拖动选定的工作表标签即可;如果要在当前工作簿中复制工作表,需要在按住Ctrl键的同时拖动工作表,并在目的地释放鼠标,然后松开Ctrl键即可。
2.4.2.在工作簿间移动或复制工作表
在工作簿间移动或复制工作表也可以利用在工作簿内移动或复制工作表的方法来实现,不过这要求源工作簿和目标工作簿均打开。
打开“移动或复制工作表”对话框,在“工作簿”下拉列表框中可以选择目标工作簿。
2.5查看工作簿窗口
Excel2007是一个支持多文档界面的标准应用软件,在其中可以打开多个工作簿,对于打开的每一个工作簿可以单独设置显示方式(最大化、最小化和正常窗口)。
如果所有工作簿窗口均处于正常状态,则可以将这些窗口水平排列、垂直排列或层叠式排列。
2.5.1.工作簿视图
在Excel2007中,用户可以调整工作簿的显示方式。
打开“视图”选项卡,然后可在“工作簿视图”组中选择视图模式。
2.5.2.并排比较工作表
在Excel2007中,对于同一工作簿中的不同工作表和不同工作簿的工作表,可以在Excel窗口中同时显示,并可以进行并排比较。
2.5.3.同时显示多个工作簿
可以在Excel2007中的主窗口中显示多个工作簿。
打开要同时显示的多个工作簿,然后在“视图”选项卡的“窗口”组中单击“全部重排”按钮,打开“重排窗口”对话框。
2.5.4.拆分与冻结窗口
如果要独立地显示并滚动工作表中的不同部分,可以使用拆分窗口功能。
拆分窗口时,选定要拆分的某一单元格位置,然后在“视图”选项卡的“窗口”组中单击“拆分”按钮,这时Excel自动在选定单元格处将工作表拆分为4个独立的窗格。
可以通过鼠标移动工作表上出现的拆分框,以调整各窗格的大小。
2.6隐藏或显示工作簿的元素
当隐藏工作簿的一部分时,可以将数据从视图中移走,但并不从工作簿中删除。
保存并关闭工作簿后,再次打开它时,隐藏的数据仍然会是隐藏的。
在Excel2007中可以隐藏的元素有工作簿、工作表、行列和窗口元素等。
2.6.1.拆分与冻结窗口
隐藏工作簿的操作非常简单,只需打开需要隐藏的工作簿,然后在“视图”选项卡的“窗口”组中单击“隐藏”按钮即可。
对于处于隐藏状态的工作簿,还可取消其隐藏状态,使其可以在Excel主窗口中重新显示。
在“视图”选项卡的“窗口”组中单击“取消隐藏”按钮,打开“取消隐藏”对话框。
在对话框中选择要取消隐藏的工作簿名称,然后单击“确定”按钮,在窗口中重新显示该工作簿。
2.6.2.隐藏或显示工作表
需要隐藏工作表时,只需选定需要隐藏的工作表,然后在“开始”选项卡的“单元格”组中,单击“格式”按钮,在弹出的快捷菜单中选择“隐藏和取消隐藏”|“隐藏工作表”命令即可。
如果要在Excel2007中重新显示一个处于隐藏状态的工作表,可单击“格式”按钮,在弹出的快捷菜单中选择“隐藏和取消隐藏”|“取消隐藏工作表”命令,在打开的对话框中选择要取消隐藏的工作表名称,然后单击“确定”按钮即可。
2.6.3.隐藏或显示窗口元素
为了尽可能多地利用屏幕显示工作表数据,用户可以隐藏大多数窗口元素。
这些窗口元素包括Excel的编辑栏、网格线、标题等。
打开“视图”选项卡,在“显示/隐藏”组中,可以设置隐藏或显示的窗口元素。
2.6.4.设置工作表显示的比例
如果工作表的数据量很大,使用正常的显示比例不便于对数据进行浏览和修改,则可以重新设置显示比例。
打开“视图”选项卡,在“显示比例”组中,单击“显示比例”按钮,打开“显示比例”对话框。
在对话框的“缩放”选项区域中选择要调整的工作表显示比例。
2.7添加批注
2.7.1.添加批注
在Excel2007中可以为某个单元格添加批注,也可以为某个单元格区域添加批注,添加的批注一般都是简短的提示性文字。
2.7.2.设置批注格式
若Excel2007默认的批注内容格式无法满足用户的一些特殊需要,可以对批注添加一些必要的修饰,如修改批注的字体和字号等。
2.8保护工作簿数据
存放在工作簿中的一些数据十分重要,如果由于操作不慎而改变了其中的某些数据,或者被他人改动或复制,将造成不可挽回的损失。
因此,应该对这些数据加以保护,这就要用到Excel的数据保护功能。
2.8.1.设置保护工作簿与工作表
设置保护工作簿和工作表可限制对工作簿和工作表进行访问。
Excel2007提供了多种方式,用来对用户如何查看或改变工作簿和工作表中的数据进行限制。
利用这些限制,可以防止其他人更改工作表中的部分或全部内容,查看隐藏的数据行或列,查阅公式等。
利用这些限制,还可以防止其他人添加或删除工作簿中的工作表,或者查看其中的隐藏工作表。
2.8.2.设置允许用户编辑区域
工作表被保护后,其中的所有单元格都将无法编辑。
对于大多数工作表来说,往往需要用户编辑工作表中的一些区域,此时就需要在被保护工作表中设置允许用户编辑的区域。
第三章格式化工作表
使用Excel2007创建工作表后,还可以对工作表进行格式化操作,使其更加美观。
Excel2007提供了丰富的格式化命令,利用这些命令可以具体设置工作表与单元格的格式,帮助用户创建更加美观的工作表。
3.1设置单元格格式
在Excel2007中,对工作表中的不同单元格数据,可以根据需要设置不同的格式,如设置单元格数据类型、文本的对齐方式和字体、单元格的边框和图案等。
3.1.1.设置单元格格式的方法
在Excel2007中,通常在“开始”选项卡中设置单元格的格式。
对于简单的格式化操作,可以直接通过“开始”选项卡中的按钮来进行,如设置字体、对齐方式、数字格式等。
其操作比较简单,选定要设置格式的单元格或单元格区域,单击“开始”选项卡中的相应按钮即可。
对于比较复杂的格式化操作,则需要在“设置单元格格式”对话框中来完成。
3.1.2.设置数字格式
默认情况下,数字以常规格式显示。
当用户在工作表中输入数字时,数字以整数、小数方式显示。
此外,Excel还提供了多种数字显示格式,如数值、货币、会计专用、日期格式以及科学记数等。
在“开始”选项卡的“数字”组中,可以设置这些数字格式。
若要详细设置数字格式,则需要在“设置单元格格式”对话框的“数字”选项卡中操作。
3.1.3.4设置字体
为了使工作表中的某些数据醒目和突出,也为了使整个版面更为丰富,通常需要对不同的单元格设置不同的字体。
3.1.4.设置对齐方式
所谓对齐,是指单元格中的内容在显示时相对单元格上下左右的位置。
默认情况下,单元格中的文本靠左对齐,数字靠右对齐,逻辑值和错误值居中对齐。
此外,Excel还允许用户为单元格中的内容设置其他对齐方式,如合并后居中、旋转单元格中的内容等。
3.1.5.设置边框和底纹
默认情况下,Excel并不为单元格设置边框,工作表中的框线在打印时并不显示出来。
但在一般情况下,用户在打印工作表或突出显示某些单元格时,都需要添加一些边框以使工作表更美观和容易阅读。
应用底纹和应用边框一样,都是为了对工作表进行形象设计。
使用底纹为特定的单元格加上色彩和图案,不仅可以突出显示重点内容,还可以美化工作表的外观。
3.2设置单元格格式
在编辑工作表的过程中,经常需要进行单元格、行和列的插入或删除等编辑操作,接下来就介绍在工作表中
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