会议管理规定.docx

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会议管理规定

山东爱书人集团会议管理暂行规定

第一章总则

第一条为统一公司会议管理、提高办会效率，抓好会议决议的贯彻落实，规范公司各种会议的立项、审核管理程序，确保会议能深刻地提出问题，高效地解决问题，特制定此会议管理暂行规定。

第二章会议类型

第二条董事长会议：

根据工作需要由董事长主持召开的例会或临时工作会议。

第三条公司级例会：

为了对上一阶段的工作进行总结、布署下一步工作任务和公司重大战略决策，解决公司存在的突出问题，加强公司范围内的工作交流，由总裁、专职副总裁或各中心总监召集的公司级周期性会议。

第四条子公司级例会：

针对子公司范围内上阶段工作进行总结、下阶段工作进行布署以及加强子公司范围内（包括子公司及下设各县配、连锁店、特约经销商）的工作交流，由子公司总经理召集的周期性会议。

第五条子公司、中心、部门办公会议：

由各子公司总经理、中心总监、部门经理召集的本部门内部工作会议。

第六条临时专题会议（公司级、子公司级）：

为了解决工作中紧急性重大问题，由总裁、专职副总裁、中心总监或总经理、部门经理召集跨中心（子公司、部门）的临时性会议。

第七条日晨会：

各子公司、中心、部门为了总结前一天工作、布署当日工作任务，以及对上级下发文件、函件的传达、贯彻和对本部门的短期培训所召集的上班前短期会议。

日晨会时间限制在10——20分钟内；日晨会由本部门人员轮流主持，无特殊情况，本部门负责人必须参加。

每次日晨会主持人在下班前必须将次日日晨会内容与本部门负责人商定。

第八条周晨会：

各子公司、中心、部门每周周一必须召开周晨会（同日晨会合并），对上周工作进行总结，对本周工作进行布署，对上周的重要文件、重要函件进行集中再学习，并总结贯彻执行情况。

周晨会时间一般限制在30分钟内。

周晨会必须本单位全员集中参加。

第九条碰头会：

由副总监级（含）以上召集的相关人员参加的专题研究或交流性临时会议。

第三章会议主持人、记录人、落实人的职责及要求

第十条会议主持人：

即会议召集人和负责人。

为保证会议质量，会议召集人要在会议前对会议准备情况进行认真检查，召开会议要求精简高效，产生明确的会议决议和落实决议的责任人，同时要明确决议的落实期限，对未产生决议的会议内容负责上报或再处理。

会议结束后，主持人要认真审阅会议纪要（见附件一），明确传达范围。

第十一条会议记录人：

是会议的准备人。

会议记录人由主持人指派，按照会议主持人的意图筹备会议材料和通知参会人员。

会议结束后，认真整理会议纪要（晨会除外），经主持人阅批签字后，报行政部门备案，并负责贯彻落实的监督；同时按会议要求的回复期，将贯彻落实情况向主持人回复，并报行政部门备案。

第十二条会议落实人：

是由会议主持人指定某一参会人员对会议决议进行贯彻落实；会议落实人必须在规定的时间内完成，并在回复期内将落实情况报会议记录人。

第四章例会的立项

第十三条公司级例会和子公司级例会，在会议召开前，首先应进行立项，书面填写《例会立项申请表》（见附件二）。

第十四条立项程序：

（会议召集人）

申请人

核准

审核

填写立项表

总　裁

行政部门

副总裁

总裁

批准

第十五条说明：

（1）第一次例会召开前三天需由例会申请人根据要求认真填写《例会立项申请表》，报行政部门。

（2）行政部门收到《例会立项申请表》后于当日对例会的目的、内容及参会范围及周期时间等有关内容进行严格审查。

如果所报资料符合例会要求由行政部门会议负责人签署意见后，报专职副总裁核准签字。

（3）专职副总裁核准签字后报总裁审批。

（4）总裁批准后，该例会立项成立并于当日通知例会申请人；申请人拟定会议通知签发后，由行政部门下发附有《例会立项申请表》的开会通知，该例会必须按周期定时召开。

（5）行政部门要将例会立项申报材料认真编号，存档待查。

第五章会议前的准备及要求

第十六条会议参加人会前要围绕自己工作范围和会议目的进行充分准备，其中例会参加人要在例会前（月例会提前三日，周例会提前一日）将自己工作范围内所要在例会上解决的问题形成会议材料报主持人；主持人要在例会前召集有关人员认真研究材料，并形成明确的书面答复意见，在例会召开时传达；会议期间如参会人员有不同意见，可在会议上研究商讨或另行研究解决；会议期间一般不研究材料以外的内容。

参会人员如未接到会议变动通知，必须按时上报会议材料，并按时参加会议。

第十七条晨会的主持者会前应做好要传达内容的准备，绝不允许将晨会流于形式，否则追究主持者责任；晨会只做传达不做讨论，有问题的可在晨会后将问题报会议主持人，会议主持人可在第二日晨会上或会后进行解答。

晨会必须站立召开（包括周晨会和日晨会）。

第十八条行政部门根据例会周期保留会议室。

会议召开前，会议记录人负责会议安排及会议设备的准备；例会前行政人员要协助会议记录人进行准备。

第六章会议的召开及要求

第十九条例会必须严格按照立项表申请内容召开，并且确保会议质量。

如因故不能召开，必须在会议原定召开时间提前一个工作日以书面形式报行政部门，待批准后方可取消或延期本次例会。

第二十条会议正式开始前，会议主持人必须点名并宣读会议纪律（见附件三）。

第二十一条会议记录人要认真做好会议纪要（除晨会外,其他类型的会议均要形成会议纪要），会后要对会议纪要的内容进行整理（如领导演讲需要全文记录的另外安排专人负责）。

会议纪要要求：

简明扼要、保留原意、对会议产生的决议和会议中未解决的问题要重点注明，并注明落实责任人和落实期限，报主持人审阅并确定报送范围后签字。

记录人按报送范围通过电子邮件形式报送，并在会议结束后一个工作日内书面报行政部门备案。

第二十二条临时专题会议（公司级、子公司级），各中心召集的临时专题会议如不需要子公司派人参加由专职副总裁审批，跨子公司召集的会议由总裁审批。

会前将《会议审批单》（见附件四）交行政部门，会后将会议纪要及决议整理后报行政部门备案。

第二十三条董事长召集碰头会，由董事长秘书做好会议纪要，经整理报董事长审阅后，按董事长签发的报送范围下发；各公司、子公司、中心、部室召集的碰头会，由会议记录人整理好会议纪要后，报会议主持人签发报送范围。

第二十四条电教公司综合部要将备案会议纪要，分类编号，报总裁阅批后方可存档备案。

第二十五条爱书人公司行政管理中心要将备案的会议纪要，进行分类编号，报专职副总裁审阅签批后存档备案。

其中例会的会议纪要，专职副总裁审批后，再报总裁阅批，方可存档备案。

第七章会议的落实、监督及要求

第二十六条会议（除晨会外）必须产生明确的决议；不能产生决议的会议，要说明原因及明确处理意见。

会议结束前，会议召集人须明确宣布会议各项决议的落实责任人、各项决议的落实时限及要求。

第二十七条会议决议落实监督人是会议记录人。

落实监督人要将《会议决议落实情况表》（见附件五），按时限要求准时上报会议主持人，并报行政部门备案。

第二十八条行政部门要将会议落实情况及时报董事长、总裁、专职副总裁。

第二十九条电教公司综合部要将备案的《会议决议落实情况表》，按分类编号进行核实，并签署核实意见，报总裁阅批后，方可存档备案。

第三十条爱书人公司行政管理中心要将备案的《会议决议落实情况表》，按分类编号进行核实，并签署核实意见，报专职副总裁审阅签批后备案存档。

其中例会的落实情况专职副总裁阅批后，再报总裁阅批，方可存档备案。

第三十一条爱书人公司各中心、部室日晨会监督人是专职副总裁；各子公司日晨会监督人是总经理或指定他人（如指定他人须报行政部门备案）。

第三十二条董事长召集的会议董事长秘书应参加，并将决议贯彻情况报董事长。

第八章例会项目的取消

第三十三条例会连续两次或累计三次因故不能按时召开的。

第三十四条经行政部门负责人检查例会决议落实不力的；或《例会决议落实情况表》不真实的。

第三十五条例会内容空洞、形式表面化、无实质性问题、报喜不报忧、员工意见大的。

第三十六条例会主持人提出取消立项申请的。

如出现以上任何一种情况，行政部门将向总裁提出取消例会的申请，总裁可根据情况责令其限期整改或取消，情况严重的，可追究有关负责人责任。

如取消该项例会，由行政部门下文通知。

第九章罚则

第三十七条本规定由爱书人公司行政管理中心、电教公司综合部实施总监督。

第三十八条本规定贯彻落实的直接负责人是各中心、子公司人事行政主管，监督人是中心总监、子公司总经理。

第三十九条对本规定中任何一项要求未能执行到位者，行政部门将追究其直接负责人的责任，并对直接负责人进行通报批评。

第四十条对本规定中累计或连续任何两项要求未能执行到位者，行政部门将对其直接负责人进行通报批评并处以50—500元的罚款，对监督人可视问题的严重程度，经行政部门上报总裁、专职副总裁批准后，给予罚款和通报处理。

第四十一条对本规定中的任何三项或三项以上要求累计或连续未能执行到位者，行政部门将对其进行调查，核实原因并形成书面材料报总裁、专职副总裁核准、审批后，可对其直接负责人和监督人进行行政降职和工资降级的处分。

第十章附则

第四十二条本规定经董事长办公会研究通过，2002年9月24日下发，自2002年10月8日起执行。

第四十三条要求各单位、各部门认真学习，深刻领会本规定内容，并组织贯彻执行。

第四十四条本规定由董事长办公室、电教公司综合部、爱书人公司行政管理中心解释及培训。

附件一

会议纪要

时间：

地点：

主持人：

记录人：

预期目的：

应到人员：

实到人员：

会议纪要正文

会议决议及落实时间及责任人：

未形成决议及原因：

报：

发：

年月日

附件二

例会立项申请表

例会名称

例会申请人

（签字）

会议时间长短

及周期

会议召开日期时间

（年、月、日、时）

例会地点

会议记录人

（签字）

会议目的

参会人员

会前材料名称

及准备人

行政部门审查意见

签字

会议核准人意见

签字

会议批准人意见

签字

注:

本表由会议召集部门填写，会议核准人、批准人签署意见，行政部门通知并备案。

附件三

会议纪律

为保持会场安静，更好地理解、领会会议精神，特宣布以下注意事项，请大家自觉遵守：

1、会议期间请将手机、呼机关掉或置于振动状态；

2、会议中，任何人不准接、打电话；

3、会议期间不得迟到、早退，中途不得私自离开会场；

4、会议中，不得交头接耳，谈论与会议无关的问题；

5、会议发言时，内容要简明扼要，结合主题符合实际，不要跑题，不可拖泥带水，不讲空话、废话，以免影响会议进程，延误会议时间；发言对事不对人、不借机对人报复；多谈问题，不隐瞒问题，不能报喜不报忧；

6、会议要提高质量，提高效率；

7、在他人发言时，不可随意打断别人发言；

8、会议中，请大家将会议内容及会议精神认真做好笔记；

9、会议结束请把座椅归位，请领导先退席。

附件四

会议主题

召开时间

召开地点

主持人

记录人

参会人员

审批人

意见

会议审批单

附件五

会议决议落实情况表

会议名称

会议记录人

会议决议：

各子公司（中心）落实情况：

各子公司（中心）未落实原因：

主持人意见：

签字

行政部门对本次例会情况调查核实意见：

签字

审批人意见：

签字

呈报：

董事长

抄报：

总裁、专职副总裁