声像档案管理细则及具体详解.docx

声像档案管理细则及具体详解.docx

《声像档案管理细则及具体详解.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《声像档案管理细则及具体详解.docx（35页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

声像档案管理细则及具体详解

附件：

声像档案管理实施细则

河南新泰科技发展有限公司，专注电力档案整理、档案信息化业务、保证档案专项验收、机组达标投产验收一次通过，客户涵盖五大电力集团、华润集团、神华集团等地方电厂，涵盖火电，水电，风电，光伏发电。

电力工程档案整理咨询我们最专业！

选择新泰质量保证

联系电话：

QQ：

1目的1

2主题内容与适用范围1

3规范性引用文件1

4术语和定义1

5管理原则与职责2

5.1声像档案管理原则2

5.2职责3

6声像档案收集与整理3

6.1声像档案归档范围3

6.2声像档案整理3

6.3照片档案收集、整理的基本程序和要求3

6.4视频档案收集、整理的基本程序和要求4

6.5音频档案收集、整理的基本程序和要求5

7声像档案归档时间及移交手续5

7.1声像档案归档时间5

7.2声像档案归档移交手续6

8声像档案分类与编目6

8.1声像档案分类6

8.2声像档案的档号编写6

8.3声像档案保管期限及密级划分7

9声像档案保管与利用7

9.1声像档案保管7

9.2声像档案利用8

10声像档案鉴定与销毁8

11附则8

12各种目录式样8

1目的

为进一步加强和规范XXXXXXXXXXXXXX有限公司（以下简称“公司”）声像档案的形成、收集、整理、移交、归档等工作，确保声像档案完整、准确、系统，充分发挥声像档案在流域开发建设、电力生产、经营管理等公司发展中的作用，根据国家和行业的有关规定，特制定本细则。

2主题内容与适用范围

2.1本细则规定了公司和参与流域开发建设及生产运行管理等单位在声像档案的形成、编制、收集、整理和归档过程中的职责、收集归档范围、编制整理、移交归档及保管利用等基本工作程序与要求。

2.2本细则适用于公司及各二级单位声像档案的形成、整理、归档、保管和提供利用，并适用于参与流域开发建设及生产运行管理等单位声像档案的形成、编制、收集、整理和归档移交。

3规范性引用文件

3.1DA/T42企业档案工作规范

3.2DA/T28国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范

3.3DA/T15磁性载体档案管理与保护规范

3.4GB/T11821照片档案管理规范

3.5GB/T11822科学技术档案案卷构成一般要求

3.6GB/T18894电子文件归档与管理规范

3.7GB/T50328建设工程文件归档整理规范

3.8DL5278水电水利工程达标投产验收规程

3.9电子档案移交与接收办法（档发〔2012〕7号）

4术语和定义

4.1声像档案

是指国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动中形成的对国家和社会有保存价值的照片（包括底片）、影片、唱片、录音带、录像带等不同材料为载体，以声像为主，并辅以文字说明的历史记录。

4.2照片档案

本细则的照片档案专指数码照片档案，是用扫描或数码相机直接拍摄获得的，以数码形式存储于磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的图像文件，由数码文件、照片、著录三部分组成。

4.3视频档案

视频档案是用光学、电磁等方法记录图像和伴音信号而形成的声像材料。

4.4音频档案

音频档案是声像档案的一种，用机械、电磁等方法把声音记录下来而形成的声像材料。

4.3档号

以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。

4.4收集

档案馆、档案室接收及征集档案和其他有关文献的活动。

4.5整理

按照一定原则对档案实体进行系统分类、组卷、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。

4.6分类

根据档案的来源、形成时间、内容、形式等特征对档案实体进行有层次的划分、组合。

4.7归档

办理完毕且具有保存价值的文件，经系统整理后，交档案室或档案馆保存的过程。

5管理原则与职责

5.1声像档案管理原则

公司声像档案管理实行“统一领导、统一标准、分工负责、监督指导、归口实施、分级管理”原则，并按照“简化整理、便于利用”的工作方法，保障声像档案完整、准确、系统与安全，为公司流域开发建设、电力生产、经营管理及企业发展服务。

5.2职责

5.2.1公司档案室归口实施公司声像档案管理具体业务，履行下列职责：

1）统筹规划、统一管理公司声像档案工作；

2）按照国家和行业要求，制订声像档案管理实施细则及技术要求；

3）监督指导各部门、各单位开展声像档案工作；

4）负责声像档案数据库运维管理及技术支持；

5）负责职责范围内声像档案的集中保管和声像档案资源开发利用工作。

5.2.2信息管理部负责公司声像数字档案库的硬件配置、运维管理及技术支持。

5.2.3各二级单位负责本单位职责范围内的声像档案的收集、整理和数据录入以及声像档案实体保管和提供利用等工作。

5.2.4声像档案的具体形成部门负责声像材料的整理、分类、编号、归档工作。

6声像档案收集与整理

6.1声像档案归档范围

6.1.1反映公司发展的声像文件。

6.1.2反映公司流域工程建设、电力生产、经营管理的声像文件。

6.1.3声像档案的具体归档范围详见附录A。

6.2声像档案整理

6.2.1声像档案整理是在对声像材料鉴定的基础上进行分类、排列和编目，使之形成有机联系的过程。

整理原则为：

区分声像材料的不同价值、保持声像材料的有机联系、便于保管和提供利用。

6.2.2声像档案整理的内容包括声像材料的分类排列、装册、编写文字说明、编制卷内目录、填写声像册内容、编辑声像档案案卷目录等工作环节。

6.3照片档案收集、整理的基本程序和要求

6.3.1照片拍摄

一般使用不低于800万像素的单反相机（卡片机不低于1000万像素）从全貌、局部、特写三个方面进行拍摄。

6.3.2照片筛选

应当选择展现同一事件活动全貌和过程的主要照片归档，要求主题鲜明、影像清晰、色彩还原真实且未加修饰和裁剪。

6.3.3照片编辑

数码照片归档时要求采用“WORD”或“WPS”等软件进行编辑，照片编辑时严禁PS和不按比例缩放。

编辑格式见附录B。

6.3.4照片著录

以每张照片为单位著录“题名”、“档号”、“数码底片号”、“参见号”、“拍摄者”、“拍摄时间”、“说明”等项目，详见附录C。

6.3.5照片归档

归档照片须保证记录同一事件照片的完整、准确、系统；且数码照片格式应为“JPEG”或“TIFF”，对于采用其它格式拍摄的数码照片，收集时应在保证分辨率不变的前提下，将其转成“JPEG”或“TIFF”格式。

1）原版照片应和编辑后的“WORD”版或“WPS”版照片一并刻录成只读光盘归档，光盘中的原版照片采用两级文件夹命名，第一级文件夹命名为“WORD”版或“WPS”版照片的案卷题名后加“原版”（备注），第二级文件夹命名同每组照片题名；

2）编辑后的WORD版或WPS版照片应录入公司档案管理系统；

3）只读光盘归档时应填写光盘信息表并附在光盘盒背面，光盘信息表格式见附录M。

6.3.6照片归档份数

工程照片归档纸质3份、光盘3份，其中对外交通公路归档纸质5份、光盘5份，其他照片归档纸质1份、光盘3份。

6.4视频档案收集、整理的基本程序和要求

6.4.1视频拍摄

应当采用高清摄录设备以不低于720×576像素记录，并通过非线编辑设备统一转换为“RMVB”格式高清视频文件。

技术要求包括：

制式选择HD-I100：

PAL制式；视频码率：

不低于lOOMb／s；输出像素：

分辨率不低于为720×576；音频采样率：

双声道48kHz；采样精度：

不低于16bit。

但反映工程项目开工、截流、首台机组发电等重要事项，应当采用高清摄录设备以不低于1920×1080／50I像素记录。

6.4.2视频剪辑

以事件为单位剪辑形成视频文件，其中大全景或展现事件核心内容的画面应当剪辑在视频第一个画面，且视频末尾须加l～2秒彩条。

6.4.3视频著录

每个视频文件须著录“文件题名”、“档号”、“事件描述”、“关键词”、“时长”、“拍摄者”、“拍摄时间”等项目，详见附录D。

6.4.4视频归档

须保证视频文件的完整、准确、系统；视频材料归档时要求刻录成只读光盘，且不同项目应分别刻录；同时视频档案应录入公司档案管理系统。

6.4.5视频归档份数

视频文件归档光盘3份。

6.5音频档案收集、整理的基本程序和要求

6.5.1音频录制

音频应采用MP3格式录制，音频采样率：

双声道48kHz；采样精度：

不低于16bit。

6.5.2音频剪辑

以事件为单位剪辑形成音频文件。

6.5.3音频著录

每个音频文件须著录“文件题名”、“档号”、“事件描述”、“关键词”、“时长”、“录制者”、“录制时间”等项目，详见附录E。

6.5.4音频归档

须保证音频文件的完整、准确、系统；音频材料归档时要求刻录成只读光盘，且不同项目应分别刻录；同时音频档案应录入公司档案管理系统。

6.5.5音频归档份数

音频文件归档光盘3份。

7声像档案归档时间及移交手续

7.1声像档案归档时间

7.1.1勘测、设计单位应当在任务完成时将所形成的声像档案向业主档案部门移交；施工、监理单位应当合同工程竣工验收后三个月内，将本合同项目所形成的声像档案向业主档案部门归档移交；工期长于两年以上合同项目的声像档案在完工结算前或竣工验收前可进行分阶段移交归档，或按分部工程进行移交归档。

公司与之进行业务对接的部门负责协调前述单位完成归档工作。

7.1.2电力生产运行管理单位应在每年6月30日前将上一年度所形成声像档案整理移交归档。

7.1.3专项（活动）工作或机组检修、改造形成的声像档案应在（活动）工作结束后1个月内归档。

7.2声像档案归档移交手续

公司各部门、各单位及流域参建单位将整理完毕的声像档案通过归档审查后，便可向公司相应的档案部门移交；移交时声像材料形成部门必须填写好《声像档案归档移交清单》（见附录G），一式两份，并连同《声像档案编制说明》和《声像档案交接凭据》（见附录F）一起全部送公司相应的档案部门验收；档案接收人员验收时，不仅要对移交的声像档案数量进行认真清点、核实，做到帐物相符；而且对声像档案的内在质量进行抽查，验收合格，交接双方应履行签字，双方各保存一份备查，并加盖公章；对不符合要求的须退回限期整改。

8声像档案分类与编目

8.1声像档案分类

8.1.1为保证各类档案的系统性，声像档案采用汉语拼音字母“S”代表，根据其内容性质分为：

1）反映党、政、工、团（0～3大类）和经营管理及生产技术管理活动的声像档案，属于文书档案范畴，其分类号统一为“0”；

2）反映工程勘测、设计、施工、科学研究和工程建设及电力生产等活动的声像档案，属科技档案范畴，其分类号为相应的6～9大类的2级或3级类目。

8.1.2为便于声像档案的管理，用英文字母分别表示不同类别的声像档案。

即：

P—照片V—视频A—音频

8.2声像档案的档号编写

8.2.1声像档案的档号编写型式，案卷级采用三节编写型式，文件级采用四节编写型式。

1）文书类声像档案的档号编写型式如下：

××―×•×××ו0―S×××

前2位声像类别后2位为盒号

分类号

年度

保管期限

全宗号

2）科技（工程）类声像档案的档号编写型式如下：

××××―××（××）―S×××××

前2位声像类别后4位为案卷号

类目代号

目录号

8.2.3档号中的目录号、类目代号、案卷顺序号及文件级流水号说明参见《档案分类表》ET-AM-02。

例：

①公司2013年党代会上有关领导的讲话录音，档号为：

00－1•2013•0－SA01；②锦屏一级水电站下闸蓄水视频，档号为：

0400－807－SV0001。

8.3声像档案保管期限及密级划分

8.3.1声像档案保管期限划分详见附录A。

8.3.2声像档案密级划分与相应的文书档案及科技档案相同。

9声像档案保管与利用

9.1声像档案保管

9.1.1声像档案实行集中统一保管

1）数字声像档案统一存储于公司档案数据库，由公司档案室负责日常管理；

2）声像档案载体由公司档案室和各二级单位档案室分别保管。

9.1.2公司各档案室应强化管理手段，确保声像档案安全保管。

1）实施数字声像档案异地备份，提高灾备能力；

2）建立适应不同载体声像档案保管的设施，配备符合国家要求的档案装具和保护设备。

9.1.3公司声像档案版权归公司独家所有。

9.2声像档案利用

9.2.1应作好各类声像档案卡片、目录、索引等检索工具，并实行计算机管理。

9.2.2声像档案借用手续与相应的纸质档案相同，任何组织或个人不得以任何理由私自复制、抽出、清洗、消磁和涂改，且原版不外借。

9.2.3声像档案在保管和利用的过程中，如发生损毁、泄露等违反法律法规和公司规定的行为，将按照法律法规和公司制度的相关规定追究责任。

10声像档案鉴定与销毁

10.1声像档案应定期进行鉴定。

10.2鉴定与销毁参照相应的文书档案和科技档案鉴定销毁规定。

11附则

11.1本规定由公司档案室负责解释。

11.2本办法自颁布之日起执行。

12各种目录式样：

见附录

附录

附录A声像文件归档范围

序号

归档范围

收集整理归档单位

保管期限

备注

l

反映公司发展的声像文件

1.1

公司（含局、厂，下同）党委会议、董事会会议、监事会会议、总经理办公会、年度工作会、职工代表大会以及其它重要会议形成的声像文件

形成单位

永久

1.2

公司重要来访、重要会见、重要接待等工作形成的声像文件

形成单位

永久

1.3

公司主办或主要参与的重要活动形成的声像文件

形成单位

永久

1.4

公司在战略发展、计划合同、招投标、资产、财务管理、市场营销、资本运营、人力资源管理、科技与环境保护管理、质量安全及档案管理、企业管理、国际交流与合作、审计、监察、党群、工会、企业文化建设、新闻宣传、履行社会责任以及其他工作中形成的声像文件

形成单位

永久

1.5

其他有保存价值的声像文件

形成单位

10年

2

反映公司流域工程建设、生产运行及经营管理声像文件

2.1

记录工程论证与决策过程的声像文件

形成单位

永久

2.2

记录坝库区及河流地理原貌的声像文件

形成单位

永久

2.3

记录工程形象、重要工序、关键部位、隐蔽工程、重要节点、缺陷及处理、各类事故和灾害、重大技术创新、工程验收等方面的声像文件

形成单位

永久

2.4

施工过程中质量实时监控的视频记录

形成单位

永久

2.5

记录工程建设与维护、生产及运行管理，招投标、质量安全、物资设备、科研、项目及施工区管理，审计稽查等工作的声像文件

形成单位

30年

2.6

记录枢纽运行、电力生产、枢纽安全监测等工作的声像文件

形成单位

永久

2.7

移民工作形成的声像文件，包括实物指标调查、移民城镇原貌、移民搬迁安置过程、搬迁安置后生产生活、新城镇建设以及对口支援项目建设等

形成单位

永久

2.8

记录工程生态环境保护的声像文件，包括坝库区生态环保设施建设、环境监测、地质灾害防治、珍稀动植物保护、文物古迹发掘与保护等

形成单位

永久

2.9

记录国内外政要、社会团体组织、专家学者及知名人士参观考察工程的声像文件

形成单位

永久

2.10

记录工程建设及生产运行者生产劳动、文化生活、表彰等方面的声像文件

形成单位

30年

2.11

记录工程建设及生产运行单位履行社会责任的声像文件，包括捐资助学、扶贫助困、企地共建等

形成单位

10年

2.12

其他有保存价值的声像文件

形成单位

10年

附录B照片编辑格式（横向）

题名：

XXXXXXXXXX集控大楼隔断上线缆敷设

档号：

0000-871-SP0003

-001

底片号：

DC0097

参见号：

拍摄时间：

拍摄者：

王××

说明：

本组照片共4张，这是第一张，轻质隔墙上背景音乐开关点位。

题名：

XXXXXXXXXX集控大楼隔断上线缆敷设

档号：

0000-871-SP0003

-002

底片号：

DC0098

参见号：

拍摄时间：

拍摄者：

王××

说明：

本组照片共4张，这是第二张，轻质隔墙上门禁出门按钮点位。

照片编辑格式（竖向）

题名：

档号：

底片号：

参见号：

拍摄时间：

拍摄者：

说明：

题名：

档号：

底片号：

参见号：

拍摄时间：

拍摄者：

说明：

附录C

照片档案著录项

著录项

释义

归档著录

题名

概述事件活动主题

档号

指以字符形式赋予照片档案的唯一标识

底片号

指由相机自动生成的数码照片编号

参见号

指与照片档案内容相关的其他载体类型档案的档号

拍摄时间

指照片拍摄时间

拍摄者

指照片拍摄者

说明

描述事件活动详细过程与内容

归档时间

指照片文件归档完成时间

系统整理著录

全宗号

指立档单位机构代号或工程代码

分类号

指照片档案内容类别的代号

类目名称

指照片档案内容类别的名称

档案类型

指不同照片档案类型的代号

年度

指照片档案形成年度

文件顺序号

指同一类照片文件的流水号

拍摄单位

指拍摄者所属单位

拍摄地点

指被拍摄对象所在地点

保管期限

指照片档案保存时间

密级

指照片档案保密程度的标识

整理人

指照片档案整理责任人

审核人

指审核照片档案整理质量的责任人

库位号

指照片档案载体馆藏位置代号

备注

附录D

视频档案著录项

著录项

释义

归档著录

文件题名

概述事件活动主题

档号

指视频档案的唯一标识

事件描述

描述事件活动详细过程与内容

关键词

揭示视频主要内容并具有检索意义的非规范化的词或词组

时长

指视频文件拍摄的时间长度

拍摄者

指视频拍摄者

拍摄时间

指视频拍摄时间

拍摄单位

指拍摄者所属单位

拍摄地点

指被拍摄对象所在地点

片段题名

指视频文件分段信息的名称

片段起止码

指视频文件内片段开始与终止的时间

归档时间

指视频文件归档完成时间

系统整理著录

全宗号

指立档单位机构代号或工程代码

分类号

指视频档案内容类别的代号

类目名称

指视频档案内容类别的名称

档案类型

指不同视频档案类型的代号

年度

指视频档案形成年度

文件顺序号

指同一类视频文件的流水号

保管期限

指视频档案保存时间

密级

指视频档案保密程度的标识

整理人

指视频档案整理责任人

审核人

指审核视频档案整理质量的责任人

参见号

指与视频档案内容相关的其他载体类型档案的档号

库位号

指视频档案载体馆藏位置代号

备注

附录E

音频档案著录项

著录项

释义

归档著录

文件题名

概述事件活动主题

档号

指音频档案的唯一标识

事件描述

描述事件活动详细过程与内容

关键词

揭示音频主要内容并具有检索意义的非规范化的词或词组

时长

指音频文件拍摄的时间长度

录制者

指音频录制者

录制时间

指音频录制时间

录制单位

指录制者所属单位

录制地点

指被录制对象所在地点

片段题名

指音频文件分段信息的名称

片段起止码

指音频文件内片段开始与终止的时间

归档时间

指音频文件归档完成时间

系统整理著录

全宗号

指立档单位机构代号或工程代码

分类号

指音频档案内容类别的代号

类目名称

指音频档案内容类别的名称

档案类型

指不同音频档案类型的代号

年度

指音频档案形成年度

文件顺序号

指同一类音频文件的流水号

保管期限

指音频档案保存时间

密级

指音频档案保密程度的标识

整理人

指音频档案整理责任人

审核人

指审核音频档案整理质量的责任人

参见号

指与音频档案内容相关的其他载体类型档案的档号

库位号

指音频档案载体馆藏位置代号

备注

附录F

声像档案交接凭据

合同名称：

合同编号：

归档文件形成年度：

档案版本和数量:

1.照片

纸质版正本＿＿件，其中（永久＿件，30年＿件，10年＿件）

副本＿＿件，其中（永久＿件，30年＿件，10年＿件）

光盘＿＿张，其中（永久＿张，30年＿张，10年＿张）

2.视频

光盘＿＿张，其中（永久＿张，30年＿张，10年＿张）

3.音频

光盘＿＿张，其中（永久＿张，30年＿张，10年＿张）

附件：

归档移交清单

移交单位（宋体四号）

（盖章）

负责人（签名）：

＿＿＿＿

年月日

送交人（签名）：

＿＿＿＿

年月日

接收单位（宋体四号）

（盖章）

负责人（签名）：

＿＿＿＿

年月日

接收人（签名）：

＿＿＿＿

年月日

（以下为档案部门内部使用）

入库验收情况：

入库验收人（签名）：

年月日

附录G

声像档案归档移交清单

序号

文件编号

文件题名

文件日期

数量

是否有电子文件

备注

附录H

照片档案卷内目录

序号

照片号

责任者

题名

拍摄时间

备注

附录I

视频档案卷内目录

序号

档号

时段

题名

拍摄时间

备注