账务及报表管理操作手册概要.docx
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账务及报表管理操作手册概要
行政事业单位财务管理系统
账务及报表管理操作手册
关于本手册
本手册介绍使用基础数据管理系统需要掌握的重要知识、技能,建议用户通读整本手册。
手册详细介绍了系统的使用方法。
对于手册中介绍不清楚的问题,或在实际管理维护中遇到的问题而手册介绍的内容不充分,请您向北京中科江南软件有限公司获取技术支持。
关于本手册的结构
本手册分为两部分内容,第一部分是账务管理系统介绍,向用户介绍一些账务基本概念以及系统业务操作指南。
第二部分是报表管理介绍,向用户介绍一些报表基本概念以及业务操作指南。
通过该部分的学习用户将具备应用和操作该模块的基础知识和基础技能,向用户详细介绍每一个业务功能和业务操作的具体操作方法,是该手册中重点内容,需要用户仔细阅读,从而获得具体的业务处理的操作技能。
目录
第一部分账务处理1
1业务概述1
2基本概念1
3业务过程2
4操作指南2
4.1基础数据2
4.1.1增加基础数据2
4.1.2修改基础数据3
4.1.3删除基础数据4
4.1.4项目维护说明4
4.2定义凭证类型6
4.3设置账务管理系统参数6
4.4凭证期初数录入7
4.5凭证录入12
4.5.1手动录入凭证12
4.5.2机制凭证生成18
4.6凭证审核25
4.7凭证记账29
4.8凭证调号30
4.9凭证打印31
4.9.1格式设置32
4.9.2模板设计34
4.9.3页面设置34
4.9.4打印凭证35
4.9.5导出凭证35
4.10账簿查询36
4.10.1账簿定义及基本操作36
4.10.2总账查询41
4.10.3明细账查询42
4.10.4余额表查询42
4.10.5交叉统计表查询43
4.11期末处理44
4.11.1月末结账44
4.11.2自动转账46
4.11.3年结及结转余额50
第二部分报表管理52
1业务概述52
2基本概念52
3业务过程52
4操作指南53
4.1如何设置报表格式53
4.1.1设置组合单元格53
4.1.2表格划线/抹线54
4.1.3页面设置54
4.1.4单元格属性55
4.1.5表页尺寸56
4.2如何设置报表公式57
4.3如何进行报表计算60
4.4如何保存、调用已定义的报表60
4.5如何输出报表文件62
第一部分账务处理
1业务概述
2基本概念
●期初数录入
会计科目的年初余额录入。
●机制凭证
通过财政财务一体化接口,下载业务单据,根据系统设置的凭证模板自动生成的凭证。
●冲销凭证
生成一张与被冲销凭证金额相同,但借贷方向相反的凭证。
●自动转账
年终核算终了,将本年的收入支出转结余。
●结转余额
年终核算终了,将本年的结余转入下年的期初。
3业务过程
略。
4操作指南
4.1基础数据
基础数据,主要是添加本账套自己使用的会计科目、项目分类、指标类型、指标来源、功能分类、经济分类、预算单位、预算项目、资金性质、支出类型、部门、往来等数据。
登录系统,选择【账务处理】|【基础数据管理】、【会计科目管理】菜单即可进行基础数据和会计科目的维护。
4.1.1增加基础数据
单击【增加】、【增加下级】按钮,系统弹出增加基础数据对话框。
如图4-1所示:
图4-1增加基础数据
【增加】按钮和【增加下级】区别是前者增加当前科目的同级科目,后者增加当前科目的下级科目。
如果没有选择科目则是添加一级科目。
单击【确定】按钮则完成操作返回主界面,单击【继续添加】按钮则可以继续当前科目的兄弟科目,单击【取消】按钮放弃操作返回主界面。
若基础数据已使用,则不允许增加其下级数据。
4.1.2修改基础数据
单击【修改】按钮,系统弹出基础数据修改对话框。
如图4-2所示:
图4-2修改基础数据
修改基础数据的操作参考【4-1增加基础数据】操作。
4.1.3删除基础数据
选择要删除的基础数据,单击【删除】按钮。
非末级基础数据不允许删除,如果基础数据公用而且选择的基础数据已经在系统中使用,也不允许删除。
4.1.4项目维护说明
说明:
项目维护,增加,删除,修改同上;添加项目时,有两个信息项“指标控制方式”和“资金控制方式”,如图4.1-3所示:
图4.1-3项目维护界面
控制方式有三种:
严格控制、警告、不控制
作用:
控制凭证的录入
指标控制方式:
(1)设置为“严格控制”,则保存凭证时会做校验,如果超出了可用指标额度,则不允许保存。
(2)设置为“警告”,录入的凭证如果超出了可用指标额度,仍允许保存,会弹出警告信息。
(3)设置为“不控制”,则超出指标额度,仍允许保存,也不会弹出警告信息。
资金控制方式和指标控制方式处理一致,区别是判断依据为是否超出了可用资金额度
4.2定义凭证类型
凭证类型定义是设置当前账套的凭证类型。
可根据本账套的核算性质进行设置。
登录系统,选择【账务处理】|【凭证类型管理】菜单,进入凭证类型管理主界面,如图4.2-1所示:
图4.2-1凭证类型设置界面
点击【添加】按钮,可增加新的凭证类型。
点击【修改】、【删除】按钮可对已存在凭证类型进行修改、删除。
若凭证类型已在凭证中使用,则不允许修改、删除。
4.3设置账务管理系统参数
账务管理系统可以设置如下参数,如图4.3-1所示:
图4.3-1账务管理参数设置
4.4凭证期初数录入
期初数录入用于维护会计科目的期初余额,登录系统,选择【账务管理】|【期初数录入】,进入期初录入界面,如图4.4-1所示:
图4.4-1期初数录入主界面
白色背景为无辅助核算的末级科目。
例如101现金;
浅蓝色背景的为非末级科目,用户只需要录入其科目的末级科目的期初数,系统便会根据级次自动计算出数值,不需录入,例如102银行存款;
深灰色背景相对应的是带有辅助核算项的会计科目,例如:
11201个人。
点击【增加】按钮,录入会计科目期初余额,弹出界面如图4.4-2所示:
图4.4-2期初余额录入界面
点击会计科目,选择要录入期初余额的科目。
若选择的会计科目无辅助核算,则直接录入年初余额(若账套的建账日期不是年初,需录入借方累计和贷方累计金额。
),按【确定】按钮即可。
若继续录入,则按【继续添加】按钮。
若选择的会计科目为数量或外币核算科目,则如图4.4-3所示:
图4.4-3数量科目期初余额录入界面
除录入金额外,还要录入数量的年初及借、贷方累计数。
若选择的会计科目为辅助核算科目,则根据科目绑定的辅助核算类创建相应的录入界面。
如图4.4-4所示:
图4.4-4辅助核算科目期初余额录入界面
除录入金额外,还要选择对应的辅助要素明细信息。
点击辅助要素后面的按钮,即可弹出辅助明细选择界面。
如图4.4-5所示:
图4.4-5辅助要素选择界面
点击【修改】按钮,可以修改增加的期初,操作同增加期初。
点击【删除】按钮,删除期初。
(只能删除末级科目的期初)
全部科目的期初余额录入完毕后,点击【试算平衡】按钮,来查看借贷双方是否试算平衡,只有借贷双方数值一致,方可进行下一步的初始化确认操作。
如图4.4-6所示:
图4.4-6试算平衡
全部期初余额录入完成并进行试算平衡通过后,点击【初始化确认】按钮进行确认期初余额数据。
初始化确认后,期初余额将不允许修改、删除。
如果要继续修改期初,需要先撤销初始化确认,点击【撤销初始化】按钮,撤销初始化确认。
4.5凭证录入
系统支持手动记账和机制凭证自动生成两种方式。
机制凭证自动生成就是直接将下载下来的业务单据根据模板自动生成凭证。
4.5.1手动录入凭证
登录系统,选择【账务处理】|【凭证录入】菜单,进入录入界面,如图4.5-1所示:
图4.5-1凭证录入主界面
界面左边显示当前会计期间的凭证列表,右边上半部分显示当前会计凭证明细分录,右边下半部分显示分录的辅助信息。
点击【新增】按钮,进入录入状态,输入相关内容后,点击【保存】按钮或按“Ctrl+S”键保存该凭证,如图4.5-2所示:
图4.5-2新增凭证状态界面
凭证录入操作:
(1)支持全键盘操作,录入完每一项可以敲回车键自动跳到下一项的录入
(2)摘要录入,输入摘要编码,回车后自动带出摘要内容,录入完当前分录,回车后,摘要信息会自动带入下行分录中。
(3)会计科目录入:
输入科目编码,回车后自动带出科目名称
(4)录入金额后,系统自动找平金额。
(5)系统支持临时保存凭证,下次进入系统时可以调入临时凭证继续编辑。
(6)系统支持保存凭证模板,调入模板加快凭证录入速度。
录入会计科目后,如果科目挂有辅助核算,则自动弹出辅助核算录入窗体,如图4.5-3所示:
图4.5-3录入辅助核算界面
界面中辅助要素项,输入编码会自动带出名称,也可以通过点击右侧的选择按钮来选择要素。
录入完毕点击【确定】按钮,完成辅助核算录入,或点击【继续添加】按钮继续录入辅助核算。
4.5.1.1如何增加摘要模板
新增凭证时,双击摘要单元格,弹出选择摘要窗体,如图4.5-4所示:
图4.5-4选择摘要窗体界面
点击【增加】按钮,增加摘要,如图4.5-5所示:
图4.5-5增加摘要界面
摘要编码:
系统自动生成,也可以修改。
输入摘要内容,点击【确定】按钮,保存当前摘要信息,或点击【继续添加】按钮,继续添加新摘要。
4.5.1.2如何临时保存当前录入的凭证
条件:
当前处于新增凭证状态
在凭证录入主界面,点击【其他】|【本地保存】菜单即可,如图4.5-6所示:
图4.5-6本地保存菜单
下次进入凭证录入界面,点击【调本地】菜单,就可以将之前临时保存的凭证调出,直接进入新增凭证状态,可以继续编辑。
4.5.1.3如何保存凭证模板及调用模板
点击左侧凭证列表中某张凭证,然后点击【其他】|【存模板】菜单,进入保存模板界面,录入模板名称,点击【保存】按钮。
如图4.5-7所示:
图4.5-7凭证录入模板界面
下次新增凭证时,可以点击【其他】|【调模板】菜单,进入选择模板界面,选择一个凭证模板,点击【调用】按钮,就把模板凭证生成一张新凭证,进入待保存状态,编辑后保存,就完成一张新凭证的录入。
4.5.1.4冲销凭证
如果发现已经审核记账的凭证有错误或者需要核销凭证,可以在此处进行冲销处理。
系统会自动生成相应冲销凭证。
在凭证录入主界面,点击左侧凭证列表中准备冲销的凭证,点击【冲销】按钮,会生成一张与当前选择的凭证借贷方向相反的冲销凭证。
同时,左侧列表中,被冲销的凭证号显示时带“已冲销”字样。
4.5.1.5凭证格式设置
在浏览状态下点击【设置】按钮,来自定义凭证显示界面的一些风格。
可以选择显示样式和凭证表格的设置,包括摘要栏的宽度、会计科目栏宽度、辅助核算栏宽度、凭证录入缺省行数等项。
如图4.5-8所示:
图4.5-8凭证格式设置界面
4.5.2机制凭证生成
条件:
(1)系统能够自动接收财务业务单据
(2)设置生成模板
自动接收财务业务单据,需要设置财政财务一体化,参见系统管理用户指南“财政财务一体化设置”章节。
4.5.2.1设置机制凭证生成模板
登录系统,选择【账务管理】|【模板管理】菜单,进入机制凭证模板管理界面,如图4.5-9所示:
图4.5-9机制凭证模板管理界面
左侧是按单据类型区分的模板树形列表,右侧模板的详细信息。
单击左侧模板对应右侧列表显示模板的明细信息。
点击【新增】按钮,增加模板,如图4.5-10所示:
图4.5-10机制凭证模板录入界面
上部为模板主信息,可以设置模板名称、生成条件、生成凭证的类型及附件数,下部列表为模板生成凭证的会计科目及摘要信息。
点击生成条件右侧选择按钮,选择记账条件,如图4.5-11所示:
图4.5-11选择记账条件界面
点击下部列表左侧的“+”、“-”号按钮,可以增加行或者删除行。
录入摘要:
双击摘要录入单元格,选择摘要信息,如图4.5-12所示:
图4.5-12摘要选择界面
借方科目、贷方科目录录入:
双击对应单元格选择科目,如图4.5-13所示:
图4.5-13科目选择界面
4.5.2.2生成机制凭证
登录系统,选择【账务管理】|【凭证生成】菜单,进入机制凭证生成界面,如图4.5-14所示:
图4.5-14机制凭证生成界面
首先,进行凭证生成的设置,点击【设置】按钮,弹出设置界面,如图4.5-15所示:
图4.5-15凭证生成设置界面
在凭证生成设置界面,可以设置生成方式、是否预览、是否合并科目等。
设置好后,点【确定】按钮,返回凭证生成主界面。
设置了凭证生成模板以及凭证生成设置,就可以进行生成操作了。
在凭证生成主界面中,选择单据类型、单据状态(未生成)及单据日期,然后点击【查询】按钮,列表中显示出未生成凭证的单据记录,勾选单据,如图4.5-16所示:
图4.5-16机制凭证生成主界面
点击【生成】按钮,如果设置中生成前要预览凭证,则弹出凭证录入保存界面,如图4.5-17所示:
图4.5-17凭证录入保存界面
点击【保存】按钮,该笔单据就生成了对应的凭证。
对已生成的机制凭证,也可以撤销生成。
首先查询出状态为已生成的单据,然后点击【撤销生成】按钮,即可删除该笔单据生成的凭证。
已生成凭证的单据也可以通过双击该笔单据,查看对应的凭证信息。
4.6凭证审核
登录系统,选择【账务管理】|【凭证审核】菜单,首先会弹出查询条件对话框,如图4.6-1所示:
图4.6-1凭证查询条件界面
点击【高级查询】按钮,界面会展开显示科目及要素查询条件,如图4.6-2所示:
图4.6-2高级查询界面
在凭证查询界面中,输入要审核的凭证的信息,可以快速定位到该凭证。
如果不输入任何条件或者默认系统选项,点击【确定】,则所有当前会计期间的凭证均会顺序列出。
如图4.6-3所示:
图4.6-3凭证审核
凭证审核右上角有3个单选框,分别为【选择未审核】、【选择已审核未记账】、【选择已记账】。
点击【选择未审核】,则所有未审核凭证被选中。
点击【选择已审核未记账】,则所有已审核未记账凭证被选中。
点击【选择已记账】,则所有已记账凭证被选中。
双击凭证可进入当前凭证的明细查询,如图4.6-4所示:
图4.6-4凭证的明细界面
单独选择要审核的凭证,也可以点击右上角的【选择未审核】按钮进行全部选择。
点击【审核】按钮将选中的凭证进行审核,审核成功将弹出“审核成功”提示框,而且系统会自动更新凭证状态为已审核。
注意:
若为多条凭证同时审核,其中有不满足审核条件的凭证时,系统审核不通过。
对于已审核的凭证,可以使用销审功能,使已审核凭证回到未审核状态。
单独选择要销审的凭证,也可以点击右上角的【选择已审核未记账】按钮进行选择。
点击【销审】按钮,将当前选中的凭证进行取消审核,并提示销审成功的提示框,而且系统会自动改变已销审的凭证状态为未审核。
4.7凭证记账
登录系统,选择【账务管理】|【凭证记账】菜单,首先会弹出查询条件对话框,如图4.6-1所示,设置好查询条件后,进入记账界面,如图4.7-1所示:
图4.7-1凭证记账界面
凭证记账的相关操作可以参考凭证审核。
选择状态为“已审核”的凭证,点击【记账】按钮,完成记账操作,凭证状态变为“已记账”。
同样,选择状态为“已记账”的凭证,点击【反记账】按钮,可以重置凭证状态为“已审核”状态。
4.8凭证调号
凭证调号是对某一会计月份的所有凭证按凭证日期顺序进行重新排号,使凭证号连续。
登录系统,选择【账务管理】|【凭证调号】菜单,进入调号界面,如图4.8-1所示:
图4.8-1凭证调号界面
选择会计期间后,下方凭证列表会自动刷新,列出所选会计期间的凭证,点击【按日期顺序调号】按钮,自动生成新的凭证号,如图4.8-2所示:
图4.8-2凭证调号界面
点击【保存】按钮,保存调整后的凭证号;点击【取消】按钮,放弃调号。
4.9凭证打印
登录系统,选择【账务管理】|【凭证打印】菜单,进入凭证打印主界面,如图4.9-1所示:
图4.9-1凭证打印界面
点击【查询】按钮,可以查询需要打印的凭证。
4.9.1格式设置
点击【格式设置】按钮,出现凭证格式设置的界面,如图4.9-2所示:
图4.9-2凭证格式设置
在凭证格式设置界面中,可以进行详细的设置,包括:
设置每页打印凭证数;
设置每页凭证分录数;
是否套打;
科目名称显示打印:
只显示末级、首级和末级科目等;
辅助要素是否打印,辅助要素打印的级次编码等;
可选择已存在的打印凭证模板,按照不同要求设置凭证模板格式。
设置完成后,点击【确定】按钮,即可按定义的格式显示打印凭证数据。
4.9.2模板设计
系统默认常用的凭证模板文件。
若用户有特殊的打印要求,可通过模板设计进行自定义凭证的打印模板。
点击【模板设计】按钮进入模板设计器。
如图4.9-3所示:
图4.9-3模板设计界面
进入时默认显示为当前模板,用户可以通过对项目的增删,以及各项目的位置的移动调整来设计自己需要的凭证打印样式。
不过一般情况下,用户可以不用调整此处,可以采用系统默认的打印样式进行打印即可。
4.9.3页面设置
在打印前可以对页面设置进行调整,点击【页面设置】按钮弹出页面设置对话框。
如图4.9-4所示:
图4.9-4页面设置界面
在页面设置中,可选择纸张大小、纸张来源、打印方向、页边距、切换打印机等。
4.9.4打印凭证
点击【打印】按钮:
打印当前显示的此张凭证;
点击【打印全部】按钮:
打印查询出的所有凭证;
点击【终止打印】按钮:
在开始打印后,可以终止打印过程。
4.9.5导出凭证
导出凭证是将当前凭证导出为EXCEL、PDF文件。
如图4.9-5所示:
图4.9-5导出凭证界面
4.10账簿查询
账簿查询提供了基本账簿的显示和打印,可按照不同条件定义账簿查询内容。
其中账簿主要包括总账、明细账、余额表、交叉统计表。
4.10.1账簿定义及基本操作
账簿中各种账表的使用操作是一样的,我们以交叉统计表的定义及设置为例,登录系统,选择【账务管理】|【交叉统计表】菜单,进入账簿查询页面,如图4.10-1所示:
图4.10-1账簿查询页面
(1)账簿定义:
点击【账簿】按钮,进行账簿定义,点击【添加】按钮,定义一个新的账簿查询,如图4.10-2所示:
图4.10-2账簿定义
在基本信息项目里录入账簿名称,选择账簿类型,在分组要素里选择账簿的分组条件,如图4.10-3所示:
图4.10-3账簿分组条件设置
在条件要素里设置账簿查询筛选条件,如图4.10-4所示:
图4.10-4设置账簿查询条件要素
设置好以上基本信息、分组要素及条件要素后,点【保存】按钮,完成账簿定义。
(2)账簿格式设置:
在账簿查询界面,如图4.10-1所示,点击【格式】按钮,进入格式设置界面,如图4.10-5所示:
图4.10-5账簿格式设置
(3)账簿页面设置:
点击【页面】按钮,可对打印内容、打印机、页眉页脚、页边距、表头表尾等进行设置。
如图4.10-6所示:
图4.10-6账簿页面设置
(4)账簿导出:
点击【导出】按钮,可将当前账簿数据导出为EXCEL文件进行保存。
如图4.10-7所示:
图4.10-7账簿导出
(5)账簿分页显示:
账簿可以设置分页显示方式,如图4.10-8所示:
图4.10-8账簿分页
分页:
用于设置账簿是否进行分页显示;
每页行数:
用于指定一页显示的数据行数,根据此行数进行分页;
页码:
用于指定当前显示的页码,也可以通过后面的按钮改变当前显示页码。
4.10.2总账查询
总账查询既可查询各总账科目的年初余额、各月发生额合计和月末余额,也可查询所有明细科目的年初余额、各月发生额合计和月末余额。
登录系统,选择【账务管理】|【总账】菜单,进入总账窗体,如图4.10-9所示:
图4.10-9总账界面
查询条件:
(1)凭证类别:
可选择某一个凭证类别,为空时,系统认为是所有凭证类别;
(2)期间范围:
可选择某会计期间的科目总账情况;
账簿联查:
双击总账表中月合计,可以查看对应的明细表。
4.10.3明细账查询
登录系统,点击【账务管理】|【明细账】菜单项,弹出明细账的查询窗体,如图4.10-10所示:
图4.10-10明细账界面
4.10.4余额表查询
登录系统,选择【账务管理】|【余额表】菜单,如图4.10-11:
图4.10-11余额表查询界面
可以对所有会计核算数据进行余额查询,如可查科目余额表、项目余额表、往来余额表等等,可根据实际需要,自定义账簿。
4.10.5交叉统计表查询
登录系统,选择【账务管理】|【交叉统计表】菜单,进入交叉统计表查询页面,点击【账簿】按钮,设置交叉统计表,如图4.10-12所示:
图4.10-12交叉统计表
4.11期末处理
4.11.1月末结账
月末结账提供了平衡校验、月结、反月结功能,帮助单位完成会计期末的结账工作。
如图4.11-1所示:
图4.11-1月末结账界面
点击【平衡校验】按钮,查证账面的借贷是否平衡。
如图4.11-2所示:
图4.11-2月末结账平衡校验界面
点击【月末结账】按钮,进行月末结账处理,完成后系统提示“月结成功“自动进入下一会计期间。
月末结账条件:
(1)必须保证本会计期间的凭证均已审核记账;
(2)借、贷方余额试算平衡;
(3)凭证无空号。
点击【反月结】按钮,撤销月末结账。
完成后系统提示“反月结成功“,会计期间自动恢复到反月结的月份。
反月结条件:
(1)如果当前月份有已记账凭证时,则不能反月结,需要先进行反记账,再进行反月结。
(2)年底不需要再进行月结,需要进行年结处理。
4.11.2自动转账
登录系统,选择【账务管理】|【自动转账】菜单,进入自动转账主界面,如图4.11-3所示:
图4.11-3自动转账界面
界面左侧列表为模板主信息列表,右侧为具体模板的详细信息。
在进行转账前,首先要设置转账模板,然后根据模板,自动转账。
模板可以通过外部直接导入,也可以手动添加。
4.11.2.1手动添加模板
点击【增加】按钮,在右侧输入模板详细信息,如图4.11-4所示:
图4.11-4增加自动转账模板
转出条件:
点击右侧的三点按钮,弹出要素选择窗体,选择条件要素,确定即可。
点击“+”号按钮,可以增加一行,点击“X”按钮,可以删除当前行。
转出科目及转入科目录入:
双击所在单元格,弹出科目选择树,选择科目即可。
录入完毕,点击【保存】按钮,完成自动转账模板的添加。
点击【修改】按钮,可以修改当前模板。
点击【删除】按钮,可以删除当前模板。
4.11.2.2通过导入,增加模板
点击【导入】按钮,选择模板文件后,即可导入完成。
如图4.11-5所示:
图4.11-5导入自动转账模板
4.11.2.3执行转账
点击【转账】按钮,进入自动转账界面,如图4.11-6所示:
图4.11-6自动转账界面
在界面中,选择转账模板、选择截至日期,勾选是否只统计已记账数据,选择凭证类型、凭证日期及附件数,然后点击【生成
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