442安全管理体系文件管理制度.docx
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442安全管理体系文件管理制度
4.4.2-安全管理体系文件管理制度
D
公司的安全管理体系文件分为制度、规定、办法、规程、程序、规范、标准等,其效力前者大于后者。
编制部门应当根据需求确定安全管理体系文件的行文层级。
5.2安全管理体系文件编制任务的提出
公司安全环保科根据国家法规、地方安全监管部门要求和公司安全生产工作需要等,填写《安全管理文件编制/修订需求表》交公司安全生产委员会讨论确。
安全生产委员会应在2个工作日内讨论确定是否同意编制文件。
若同意则安全环保科应立即将结果转达编制单位或人员。
5.3安全管理体系文件的编制单位和人员
5.3.1编制安全管理体系类文件应遵循简单、有效、可行的原则。
5.3.2制度类文件由公司安全生产委员会组织编写,由公司经理批准并发布。
5.3.3规定、办法、规程、程序、规范、标准等文件由安全环保科组织编写,由公司安全生产委员会审核,由公司经理批准并发布。
5.3.4编制单位接到安全环保科《安全管理文件编制/修订需求表》后,应做好文件编制工作部署,填写《安全管理文件编制任务表》,并根据实际需要控制完成编制的时间,但一般应于5个工作日内完成,完成后上交审核单位。
审核单位应在接到文件审核需求起,3个工作日内完成审核,填写《安全管理文件审核情况表》,审核通过后由安全环保科报公司经理批准,由公司经理签署《安全管理文件发布通知》并发布文件。
由安全环保科保留文件的正本,向其他相关部门发放正本文件的副本。
并对所有发布的文件做登记,填写《安全管理文件发布登记表》。
安全管理体系文件均为受控文件,发布时应加盖受控章。
5.4安全管理体系文件的编号
5.4.1上级公司文件通用标号规则
南疆事业部所属各分子公司通用编号为TS05+事业部或公司名称缩写(2-3个字母)+管理要素前2个拼音字母缩写(大写格式)+流水号(阿拉伯数字)。
文件编号格式举例:
南疆事业部文件编号为:
TS05NJCW-01
所属分子公司编号为:
xxx公司TS05YCAH-01。
5.4.2多个安全管理体系文件汇编成册的编制格式编号采用
TS05YCAH-XX
上级公司文件编码数字编号-01
安全环保科
5.4.3多个安全管理体系文件内容构成:
封面、目录、正文。
按照(5.5单个安全管理体系文件的编制格式)格式编制。
5.4.4叶城天山公司单个安全管理体系文件编号格式
TS05YCAH/AB(ZD、GD、BF、GC、CX、GF、BZ)-XX
上级公司文件编码数字编号-01
①ZD-制度②GD-规定③BF-办法
④CX-程序⑤GF-规范⑥BZ-标准
AH-安全环保科②AB-安全标准化
说明:
制度、规定、办法等同层级文件的数字编号顺序延伸,不同层级之间文件编码的数字编号不累加。
5.5单个安全管理体系文件的编制格式
5.5.1安全管理体系文件的内容构成包括:
封面、目录、正文、附件等;
5.5.2单个安全管理体系文件封面格式:
①封面格式参照股份公司综合体系文件如下(样式见附表1):
②安全管理体系文件标识在页眉处。
包括:
公司logo标识、公司名称,宋体小四号字。
③页脚处插入页码,页码格样式为:
第1页共X页,位置为:
底端居中。
④第一部分是文件名称:
xxx制度,宋体2号加粗,居中;
⑤第二部分是文件信息,宋体3号加粗,首行缩进5个字符,3倍行距:
文件编号:
xxx
版本:
xxx
编制:
xxx
审核:
xxx
批准:
xxx
受控类别:
x
⑥第三部分是文件发布日期和实施日期,需要具体到年月日,宋体3号加粗,居中,单倍行距:
发 布 时 间:
201x年x月x日
实 施 时 间:
201x年x月x日
5.5.3单个安全管理体系文件目录格式:
当管理体系文件内容较长,结构较复杂,条文较多时,一般在印刷页超过10页时应编写目录,目录优先使用办公软件提供的自动插入目录。
5.5.4单个安全管理体系文件正文格式:
正文应按照如下要素编写:
正文标题采用宋体三号加粗,居中。
一、目的(通过本管理体系文件要达到什么目的)
二、适用范围(适用于哪几个部门)
三、引用和关联文件(直接引用或配套适用的国家法规等上级文件,应是主要的几种文件)
四、术语及其定义(对存在歧义或难于理解的词、词组进行解释)
五、具体内容
六、形成的活动(应文件内容而产生的检查、培训、会议等)
七、形成的文件(应文件内容而产生的活动对应的文字、表格等)
5.5.5单个安全管理体系文件附件格式:
根据文件内容需要附注附件的,在文件最后一部分进行附注,并写清楚附件编号及名称。
5.5.6单个安全管理体系文件正文文字格式:
①正文第一级条文排序如目的、适用范围等的排序用汉字一、二、三……顺序进行。
第一级条文排序用宋体四号加粗,并靠左侧顶格。
序号与标题之间用圆点隔开,圆点加在数字的右下角,如:
一.目的
②每个一级条文排序下的二级条文排序用宋体小四加粗,并空两个字符,如:
1.1xx。
③每个二级条文排序下的三级条文排序用宋体小四,并空两个字符,如:
1.1.2xx。
④每个三级条文排序下若还需要进行分类排序,则采用①②③……等字符排序;
⑤条文排序不宜超过四级。
除正文标题外,所有正文内容包括条文排序,用宋体小四号字,行距为1.5倍,采用word软件编排、打印。
六.安全管理体系文件的发布和使用
6.1安全管理体系文件的发布
6.1.1制度类文件由公司安全生产委员会组织编写完成后,经由公司经理批准并发布。
6.1.2规定、办法、程序、规范、标准等文件由安全环保科组织编写完成后,由公司安全生产委员会审核并发布。
6.1.3发布方法见(五.安全管理体系文件的编制第5.3.3条款)。
6.1.4安全管理体系文件发布后,编制部门或者编制个人要组织相应的宣贯、解释和培训。
培训可采用分级培训方式,编制部门或个人责组织公司中层领导人员的培训,各科室、车间负责组织本部门人员的培训。
培训必须同时组织考试以检验培训效果,并填写《安全管理文件培训记录》,确保文件内容被正确、充分理解。
6.2安全管理体系文件的使用
6.2.1安全管理体系文件发布后,安全环保科负责体系文件正本的储存和管理。
其他接收文件的相关部门和人员应当妥善保管体系文件。
若损毁或者丢失,应当及时向安全环保科说明情况并重新取得相应文件。
6.2.2安全管理体系文件发布后相关部门和人员应该对文件进行学习,对不能理解的地方及时向编制人员咨询,确保正确理解文件内容。
6.2.3各部门和人员应当按照安全管理体系文件要求,开展本部门的安全生产工作,严禁违反制度和规章等作业。
七.安全管理体系文件执行情况的检查
7.1检查的组织单位、时间和内容
安全环保科负责于每年的6月份组织人员对各部门安全管理体系文件的执行情况进行检查。
检查应该从以下方面开展:
1是否组织了本部门内部全员学习了发布的安全管理体系文件;
2是否按照安全管理体系文件的要求开展了各项工作。
7.2安全管理体系文件执行情况的考核
安全环保科应该出具安全管理体系文件执行情况的检查结果,根据结果对未执行或者执行程度低的部门,责令限期整改并参照安全生产目标的考核执行。
同时填写《安全管理体系文件执行情况检查和考核表》。
八.安全管理体系文件的评估和修订
8.1安全管理体系文件评估
8.1.1评估标准。
评估应当根据如下情况进行:
①是否符合国家有关安全生产的法律法规、部门规章、地方法规、国家和行业标准、规范性文件及其他要求;
集团内部制定的各项管理制度和工作要求。
③是否满足公司安全生产管理需要;
8.1.2定期评估。
公司应于每年12月份,由安全生产委员会组织对已经发布的体系文件评估。
8.1.3临时评估。
在发生下列情况时,应由安全生产委员会在7个工作日内,组织对已经发布的体系文件评估。
①国家有关安全生产的法律法规、部门规章、地方法规、国家和行业标准、规范性文件及其他要求发生变化,或者本地安全监管部门有重大管理变化或者工作要求;
②公司名称、产品、生产设备、生产工艺、业务范围等发生重大变化,或者有新建、改建、扩建项目情况。
8.1.4评估过程需填写《安全管理体系文件评估表》。
8.2安全管理体系文件的修订
8.2.1根据安全生产委员会对安全管理体系文件的定期和临时评估结果,若需要修订安全管理体系文件的,应于2个工作日内转入本制度第五项(五.安全管理体系文件的编制)和第六项(六.安全管理体系文件的发布和使用)流程,重新编制并发布相应的安全管理体系文件。
8.2.2安全管理体系文件修订、换版时,应填写《安全管理文件发放登记表》,明确发放对象和范围,并进行相应的宣贯、解释或培训。
8.2.3管理体系文件的换版
管理体系文件版次用大写英文字母表示,第一版用A版,第二版用B版,第三版用C版,依次类推。
第一版第X(X-数字,0≥X≤5)次修订用A/X表示。
每版修订次数超过5次应当更换版次。
九.安全管理体系文件的保存期限、作废和销毁
9.1安全管理体系文件的保存期限
9.1.1安全管理体系文件的保存期限主要按照《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》(国家档案局令第10号)和公司档案管理规定执行。
9.1.2对于无法按照8.1.1条规定或者公司档案管理要求确定保存期限的,由公司安全生产委员会讨论确定,报公司经理批准后执行。
9.2安全管理体系文件的作废
新安全管理体系文件下发,原管理体系文件即告作废。
作废的安全管理体系文件由安全环保科负责收回,加盖作废章并填写《安全管理文件作废和销毁登记表》进行登记。
9.3安全管理体系文件的销毁
安全管理体系文件作废后,由安全环保科负责保留正本备查,其余副本文件销毁。
作废的正本文件,自文件作废之日起,保留满6年后销毁。
销毁文件均应填写《安全管理体系文件作废和销毁登记表》进行登记。
十.形成的安全生产活动
10.1安全管理文件编制/修订的讨论
10.2制度类安全管理文件的培训
10.3安全管理文件评审会议
10.4安全管理体系文件评估会议
10.5制度类以外安全管理文件的培训
10.6安全管理体系文件的执行情况进行检查和考核活动
十一.形成的文件
11.1《编制(修订)需求至审核表格》
11.2《安全管理文件发布通知》
11.3《安全管理文件发放登记表》
11.4《安全管理文件培训记录》
11.5《安全管理体系文件执行情况检查和考核表》
11.6《安全管理体系文件评估表》
11.7《安全管理文件作废和销毁登记表》
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