关于办公自动化系统OA采购工作的汇报.docx
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关于办公自动化系统OA采购工作的汇报
关于办公自动化系统(OA系统)
采购工作的初步报告
一、OA系统的功能和作用及目前OA软件市场的基本情况:
1、OA系统简介:
OA是OfficeAutomation的缩写,本意为办公自动化,主要是利用网络和计算机技术,解决日常办公中重复性劳动较多、文件繁琐、纸质文件流转效率低下的弊病,在大型企业组织中形成高效的内部管理流,初期产品系统复杂,成本高昂,技术难度大;但随着计算机软硬件功能日趋强大,成本价格的逐渐走低,以及互联网技术的发展,OA软件也从大组织中的劳动力替代方案,逐渐演化成了企业信息化平台的角色,可以承担很多固化的企业管理逻辑,为企业内管理工作提供逻辑引擎,可以直接把企业制度、工作流程逻辑以审批流的形式注入OA系统,可以有效的汇总,将工作成果、数据妥善保存,并形成有分类、逻辑关联、经办人归属多条线索的企业知识库,并且因为软件平台开发时赋予简易操作界面和合乎普通用户思维的操作逻辑,可以不需要代码编写就能实现系统内部结构、逻辑的灵活调整,实现真正让办公系统跟随企业管理变化实事演进。
同时,严酷的竞争市场环境,让软件开发企业逐渐自主的形成了一定的企业和行业标准和模块,以及标准化的平台和接口,有效的保证了企业数据迁移和系统演化升级的可能性。
2、OA系统组成、可实现的功能和作用:
a)实际使用的OA系统组成包括硬件、软件两大部分:
i.硬件部分含支持网络链接的网络设备,提供数据处理、信息汇集功能的服务器设备,客户登陆操作的个人计算机、手持设备,其中网络设备、和个人设备都是日常工作中已经具备的基础条件,只有服务器设备因各种OA产品的要求不同,是OA系统部署实施中主要关注的硬件部分,其中系统逻辑上主要分为应用服务器(负责网络上发布登陆界面、操作界面、提供软件工作平台)、数据库服务器(负责为应用服务器提供数据存储的逻辑、分布及调用)、存储服务器(在数据规模较大的情况下单独应对数据存储和分布管理,保存、备份数据)。
ii.软件部分:
主要是OA系统软件和企业管理逻辑两大部分,其中OA软件是OA系统采购工作的核心(详见下文表述),但企业管理逻辑作为OA系统实施的灵魂,却经常得不到采购企业的重视。
b)OA系统实现的功能:
i.办公无纸化;
ii.组织结构管理,人员权限分配、角色定义;
iii.异地办公信息流转、实时沟通;
iv.制度固化、细化,管理逻辑汇总、提炼;
v.企业真实资源信息汇总,资源分配、再分配;
vi.企业数据(虚拟资源)汇总(含集成周边信息化系统的功能)、保存、分析,决策依据提供;
vii.企业知识库建设,文化提炼、再复制;
viii.企业管理过程监控、经办留痕、风险提示、防范。
3、OA软件系统的主流技术(因目前主流厂商均采用BS框架、使用J2EE技术制作各自产品,此部分对我司采购OA系统的决策影响很小):
a)从产品实现的形式上分为:
AS框架和BS框架两种,AS指的是整体封装的应用程序作为软件实体形式,部署时是完整的程序包,一般情况下程序都是定制化,整个系统是一个整体,采用客户端形式向用户提供登陆和操作;BS指的是网页发布的软件结构,一般情况下程序都是模块化的开源程序,部署时只需要对服务器端进行部署,客户端是网页发布的登陆界面和操作界面,不需要在用户设备上安装完整的软件包。
AS框架的特点是系统封闭,系统稳定性、安全性高,但同时也造成了硬件配套条件高,系统部署实施困难,维护成本高昂,升级必须整体升级,不适合内网外网环境共用等多种弊病,一般适合对安全保密性、系统稳定性非常高且不在意成本的大型企业或涉密企业。
BS框架的特点是,系统开源,开发技术简单,产品多为模块化产品组合随意,部署实施灵活,配套硬件适应性强,维护成本低等特点,是目前市场主流的产品方案。
b)从产品实现的技术方案上分:
目前主流的技术是:
基于WEB语言的PHP技术、基于微软一揽子方案的.net技术、以及最为软件开发企业接受的Java技术。
其中,PHP技术在OA产品应用中非常广泛,由于PHP技术上局限,相关产品无法真正做到模块化,产品中的功能实现也不能做到灵活的关联,只是因为市场上掌握PHP语言开发技术的人员很多,才造成的产品众多的现况。
.net技术是微软用来实现XML,WebServices,SOA的新一代技术平台,完全基于微软开发的操作系统环境、编程语言环境、和软硬件配套生态,优点是技术标准成熟,软件的应用开发便利,缺点是受微软生态影响大,软件必须是微软授权,否则一旦被微软调查,则面临侵权问题,同时,在同等用户数量的、功能实现、系统复杂度的条件下,.net技术开发的OA系统硬件要求要高于Java技术产品(虽然现阶段我司系统部署也都是在windows环境下,详见章节二中的表述)。
Java技术属于开源技术,与.net技术开发的产品比较不受软件版权限制,从技术特点上比较,比PHP技术更成熟,适合现在的网络应用编写,且市场主流技术都在使用Java语言作为工具,目前使用最为广泛的是J2EE(Java2EnterpriseEdition,Java2平台的企业版),应用于基于Java的应用服务器。
主流OA软件商大都基于此技术开发自己的OA平台,在多年演进后,基本形成了成熟平台和模块概念、各个专业功能模块封装了完整的通用工作逻辑,能够实现平台和模块之间,模块和模块之间有效、灵活的接口,保证能够根据企业实际需要部署挂接不同的功能模块、同时保证数据在模块变动时能够通用。
对于硬件和操作系统环境完全没有厂商、品牌、类型的要求,通用及非通用平台都可以实施部署。
4、目前市场上最主流的几款OA软件系统及结合本次采购展示工作对各自特点的说明:
a)通达OA:
PHP技术的代表,中国兵器工业集团下属企业,产品服务器端是单独封装、web网页发布使用的软件,集成数据库和各个功能模块,我司使用的是11年版本,新版软件功能有所增强,但不具备优秀的多平台集成整合能力,二次开发后,其它平台数据接口,再OA软件升级后失效;市场策略是针对小企业用户,对20人以下用户免费注册使用,我司200人以上用户数,大致报价在10万左右;
b)华天动力OA:
J2EE技术研发产品,具备完善流程引擎,但功能模块之间关联性不强,很多事项的全流程需要涉及审批流、工作成果传递、档案分类、分权限存放、流程过程反复、工作计划关联、人员关联等操作,如不进行代码级二次开发无法,使用软件通用逻辑自定义建立,产品性能属于够用,但不完善的档次。
相对而言,产皮报价比较合理,大致在10万元至15万元区间。
c)九思OA:
J2EE技术的代表,北京企业,山东设有研发中心,企业历史与浪潮和万户联系密切,老板是浪潮出身,据传言产品源自万户早期产品版本。
产品功能强大、逻辑完善,不进行代码级开发的情况下具备强大的功能自定义性能,可以匹配企业管理各种需求,且具备实力为客户进行外围接口开发集成其它信息系统,针对我公司情况,九思具备明源ERP接口开发经验,有完善实施方案,价格在15-20万左右。
d)万户OA:
J2EE技术代表,行业龙头,具备大型组织OA实施经验,产品功能强大,对项目实施经验进行细致的提炼,并将功能细化的非常完善,除九思具备的功能特点外,产品使用界面时尚,操作更加简便易用,功能展示案例细致表明方案实施经验完善,有较强的二次开发能力,但是产品价格较九思高。
e)泛微OA:
J2EE技术代表,行业龙头,具备大型组织OA实施经验,产品功能强大,功能模块多,产品易用性较强,但展示过程中乏善可陈,价格也较高;
f)金和OA:
.net技术代表,行业龙头,因微软系统生态固有的封闭性,对方案实施具有种种限制,适合拥有微软操作系统用户授权(不用盗版windows)及OFFICE用户授权的企业用户部署,因一旦被微软调查软件侵权,则会面高额罚款及诉讼。
g)今目标OA:
简易OA系统,以免费营销为手段,聚拢用户群,对有需求的客户提供二次开发及更加完善的方案,采用的J2EE技术,但采取的是通达OA的市场定位和营销操作方式,遍地撒种,让有效客户自然产生,美其名曰定制开发,实际上是钓鱼营销,不适合我司需求,适合更小规模但快速成长的企业,且产品功能尚不完善,本次采购没有联系展示。
h)致远OA:
J2EE技术代表,产品完善,与华天动力大致一个产品档次,本次没有邀请展示。
5、OA软件采购报价的基本组成和大致报价范围
OA软件系统采购的报价主要由OA厂商的定价方式决定,一般情况下,厂商都是根据企业用户数量和具体采购的功能模块数量确定一个基准价格,再加上以实施阶段的由厂商技术人员工作量决定一个工时费用,组成基本的合同价格,如果,因为采购需求导致部分功能需要二次开发,则还需要对二次开发进行单独计费。
目前,市场上的OA产品报价因为厂商产品档次、品牌知名度、市场占有策略等诸多因素影响,价格分布从几千元到上不封顶,基本适合我司使用的软件系统采购费用,基本可以确定在10万以上30万以下区间,与价格对应的是软件功能方面的诸多不同(详见上文一、4)。
二、我公司目前使用OA系统的情况:
我公司目前使用的OA系统组成及使用、配置情况如下:
1、集团机房与其它信息化系统共用现有网络设备、共享集团办公室网络带宽,独立占用一台DELLR710机架式服务器作为应用发布和数据库部署、数据保存的服务端,集团办公室内部使用服务器内网IP地址的9003端口进行通讯,集团办公室以外任一互联网接入设备使用集团对外唯一公网IP的9003端口进行通讯,公网上的页面发布因未使用80端口未做ICP公网备案,(根据徐超前期交接交底,网络设备中路由器对外仅开放个别端口供ERP、CRM、金蝶、OA使用,且有级联的硬件网络防火墙,具体配置尚未有效验证);
2、服务器端OA系统软件使用的通达OA产品2011版破解版(盗版),安装文件来自网络下载的破解安装包,破解方法据多个网络论坛和下载地址评论在通达公司升级注册激活方法后已经失效,一旦服务器断电停机重启,现有OA系统可能无法再次上线;服务器端保存的前期工作数据(审批留底、通知公告、部分用品登记)可以保存导出数据备份,但是否可以迁移到其它系统尚不清楚;PC客户端无需软件安装,直接使用web网页登陆使用,安卓手机和iPhone端可以使用app客户端登陆使用。
3、软件系统使用方面,使用通达OA审批流管理模块全员配置个人账号,账号数量不受限制,组织结构完全按照公司实际经营情况在系统内对应,个人账户权限按照制度授权,部分审批路程流程参照公司制度进行对应后上线发布使用,只是受限于通达OA软件功能,很多流程无法做到完全按照制度设定灌输到OA系统中去,且此版本软件功能实现数量较少,我司仅启用审批流、发文、办公用品三个功能,也没有整合公司其它信息平台接口;虽然软件本身具备即时通讯功能,但没有采用。
三、我公司采购OA软件的目的:
1、解决目前使用盗版OA系统在后期存在的潜在风险;
2、解决目前OA系统功能实现不足,无法满足公司管理提升需要的实际问题;
3、解决目前信息化平台数据分散的问题,形成公司管理信息化平台的统一门户,集中呈现报表数据,集中汇集各个信息化平台通信接口;
4、解决内部管理制度细化、固化,经办留痕,异地高效办公,工作成果汇集、分类、保存,公司内部资源分类、分配及再分配,企业内部知识汇集、线索逻辑提炼等方方面面的问题,提高企业经营效率。
5、通过数据汇总分析,提供企业决策依据,实时监控企业运营效率,及时发现企业风险,合理分配授权,规避人事风险。
四、OA软件采购、部署实施及后期工作的具体操作过程:
1、企业内部需求汇总
2、技术选型
3、厂商沟通、产品选型
4、采购合同(含实施方案及售后服务)谈判
5、方案实施(厂商辅导阶段)
6、实施评估,改进
7、日常运行、维护
8、需求在发现及二次开发
9、系统扩展、升级
五、目前采购工作的进展及初步意向:
目前我司采购工作已进行到上述第三步,经过三批次邀请软件厂商实地展示软件功能,现场解答我司需求实现的操作方式,已经基本摸清我司对OA软件系统的功能需求和相对比较吻合软件厂商,基本确定九思软件和万户软件的产品基本符合我司要求,采购的功能模块基本可以确定为审批流模块、行政办公模块、知识库模块、人力资源模块以及对现有ERP、CRM、财务金蝶系统做数据接口集成。
六、我公司OA软件系统实施部署可能会遇到的一些问题及应对措施:
1、内部需求调研不足,需补充公司领导及各个部门对OA软件系统实施的需求调研,已经联系各厂家提供调研工具,下一步尽快进行问卷调查;
2、采购沟通环节,时间安排并不紧凑,需尽快确定与领导沟通的时间。
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