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财务管理制度文档1
宁夏盛世春天购物中心(有限公司)
财务管理制度
第一章总则
1、依据《中华人民共和国会计法》、《企业会计准侧》、规定本制度。
2、为规范公司日常财务行为,发挥财务在公司经营管理和提高经济效益中的作用,便于公司各部门及员工对公司财务部工作进行有效地监督,同时进一步完善公司财务管理制度,维护公司及员工相关的合法权益,制定本制度。
3、本制度的解释权在宁夏盛世春天购物中心(有限公司)财务部。
4、本制度适用于宁夏盛世春天购物中心(有限公司)。
第二章财务管理细则
一、总原则
1、公司财务实行“计划”为特征的总经理负责制:
属公司总经理审批的计划内支付,有相关部门经理的书面授权,财务负责人监核即可办理:
属计划外的,必须有总经理的书面授权。
2、严格执行《会计法》和相关的财务会计制度,接受财政、税务、审计等部门的检查、监督,保证会计资料合法、真实、及时、准确、完整。
二、财务工作岗位职责
财务实行分级管理、分工负责的管理制度,各财务人员接受本公司财务经理的领导,各财务人员对公司财务经理负责,财务经理对公司总经理负责。
财务人员设会计、出纳岗位,实行岗位责任制,做到钱帐分开,各负其责。
(一)、财务经理岗位职责:
1、组建公司财务机构,对公司财务机构和岗位设置、人员配备、核算组织程序等提出方案。
同时负责选拔、培训和考核财会人员。
2、贯彻国家财税政策、法规,并结合公司具体情况建立规范的财务模式,指导建立健全相关财务核算制度,同时负责对公司内部财务管理制度的执行情况进行检查和考核。
3、进行成本费用预测、计划、控制、核算、分析和考核,监督各部门降低消耗、节约费用、提高经济效益。
4、负责管理公司的日常财务工作,直接对总经理负责。
5、严格执行国家财经法规和公司各项制度,加强财务管理。
6、参与公司资产管理,监督其增减变化,负责盘盈盘亏、报废清理、货款结算、催收和处理工作。
做到手续完备、数据准确、账目清楚、处理及时。
7、参与公司各项资本经营活动的预测、计划、核算、分析决策和管理,做好对本部门工作的指导、监督、检查。
8、组织指导编制财务收支计划、财务预决算,并监督贯彻执行;控制成本费用,完成分析和考核。
9、及时报送会计报表及相关信息资料,向总经理报告财务状况及经营成果,并接受监督指导。
10、负责监管财务历史资料、文件、凭证、报表的整理、收集和立卷归档工作,并按规定手续报请销毁。
11、参与价格及工资、奖金、福利政策的制定。
12、完成领导交办的其他工作。
(二)会计职责
1、按照国家会计制度的规定记账、做账、报账,做到手续齐备、数字准确、账目清楚、处理及时。
2、发票开具和审核,各项业务款项发生、回收的监督,业务报表的整理、审核、汇总,业务合同执行情况的监督、保管及统计报表的填报。
3、会计业务的核算,财务制度的监督,会计档案的保存和管理工作。
4、完成部门领导或相关领导交办的其他工作。
(三)出纳职责
1、建立健全现金出纳各种账册,严格审核现金收付。
2、严格执行现金管理制度,不得坐支现金,不得白条抵库。
3、对每天发生的银行和现金收支业务作到日清月结,及时核对,保证账实相符。
4、每周末下班前报送资金周报表给公司财务经理及总经理。
三、现金管理制度
1、所有现金收支由公司出纳负责。
2、建立健全《现金日记账》薄,出纳应根据审批无误的收支凭单逐笔顺序登记现金流水收支账目,并每天结出语额核对库存。
作到日清月结,账实相符。
3、库存现金超过2000元时必须存入银行。
4、出纳收取现金时,必须立即开具一式三联的收据或发票,由缴款人在右下角签名后,交缴款人、出纳、会计各留存一份。
5、任何现金支出必须按相关程序报批(详见支出审批制度)。
因出差或其他原因必须预支现金的,须填写借款单,经总经理签字批准,方可支出现金。
借款人要在出差回来后或借款后三天内向出纳还款或报销。
6、收支单据办理完毕后出纳须在审核无误的收支凭单上签章,并在原始单据上加盖现金收、付讫章,防止重复报销。
四、支票管理
1、支票的购买、填写和保存由出纳负责。
2、建立和健全《银行存款日记账》薄,出纳应根据审批无误的收支凭证,逐笔顺序登记银行流水收支账目,并每天结出余额。
3、支票的使用必须填写“支票领用单”,由经办人、部门负责人、财务经理、总经理(计划外部分)签字后出纳方可开出。
4、所开支票必须封填收款单位名称。
5、所开支票必须由收取支票方在支票头上签收或盖章。
五、印签的保管
1、银行印签必须分人保管。
2、财务专用章和总经理印签分别由财务经理和出纳负责保管。
六、现金、银行存款的盘查
1、出纳人员在每周完成出纳工作后,应将库存现金、银行存款的上寸、收入、支出、结存情况,编制“出纳报告表”,并对由出纳保管的库存现金,由会计监督在每月终了定期对账盘查,其他时间进行抽查。
2、出纳应根据银行存款日记账的账面余额与开户银行转来的对账单的余额进行核对,对未达账项应由会计编制“银行存款余额调节表”进行核查核对。
3、其他依据相关会计制度及法规执行。
第三章支出审批制度
一、目的
1、为简化支出审批手续,提高工作效率。
2、防止因私占用公司财产。
二、适用原则及范围
1、各部门在该部门许可的范围、经计划和预算内,行使权利。
2、此制度适用于公司各部门。
三、审批程序
1、计划内报销:
经手人、证明人(持原始凭证)、部门负责人、财务部
2、超计划报销:
经手人、证明人(持原始凭证和超值报告)、部门负责人、总经理、财务部
四、计划审批内容
1、购买日常办公用品、计算机的外设配件和耗材之支出计划,由运营部门收齐汇总,报公司总经理审批。
原则上由运营管理部门(行政部)统一购买并入库,各部门登记领用,并进入各部门的费用。
每月底由运营管理部门(行政部)向财务部提供有关方面的明细表。
2、固定资产及办公家具(包括机房、设备):
其购买有各部门报申请计划,经部门负责人签字,公司经理批准,公司技术部门、运营管理部门(行政部)统一协调核准后,对协调或购买情况写出需求报告,报公司经理批准统一购买。
3、参展、会费:
由经办人随借款单附上邀请函与盖章完全的参展申请表复印件,由部门经理审批,财务部审核付款。
本地展会原则上不得支付会务费;外地展会如在参展费中包含会务费的,必须注明人数与明细并履行上述审批手续。
凡批准住回,予以报销往返车票与会务费;不住会的,报销车票与差旅补助。
4、差旅费:
各部门根据工作需要,制定出差计划,应注明出差地点、事由、时间、人数、由部门经理审核出差的必要性和借款的合理性,经理签字后交财务付款。
5、工资、奖金的支出:
由公司人事部核准每月考勤,编制发放表,经理签字后报总经理批准后财务发放。
6、业务费用:
业务费用包括业务交通费(含油费、保养费、过路费、搬运费)、快递费、礼品费及业务招待费。
经总经理批准的计划内业务费用由部门经理审批;计划外业务费用报公司总经理审批。
第四章报销审核制度
一、原则
1、严格财务收支审批制度,公司发生的各项开支都必须由经手人填写费用报销单,注明支出事由、项目、发票张数、报销金额、和经办人签名、部门经理签字、费用会计审核、财务经理签字后报公司总经理批准,出纳方可付款。
2、加强报销管理,当月账,当月了,25日以后账最迟不得超过下月3日。
3、为了分清责任,进行部门核算,不同人员支出的业务费用不得混淆在一起报销单上。
二、支出相关部门审核:
对所有报销内容,相关部门负责人必须就其合理性及必要性进行审核。
三、财务部门审核
财务部门对所有报销票据,依据相关财经法规及内部财务制度对其合法性进行审核。
四、审核权限
审核权限同审批权限。
五、报销手续
严格执行财务报销制度,款项支出时填写支出凭单并将发票(经手人需在票据背面签字)交给财务。
1、版面费、广告代理费:
由部门凭发票填写费用报销单,财务部对票据进行核实(附上媒体刊登的详细清单),核对无误后签字付款。
2、印刷费:
部门凭发票(增值税),附印刷品结算单,进行核实无误后,填写费用报销单,财务审核无误后签字付款。
3、办公用品、抵值易耗品:
由运营管理部门统一购买,其库管人员根据发票同实物核对无误后,填写入库单。
同发票、入库单一起填写费用报销单,经财务审核无误后签字报销。
4、机房及设备:
技术部保管人员根据发票同实物核对无误后填写验收单和出库单。
凭发票(附上验收单)填写费用报销单。
5、资料费:
各单位购书及其它资料,首先将书、资料和发票拿到资料管理部门进行登记验收,并在书、资料上盖章、编号。
经手人凭发票(附上验收单)填写费用报销单。
6、差旅费:
于返回3天内必须报销,由部门经理或主管审核票据的合理性并在报销单上随同差旅者签字认可,后至财务部核销借款。
各单位经理报差旅费凭报销单经总经理审批后到财务核销借款。
对3天内无故不及时报销的,财务部应催办一次,仍不办理者,财务部有责任从其当月工资和奖金中扣除。
试用人员出差借款须由经理担保,视同经理借款。
7、业务费用:
所有业务费用需开明细发票,经手人需在票据背面签字。
各部门应本着勤俭节约的原则使用业务费用,任何人不得用于除业务需要以外的个人消费。
业务招待费须有两人以上签字并注明时间及招待客户名称;加班用餐费须有相关人员签字;交通费须注明起始、地点及原因;礼品费须注明所送人名及礼品名称、数量;快递费单据上请注明客户名称。
所有费用均计入部门成本。
未按规定填写说明或签字的,财务人员应将报销凭证退回并说明原因。
8、超计划报销手续必须有审批报告,其他同计划内报销手续一样。
第五章差旅费报销管理规定
为保证公司差旅费的合理使用,规范差旅费的开支标准,特定此规定,具体如下:
1、出差人员是指经公司总经理批准离开本市一天以上进行各项公务活动的员工。
2、出差人员出差需持有经部门主管、公司总经理签字的《出差申请表》。
申请表中需注明部门名称、出差人姓名、出差时间、出差地点、出差事由、出差来回乘坐交通工具、预计差旅费金额,报公司总经理审批,凭申请单办理借款和报销手续。
3、坐飞机的有关规定
1)级别规定:
公司总经理出差可以乘坐飞机。
其他人员无特殊情况不得乘坐飞机。
2)特殊情况规定:
A、业务紧急,必须乘坐飞机。
B、路途长,乘火车时间超过30小时。
C、本身业务需要,并由对方出机票款。
D、机票打折幅度较大,折后机票价格比火车硬卧票价不超过50元。
3)批报手续:
一般人员出差,在特殊情况下需乘飞机,必须有公司总经理审批同意,报公司总经理批准。
4、员工出差到外地,可预借一定金额的差旅费。
出差回来后凭单据在三日内报销,逾期不报销者,将从工资中扣除所借款项。
5、出差人员的住宿费、市内交通费、伙食补助费实行定额包干,由出差人员调剂使用,节余归己、超支不补。
6、出差乘坐火车,一般以硬卧为标准,如买不到硬卧票,按硬座票价的60%予以补助。
7、出差期间的交际应酬费,须事先请示公司总经理特批。
8、往返机场、车站的市内交通费准予单独凭车票报销。
9、出差或外出学习、培训、参加会议等,由集体统一安排食宿的,按其统一标准报销,不享受任何补助。
10、出差补助天数的计算方法;
1)出发日补助计算:
以有效报销车票或飞机票的准确开车或起飞时间为准:
上午12:
前出发的可享受全天补助;12:
00后出发的,当日不能到达目的地的,可享受半天补助;12:
00后出发的,当天到达目的地的并住宿,可享受全天补助。
2)到达时补助计算:
:
以有效报销车票或飞机票的准确开车或起飞时间为准:
上午12:
00前返回的可享受半天补助;12:
00后返回的可享受全天补助。
11、出差天数的计算方法:
按照实有天数计算。
12、经公司统一招聘的员工或统一招聘的应届毕业生到公司报到,不予报差旅费及行李托运费,不享受任何补助。
13、公司各部门出差费用计入各部门成本费用。
14、其他
1)、报销差旅费时,应提供出差期间相应的票据(如车票、飞机票、住宿票),以便财务进行账务处理。
2)、凡购买打折机票的,在报销时必须按打折后的实际价格填写,如有虚假作假,一经发现后加倍扣回并按公司相关规定进行考核处罚。
附件:
差旅费报销标准(单位:
元)
职务
住宿标准
日餐补助
日交通补助
日通讯补助
总经理
实支
100
80
40
部门经理
250
80
50
20
部门主管
150
60
35
15
一般人员
100
35
15
10
备注:
1、特殊地区指深圳、北京、上海、广州四城市,其住宿标准在以上职级标准的基础上上浮20%。
3、住宿费报销必须提供合法的住宿发票,无发票的住宿费不予报销,住宿费报销在补助内,按发票金额报销,超出补助标准的按补助标准报销。
第六章票据管理制度
一、票据管理
1、增值税专用发票由负责税务的会计人员妥善保管,发票的开据需符号法律规定和公司的财务规定,内容应符合公司的经营范围,按销售小票金额合理开据不得多开、虚开。
2、普通发票由负责税务的会计人员保管,公司服务总台负责开据消费顾客需要的发票,开据内容应同销售小票一直,当顾客要求开据和销售小票不一样的项目内容时,需取得财务的同意。
3、收据视同发票管理,收据、发票不得重复开具,若已开出收据需换开发票,必须要求客户先将收据退回后再补开发票。
二、支票管理
1、支票的购买、填写和保存由公司出纳负责。
2、建立和健全《银行存款日记账》薄,出纳应根据审核无误的收支凭单,逐笔顺序登记银行流水收支账目,并每天结出余额;
3、支票的使用必须填写“支票领用单”,由经办人、部门主管、财务经理、总经理签字后出纳方可开出。
4、所开出支票必须封填收款单位名称。
5、所开出支票必须由收取支票方在支票头上签收或盖章。
三、票据管理原则
1、加强票据管理,杜绝单据遗失现象。
谁遗失谁负责。
2、财务有权拒绝持非正式票据报销。
第七章通讯、交通费用报销规定
一、报销对象
1、年薪制经理及高级管理人员
2、非年薪制部门经理
3、其他人员
二、报销额度
1、年薪制经理及高级管理人员:
元/月。
2、非年薪制部门经理:
元/月。
3、其他人员元/月。
三、报销办法
1、当月发生的实际费用大于报销额度的以报销额度为限,当月发生的实际费用小于报销额度的以实际发生的为限。
2、当月30日前报上月20日到当月20日费用,不可跨月报销。
四、相关规定
1、公司给予报销费用的手机每日10:
00之前必须开机;任何人不得借故不开机或不接电话。
如经核实,一月内累计两次在要求时间内未开机或未复机情况,本月通讯费用不予报销。
2、交通费用报销对象及额度可由各部门根据实际情况制定。
第八章固定资产管理制度
固定资产管理原则、目的:
公司所有部门使用的一切固定资产,其目的是为了保证公司的正常营业,以方便工作、提高工作效率为目的。
固定资产采购申请:
由公司资产使用部门提出采购申请,具体签批流程按规定执行。
采购部门对资产的质量负责,有资产管理部门办理资产入库手续并对资产实行编号管理。
资产管理部门应定期对资产的使用及维保进行检查并编制检查报表备案。
固定资产折旧报废管理:
1、固定资产折旧:
1)折旧方法:
公司固定资产采用直线法提取折旧。
2)折旧年限:
办公设备3年,车辆设备4年,房屋及建筑物20年,卖场及动力设备5----10年。
(按设备具体情况定)
2、固定资产报废:
有使用部门提出报废申请,资产管理部门对资产状况进行核对并提出意见报相关领导及部门批准。
(价值重大的资产需聘请专业部门对资产进行依法评估)
3、视同资产管理的低值易耗品;
公司对低值易耗品采用一次摊销法,及在采购时一次性记入当期损益。
对于暂未被各部门领用的部分,有保管部门负责保管并编制资产管理清单,定期对库存会同财务部门进行盘点。
第九章签批流程
一、各项费用审批流程:
1、电话补助
1)签批流程;
报销时:
经办人填写电话费补助单→部门主管或经理审核→财务部会计审核→财务经理审批→总经理签字→出纳付款
2)说明:
审核内容:
A:
所附票据是否符合公司规定;票据金额和电话费补助单是否一致;补助标准是否符合公司关于员工电话补助的规定。
2工资、奖金
签批流程:
人事部指表→财务部经理审核→总经理签字→出纳划款
3、差旅费
1)签批流程:
出差前:
经办人填写出差审批表→部门主管审核→人资部审核→总经理审批
报销时:
经办人填写差旅费报销单→部门主管审核→财务部会计审核→财务经理审批→总经理审批
2)说明:
审核内容:
所附票据符合公司规定;差旅费标准符合公司关于出差补助的规定。
因公出差,需详细填写“出差审批单”,报总经理批准后方可出差。
没有出差审批单原则上不予报销。
4、促销赠品费:
签批流程:
报销时:
经办人填写赠品发放汇总表及付款单→部门主管审核→财务会计审核→财务经理签字→总经理签字→出纳付款
审核内容:
A:
附有活动申请或方案;附有赠品汇总表及审计部审计明细表;按照发放水单审核明细;报养及发票。
5、楼层装修费:
签批流程:
广告及装修前:
经办人填写广告或装修审批表→部门主管审核→总经理审批
报销时:
经办人填写广告及装修报销单→部门主管审核→财务会计审核财务经理审批→总经理签字→出纳付款
审核内容:
A:
附有签批的装修申请;装修项目附有工程开工申请单、预算单、验收单、决算单;审核发票与决算单金额。
7、广告费
广告发布:
经办人填写广告发布申请→部门主管审核→总经理审批→企划部制作广告样板→总经理制定播出或刊发计划→报社、电台、电视台发布广告→财务部审核对账、挂账
付款时:
企划部报送付款计划→部门负责人审核→财务会计审核→财务经理签字→总经理签字→出纳付款
审核内容:
A:
附有签批的广告发布申请;附有审核的广告播出明细表;附有审批的广告费付款计划;
8、其他费用(办公品、易耗品)
报销时:
经办人填写报销单→行政主管审核→财务会计审核→财务经理签字→总经理签字→出纳付款
说明:
报销时原则上要提交申请表。
9、押金
签批流程:
供应商质保金
报销时:
经办人持质保金收据联→商品部签字→会计审核→财务部经理签字→总经理签字→出纳付款
10、供应商货款支付签批流程
1、供应商保底考核表:
签批流程:
会计填写考核表→审核会计审核→财务经理审核→商品部审核→
总经理审核
2、减免保底;
签批流程:
供应商申请→商品部审核→总经理审批→会计依据审批表执行
3、供应商货款支付
签批流程:
信息部或商品部打印供应商销售对账单→核算会计和供应商对账→会计在进销存提出付款申请→财务经理在系统中审核→会计打印供应商结算单→财务部经理在结算单上签字→总经理签字→出纳付款
4、供应商预付款的支付
申请时:
供应商申请→商品部审核→核算会计审核→财务经理审批→总经理审批
付款时:
核算会计依据已签批的供应商申请填写付款申请→商品部审核→财务经理审核→总经理审批
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