秘书的会议服务工作.docx

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秘书的会议服务工作

秘书的会议服务工作

一、能够按计划搞好会场的环境布置

（一）学习目标

能够按计划做好会场的布置。

（二）会场的布置

1.会场布置的技巧

会场的布置是指秘书人员对会场内的座位的布局摆放、主席台的设置、座次的安排以及为烘托或渲染会议气氛所做的装饰等。

（1）会场内座位的布局摆放应当根据会议的不同规模、主题，选择适合的形式。

一般性会议会场的布局形式

第一，会场座位布局摆放可以有多种形式或形状，较大型的会场，一般在礼堂、会堂、体育场馆举行，其形式或形状基本固定即所谓长方形扩大排列形式。

第二，一些中小型会议或较特殊类型会议则可以根据要求选择不同的布局形式。

例如在会议厅召开的中小型会议，可以选择"而"字型、倒"山"字型或半圆型的布局形式（见图1-4），这些形式比较正规，有一个绝对的中心，即主席台和会议的主持者或发言人。

因此容易形成严肃的会议气氛。

图1图2

图3图4

第三，一些小型日常办公会议以及小型座谈会议一般在会议室、会议厅或临时设置的会客室进行，可以根据需要摆放成椭圆型、圆型、回字型、T字型、马蹄型和长方型（见图5-10），这些形式可以使参加会议的人坐得比较紧凑，彼此面对面，容易消除拘束感。

图5图6图7

图8图9图10

第四，座谈会或小型茶话会、联欢会多选择六角型、八角型或半圆型等布局形式（见图11-13）

图11图12图13

第五，大型茶话会、团拜会、宴会的会场一般可摆放成星点型、众星拱月型（见图14-15），因为这些形式比较稳定，容易形成轻松和缓的气氛。

图14图15

会见与会谈的布局形式

礼节性的会见与商务性会谈的会场一般在会议室或会客室里进行。

根据会见或会谈的人数、身份及内容等对座位进行合理的布局。

其主要形式有以下几种：

第一种：

马蹄型。

根据人数的多少，马蹄型又可分成三种，即马蹄A型、马蹄B型和马蹄C型

第二种：

圆型

第三种：

方型

第四种：

长方型

一般来讲，会见会谈人数少时，多选择马蹄型，即不用会议桌，而用沙发，主宾各坐一边，主人在左，主宾在主人的右边就座。

如果会见会谈人数较多，需要摆放会议桌，可选择圆型、方型或长方型等形式，但事先应画出座位摆放图，并在桌上放置座位名签，如果对方是外宾，名签应用主宾双方语种标示。

所选用的圆桌或方桌是由多桌组合而成的"空心式"，中间"空心处"应适当放置些花木，花木以绿色观赏性植物为宜，其高度以不妨碍就坐人视线为标准。

（2）会场的装饰

会场的装饰是指根据会议的内容，选择适当的背景色调或摆放、悬挂突出会议主题的装点物等。

会场的装饰要讲求艺术性。

主席台的装饰

设有主席台的会场，主席台是装饰的重点。

因为主席台是整个会场的中心。

一般应在主席台上方悬挂红色的会标（亦称横幅），会标上用美术字标名会议的名称。

主席台背景处（亦称天幕）可悬挂会徽或红旗以及其它艺术造型等，主席台前或台下可摆放花卉。

会场背景的装饰

会场前景的装饰除了主席台的装饰之外，主要指会场四周和会场的门口，这些地方可悬挂横幅标语、宣传画、广告、彩色气球等，还可摆放鲜花等装饰物，一些礼节性的会见，可多摆些鲜花，同时还可在会客室四周墙壁上悬挂几幅名人字画及有特色的工艺品等作为点缀，这样更能增添会场典雅的气氛。

色调的选择

色调在这里主要是指会场内色彩的搭配与整体基调，包括主席台、天幕、台布、场内桌椅及其装饰物等。

应当选择与会议内容相协调的色调，这样可以给与会者的感官形成一定的刺激，在其心理上产生积极的影响。

一般来讲红色、粉色、黄色、橙色等色调比较亮丽明快，可以表现出热烈、辉煌的气氛，使人感到兴奋，因此比较适合于庆典性会议。

天兰、绿、米黄等色调庄重、典雅、比较适合于严肃的工作会议。

2.会场座次排列的技巧

会场座次排列是指对与会人员在会场内座位次序的安排。

设有主席台的会议，其座次排列既包括主席台就坐的人员座次排列，也包括场内其他人员的座次排列。

会场座次的排列应当合理，符合惯例。

（1）主席台人员座次的排列

由于主席台就坐的人员多是领导和贵宾，因此主席台人员座次的排列一般应按照台上就坐者职务的高低排列，以职务最高者居中，然后依先左后右向两边顺序排开。

主持人的座次也应当根据其职务进行排列，不必排在主席台第一排的最侧边。

如果是报告会、联席会，一般采取报告人和主办单位负责人或联席的各单位负责人相间排列的方法。

重大会议主席台的座次排列名单一般由秘书部门负责人来亲自安排，并送有关领导审定。

有的会议，领导人对座次问题有专门关照，则应按领导的意见办。

（2）会场内其他人员座次的排列

并非所有的会议都需要对会场内其他人员的座次进行排列，但如果是中型以上较严肃的工作会议、报告会议或代表会议，一般要对座次进行适当排列。

根据会议的不同要求，有不同的座次排列方法：

横排法

横排法是指按照参加会议人员的名单以其姓氏笔画或名称笔画为序，从左至右横向依次排列座次的方法。

选择这种方法时，应注意先排出会议的正式代表或成员，后排列席代表或成员。

竖排法

竖排法是按照各代表团或各单位成员的既定次序或姓氏笔画从前至后纵向依次排列座次的方法。

选择这种方法也应注意将正式代表或成员排在前，职务高者排在前，列席成员、职务低者排在后。

左右排列法

左右排列法是按照参加会议人员姓氏笔画或单位名称笔画为序，以会场主席台中心为基点，向左右两边交错扩展排列座次的方法。

选择这种方法时应注意人数，例如一个代表团或一个单位的成员的人数若为单数，排在第一位的成员应居中；一个代表团或一个单位的成员人数若是双数，那么排在第一、二位的两位成员应居中，以保持两边人数的均衡。

（3）标识座次

座次标识是指标明会议成员座次的名签、指示牌或表格。

座次一旦确定，要选择好标识座次方法。

座次标识主要有以下几种方法：

在主席台或会议桌上摆放名签

在与会人员出席证上注明座次（某排某号）

印制座次图表

可以在与会成员入场之前每人发一份座次图表。

主席台座次图表一般可贴在休息室，主席团成员在入场前一般先到休息室，秘书人员可提醒各位领导注意一下自己的座次。

以上三种方法可取其一种，也可以结合使用。

（三）相应知识

选择与布置会场

1.选择会场的技巧

（1）选择大小适中的会场

会场的大小是根据会议的规模而定。

一般中、小型会议可以选择本单位的会议室、办公室或会议厅，而中型以上的会议，则需要选择会堂、礼堂或体育场馆等场所。

选择会场时，必须首先考虑其容纳人数的多少，一般来说其容量应与参加会议的人数大体相当，不宜过大，也不宜过小。

因为过大的会场会使会议显得不够紧凑，因而影响会议的气氛；过小的场所则显得过分拥挤，给与会者造成不舒适的感觉。

（2）选择远近适当的会场

选择会场的场址，首先，要考虑与会者是否便于前往，交通是否便利。

其次，要考虑会议主办单位离会址也不宜过远，以致给会务工作造成不便。

第三，如果是需要住宿的会议，还要考虑到会场与住宿地点的距离，一般来讲两者之间的距离越近越方便。

（3）选择环境适合的会场

为了使与会人员能够专下心来开会，保证会议的质量，在选择会场时，除了要考虑会场的大小、距离的远近之外，环境也应当是考虑的重要因素之一。

一般来讲，应当选择具有比较清静、不易受干扰的周边环境的会场。

嘈杂喧嚣的闹市区肯定不是召开会议的理想环境。

尤其是一些重要的会议，一方面需要安静的环境，另一方面也是为了避免由于离单位太近而受到不必要的人事干扰，遇到这类情况可以考虑舍近求远。

（4）选择设备齐全适用的会场

会场内设备在这里主要包括召开会议所必须的设备，如照明设备、音响设备、通风空调设备、桌椅用具、卫生设施及安全设备如消防设备等。

在选择会场时，首先应察看这些设备是否齐备，性能是否良好；其次，根据会议内容的具体要求需要添加一些特殊设备时，应考虑到会场内原有设备是否适用。

例如，在用电量大的情况下，是否会超出电源负荷。

如果召开的是展示会，要考虑在场内能否设置展台等。

（四）注意事项

1.注意会议的规模、主题，选择会场布局形式。

2.会场装饰是一门艺术，要注意实用、美观、得体

二、能够完成签到工作

（一）学习目标

能够完成签到工作。

（二）会议签到

按会议签到工作的基本要求，能够完成会议的签到工作。

为了随时掌握报到人数，要认真搞好签到工作。

秘书人员在会议召开前应准备好签到所需的用品。

目前，签到的方式主要有两种。

1.簿式签到。

簿式签到是指与会人员到会时，在签到簿上签上自己的姓名、单位、职务等内容，以表示到会。

簿式签到方式简便易行，但容易在会场门口形成拥挤现象。

因此，比较适合于小型会议或纪典性会议。

2.卡片式签到。

卡片式签到又可以分为两种。

一种是将预先印制好的卡片（相当于入场券）提前发给与会者，入场时，交出一张即可。

另一种是磁卡签到，即与会者进入会场时，手持事先领取的磁卡，送进电子签到机里，签到机便即时将其姓名、号码等内容输入电脑，与会者入场完毕，签到情况便立即在电脑屏幕上显示出来。

卡片式签到方式适用于较大型会议。

（三）相应知识

签到工作的基本要求：

会议签到的目的，是为了统计到会人数，同时也能够有效地保证会议的安全。

签到工作是准确统计到会人数的重要手段，做好签到工作有利于今后证实与会情况和联系工作。

此外，有些会议不一定签到，仅凭会议通知、出席证、列席证或入场券便可进入会场。

有的小型内部会议，由于与会者都是秘书所熟悉的人员，也可由秘书在事先准备的名单上采取来一位，划一位的方式。

（四）注意事项

1.准备签到用品要充分。

2.签到人员的组织要落实。

三、能够协助完成会场各种设备的操作，能够正确地发放会议用品

（一）学习目标

能够协助完成会场各种设备的操作，正确发放会议用品。

（二）具体做法

1.会场内设备主要包括灯光设备、音响设备、空调设备、通风设备、录音、摄像等设备以及必要的安全设施等。

秘书人员应当会使用这些设备。

2.提供会场用品包括发放会议所需文具，随时提供主席台与会场人员饮用的茶水、饮料等。

3.会前准备，保管好、使用好。

（三）注意事项

1.设备安装要早作准备，要检查备用。

2.会议用品要按时送到会场，避免忙乱。

3.设备使用，发放会议用品应专人专职

四、能够协助完成与会人员的食宿安排

（一）学习目标

能够协助完成与会人员的食宿安排。

（二）安排方法

与会者食宿问题是会议召开期间会场外服务工作中最重要的工作，因此必须非常重视。

虽然在会议召开前，食宿工作都已准备就绪，但与会人员到会后，仍然会对食宿问题提出一些具体的要求和意见。

秘书人员应当虚心听取这些意见，尽可能满足与会者的要求，做到主动热情服务。

例如有的与会者由于种种原因提出调整房间的要求，秘书人员应尽量给以调换，实在做不到的，也应耐心给予解释，并表示歉意。

又如有的与会者可能对饮食不习惯，而提出意见，也应尽量改进。

总之，合理的意见要求，应尽量采纳给以满足。

（三）相应知识

会议报到工作的基本要求：

对于秘书来讲，会议期间会务工作的基本内容主要是报到与签到工作。

报到工作的基本要求

一般小型会议、内部会议的报到工作比较简单，只需在会议召开前进行签到。

但大、中型跨地区的会议，报到工作实际上是一项重要的接待工作，内容与要求也相对复杂一些。

1.做好接站工作

秘书人员应在与会者报到之前预先了解好其所乘的飞机、车、船的班次、车次。

如无法了解，应在规定的报到日期内安排好车辆和接站人员。

最好在车站、机场设一接待站，制作一块醒目的牌子或横幅，写明"×××会议接待处"等字样。

待与会人员到来，尽快将客人送往会场或会议驻地。

这是报到工作的第一步。

2.做好报到工作

当与会人员来到会场或会址报到时，秘书人员应热情、礼貌地接待：

（1）首先对与会者的到来表示欢迎；

（2）应将事先准备好的会议文件和用品，包括会议须知等材料以及住宿房间的号码、餐券等发给与会者；（3）尽可能引导客人到其住宿的房间，稍作简单介绍后提醒客人稍事休息，以解除旅途的疲劳，并叮嘱会议的第一项议程的时间、地点。

（四）注意事项

与会人员到会前必须安排好食宿，报到时要按计划进行。

五、能够协助组织会议期间的娱乐活动

会议期间的娱乐活动一般包括：

放映电影、录像，举办舞会、组织参观旅游等。

会议期间适当组织一些这类活动。

可以帮助与会人员在紧张的会议之余得到放松和休息。

为此秘书人员应做好这方面的工作。