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重要空白凭证管理办法
XX银行
重要空白凭证管理办法
第一章总则
第一条为规范重要空白凭证管理,防范操作风险,根据中国人民银行《有价单证及重要空白凭证管理办法》和《XX银行股份有限公司(以下简称“XX银行”)会计基本制度》,结合我行实际,特制定本办法。
第二条重要空白凭证指银行印有固定格式、经银行或客户填写金额及其他相关要素并签章后即具有支付效力的空白凭证及重要凭据。
重要空白凭证是银行凭以办理资金支付的特定凭证和重要书面依据,它或者具有支付手段的作用,或者表明债权债务关系,或者是划拨资金的依据。
村镇银行财务部负责对所辖单位重要空白凭证的印制、领拨、保管、出售、销毁进行严格管理,确保安全。
第三条重要空白凭证的管理遵循“统一管理、分级负责、有效控制、落实专人”的原则。
所有重要空白凭证和一般凭证(以下简称“会计单证”)由财务会计部门统一管理,各营业网点必须明确专人负责管理工作。
第二章重要空白凭证种类
第四条重要空白凭证主要包括:
现金支票、转账支票、银行汇票、银行承兑汇票、银行本票、活期储蓄存折、定期储蓄存单、定期储蓄存折(一本通)、通知存款储蓄存单、个人时点存款证明、个人时段存款证明、单位定期存款存单、单位通知存款存单、单位定期存款证实书、银行卡、定活两便存单以及纳入重要空白凭证管理的业务凭证等。
硬件数字证书载体、支付密码器等用于进行身份认证的实物比照重要空白凭证管理。
第五条重要空白凭证根据用途不同可分为三类。
一是XX银行签发凭证,由XX银行填写对客户具有承诺作用的凭证,如存折、存单、银行卡等;二是客户签发凭证,由客户领购签发使用的具有支取款项效力的空白凭证,如支票、银行承兑汇票等。
三是代理签发凭证,由委托方提供、银行代为出具、证明业务有效的空白凭证,如代收费发票等。
第六条重要空白凭证根据是否进行控号管理可分为两类。
一是控号重要空白凭证,如支票、存折、存单等;二是非控号重要空白凭证,如代收费发票等。
第七条XX银行签发凭证和客户签发凭证的种类、格式、联次、颜色、防伪要求及用途等,由中国人民银行或XX银行等根据具体业务要求统一规定;代理签发凭证由业务委托方统一提供。
第三章重要空白凭证核算
第八条重要空白凭证必须纳入表外核算,采用单式记账法,按凭证种类设立分户账,各营业网点设立“重要空白凭证登记簿”辅助登记重要空白凭证领用、调拨及库存情况,以备事后查考和监督。
重要空白凭证以一份一元的假定价格记账。
第九条重要空白凭证应纳入核心业务系统核算,XX银行签发凭证和客户签发凭证应管理到号。
凭证号码在系统中应登记正确。
第十条重要空白凭证的收付按照“先收入后记账,先记账后付出”的原则进行核算。
第十一条凭证管理员应按月将重要空白凭证明细账与有关登记簿、报表、实物进行核对,确保账簿、账表、账实相符。
第十二条重要空白凭证管理与核算使用的各种调拨单、登记簿、销毁清单等应按照会计档案的有关规定妥善保管。
第四章重要空白凭证的印制
第十三条会计单证的印制遵循“统一管理、计划控制、保证供应、杜绝浪费”的原则。
第十四条会计单证由总行统一制定印刷标准、组织招标、选定承印厂家,各部、支行不得自行印制。
第十五条会计单证的印制实行统一质量、统一定价,由总行与确定的承印厂家签订合同,按期下达印制计划。
第十六条总行负责统一管理各类凭证的冠字号码和凭证顺序号,每份凭证号码全行唯一。
第十七条各营业机构在使用会计单证过程中发现凭证印刷质量存在瑕疵的,应及时将情况逐级上报总行。
第五章重要空白凭证的调拨
第十八条重要空白凭证管理机构按照级次分为中心库和机构库。
中心库一般设在总行财务会计部,负责辖内营业机构凭证的供应和库存凭证的保管。
机构库一般设在各个营业机构,负责接收中心库调拨的重要空白凭证,确保本机构日常业务所需凭证的供应,以及库存凭证的保管。
第十九条核心系统对重要空白凭证按柜员设立凭证尾箱。
有符合监管部门管理要求的凭证库房的机构,营业终了应将尚未使用的、销售的重要空白凭证,装箱加锁入柜或入库妥善保管;无符合监管要求库房的机构,日终将所有空白凭证与现金一起上解押运,不准存放在办公抽屉、橱柜内。
第二十条重要空白凭证的调拨分为中心库从厂家领用入库、中心库与机构库之间调拨,营业机构或一般柜员之间不得相互调剂。
第二十一条重要空白凭证领用应固定专人,提前备案,严禁代领。
机构间重要空白凭证调拨实行双人专车运送,专箱(包)封存。
第二十二条各营业机构应合理掌握重要空白凭证库存数量。
机构库库存按1个月的用量掌握,柜员尾箱库存原则上按1周的用量掌握,但每种凭证最多不能超过200份。
第二十三条凭证管理员(管库员)调拨凭证时原则上要按照凭证号码由小到大的顺序调拨。
第二十四条机构库从中心库调入重要空白凭证时,由机构库填制“XX银行发送目录单”(以下简称目录单),并加盖预留印鉴,到中心库办理领用手续。
中心库凭证管理员接到“目录单”,核对印鉴无误后,登记“重要空白凭证登记簿”,配发重要空白凭证,并在“目录单”填明领用重要空白凭证起止号码,在“目录单”第二联加盖印章连同重要空白凭证交领用人,第一联“目录单”作表外科目记账凭证附件。
机构库凭证管理员清点核对凭证无误后,登记《重要空白凭证登记簿》,在系统中作凭证入库处理,打印表外科目记账凭证,目录单第二联作表外科目记账凭证附件,目录单第三联由机构库凭证管理员加盖印章后退中心库凭证管理员。
第二十五条机构内部调拨,由领用柜员提出申请,凭证管理员登记《重要空白凭证登记簿》,由凭证管理员、领用柜员签章。
第二十六条重要空白凭证的调拨必须坚持双人在场,在视频监控下当面点清。
机构库到中心库领用凭证时,应当场拆箱清点小捆包装数量(连续纸类重要空白凭证应查看起止号码);柜员间调拨时,应当场逐份清点。
第二十七条在调拨重要空白凭证时如发现多缺,应将整批凭证(最小包装单位)退回,并出具书面证明,说明发现凭证错误的过程、多缺数量、起止号码,加盖经办人、证明人名章、核算事项证明章交上级会计管理部门或有关部门。
第六章重要空白凭证使用
第二十八条凭证使用人应按凭证号码签发重要空白凭证,不得跳号使用;柜员对外出售凭证时应按号码顺序出售。
第二十九条重要空白凭证应坚持销号制度。
控号重要空白凭证,不需凭证使用人进行手工销号,会计主管或指定人员根据系统日终库存情况对柜员凭证库存进行核对,并重点审查非正常状态凭证相关业务办理情况;非控号重要空白凭证,凭证使用人应在使用时进行手工逐笔销号,并注明使用日期,当日日终会计主管或指定人员根据销号单等对柜员凭证库存及凭证使用情况进行核对,并在销号单上(当日使用的最后一份凭证处)签章;使用完毕的销号单附最后一份凭证对应的会计凭证后作附件。
委托单位无特殊要求的,代理签发凭证可不进行每日核对。
第三十条各营业机构应严格按照规定用途及程序使用重要空白凭证,严禁移作他用。
属于内部签发的重要空白凭证不得由客户签发,严禁在重要空白凭证上预先加盖印章备用,不得将重要空白凭证带出营业场所签发。
重要空白凭证不得作为教学、练习用具。
第三十一条加强机用重要空白凭证的管理,应由系统输出的重要空白凭证不得手工填制。
第三十二条因系统故障或人为失误造成会计凭证打印不符合要求时,应经会计主管授权后按规定对该笔业务进行处理。
第三十三条柜员领用的重要空白凭证每日三碰库时进行账、证核对,确保账实相符。
第三十五条因办理业务需要在其开户机构购买的重要空白凭证不纳入表外科目核算,但应加强管理,按规定做好销号和核对工作。
第七章重要空白凭证的出售
第三十六条对外出售重要空白凭证应坚持先收款后办理。
对外出售重要空白凭证应验证客户身份,并根据客户业务适量出售,严禁由XX银行工作人员代客户购买、签发重要空白凭证。
第三十七条客户购买支票等重要空白凭证时,单位购买时,应填制“空白凭证领用单”,并加盖预留银行印鉴。
柜员审核无误后,核对单位经办人身份证件,将重要空白凭证出售给客户,并在重要空白凭证上加盖该单位账号和开户行全称章(不得交由客户自行加盖);同时,开户单位的指定人员在“空白凭证领用单”上签字并填写身份证件号码且留取身份证复印件。
第三十八条营业机构对外出售重要空白凭证(不含用于身份认证的实物凭证),应由凭证管理员在《重要空白凭证登记簿》上注明领购单位;按份出售重要空白凭证的,应按照所售凭证的起止号码注明领购单位。
柜面系统设立登记簿且能够实现领购单位明细查询的,可不再进行手工登记。
第三十九条开户单位撤销账户时,应将未使用的重要空白凭证的种类、号码、份数等在《撤销银行结算账户申请书》上注明,连同未使用的重要空白凭证一并交回开户机构,经办人员将未使用的重要空白凭证实物与系统内凭证数量核对无误后,将收回的重要空白凭证剪角并加盖“作废”章“附件”章,经办柜员和会计主管同时签字签章,作当日凭证附件。
若收回重要空白凭证较多,经会计主管审核,可暂时入库保管,按规定集中清理销毁。
单位不能交回未使用的重要空白凭证的,应出具相关证明并保证承担相应责任后办理销户手续。
第八章重要空白凭证的保管
第四十条重要空白凭证实行专人管理、入箱(库)保管。
营业机构存放重要空白凭证的,应采取一定的安全防卫措施,存放于库房或具有防盗设施的凭证室内;无人值守的营业机构,不得留存重要空白凭证。
营业期间,经办人员临时离柜重要空白凭证应入箱(屉、柜)加锁。
第四十一条加强凭证库房管理,库房应具备防火、防盗、防潮、防蛀等条件,合理划分正常凭证区域和作废凭证区域,凭证按类别、号码有序排列,达到整齐有序、易于清点。
库房内应保持整洁,不得存放凭证空箱等杂物。
第四十三条领用的重要空白凭证实行个人负责制,由领用人负责重要空白凭证的保管和使用。
第四十四条重要空白凭证换人掌管,必须由交出人、接收人当时当面卡清大数、核对细数,办妥交接手续。
接收人发现重要空白凭证包装异样的应拆封清点,并做到拆包时查捆验号,拆捆时查扎验号,拆扎时查本验号,拆本时逐页验号。
第四十五条重要空白凭证管理员由于岗位变动等原因需要将凭证移交他人时,应抄列凭证清单,与接收人、监交人共同核点库存,并与有关账簿核对。
无误后双方登记会计人员交接登记簿,办理交接手续;交接由会计主管组织并监交。
第四十六条领用的重要空白凭证如有丢失,应立即上报上级管理部门,及时通过有关媒体发布作废声明,在“重要空白凭证登记簿”上注明详细信息,并将作废声明附登记簿备查,同时组织查找,以后如因丢失的凭证发生经济纠纷,其责任由原领用人承担。
第九章重要空白凭证的作废和销毁
第四十七条营业机构对停止使用、客户交回或填制错误等情况的重要空白凭证分别做如下处理:
(一)停止使用的重要空白凭证,经核点无误后,登记“重要空白凭证登记簿”,纳入“待销毁重要空白凭证”科目核算,封存后入库(柜)保管,按规定集中销毁;数量较少的可按规定作废后作当日凭证附件。
(二)客户交回的重要空白凭证应作当日凭证附件或按规定集中上缴、统一销毁。
(三)经办人员办理业务过程中填错的重要空白凭证作当日相关凭证的附件。
重要空白凭证作废需订入传票时应剪角,无磁条重要空白凭证自右侧中间沿45度角向下剪角,有磁条的重要空白凭证应按磁条对角线破坏磁条信息。
作废凭证各联次应加盖“作废”戳记和“附件”章并由会计主管及经办人员审核签字。
第四十八条重要空白凭证销毁规定
(一)对换版作废、停用、号码有误及其他不能继续使用的空白重要凭证实物应及时组织销毁。
(二)销毁前,营业机构根据待销毁重要空白凭证的种类、起讫号码、数量造制销毁清册(一式三份),报分管行长批准,批准后由待销毁重要空白凭证科目付出,销毁清册一份作表外科目附件,一份作会计档案永久保管,一份连同待销毁重要空白凭证交财务部门。
(三)财务部门,根据营业机构上交的销毁清册及实物,核对无误后,记“待销毁重要空白凭证科目”,销毁时,根据待销毁重要空白凭证的种类、起讫号码、数量造制销毁清册,由表外“待销毁重要空白凭证科目”付出,重要空白凭证应当打洞破坏,双人会同将重要空白凭证封包,并共同签章。
销毁清册一份会计部门留底,一份作会计档案永久保管。
销毁工作由财务会计部组织,并由审计部和监保部共同监毁。
第十章重要空白凭证轧账
第四十九条基本规定
(一)重要空白凭证必须坚持“每日碰库、打印账表、换人核对”的账实核对原则。
(二)柜员应在中午休息时间对上午账务进行轧账,核对重要空白凭证,确保账实相符。
(三)营业终了,使用碰库交易核对重要空白凭证,做到账实相符。
发现账实不符应即刻查明原因。
(四)日终,重要空白凭证必须入库保管,不准放在办公场所的抽屉内保管。
第五十条重要空白凭证轧账规定
(一)柜员使用相关交易打印柜员尾箱余额表(表外)。
(二)柜员在有效视频监控下清点重要空白凭证,与柜员尾箱余额表(表外)核对无误,交由会计主管或指定人员核对清点,无误后双人共同封库,柜员尾箱余额表随当日传票装订。
(三)柜员在有效视频监控下将重要空白凭证入库,妥善保管。
第十一章重要空白凭证监督和检查
第五十一条XX银行应加强重要空白凭证管理,定期对库存凭证进行清查核对。
第五十二条会计主管每月对本营业网点的重要空白凭证全面查库两次,对辖属营业机构查库不少于一次;支行行长或营业部负责人每月对本营业网点的重要空白凭证全面查库一次;财务会计部门每季对全辖重要空白凭证查库不少于一次;财务会计部门负责人每季对凭证中心库查库不少于一次;法人机构分管行长每年对凭证中心库查库不少于一次。
查库时遇凭证管理员休班且未办理凭证交接或未全部交接的,应择机补查。
检查完成后应认真登记,以备查考。
第五十三条查库工作应独立进行,不同层次人员查库不能合并进行。
支行行长和营业部负责人、分管行长实施查库可由他人代为清点,但应全程现场监督并按规定签字负责;登记查库记录时应明确到北京时间某时某分。
第十二章附则
第五十四条本办法由XX银行制定,解释、修改亦同。
第五十五条本办法自下发之日起执行。
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- 重要 空白 凭证 管理办法