企业文件编码规则及部门代码.docx
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企业文件编码规则及部门代码
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企业文件编码规则及部门代码
文件编码建议按如下规则:
1.文件编码结构:
抬头码:
通常是公司简写
文件阶层码:
表明文件是哪一层的,比如,属于质量手册的用QM来表示
文件类别码:
代表过程,比如:
用5来代表与管理职责相关的
文件序列码:
比如,在第5部分,用01来表示质量目标,用02来表示管理评审等等
文件版本码:
表明文件的版本
2.各部分详细规则:
抬头码:
公司简写,用大写英文表示
文件阶层码:
用大写英文表示,其中,一级文件质量手册用QM表示,二级文件程序文件用QP表示,三级作业文件等三级文件用QW表示,四级表单用QR表示,外来文件用ED表示。
文件类别码:
代表文件所属过程,为管理规范,用一位阿拉伯数字表示。
特规定为文件类别码与ISO9001各个大点相对应:
代码......表示过程......标准
4......与体系策划、文件、记录管理相关的......质量管理体系
5......与管理职责、质量目标、管理评审相关......管理职责
6......与资源管理相关......资源管理
7......与产品实现过程相关......产品实现
8......与产品、过程测量和监视、持续改进有关......测量、分析与改进
文件序列码:
为两位阿拉伯数字,本部分,从01开始,直到99,在实际编写中,尽量与标准条文小点对应,比如:
比如,在第5部分,用01来表示质量目标,用02来表示管理评审等等
文件版本码:
表明文件的版本,用一位大写英文字母和一位阿拉伯数字组成,如:
A/0。
比如:
ABC/QP/501—A/0
阅读者能够很清楚地知道,这个文件是一个关于管理职责部分的A/0版程序文件
ABC/QW/501—A/1
关于管理职责部分的A/1版本的三级文件
ABC/QR/501—A/1
关于管理职责部分的A/1版本的记录表单
ABC/ED/501—A/1
关于管理职责部分的A/1版本的外来文件
采用上述编码规则的好处在于:
阅读者清楚文件分类和属性
编写者清楚,在新编一个文件的时候,如何进行明确准确编码。
对应的ISO9001标准相关条款"
S&M7.2.1、、、、、
MNF5.4.1、、、、、、、、、、
ENG4.2.3、、、、
P&L4.2.4、、、、、、、、、、、、
PUR4.2.3、、、
QC4.2.3、、、、、、、、
PE、4.2.4、、
HR、5.5.1、
QA4.2.3、、、、、、、
ITC、4.2.4、、
DIR、、、、5.4.1、、、、、、、、销售与市场部:
ProjectSalesSpecialist(S&M)
QA/QCQualityAssurance/QualityControl质量保证,品保部/品控部
生产部英文缩写:
PD英文全称:
ProductDepartment
人事部:
HRDepartment(humanresource)
技术部:
EquipmentTechnologyDepartment(ETD)
采购部purchasingdepartment,缩写PD;
管理层MT=ManagementTeam
企管中心EnterpriseManagementCenter
技术中心TechnologyCenter
生产中心ProductionCenter
财务中心FinanceCenter
采购部PurchaseDepartment
质量管理部QualityManagementDepartment
技术研发部TechnologeReserachandDevelopmentDepartment
行政管理部AdministrationManagementDepartment
客户服务部CustomerServiceDepartment
信息管理部InformationManagementDepartment
市场部MarketingDepartment
销售部SalesDepartment
计划部PlanningDepartment
设备部EquipmentDepartment
仓储部StorageDepartment
财务部FinanceDepartment
ISO国际文件编号
目的:
使品质系统所使用之文件,能迅速流通、正确应用,并确保各相关部门可适时获得适当且有效之最新文件。
范围:
凡公司内所有与产品质量相关之文件、资料及外部客户、供货商所提供与品质系统相关文件均属之。
3.责任和权限:
文件之核准颁布发行:
3.1.1一阶文件:
管理者代表/总经理审核/核准。
3.1.2二阶文件:
部门最高主管审核,管理者代表或总经理核准。
3.1.3三阶文件:
课长或经理审核,各部门最高主管核准。
3.1.4四阶文件:
相关部门负责人审查,ISO事务局负责人确认。
文件审查:
各相关部门负责人。
文件的收集、编码、标识、分发、回收、查阅、销毁及管制:
文管中心(DCC)。
外来文件的确认由品保课长或管理者代表确认。
4.用语定义:
一阶文件:
品质手册
二阶文件:
品质程序
三阶文件:
作业标准书、设备说明书、检验标准书、QC工程图,技术文件等,凡在制程上须使用的文件均属之。
四阶文件:
表单、记录
外来文件:
非本公司自有,取自客户及外来有关之图面规格、客户标准、检验标准和与品质系统有关的法律、法规文件均属之。
5.作业内容:
流程图(附件一)。
文件编号规定(附件二)。
文件编号说明:
5.2.1经审查通过之各类文件,于颁布发行前,由文管中心文件编号规定给予统一编码、标识并登录于《文件控制总表》。
5.2.2版本版次制订:
5.2.2.1版本:
以“A”表示,换版以B、C、D…Z…表示。
5.2.2.2版次:
以数字“1~5”表示。
版次制订若超过五次为避免版次修订过多影响文件真实内容,则更新为下一版本。
文件制订、归档:
5.3.1制订作业:
文件制订依系统需求由各主办单位制订后填写《文件(制订、修订、废止)申请单》注明“制订”,送交各相关单位审核并填写所需份数,经权责主管核准后,送交文管中心编号、发行、列管。
5.3.2归档作业:
对生产一课、生产二课、HOSE生产课的作业标准、产品设计表的电子版本的文件由ISO事务局保存;其他所有文件的原件必须交ISO文控存档。
文件分发:
5.4.1文件发行:
对的作业标准、产品设计表由ISO事务局发行并记入《作业标准管理台账》,写明分发分数,并由接收人签名。
其他文件由文控中心依《文件(制订、修订、废止)申请单》所拟定份数加盖蓝色“文件发行”章发行,并由接收单位于《文件分发与回收记录表》中签名。
5.4.2文件补发:
如因文件遗失、破损、参考或工序变动需增加相应份数而补发时,应填写《文件补发申请单》并注明申请原因及补发份数经由权责主管及管
理者代表核准后即可补发,其间不得自行复印,参照5.4.1。
5.4.3文件换页:
修改某份文件中的其中某页时只需更换版次,如超过五次者全部更换为下一版本。
程序文件换页时要在文件封面上说明修改摘要即可。
暂行文件:
5.5.1发行时机:
A客户暂订之需求。
B.因急需而暂时变更作业标准。
C.量产前样品试作。
D.材料代用时。
5.5.2发行程序:
依一般文件制订及发行程序处理,但须于文件上标示“暂时发行”章,可暂不编号,但需注明使用期限。
文件修订、回收、废止:
5.6.1文件需修订,由制订单位填写《文件(制订、修订、废止)申请单》,送交各相关单位审核,经权责主管核准后进行修改,修改后的文件经过重新的审核批准后送交文控中心重新发行;发行最新文件时,由文管中心回收旧版文件并加盖红色“文件作废”章,并记录于《文件分发与回收记录表》中。
作废原件由ISO事务局保存至少三年,复印件销毁。
5.6.2如在回收过程中发现原文件持有单位有文件遗失现象,应即刻寻回,如果确实无能力找回时,应于《文件遗失记录表》上填写遗失原因以便文控中心管理。
外来文件管制
5.7.1外来文件的确认由品保课长或管理者代表确认,由文控中心于《文件控制总表》中登录。
为使外来文件便于管理及正常应用,可由文控中心依文件编号规定直接对于外来文件正面书写文件编号。
5.7.2外来文件需签署分发时,由接受单位填写《外来文件申请单》经部门主管
审核,经理核准后执行,发行同5.4.1。
5.7.3外来文件使用过程中如发现有异常时,因属客户财产,使用部门不得私自更改其中内容,如需更改应实时联络客户共同探讨。
5.7.4为维护客户权益,外来文件只能局限于使用部门应用或参考,他人不能随
便借阅或申请影印。
如特殊情况需借阅或申请影印时应取得管理者代表(品保部朴部长同意。
5.7.5对于业务原因需将顾客资料发给供应商的必须获得顾客的事先确认;否则必须将其进行转化才可以发放,发放应由发放部门做好发放纪录。
5.7.6废止外来文件的保管根据客户或总经理意愿决定。
文件档案管理:
5.8.1经文控中心加盖文件发行章之文件均视为正式管制文件。
他人不得私自在文件正面书写其它文字。
四阶记录因写错不可使用涂改液修改,仅可于错误处打“x”并且记录人签署,则可予以接受。
5.8.2文件控制中心原件需借阅时,必须就地察看,不能带走。
■质量手册:
M01,M代表质量手册
■程序文件:
PXX,P代表程序文件;XX为序号01~99
■标准书:
SXX,S代表标准书;XX二码代表序号
■外来文件:
OXX,O代表外来文件;XX为序号01~99
■表单:
以文件的编码后再加二码流水号,例如在程序文件P01所产生的第一张表单,其编号为P01-01,第二张表单其编号为P01-02;……
文件的编号
5.1.1质量手册
FLY-QM-0000
年号
质量手册
公司英文缩写
5.1.2程序文件
FLY-QP-000-0000
年号
文件序号
程序文件
公司英文缩写
5.1.3三层次文件
FLY/QA-OI-000-EX
文件来源(IN内部省略,EX外部)
序列号
文件类型
部门代码
公司英文缩写
部门代码
部门总经理室技术部质量部生产部经营部综合部
代码GMTDQAPDMDHR
文件类型代码
文件类型质量手册程序文件技术/标准作业指导
文件代码QMQPTSOI
文件类型管理文件图纸资格证书记录表单
文件代码MDDWGQCQR
文件类型控制计划FEMA流程图包装方案
文件代码CPFAFCPM
5.1.4四层次表单
FLY-QR-XXXXX-XXX
表单序号
文件序号
记录表单
公司英文缩写
质量管理体系文件的范围
A.质量手册,含质量方针和质量目标,即一阶文件;
B.程序文件,即二阶文件;
C.作业指导书、设备操作规范、检验标准、工艺流程、图纸以及外来文件(非本公司编制但供公司质量管理体系使用的文件,如国家或行业标准、法律法规、客户文件和技术资料等),即三阶文件;
D.质量管理有关的表单和记录,即四阶文件。
编号方法
A、质量手册的编号方法:
QM-XX(发布年号)
B、程序文件的编号方法:
QP-××(对应的ISO标准条款)-××(流水号)
C、作业指导书,检验标准,设备操作规范等三阶文件编号方法:
QI(WI/SOP)–XX(部门代号)-XXX(流水号)
D、表单编号方法:
XXXXX(表单出自的文件的编号)-××(流水号)
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