固定资产和办公用品采购管理办法.docx
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固定资产和办公用品采购管理办法.docx
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固定资产和办公用品采购管理办法
为加强固定资产和办公用品采购的计划管理,规范采购工作,降低办公成本,提高资产使用效率,保障公司经营活动所需物料的正常供应,特制定本办法。
固定资产及办公用品的采购应本着“性能价格比最优”的原则进行。
一、办公用品供应商的确定
办公用品按大类分为日常办公用品(包括耗材)、复印纸、计算机配件、绿植租摆、饮用水5类。
每年【】月底之前,应通过招标程序,每大类确定2家供应商,作为当年度指定供应商。
参加投标的供应商每大类应不少于三家,招标工作由行政部牵头,组成由部门总监和总经理组成的评议小组,经评议确定中标供应商,并由部门总监和总经理签字确认。
中标供应商名称、地址、联系人、电话、银行开户行和账号信息财务部备案,作为财务部支付款项的依据。
每次确定的供货商有效期原则上为一年。
期满后由评议小组就供货商的供货和服务情况做出评议,评议合格的继续留用;不合格的,则按照上述确定的招标程序重新确定。
非经评议程序,不得随意更换供货商。
二、办公用品的采购
行政部负责日常办公用品的采购,并应从当年度确定的供应商处进行。
采购人员应对纸张、耗品等产品的价格进行长期跟踪,每次采购应从报价最优的供应商处进行。
每次采购应有办公用品数量和价格清单,采购到货后,应由库管人员在入库单上签字确认,且采购人员和库管人员应由不同的人员担任。
库管人员应建立办公用品领用登记表,登记办公用品的入库、领用和结存情况。
三、固定资产的采购
固定资产的采购应做到分次询价,且每次询价应针对同一型号的产品取得二至三家供货商的报价单。
采购人员在采购时应将供货商的资料,包括供货商的名称、地址、电话、产品规格型号、报价、保修条件等信息连同采购负责人的意见报给部门总监和总经理,由部门总监和总经理签字确认。
仓管员核对并开具《入库单》;如仓管员核对发现不合格,由申购人通知采购员,要求供应商退换货或补货
入库:
申购人和采购员共同当面验货,包括检验产品外包装,产品外观,性能,产品说明书等证件是否齐全,发票是否符合我司财务报销要求
采购部采购
正式采购
1、要求至少取得二家供应商的报价;
2、由部门总监和总经理签字,确认供应商及价格
需求人进行询价,并填写《询价记录表》
由部门总监、总经理先后顺序审批签字
审批通过
需求人提交《采购申请表》
审批通过
四、办公用品和固定资产的保管
办公用品由行政部管理,由指定的库管人员建立办公用品明细台账,详细记录办公用品的入库、领用、结存情况,领用办公用品由领用人签字,耐用办公用品,如打孔器、计算器等除新入所人员外,限于以旧换新。
每季度、年度应部门对办公用品领用情况进行汇总,对超常规领用情况,要报告行政主管及相关部门主管。
IT设备由IT部门登记造册,设立IT设备台账,详细记录IT设备的型号、规格、购置日期、数量、单价、使用人、存放地点等信息。
每年度由IT部门和财务部门共同对IT设备进行清查盘点,并制作盘点表,如和财务记录核对,如有差异,需做出说明。
固定资产,如办公家具等,由行政部负责实物管理,建立办公家具和办公设备台账,详细记录办公家具和办公设备的规格、购置日期、数量、单价、使用人、存放地点等信息。
会计年度结束,由财务部和行政部对办公家具及办公设备进行清查、盘点,并制作盘点表。
盘点表应和财务记录及台账核对,如有差异,应做出说明并及时处理。
附表:
《采购申请表》
《询价记录表》
《入库单》
3
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