word精典案例二则.docx
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word精典案例二则.docx
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word精典案例二则
案例1 制作通知——操作基础
案例分析
通知是用来布置工作、召开会议、传达事情的文书,在日常办公中经常用到。
通知讲究时效性,用来告知立即办理、执行或周知的事项,如果使用Word来编辑制作,非常方便快捷。
制作完成后,我们可以将其打印张贴出来,或者以传真、电子邮件等形式发送出去。
通知由标题、正文和结尾三部分组成。
在标题中,通常包含制发通知的单位和事由;在正文中,要说明制发通知的理由、通知事项、参加人员、时间和地点等,尽可能做到层次清晰,条目分明;结尾部分则为落款和时间。
本案例我们将学习用Word制作一份通知,通知效果如图1-1所示。
图1-1 通知效果图
在本案例中,我们将解决如下问题:
如何编辑文档
如何插入图片
如何更改显示比例
如何进行页面设置和打印
如何发送传真
案例实现
要制作通知,首先要启动Word2007应用程序,创建一个文档。
1.1 新建Word文档
单击MicrosoftWindowsVista任务栏中的【开始】按钮
,选择【所有程序】|【MicrosoftOffice】|【MicrosoftOfficeWord2007】(如图1-2所示),我们就可以轻松打开Word2007了。
启动Word2007即可创建一个空白文档,此时窗口的标题栏显示的是【文档1-MicrosoftWord】,“文档1”是Word给当前的文档取的名字。
为了便于文档管理,我们可以对其进行重命名。
单击【Office按钮】
,选择【保存】命令,打开【另存为】对话框,如图1-3所示。
图1-2 启动Word2007图1-3【另存为】对话框
在【文件名】右侧的组合框中输入“通知”,单击【保存】按钮。
这样,文档的标题栏由【文档1-MicrosoftWord】变成了【通知-MicrosoftWord】,即完成对文档的重命名,同时将文档保存起来了。
1.2 输入文档内容
文档创建好后,我们就可以在Word2007的文档窗口中输入文本内容了。
那么怎样在Word2007的文档窗口中输入文本呢?
1.2.1 输入文本
首先,我们输入通知的标题——关于举办“网络信息安全培训”的通知,再按下回车键,即可进入下一段,输入如图1-4所示的通知正文内容。
图1-4 输入通知正文
正文输入完成后,输入通知的结尾——落款和时间。
在通知正文的下面双击,光标就到了双击的位置,输入“公司办公室”。
这叫做即点即输功能。
在文档的任何地方双击鼠标,就可以立即输入文字,而不必敲许多空行和空格去定位输入点。
最后输入日期。
你可能会注意到,当我们输入2008时,窗口中将弹出如图1-5所示的提示框。
图1-5 日期提示框
按回车键,即可在文档中插入了当前的日期“2008/5/8”。
现在,这份通知的内容就输入完成了。
1.2.2 选定与删除
输入完成后,我们要检查一下是否存在错误。
如果发现某个字错了,比如我们错把主讲人姓名“林芳”输入成了“林方”,那么可以把插入点移动到要更改的字“方”的后面,按Backspace键删除;也可以把插入点移到这个字的前面,按Delete键删除。
然后在插入点处重新输入“芳”即可。
进行文档编辑的时候,我们要养成随时保存文档的好习惯(单击快速访问栏的【保存】按钮
或按Ctrl+S组合键),以避免自己的劳动成果意外丢失。
如果要删除一长串字,我们可以把光标移动到这串字符的前面或后面,按住鼠标左键不放拖动鼠标向后或向前,此时鼠标指针经过处的文本背景都变成了淡蓝色。
这表明字符已被“选定”。
按Delete键,所选定的文字将会被删除。
如果要选定某段文本,可以将光标置于段落左侧,当光标呈向右的指针
时,双击即可;另外,如果将光标置于段落中的任意位置,三击,同样可以选定整段文本。
1.2.3 查找和替换
对于篇幅比较长的文档,如果某处需要修改,而又忘记了位置,那该怎么办呢?
此时,我们可以使用【查找】功能进行处理。
在当前的文档中,打开【开始】选项卡,然后单击【编辑】组中的【查找】按钮
,即可弹出如图1-6所示的对话框。
在对话框中,输入要查找的内容,如“林芳”,单击【查找下一处】按钮,Word就会找到这个词语,并以淡蓝色背景显示出来。
在当前的文档中,只有一处出现“林芳”,将其删除后重新输入文本即可。
对于大批量需要替换的文本,例如,在某文档中,将所有“林芳”都替换为“杜健”,应该如何操作呢?
我们可以使用【替换】功能进行处理。
在【查找与编辑】对话框中,打开【替换】选项卡(也可以单击【编辑】组中的【替换】按钮
,打开【替换】选项卡),如图1-7所示。
图1-6【查找与编辑】对话框图1-7【替换】选项卡
在【查找内容】文本框中输入“林芳”,在【替换为】文本框中输入“杜健”,单击【全部替换】按钮,即可完成文本的替换。
1.2.4 复制和粘贴
在输入通知内容的过程中,如果需要多次输入相同文本,我们可以通过复制和粘贴功能来简化操作。
例如,对于通知中多次出现的文本“多功能厅”,可以先进行选定,再在【开始】选项卡的【剪贴板】组中,单击【复制】按钮
,即可实现选定文本的复制。
然后将光标定位于需要粘贴文本的位置,单击【剪贴板】组中的【粘贴】按钮
,即可完成文本的粘贴。
复制的快捷键为Ctrl+C,粘贴的快捷键为Ctrl+V。
1.3 编辑文档格式
现在,我们对“通知”文档进行简单的编排,使之显得更加美观、大方。
1.3.1 字体格式设置
(1)设置字号
先把标题文字变大些。
首先选中标题,然后在【开始】选项卡下的【字体】组中,单击【字号】下拉列表框
右侧的下三角按钮,从弹出的【字号】下拉列表框中,选择“小二”。
这样标题就比较醒目了,效果如图1-8所示。
图1-8 设置字号后的标题
(2)设置字体
接下来,我们使用【字体】下拉列表框来改变已经输入的文档字体。
选定通知的标题,在【开始】选项卡下的【字体】组中,单击【字体】下拉列表框右侧的下三角按钮,从【字体】列表中选择“黑体”,这样就设置好了标题。
用同样的方法,将正文和结尾【字号】设置为“小四”,【字体】为“宋体”。
(3)设置字形
为了使正文中的“一、培训内容”等条目突出,我们可以对这些文本进行字体设置。
选中要设置的文本“一、培训内容”,在【字体】组中单击【加粗】按钮
,即可为选中的文本应用加粗效果。
再次选中文本“一、培训内容”,在【剪贴板】组中双击【格式刷】按钮
,对选定的文本格式进行复制。
此时,【格式刷】按钮呈凹下状,并且光标呈
状,依次在需要应用相同格式的文本“二、拟请主讲教师”~“七、报名截止日期”上拖动光标,即可为这些文本应用加粗效果。
设置后的通知效果如图1-9所示。
图1-9 设置字体后的通知
1.3.2 段落格式设置
通常,通知标题应该在中间位置,称呼应该居左,而且正文内容也应做适当缩进,从而达到层次分明、条目清晰的效果。
这些应该如何实现呢?
(1)设置对齐方式
首先我们来设置对齐方式。
选中标题,然后在【开始】选项卡中,单击【段落】组中的【居中】按钮
,这样就将标题设置好了。
我们不但可以使段落文字居中对齐,还可以通过单击【段落】组中的【左对齐】【右对齐】【两端对齐】和【分散对齐】按钮,实现相应的设置。
(2)设置缩进
通知正文的前面应该有两个空格,但最好不要用空格键,我们将在【段落】对话框中进行设置。
选中正文,单击【段落】组右下方的
,弹出如图1-10所示的【段落】对话框。
在【缩进】栏的【特殊格式】组合框中,选择“首行缩进”;在后边的【磅值】组合框中,输入“2字符”。
设置完成后,单击【确定】按钮。
用同样的方法,我们对“一、培训内容”~“七、报名截止日期”各条目中进行首行缩进设置。
设置缩进后的通知效果如图1-11所示。
图1-10【段落】对话框图1-11设置缩进后的效果
(3)设置行间距和段落间距
如果我们觉得行间距和段落间距过于紧密,可以做进一步的设置。
选中标题文本,单击【段落】组右下方的
,弹出【段落】对话框。
在【缩进和间距】选项卡的【间距】栏中,将【段前】设置为“0.5行”,【段后】设置为“0.5行”,【行距】为“多倍行距”,【设置值】为“1.25”,设置后的对话框如图1-12所示。
单击【确定】按钮,完成标题间距的设置。
用同样的方法,将正文和结尾的【行距】设置为“多倍行距”,【设置值】为“1.25”,其他选项保持默认设置,单击【确定】按钮,设置后的通知如图1-13所示。
图1-12设置间距图1-13设置间距后的通知效果
1.4 添加图章
通知的内容制作完成后,我们为其添加图章。
1.4.1 插入图片
在“通知”文档中,将光标定位在结尾处,打开【插入】选项组,在【插入】组中,单击【图片】按钮,弹出【插入图片】对话框,如图1-14所示。
在对话框中,选择需要的图片,然后单击【插入】按钮,即可将选择的图章图片插入到文档中,如图1-15所示。
图1-14插入【插入图片】对话框图1-15插入图片的文档
1.4.2 设置文字环绕方式
图片的位置不合适,我们可以通过设置其文字环绕方式进行调整。
单击选中图章,打开【图片工具】中的【格式】选项卡,在【排列】组中,单击【文字环绕】按钮,从弹出的菜单中,选择【浮于文字上方】命令。
释放鼠标后,即可应用选定的文字环绕方式。
将光标放在图片的任意位置上,当光标呈
状时拖动鼠标,至合适位置后释放,设置后图章效果如图1-16所示。
1.5 更改显示比例
通常情况下,在当前的窗口中,不能看到通知的全部。
这该怎么办呢?
其实,只需更改显示比例就可以了。
单击【视图】标签,打开【视图】选项卡。
在【显示比例】组中,单击【显示比例】按钮,弹出如图1-17所示的对话框。
图1-16设置后的图章效果图1-17【显示比例】对话框
在【显示比例】一栏中,选择适当的比例,如“75%”,整个通知的内容就都能看见了。
我们还可以在当前视图下,单击窗口右下角的
中,单击【100%】按钮
,打开【显示比例】对话框;还可以通过单击【放大】或【缩小】按钮进行显示比例的调节。
1.6 页面设置
通知制作完成后,我们要进行页面设置,以便于打印。
在当前文档下,打开【页面布局】选项卡,再单击【页面设置】组右下方的
,打开【页面设置】对话框。
在对话框中,打开【页边距】选项卡,根据实际需要对页边距进行设置。
此处在【页边距】选项组中的【上】【下】文本框中,均输入“2.6厘米”;在【左】【右】文本框中,均输入“3厘米”;在【装订线】文本框中设置装订线所需的页边距“0厘米”。
在【纸张方向】选项组中,选择“纵向”;在【页码范围】选项组中,保持默认设置;在【预览】选项组中,单击【应用于】下拉列表框右侧的下三角按钮,从其弹出的下拉列表中,选择当前设定的应用范围【整篇文档】。
设置完毕后的【页边距】选项卡如图1-18所示。
另外,如果要把输入的文档打印出来,还必须对打印的纸张进行设置。
打开【页面设置】对话框,再单击打开【纸张】选项卡,从【纸张大小】下拉列表中选择“A4”,此时【宽度】将自动显示为“21厘米”;【高度】自动显示为“29.7厘米”。
在【纸张来源】选项组中的【首页】列表框中,选择【默认纸盒】;在【其他页】列表框中,选择【默认纸盒】。
在【应用于】下拉列表框中,选择【整篇文档】,如图1-19所示。
图1-18【页边距】选项卡图1-19【纸张】选项卡
最后单击【确认】按钮,完成设置。
1.7 打印文档
完成页面设置后,我们就可以打印输出文档了。
如果需要对打印分数等进行设置,单击【Office按钮】
,从弹出的下拉菜单中,选择【打印】命令,即可打开【打印】对话框。
在【打印机】选项组中的【名称】下拉列表框中,选择当前使用的打印机;在【副本】选项组中的【份数】文本框中,选择“10”;其他选项保留默认设置。
如图1-20所示。
图1-20【打印】对话框
单击【确定】按钮,即可按当前设置打印文档。
如果在完成页面设置后,不需要对打印机、打印份数等进行设置,可以直接单击【Office按钮】
,选择【打印】命令,再选择【快速打印】,将文档发送到默认打印机上完成打印。
1.8 发送传真
如果设置了传真服务(有关传真设备的设置和使用,请参见本书中的办公硬件篇),我们还可以将制作好的通知传真出去。
打开【打印】对话框,在【打印机】选项组中的【名称】下拉列表框中,选择“Fax”。
如图1-21所示。
单击【确定】按钮,即可启动【Windows扫描与传真】应用程序,并弹出如图1-22的窗口。
我们可以看到,“通知”文档以附件的形式出现在窗口中。
在窗口中输入收件人的传真号以及主题等信息后,单击【发送】按钮,即可将通知传真出去。
图1-21“Fax”打印机图1-22【新传真】窗口
案例总结
本案例结合通知的制作,介绍了使用Word编辑文档和打印设置等基础知识。
通过本案例的学习,应当掌握Word2007的基本操作和使用方法,并能够将这些方法运用到日常的工作生活当中去。
案例2 批量制作邀请函——邮件合并
案例分析
邀请函是邀请亲朋好友或知名人士、专家等参加某项活动时所发出的请约性书信,在日常的各种社交活动中广泛使用。
邀请函的写作格式与其他信函相差无几,不再赘述。
关键问题在于如何快速地完成大批量邀请函的制作。
这些邀请函的内容除了姓名、地址等少数项目以外,其他都完全一样。
如果在Word里制作好文档内容后,再将每个收信人复制上去,最后再统一将其以电子邮件或打印信函的方式发送出去,这显然不是好办法。
Word中的邮件合并功能为这种情况提供了完美的解决方案。
本案例将介绍如何利用Word中的邮件合并功能批量制作邀请函,制作好的邀请函如图2-1所示。
图2-1 邀请函效果图
在本案例中,我们将解决如下问题:
如何创建主文档和数据源
如何选择数据
如何设置邮件合并和预览合并结果
如何打印和发送邀请函
如何批量制作信封
案例实现
要实现邀请函的批量制作,首先要通过Word的基本功能制作一份邀请函的主文档,然后建立合并用的数据文档,最后再做进一步的邮件合并处理。
2.1 建立“邀请函”主文档
首先,启动Word应用程序,将自动生成的文档保存为“邀请函”。
然后,根据实际需要,对页面尺寸进行设置,此处设置为【letter】。
接着,利用绘制表格的方法来安排页面的布局。
打开【插入】选项卡,单击【表格】组中的【表格】按钮,在弹出的列表中选择【绘制表格】命令后,光标呈
状。
拖动光标,在文档中绘制一个表格,从而将页面分为三部分:
上部用来插入图片,左侧用来输入会议的时间、地点等信息,右侧用来输入邀请函的主要内容。
输入内容后,对字体格式和段落格式进行设置。
制作完成的邀请函效果如图2-2所示。
图2-2制作完成后的邀请函
此处绘制的表格只是起到布局的作用,并不需要将其显示出来。
我们可以单击表格左上角的
,选中整个表格。
然后打开【表格工具】中的【设计】选项卡,在【表样式】组中,单击【边框】按钮右侧的下三角按钮,从弹出的列表中,选择【无框线】命令,即可将表格的边框线去掉。
2.2 建立“通讯录”数据源
制作好了邀请函主文档后,就要准备数据源了。
数据源的文件类型可以是Excel工作簿、Word文档,也可以是Access数据库,但是基本上要包括姓名、性别、通讯地址、邮政编码和电子邮件地址等字段。
本例中创建了一个名为“通讯录”的Excel工作簿,将其中的工作表“Sheet1”重命名为“通讯录”后输入内容,效果如图2-3所示。
图2-3“通讯录”工作表
在“通讯录”工作表中,“姓名”和“性别”字段将作为合并域插入到“邀请函”主控文档中,邮件合并完成后,将显示具体的内容;“通讯地址”和“邮政编码”字段将作为合并域插入到信封封面中;而“电子邮件地址”字段将在批量发送电子邮件时用到。
有关Excel的具体使用方法请参见Excel篇。
2.3 邮件合并
准备好主文档和数据源之后,就可以进行邮件合并了。
2.3.1 选择数据源
在“邀请函”Word文档中,打开【邮件】选项卡,如图2-4所示。
图2-4【邮件】选项卡
从【邮件】选项卡中,我们可以看到,此时【编写和插入域】组中的按钮呈现灰色,需要激活才能进行邮件合并的操作。
首先在【开始邮件合并】组中,单击【开始邮件合并】右侧的下三角按钮,从弹出的菜单中,选择【信函】命令,如图2-5所示。
再在【开始邮件合并】组中,单击【选择联系人】右侧的下三角按钮,从弹出的菜单中,选择【使用现有列表】命令,如图2-6所示。
图2-5选择【信函】命令图2-6选择【使用现有列表】命令
在弹出的【选择数据源】对话框中,选择数据源文件,也就是前面我们创建的“通讯录”Excel工作簿,如图2-7所示。
单击【打开】按钮,弹出【选择表格】对话框,从中选择表“通讯录”工作簿中的“通讯录”工作表,如图2-8所示。
图2-7选择数据源图2-8选择工作表
单击【确定】按钮,此时【编写和插入域】组中的大部分按钮都被激活了。
2.3.2 设置邮件合并
现在,就可以进行邮件合并设置了。
将光标定位于“邀请函”的Word文档中“尊贵的”之后,在【编写和插入域】组中,单击【插入合并域】右侧的下三角按钮,从弹出的列表中,选择【姓名】,如图2-9所示。
图2-9选择【姓名】
松开鼠标后,即可看到在“尊贵的”后面插入了“《姓名》”。
接着在“《姓名》”的后面加上称谓。
将光标定位于“《姓名》”之后,在【编写和插入域】组中,单击【规则】按钮,从弹出的菜单中,选择【如果…那么…否则…】,如图2-10所示。
图2-10选择【如果…那么…否则…】规则
在弹出的【插入Word域:
IF】对话框中,在【域名】列表框中,选择“性别”;在【比较条件】列表框中,选择“等于”;在【比较对象】文本框中,输入“男”;在【则插入此文字】文本框中,输入“先生”;在【否则插入此文字】文本框中,输入“女士”,如图2-11所示。
图2-11【插入Word域:
IF】对话框
设置完成后,单击【确定】按钮。
这样,即可在“《姓名》”后面插入称谓。
选中称谓,将其设置成与正文相同的字体。
2.3.3 预览邮件合并结果
设置好邮件合并后,我们可以在【邮件】选项卡的【预览结果】组中,单击【预览结果】按钮进行预览;单击【首记录】【上一记录】【下一记录】【尾记录】按钮,可以查看每一个合并到邀请函中的数据。
图2-12所示为邀请函中的第五条记录。
图2-12预览第五条记录
再次单击【预览结果】按钮,退出预览状态。
2.3.4 完成邮件合并
如果对预览合并后的效果满意,就可以完成邮件合并的操作了。
在【完成】组中,单击【完成并合并】按钮,在弹出菜单中,选择【编辑单个文档】,如图2-13所示。
在弹出的【合并到新文档】对话框中,设置合并的范围,此处保留默认设置,如图2-14所示。
图2-13选择【编辑单个文档】图2-14【合并到新文档】对话框
单击【确定】按钮,即可生成一个包含多页信函并设置好了姓名和称谓的新文档“信函1”。
如果需要将邀请函打印出来,可以在新文档“信函1”中,单击【Office按钮】
,再选择【打印】|【打印】命令,完成打印操作。
还可以通过在“邀请函”文档中,单击【完成】组中的【完成并合并】按钮,再在弹出菜单中,选择【打印文档】命令来实现。
2.4 通过电子邮件发送邀请函
将邀请函进行了邮件合并后,还可以通过电子邮件一次性将邀请函发送出去。
在“邀请函”文档中,打开【邮件】选项卡,单击【完成】组中的【完成并合并】按钮,在弹出菜单中,选择【发送电子邮件】命令,弹出如图2-15所示的对话框。
图2-15【合并到电子邮件】对话框
在对话框中,单击【收件人】右侧的下三角按钮,从弹出的列表中,选择“电子邮件地址”,即我们在“通讯录”工作表中设置的字段;在【主题行】文本框中输入主题;其余选项保留默认设置,然后单击【确定】按钮,即可自动启动Outlook应用程序,并根据数据源“通讯录”工作表中所提供的“电子邮件地址”,将邀请函发送出去。
2.5 批量制作信封
制作好邀请函以后,有时候还需要打印信封,将邀请函以纸制的形式邮寄出去。
这项工作可以使用邮件合并中专门的信封制作向导来完成。
首先将“邀请函”文档和“信函1”文档保存并关闭。
然后新建一个Word文档,打开【邮件】选项卡,在【创建】组中,单击【中文信封】按钮,弹出如图2-16所示的【信封制作向导】对话框。
单击【下一步】按钮,打开如图2-17所示的对话框。
图2-16【信封制作向导】对话框图2-17选择信封样式
因为我们只需要把邮编、收件人姓名等信息打印在已有的信封上,而不需要用于填写邮政编码和贴邮票的框线,所以要根据实际情况选择信封样式,并取消【打印左上角处邮政编码框】等四个复选框的选中状态。
接着单击【下一步】按钮,在弹出的对话框中,选择【基于地址簿文件,生成批量信封】,如图2-18所示。
单击【下一步】按钮,在弹出的对话框中,单击【选择地址簿】按钮,弹出【打开】对话框,在对话框的右下角选择文件类型为“Excel”,然后选择所需的“通讯录”工作簿,如图2-19所示。
图2-18选择生成信封的方式和数量图2-19选择地址簿
单击【打开】按钮,返回到【信封制作向导】对话框。
在【匹配收件人信息】列表中进行相应的配置,如图2-20所示。
单击【下一步】按钮,在弹出的对话框中,输入寄件人的信息,如图2-21所示。
图2-20匹配收件人信息图2-21填写寄件人信息
继续单击【下一步】按钮,弹出如图2-22所示的对话框。
图2-22完成对话框
单击【完成】按钮,即生成一个含有大量填写好信封的文档,如图2-23所示。
图2-23生成信封文档
默认情况下,在Word自动生成的信封中,每隔一个新封多出一个空白页,可以手动将其删除,也可以在【打印】对话框中的【打印】下拉列表中,选择“奇数页”进行打印。
至此,我们就完成了信封的批量制作。
如果需要将其打印出来,为防止打偏,还需要在当前文档的【邮件】选项卡中,做进一步的设置。
在当前文档中,打开【邮件】选项卡,在【创建】组中,单击【信封】按钮,弹出如图2-24所示的对话框。
在对话框中,单击【选项】按钮,打开【信封选项】对话框。
然后在对话框中,打开【打印选项】选项卡,在【送纸方式】组中,选择一种送纸方式;在【送纸处】下拉列表中,选择需要的选项,此处选择“在纸盒1中手动送纸”,设置完成后的对话框如图2-25所示。
最后,单击【确定】按钮,完成设置。
图2-24【信封和标签】对话框图2-25【信封选项】对话框
案例总结
本案例主要针对成批打印邀请函、信封或发送电子邮件的情况,介绍了Word中的邮件合并功能。
邮件合并功能实际上就是在普通的Word文档中增加了一些域,如案例中的姓名、地址等,域中的内容相当于程序设计中的变量,这些变量在后续的工作过程中,通过与数据源连接,可以用具体的值来代替。
于是由一个模板可以自动生成许多不同的信函,直接将其发送出去或打印出来即可。
利用这一特点,还可以生成许多类似的函件。
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