word精典案例二则.docx

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word精典案例二则

案例1　制作通知——操作基础

案例分析

通知是用来布置工作、召开会议、传达事情的文书，在日常办公中经常用到。

通知讲究时效性，用来告知立即办理、执行或周知的事项，如果使用Word来编辑制作，非常方便快捷。

制作完成后，我们可以将其打印张贴出来，或者以传真、电子邮件等形式发送出去。

通知由标题、正文和结尾三部分组成。

在标题中，通常包含制发通知的单位和事由；在正文中，要说明制发通知的理由、通知事项、参加人员、时间和地点等，尽可能做到层次清晰，条目分明；结尾部分则为落款和时间。

本案例我们将学习用Word制作一份通知，通知效果如图1-1所示。

图1-1　通知效果图

在本案例中，我们将解决如下问题：

如何编辑文档

如何插入图片

如何更改显示比例

如何进行页面设置和打印

如何发送传真

案例实现

要制作通知，首先要启动Word2007应用程序，创建一个文档。

1.1　新建Word文档

单击MicrosoftWindowsVista任务栏中的【开始】按钮

，选择【所有程序】|【MicrosoftOffice】|【MicrosoftOfficeWord2007】（如图1-2所示），我们就可以轻松打开Word2007了。

启动Word2007即可创建一个空白文档，此时窗口的标题栏显示的是【文档1-MicrosoftWord】，“文档1”是Word给当前的文档取的名字。

为了便于文档管理，我们可以对其进行重命名。

单击【Office按钮】

，选择【保存】命令，打开【另存为】对话框，如图1-3所示。

图1-2　启动Word2007图1-3【另存为】对话框

在【文件名】右侧的组合框中输入“通知”，单击【保存】按钮。

这样，文档的标题栏由【文档1-MicrosoftWord】变成了【通知-MicrosoftWord】，即完成对文档的重命名，同时将文档保存起来了。

1.2　输入文档内容

文档创建好后，我们就可以在Word2007的文档窗口中输入文本内容了。

那么怎样在Word2007的文档窗口中输入文本呢？

1.2.1　输入文本

首先，我们输入通知的标题——关于举办“网络信息安全培训”的通知，再按下回车键，即可进入下一段，输入如图1-4所示的通知正文内容。

图1-4　输入通知正文

正文输入完成后，输入通知的结尾——落款和时间。

在通知正文的下面双击，光标就到了双击的位置，输入“公司办公室”。

这叫做即点即输功能。

在文档的任何地方双击鼠标，就可以立即输入文字，而不必敲许多空行和空格去定位输入点。

最后输入日期。

你可能会注意到，当我们输入2008时，窗口中将弹出如图1-5所示的提示框。

图1-5　日期提示框

按回车键，即可在文档中插入了当前的日期“2008/5/8”。

现在，这份通知的内容就输入完成了。

1.2.2　选定与删除

输入完成后，我们要检查一下是否存在错误。

如果发现某个字错了，比如我们错把主讲人姓名“林芳”输入成了“林方”，那么可以把插入点移动到要更改的字“方”的后面，按Backspace键删除；也可以把插入点移到这个字的前面，按Delete键删除。

然后在插入点处重新输入“芳”即可。

进行文档编辑的时候，我们要养成随时保存文档的好习惯（单击快速访问栏的【保存】按钮

或按Ctrl+S组合键），以避免自己的劳动成果意外丢失。

如果要删除一长串字，我们可以把光标移动到这串字符的前面或后面，按住鼠标左键不放拖动鼠标向后或向前，此时鼠标指针经过处的文本背景都变成了淡蓝色。

这表明字符已被“选定”。

按Delete键，所选定的文字将会被删除。

如果要选定某段文本，可以将光标置于段落左侧，当光标呈向右的指针

时，双击即可；另外，如果将光标置于段落中的任意位置，三击，同样可以选定整段文本。

1.2.3　查找和替换

对于篇幅比较长的文档，如果某处需要修改，而又忘记了位置，那该怎么办呢？

此时，我们可以使用【查找】功能进行处理。

在当前的文档中，打开【开始】选项卡，然后单击【编辑】组中的【查找】按钮

，即可弹出如图1-6所示的对话框。

在对话框中，输入要查找的内容，如“林芳”，单击【查找下一处】按钮，Word就会找到这个词语，并以淡蓝色背景显示出来。

在当前的文档中，只有一处出现“林芳”，将其删除后重新输入文本即可。

对于大批量需要替换的文本，例如，在某文档中，将所有“林芳”都替换为“杜健”，应该如何操作呢？

我们可以使用【替换】功能进行处理。

在【查找与编辑】对话框中，打开【替换】选项卡（也可以单击【编辑】组中的【替换】按钮

，打开【替换】选项卡），如图1-7所示。

图1-6【查找与编辑】对话框图1-7【替换】选项卡

在【查找内容】文本框中输入“林芳”，在【替换为】文本框中输入“杜健”，单击【全部替换】按钮，即可完成文本的替换。

1.2.4　复制和粘贴

在输入通知内容的过程中，如果需要多次输入相同文本，我们可以通过复制和粘贴功能来简化操作。

例如，对于通知中多次出现的文本“多功能厅”，可以先进行选定，再在【开始】选项卡的【剪贴板】组中，单击【复制】按钮

，即可实现选定文本的复制。

然后将光标定位于需要粘贴文本的位置，单击【剪贴板】组中的【粘贴】按钮

，即可完成文本的粘贴。

复制的快捷键为Ctrl+C，粘贴的快捷键为Ctrl+V。

1.3　编辑文档格式

现在，我们对“通知”文档进行简单的编排，使之显得更加美观、大方。

1.3.1　字体格式设置

（1）设置字号

先把标题文字变大些。

首先选中标题，然后在【开始】选项卡下的【字体】组中，单击【字号】下拉列表框

右侧的下三角按钮，从弹出的【字号】下拉列表框中，选择“小二”。

这样标题就比较醒目了，效果如图1-8所示。

图1-8　设置字号后的标题

（2）设置字体

接下来，我们使用【字体】下拉列表框来改变已经输入的文档字体。

选定通知的标题，在【开始】选项卡下的【字体】组中，单击【字体】下拉列表框右侧的下三角按钮，从【字体】列表中选择“黑体”，这样就设置好了标题。

用同样的方法，将正文和结尾【字号】设置为“小四”，【字体】为“宋体”。

（3）设置字形

为了使正文中的“一、培训内容”等条目突出，我们可以对这些文本进行字体设置。

选中要设置的文本“一、培训内容”，在【字体】组中单击【加粗】按钮

，即可为选中的文本应用加粗效果。

再次选中文本“一、培训内容”，在【剪贴板】组中双击【格式刷】按钮

，对选定的文本格式进行复制。

此时，【格式刷】按钮呈凹下状，并且光标呈

状，依次在需要应用相同格式的文本“二、拟请主讲教师”~“七、报名截止日期”上拖动光标，即可为这些文本应用加粗效果。

设置后的通知效果如图1-9所示。

图1-9　设置字体后的通知

1.3.2　段落格式设置

通常，通知标题应该在中间位置，称呼应该居左，而且正文内容也应做适当缩进，从而达到层次分明、条目清晰的效果。

这些应该如何实现呢？

（1）设置对齐方式

首先我们来设置对齐方式。

选中标题，然后在【开始】选项卡中，单击【段落】组中的【居中】按钮

，这样就将标题设置好了。

我们不但可以使段落文字居中对齐，还可以通过单击【段落】组中的【左对齐】【右对齐】【两端对齐】和【分散对齐】按钮，实现相应的设置。

（2）设置缩进

通知正文的前面应该有两个空格，但最好不要用空格键，我们将在【段落】对话框中进行设置。

选中正文，单击【段落】组右下方的

，弹出如图1-10所示的【段落】对话框。

在【缩进】栏的【特殊格式】组合框中，选择“首行缩进”；在后边的【磅值】组合框中，输入“2字符”。

设置完成后，单击【确定】按钮。

用同样的方法，我们对“一、培训内容”~“七、报名截止日期”各条目中进行首行缩进设置。

设置缩进后的通知效果如图1-11所示。

图1-10【段落】对话框图1-11设置缩进后的效果

（3）设置行间距和段落间距

如果我们觉得行间距和段落间距过于紧密，可以做进一步的设置。

选中标题文本，单击【段落】组右下方的

，弹出【段落】对话框。

在【缩进和间距】选项卡的【间距】栏中，将【段前】设置为“0.5行”，【段后】设置为“0.5行”，【行距】为“多倍行距”，【设置值】为“1.25”，设置后的对话框如图1-12所示。

单击【确定】按钮，完成标题间距的设置。

用同样的方法，将正文和结尾的【行距】设置为“多倍行距”，【设置值】为“1.25”，其他选项保持默认设置，单击【确定】按钮，设置后的通知如图1-13所示。

图1-12设置间距图1-13设置间距后的通知效果

1.4　添加图章

通知的内容制作完成后，我们为其添加图章。

1.4.1　插入图片

在“通知”文档中，将光标定位在结尾处，打开【插入】选项组，在【插入】组中，单击【图片】按钮，弹出【插入图片】对话框，如图1-14所示。

在对话框中，选择需要的图片，然后单击【插入】按钮，即可将选择的图章图片插入到文档中，如图1-15所示。

图1-14插入【插入图片】对话框图1-15插入图片的文档

1.4.2　设置文字环绕方式

图片的位置不合适，我们可以通过设置其文字环绕方式进行调整。

单击选中图章，打开【图片工具】中的【格式】选项卡，在【排列】组中，单击【文字环绕】按钮，从弹出的菜单中，选择【浮于文字上方】命令。

释放鼠标后，即可应用选定的文字环绕方式。

将光标放在图片的任意位置上，当光标呈

状时拖动鼠标，至合适位置后释放，设置后图章效果如图1-16所示。

1.5　更改显示比例

通常情况下，在当前的窗口中，不能看到通知的全部。

这该怎么办呢？

其实，只需更改显示比例就可以了。

单击【视图】标签，打开【视图】选项卡。

在【显示比例】组中，单击【显示比例】按钮，弹出如图1-17所示的对话框。

图1-16设置后的图章效果图1-17【显示比例】对话框

在【显示比例】一栏中，选择适当的比例，如“75%”，整个通知的内容就都能看见了。

我们还可以在当前视图下，单击窗口右下角的

中，单击【100%】按钮

，打开【显示比例】对话框；还可以通过单击【放大】或【缩小】按钮进行显示比例的调节。

1.6　页面设置

通知制作完成后，我们要进行页面设置，以便于打印。

在当前文档下，打开【页面布局】选项卡，再单击【页面设置】组右下方的

，打开【页面设置】对话框。

在对话框中，打开【页边距】选项卡，根据实际需要对页边距进行设置。

此处在【页边距】选项组中的【上】【下】文本框中，均输入“2.6厘米”；在【左】【右】文本框中，均输入“3厘米”；在【装订线】文本框中设置装订线所需的页边距“0厘米”。

在【纸张方向】选项组中，选择“纵向”；在【页码范围】选项组中，保持默认设置；在【预览】选项组中，单击【应用于】下拉列表框右侧的下三角按钮，从其弹出的下拉列表中，选择当前设定的应用范围【整篇文档】。

设置完毕后的【页边距】选项卡如图1-18所示。

另外，如果要把输入的文档打印出来，还必须对打印的纸张进行设置。

打开【页面设置】对话框，再单击打开【纸张】选项卡，从【纸张大小】下拉列表中选择“A4”，此时【宽度】将自动显示为“21厘米”；【高度】自动显示为“29.7厘米”。

在【纸张来源】选项组中的【首页】列表框中，选择【默认纸盒】；在【其他页】列表框中，选择【默认纸盒】。

在【应用于】下拉列表框中，选择【整篇文档】，如图1-19所示。

图1-18【页边距】选项卡图1-19【纸张】选项卡

最后单击【确认】按钮，完成设置。

1.7　打印文档

完成页面设置后，我们就可以打印输出文档了。

如果需要对打印分数等进行设置，单击【Office按钮】

，从弹出的下拉菜单中，选择【打印】命令，即可打开【打印】对话框。

在【打印机】选项组中的【名称】下拉列表框中，选择当前使用的打印机；在【副本】选项组中的【份数】文本框中，选择“10”；其他选项保留默认设置。

如图1-20所示。

图1-20【打印】对话框

单击【确定】按钮，即可按当前设置打印文档。

如果在完成页面设置后，不需要对打印机、打印份数等进行设置，可以直接单击【Office按钮】

，选择【打印】命令，再选择【快速打印】，将文档发送到默认打印机上完成打印。

1.8　发送传真

如果设置了传真服务（有关传真设备的设置和使用，请参见本书中的办公硬件篇），我们还可以将制作好的通知传真出去。

打开【打印】对话框，在【打印机】选项组中的【名称】下拉列表框中，选择“Fax”。

如图1-21所示。

单击【确定】按钮，即可启动【Windows扫描与传真】应用程序，并弹出如图1-22的窗口。

我们可以看到，“通知”文档以附件的形式出现在窗口中。

在窗口中输入收件人的传真号以及主题等信息后，单击【发送】按钮，即可将通知传真出去。

图1-21“Fax”打印机图1-22【新传真】窗口

案例总结

本案例结合通知的制作，介绍了使用Word编辑文档和打印设置等基础知识。

通过本案例的学习，应当掌握Word2007的基本操作和使用方法，并能够将这些方法运用到日常的工作生活当中去。

案例2　批量制作邀请函——邮件合并

案例分析

邀请函是邀请亲朋好友或知名人士、专家等参加某项活动时所发出的请约性书信，在日常的各种社交活动中广泛使用。

邀请函的写作格式与其他信函相差无几，不再赘述。

关键问题在于如何快速地完成大批量邀请函的制作。

这些邀请函的内容除了姓名、地址等少数项目以外，其他都完全一样。

如果在Word里制作好文档内容后，再将每个收信人复制上去，最后再统一将其以电子邮件或打印信函的方式发送出去，这显然不是好办法。

Word中的邮件合并功能为这种情况提供了完美的解决方案。

本案例将介绍如何利用Word中的邮件合并功能批量制作邀请函，制作好的邀请函如图2-1所示。

图2-1　邀请函效果图

在本案例中，我们将解决如下问题：

如何创建主文档和数据源

如何选择数据

如何设置邮件合并和预览合并结果

如何打印和发送邀请函

如何批量制作信封

案例实现

要实现邀请函的批量制作，首先要通过Word的基本功能制作一份邀请函的主文档，然后建立合并用的数据文档，最后再做进一步的邮件合并处理。

2.1　建立“邀请函”主文档

首先，启动Word应用程序，将自动生成的文档保存为“邀请函”。

然后，根据实际需要，对页面尺寸进行设置，此处设置为【letter】。

接着，利用绘制表格的方法来安排页面的布局。

打开【插入】选项卡，单击【表格】组中的【表格】按钮，在弹出的列表中选择【绘制表格】命令后，光标呈

状。

拖动光标，在文档中绘制一个表格，从而将页面分为三部分：

上部用来插入图片，左侧用来输入会议的时间、地点等信息，右侧用来输入邀请函的主要内容。

输入内容后，对字体格式和段落格式进行设置。

制作完成的邀请函效果如图2-2所示。

图2-2制作完成后的邀请函

此处绘制的表格只是起到布局的作用，并不需要将其显示出来。

我们可以单击表格左上角的

，选中整个表格。

然后打开【表格工具】中的【设计】选项卡，在【表样式】组中，单击【边框】按钮右侧的下三角按钮，从弹出的列表中，选择【无框线】命令，即可将表格的边框线去掉。

2.2　建立“通讯录”数据源

制作好了邀请函主文档后，就要准备数据源了。

数据源的文件类型可以是Excel工作簿、Word文档，也可以是Access数据库，但是基本上要包括姓名、性别、通讯地址、邮政编码和电子邮件地址等字段。

本例中创建了一个名为“通讯录”的Excel工作簿，将其中的工作表“Sheet1”重命名为“通讯录”后输入内容，效果如图2-3所示。

图2-3“通讯录”工作表

在“通讯录”工作表中，“姓名”和“性别”字段将作为合并域插入到“邀请函”主控文档中，邮件合并完成后，将显示具体的内容；“通讯地址”和“邮政编码”字段将作为合并域插入到信封封面中；而“电子邮件地址”字段将在批量发送电子邮件时用到。

有关Excel的具体使用方法请参见Excel篇。

2.3　邮件合并

准备好主文档和数据源之后，就可以进行邮件合并了。

2.3.1　选择数据源

在“邀请函”Word文档中，打开【邮件】选项卡，如图2-4所示。

图2-4【邮件】选项卡

从【邮件】选项卡中，我们可以看到，此时【编写和插入域】组中的按钮呈现灰色，需要激活才能进行邮件合并的操作。

首先在【开始邮件合并】组中，单击【开始邮件合并】右侧的下三角按钮，从弹出的菜单中，选择【信函】命令，如图2-5所示。

再在【开始邮件合并】组中，单击【选择联系人】右侧的下三角按钮，从弹出的菜单中，选择【使用现有列表】命令，如图2-6所示。

图2-5选择【信函】命令图2-6选择【使用现有列表】命令

在弹出的【选择数据源】对话框中，选择数据源文件，也就是前面我们创建的“通讯录”Excel工作簿，如图2-7所示。

单击【打开】按钮，弹出【选择表格】对话框，从中选择表“通讯录”工作簿中的“通讯录”工作表，如图2-8所示。

图2-7选择数据源图2-8选择工作表

单击【确定】按钮，此时【编写和插入域】组中的大部分按钮都被激活了。

2.3.2　设置邮件合并

现在，就可以进行邮件合并设置了。

将光标定位于“邀请函”的Word文档中“尊贵的”之后，在【编写和插入域】组中，单击【插入合并域】右侧的下三角按钮，从弹出的列表中，选择【姓名】，如图2-9所示。

图2-9选择【姓名】

松开鼠标后，即可看到在“尊贵的”后面插入了“《姓名》”。

接着在“《姓名》”的后面加上称谓。

将光标定位于“《姓名》”之后，在【编写和插入域】组中，单击【规则】按钮，从弹出的菜单中，选择【如果…那么…否则…】，如图2-10所示。

图2-10选择【如果…那么…否则…】规则

在弹出的【插入Word域：

IF】对话框中，在【域名】列表框中，选择“性别”；在【比较条件】列表框中，选择“等于”；在【比较对象】文本框中，输入“男”；在【则插入此文字】文本框中，输入“先生”；在【否则插入此文字】文本框中，输入“女士”，如图2-11所示。

图2-11【插入Word域：

IF】对话框

设置完成后，单击【确定】按钮。

这样，即可在“《姓名》”后面插入称谓。

选中称谓，将其设置成与正文相同的字体。

2.3.3　预览邮件合并结果

设置好邮件合并后，我们可以在【邮件】选项卡的【预览结果】组中，单击【预览结果】按钮进行预览；单击【首记录】【上一记录】【下一记录】【尾记录】按钮，可以查看每一个合并到邀请函中的数据。

图2-12所示为邀请函中的第五条记录。

图2-12预览第五条记录

再次单击【预览结果】按钮，退出预览状态。

2.3.4　完成邮件合并

如果对预览合并后的效果满意，就可以完成邮件合并的操作了。

在【完成】组中，单击【完成并合并】按钮，在弹出菜单中，选择【编辑单个文档】，如图2-13所示。

在弹出的【合并到新文档】对话框中，设置合并的范围，此处保留默认设置，如图2-14所示。

图2-13选择【编辑单个文档】图2-14【合并到新文档】对话框

单击【确定】按钮，即可生成一个包含多页信函并设置好了姓名和称谓的新文档“信函1”。

如果需要将邀请函打印出来，可以在新文档“信函1”中，单击【Office按钮】

，再选择【打印】|【打印】命令，完成打印操作。

还可以通过在“邀请函”文档中，单击【完成】组中的【完成并合并】按钮，再在弹出菜单中，选择【打印文档】命令来实现。

2.4　通过电子邮件发送邀请函

将邀请函进行了邮件合并后，还可以通过电子邮件一次性将邀请函发送出去。

在“邀请函”文档中，打开【邮件】选项卡，单击【完成】组中的【完成并合并】按钮，在弹出菜单中，选择【发送电子邮件】命令，弹出如图2-15所示的对话框。

图2-15【合并到电子邮件】对话框

在对话框中，单击【收件人】右侧的下三角按钮，从弹出的列表中，选择“电子邮件地址”，即我们在“通讯录”工作表中设置的字段；在【主题行】文本框中输入主题；其余选项保留默认设置，然后单击【确定】按钮，即可自动启动Outlook应用程序，并根据数据源“通讯录”工作表中所提供的“电子邮件地址”，将邀请函发送出去。

2.5　批量制作信封

制作好邀请函以后，有时候还需要打印信封，将邀请函以纸制的形式邮寄出去。

这项工作可以使用邮件合并中专门的信封制作向导来完成。

首先将“邀请函”文档和“信函1”文档保存并关闭。

然后新建一个Word文档，打开【邮件】选项卡，在【创建】组中，单击【中文信封】按钮，弹出如图2-16所示的【信封制作向导】对话框。

单击【下一步】按钮，打开如图2-17所示的对话框。

图2-16【信封制作向导】对话框图2-17选择信封样式

因为我们只需要把邮编、收件人姓名等信息打印在已有的信封上，而不需要用于填写邮政编码和贴邮票的框线，所以要根据实际情况选择信封样式，并取消【打印左上角处邮政编码框】等四个复选框的选中状态。

接着单击【下一步】按钮，在弹出的对话框中，选择【基于地址簿文件，生成批量信封】，如图2-18所示。

单击【下一步】按钮，在弹出的对话框中，单击【选择地址簿】按钮，弹出【打开】对话框，在对话框的右下角选择文件类型为“Excel”，然后选择所需的“通讯录”工作簿，如图2-19所示。

图2-18选择生成信封的方式和数量图2-19选择地址簿

单击【打开】按钮，返回到【信封制作向导】对话框。

在【匹配收件人信息】列表中进行相应的配置，如图2-20所示。

单击【下一步】按钮，在弹出的对话框中，输入寄件人的信息，如图2-21所示。

图2-20匹配收件人信息图2-21填写寄件人信息

继续单击【下一步】按钮，弹出如图2-22所示的对话框。

图2-22完成对话框

单击【完成】按钮，即生成一个含有大量填写好信封的文档，如图2-23所示。

图2-23生成信封文档

默认情况下，在Word自动生成的信封中，每隔一个新封多出一个空白页，可以手动将其删除，也可以在【打印】对话框中的【打印】下拉列表中，选择“奇数页”进行打印。

至此，我们就完成了信封的批量制作。

如果需要将其打印出来，为防止打偏，还需要在当前文档的【邮件】选项卡中，做进一步的设置。

在当前文档中，打开【邮件】选项卡，在【创建】组中，单击【信封】按钮，弹出如图2-24所示的对话框。

在对话框中，单击【选项】按钮，打开【信封选项】对话框。

然后在对话框中，打开【打印选项】选项卡，在【送纸方式】组中，选择一种送纸方式；在【送纸处】下拉列表中，选择需要的选项，此处选择“在纸盒1中手动送纸”，设置完成后的对话框如图2-25所示。

最后，单击【确定】按钮，完成设置。

图2-24【信封和标签】对话框图2-25【信封选项】对话框

案例总结

本案例主要针对成批打印邀请函、信封或发送电子邮件的情况，介绍了Word中的邮件合并功能。

邮件合并功能实际上就是在普通的Word文档中增加了一些域，如案例中的姓名、地址等，域中的内容相当于程序设计中的变量，这些变量在后续的工作过程中，通过与数据源连接，可以用具体的值来代替。

于是由一个模板可以自动生成许多不同的信函，直接将其发送出去或打印出来即可。

利用这一特点，还可以生成许多类似的函件。