举办会议策划书 精品.docx
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举办会议策划书精品
举办会议策划书
一、策划书名称
尽可能具体的写出策划名称,如“×年×月××活动策划书”,置于页面中央,当然可以写出正标题后将此作为副标题写在下面。
二、活动背景:
这部分内容应根据策划书的特点在以下项目中选取内容重点阐述;具体项目有:
基本情况简介、主要执行对象、近期状况、组织部门、活动开展原因、社会影响、以及相关目的动机。
其次应说明问题的环境特征,主要考虑环境的内在优势、弱点、机会及威胁等因素,对其作好全面的分析(SWOT分析),将内容重点放在环境分析的各项因素上,对过去现在的情况进行详细的描述,并通过对情况的预测制定计划。
如环境不明,则应该通过调查研究等方式进行分析加以补充。
三、活动目的、意义和目标:
活动的目的、意义应用简洁明了的语言将目的要点表述清楚;在陈述目的要点时,该活动的核心构成或策划的独到之处及由此产生的意义(经济效益、社会利益、媒体效应等)都应该明确写出。
活动目标要具体化,并需要满足重要性、可行性、时效性
四、资源需要:
列出所需人力资源,物力资源,包括使用的地方,如教室或使用活动中心都详细列出。
可以列为已有资源和需要资源两部分。
五、活动开展:
作为策划的正文部分,表现方式要简洁明了,使人容易理解,但表述方面要力求详尽,写出每一点能设想到的东西,没有遗漏。
在此部分中,不仅仅局限于用文字表述,也可适当加入统计图表等;对策划的各工作项目,应按照时间的先后顺序排列,绘制实施时间表有助于方案核查。
人员的组织配置、活动对象、相应权责及时间地点也应在这部分加以说明,执行的应变程序也应该在这部分加以考虑。
这里可以提供一些参考方面:
会场布置、接待室、嘉宾座次、赞助方式、合同协议、媒体支持、校园宣传、广告制作、主持、领导讲话、司仪、会场服务、电子背景、灯光、音响、摄像、信息联络、技术支持、秩序维持、衣着、指挥中心、现场气氛调节、接送车辆、活动后清理人员、合影、餐饮招待、后续联络等。
请根据实情自行调节。
六、经费预算:
活动的各项费用在根据实际情况进行具体、周密的计算后,用清晰明了的形式列出。
七、活动中应注意的问题及细节:
内外环境的变化,不可避免的会给方案的执行带来一些不确定性因素,因此,当环境变化时是否有应变措施,损失的概率是多少,造成的损失多大,应急措施等也应在策划中加以说明。
八、活动负责人及主要参与者:
注明组织者、参与者姓名、嘉宾、单位(如果是小组策划应注明小组名称、负责人)。
备注:
1、本策划书提供基本参考方面,小型策划书可以直接填充;大型策划书可以不拘泥于表格,自行设计,力求内容详尽、页面美观;
2、可以专门给策划书制作封页,力求简单,凝重;策划书可以进行包装,如用设计的徽标做页眉,图文并茂等;
3、如有附件可以附于策划书后面,也可单独装订;
4、策划书需从纸张的长边装订;
会场策划注意事项
◇会场预约◇
我们将根据你的需要,为您具体分析各种情况作出最完美的策划;我们将根据会议的级别,为您选择会议举办地;我们将根据会议对周边环境的要求,为您确定具体举办地点;我们将根据会议的具体情况,确定是否将会议划分为几个分会场,选择分会场的地点,并提前为您预约。
◇负责会场的布局,设备安装调试◇
我们将根据会议的具体情况,为您设计并安排会场的布局,细致周到地设计好所有的细节;我们将根据您的需要,为您提供会议所需要的所有设备,并提前安放在指定位置;我们将根据您的需要,提前为您调试好设备,并进行演练,确保会议的顺利进行。
◇印刷材料的设计制作◇
我们将为您的会议提供宣传册等印刷品设计、生产一条龙服务;我们将根据会议的具体需求,设计印刷品的样式、内容、选择图案;我们将会为您的印刷品指定专门的厂家生产以及印刷;我们将根据您的需要,提前把印刷品送到会场或指定位置.
◇参会者的接送◇
我们将根据参加会议者的具体情况以及人数多少安排相应的车辆;我们的专车将会提前在指定位置等待参会人员,把参会人员迅速、安全地送到会场或下榻酒店.
◇参会者的餐饮◇
我们将根据参会人员的喜好,为您预定各种形式的餐会:
西餐、中餐、自助餐、宴会等等;我们将根据参会人员的具体情况以及会场和下榻酒店的地点,为您推荐不同的用餐地点.
◇参会者业余时间的安排◇
我们将根据参会人员的喜好,为您设计不同的休闲方式;我们可以为您设计专门的旅游线路,方便您的出行;我们将为您介绍下榻酒店附近的娱乐设施,供你选择。
会前策划书
一、会前策划
[第一步]-- |明确会议需要做些什么|
[第二步]-- |确定由谁筹划会议,策划者的职责及任务|
1.会议筹划者的职责
2.会议筹划者的任务
[第三步]-- |明确会议目的和目标|
[第四步]-- |保持沟通|
[第五步]-- |进行会议预算|
1.制定财务目标
2.制定预算
[第六步]-- |安排会议召开日程|
[第七步]-- |选择最适合召开会议的酒店|
1.列出可供选择的清单
2.选择合适类型的场所
[第八步]-- |邀请相关领导、专家与会|
[第九步]-- |邀请相关人员参加会议,并做好回执统计工作|
二、会议策划后的组织工作
[一]-- |提供会务组人员的安排|
[二]-- |提供会议资料的印刷|
[三]-- |提供会议资料、器材的存放及摆放|
[四]-- |根据需要提供会议召开的庆典服务。
充气拱门、门前横幅、氢气球等|
[五]-- |提供会议中特殊要求的视听设备|
[六]-- |提供会议人员的胸卡制作|
[七]-- |根据会议性质和规模安排会议室的布置|
[八]-- |为会议室提供会议标语、及各种指示牌|
[九]-- |邀请相关人员参加会议,并做好回执统计工作|
[九]-- |会议期间提供简单文具用品纸、白板等|
[十]-- |提供会议人员的酒店房间分配、签到工作|
[十一]-- |会议期间提供茶水、矿泉水等饮料|
[十二]-- |会议期间提供简单文具用品纸、白板等|
[十三]-- |提供会议要求,提供礼仪小姐、翻译人员服务|
[十四]-- |安排与会议人员餐饮|
[十五]-- |为会议安排活动|
[十六]-- |提供电脑、投影仪等的紧急维修服务|
[十七]-- |安排记者招待会|
[十八]-- |收集剪报|
三、会议结束后
[一]-- |安排好会议人员的返程票务预订及分发|
[二]-- |安排提供会后观光考察|
[三]-- |安排好会议人员的送站工作|
会议分工明确
(一)会议分工明确
会议应视情况明确设定秘书组、会务组、后勤医疗组、保卫组等工作组,重要会议可设专职服务员,并请后勤、保卫等人员做好治安、救护、餐卫等项工作。
1、秘书组
其主要任务是负责会议讲话稿、会议议程、会议指南等材料的整理、报审及会议的报道宣传工作,并协助会务组做好相应工作。
2、会务组
其主要任务是负责会议会务工作,包括:
(1)下达会议通知;
(2)负责报道登记,发放入场证件、纪念品和会议相关材料等;(3)迎送、接待主讲人,负责食宿安排;(4)支付各类费用;(5)财务结算。
3、保卫组组织人员对会场进行安全检查,疏通通道,开启安全门等,同时协助会务组做好相应工作。
4、后勤医疗组:
做好会议期间人员的应急医疗工作。
在整体运作过程中秘书组、会务组等各司其职,但又需要默契配合,互相支援,形成一个整体,保证会议顺利进行。
(二)会议通知
1、通知应简明准确,主要包括会议内容、参会人员范围、时间、会期、开会和报到地点、是否需要报名单、联系人及电话等。
2、通知发出后,应即落实有关负责人是否收到,并统计好参会人数。
若需报名单,则要注意统计姓名、性别、职务等项。
3、大型会议应当印制会议指南。
内容包括参会人员及会务人员的姓名、单位、职务、房间号和就餐时间、地点以及其他注意事项等内容。
(会议秩序册应在参会人员报到时发放)
4、需分组座谈的,应指定座谈地点、召集人等。
(三)会议材料准备
1、会议材料准备包括领导讲话、主持词、典型发言、会议议程等。
应注意材料的数量、篇幅与会议时间安排一致。
会议材料均应经相关领导阅知,会前送交讲话者本人。
2、会务人员应对材料的印刷、装订把好关,应注意是否齐全。
如有可能,会务人员应与相关处室逐页核对。
主持人、讲话人对材料的纸张、字号大小等有特殊要求的,均应尽量满足其要求。
(四)会场布置
会场布置应包括以下各项:
落实会场场地、会标悬挂、电源、灯光、音响、投影、录音录象设备、饮水器具、主席台和会议桌上物品摆放、座次排列、空调设备及安全出入等。
(要做好后备电源、扩音设备及值班电工等应急安排)
1、会场布置形式
会场布置形式可根据会议的内容、发言人及参会人员数量而定。
会议内容主要为传达文件,而发言人数量较少、参会人数又较多时,宜采取分排式就座。
座谈或听取汇报的会议,宜采取圆桌式就座。
2、座次排列
座位的顺序一般以座位的面向为准,先中间,后左、右,依次向两边摆放。
对人员的座次排列、人员排序均有严格要求。
一般规律应是:
(1)职能部门对排名有详细规定的,以其排列的顺序为准。
(2)同等职位的,按任实职时间为先;不在职的同志,根据场合酌情排列。
(3)上级来人参加会议时,应根据来人的身份及在整个会议议程中的位置(看谁做主要讲话)酌情排列。
3、席签
席签是与会人员身份的标志。
既充分体现对该座人员的尊重,同时有清点人数的作用。
座签一般应当用浅红色纸、黑字书写。
应写清该座位人员的姓名(核实无误)或单位名称。
4、会场环境。
根据不同类型的会议酌情布置会标、条幅、鲜花等物品,营造庄严、肃穆、热烈等不同风格的会场气氛。
还应留意会场是否具有安全出入之通道。
5、灯光音响
灯光的亮度要适宜,台上光线一般要比台下亮一些。
晚上开会要做好停电的应急准备工作。
音响是保证会议开好的重要手段。
话筒的数量应根据会场座位的摆放及发言人的多少而定。
音响及话筒应逐一调试,必要时要请音响人员专司此责。
6、空调、通风设备
适宜的温度及清新的空气是确保会议成功的重要因素,会务人员应在开会之前调节好气温。
夏季室内气温高时,应考虑准备折扇等物品。
7、桌上摆放物品
主席台摆放的会议材料,必须由会务人员对其是否齐全、页码、印刷及装订质量等逐一检查。
(必要时准备了记录用笔及笔记本等)
准备好茶水、矿泉水等物品。
如会场空间小,可使用饮水机。
会场空间大,可逐桌摆放热水瓶。
如会议规格高,参会人员较少,应由工作人员负责倒水。
(五)新闻报道
由宣教部门准备好录音、摄像、摄影设备,及时进行会议精神传达。
(如有必要应事先联系新闻单位,并安排好记者的接送工作)
(六)车辆及食宿安排
如需参观,应指定车辆负责人,准备好车辆,并请参观人员按编号乘车。
若无会议指南,可将食宿安排表提前交给会议主持人,在休会前告知参会人员。
(七)其他事项
1、会务人员要做好会议纪律宣读及其他事项的咨询、提醒等工作。
2、还应做好参会人员报到或签到工作,并分发会议材料。
3、会务人员应根据签到情况掌握到会人数,并及时联系未到会人员,查明迟到或缺席的原因,将有关情况报告相关领
4、会务人员应引导主席台人员或重要领导同志就座,并注意了解参会领导是否带齐讲话稿等物品。
5、应注意参会人员的就座情况,会场前排尽量不要空座。
6、视情况统一会务工作人员着装。
二、会间组织与服务阶段
1.会务人员提前1小时到达会场,反复检查会场准备情况。
2.搞好会议签到、材料分发。
3.落实主席台领导、发言人是否到齐。
会务人员应做好主持人或发言人不能到会的准备。
主持人不能到会,可由合适的同志代为主持;发言人不能到会,可视情况寻找替代人或取消其发言。
4、按预定方案组织与会人员由前向后依次就座。
5、维持好会场秩序。
会议前5分钟,关闭会场大门,与会人员入座就绪,无关人员离开会场;会间关闭手机或调到振动,一般不允许找人,无关人员不准进入会场。
6、安排专人做好话筒的摆放、倒水等服务工作。
7、会务人员须随时观察并领会主席台领导的示意,做好临时安排的各项工作。
8、由秘书组做好录音、摄影、摄像及会议记录等工作。
9、如有必要,为与会人员预定车票、机票等。
三、会后
1、会议结束后,要检查会场,带回剩余材料、席签等物品。
2、组织送站。
根据与会人员离会时间,提前安排车辆、送站人员等。
3、做好会议文件的清退、收集、归档工作。
会议若需形成会议纪要印发的,组织单位要拟好文稿,送公司办按公文处理办法印发。
4、为严肃会议纪会风,对会议迟到、无故不参加会议的单位与会人员进行通报。
5、做好会议报道工作。
会议成功的关键-如何策划会议
会议成功的关键-如何策划会议
无论是什麽行业的企业或单位举办会议,不论筹划此会议的筹划者经验是否丰富,单纯站在举办方的立场与角度上看问题,都会面临各种问题:
1、需要做些什麽?
会议有各种类型,不同的会议需要不同的环境,召开会议是要达到一定的目的和目标。
因此第一个重要步骤是收集方方面面的信息,通过收集这些信息可以制定出旨在完成手头众多工作的计划。
2、谁来筹划会议?
从秘书到公司总裁,每个人多多少少都可能会参与会议的筹划,只不过有人是专职从事这项工作,有的是兼任此职,此外还有其他职责。
无论是专职还是兼职,最终结果,是使会议顺利完成。
他们的工作效率代表着主办单位或公司的工作水平。
3、会议筹划者的职责、会议筹划者必备能力和素质:
作为会议筹划者,要负责去做各种各样的工作。
下列的各项工作能反映会议筹划者这一角色的多面性。
1、善于与人共事。
2、善于注意小节。
3、善于解决问题。
4、善于与人协商。
5、能够管理会议财务事宜。
6、熟悉酒店运作。
7、能够安排恰到好处的菜单。
8、能够熟练操作电脑。
9、能够熟练地与视听服务公司打交道。
10、能妥善接待贵宾和外国客人。
11、熟知各种礼仪。
12、行事果断、执着。
4、会议筹划者的任务:
1、制定计划,确定必须要做的事项以满足会议的需要并达到会议确定的目标。
2、制定会议议程。
3、了解可供使用的场所和设施情况。
4、选择或提议合适的场所。
5、检查并比较各项设施。
6、安排交通事宜。
7、协调会务工作人员的活动8、招收、培训会务人员和广告人员。
9、制定可行预算或按既定预算安排有关工作。
10、确定各项工作的时间安排。
11、视察选定的场所和设施。
12、与各有关方面进行接洽(运输公司、旅行社、视听服务公司)。
13、确定印刷公司。
14、安排食品、饮料有关事宜。
15、讨价还价。
16、同会议发言人和各位贵宾进行联系。
5、主要会议类型:
1、销售会议:
一般是为了宣布开始销售某种产品或销售期限。
例如季度销售会议,或者是对前一个销售期间进行总结和表彰。
2、年会:
可以是公司股东大会,也可能是行业协会每年一次的会员大会。
3、产品发布会:
是为了向专业群体和消费者介绍和推广某一新产品。
4、研讨会:
是为了提供信息和讨论该信息而举办的会议。
研讨会一般让与会者相互交流并有意见反馈。
5、专业会议:
是就某个领域的问题进行讨论、咨询和交流信息而召开的会议。
一般包括主会和讨论问题、解决问题的小组会议。
6、奖励会议:
是为了员工分销商或客户的出色工作表现进行表彰奖励。
7、培训会议:
一般要用至少一天,多则几周时间开展培训活动的会议。
这类培训需要有特定的场所,培训内容高度集中,由某个领域的专业培训人员教授,而且通过培训要实现某些目的和目标。
6、会议筹划步骤:
1、目的和目标:
确定会议的目的和目标、制定会议议程是会议的重心所在。
会议的目标和目的有以下一些:
2、培训、通知、教育、探讨问题、做决策
3、引入新事物或介绍新人员
4、激励、开发、展示、促进与改善、解决问题
5、讨论如何赢利
7、在你筹划一个会议时,你最好向上司、会议主办人或会议主席描述一下会议的目的和要求达到的结果,如果你们的意见相符,你就可以做下一步的筹划了:
1、预计召开会议的日期;
2、会议预计召开几天;
3、打算在什麽地方召开会议;
4、会议形式或程序是什麽;
5、需要多大的场地;
6、以前开过这样的会议吗?
结果如何;
7、将有多少人到会;
8、会议预算是多少;
9、与会者对费用开支很在意吗?
10、打算选用什麽级别的酒店和设施;
11、打算选用最高级的房间标准是什麽;
12、谁来制作会议邀请函;
13、会议需要向与会者打印相关资料吗?
14、会议的发言人有哪些?
15、会议需要什麽样的视听设备;
16、需要食品、饮料的酒会、招待会有几次;
17、与会者可以携带家属吗?
18、打算为与会者安排一些特别活动吗?
打算为与会者及其家属安排一些特别活动吗?
是否打算为与会者的家属安排一些特别活动吗?
19、由谁来承担这些活动的费用。
- 配套讲稿:
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- 特殊限制:
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