定向采购操作指引V.docx

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定向采购操作指引V

定向谈判采购操作指引

中国铁塔股份有限公司广东省分公司

二○一四年十二月

第一章适用范围

一、采用定向谈判方式的，采购小组与供应商应当在保证采购项目质量和双方商定合理价格的基础上进行采购。

二、符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用定向谈判方式采购：

（一）需要采用不可替代的专利或者专有技术；

（二）发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；

（三）需要向原中标人采购工程、货物或者服务，否则将影响施工或者功能配套要求。

第二章定向谈判流程图

第三章定向谈判流程说明

一、采购需求审批流程

1、采购需求部门如需定向谈判采购，应按照附件三《采购需求审批表》，提起采购需求审批。

2、采购需求提交前，项目经理应确认项目资金来源\费用预算已经落实。

3、采购需求审批通过后，应组建定向谈判采购小组。

定向谈判采购小组由采购实施部门、需求部门或相关部门三人以上（含三人）单数组成，负责编制定向谈判采购文件和评审。

二、定向谈判项目委托（如有）

定向谈判项目采购，可委托代理机构实施。

如委托代理机构的，需签订《定向谈判代理委托书》。

《定向谈判代理委托书》可采取年度框架协议的方式，也可采取单项目委托的方式。

三、采购文件编制

1、采购小组负责编制《定向谈判采购文件》，确认《定向谈判采购文件》的最终内容。

如委托代理机构的，由代理机构编制《定向谈判采购文件》初稿。

2、《定向谈判采购文件》应包括需求书、技术规范和必要的商务条款等内容，属于否决性指标的条款应在《定向谈判采购文件》中加“※”标明。

3、评审方法应在《定向谈判采购文件》中注明，定向谈判采购可就报价、服务承诺等开展多轮商谈，但应在评审中确定最终报价及重要服务承诺。

四、采购方案审批流程

采购实施部门应按照附件三《采购方案审批表》，提起采购方案审批流程。

《采购方案审批表》中应列明采购方式、邀请供应商名单、采购方案描述及《定向谈判采购文件》的主要条款。

采购小组确定的项目《定向谈判采购文件》应作为《采购方案审批表》附件一同提交审批。

五、采购文件发放

1、《定向谈判采购文件》经审批通过后，由采购人（或代理机构）盖章后向受邀请的供应商发放。

2、如定向谈判项目供应商表示不参加，则定向谈判失败。

六、应答文件接收

1、在《定向谈判采购文件》规定的截止时间前，在指定地点接收供应商提交的《定向谈判应答文件》。

2、邮寄《定向谈判应答文件》的，应在《定向谈判采购文件》规定的截止时间前，由指定收件人予以签收。

七、谈判

1、评审小组由各部门推荐的名单中抽取产生，人数为三人（含三人）以上单数。

2、评审小组根据《定向谈判采购文件》的规定，审阅供应商所提交的《定向谈判应答文件》。

3、评审小组与供应商就报价、服务承诺等开展多轮商谈，并在评审中确定最终报价及重要服务承诺，供应商授权代表应予以当场签名确认。

供应商签字盖章件应在评审结束后寄回采购人处归档。

4、评审小组成员应签署《定向谈判报告》。

5、如谈判双方无法达成一致意见的，定向谈判失败。

采购人另行组织谈判或采购。

八、采购结果审批流程

采购实施部门，应根据《定向谈判报告》中的推荐意见，按照附件三《采购结果审批表》，提起采购结果审批或上会决策流程。

《采购结果审批表》中应列明拟中选供应商名单、中选价格及中选主要条款。

采购过程文档供应商报价及承诺、《定向谈判报告》等应作为《采购结果审批表》附件一同提交审批。

九、发放中选通知

采购结果审批通过后，采购实施部门或代理机构应向中选人发放《中选通知书》，如谈判失败则发放《谈判失败通知书》。

《中选通知书》中标明的中选金额应与《采购结果审批表》一致。

一十、签订合同

采购人与中选人根据《定向谈判采购文件》、《定向谈判应答文件》内容及谈判过程文件，签署商务合同。

采购人和中选人不得另行订立背离合同实质性内容的其他协议。

一十一、移交、归档

1、定向谈判项目过程文件由采购实施部门负责归档。

如委托代理机构的，采购实施部门归档保存定向谈判项目过程文件正本，代理机构保存定向谈判项目过程文件副本。

2、移交归档文件文件类别及数量按附件一《定向谈判项目过程文件列表》执行，如需增加，在列表后添加相应序目。

定向谈判项目归档材料包括但不限于以下文件：

《定向谈判采购文件》、《定向谈判应答文件》、《应答文件提交登记表》、《定向谈判报告》等相关过程文件。

定向谈判项目过程文件应完整、准确。

3、代理机构移交定向谈判项目过程文件时，采购小组指定人员应予以签收。

附件

附件一：

定向谈判过程文件列表

序号

文档名称

数量

备注

1

采购需求审批表

1

2

定向谈判代理委托书（如有）

1

3

采购方案审批表

1

4

定向谈判采购文件

1

5

采购邀请函

1

6

应答文件提交登记表

1

7

供应商承诺函（如有）

N

N：

承诺的份数

8

定向谈判报告

1

9

采购结果审批表

1

10

中选通知书/谈判失败通知书

1

11

移交文件签收表

1

12

定向谈判应答文件

1

附件二：

定向谈判过程文件模版

1.《采购需求审批表》

采购需求审批表

采购项目名称

**采购项目

项目类型

工程项目类/成本费用类

项目名称

（工程项目类必填）

项目编号

（工程项目类必填）

总投资（万元）

具体项目总投资

预算金额

（万元）

**

需求部门

项目经理

姓名：

电话：

采购内容：

……

项目进度要求：

（例如到货时间要求、项目完成时间要求、计划等）

报价要求：

（例如报具体价格还是报下浮优惠率等，价格上限如何测算）

附件：

（技术规范书等规范要求）

采购建议：

建议采取**的方式实施。

（公开招标、邀请招标、比选、定向谈判等）

（如建议采用非公开招标的采购方式，还需提出建议的供应商和依据）

建议供应商和依据：

采购需求部门意见：

会签部门意见：

（固定资产投资类要运营发展部、成本费用类要财务部会签）

采购实施部门：

需求部门公司分管领导审批：

实施部门公司分管领导审批：

公司总经理审批：

2.《采购方案审批表》

采购方案审批表

采购项目名称

**采购项目

项目类型

工程项目类/成本费用类

项目名称

（工程项目类必填）

项目编号

（工程项目类必填）

采购需求部门

预算金额

（万元）

**

采购实施部门

采购经理

姓名：

电话：

采购方案描述：

1．采购方式：

（公开招标、邀请招标、竞争性谈判、定向谈判等）

2.限价或最高控制价设置：

XX万元老。

3．评分方式：

（例如综合评估法、经评审的最低价中选法）

4．评分权重：

价格*0%，技术商务*0%。

5．价格评审方法：

供参考（所有有效评审价格（含增值税）的平均报价下浮5%作为基准点（记为A），将基准点与各报价单位的报价比较。

以满分50分计，报价B1比A值每高1%扣1分，经济标得分=50-（B1-A）/A×100×1.0。

报价B2比A值低1%扣0.5分,经济标得分=50-（A-B2）/A×0.5。

）

6.技术商务评分（分值50分）：

重点对竞价人业绩、组织方案、人员素质、技术方案等内容进行评审。

7.中选原则：

8.供应商资格要求：

（……）

《**采购文件（必须包含详细评标办法）》详见附件。

拟邀请供应商名单：

（公开招标项目填写通过招标公告的方式邀请不特定供应商）

1．……2.……

采购实施单位意见：

采购需求部门意见：

会签部门意见：

（固定资产投资类要运营发展部、成本费用类要财务部会签）

纪检监察部门意见：

实施部门公司分管领导审批：

需求部门公司分管领导审批：

公司总经理审批：

附：

项目编号规则

1.项目编号示例：

2014-001-DX-SH

2014：

表示项目建立时间年份

001：

表示该采购人该年项目顺序编号

DX：

表示采购方式为“定向谈判”

SH：

表示采购人为“省公司”

2.采购人为地市分公司的，编码规则如下：

广州市

GZ

梅州市

MZ

深圳市

SZ

汕尾市

SW

珠海市

ZH

河源市

HY

汕头市

ST

阳江市

YJ

韶关市

SG

清远市

QY

佛山市

FS

东莞市

DG

江门市

JM

中山市

ZS

湛江市

ZJ

潮州市

CZ

茂名市

MM

揭阳市

JY

肇庆市

ZQ

云浮市

YF

惠州市

HZ

3.《应答文件提交登记表》

应答文件提交登记表

项目

内容

备注

项目名称

项目编号

供应商名称

联系人

联系电话

提交《定向谈判应答文件》时间

提交文件清单

数量

备注

《定向谈判应答文件》

样品

提交人签名：

接收人签名：

4.《定向谈判报告》

定向谈判报告

项目名称：

项目编号：

时间：

地点：

一、基本情况

1、供应商名单

2、按时参加的供应商名单

3、评比方法

定向谈判

二、合格《定向谈判应答文件》情况

评审小组与供应商商谈的主要内容有：

1、……

2、……

……

三、采购结果建议

评审小组对供应商提交的《定向谈判应答文件》进行了详细评审，双方在符合采购需求、质量和服务的情况下开展谈判，最终达成一致意见。

评审小组推荐公司为本项目中选人，中选金额/中选下浮率为。

注：

中选金额含增值税。

评审小组签名：

监督员签名：

5.《采购结果审批表》

采购结果审批表

采购项目名称

**采购项目

项目类型

工程项目类/成本费用类

项目名称

（工程项目类必填）

项目编号

（工程项目类必填）

采购需求部门

预算金额

（万元）

**

采购实施部门

采购经理

姓名：

电话：

采购方式

（公开招标、邀请招标、竞争性谈判、定向谈判等）

采购内容

采购结果描述：

采购评审组对各供应商提交的《**应答文件》进行了详细评审，在符合采购需求、质量和服务的情况下，***公司排名第一，推荐该公司为本项目**，中标\中选价格\下浮率为**。

采购实施单位意见：

采购需求部门意见：

会签部门意见：

（固定资产投资类要运营发展部、成本费用类要财务部会签）

纪检监察部门意见：

实施部门公司分管领导审批：

需求部门公司分管领导审批：

公司总经理审批：

6.《中选通知书》

中选通知书

公司：

按照采购文件载明的评审方法和标准，项目（项目编号：

）采购小组对贵公司提交的《定向谈判应答文件》进行了详细评审，并进行详细的谈判。

根据谈判结果，贵公司确定为中选人，中选金额为。

采购人将按照采购文件和《定向谈判应答文件》内容与贵公司签订合同。

联系人：

联系方式：

采购人/或代理机构：

（盖章）

年月日

回执

致公司：

我司已收悉贵司关于项目的《中选通知书》，共1张，内容清楚。

我司承诺按要求签订商务合同并履行相关义务。

供应商名称：

（盖章）

日期：