会计电算化实务课程教案.docx

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会计电算化实务课程教案

《会计电算化实务》课程教案

财务管理系

会计电算化教研室

模块

名称

报表的处理

项目

名称

认识UFO报表系统

任务

名称

授课

形式

知识点

报表系统的管理、报表系统的三种窗口、报表窗口的格式状态和数据状态

能力点

格式状态和数据状态下的功能、报表文件的管理、制作报表的基本流程

任

务

引

入

新希望科技有限公司已成功安装了用友财务软件进行日常总账业务的处理，现在准备从2008年1月开始使用该软件的报表系统来编制本单位的报表。

该单位目前每月需编制的报表包括资产负债表和损益表等对外报表，还包括货币资金表、管理费用明细表等内部报表。

单位把报表管理的任务交给了会计员于红。

第一次使用用友UFO报表系统的于红心里直犯嘀咕：

这个报表系统真的能完全满足单位对内对外报表的编制和管理吗？

它具有哪些功能？

如何在该系统内设计报表呢？

授课内容

任务分析

要熟练使用用友报表系统进行会计报表的编制及管理，必须先了解用友报表系统（UFO报表）的基本功能、使用界面和基本的操作流程。

相关知识讲解

一、认识UFO报表系统

（一）UFO报表系统的基本功能

利用UFO报表系统既可以编制对外报表，也可以编制各种内部报表，并能实现对报表进行审核、汇总，生成各种分析图表，可以按预定格式输出各类会计报表。

UFO报表系统的主要功能有：

提供各行业报表模板（包括现金流量表）、文件管理功能、格式管理功能、数据处理功能、图表功能、打印功能和二次开发功能。

（二）UFO报表系统的界面

UFO报表系统有三类窗口：

系统窗口、报表窗口和图表窗口。

（三）UFO报表窗口的格式状态和数据状态

UFO报表系统将包括数据的报表分为两大部分来处理，即报表格式设计工作与报表数据处理工作这两项工作是在报表窗口中不同的状态下进行的——报表格式设计在格式状态下进行，报表数据处理则在数据状态下进行。

二、在UFO报表系统中制作报表的基本流程

初次使用UFO报表系统进行报表的编制，一般应通过以下几个步骤：

第一步启动UFO，在系统窗口中建立报表文件；

第二步在报表窗口的格式状态下设计报表的格式；

第三步在报表窗口的格式状态下定义各类公式；

第四步在报表窗口的数据状态下进行报表数据处理；

第五步在报表图形窗口中进行报表图形处理；

第六步打印报表；

第七步退出UFO。

注意：

在以上步骤中，前三步属于报表的初始设置，后四步属于报表的日常处理。

任务实施

于红通过对用友UFO报表系统的学习了解，明确了在UFO报表管理系统中每种报表都可以作为一个报表文件来管理，所以他先给本月要准备编制的四张报表建立了四个相应的报表文件：

资产负债表、利润表、管理费用明细表和货币资金表，把它们保存在D盘的“报表”文件夹中。

任务相关测试题

1.UFO报表系统是如何管理报表的？

2.UFO报表系统的窗口有哪几种？

3.UFO报表系统对报表文件的管理主要有哪些操作？

4.UFO报表窗口有哪几种状态？

各状态下可主要进行哪些操作？

5.实验题：

实训内容

见实训资料任务

参考资料：

《初级会计电算化》会计从业资格考试教材

《用友ERP培训教程》清华大学出版社

模块

名称

报表的处理

项目

名称

报表格式的设计

任务

名称

固定报表格式的设置

授课

形式

知识点

报表格式管理功能、报表的关键字、固定表和可变表

能力点

报表模板的使用、自定义报表的设置步骤、

任

务

引

入

承前一任务，于红建好了四个报表文件，但四个报表文件中都没有具体内容。

现在他准备按照报表的建立步骤先把四张报表格式建立起来。

本单位在手工方式下编制的资产负债表和利润表采用的是财政部颁布的统一格式，管理费用明细表和货币资金表的格式分别如下：

（详见教材）

授课内容

任务分析

报表格式是报表数据的载体，其设置是一项非常重要的初始化内容。

报表格式一旦设置好，可以长期使用，使报表的数据处理变得一劳永逸。

具体分析于红将要设置格式的报表，资产负债表和利润表属于对外报表，其格式一般采用统一格式。

但管理费用明细表和货币资金表属于企业内部报表，各单位所采用的格式并不完全相同，但在同一单位这四张报表的行数和列数一般是固定不变的。

那么，四张报表的格式设置是否必须采用相同的步骤？

有没有一种简单的方法来设置统一格式的报表呢？

相关知识讲解

一、报表格式设置的主要内容

不同的报表文件最主要的区别就在于报表格式的不同，但不论内部报表还是外部报表，一般情况下其格式设计的内容主要包括：

设置报表尺寸，画表格线，设置报表标题、表头、表体和表尾固定项目的内容，设置单元属性，定义关键字，设置可变区（固定报表不需要）等。

二、报表结构

一张二维表一般由4个基本要素组成，即标题、表头、表体和表尾，如图6-2-1所示。

三、报表的固定区和可变区

报表的固定区是指组成一个区域的行数和列数的数量是固定的数目。

一旦设定好以后，在固定区域内其单元总数是不变的。

可变区是屏幕显示一个区域的行数或列数是不固定的数字，可变区的最大行数或最大列数是在格式设计中设定的。

有可变区的报表称为可变表。

没有可变区的表称为固定表。

四、单元属性及单元类型

报表单元的属性包括单元类型、对齐方式、字体颜色和表格边框等。

单元类型包括数值单元、字符单元和表样单元3种类型。

五、关键字

关键字是游离于单元之外的特殊数据单元，可以用来唯一标识一个表页，用于在大量表页中快速选择表页。

UFO共提供了以下六种关键字：

单位名称、单位编号、年、季、月和日，之外，UFO有自定义关键字功能，可以用于业务函数中。

六、报表模板及使用

在会计报表系统中，一般都提供了多种分行业的常用会计报表格式及公式，称为报表模板。

在每个模板中详细设计了该报表的格式与公式以及修饰。

在报表格式设计时，首先考虑系统所提供的报表模板中有无符合要求的报表格式，如有则可直接套用模板，否则自行设计，也可以根据自己的需要自定义模板。

任务实施

一、利用系统所提供的报表模板设计资产负债表的格式

由于资产负债表是对外报表，在UFO报表系统中有相应的报表模板，所以于红打算套用该模板。

二、管理费用明细表的格式设计

由于管理费用明细表的格式系统中没有提供模板，所以只能自行设置。

任务相关测试题

实训内容

见实训资料任务

参考资料：

《初级会计电算化》会计从业资格考试教材

《用友ERP培训教程》清华大学出版社

模块

名称

报表的处理

项目

名称

报表格式的设计

任务

名称

可变报表格式的设置

授课

形式

知识点

报表格式管理功能、报表的关键字、固定表和可变表

能力点

报表模板的使用、自定义报表的设置步骤、

任

务

引

入

新希望公司需要一张“产品销售情况统计表”，但是，由于本单位各月所销售商品品种变化较大，如最少时只有3种商品，最多可达到20种商品，所以各月该表中的记录数变化较大。

授课内容

任务分析

该表各月表头表体固定栏目相同，但标题内记录数在各月差异较大，所以不宜设计成固定报表格式，而应设计为变动报表。

相关知识讲解

可变区是屏幕显示一个区域的行数或列数是不固定的数字，可变区的最大行数或最大列数是在格式设计中设定的。

有可变区的报表称为可变表。

在一个报表中只能设置一个可变区，或是行可变区或是列可变区，行可变区是指可变区中的行数是可变的；列可变区是指可变区中的列数是可变的。

设置可变区后，屏幕只显示可变区的第一行或第一列，其他可变行列隐藏在表体内。

在以后的数据操作中，可变行列数随着用户的需要而增减。

任务实施

本表由于各月产品记录数不尽相同，属于行可变表，因此，需设计一张可变表，其中包含一个行可变区。

在制作可变表时，可按固定表的格式设计步骤确定完表的尺寸，输入表头、关键字并制作完表体之后，在表体中设置一个可变区即可，其具体操作步骤如下：

第一步启动UFO，建立报表

第二步设计报表的格式和定义公式

任务相关测试题

1、报表的单元类型有哪几种？

2、报表格式设计的内容包括哪些？

设计报表的格式应在什么状态下？

3、什么叫报表的关键字？

关键字与其它单元数据相比有什么特点？

4、什么叫可变区？

可变区可以分为哪几类？

一张报表中最多可包含几个可变区？

5、实验题：

实训内容

见实训资料任务

参考资料：

《初级会计电算化》会计从业资格考试教材

《用友ERP培训教程》清华大学出版社

模块

名称

报表的处理

项目

名称

报表公式设计

任务

名称

报表单元公式的设计

授课

形式

知识点

报表中数据的来源、报表公式的类型和作用

能力点

单元公式的设置、审核公式的设置、舍位平衡公式的设置

任

务

引

入

于红将相关报表的格式设计好了，但她明白要实现报表数据的自动生成，一劳永逸地使用报表，还有一项重要工作必须完成——报表公式设计。

她决定先设计货币资金表的报表公式。

授课内容

任务分析

设计并保存报表的格式只是UFO系统报表管理的第一步，要真正发挥报表系统在编制、管理报表中的强大作用，必须正确设置并使用报表公式。

报表的公式有哪些？

具体能发挥什么作用？

报表公式又如何设置与使用呢？

相关知识讲解

一、报表公式的定义和种类

报表公式是指报表或报表数据单元的计算规则，主要包括单元公式、审核公式和舍位平衡公式三大类。

二、单元公式

（一）单元公式的作用

报表的单元公式是指为报表数据单元进行赋值的公式，也称计算公式，其作用是从账簿、凭证、本报表文件、其他报表文件或其他子系统等处调用、运算所需要的数据，并填入相应的报表单元中。

（二）单元公式的构成

单元公式一般由目标单元、运算符、函数和运算符序列构成。

单元公式分为账务取数公式、表页内部取数公式、本表其他表页取数公式和其他报表文件取数公式四种。

1、账务取数公式

账务取数是指从总账系统中提取数据放到目标单元格中，是会计报表数据的主要来源。

系统通过提供丰富的账务取数函数来实现总账和报表之间数据的传递。

账务取数函数的基本格式为：

函数名（“科目编码”,“会计期间”,[“方向”],[账套号],[会计年度],[编码1],[编码2]）。

2、表页内部统计公式

表页内部统计公式主要用于在本表页的指定区域内做出诸如求和、求平均数、计数、求最大值、最小值以及求统计方差等统计结果的运算。

3、本表其他表页取数公式

4、其他报表文件取数公式

（三）单元公式的编辑方法

定义单元公式是在格式状态下操作的，可以直接输入公式，也可以引导输入。

直接输入就是在报表目标单元中键入“=”或单击FX按钮或单击“数据”菜单下“编辑公式”中的“单元公式”，在“定义公式”界面的文本框中直接输入单元公式；引导输入是首先选择要设置公式的单元，单击“数据”菜单下“编辑公式”中的“单元公式”，在“定义公式”界面单击“函数向导”按钮，按照界面引导选择合适的参数，直到公式定义完毕，单击“确定”按钮即可。

对于初学者，一般可采用引导输入方式设置单元公式。

四、舍位平衡公式

定义舍位平衡公式需要指明舍位表名、舍位范围以及舍位位数，并且必须输入平衡公式。

如将数据由元进位为千元，定义该报表的舍位平衡公式。

设置舍位平衡公式时，在报表格式设计状态下，单击“数据”菜单下“编辑公式”中的“舍位平衡公式”，出现“舍位平衡公式”界面，在“舍位平衡公式”界面输入舍位表名、舍位范围、位数及舍位平衡公式，单击“完成”按钮即可。

任务实施

于红分析了货币资金表中各单元的数据来源，发现除了“制表人”的值需要手工录入外，表体内其他单元的数据均可设置相应的公式。

各栏数据的取数规律分析如下：

B4:

B6各单元数来源于总账系统各科目的本月的期初余额；

C4:

C6各单元数来源于总账系统各科目的本期借方发生额；

D4:

D6各单元数来源于总账系统各科目的本期贷方发生额；

E4:

E6各单元数来源于总账系统各科目的期末余额；

B7:

E7个单元的值应是同列第4行到第6行各单元格数值之和。

任务相关测试题

实训内容

见实训资料任务

参考资料：

《初级会计电算化》会计从业资格考试教材

《用友ERP培训教程》清华大学出版社

模块

名称

报表的处理

项目

名称

报表公式设计

任务

名称

审核公式的设计

授课

形式

知识点

报表中数据的来源、报表公式的类型和作用

能力点

单元公式的设置、审核公式的设置、舍位平衡公式的设置

任

务

引

入

于红设计好了货币资金表的单元公式，但不敢肯定将来用这些公式生成的报表数据是正确无误的，她看到系统中提供了审核公式，于是准备为货币资金表设计相应的审核公式。

授课内容

任务分析

如果将来需要由系统对货币资金表中数据的正确性进行检查，则必须先设置好该报表的审核公式，将来在报表数据生成后执行审核命令由系统自动运行该公式对报表数据进行检查。

相关知识讲解

一、报表审核公式的作用

报表审核公式是把报表中某一单元或某一区域与另外一单元或区域或其他字符之间用逻辑运算符连接起来，反映报表之间或报表内部的勾稽关系，其设置目的是将来利用这种勾稽关系对报表数据的准确性进行审核。

二、审核公式的设计：

审核公式的基本格式为：

<区域>=<算术表达式>[FOR<表页筛选条件>][RELATION<表页关联条件>]MESSAGE“<提示信息>”

其中，提示信息是当审核关系不满足时屏幕上出现的提示信息。

审核公式的设计需在报表格式状态进行，单击“数据”菜单下“编辑公式”中的“审核公式”，出现“审核公式”界面，在“审核公式”界面输入审核公式，单击“确定”按钮即可。

账务取数是指从总账系统中提取数据放到目标单元格中，是会计报表数据的主要来源。

系统通过提供丰富的账务取数函数来实现总账和报表之间数据的传递。

账务取数函数的基本格式为：

函数名（“科目编码”,“会计期间”,[“方向”],[账套号],[会计年度],[编码1],[编码2]）。

2、表页内部统计公式

表页内部统计公式主要用于在本表页的指定区域内做出诸如求和、求平均数、计数、求最大值、最小值以及求统计方差等统计结果的运算。

3、本表其他表页取数公式

4、其他报表文件取数公式

任务实施

通过对该表中数据进行分析可看出：

对于三个货币资金项目，都有“期初数+本期收入-本期支出=期末数”的勾稽关系，所以，可据此设计该报表的审核公式。

任务相关测试题

实训内容

见实训资料任务

参考资料：

《初级会计电算化》会计从业资格考试教材

《用友ERP培训教程》清华大学出版社

模块

名称

报表的处理

项目

名称

报表公式设计

任务

名称

舍位平衡公式的设计

授课

形式

知识点

报表系统的管理、报表系统的三种窗口、报表窗口的格式状态和数据状态

能力点

格式状态和数据状态下的功能、报表文件的管理、制作报表的基本流程

任

务

引

入

由于本单位货币资金流量较大，该表编制时的金额单位是“元”，但在对外输出时往往需将金额单位改变为“千元”，因此，于红想寻求一种方法：

由系统自动按要求对报表数据舍掉百位及以下的数字，并仍能保证整张报表的数据平衡关系。

授课内容

任务分析

在编制好报表后，如果需要对货币资金表进行舍位平衡处理：

在对货币资金表输出时，需改变计量单位“元”为“千元”，据此对该表进行舍位平衡处理。

相关知识讲解

任务实施

1、打开货币资金表文件，切换到“格式”状态。

2、执行“数据”—“编辑公式”—“舍位平衡”命令，打开“舍位平衡公

式”对话框。

3、在对话框中一次录入相关参数，单击“完成”，完成舍位平衡公式的设置。

任务相关测试题

1、UFO报表系统提供了哪几种公式？

2、公式的设计是在什么状态下进行的？

3、实验题：

实训内容

见实训资料任务

参考资料：

《初级会计电算化》会计从业资格考试教材

《用友ERP培训教程》清华大学出版社

模块

名称

报表的处理

项目

名称

报表的数据处理及图形分析

任务

名称

授课

形式

知识点

表页管理、关键字录入、报表的审核、报表的输出、报表的图形处理

能力点

表页管理、报表数据的生成

任

务

引

入

新希望公司会计王新准备编制本单位2008年1月的资产负债表和货币资金表。

两张报表的格式及公式都已设置完毕。

如何生成报表数据，又如何保证报表数据的正确性呢？

授课内容

任务分析

已经设置好报表格式和公式的报表文件中并没有数据，必须通过编制报表才能形成报表数据。

由于企业的很多报表每月都要编制，而且每月所形成的报表数据各占一个表页，所以应先针对定义好格式的报表文件进行相应的表页管理，如增加表页、删除表页等，然后在表页中录入或生成报表数据。

生成数据后，可以利用所设置的审核公式对报表数据进行审核，以保证报表数据的正确。

如果输出报表时要进行计量单位的转换，则还需对报表数据进行舍位平衡。

相关知识讲解

一、报表的数据处理

（一）表页管理

表页管理主要包括增加表页、交换表页、删除表页等操作

（二）数据录入与生成

数据录入与生成又称为编制报表，是指根据报表格式状态下所定义的单元公式对报表的数据进行取数或对未定义单元公式的单元进行数据录入的过程。

具体包括报表和账套接口设置、关键字的录入等内容。

（三）审核报表数据

在数据处理状态中，当报表数据录入完毕或对报表数据进行修改后，应对报表进行审核，以检查报表各项数据勾稽关系的准确性。

操作时应进入报表的数据处理状态。

（四）报表数据的舍位平衡

在需要的情况下，如需改变已生成数据报表的单位，则可利用已定义好的舍位平衡公式进行舍位平衡运算。

操作时应进入报表的数据处理状态。

二、报表的图形分析

（一）UFO图表的基本功能

UFO提供了很强的图形分析功能，可以比较方便地进行图形数据组织、制作图形，可以将报表数据所包含的经济意义用图表的方式直观地反映出来，是企业管理、数据分析的重要工具。

1．图表格式

2．图表与报表的关系

3．图表的存在方式

4．图表的操作

（二）图表的组成及制作

1.图表的组成

（1）图表标题

（2）坐标轴

（3）X标题和Y标题

（4）图例

2．图表的制作

图表虽然有4大类共10种格式，但不同格式图表的组成是类似的，一般可通过插入图标对象制作图表。

打开需制作图表的文件，切换到数据状态下，按以下流程制作。

（1）追加图形显示区域

（2）选取数据区域

（3）插入图表对象。

图表对象实际上是报表的特殊数据。

（三）图表的编辑

图表对象建立起来以后，可以在图表对象窗口对图表对象进行编辑。

1．编辑方式

图表生成后，可以根据需要对图表格式、标题等内容进行修改，分为两种方式：

图文混排方式下编辑、图表窗口下编辑。

2．编辑标题

图表标题、X轴标题、Y轴标题，可以在建立图表时的“区域做图”对话框中输入内容，也可以在图表建立以后进行编辑。

3．定义数据组

图表的纵横轴也可以进行转换。

4．修改格式

UFO提供了10种图形格式，可以修改现有图表的格式。

单击“格式”菜单，列出图表格式子菜单，可以根据需要选择。

任务实施

一、货币资金表的编制

二、对二月初货币资金的结构进行图表分析。

任务相关测试题

1、UFO报表系统的数据处理主要包括了哪些内容？

2.报表的数据生成是在什么状态下进行的？

3、报表的数据来源有哪几种？

4、简述报表的舍位平衡操作步骤。

5、实验题：

实训内容

见实训资料任务

参考资料：

《初级会计电算化》会计从业资格考试教材

《用友ERP培训教程》清华大学出版社

模块

名称

报表的处理

项目

名称

报表的输出

任务

名称

授课

形式

知识点

表页管理、关键字录入、报表的审核、报表的输出、报表的图形处理

能力点

表页管理、报表数据的生成

任

务

引

入

2008年3月31日，财务部经理让于红帮他查询一下2008年3月的货币资金表中银行存款的收入发生总数和银行存款发生的明细情况，并把2008年1月～3月的银行存款收入总额比较情况打印在一张表中。

授课内容

任务分析

报表编制完成后，为了进行有关的数据分析，需要对历史报表进行输出，首先应该从系统数据库中查询有关的报表。

报表的输出可以用文件的形式，通过磁盘或者网络输出，也可以采用打印的形式输出。

输出的形式和途径可以根据不同目的进行选择。

相关知识讲解

一、报表的查询

在报表系统中，可以对当前正在编制的报表予以查阅，也可以对历史的报表进行迅速有效地查询。

在进行报表查询时，一般以整张表页的形式输出，也可以将多张表页的局部内容同时输出。

后者这种输出方式叫做表页的透视。

二、报表的输出

（一）报表以文件形式输出

（二）报表的打印输出

打印输出方式是指将编制出来的报表以纸介质的形式打印输出。

打印输出是将报表进行保存、报送有关部门而不可缺少的一种报表输出方式。

（三）网络传输方式是通过计算机网络将各种报表从一个工作站传递到另一个或几个工作站的报表传输方式。

任务实施

于红分两步完成经理所提出的查询要求：

首先，查询2008年3月的货币资金表页，然后通过联查数据的方式把银行存款借方发生额三月份明细帐。

然后，可通过表页透视的方式把2008年1月～3月的银行存款收入总额比较情况打印在一张表中。

任务相关测试题

实训内容

见实训资料任务

参考资料：

《初级会计电算化》会计从业资格考试教材

《用友ERP培训教程》清华大学出版社