实物库存管理办法.docx

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实物库存管理办法

*实物库存管理办法

第一章总则

第一条为加强*（以下简称“公司”）库存物资管理，实现库存资源的科学调配和高效利用，依据国家有关法律法规以及《*物资管理通则》等有关规定，制定本办法。

第二条实物库存是指存放在公司各级仓库的储备定额物资（周转物资、应急物资、备品备件）、项目暂存物资、工程结余退库物资、废旧物资和退出退役保管资产等。

第三条本办法包括库存出入库管理、库存物资利用、结余退库管理、库存信息管理等工作。

第四条本办法适用于公司总（分）部、各单位及所属各级单位（含全资、控股单位）的库存物资管理工作。

代管单位和集体企业库存物资管理工作参照本办法执行。

第五条本办法涉及的术语定义：

（一）库存物资“一本帐”：

公司通过企业管理信息系统（ERP），规范仓库库存业务，对不同业务形成的实物库存进行有区别的管理，准确反映实体仓库内库存实物信息，实现帐卡物的一致性。

（二）工程结余物资：

由于实际用量少于采购量而产生的结余可利用物资，包括项目因规划变更、项目计划取消、项目暂停、设计变化、需求计划不准等原因引起的结余物资。

（三）退出退役资产：

因自身性能、技术、经济性等原因离开安装位置，退出运行的设备和主要材料。

退出退役资产保管是指委托物资部门进行保管的退出退役电网资产。

第二章职责分工

第六条*物资部（*招投标管理中心）是公司实物库存管理的归口部门，其主要职责是：

（1）负责制订公司实物库存管理的规章制度和办法。

（2）负责公司库存物资“一本帐”管理，对公司库存物资进行集中管控。

（3）负责建立库存资源统一调配平台，定期更新、发布可调拨库存物资信息，审核跨省资源调拨计划。

（4）负责组织制定和优化公司库存物资储备定额，组织开展储备定额物资采购、仓储、配送管理等工作。

（5）负责审核公司直接管理仓库的库存物资利用计划、库存物资报废申请和盘点差异表。

负责组织公司废旧物资集中处置工作。

（6）负责公司系统实物库存管理工作的指导、监督、检查和考核。

第七条*物资有限公司在*物资部（*招投标管理中心）的业务管理下，承担公司库存物资管理的具体实施工作，其主要职责是：

（1）负责公司库存物资“一本帐”和统一调配平台的信息管理，收集、汇总各级单位仓库可调拨库存物资信息，统计分析公司系统库存物资信息。

（2）负责公司应急物资需求、跨省资源调拨申请的收集、整理、汇总，形成跨省库存物资调拨计划，报物资部审核后组织实施。

（3）配合物资部制订和优化公司库存物资储备定额。

（4）负责公司总部直接管理仓库的物资验收、出入库、退库、调拨、盘点等日常管理，退出退役资产在库保管。

（5）负责提出公司总部直接管理仓库库存物资利用计划、库存物资报废申请和废旧物资处置计划，办理库存物资报废手续，经审核后实施，并提供资产处置残值信息。

第八条省公司物资部是本单位库存物资管理工作的归口部门，其主要职责是：

（1）负责贯彻执行公司库存物资管理的有关规定。

（2）负责本单位库存物资“一本帐”管理，对本单位库存物资进行集中管控。

（3）负责建立本单位库存资源统一调配平台，定期更新、发布可调拨库存物资信息。

负责审核和上报跨省资源调拨申请，审核跨地（市）资源调拨计划。

（4）负责组织制定和优化本单位库存物资储备定额，组织开展本单位储备定额物资需求计划上报、采购、仓储、配送管理等工作。

（5）负责审核省公司直接管理仓库的库存物资利用计划、库存物资报废申请和盘点差异表。

负责组织省公司废旧物资集中处置工作。

（6）负责本单位库存物资管理工作的指导、监督、检查和考核。

第九条省公司物资公司在物资部的业务管理下，承担本单位库存物资管理的具体实施工作，其主要职责是：

（1）负责本单位库存物资“一本帐”和统一调配平台的信息管理，收集、汇总各级仓库可调拨库存物资信息，统计分析本单位库存物资信息。

（2）负责本单位应急物资需求、跨省、跨地（市）资源调拨申请的收集、整理和汇总，形成跨省、跨地（市）库存物资调拨计划，报省公司物资部审核后组织实施。

（3）配合省公司物资部制定和优化本单位库存物资储备定额体系。

（4）负责省公司中心仓库的物资验收、出入库、退库、调拨、盘点等日常管理，退出退役资产在库保管。

（5）负责提出省公司中心库库存物资利用计划、库存物资报废申请和废旧物资处置计划，办理中心库库存物资报废手续，经审核后实施，并提供资产处置残值信息。

（6）负责定期将可利库实物库存清单发送原需求单位（部门），供其提报需求计划和组织设计单位时进行利库。

（7）负责审核省公司中心库退库物资申请，办理退库手续，核查及保管退库物资相关信息、技术资料。

第一十条地（市）公司物资供应中心的主要职责是：

（1）负责本地（市）公司库存物资“一本帐”管理，收集、汇总本单位可调拨库存物资信息；统计分析本单位库存物资信息。

（2）负责本地（市）公司物资需求计划的收集、汇总，开展平衡利库；跨地（市）库存资源调拨申请报省公司审核后实施。

（3）负责组织制定和优化本地（市）公司库存物资储备定额，组织开展储备定额物资需求计划、仓储、配送管理等工作。

（4）负责本地（市）公司仓库的物资验收、出入库、退库、调拨、盘点等日常管理，退出退役资产在库保管。

（5）负责提出本单位库存物资利用计划、库存物资报废申请和废旧物资处置计划，办理库存物资报废手续，经审核后实施，并提供资产处置残值信息。

（6）负责定期将可利库实物库存清单发送原需求单位（部门），供其提报需求计划和组织设计单位时进行利库。

（7）负责审核退库物资申请，办理退库手续，核查及保管退库物资相关信息、技术资料。

（8）负责指导、监督和检查本地（市）公司实物库存管理工作。

第一十一条县公司运维检修部（仓储班）的主要职责是：

（一）负责县公司库存物资“一本帐”管理，收集、汇总本单位可调拨库存物资信息；统计分析库存物资信息。

（二）负责跨县公司库存资源调拨申请报地（市）公司审核后实施。

（三）负责提出本县公司库存物资储备定额，开展储备定额物资需求计划、仓储、配送等工作。

（四）负责县公司仓库的物资验收、出入库、退库、调拨、盘点等日常作业。

（五）负责提出本单位库存物资利用计划、库存物资报废申请和废旧物资处置计划，办理库存物资报废手续，经审核后实施。

（六）负责审核退库物资申请，办理退库手续，核查及保管退库物资相关信息、技术资料。

第一十二条公司总部专业管理部门的主要职责是：

（一）负责组织制订本专业储备定额标准，审查、平衡和优化各单位上报的库存物资储备定额。

（二）负责提出本专业退库和库存物资、退出退役资产鉴定原则和标准，提出退出退役资产维护、检修和试验原则和标准。

（三）负责组织开展本专业总部资产退库和库存物资、退出退役资产的技术鉴定，审核本专业待报废物资和资产申请，并办理资产报废手续。

（四）审核本专业实物库存跨省调拨和利用计划。

（五）信息通信部负责物力集约化信息系统仓储配送模块建设，负责技术支持、应用集成和系统运行维护管理。

第一十三条省（市）专业管理部门的主要职责是：

（一）负责按照公司专业部门制定的储备定额标准，制订和优化本单位库存物资储备定额。

（二）负责组织开展省公司在库保管退役资产检修、试验；对待报废退出退役资产办理报废手续。

（三）负责组织开展本专业退库和库存物资、退出退役资产的技术鉴定，审核本专业待报废物资申请。

（四）审核本专业实物库存物资跨部门、跨地区、跨项目的调拨和利用计划。

（五）信息化归口管理部门负责物力集约化信息系统仓储配送模块建设，负责技术支持、应用集成和系统运行维护管理。

第一十四条各级项目管理部门的主要职责是：

（一）负责组织项目单位、设计单位从设计源头开展实物库存的利库工作，审核和实施本单位项目物资调拨和利用计划，审核物资需求计划。

（二）负责在利用替代物资或可用退役资产时，按实际情况调整项目预算。

（三）负责审批本专业工程结余物资退库申请和应退库物资的种类、数量及退库原因。

负责组织开展项目结余物资可用性鉴定，与物资公司（中心）办理退库手续。

负责本专业工程结余退库物资的利库。

第一十五条各级项目建设管理单位的主要职责：

（一）负责开展本专业实物库存的利库工作，提出项目物资调拨和利用计划，平衡利库后，提出物资需求计划。

（二）负责根据项目建设情况清查、暂存、整修退库物资，开展工程结余物资退库前的技术鉴定，编制项目结余物资退库申请。

（三）负责将退库物资运送到指定仓库，并与物资公司（中心）做好物资退库和相关资料的交接工作。

（四）配合开展项目物资的到货验收工作，及时完成库存领料。

第一十六条各级财务部门的主要职责是：

（一）负责库存物资的会计核算，负责按时做好有关物资流转过程的账务处理工作。

（二）负责配合做好库存物资利用方案的审核。

（三）负责按月稽核物资出入库单，开展物资库存账务稽核。

（四）配合做好库存物资盘点工作，并对盘点差异进行审核和账务处理。

（五）配合做好退役资产、库存物资报废申请的审批。

第一十七条各级单位信通、审计、监察等管理部门按照部门职责，做好库存物资管理的配合和支撑工作。

第一十八条各直属单位参照省公司库存物资管理模式，开展本单位的库存物资管理工作。

第三章入库管理

第一十九条实物库存入库分为采购入库、调拨入库、工程结余物资退库、退出退役资产保管入库、废旧物资入库等。

第二十条采购物资入库：

（一）对直接采购入库物资，物资公司（中心）（包括县公司仓储班，以下均称为“物资公司（中心）”）根据物资交接单、验收单和物资到货验收有关要求，与供应商办理交接和验收，验收合格后办理入库手续。

特殊物资或重要设备应组织项目管理部门、专业管理部门、供应商共同进行验收。

（二）对现场不具备交货条件，需要在仓库暂存的项目物资，物资公司（中心）办理完入库手续后，要及时将入库信息提供到相关项目管理部门。

项目物资在仓库暂存时间原则上不得超过180天。

第二十一条调拨物资入库：

（一）同法人间调拨入库，组织实施的物资公司按照调拨通知单，在ERP系统内创建转储订单，将调拨通知单和转储订单同时下达到调入单位；调入单位物资公司（中心）根据调拨通知单、转储订单，与调出单位办理交接验收，完成收货入库。

（二）跨法人间调拨入库，组织实施的物资公司将调拨通知单下达到调入单位，调入单位物资公司（中心）按调拨通知单在ERP系统内创建采购订单，根据调拨通知单、采购订单，与调出单位办理交接验收，完成收货入库。

第二十二条工程结余物资退库：

（一）工程竣工后，项目管理部门组织开展工程结余物资的技术鉴定。

鉴定可用物资，除应满足规定技术条件外，原则上需同时满足以下条件：

变电一次设备的退库物资应为整台；变电二次设备的退库物资应为最小使用单元；杆塔类（铁塔、钢管杆、电杆）按照整基进行退库；线路材料的退库物资导线、电缆、光缆单段长度应满足最低使用需求量（导线单根重量在200公斤及以上；地线单根重量在200公斤及以上；架空绝缘线单根段长在500米及以上；10kV及以上高压电缆单根段长在50米及以上；1kV及以下低压电缆单根段长在300米及以上）。

材料类物资不满足上述退库标准，有利用价值的，移交运行单位作运维材料；无利用价值的，在工程中作为边角废料进行报废处理

（二）项目建设单位编制“结余物资退库申请表”（见附件1），明确退库物料、退库数量、鉴定情况等信息，经本项目管理部门审核后，将结余物资退回仓库。

退回省物资公司仓库的物资，技术鉴定结果须报省公司专业技术部门审核，必要时，可以重新组织进行技术鉴定或质量检测。

（三）物资公司（中心）接收退库物资时，依据审批后的技术鉴定报告及退库申请，核对物资的品名、规格、数量及相关资料，验收无误后办理结余物资退库。

（四）鉴定不可用的项目结余物资，由项目管理部门办理结余物资的报废手续后，填写“废旧物资交接单”（见附件2）。

办理完报废手续的结余物资与物资公司（中心）办理交接，进行网上竞价处置。

第二十三条退出退役资产保管入库：

（一）退出退役资产在办理保管入库手续前，实物资产管理部门组织开展技术鉴定。

（二）鉴定为可用资产由原实物资产使用部门编制“可用退役资产保管申请表”（见附件3），明确资产名称、数量、利库去向、计划利库时间、保管时间等。

（三）物资公司（中心）依据审批后的技术鉴定单及保管申请，核对实物的品名、规格、数量及相关资料办理入库。

入库后退役资产与库存物资分别存放，设立明显标志；可用资产在仓库暂存时间原则上不得超过360天。

（四）鉴定为不可用退出退役资产由原实物资产使用部门办理退役资产的报废手续后，填写“废旧物资交接单”。

办理完报废手续的退出退役资产与物资公司（中心）办理交接，进行网上竞价处置。

第二十四条废旧物资入库：

（一）物资公司（中心）根据移交部门提供的废旧物资报废手续和交接单，核对废旧物资的品名、规格、数量，检查废旧物资的完整性，办理入库。

（二）各级仓库应设立废旧物资存放区域，用于存放、保管废旧物资，并按《*废旧物资处置管理办法》规定，及时整理废旧物资清单，在电子商务平台集中办理网上竞价处置。

第四章物资退库与资产保管

第二十五条物资退库/退出退役资产保管前须进行技术鉴定，出具鉴定书面意见（鉴定报告），包括可用、修复后可用、不可用。

第二十六条项目管理/专业管理部门审核鉴定报告及退库申请/可用资产保管申请，与退库物资/退出退役资产一并移交物资公司（中心），办理退库/保管手续，严禁先退库/保管后审批。

重点设备材料审核鉴定报告及退库申请/可用资产保管申请，需经分管领导签字审核后，办理退库/保管手续。

第二十七条物资退库/退出退役资产保管申请批准后5个工作日内，项目建设单位/实物资产使用单位将退库物资/退出退役资产送到指定仓库。

（一）鉴定可用的，由项目建设单位/实物资产使用单位负责包装完好、完整。

（二）鉴定为修复后可用的，由项目建设单位/实物资产使用单位组织修复可用后再办理退库/保管手续。

（三）鉴定不可用的，按照公司相关规定出具报废审批手续，进行报废处置。

第二十八条项目建设单位在办理退库时，需保证退库物资质量合格、数量准确、包装完好、资料齐全（包括但不限于合格证、说明书、装箱单、技术资料、商务资料等，在资料正本需存档无法拆分时，可提供相关的资料复印件）。

第二十九条退库物资/退出退役资产入库后统一纳入库存物资管理，及时在ERP系统登记入账，保证帐卡物一致。

退库物资/退出退役资产要建立库存台帐和卡片，做好保管保养工作。

第三十条退库/资产保管过程中，所发生的技术鉴定、运输、装卸等费用由项目所在单位成本中列支。

第五章库存利用

第三十一条库存物资利用坚持“先利库、后采购”原则，建立省、地（市）、县分级平衡利库机制，工作流程见附件4。

第三十二条物资公司（中心）定期将可利用库存物资信息表（见附件5）发送项目/需求单位所属管理部门，作为提报需求计划和开展设计的利库依据。

第三十三条按照“谁形成库存、谁负责利库”的原则，项目/专业管理部门在项目可研、初步设计阶段，对照可利用库存物资信息表，优先选用库存物资或可用退役资产，编制库存物资利用计划表（见附件6），提供到物资公司（中心）。

第三十四条库存物资平衡利库流程:

（一）地（市）物资供应中心收集本地（市）物资需求，与库存物资匹配后形成库存物资利用计划，并组织实施；本地（市）无法满足需求时，在全省可调拨库存物资清单中进行匹配，若满足需要，形成跨地（市）调拨申请单（见附件7）；若不满足需要，形成物资采购需求，报省公司。

（二）省物资公司收集汇总省公司物资需求、各地（市）公司物资采购需求和跨地（市）调拨申请单，在全省可调拨库存物资清单中进行匹配和复核。

若满足需要，汇总形成本省库存物资利用计划；省内无法满足需求时，在*可调拨库存物资清单中进行匹配，若满足需要，形成跨省调拨申请单，报省物资部审核。

不满足需要的，执行物资采购流程。

（三）省物资部审核本省库存物资利用计划，审核同意后由省物资公司下达调拨通知单（见附件8），组织实施物资调拨；审核跨省调拨申请单，审核同意后，报*物资有限公司。

（四）*物资有限公司收集汇总公司物资需求，省公司上报的跨省调拨申请单，匹配后形成库存物资利用计划，报*物资部。

（五）*物资部审核库存物资利用计划，审核同意后由*物资有限公司下达调拨通知单，组织实施物资调拨。

第三十五条库存物资利用过程中，需求物资与可调拨库存物资未完全匹配，但物资型号、规格相近的，在征求项目管理部门和专业管理部门意见后，宜采取“以大代小”、“型号替换”等方式进行。

第三十六条在库保管的退出退役资产，由实物资产管理部门负责利库调拨，协调项目管理部门优先在基建、技改等项目中使用。

项目管理部门在满足项目需要的前提下，在项目可研、初步设计阶段，对照可利用库存信息表，优先选用可用退役资产。

第六章出库管理

第三十七条库存物资出库分为物资领料出库、调拨物资出库、退出退役资产出库、废旧物资出库等。

第三十八条物资领料出库：

（一）项目管理部门在办理项目暂存物资领用手续时，在项目内按原物资需求，打印领料单，经部门领导审核同意后与物资公司（中心）办理领料手续，原则上在项目物资到货后，180天内完成领料。

（二）项目管理部门在办理储备定额物资领用手续时，在项目内创建物资需求，打印领料单，经部门领导审核同意后与物资公司（中心）办理领料手续。

（三）物资公司（中心）根据领料单，在系统内完成过账，打印出库单；根据出库单，物资公司（中心）和项目管理部门进行实物清点，完成出库发料。

（四）物资出库发料时，有配套设备（包括附件、工具备件等）、相关资料（包括但不限于合格证、说明书、装箱单、技术资料、商务资料等）的，应一并交予领料人员。

第三十九条调拨物资出库：

（一）同法人间调拨出库采用转储方式。

组织实施的物资公司按照调拨通知单，在ERP系统内创建转储订单，将调拨通知单和转储订单同时下达到调出单位；调出单位物资公司（中心）根据调拨通知单、转储订单，在系统内完成发货，组织物资配送，与调入单位完成实物交接。

（二）跨法人间调拨出库采用销售方式。

组织实施的物资公司将调拨通知单下达到调出单位，调出单位物资公司（中心）按调拨通知单在ERP系统内创建销售订单（价格原则上按照移动加权平均价执行，所属地方法规另有要求的，从其规定），根据调拨通知单、销售订单，在系统内完成发货，组织物资配送，与调入单位完成实物交接。

（三）物资调拨采用销售方式时，在物资发货后，由调出单位财务部门根据销售订单和出库单开具销售发票，调拨双方及时按规定时间在财务凭证协同平台进行发票确认，办理发票校验和付款手续。

（四）调拨利库所产生的运输费用由调出、调入双方自行协商。

调出单位配送费用或调入单位自提费用，列入本单位成本，工作流程见附件9。

第四十条退出退役资产出库：

（一）物资公司（中心）定期将在库存保管的资产台帐信息反馈各实物资产管理部门。

（二）实物资产管理部门负责退役资产利库调拨，协调和制订利用计划。

（三）物资公司（中心）根据利用计划，与需求部门（单位）办理可用退役资产交接。

（四）可用退役资产的相关配件和资料（含在库代保管时的试验报告等），于交接时一并移交。

第四十一条废旧物资出库：

（一）省物资公司组织开展废旧物资网上竞价处置，在成交后通知申报废旧物资的物资供应中心和回收商，发布成交通知书。

（二）物资公司（中心）及时联系回收商，确定废旧物资移交数量和成交金额等，督促回收商完成回收款支付。

（三）根据成交通知书（废旧物资销售订单）、经财务部门确认的付款凭证，物资公司（中心）与回收商根据废旧物资交接单核对废旧物资的品名、规格，并清点、过磅，确认无误后完成交接。

第七章库存管理

第四十二条库存物资管理遵循“合理储备，加快周转，永续盘存，保质可用”的原则。

第四十三条库存物资遵循“合理储备”原则，按照“定额储备、按需领用、动态周转、定期补库”模式运作。

（一）公司对物资储备量实行定额管理，由公司总部、省公司制定两级物资储备定额。

（二）各单位编制物资储备定额，以满足生产、经营需要为前提，合理确定储备数量，避免库存积压。

（三）优化库存储备策略，应用供应商协议储备、寄售、联合储备等多种方式，降低库存水平。

物资公司（中心）负责协议储备、寄售、联合储备的日常管理。

（四）加强库存物资供应和消耗基础数据收集与管理，定期修订完善储备定额。

第四十四条库存物资遵循“加快周转”的原则，加强库存物资的集中管控，加快动态周转。

（一）建立三级平衡利库工作机制，严把采购关口，凡是仓库内可利库物资，原则上不允许重新采购。

（二）加强储备物资集中管理，以省公司为单位，实施储备物资统一采购、集中储备、统一配送，加快动态周转，有效满足生产运维和事故抢修的物资需求。

（三）专业管理部门（单位）要减少由于物资过量采购而造成的库存积压，按照“谁形成库存，谁负责利库”的原则，加大专业利库力度，加快库存周转。

第四十五条库存物资遵循“永续盘存”的原则。

逐日逐项记录物资收、发、转储、退库等信息，确保当日实物与账面数量保持一致。

定期组织开展库存物资实物盘点。

（一）盘点主要内容：

重点核对账卡物数量是否一致；检查库存物资有无积压物资；检查库存数量是否高于或低于储备定额。

（二）盘点后续处置：

会同财务部门，根据实盘数量分析盘点差异原因，提出处理意见，编制盘点差异报告，经本单位领导审批通过后，由财务部门办理账务处置。

根据积压物资类型，分析积压原因，将信息反馈到各专业管理部门。

高于储备定额的物资纳入可调拨物资，在资源信息表中更新和上报；低于储备定额的物资提出补库采购申请，组织补库。

第四十六条库存物资遵循“保质可用”的原则，定期检查，及时组织检验，保证库存物资质量完好，随时可用。

（一）维护保养工作。

物资公司（中心）负责对库存物资进行日常巡视检查、维护保养、整理和清洁。

对需要进行电气和机械性能保养维护的物资，由专业管理部门组织开展。

（二）在库保管退出退役资产试验管理。

实物资产管理部门申请和落实试验费用，按年度或季度下达在库保管退出退役资产试验委托单（详见附件10）。

物资公司（中心）配合开展退出退役资产的委托试验工作，并将试验结果及时报送实物资产管理部门。

第四十七条库存物资经鉴定（或试验）不满足技术条件或已到保质期限需报废的，应在一个月内办理报废手续，进入废旧物资处置环节。

第八章库存物资信息

第四十八条公司*应急储备库、省公司中心库、地（市）周转库、县仓储点库存物资纳入ERP系统统一管理，实现库存“一本帐”。

第四十九条专业仓储点由省公司统一备案管理，由所属单位负责日常管理和领用出库。

专业仓储点库存物资设立实物台帐，实时记录库存信息。

具备信息化条件的单位，逐步纳入库存“一本帐”管理。

第五十条公司总部和省公司分级建设库存物资调配平台。

物资公司（中心）负责整理、上报、公布库存物资信息。

第五十一条库存物资发生变动后，物资公司（中心）要及时完成库存物资信息的变更和维护。

第五十二条各单位建立库存物资管理分析机制，定期进行统计与分析，及时发现问题并制定解决措施。

第九章检查考核

第五十三条*物资部、省公司物资部负责库存物资管理工作的监督、检查与评价，对库存物资管理的规范性、准确性和信息模块应用等情况进行检查、通报和考核，并将考核评价结果纳入同业对标和企业负责人业绩考核。

第五十四条各级物资公司（中心）加强与专业支撑单位的协同，及时公布可调拨库存物资，对在库时间临近180天的项目暂存物资和